Nyt OUH EU-udbud af bygherrerådgivning

Transkript

1 Til Tilbudsgiverne 3. december 2008 Nyt OUH EU-udbud af bygherrerådgivning På vegne af Projektorganisationen for Nyt OUH skal vi takke for den modtagne anmodning om prækvalifikation vedrørende ovennævnte opgave. Som tidligere meddelt er Deres firma/konsortium udvalgt som tilbudsgiver. De indbydes hermed til at afgive tilbud på bygherrerådgivning som beskrevet i det efterfølgende i forbindelse med etableringen af Nyt OUH. Som udvalgt tilbudsgiver gøres De opmærksom på, at projektets endelige og fuldstændige realisering er afhængig af statens tilsagn om finansiering af projektet. Dette tilsagn fra statens side forventes afklaret inden aftaleindgåelse. Såfremt denne afklaring ikke har fundet sted ved tidspunktet for aftaleindgåelse ønsker udbyder eventuelt, at aftalen alligevel indgås og at de omhandlede ydelser opstartes. I givet fald vil bygherren da forbeholde sig ret til at standse rådgivningen og eventuelt ophæve aftalen, hvis der ikke opnås tilsagn om finansiering. Udbudsmaterialet er udarbejdet ud fra Regionens ønsker til etablering af Nyt OUH. I den nyligt offentliggjorte Screening og vurdering, november 2008 fra Regeringens ekspertpanel er beskrevet en række forhold der skal tages hensyn til under etableringen af Nyt OUH. I den sammenhæng er konsekvenserne for bl.a. den samlede finansiering og betingelserne herfor endnu ikke kendte. Som tilbudsgiver skal tilbuddet udformes ud fra de opstillede præmisser i nærværende materiale, men tilbudsgiver skal samtidig være opmærksom på, at gennemførelsen af projektet vil skulle baseres på de finansielle muligheder og konsekvenser der vil følge af ekspertpanelets anbefalinger. Udbudsmaterialet Udbudsmaterialet består af nærværende udbudsbrev samt nedenstående dokumenter: Projektbeskrivelse med tilhørende bilag dateret (bilag: Tilbudsliste, dateret Aftaleudkast, dateret Ydelsesbeskrivelse, dateret Tilbuddet skal udover ovenstående materiale baseres på eventuelle efterfølgende udsendte rettelsesblade. side 1

2 Vedståelse Tilbudsgiveren skal vedstå tilbuddet i 12 uger efter tilbudsdagen. Forbehold Ved bedømmelsen af de indkomne tilbud vil eventuelle forbehold blive kapitaliseret. Eventuelle forbehold skal klart fremgå af tilbudslisten og udformes som et selvstændigt dokument, der vedlægges tilbuddet (tilbudsbilag 4). Krav til tilbud Generelt Arbejdssproget i forhold til ordregiver, brugere, myndigheder og andre samarbejdspartnere er dansk. Tilbuddet skal således udformes på dansk. Tilbudsdokumenter Tilbudsgiverens tilbudsdokumenter omfatter: Udfyldt og underskrevet tilbudsliste. (vægtes 40%) Angivelse af timesatser ekskl. moms for tilbudte nøglemedarbejdere og for forskellige medarbejderkategorier, som kan tænkes anvendt ved bygherrerådgivningen. Angivelse af reduktionsfaktorer der anvendes såfremt der samlet set leveres ydelser, der medfører et honorar der overstiger de anførte månedlige honorarer. Reduktionsfaktorerne anvendes for alle ydelser med tilhørende honorar der i den pågældende måned leveres over de anførte værdier/honorarer. Således anvendes reduktionsfaktorerne for alle medarbejdere og medarbejder kategorier. CV er for tilbudte nøglemedarbejdere (tilbudsbilag nr. 1) vægtes 20% NB: hvert CV må max fylde 3 stk. A4sider Tilbudsbilaget består af nummererede CV er for de navngivne nøglemedarbejdere nævnt i tilbudslistens pkt. 2 Hvert CV skal dokumentere flest mulige af nedenstående erfaringer. CV er for alle tilbudte nøglemedarbejdere bør tilsammen dokumentere samtlige nedenstående erfaringer: overordnet funktionsplanlægning indenfor sygehusvæsenet, herunder analyse af sygehuses overordnede og afdelingsinterne logistik, beregning af antal primærrum og arealbehov ud fra opstillede strategiske kapacitetsmål samt dokumentation af forskellige bygningsmæssige realiseringsmuligheder på baggrund af analyse- /beregningsresultater. Overordnet hoveddisponering af somatiske og psykiatriske sygehuse, dvs. beskrivelse af hvor mange rum, hvor store rum og den indbyrdes placering af disse rum på afdelings-/funktionsniveau. Endvidere beskrivelse af overordnet funktionsindplacering, beskrivelse vedrørende fællesfunktioner (affalds- og side 2

3 linnedhåndtering, depotfunktionen, rengøring, køkken, medicindistribution mv.) samt beskrivelse af niveau for de tekniske installationer. generel bygherrerådgivning i alle projektfaser frem til færdiggørelse af byggerier, herunder varetagelse af udbud/eu udbud af tjenesteydelser ved projektkonkurrence (totalrådgivning) og den bygherreorienterede del af udbud af entrepriseydelser. Forhandling med byggeriets parter både på rådgiver- og entreprisesiden, herunder håndtering af konflikter og eventuel anvendelse af konfliktløsningsmodeller. Bygherretilsyn med projektering og udførelse af byggeprojekter indenfor sygehusområdet. Udvikling af bygherreorganisation med tilhørende udvikling af styringsredskaber indenfor kvalitet, økonomi og tid. Styringsdiscipliner indenfor bygherrerådgivning, herunder særskilt: - projekt- og processtyring - budget- og økonomistyring - kvalitets-, risiko- og tidsstyring. Projektorganisation (tilbudsbilag nr. 2) vægtes 15% NB: Der ønskes en summarisk/diagrammatisk redegørelse på max 8 stk. A4 sider Tilbudsgiveren bedes beskrive/illustrere forslag til, hvorledes tilbudsgiverens interne beslutnings- og kommunikationsveje samt kontakten til bygherrens organisation, brugerorganisationen og projekterende rådgivere kan finde sted. Forslaget skal omfatte organisatorisk redegørelse for faserne: a) Udarbejdelse af udbudsgrundlag for projektkonkurrencen b) Gennemførelse af projektkonkurrencen c) Detailprogrammeringsfaser (totalrådgiver), herunder flere samtidige mulige/parallelle forløb d) Projekteringsfaser, herunder flere samtidige mulige/parallelle forløb e) Samtidige projekterings- og udførelsesfaser (i forskellige dele af projektet) f) Udførelsesfaser, herunder flere samtidige mulige/parallelle forløb g) Inddragelse af driftsorganisation. Nøglemedarbejderes placering, ansvar og kompetence i projektorganisationen skal fremgå. Såfremt der anvendes underrådgivere skal ovennævnte også belyses for underrådgivere og det skal angives, hvilke dele af ydelserne der planlægges udført af underrådgivere. Procesbeskrivelse (tilbudsbilag nr. 3) vægtes 25% NB: Der ønskes en summarisk/diagrammatisk redegørelse på max 12 stk. A4 sider Tilbudsgiveren bedes beskrive/illustrere, hvorledes tilbudsgiveren på baggrund af udbudsmaterialet vil foreslå procesforløbet gennemført fra aftaleindgåelse og frem til færdiggørelse/ibrugtagning af det færdige projekt. side 3

4 Procesbeskrivelsen skal opdeles på samme faser a) g) som anført under Projektorganisation (tilbudsbilag 2). Der ønskes særskilt redegjort for bygherrerådgiverens forventede overordnede opgaver/ydelser i de respektive faser. Herunder ønskes der særskilt redegjort for en vurdering af de nødvendige ydelser frem til og med aftaleindgåelse med en totalrådgiver efter gennemførelsen af den planlagte projektkonkurrence. Denne redegørelse skal omfatte en beskrivelse af ydelserne og en vurdering af det antal timer de tilbudte medarbejdere forventes at skulle anvende til denne opgave. Eventuelle forbehold (tilbudsbilag nr. 4) Såfremt der tages forbehold skal dette som tidligere omtalt tydeligt fremgå. Eventuel erklæring om solidarisk hæftelse (tilbudsbilag nr. 5) Såfremt tilbudsgiver er et konsortium, skal tilbuddet vedlægges en erklæring om solidarisk hæftelse for ansvar og forpligtelser i henhold til den påtænkte aftale. Vurdering og bedømmelse af tilbud Hovedkriteriet for tildeling af aftalen er det økonomisk mest fordelagtigt bud. Ved vurderingen anvendes følgende 4 delkriterier der ved tildelingen vægtes som anført: Delkriterie 1) Vægtes 40 % og omfatter tilbuddets økonomiske værdi jf. det tilbudte i Tilbudslisten Delkriterie 2) Vægtes 20 % og omfatter kvalifikationer og erfaring hos de tilbudte nøglemedarbejdere (jf. tilbudsbilag 1) Delkriterie 3) Vægtes 15 % og omfatter forslag til Projektorganisation (jf. tilbudsbilag 2) Delkriterie 4) Vægtes 25 % og omfatter Forslag til Proces (jf. tilbudsbilag 3). Delkriterie 1) 40% - Tilbuddets økonomiske værdi Ved tilbuddets økonomiske værdi forstås en vurdering af oplysningerne i tilbudslisten og i eventuelle forbehold (tilbudsbilag nr. 4). Der vil indgå følgende elementer: de anførte timesatser for tilbudte nøglemedarbejdere og for forskellige medarbejderkategorier, som kan tænkes anvendt ved bygherrerådgivningen. de tilbudte reduktionsfaktorer. Vedrørende tilbudte timesatser side 4

5 I vurderingen af timesatserne for nøglemedarbejdere og for medarbejderkategorier anvendes et gennemsnit af de tilbudte satser. De tilbudte timesatser for nøglemedarbejdere vægtes med 2/3 i forhold til timesatserne for tilbudte medarbejderkategorier der således vægtes med 1/3. Vedrørende tilbudte reduktionsfaktorer I vurderingen af reduktionsfaktorer vægtes faktoren der overstiger: DKK ,- med 50% DKK ,- med 40% DKK ,- med 10% Vedrørende tilbudte timesatser i forhold til tilbudte reduktionsfaktorer De tilbudte timesatser vægtes ligeligt med/i forhold til de tilbudte reduktionsfaktorer. Delkriterie 2) 20% - De tilbudte nøglemedarbejdere (tilbudsbilag 1) Ud fra en helhedsvurdering vil de tilbudte medarbejdere blive vurderet ud fra de opstillede præmisser. Delkriterie 3) 15% - Forslag til Projektorganisation (tilbudsbilag 2) Ud fra en helhedsvurdering vil forslaget til Projektorganisation blive vurderet ud fra de opstillede præmisser. Delkriterie 4) 25% - Forslag til Proces (tilbudsbilag 3) Ud fra en helhedsvurdering vil forslaget til Proces blive vurderet ud fra de opstillede præmisser. Der gøres særskilt opmærksom på, at vurderingen af omfanget af ressourcer frem til aftaleindgåelse med en totalrådgiver alene indgår under dette delkriterium med henblik på få et billede af tilbudsgivers forståelse af opgaven. Spørgsmål til udbudsmaterialet og rettelsesblade Alle spørgsmål vedrørende udbudsmaterialet skal stilles skriftligt via mail til: kta@mplusa.dk Spørgsmål skal være MUNKSGAARD plus ANDERSEN (MplusA) i hænde senest den 7. januar 2008, således at udsendelse af eventuelle rettelsesblad(-e) fra MplusA er muligt 6 dage før datoen for tilbudsafgivelse. Orienteringsmøde Der afholdes orienteringsmøde om den udbudte rådgivningsydelse: tirsdag den 16. december 2008 kl på adressen: Odense Universitetshospital Kløvervænget 28, indgang 216, 1. sal Mødelokale Odense C side 5

6 Eventuelle spørgsmål, der ønskes besvaret på mødet skal være modtaget af MplusA senest torsdag den 11. december Aflevering af tilbud Tilbuddet i original og 1 kopi samt 3 elektroniske eksemplarer på CD-rom afleveres senest: fredag den 16. januar 2009 kl til MUNKSGAARD plus ANDERSEN Bygherrerådgivning A/S Naverland 2, 13. etage DK 2600 Glostrup Tilbuddene skal afleveres i en lukket konvolut/pakke mærket: TILBUD, Nyt OUH, Bygherrerådgivning. Med venlig hilsen Knud Toft Andersen side 6