Til de prækvalificerede rådgivningsvirksomheder 9. februar 2017 EU-udbud 2017/S 028-049918 Totalrådgivning - Sygehus Sønderjylland, Sønderborg Fase 2, Ambulatorietorvet UDBUDSBREV Bygherre, Region Syddanmark, Sygehus Sønderjylland, inviterer jer hermed til at afgive tilbud på totalrådgivningskontrakten vedrørende Sygehus Sønderjylland, Sønderborg Fase 2, Ambulatorietorvet, på det efterfølgende grundlag: 1. Udbudsform Udbud gennemføres som et begrænset udbud med forudgående prækvalifikation. Udbuddet er igangsat ved udbudsbekendtgørelse nr. 2017/S 028-049918 afsendt den 7. februar 2017. Der er prækvalificeret 5 virksomheder til at afgive tilbud. Dette udbudsbrev indeholder dels generelle oplysninger om den udbudte kontrakt og udbudsvilkårene, dels oplysninger vedrørende tilbudsfasen, som er relevante for de 5 prækvalificerede virksomheder, der opfordres til at afgive tilbud på det udbudte arbejde. 2. Udbudsmateriale Det samlede udbudsmateriale består, udover udbudsbekendtgørelse, prækvalifikationsbetingelser med bilag og eespd, af følgende dokumenter: 1) Nærværende udbudsbrev, dateret 9.2.2017 2) Totalrådgivningskontrakt, dateret 9.2.2017 3) Social klausul vedrørende praktik og uddannelse (bilag 1 til kontrakt) 4) Praktikanter i Region Syddanmarks udbud. Vejledning til rådgivere (bilag 2 til kontrakt) 5) Ydelsesbeskrivelse for totalrådgivning (bilag 3 til kontrakt), dateret 9.2.2017 6) IKT-ydelsesspecifikation (bilag 4 til kontrakt), dateret 9.2.2017 7) Bilag til IKT-ydelsesspecifikation, dateret 9.2.2017 8) Paradigme for drifts- og vedligeholdelsesvejledning (bilag 6 til kontrakt) 9) Programoplæg Ambulatorietorvet (med hovedtidsplan), dateret 9.2.2017 10) Præsentationsmateriale til Ambulatorietorvet 7.12. 2016 (bilag 1 til programoplæg) 11) Plantegning Ambulatorietorvet 9.2.2017 (bilag 2 til programoplæg) Side 1 af 9
12) Tilbudsliste, dateret 9.2.2017 13) Tegningsmateriale. Eksisterende forhold eksempler (pdf) 14) Tegningsmateriale. Eksisterende forhold i DWG-format 15) Tegningslister på tegningsmateriale af eksisterende forhold (pdf) 16) SHS Plejekoncept, dateret 9.2.2017 17) SHS Logistikkoncept, dateret 9.2.2017 18) SHS Kontorkoncept, dateret 9.2.2017 19) Designkoncept 20) Brandplaner Tilbuddet skal udover ovenstående udbudsmateriale baseres på eventuelle efterfølgende uploadede rettelsesblade og under hensyntagen til oplysningerne afgivet i forbindelse med præsentation og besigtigelse samt spørgsmål og svar. Udbudsmaterialet gøres tilgængeligt for de prækvalificerede via Region Syddanmarks Share- Point-platform. Adgangsrettigheder og vejledning fremsendes i separat meddelelse fra systemadministrator Jane Kjær Johansen. I opfordres til straks at sikre jer, at I har adgang til det fulde udbudsmateriale i SharePoint. Spørgsmål/svar samt eventuelle rettelser eller supplerende oplysninger til udbuddet vil ligeledes kommunikeres til tilbudsgiverne via SharePoint-platformen. Alle tilbudsgivere vil modtage en e-mail, når der er ændringer til udbudsmaterialet. 3. Den udbudte kontrakt Ved dette udbud ønsker bygherren at indhente tilbud på totalrådgivning i alle byggeriets faser, som nærmere beskrevet i udbudsmaterialet. Overordnet omfatter den udbudte rådgivningsopgave indledende rådgivning i form af byggeprogram samt rådgivning i forbindelse med projekteringsledelse, projektering, byggeledelse, fagtilsyn, projektopfølgning og varetagelse af 1 års-eftersyn. Byggeprojektet omfatter ca. 5.250 m 2, hvoraf ca. en fjerdedel er let renovering, mens resten er henholdsvis tung renovering (omkring 1.800 m2) og renovering af sædvanlig karakter. Udførelsen af projektet forventes EU-udbudt i fagentrepriser på grundlag af hovedprojekt og opdelt i 3 etaper. Forventet ibrugtagning af sidste etape i første halvdel af 2020. Kravene til byggeriet fremgår af programoplægget, mens kontraktvilkår fremgår af udkast til totalrådgivningskontrakt med bilag. Bygherren ønsker størst mulig indflydelse på byggeriets indretning og kvalitet, hvorfor bygherren forventer en høj grad af inddragelse i programmerings- og projekteringsfaserne via brugerinddragelse i processen. 4. Krav til tilbud Sprog og tilbudspriser Arbejdssproget i forhold til bygherren, brugere, myndigheder og andre samarbejdspartnere er dansk. Herunder skal tilbud udformes på dansk og beløbsangivelser skal være i danske kroner (DKK). Vedståelsesfrist Side 2 af 9
Tilbudsgiveren skal vedstå tilbuddet i 2 måneder efter tilbudsfristdagen. Bygherren forbeholder sig ret til at tildele kontrakten til næstbedste tilbudsgiver, såfremt den vindende tilbudsgiver ikke vedstår sit tilbud eller såfremt kontrakten med denne af andre årsager ikke indgås som forudsat. Alternative tilbud Bygherren ønsker ikke at modtage alternative tilbud. Forbehold Ved forbehold skal tilbudsgiver klart angive, hvad der tages forbehold over for og anføre, hvilke konkrete formuleringer tilbudsgiver i stedet vil indgå på. Forbehold vil blive behandlet i overensstemmelse med udbudsreglerne. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes således særligt på, at bygherren kan være forpligtet til at udelukke tilbud med forbehold, og bygherren er forpligtet til at afvise tilbud med forbehold overfor udbuddets grundlæggende elementer eller som ikke kan prissættes. Eventuelle forbehold skal klart fremgå af tilbudslisten og udformes som et selvstændigt dokument, der vedlægges tilbuddet. Tilbudsliste Tilbudslisten skal være udfyldt. Tilbudslisten udfyldes herunder med angivelse af timerater for de af bygherren fastlagte medarbejderkategorier. Priser er faste i 12 måneder fra tilbudsfristdatoen, jf. totalrådgivningskontraktens pkt. 8. Tilbudsdokumenter Tilbud skal bestå af følgende: 1) Totalrådgivningskontrakten udfyldt for punkt 1.2, 2.2, 2.3 og 12. 2) Udfyldt tilbudsliste (ad underkriteriet Tilbudt honorar) 3) Organisationsplan (ad underkriteriet Tilbudt organisation og bemanding) 4) CV er på tilbudte nøglemedarbejdere (ad underkriteriet Tilbudt organisation og bemanding) 5) Procesbeskrivelse for opgaveløsning (ad underkriteriet Tilbudt proces for opgaveløsning) 5. Tilbudsfrist og aflevering af tilbud Tilbuddet skal afleveres skriftligt i 2 eksemplarer (hard copy) samt i 1 elektronisk udgave på USB eller tilsvarende, senest: Torsdag den 27. april 2017 kl. 14.00 til Region Syddanmark Att.: Receptionen Side 3 af 9
Damhaven 12 7100 Vejle Tilbuddet skal være mærket: Totalrådgivning SHS Sønderborg Fase 2 Ambulatorietorvet. Det er tilbudsgiverens ansvar, at det samlede tilbudsmateriale er modtaget rettidigt hos Region Syddanmark inden tilbudsfristen. Tilbud kan ikke afgives pr. e-mail. 6. Præsentation, besigtigelse og spørgsmål Der afholdes præsentation og besigtigelse onsdag den 5. april 2017 Mødeindkaldelse fremsendes separat til de prækvalificerede tilbudsgivere. Mødested: Sygehus Sønderjylland, Sønderborg ved hovedindgangen Sydvang 1, 6400 Sønderborg På mødet vil bygherren give en præsentation af udbudsforretningen (baggrund samt formål med udbuddet og den udbudte kontrakt). Der vil være mulighed for at fremkomme med spørgsmål under mødet. Bygherren forbeholder sig dog at henvise tilbudsgiverne til at fremsætte spørgsmål skriftligt, jf. nedenfor, såfremt spørgsmålet efter bygherrens vurdering ikke egner sig til besvarelse på mødet, herunder hvis en besvarelse vurderes at nødvendiggøre nærmere overvejelser hos bygherren. Besvarelse vil i så fald ske efterfølgende skriftligt. Der vil blive udarbejdet et kort referat fra præsentationsmødet, som efterfølgende bliver offentliggjort via Sharepoint-platformen for dette udbud. Eventuelle spørgsmål vedrørende udbudsmaterialet skal stilles skriftligt til Leif.Nielsen@rsyd.dk. Spørgsmål, der modtages senest onsdag den 12.04.2017 vil under alle omstændigheder blive besvaret. Spørgsmål, der modtages efter dette tidspunkt, vil også blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svar senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Sidste rettelsesblad vil således blive udsendt senest torsdag den 20.04.2017. Spørgsmål, der modtages senere end denne dag vil ikke blive besvaret. 7. Tildelingskriterium Tildelingskriteriet er det økonomisk mest fordelagtige tilbud i form af bedste forhold mellem pris og kvalitet vurderet ud fra følgende underkriterier: 1. Tilbudt honorar 30 % Side 4 af 9
2. Tilbudt organisation og bemanding 40 % 3. Tilbudt proces for opgaveløsning 30 % Tilbudt honorar 30 % Tilbud sammenlignes på grundlag af samlet tilbudt honorar i henhold til tilbudslisten, hvor det tilbudte faste honorar er vægtet med 75 % og de tilbudte timepriser med 25 %. Tilbudt organisation og bemanding 40 % Der skal vedlægges en organisationsplan med redegørelse for den organisation og bemanding, der er til rådighed for gennemførelsen af opgaverne. Der skal generelt angives kompetenceforhold, kommunikationslinjer og ansvarsforhold. Relationer til klientens organisation skal fremgå. Hvis der for nogle af de anførte kategorier påtænkes anvendt underrådgivere, skal dette oplyses. Der skal vedlægges CV er for tilbudte nøglemedarbejdere, som minimum bør være: o Projektleder o Projekteringsleder o Projektansvarlig for ingeniørydelser samt fagansvarlige for VVS, el, konstruktioner o Sagsarkitekt/projektansvarlig for arkitektydelser o IKT-koordinator o Arbejdsmiljø (Koordinator P og B) o Brandrådgiver. Et CV skal indeholde: Navn og alder Grunduddannelse Relevante efter/videreuddannelser Tidligere ansættelser og arbejdsfunktioner Relevante funktioner og udførte opgaver Eventuelle ledelsesopgaver Der lægges vægt på, at CV erne for nøglemedarbejderne tilsammen dokumenterer erfaringer indenfor samtlige nedenstående felter: Funktionsplanlægning indenfor det sundhedsområdet og disponering af byggeri i relation til sygehus- og/eller sundhedsbyggeri. Renovering af bygninger i drift. Brugerinddragelse. Totalrådgivning i alle byggeriets faser i henhold til opgave og ydelsesbeskrivelsen. Styring af økonomi, tidsplaner, risici og kvalitet i alle byggeriets faser. Sikkerhed og sundhed før, under og efter byggefasen. Byggeledelse og fagtilsyn. Der lægges vægt på, at der tilbydes en organisation, som indeholder klare og logiske kompetence- og ansvarsforhold, således at god kommunikation fremmes og spildtid internt i organisationen og i relation til klienten minimeres. Der lægges vægt på, at der foreslås en projektleder med dokumenterede ledelses - og samarbejdserfaringer, og som har en højt faglig kompetence og erfaring. Der lægges vægt på, at i hvor høj grad det sandsynliggøres, at de ovenfor anførte øvrige funktioner (projekteringsleder, projektansvarlig for ingeniørydelser samt fagansvarlige for VVS, el Side 5 af 9
og konstruktioner, sagsarkitekt, IKT-koordinator, arbejdsmiljø (koordinator P og B) og brandrådgiver) vil blive varetaget af nøglemedarbejdere med relevant og høj faglig kompetence. Der lægges vægt på, at den samlede tilbudte organisation har de særlige kompetencer, herunder den erfaring, som en kompleks renovering af bygninger på et sygehus i drift kræver. Der lægges endelig i nogen grad vægt på, at opgavernes kvalificerede udførelse er sikret i tilfælde af, at enkeltpersoner får forfald. Tilbudt proces for opgaveløsning 30 % Der skal vedlægges en procesbeskrivelse af de tilbudte ydelser opdelt på de omfattede opgaver. Der vil blive lagt vægt på, at procesbeskrivelsen som minimum indeholder oplysninger om: Rådgivers tilbudte tilrettelæggelse og styring af den konkrete opgave Programfasen Forslagsfasen Projekteringsfasen Processen vedrørende brugerinddragelse Opgavespecifik kvalitets- og miljøstyring Udarbejdelse af udbudsgrundlag for entrepriseudbud Gennemførelse af udbudsforretning Byggeledelse, fagtilsyn og projektopfølgning Håndtering af sikkerhed og sundhed Inddragelse af relevant drift Der lægges vægt på, at rådgivers procesbeskrivelse demonstrerer evne til at tilrettelægge og styre det udbudte projekt. Ved bedømmelsen lægges vægt på, at procesbeskrivelsen af ydelserne demonstrerer overblik over opgaven og lægger op til en logisk sammenhæng og rækkefølge ved gennemførelsen. Der lægges vægt på, at kvalitets- og miljøstyring er gennemtænkt og effektiv, og at de metoder som rådgiver anvender, sikrer en optimal løsning af rådgivers opgaver. Der lægges endvidere vægt på, at rådgiver har indarbejdet kvalitetsaktiviteter i relation til tidsplanen. Der lægges vægt på, at rådgivers beskrivelse af proces vedrørende brugerinddragelse skitserer et forløb, som sikrer hensigtsmæssig inddragelse af brugerne. 8. Tilbudsevaluering Ved evalueringen af tilbuddene vil der blive anvendt en pointmodel, hvor tilbuddene evalueres, som følger: Tilbudt honorar: Samlet tilbudssum vil blive omregnet til point i en lineær model, hvor laveste pris får 10 point og hvor laveste pris plus 100 % får 0 point. Der afrundes til 2 decimaler og der gives ikke negative point. De to kvalitative kriterier (Organisation og bemanding henholdsvis proces for opgaveløsning): Side 6 af 9
Tilbuddene bedømmes efter nedenstående absolutte pointskala fra 0-10 point: Pointgivning for de to kvalitative kriterier: 10 Gives for det fremragende tilbud som bedst muligt opfylder underkriteriet med ingen eller få uvæsentlige undtagelser. 7 Gives for tilbud med en god opfyldelse af underkriteriet. 5 Gives for tilbud med en middel tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet. 3 Gives for tilbud med en mindre tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet. 1 Gives for tilbud, hvor der kun forligger utilstrækkelige oplysninger, der belyser opfyldelse af underkriteriet. 0 Gives for et tilbud, som kun netop er konditionsmæssigt, men hvor der ikke er oplysninger, der belyser opfyldelsen af underkriteriet. De mellemliggende skalatrin anvendes til at udtrykke nuancer. Det skal for god ordens skyld fremhæves, at et tilfredsstillende tilbud vil få karakteren 5. Pointgivningen sker på baggrund af en samlet vurdering af delkriterierne for det pågældende underkriterium. Hvert tilbuds samlede pointscore opgøres som summen af: point fra omregningen af tilbudt honorar ganget med 30 pct. point fra bedømmelsen af tilbudt organisation og bemanding ganget med 40 pct. point fra bedømmelsen af tilbudt proces for opgaveløsning ganget med 30 pct. Flere tilbud kan opnå samme point. Totalrådgivningskontrakten tildeles til tilbuddet, som har den højeste samlede pointscore. Sekundær evalueringsmetode Såfremt der er større spredning i priserne i de modtagne tilbud, end spændet i den primære model ovenfor tillader dvs. hvis prisen i tilbuddet med højeste pris er mere end 100 % højere end prisen i tilbuddet med den laveste pris - anvendes i stedet følgende model i evalueringen: Laveste pris får 10 point og hvor laveste pris plus 150 pct. får 0 point. Der afrundes til 2 decimaler og der gives ikke negative point. Bedømmelsen af de kvalitative kriterier og samlet pointscore sker på samme måde som efter den primære evalueringsmodel, jf. ovenfor. Side 7 af 9
Tertiær evalueringsmetode Såfremt der er større spredning i priserne i de modtagne tilbud, end spændet i den primære model ovenfor tillader dvs. hvis prisen i tilbuddet med højeste pris er mere end 150 % højere end prisen i tilbuddet med den laveste pris ændres bedømmelsesintervallet, således at den højeste pris tildeles 0 point. Der afrundes til 2 decimaler. Bedømmelsen af de kvalitative kriterier og samlet pointscore sker på samme måde som efter den primære evalueringsmodel, jf. ovenfor. 9. Delkontrakter Der er ikke mulighed for at afgive tilbud på dele af kontrakten. Der skal således afgives tilbud på den samlede opgave. Udbuddet er ikke opdelt i delkontrakter, da bygherren vurderer, at totalrådgivningsmodellen bedst muligt sikrer et godt konkurrencefelt og samtidigt begrænser omfanget af styring, koordinering og grænseflader for bygherren. 10. Tidplan for udbud Udbudsproceduren forventes at følge nedenstående vejledende tidsplan (ændringer kan forekomme): Tidspunkt Begivenhed 07.02.2017 Udbudsbekendtgørelse afsendt 09.02.2017 Udbudsmaterialet offentliggjort 03.03.2017 Frist for svar på spørgsmål til prækvalifikation 10.03.2017 kl. 14:00 Frist for ansøgninger om prækvalifikation 27.03.2017 Resultat af prækvalifikation meddeles og udvalgte tilbudsgivere opfordres til at afgive tilbud 05.04.2017 Præsentations- og besigtigelsesmøde 20.04.2017 Frist for svar på spørgsmål i tilbudsfasen 27.04.2017 kl. 14.00 Tilbudsfrist 11.05.2017 Orientering om resultat af licitation 22.05.2017 Standstill-periode udløber 23.05.2017 Kontrakt kan underskrives 11. Tilbudsvederlag Der ydes ikke tilbudsvederlag i dette udbud. Side 8 af 9
Såfremt det ikke er muligt at afgive tilbud i henhold til de ovenfor oplyste retningslinjer, eller tilbudsgiver alligevel af anden grund ikke ønsker at give tilbud på opgaven, bedes I straks tage kontakt til undertegnede. Vi ser frem til at modtage jeres tilbud. Venlig hilsen Leif Nielsen Bygherrerådgiver Økonomi, Bygningsafdelingen E-mail:Leif.Nielsen@rsyd.dk Mobil: 21546869 Side 9 af 9