Aarhus 31. marts 2017 Sagsnr. 023987-0008 tbr/tbr/dla Udbudsbetingelser Færgeselskabet Læsø K/S København Langelinie Allé 35 2100 København Ø Danmark Aarhus Værkmestergade 2 8000 Aarhus C Danmark Shanghai Suite 1818, 18/F No. 699 Nanjing West Road Jing an District, Shanghai, 200041 T +45 72 27 00 00 F +45 72 27 00 27 E info@bechbruun.com Advokatfirma CVR-nr. 25089944 www.bechbruun.com
2/20 Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 3 2. Generelle forhold... 3 3. Udbudsmateriale... 4 4. Den udbudte rådgivningsopgave... 5 5. Tilbudsgivers egnethed - mindstekrav... 8 6. Udarbejdelse af tilbud... 9 7. Aflevering af tilbud...16 8. Tilbudsevaluering...17 Bilag Bilag 1: Bilag 2:
3/20 1. Indledning 1.1 Disse udbudsbetingelser gælder for Færgeselskabet Læsø K/S (herefter Færgeselskabet ) udbud af skibsteknisk rådgivning i forbindelse med indkøb af ny færge. Færgeselskabet, der driver den offentlige færgeforbindelse mellem Vesterø Havn på Læsø og Frederikshavn, overvejer således at indkøbe en ny færge til betjening af ruten. For nuværende er der 2 færger i drift på ruten Margrete Læsø og Ane Læsø. Den nye færge skal som udgangspunkt kunne løfte den nuværende kapacitet og samtidig tilføre Færgeselskabet den nødvendige ekstra kapacitet, så den øgede efterspørgsel efter rejser til og fra Læsø kan efterkommes. Udbudsbekendtgørelsen er fremsendt til offentliggørelse i EU-Tidende den 20. marts 2017. Ændringsbekendtgørelse er fremsendt til offentliggørelse i EUtidende den 22. marts 2017. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til udbudsloven (lov nr. 1564 af 15. december 2015). 2. Generelle forhold 2.1 Ordregivende myndighed Ordregiver er: Færgeselskabet Læsø K/S CVR-nr. 30680235 Havnepladsen 1 Vesterø Havn 9940 Læsø For en nærmere beskrivelse af Færgeselskabet henvises til Færgeselskabets hjemmeside. Færgeselskabet er under udbuddet repræsenteret af direktør Lars Rieks. 2.2 Kontaktpersoner Alle henvendelser vedrørende dette udbud skal ske skriftligt via e-mail til direktør Lars Rieks på direktoer@laesoe-line.dk med cc til nfp@f-l.dk.
4/20 Henvendelser skal mærkes: Læsø Udbud af skibsteknisk rådgivning. 2.3 Tidsplan Udbudsproceduren kan forventes at følge følgende tidsplan: Tidspunkt Begivenhed 20. marts 2017 Annoncering af udbuddet 24. april 2017 Sidste frist for indlevering af spørgsmål 25. april 2017 Sidste frist for udsendelse af rettelsesblad 2. maj 2017 Indlevering af tilbud 11. maj 2017 Orientering om resultatet af udbudsforretningen 22. maj 2017 Standstill-perioden udløber 23. maj 2017 Kontraktunderskrivelse 3. Udbudsmateriale 3.1 Udbudsmaterialets omfang Udbudsmaterialet består af følgende dokumenter: Udbudsbetingelser ESPD Kontraktudkast Tilbudsliste Tilbudsgiverne gøres opmærksom på, at der kan foretages ændringer i udbudsmaterialet efter offentliggørelse af dette. Tilbudsgiverne opfordres derfor til løbende at holde sig orienteret om udbuddet. Ændringer til udbudsmaterialet samt besvarelse af spørgsmål til udbudsmaterialet offentliggøres løbende på www.laesoe-line.dk. 3.2 Spørgsmål til udbudsmaterialet Færgeselskabet opfordrer tilbudsgivere til at stille afklarende spørgsmål, såfremt tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af kravene i udbudsmaterialet, eller der er forhold i udbudsmaterialet, der giver anledning til tvivl om, hvorvidt tilbudsgiver kan/vil afgive tilbud.
5/20 Spørgsmål til udbudsmaterialet, herunder anmodning om yderligere oplysninger, skal stilles skriftligt via e-mail til Lars Rieks på direktoer@laesoe-line.dk, cc nfp@fl.dk og mærkes Læsø Udbud af skibsteknisk rådgivning. Mundtlige henvendelser vil, af hensyn til Færgeselskabets forpligtelse til at behandle tilbudsgiverne lige, blive afvist. Alle spørgsmål og svar vil blive gjort tilgængelige for samtlige tilbudsgivere i anonymiseret form på www.laesoe-line.dk. Eventuelle spørgsmål til udbudsmaterialet og/eller den udbudte opgave skal være stillet senest den 24. april 2017. Henvendelser, som modtages efter den 24. april 2017, kan således ikke garanteres besvaret. 3.3 Rettelsesblade I tilfælde af, at Færgeselskabet finder det nødvendigt at foretage ændringer i udbudsmaterialet og/eller supplere oplysninger i udbudsmaterialet, vil meddelelse herom blive givet skriftligt til samtlige tilbudsgivere i form af rettelsesblade. Rettelsesblade nummereres fortløbende og indgår i udbudsmaterialet. Rettelsesblade offentliggøres på www.laesoe-line.dk. Der vil ikke blive udsendt rettelsesblade efter den 25. april 2017, med mindre der indkommer spørgsmål, som det ikke er muligt at besvare inden den 25. april 2017, som følge af tidspunktet for spørgsmålenes fremsættelse. 4. Den udbudte rådgivningsopgave 4.1 Rådgivningsopgavens omfang Færgeselskabet overvejer at indkøbe en ny færge til at betjene den offentlige rute mellem Læsø og Frederikshavn. For nuværende er der 2 færger i drift på ruten Margrete Læsø og Ane Læsø. Den nye færge skal som udgangspunkt kunne løfte den nuværende kapacitet og samtidig tilføre rederiet den nødvendige ekstra kapacitet, så den øgede efterspørgsel efter rejser til og fra Læsø kan efterkommes. Den udbudte opgave omfatter skibsteknisk rådgivning og byggetilsyn i forbindelse med indkøb af en nybygget færge med en på nuværende tidspunkt forventet ka-
6/20 pacitet til 170-200 personbiler, 600-750 passagerer, en sejltid på 1 time og 15 minutter for den 14,7 sømil lange distance og en havnetid til af- og pålæsning af fyldt skib på 15 minutter. Som led i udbuddet skal mulighederne for at udstyre den nybyggede færge med en dual fuel MGO/LNG motor konfiguration eventuelt kombineret med en batteripakke undersøges og vurderes. Den udbudte rådgivningsopgave omfatter følgende ydelser: 4.1.1 Markedsdialog Formålet med markedsdialogen er primært at indhente prisindikationer og anden information til brug for udarbejdelse af udbudsmaterialet, herunder færgens kapacitet, opbygning og indretning, men også at forberede markedet på det kommende udbud. Markedsdialogen kan efter omstændighederne gennemføres ad flere omgange sideløbende med udarbejdelse af udbudsmaterialet. Ydelsen udføres efter medgået tid inden for en honorarramme. 4.1.2 Udarbejdelse af kravsspecifikation mv. og annoncering af EU udbud Indkøb af en nybygget færge skal udbydes som et udbud med forhandling efter udbudsloven og med deltagelse af 3-5 værfter. Rådgivers ydelser omfatter følgende: Udarbejdelse af kravsspecifikation, herunder o Gennemførelse af interessent-/brugerdialog Udarbejdelse af General Arrangement Udarbejdelse af krav til interiør og design, herunder o Gennemførelse af interessent-/brugerdialog Udarbejdelse af BIMCO-Kontrakt Udarbejdelse af øvrige dele af udbudsmaterialet, herunder o Udbudsbrev o Udbudsbetingelser o Udbudsbekendtgørelse o ESPD Annoncering af udbuddet i EU-Tidende Løbende besvarelse af spørgsmål og svar samt udsendelse af rettelsesblade
7/20 Ydelsen udføres til en fast pris. 4.1.3 Forhandling og vurdering af tilbud Gennemgang og vurdering af de indledende tilbud Gennemførelse af forhandlinger med tilbudsgiverne Rådgiver skal påregne, at der skal gennemføres minimum 2 forhandlingsrunder med tilbudsgivere, og der skal mellem disse forhandlingsrunder foretages vurdering af tilbud og eventuelt justering af udbudsmaterialet og udsendelse af referater mv. Vurdering af de endelig tilbud Orientering af tilbudsgiverne om resultatet af udbuddet Kontraktforhandlinger med den vindende tilbudsgiver Rådgivers ydelser udføres efter medgået tid indenfor en honorarramme. 4.1.4 Tegningsgodkendelse Ydelsen omfatter løbende godkendelse af værftets tegninger. Ydelsen udføres til en fast pris. 4.1.5 Byggetilsyn Rådgiver skal føre byggetilsyn på følgende områder: Tilsynsledelse Interiør og design Stålarbejde Elsystem Maling Fremdrivningsanlæg Varme og ventilation Rådgiver skal i forbindelse med byggetilsynet deltage i alle tests, herunder seatrials. Repræsentanter fra Færgeselskabet vil ligeledes deltage i byggetilsynet. Uanset dette forhold bærer rådgiver dog det fulde tilsynsansvar.
8/20 Byggetilsyn udføres til en fast pris for en byggeperiode på 18 måneder regnet fra steelcut (værftets udskæring af stålplader). Såfremt byggeperioden forsinkes, honoreres rådgiver med en fast pris pr. uge, som byggeperioden på 18 måneder overskides. 4.1.6 Koordinering med havneingeniør og havnebygger I forbindelse med byggeriet af den nye færge skal rådgiveren løbende foretage den nødvendige koordinering med havneingeniør og havnebygger. Ydelsen udføres efter medgået tid inden for en honorarramme. 4.1.7 Overtagelse og acceptforhandlinger Rådgiver skal bistå med overtagelse af færgen og acceptforhandlinger, herunder mangelgennemgang og mangelafhjælpning. Ydelsen udføres efter medgået tid inden for en honoraramme. 4.2 Kontrakten Rådgivningsaftalen skal indgås på grundlag af det kontraktudkast, der er vedlagt udbudsmaterialet. Den endelige kontrakt vil blive tilrettet i overensstemmelse med det vindende tilbud. 5. Tilbudsgivers egnethed - mindstekrav 5.1 Udelukkelsesgrunde Tilbudsgivere, der befinder sig i én af udelukkelsesgrundene i udbudslovens 135, 136 eller 137, er afskåret fra at afgive tilbud. 5.2 Økonomisk og finansiel formåen Tilbudsgiver skal opfylde følgende mindstekrav for at kunne afgive tilbud: Tilbudsgivers omsætning i det seneste afsluttede regnskabsår skal være minimum 15 mio. DKK ekskl. moms. Tilbudsgivers resultat før skat skal i det seneste afsluttede regnskabsår have været positiv.
9/20 Tilbudsgivers egenkapital i det seneste afsluttede regnskabsår skal være minimum 1.000.000 DKK. 5.3 Teknisk og faglige formåen Tilbudsgiver skal opfylde følgende mindstekrav for at kunne afgive tilbud: Tilbudsgiver skal inden for de seneste 3 år kunne dokumentere minimum 1 reference på skibsteknisk rådgivning i forbindelse med design, konstruktion, byggetilsyn, projektstyring og idriftsættelse af LNG færge med en kapacitet på minimum 120 personbilenheder og 500 passagerer. Tilbudsgiver skal inden for de seneste 3 år kunne dokumentere minimum 1 reference på gennemførelse af EU-udbud og deltagelse i kontraktforhandlinger med værft og leverandør vedrørende indkøb af en færge med kapacitet til minimum 120 personbilenheder og 500 passagerer. 6. Udarbejdelse af tilbud 6.1 Sprog og tilbudspriser Tilbuddet skal afgives på dansk, ligesom al skriftlig og mundtlig kommunikation i forbindelse med afgivelse af tilbud og deltagelse i forhandlingerne skal være på dansk. Beløbsangivelser skal være i danske kroner (DKK) ekskl. moms. 6.2 Vedståelsesfrist/accept Tilbudsgiverne er forpligtet til at vedstå deres tilbud i 3 måneder fra tilbudsfristen. Hvis tilbudsfristen undervejs i udbuddet udskydes, udskydes vedståelsesfristen med et tilsvarende antal dage. 6.3 Tilbuddets udformning Tilbuddet skal vedlægges alle relevante oplysninger, som er nødvendige for en fuldstændig bedømmelse af tilbuddet og i den forbindelse fastlæggelse af ydelsens omfang og kvalitet. Med henblik på at opnå et ensartet grundlag for tilbudsgivningen, og dermed vurderingen af de indkomne tilbud (sammenlignelighed i besvarelsen), ønskes det, at tilbuddet følger nedennævnte disposition, jf. punkt 6.3.1 6.3.6.
10/20 6.3.1 Identifikation af tilbudsgiver mv. Oplysning om tilbudsgivers navn, adresse, telefonnr., e-mail samt kontaktpersoner. Oplysning om eventuelle væsentlige underleverandører/underentreprenører med tilsvarende angivelse af navn, adresse, telefonnr., e-mail samt kontaktpersoner. 6.3.2 Forbehold og forudsætninger Forbehold overfor udbudsmaterialet samt Færgeselskabets krav, skal angives særskilt under overskriften Forbehold. Forbehold skal være specifikke og skal så vidt muligt referere til konkrete bestemmelser i udbudsmaterialet. Tilbudsgiver skal desuden under overskriften Forudsætninger angive, hvilke forudsætninger, der er lagt til grund for tilbuddet, herunder hvis der er punkter i udbudsmaterialet, der forekommer uklare. Der kan ikke tages forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller mindstekrav. Tilbud med forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller mindstekrav vil derfor blive afvist som ikke konditionsmæssige. Færgeselskabet er desuden berettiget til at afvise tilbud, der indeholder forbeholde overfor ikke grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller alternativt søge sådanne forbehold prissat. Tilbudsgiver opfordres derfor til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål, jf. ovenfor punkt 3.2, således at forbehold og forudsætninger i videst muligt omfang undgås. 6.3.3 Krav til tilbudsgivers egnethed mv. Tilbudsgiver skal i forbindelse med sit tilbud aflevere udfyldt ESPD, jf. bilag 1 til disse udbudsbetingelser. Bilag 1 er en elektronisk version XML-fil af ESPD-dokumentet, som tilbudsgiver skal udfylde elektronisk.
11/20 Tilbudsgiver skal udfylde ESPD, Del II-VI. Der skal ikke vedlægges anden/supplerende dokumentation vedrørende udelukkelse og/eller egnethed end ESPD-dokumentet. For yderligere oplysninger om ESPD-dokumentet henvises til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning, Vejledning til Det fælles europæiske udbudsdokument, december 2015, samt den særskilte vejledning om den elektroniske udgave af ESPD-dokumentet, ESPD Sådan virker det, september 2016. En tilbudsgiver, der deltager alene og ikke baserer sig på andre enheders kapacitet for at kunne opfylde egnethedskravene, skal kun udfylde et ESPD. En tilbudsgiver, der deltager alene, men baserer sig på én eller flere andre enheders kapacitet, skal sikre, at Færgeselskabet modtager tilbudsgivers eget ESPD sammen med et separat ESPD med de relevante oplysninger for hver af de enheder, som tilbudsgiver baserer sig på for at kunne opfylde mindstekravene til egnethed. Hvis tilbudsgiver er et konsortium, skal hver deltager i konsortiet aflevere et særskilt ESPD med de oplysninger, der kræves i ESPD en, Del II-VI. 6.3.3.1 ESPD, Del II Oplysninger om den økonomiske aktør (tilbudsgiver) Tilbudsgivers kontaktdata mv. I ESPD, Del II, afsnit A angiver tilbudsgiver alle relevante oplysninger om sig selv. Følgende dele af ESPD, Del II, afsnit A skal dog ikke udfyldes: Kun i forbindelse med reserveret kontrakt Hvis det er relevant, angives den eller de delkontrakter, som den økonomiske aktør ønsker at afgive tilbud på Ansøgeres repræsentanter Oplysning gives ved at udfylde ESPD, Del II, afsnit B Udnyttelse af andre enheders kapacitet
12/20 Tilbudsgiver skal oplyse, om tilbudsgiver baserer sig på underleverandører eller andre for at kunne opfylde mindstekravene til egnethed. Oplysning afgives ved at udfylde ESPD, Del II, afsnit C. Såfremt ansøger baserer sig på underleverandører (andre enheders kapacitet, herunder koncernforbundne selskaber) i forhold til den økonomiske og finansielle formåen eller den tekniske formåen, herunder i forhold til opfyldelse af mindstekravene, skal ansøger vedlægge sit tilbud en særskilt ESPD udfyldt af underleverandøren med de oplysninger, der anmodes om i ESPD, Del II, afsnit A og B, Del III og Del IV. Færgeselskabet kræver ikke udfyldelse af ESPD, Del II, afsnit D Særligt for konsortier Hvis tilbudsgiver er et konsortium, skal der medsendes et særskilt udfyldt ESPD for hver enkelt deltager i konsortiet efter anvisningerne i nærværende punkt 6.3.3. Underleverandører Foruden vedlæggelse af særskilt udfyldelse af ESPD for de underleverandører, som tilbudsgiver baserer sig på, skal tilbuddet endvidere vedlægges en rådighedserklæring, der dokumenterer, at tilbudsgiver kan disponere over den pågældende underrådgivers finansielle og/eller tekniske kapacitet for at underrådgivers finansielle og/eller tekniske kapacitet vil blive taget i betragtning. 6.3.3.2 ESPD, Del III Udelukkelsesgrunde (obligatoriske og frivillige) Tilbudsgivere, der befinder sig i en af udelukkelsesgrundene i udbudslovens 135, 136 eller 137 er afskåret fra at afgive tilbud. Tilbudsgiver skal derfor erklære, at tilbudsgiver ikke befinder sig i en af udelukkelsesgrundene i udbudslovens 135, 136 eller 137. Erklæring afgives ved at udfylde ESPD, Del III, afsnit A, B og C. Opmærksomheden henledes på, at udelukkelsesgrundene i udgangspunktet er udfyldt med et Nej. Tilbudsgiver behøver således ikke at udfylde ESPD, Del III, afsnit A, B og C, med mindre tilbudsgiver er omfattet af en af udelukkelsesgrundene.
13/20 Følgende dokumentation for personlige forhold behøver ikke indgå i tilbuddet, men skal fremlægges, når ordregiver anmoder herom, jf. udbudslovens 151: Serviceattest, erklæring under ed eller erklæring på tro og love Som bevis for at tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens 135, 136 og 137 skal tilbudsgiver fremlægge: 1. Uddrag fra det relevante register eller tilsvarende dokument udstedt af kompetent rets- eller administrativ myndighed, der viser, at tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene. 2. Et certifikat udstedt af den kompetente myndighed i det pågældende land som bevis for, at ansøgeren ikke har ubetalt, forfalden gæld til offentlige myndigheder vedrørende skatter, afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til dansk lovgivning eller lovgivning i det land, hvor tilbudsgiver er etableret, jf. udbudslovens 135, stk. 2. For så vidt angår danske tilbudsgivere kan beviset bestå i en serviceattest. Serviceattester udstedes af Erhvervsstyrelsen. Er tilbudsgiver ikke fra Danmark, og udsteder tilbudsgiverens hjemland ikke certifikater eller dokumenter eller dækker disse ikke alle de i 135, 136 og 137 nævnte tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed. Anvendes edsaflæggelse i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en erklæring på tro og love i overensstemmelse med udbudslovens 153, stk. 2. 6.3.3.3 Krav til tilbudsgivers økonomiske og finansielle kapacitet Tilbudsgiver skal oplyse tilbudsgivers samlede årsomsætning, tilbudsgivers resultat og tilbudsgivers egenkapital. Oplysningerne skal afgives for det senest tilgængelige regnskabsår og afgives ved at udfylde ESPD, Del IV, afsnit B. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, beregnes omsætning/egenkapitalen som tilbudsgivers og disse andre enheders samlede årlige omsætning/egenkapital i det seneste regnskabsår. Med en sammenslutning af virksomheder (fx i konsortium) beregnes omsætning/egenkapital som virksomhedens samlede årlige omsætning/egenkapital i det seneste regnskabsår. 6.3.3.4 Krav til tilbudsgivers tekniske og faglige formåen
14/20 Tilbudsgiver skal beskrive tilbudsgivers betydeligste leverancer inden for de seneste 3 år. Referencelisten skal indeholde en beskrivelse af den leverede ydelse, beløb, dato og modtager. Beskrivelsen skal dokumentere, at tilbudsgiver opfylder mindstekravene til teknisk og faglig formåen, jf. punkt 5.3. Oplysningerne afgives ved at udfylde ESPD, del IV, afsnit C. 6.3.4 Honorar Tilbud skal afgives ved udfyldelse af den i udbudsmaterialet vedlagte tilbudsliste. Alle poster på tilbudslisten skal være udfyldt i deres helhed. De i tilbudslisten angivne priser skal være i danske kroner ekskl. moms. 6.3.5 Organisation og faglige kompetencer Til brug for vurdering af underkriteriet Organisation og faglig kompetence skal tilbudsgiver vedlægge en organisationsplan med angivelse af de nøglemedarbejdere, der påtænktes tilknyttet rådgivningsopgaven. Organisationsplanen skal tydeliggøre den enkelte nøglemedarbejderes rolle. Det skal af organisationsplanen tydeligt fremgå hvilke nøglemedarbejdere, der har ansvaret for følgende kompetenceområder: Projektleder/projektansvarlig Gennemførelse af markedsdialog Gennemførelse af brugerinddragelse/interessentdialog Udarbejdelse af kravsspecifikation, General Arrangement, interiør og design Udarbejdelse af øvrigt udbudsmateriale (udbudsbetingelser, udbudsbekendtgørelse og BIMCO-Kontrakt) Gennemførelse af udbud, herunder deltagelse i forhandlinger med tilbudsgiverne Tegningsgodkendelse Byggetilsyn inden for følgende områder o Tilsynsledelse o Interiør, design o Stålarbejder o Elsystem o Maling o Fremdrivningsanlæg o Varme og ventilation
15/20 o Deltagelse i tests Koordinering med havneingeniør og havnebygger Deltagelse i levering og accept og forhandling. Samme nøglemedarbejder kan have flere kompetenceområder. Derudover skal der vedlægges CV for de tilbudte nøglemedarbejdere. CV erne skal udformes, så det klart fremgår, hvilke kompetencer og erfaringer de pågældende medarbejdere besidder i relation til den udbudte opgave. Medarbejdernes medarbejderkategori (A, B, C, D), jf. tilbudslisten, skal klart fremgå af CV erne. Der henstilles til, at de enkelte CV er makimalt udgør 2 A4-sider i skriftstørrelse 10. Organisationsplanen bør endelig suppleres med en beskrivelse af, hvordan tilbudsgiver vil sikre videndelen i den enkelte organisation, herunder hvorledes opgavens kvalificerede udførelse er sikret i tilfælde af, at enkeltpersoner får forfald, uanset om dette måtte være i en begrænset periode eller permanent. 6.3.6 Metodebeskrivelse Til vurdering af underkriteriet metodebeskrivelse skal tilbudsgiver vedlægge en fyldestgørende beskrivelse af, hvorledes tilbudsgiver vil løse den udbudte opgave. Metodebeskrivelsen skal omfattende følgende elementer af den udbudte rådgivningsopgave: Gennemførelse af markedsdialog Udarbejdelse af kravsspecifikation, General Arrangement samt krav til interiør og design, herunder gennemførelse af brugerinddragelse / interessentinddragelse Byggetilsyn Metodebeskrivelsen bør indeholde en beskrivelse af følgende elementer: Hvordan planlægges opgaven Hvordan inddrages brugere og interessenter Forventninger til samarbejdet med Færgeselskabet Hvordan styres opgaven tidsmæssigt og økonomisk Hvordan sikres det, at ordregivers kravsspecifikation og intensioner opfyldes, herunder hvorledes den løbende kvalitetssikring af ydelsen gennemføres samt tilbudsgivers model for erfaringsopsamling
16/20 Det forventes, at metodebeskrivelsen redegør for inddragelse af de relevante kompetencer i den tilbudte organisation, således at der kan dokumenteres sammenhæng mellem den tilbudte organisation og metodebeskrivelsen. Færgeselskabet ønsker ikke alene tilbudsgivers ideelle forløb af opgaven, men ligeledes tilbudsgivers beskrivelse af, hvorledes udfordringer, barrierer/problemer vil blive håndteret. Der henstilles til, at tilbudsgivers metodebeskrivelse maksimalt fylder 6 A4 sider ekskl. illustrationer i skriftstørrelse 10. 6.4 Tilbudsgivers omkostninger Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med udbudsforretningen er Færgeselskabet uvedkommende og kan ikke kræves refunderet af Færgeselskabet. Der ydes således ikke betaling for deltagelse i udbudsforretningen. 6.5 Fortrolighed og ejendomsret 6.5.1 Fortrolighed Tilbudsgiver, tilbudsgivers personale, rådgivere mv. er forpligtet til at iagttage ubetinget tavshed og fortrolighed overfor tredjemand med hensyn til alle oplysninger, som måtte komme til tilbudsgivers kundskab i forbindelse med udbudsforretningen og som angår forhold, der ikke er offentligt tilgængelige. 6.5.2 Ejendomsret Udleveret udbudsmateriale og de heri indeholdte informationer er Færgeselskabets ejendom. Materialet må ikke bruges i andre sammenhænge end nærværende udbudsforretning, uden Færgeselskabets forudgående skriftlige samtykke. De afgivne tilbud vil ikke blive tilbageleveret til tilbudsgiver. 7. Aflevering af tilbud 7.1 Tilbudsfrist Tilbud skal være modtaget senest den 2. maj 2017 kl. 14.00. 7.2 Tilbud skal fremsendes til:
17/20 Bech-Bruun Att.: Advokat Tina Braad Værkmestergade 2 8000 Aarhus C tbr@bechbruun.com Tilbuddet kan fremsendes pr. e-mail. Såfremt tilbuddet fremsendes med post eller afleveres personligt, skal tilbuddet vedlægges en digital pdf-udgave på usb-stik. Tilbuddet skal være mærket Fortroligt Læsø tilbud på skibsteknisk rådgivning. 7.3 Åbning af tilbud Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud. 8. Tilbudsevaluering 8.1 Tildelingskriterier Kontrakten vil blive tildelt på grundlag af tildelingskriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet. Færgeselskabet vil i den forbindelse lægge følgende underkriterier til grund: Honorar/pris 40% Organisation og faglige kompetencer 40% Metodebeskrivelse 20% Færgeselskabet vil ved vurderingen af underkriterierne lægge vægt på følgende: 8.1.1 Økonomi Ved vurdering af Økonomi vil Færgeselskabet lægge vægt på følgende delkriterier med følgende interne vægtning: Honorar (fast pris) 70% Timepriser 30%
18/20 Vurderingen af honorar (fast pris) vil blive baseret på en vurdering af følgende priser med følgende interne vægtning: Udarbejdelse af kravsspecifikation, General Arrangement og øvrigt udbudsmateriale 25% Tegningsgodkendelse 5% Byggetilsyn 70% o Pris for 18 måneder 90% o Pris pr. uge 10% Vurderingen af de tilbudte timepriser vil blive foretaget på baggrund af den gennemsnitlige timepris for de på tilbudslisten anførte medarbejderkategorier (A, B, C, D). 8.1.2 Organisation og faglige kompetencer Ved vurderingen af Organisation og faglige kompetencer ved Færgeselskabet lægge vægt på, at tilbudsgiver har en tilstrækkelig projektorganisation med tilstrækkelig erfaring, faglig brede og dybde til at kunne gennemføre en kvalificeret rådgivning. Der lægges i den forbindelse vægt på: At der foreslås en organisation, der har erfaring med gennemførelse af udbud af færgekontrakter (udarbejdelse af udbudsstrategi og udbudsmateriale), gennemførelse af forhandlinger og kontraheringer. At der foreslås en organisation, der har erfaring med tilsyn med færgebyggerier. At opgavernes kvalificerede udførelse er sikret i tilfælde af enkeltpersoners forfald, uanset om dette måtte være i en begrænset periode eller permanent. 8.1.3 Metodebeskrivelse Ved vurderingen af metodebeskrivelse vil Færgeselskabet lægge vægt på kvaliteten af tilbudsgivers opfyldelse af opgaven. Vurderingen af metodebeskrivelse vil således være en samlet helhedsvurdering af tilbudsgivers planlægning af opgaven, herunder inddragelse af bruger, interessenter og Færgeselskabet samt tilbudsgivers styring af opgaven tidsmæssigt, økonomisk og kvalitetsmæssigt.
19/20 8.2 Evaluering og behandling af tilbud Ved bedømmelse af de modtagne tilbud i henhold til underkriteriet Organisation og faglige kompetencer vil følgende skala blive anvendt: Point 10 9 8 Gives for det fremragende tilbud som bedst muligt opfylder underkriteriet med ingen eller få uvæsentlige undtagelser 7 Gives for tilbud med en god opfyldelse af underkriteriet 6 5 4 3 2 Gives for tilbud med en middel tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet Gives for tilbud med en mindre tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet 1 0 Gives for et tilbud, som kun netop er konditionsmæssigt (men hvor der ikke er oplysninger, der belyser opfyldelsen af underkriteriet) Alle point i skalaen finder anvendelse. Ved vurderingen af underkriteriet Økonomi, herunder de enkelte delkriterier, vil tilsvarende blive anvendt en pointskala fra 0-10, hvor 0 gives for det tilbud, som kun netop er økonomisk acceptabelt, mens at 10 point gives for den bedst tænkelige pris i forhold til den udbudte opgave. Det enkelte tilbud tildeles point ved en lineær interpolation mellem disse to yderpunkter. Den bedst tænkelige pris defineres som den laveste konditionsmæssige pris, mens det netop økonomisk acceptable tilbud, er tilbud, der er 50% dyrere end den laveste tilbudte konditionsmæssige pris. Såfremt der mod forventning måtte
20/20 være et større prisspænd end 50% mellem tilbuddene, gives karakteren 0 til det dyreste konditionsmæssige tilbud. 8.3 Orientering Samtlige tilbudsgivere vil hurtigst muligt og samtidig blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen. Meddelelser til den vindende tilbudsgiver om at tilbudsgiverens tilbud er identificeret som det økonomisk mest fordelagtige tilbud er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med tilbudsgiveren. Endelig og bindende aftale anses således ikke for indgået, før kontrakten er underskrevet ubetinget af begge parter. Kontrakt vil tidligst blive indgået efter udløbet af en standstill-periode på 10 kalenderdage, regnet fra dagen efter den dag, hvor Færgeselskabet har afsendt elektronisk underretning til tilbudsgiveren om resultatet af udbudsforretningen.