Integration til Doc2mail fra brevskabeloner

Integration til Doc2mail fra brevskabeloner Denne vejledning beskriver, hvordan brevskabeloner opbygges så de integrerer til Doc2mail på en så effektiv måde som muligt. Vejledningen er rettet mod ansatte der udarbejder brevskabeloner. Version: 2 Udarbejdet: december 2011 Udarbejdet af: Anders Krabbe Møller.

Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 2 2. Generelt om brevskabeloner til Doc2mail... 3 2.1. Opbygning af brevskabeloner til Doc2mail... 3 2.1.1. Word som teknisk platform... 3 2.1.2. Printkoder... 3 2.1.3. Designkrav for breve der sendes via Doc2mail... 3 2.1.4. e-mail adresser fjernes fra breve... 4 2.1.5. Navngivning af brevskabeloner til Doc2mail... 5 2.1.6. Særligt om underskriftkrav... 5 2.2. Tilpasning af skabelonerne til sikker kommunikation fra digital post... 6 3. Brevskabeloner i edoc... 8 4. Brugen af brevskabeloner i andre systemer end edoc... 9 4.1. Indsæt printkode i brevskabelonen... 9 4.2. Ret printfeltet... 10 5. Stand alone brevskabeloner... 13 5.1. Benyt en eksisterende skabelon... 13 5.2. Benyt standard stand alone skabelonen... 14 5.3. Aktiver skabelonen... 15 5.4. Hardkod brevtitel og ID på svarpostkasse... 15 5.5. Tilret de øvrige dele af brevskabelonen... 16 6. Om at arbejde med printkoder... 19 Bilag I postkasser og postkasse Ider... 20 Bilag II printkode... 22 Bilag III Standard stand alone brevskabelon... 23

1. Indledning Næstved Kommune (NK) har vedtaget en omfattende plan om at udfase papirbreve og overgå til elektroniske brevforsendelser, i så stor udstrækning det kan lade sig gøre. Formålet med overgangen til elektronisk brevforsendelse er at NK hermed kan spare betydelige midler, både i form at reducerede omkostninger til print, kuvertering og forsendelse af papirbreve, og i form af sparet arbejdstid ved hurtigere og mere effektiv elektronisk brevforsendelse. Centralt i denne strategi står produktet Doc2mail fra KMD. Doc2mail er et såkaldt output management system. Systemet bestemmer ud fra borgernes tilmeldinger om et brev skal sendes til print i et printcenter, eller det skal sendes til digitalt post. Doc2mail kan umiddelbart anvendes, når brugerne har fået adgang til løsningen både fra en edoc skabelon, og fra alle andre Word skabeloner. Problemet er blot, at en sådan rå brug kræver manuel indtastning af en række oplysninger. Selv om man kan angive disse informationer manuelt, er det selvsagt ikke særligt rationelt at skulle gøre dette, hvis det ikke er nødvendigt. Denne vejledning beskriver hvordan brevskabeloner opbygges så integrationen til Doc2mail automatiseres så meget som muligt. Vejledningen er opdelt i tre afsnit: 1. Brevskabeloner i edoc 2. Brevskabeloner i andre systemer 3. Stand alone brevskabeloner S i d e 2

2. Generelt om brevskabeloner til Doc2mail 2.1. Opbygning af brevskabeloner til Doc2mail 2.1.1. Word som teknisk platform Forudsætningen for at du kan anvende denne vejledning er, at de skabeloner du arbejder med er udarbejdet i Word altså DOC eller DOCX formatet. Er de udarbejdet i et andet format, f.eks. PDF (Adobe), skal en evt. mere avanceret integration til Doc2mail udvikles i samarbejde med leverandøren af det system, der genererer brevene. Dette er dog ikke det samme som at sige, at Doc2mail ikke kan anvendes (dette afhænger af det konkrete system, og kan afgøres ved at prøve at sende et brev via Doc2mail), men blot at du ikke kan benytte dig af de muligheder for automatiseret overførsel af metadata, som beskrives i dette notat. 2.1.2. Printkoder Word har en sjældent brugt funktionalitet der hedder printkoder. Disse koder er udviklet til at sende særlige instruktioner til printere, men de kan også benyttes til at sende metadata til Doc2mail. Det eneste der adskiller brevskabeloner, der er integreret med Doc2mail fra almindelige brevskabeloner, er at de har fået tilføjet en sådan printkode. Dette kan være en edoc brevskabelon, men det kan faktisk være en hvilken som helst Word brevskabelon. Printkoder er en lille kodestump, som Doc2mail kan læse og fortolke. En sådan printkode er vist i figur 1. Figur 1. Vi vender tilbage til printkoden, og hvordan den virker i en given kontekst, i de afsnit hvor det er relevant. 2.1.3. Designkrav for breve der sendes via Doc2mail Ved siden af de dele af brevskabelonen, der specifikt er indsat for at sikre en teknisk integration til Doc2mail, er der selvsagt en række designkrav, der skal overholdes når en skabelon, der integrerer til doc2mail, skal udarbejdes. S i d e 3

Der tages udgangspunkt i den generelle designskabelon for Næstved Kommune, men af forskellige grunde er der væsentlige afvigelser fra denne i forhold til de brevskabeloner, der er designet til at sendes via Doc2mail. 2.1.3.1. Breve skrives i Arial 10 Af tekniske og økonomiske grunde, har Næstved Kommune valgt at skifte skriftfond fra Verdana til Arial i de breve der sendes via Doc2mail. Du skal derfor være opmærksom på, at skriftfonden i de skabeloner du udarbejder altid skal være Arial 10. Skriftstørrelsen kan dog varieres alt efter lokalt behov. 2.1.3.2. Navnetræk flyttes fra højre til venstre side Næstved Kommune har besluttet at flytte kommunens navnetræk fra højre til venstre side af brevskabelonerne. Begrundelsen for dette er at de konvolutter, der benyttes i KMD printcenter, er anonyme men har en stor rude. Det betyder at Næstved Kommunes navnetræk kan vises i ruden - som illustreret i figur 2. Figur 2. 2.1.4. e-mail adresser fjernes fra breve Næstved Kommune har besluttet at gå væk fra at oplyse individuelle e-mail adresser i brevene. Dette gøres primært fordi e-mail ikke er en sikker kommunikationsplatform, med mindre at borgerne har sikret deres postkasse. I praksis er der så godt som ingen borgere der har det. Persondataloven forbyder at man sender personfølsomme oplysninger på usikre platforme (ukrypteret), og Næstved Kommune er derfor ikke i stand til at besvare personfølsomme spørgsmål via e-mail. Et andet problem med e-mail kommunikation er, at Næstved Kommune ikke kan være sikker på, hvem der egentlig er afsender af mailen. Da der ikke er knyttet S i d e 4

nogen personidentifikation til en normal e-mail, kan man i praksis ikke benytte den som sikker dokumentation. For at imødegå disse problemer tager Næstved Kommune i stedet den fællesoffentlige løsning digital post i anvendelse. Digital post vil i fremtiden få en central betydning i myndighedernes kommunikation med borgerne, fordi løsningen dels giver myndigheder og borgere en sikker kommunikationsplatform (som også sikrere at breve der sendes fra borgerne til kommunen er digitalt signeret, og derfor kan træde i stedet for underskrevne papirbreve) og dels giver myndighederne en form for digital folkeregisteradresse, på de borgere der er tilmeldt digital post. 1 2.1.5. Navngivning af brevskabeloner til Doc2mail Alle brevskabeloner til Doc2mail bør navngives på samme måde. [navn på skabelon] + Doc2mail På den måde kan man kende forskel på en skabelon, der er tilpasset Doc2mail, og en der ikke er. 2.1.6. Særligt om underskriftkrav Når Næstved Kommune går over til at sende breve via Doc2mail, vil man ikke længere kunne underskrive disse breve med en fysisk underskrift. Dette er selvsagt umuligt, da brevene aldrig printes! Nogen kommuner har valgt at løse dette problem, ved at scanne de ansattes underskrifter, og indsætte dem som faksimiler i de breve, der sende sendes via Doc2mail. En sådan løsning anser NK for en unødig ressourcekrævende, bureaukratisk og ultimativt værdiløs øvelse, som ikke giver borgeren en væsentlig bedre retsstilling. Der arbejdes på at fjerne underskriftkravet helt fra lovgivningen og KL fraråder på den baggrund brugen af faksimile underskrifter. Du kan se KLs anbefaling her: http://www.kl.dk/administration-ogdigitalisering2/artikler/76567/2010/10/ingen-underskrift-pa-digital-post/ Direktionen har derfor besluttet at løse dette problem på følgende måde: 1 Du kan læse mere om digital post på www.borger.dk/post S i d e 5

Ingen breve, der sendes via Doc2mail eller sikker e-mail, underskrives med en fysisk eller scannet underskrift! Dette gælder uanset brevets indhold. Hvis der er tale om en afgørelse, skal det dog være klart hvilken medarbejder, der har udarbejdet brevet (ved anvendelse af edoc sker dette automatisk). Dette sker ved, at følgende fremgår af brevet: o Medarbejderens fulde navn o Medarbejderens organisationelle tilhørsforhold o Medarbejderens kontaktdata o afgørelsesbreve skal være gemt i edoc eller andet ESDH systemet, og det skal være logget hvem der har udarbejdet brevet. o Brevet skal gøres endeligt inden afsendelse, så der ikke kan herske tvivl om autenticitet. 2.2. Tilpasning af skabelonerne til sikker kommunikation fra digital post Det forhold at en stadig større mængede breve vil blive sendt til digital post, vil gøre det muligt for borgerne at sender digitalt signerede retursvar. Disse er lige så gyldige som underskrevne papirbreve. Derfor bør alle brevskabeloner tilpasses, så de tager højde for denne nye mulighed. Selvsagt er det de medarbejdere, der leverer indholdet til den enkelte brevskabelon, der skal huske at tilpasse teksten til den nye digitale mulighed, men du bør hvis du falder over tekster hvor borgeren bliver bedt om at sende information retur gøre opmærksom på, at borgeren skal opfordres til at gøre det digitalt. Både for at give en bedre service over for borgerne, og fordi NK kan spare ressourcer til håndtering af papirpost. S i d e 6

Figur 3. I figur 3 er en tilrettet brevskabelon vist. Som det fremgår af den røde boks, gøres borgerne opmærksom på den mulighed de har, for blot at returnerer de ønskede oplysninger via deres digitale postkasse. Dette virker både som en gulerod for de borgere, der endnu ikke har tilmeldt sig digital kommunikation med det offentlige, og det er en god service, for de borgere der har. S i d e 7

3. Brevskabeloner i edoc Alle brevskabeloner i edoc udarbejdes af E-docgruppen. Derfor skal nye brevskabeloner, der skal oprettes til brug for Doc2mail, rapporteres hertil og oprettes i samarbejde med dem. Alle brevskabeloner til Doc2mail er navngivet på samme måde. [navn på skabelon] + Doc2mail I edoc er det begrænset hvad der skal gøres for at tilpasse brevet til Doc2mail, idet alle de nødvendige metadata flettes ind i printkoden. (se 2.1.2 printkoder). Figur 4. Som det ses i figur 4 er tre områder i printkoden markeret med fed. Dette er de dele af printkoden der angiver henholdsvis: CPR / CVR (sag: Cpr.nr.) Titel på brevet (Dokument Titel) Returpostkassen i digital post (Brugers organisation email) De koder der er vist med fed er flettefelter fra edoc. Af dem er den eneste der muligvis kræver opdatering af edoc, den ID der tilhører den digital post postkasse, der skal stå som afsender. Denne ID gemmes i et ubrugt felt i edoc nemlig Brugers organisation email og flettes ind i brevet herfra. Du kan se en liste over tilgængelige postkasser i digital post i Bilag I. Sørg for at du altid har den seneste version af denne vejledning, da denne liste løbende udvides. E-docgruppen ved om der er påført IDer på de områder, der skal anvende den (eller de) skabeloner du ønsker at oprette. En nærmere beskrivelse og illustration af denne integration er beskrevet i vejledningen Sådan bruges Doc2mail afsnit 3. Doc2mail i edoc. S i d e 8

4. Brugen af brevskabeloner i andre systemer end edoc Hvis du vil oprette en brevskabelon til andre systemer end edoc, skal du gøre følgende: 1. Indsætte en printkode i den eller de brevskabeloner du ønsker tilrettet. 2. Ret flettefelterne i printkoden så der automatisk overføres så mange informationer som muligt fra systemet til brevet. 3. Hardkode de oplysninger ind i printkoden du ikke kan flette ind. Hvordan du gøre dette beskrives nedenfor. 4.1. Indsæt printkode i brevskabelonen Åbn den brevskabelon du ønsker at indsætte printkoden i. Her er dette illustreret med et tomt dokument. Figur 5. Når du har åbnet brevskabelonen klikker du øverst i dokumentet i den del der er reservert til sidehoved. Du får nu adgang til at redigere sidehovedet. Det første du skal gøre er at sætte flueben ved Speciel første side. Når du har gjort det skifter indstillingen fra alle sidehoveder til kun at omfatte Første sidehoved se de med rødt markerede bokse i figur 5. Det er meget vigtigt at du husker at gøre dette ellers vil systemet fejle, fordi printkoden kopieres til alle sidehoveder i dokumentet og det forvirrer Doc2mail, som tror at du er ved at sende et brev til flere modtagere (flettebrev). S i d e 9

Du kopierer nu printkoden ind i sidehovedet. Når printkoden skal lægges i brevhovedet er det for at sikre at den ikke bliver slettet ved en fejltagelse. Du finder printkoden i bilag II. Denne printkode er ikke klar til brug endnu, men vil skulle tilrettes. Du kan nu tilrette printkoden så den integrerer mest effektivt med dit system. 4.2. Ret printfeltet Figur 6. I figur 6 er de dele af printkoden du skal forholde dig til vist med rød. BEMÆRK! Du bør altid lade citationstegnene ( xxxxx ) omkranse de værdier du sætter ind uanset om værdien er hardkodet ind eller der er tale om et flettefelt. 1. DOKUMENTTYPE: her hardkodes 2 den dokumenttype du ønsker at kalde i Doc2mail ind. Et eksempel på en dokumenttype er Alm brev, som er vist i figur 9 nedenfor. Du kan finde de Dokumenttyper som er tilgængelige i Næstved Kommune ved at gå ind i Doc2mail brugerdialogen og folde Dokumenttype valglisten ud. Som absolut hovedregel bør du kun bruge Alm brev. 2. CPR: her indsættes det flettefelt, der fletter borgerens CPR eller virksomhedens CVR ind i printfeltet. Et eksempel på dette er vist nedenfor. Hvis dette ikke kan lade sig gøre, fordi et sådant flettefelt ikke findes, sættes dette del af koden til (blank) alt blot to citationstegn. Det betyder at CPR eller CVR skal indtastes manuelt i Doc2mail. 2 Med hardkode menes at en fast (i modsætning til variabel) værdi indsættes. S i d e 10

3. BREVTITEL: her indsættes et flettefelt, der fletter en brevtitel ind. Ofte vil dette ikke kunne lade sig gøre, fordi et sådant felt ikke findes. I så fald hardkodes en titel ind. Et eksempel på dette er vist nedenfor. 4. SHOWRECEIPT: kan sættes til 0 eller 1. 0 koder for at Doc2mail ikke giver brugeren en kvittering for afsendt post. 1 giver brugeren en kvittering for afsendt post. Det anbefales at man sætter dette felt til 1. 5. POSTKASSEID: her indsættes et flettefelt, der fletter en returpostkasse ind (se bilag I). For at dette skal kunne lade sig gøre, kræver det at der findes et ledigt felt i systemets brugeradministration, som kan lagre denne ID, og at der findes et flettefelt, der kan hente denne oplysning. Ofte vil dette derfor ikke kunne lade sig gøre. I så fald hardkodes en ID ind. Et eksempel på dette er vist nedenfor. Figur 7. I figur 7 er KMDs system til håndtering af pladsanvisninger vist. Fra dette system generes en række mere eller mindre automatisk udfyldte breve på basis af en række preopsatte brevskabeloner. Et af disse områder er Fripladsbrev. Et brev oprettes ved at sagsbehandleren først danner flettedata fra fagsystemet, dernæst vælges en brevskabelon, og der oprettes et brev hvori flettedata indflettes - deriblandt CPR. I figur 8 er printkoden, som er lagt ind i disse skabeloner, vist. S i d e 11

Figur 8. Rød boks: I den røde boks er den flettekode { MERGEFIELD jour_cpr} KMD benytter for at flette et CPR ind i denne brevskabelon vist. Det betyder altså at CPR automatisk flettes til brevet, og overføres til Doc2mail når dette system kaldes. Være meget opmærksom på at tjekke hvad det enkelte system benytter for at flette CPR ind i brevskabelonerne. I det pågældende KMD system f.eks. er der forskellige flettefelter for forskellige breve. Grøn boks: I den grønne boks er titlen på brevet, der sendes med Doc2mail, vist. Da KMDs fagsystem ikke kan flette en brevtitel ind, er denne Fripladstilskud hardkodet ind i printefeltet. Blå boks: I den blå boks er postkasse IDen, på den returpostkasse der sendes med Doc2mail, vist. Da KMDs fagsystem ikke kan flette en ID ind, er denne hardkodet ind i printefeltet. Som det fremgå af Bilag I er den postkasse der medsendes = Familie. BEMÆRK! For at dette kan lade sig gøre, skal IDen på den postkasse du ønsker at kalde, være oprettet i den dokumenttype du har kaldt i Doc2mail. Derfor er digital post postkasser, der matcher alle sikre e-mail adresser, oprettet i Doc2mail. Med disse tilretninger af brevskabelonerne kan fripladsbrevene sendes via Doc2mail, uden at sagsbehandlerne skal foretage yderligere indtastning. Du kan finde en printkode, som du kan arbejde videre med i det selvstændige Bilag I- printkode. Dette bilag er oprettet i Word, så du kan umiddelbart kopiere feltet og indsætte det i den brevskabelon du ønsker at oprette. S i d e 12

5. Stand alone brevskabeloner Hvis du ønsker at benytte Doc2mail uden om noget system ( stand alone 3 ) kan du opbygge en skabelon, der delvist automatiserer integrationen til doc2mail, på samme måde som ved integration til edoc eller andre systemer. Der er i princippet to måder at gøre dette: 1. Benyt en eksisterende skabelon. 2. Benyt standard stand alone skabelonen. 5.1. Benyt en eksisterende skabelon Hvis du ønsker at benytte en allerede oprettet skabelon, kan det let lade sig gøre. Det eneste du skal gøre er at følge den vejledning, som der er beskrevet ovenfor i afsnittene 4.1. Indsæt printkode i brevskabelonen og 4.2. Ret printfeltet. Her skal du blot følge vejledning med det udgangspunkt, at der ikke kan flettes data ind i printfeltet. Alt skal derfor hardkodes ind. Dette får den betydning at CPR skal sætte til (blank) og altså skal indtastes i Doc2mail brugergrænsefladen. Dette er illustreret i figur 9. 3 Stand alone = stå alene i betydningen at der ikke er knyttet noget system til brevskabelonen. S i d e 13

Figur 9. De andre oplysninger, titel på brevet og returpostkasse, kan imidlertid hardkodes ind således at sagsbehandlerne kun behøver at udfylde CPR/CVR feltet. 5.2. Benyt standard stand alone skabelonen Figur 10. I figur 10 er et eksempel på en færdig brevskabelon, oprettet med skabelonen Brevskabelon_Standard_Stand_Alone_Doc2mail, vist. Helt centralt er indtastningsfeltet CPR, som overfører CPR til printfeltet, når der tastes et CPR her - dette er vist med rød boks. Det betyder, at CPR automatisk overføres til Doc2mail når Doc2mail aktiveres (se eksempel nedenfor). Dette felt er kodet ind i standardskabelon, men ud over dette er der er en række tilretninger, der skal gennemføres, for at du kan benytte skabelonen. Der er følgende trin i denne tilretning: 1. Aktiver standardskabelonen. 2. Hardkod titel på brevet og ID på svarpostkasse ind i printkoden. 3. Ret standardskabelonen til så den passer til lokale forhold. S i d e 14

5.3. Aktiver skabelonen Aktiver standard skabelonen Brevskabelon_Standard_Stand_Alone_Doc2mail. Du finder denne brevskabelon som vedlagt Word dokument i Bilag III Standard stand alone brevskabelon. Gem en kopi og arbejd videre med denne kopi. Det først du derefter skal gøre er klikke i dokumenthovedet. Hermed aktiveres denne dokumentdel. Tryk derefter Alt + F9 for at få vist koden. I figur 11 er dette gjort. Figur 11. For at arbejde med printkoden, er det nødvendigt først at klippe Næstved Kommunes navnetræk ud, du lagrer det blot i et andet sted i brevskabelonen eller i et andet Word dokument, og kan så indsættes det senere. Hvis du laver skabelonen til en virksomhed med eget navnetræk, kan dette sættes ind i stedet, når du har redigeret printkoden se eksempel nedenfor. 5.4. Hardkod brevtitel og ID på svarpostkasse Figur 12. S i d e 15

Den tekst der står i printfeltet kan redigeres helt frit. Derfor er det relativt let, at udskifte de data der er indsat som default, med de data ønsker at skifte dem ud med. I figur 12 er et eksempel på et tilrettet printfelt vist. Her er NæstvedBiblioketerne vist som eksempel. Rød boks: I den røde boks er titlen på brevet, der sendes med Doc2mail vist. Denne tekst er hardkodet ind, og vil være den samme uanset indholdet af brevet. Den er som det ses tilpasset NæstvedBibliotekerne. Grøn boks: I den grønne boks er postkasse IDen på den svarpostkasse der sendes med Doc2mail vist. Denne ID er hardkodet ind, og vil være den samme uanset hvem der sender brevet. Som det fremgå af Bilag I er den postkasse der medsendes Bibliotekerne. 5.5. Tilret de øvrige dele af brevskabelonen Når Printfeltet er tilrettet, kan du rette de øvrige dele af brevskabelonen til så den kommer til at passe til lokale forhold. I eksemplet med NæstvedBibliotekerne vil det være NæstvedBibliotekernes navnetræk, der indsætte, men almindeligvis vil det blot være Næstved Kommunes normale navnetræk der indsættes. Dertil kommer de øvrige tilretninger. Dette er vist i figur 13. Figur 13. S i d e 16

Figur 13 viser et fiktivt brev fra NæstvedBibliotekerne. De kontaktdata som vises i brevet, samt dets indhold, er kun medtaget til illustration. Alt kan rettes til lokalt. Når dette brev sendes til print vil printkoden som er vist i figur 12 samt det indtastede CPR nummer som er vist i bilag 13 betyde at en række metadata overføres til Doc2mail. Dette er vist i figur 14. Figur 14. Rød boks: I den røde boks ses at CPR er overført til brevet. Grøn boks: I den grønne boks ses at den hardkodede titel Brev fra Næstved Bibliotekerne er overført. Blå boks: I den blå boks ses at den ID der blev hardkodet ind i printfeltet har udpeget postkassen Bibliotekerne, og det vil være denne postkasse der medsendes som svarpostkasse. S i d e 17

Figur 15. Figur 15 viser hvordan modtageren ville se brevet, enten på print eller i digital post. Modtages brevet på print, vil der dog stå en returadresse over modtageradressen, som Post Danmark kan returnere brevet til, hvis det ikke kan afleveres. S i d e 18

6. Om at arbejde med printkoder Erfaringer har vist at printkoder kan opføre sig lidt mærkværdigt. De råd og vejledninger som står her er et resultat af en del trial and error. Alt efter system (og nogen gange inden for det enkelte system) har forskellige brug af især citationstegn og deres placering givet forskellige resultater. Helt overordnet er det dog erfaringen at Du altid bør lade citationstegnene ( xxxxx ) omkranse de værdier du sætter ind, uanset om værdien er hardkodet ind eller der er tale om et flettefelt. Selv om dette normalt bør sikre at printkoden virker som den skal, er det ikke sikkert at det lykkes i alle tilfælde. Den bedste måde at arbejde / eksperimentere med printkoder er at tage en eksisterende skabelon og gemme en kopi med tilnavnet f.eks. _test. På denne måde arbejder man men en realistisk skabelon, som let kan konverters til en drift skabelon ved at fjerne _test og tilføje _Doc2mail. Den gode nyhed er at når man først har fået koden til at virke, så har vi meget sjældent konstateret periodiske fejl. En enkelt periodisk fejl er dog opstået en sjælden gang nemlig at Word tror at printkoden også står på side to og dette forvirrer Doc2mail se afsnit: 4.1. Indsæt printkode i brevskabelonen. Her er der tale om en kodefejl i snitfladen mellem Word og Doc2mail. Løsningen har været at gøre tekststørrelsen på printkoden mindre så forsvinder fejlen. Som sagt er det dog en sjældent forekommet fejl og normalt vil en printkode i TimesNewRoman 12 eller Arial 10 ikke medføre problemer. S i d e 19

Bilag I postkasser og postkasse Ider Navn i digital post Digital post ID Arkiv 4864 Basecamp 6129 Beredskab 4876 Bibliotekerne 4877 Bogerrådgiver 6132 Boligpension 61 Borgerkontakt 59 Byggesag 4878 Børn og unge 4879 Børnerådgivningen 6133 Børnesundhedsområdet 6131 Daginstitution 4880 Dagpenge 6134 Den Matrikelløse Døgninstitution 6154 Distrikt Øst 6139 Døgnmiljøet Ladbyhus 6140 Elevgården 6141 FamilieNetværket 6142 Familie 60 Folkeregister 57 Fællessekretariatet 4854 Grundsalg 4990 Hollænderhusene 6143 Højskolen i Krummerup 6153 Indkøb 4881 Job og helbred 6148 Job og Kompetence 6147 Jobcenter 4855 Jordforurening 4882 JOS-klager 6150 JOS-Ledelsesesekretariatet 6149 Kollegiet - Bo og Netværk 6151 Kontanthjælp 6214 Kontrolgruppen 6152 Kultur og fritid 4856 Musik og kultur 4975 Netforvaltning 6161 Neuropædagogisk Center 6162 Næstved Sociale Virksomhed 6163 Næstved Vagtcentral 6209 Parkvæsen 4976 Pension 6164 Pension og Handicap 4989 Personale 4857 Pladsanvisningen 4858 Plan 6165 Psykologgruppen 6166 S i d e 20

Revacenter Nord 6167 Rotter 4977 Sanktion 6168 Skole 4978 Skriv til Næstved Kommnue 4230 Socialpsykiatrisk Center Næstved 6130 Socialpædagogisk Center 6170 Solgaven 6169 SpecialNetværket 6171 Spildevand 6172 Sundhedscenter 4859 Tale- hørekonsulentgruppen 6206 Tandplejen 4860 Teknik 4861 Tilsynsenheden 4979 Tumlingen 6207 Ungenetværket 6208 Vandløb 6210 Varmestuen 6211 Vejvæsen 4980 Virksomhedsmiljø 4981 VISP 6213 Ydelsescenter 4862 Ældre og Sundhed 4988 Økonomi 4863 S i d e 21

Bilag II printkode Tyk Alt + F9 for at se printkoden. Du går tilbage til normal visning af dokumentet ved at gentage Alt + F9. S i d e 22

Bilag III Standard stand alone brevskabelon Nedenfor er vedlagt en standard brevskabelon, som du kan åben i et separat dokument ved at klikke på Word ikonet. Når filen er åbnet, kan du lave en lokal kopi, som du kan arbejde videre med. Brevmaske_Standard _Stand_Alone_Doc2mail.docx S i d e 23