Pilotprojekt på SCIENCE vedr. IT-understøttelse af ph.d.-administrationen Status for projektet Maj 2017 Det Natur- og Biovidenskabelige Fakultet SCIENCE Forskning og Innovation (SCI-FI)
08-05-2017 2 Indhold Slide 3-7: Status for projektet og plan for de næste skridt Slide 8: Hvordan holder jeg mig informeret om projektet? Slide 9-21: Baggrundsinformation: Projektbeskrivelse
3 Overordnet tidsplan for pilotprojektet August 2016 --------------------------------------------------------------------------------- Marts 2018 Fase 1: Projektopstart Fase 2: Planlægning, analyse og specifikation Fase 3: Beslutning og udførelse Fase 4: Afslutning og overgang til drift Delleverance 1 Delleverance 2 Delleverance 3 Delleverance 4 Delleverance 5 Delleverance 6 Delleverance 8
4 Status for tidsplan og leverancer Nr. Beskrivelse af delleverance Tidsplan Status Delleverance 1: Afdækning af erfaringer med eksisterende muligheder August 16 januar 17 Delleverance 2: Delleverance 3: Delleverance 4: Kortlægning af workflows og afdækning af behov på SCIENCE, samt de øvrige fakulteter via Fase 3-projektet Udarbejdelse af SCIENCE s forretningsmæssige kravsspecifikation Valg af IT-leverandør og indkøb af IT-system, herunder: Beslutning vedr. gennemførelse af udbud Høring i EU-databasen TED om begr. undtagelse Udarbejdelse af IT-teknisk kravsspecifikation Forhandling med IT-leverandør Talentsoft Styregruppens godkendelse af kontrakt Indgåelse af kontrakt med Talentsoft Delleverance 5: Udarbejdelse af implementerings- og udrulningsplan Orientering med mulighed for kommentering i referencegrupperne og Fase 3-projektledelsen Godkendelse i styregruppen Delleverance 6: Implementering af systemet på SCIENCE: Udvikling, test og tilpasning, organisering og support, kompetenceudvikling af brugere mv. Oktober 16 januar 17 Januar 17 marts 17 Marts 17 juni 17 Maj 17 juni 17 Juli 17 december 17 Delleverance 7: Ibrugtagning af IT-systemet Senest 1. januar 2018 Endelig dato afventer implementeringsplanen Delleverance 8: Forankring og projektafslutning, herunder beslutning vedr. plan for udrulning til resten af KU Januar 18 marts 18 Igangværende I gang I gang Afventer Afventer Igangværende 30/5-11/6 Afventer Ikke igangsat Ikke igangsat Ikke igangsat
5 Afrapportering på de afsluttede delleverancer Delleverance 1: Afdækning af erfaringer med eksisterende muligheder på markedet Projektgruppen har været i dialog med bl.a. AU, CBS og ITU om deres systemløsning Projektgruppen har afsøgt markedet for mulige leverandører og har haft en leverandørpræsentation fra en mulig leverandør. Delleverance 2: Kortlægning af workflows og afdækning af behov En arbejdsgruppe bestående af slutbrugerrepræsentanter fra SCIENCE har i november og december 2016 gennemgået workflows og drøftet behov og ønsker til det nye system. Arbejdsgruppen har afholdt 5 workshops og har på denne baggrund lavet en indstilling til styregruppen med ønsker til det nye system. Indstillingen blev behandlet på styregruppemødet d. 19. januar 2017. Delleverance 3: Udarbejdelse af kravsspecifikation På baggrund af analysearbejdet under delleverance 1 og 2 er materialet til kravsspecifikationen for det kommende IT-system udarbejdet. Det endelige udkast til den forretningsmæssige kravsspecifikation blev godkendt af styregruppen den 3. marts 2017. En arbejdsgruppe under projektgruppen med deltagelse af Michael Cleve Hansen og Ann Winther Poulsen fra Ph.d.-skole administrationen på SCIENCE har stået for udarbejdelsen af materialet med bidrag fra Koncern IT, SCIENCE IT og den øvrige projektgruppe med slutbrugerrepræsentanter fra SCIENCE s institutter. For at sikre koordinering med fase 3 projektet på KU, er kravsspecifikationen blevet drøftet med SUND og Søndre City, og bilag er vedlagt med deres særskilte ønsker.
6 Status for arbejdet med delleverance 4 og 5 Indkøb af IT-system og udarbejdelse af implementerings- og udrulningsplan Status vedr. valg af IT-leverandør Der er i april 2017 gennemført en begrundelse for begrænset udbud som en 10-dages høring i EU-databasen TED, da der kun synes at være en mulig leverandør på markedet. Status: Kun en leverandør (Talentsoft) har budt ind på opgaven i høringsperioden, og derfor er forhandlingerne med denne leverandør påbegyndt primo maj. AU, CBS og ITU benytter også denne leverandør til understøttelse af deres ph.d.-administration. Plan for forventet indgåelse af kontrakt Forhandlingsprocessen strækker sig over maj-juni 2017 med forventet indgåelse af kontrakt ultimo juni 2017. Udarbejdelse af implementerings- og udrulningsplan Parallelt med forhandlingerne med Talentsoft udarbejdes implementerings- og udrulningsplanen for SCIENCE, inkl. en perspektivering ift. udrulning på resten af KU på sigt. Referencegrupperne og projektledelsen i Fase 3-projektet på ph.d.-området på KU involveres og orienteres løbende og får mulighed for at komme med input forud for behandlingen af materialet i styregruppen den 21. juni 2017.
7 Juli-december 2017: implementering af PhD Planner Delleverance 6 og 7 Implementering af det nye IT-system PhD Planner gennemføres i perioden juli-december 2017 (forventet) Implementeringsperioden indeholder bl.a. følgende aktiviteter: Test, udvikling og tilpasning af systemet til SCIENCE s/ku s behov Integration af systemet Kompetenceudviklingstilbud for de forskellige slutbrugergrupper Og endelig udrulning og ibrugtagning af systemet senest ultimo december 2017. Etablering af testgruppe I juni 2017 vil institutterne via referencegrupperne blive inviteret til at melde slutbrugerrepræsentanter ind til en testgruppe, der i løbet af efteråret 2017 skal bidrage til at teste det indkøbte IT-system. Systemet forventes at være rullet ud og taget i brug på hele SCIENCE inden udgangen af 2017. Fra systemet tages i brug og frem til udgangen af marts 2018 vil der være ekstra fokus på at sikre den nødvendige support af slutbrugerne (VIP, TAP, Ph.d.-studerende og superbrugere). Herefter vil systemet overgå til drift med en dertil hørende supportmodel. Pilotprojektet lukker ned, når systemet er overgået til drift, og styregruppen har truffet beslutning om udrulning til resten af KU (forventet ultimo marts 2018).
8 Hvordan holder jeg mig informeret? Information om pilotprojektet på SCIENCE Inge-Sofie Sørensen, chef for SCIENCE Forskning og Innovation iss@science.ku.dk Michael Cleve Hansen, faglig leder for Ph.d.-skole administrationen mclh@science.ku.dk Gabi Omdahl, IT-projektledelse og processtyring i Koncern-IT/FA gabi.omdahl@adm.ku.dk Tina Skriver Didriksen, projektledelse og processtyring på SCIENCE tinad@science.ku.dk SCIENCE s Ph.d.-skole administration Du er også velkommen til at skrive til SCIENCE s Ph.d.-skole administration phd@science.ku.dk Information om Fase 3-projektet på ph.d.-området på KU Pilotprojektet på SCIENCE er en del af Fase 3-projektet på ph.d.-området på KU. Hvis du har spørgsmål vedr. Fase 3-projektet, kan du henvende dig til Forskning & Innovation i Fællesadministrationen på KU inno@adm.ku.dk
9 Baggrundsinformation: Projektbeskrivelse
10 Baggrund (1) Oplevet behov 1. Utilstrækkelig systemunderstøttelse og mange manuelle ressourcekrævende rutiner Administration ph.d.-studerende på KU er i dag en kompliceret affære, bl.a. fordi systemunderstøttelsen til administrationen af de ph.d.-studerende ikke er optimal. Der er mange manuelle og forskelligartede rutiner, og for vejledere og ph.d.-studerende er der ingen systematisk og automatiseret systemunderstøttelse. Vejledere, ph.d.-studerende, institutternes ph.d.-sekretærer og ledelse, herunder ph.d.- koordinatorer har ikke adgang til det nuværende system og tidligere rapporter. Herudover opleves et stort udækket behov for ledelsesværktøjer til udtræk af rapporter og statistikker. 2. Det nuværende IT-system er utidssvarende En KU-styregruppe nedsat af universitetsdirektøren anbefalede i sommeren 2014, at FØNIX skiftes ud med et tidssvarende system, bl.a. som følge af de tekniske forhold, men også for at give brugerne en bedre og mere tidssvarende grænseflade inkl. bl.a. online ansøgningsskemaer med indbyggede workflows, og transparens i sagsbehandling mv.
11 Baggrund (2) Beslutning om igangsættelse af pilotprojekt på SCIENCE Pilotprojekt på SCIENCE fra efteråret 2016 Der er fortsat et udtalt efterslæb på IT-området i ph.d.-administrationerne på KU. Ledelsen på SCIENCE besluttede derfor i sommeren 2016, at igangsætte nærværende projekt, der i efteråret som følge af Fase 3-analysen af ph.d.-området af LT blev besluttet skulle indgå som pilotprojekt for et fælles KU-projekt om indkøb og implementering af tidssvarende ITunderstøttelse i ph.d.-administrationen på hele KU. Pilotprojektet skal undersøge muligheder for fuld it-understøttelse af processerne omkring ph.d.-administrationen på tværs af SCIENCE og på baggrund heraf indkøbe og implementere et nyt ph.d.-administrativt system, der opfylder nutidig standard, herunder bl.a. online brugergrænseflade og selvbetjening til erstatning af de nuværende word/pdf-blanketter og manuelle processer. Projektet fungerer dermed som pilotprojekt for hele KU ift. at finde muligheder for ITunderstøttelse til ph.d.-området på tværs af alle ph.d.-skolerne på KU. Derfor er projektet blevet forankret i AL s IT-portefølje, og der er en tæt koordinering i forhold til KU s opfølgning på fase 3 ph.d.-undersøgelsen.
12 Pilotprojektets formål At udvælge og implementere et nyt ph.d.-administrativt system på SCIENCE, forud for en videre implementering af samme system på hele KU, så ITunderstøttelsen af arbejdsprocesserne moderniseres, forbedres og effektiviseres for alle involverede parter i et ph.d.-forløb. Herunder blandt andet at : optimere og effektivisere arbejdsprocesser: fra ansøgning om indskrivning til dimission og diplomudstedelse understøtte ph.d.-forløbet så workflows for alle involverede parter lettes forbedre datakvaliteten statistik og øvrig ledelsesinformation forbedre det ledelsesmæssige overblik: en kvalificering af ledelsesinformationen vil give ledelsen en højere grad af mulighed for at træffe beslutninger om strategiske indsatser mv. på baggrund heraf.
13 Målbillede Pilotprojektet tager udgangspunkt i ph.d.-skolen på SCIENCE og vil opfylde følgende overordnede målbillede for alle involverede parter i de administrative processer omkring et ph.d.-forløb: En fuldt IT-understøttet ph.d.-administration af høj kvalitet for alle brugere Sikre, at alle der er involveret i de ph.d.-administrative processer har fuldt overblik ift. deres specifikke behov Sikre en høj grad af gennemsigtighed vedr. samarbejdsflader og opgaveløsninger samt tydelig kommunikation af disse Opnå fælles forståelse af arbejdsprocesser, roller og ansvar i de administrative processer i et ph.d.-forløb Skabe et optimeret drifts- og servicesamarbejde ift. de administrative dele af ph.d.-forløbet igennem en effektiv udnyttelse af de afsatte ressourcer til ph.d.-administrationen Mulighed for øget grad af selvbetjening Forbedret datakvalitet, der sikrer ledelsesinformation baseret på valide data Overholdelse af ph.d.-bekendtgørelsen og frister Sikre, at der arbejdes for, at de løsninger, som udvikles til brug for ph.d.-administrationen på SCIENCE på sigt kan overføres eller tilpasses til behovene i ph.d.-administrationen på SUND og Søndre City
14 Forretningsværdi forventede værdiskabelse Implementeringen af et mere tidssvarende IT-system vil i høj grad bidrage med en værdiskabelse på ph.d.-området på SCIENCE og siden på hele KU, når IT-systemet på sigt rulles ud. Værdiskabelsen vil komme til udtryk gennem opnåelsen af nedenstående gevinster og herigennem føre til en optimeret og bedre udnyttelse af de administrative ressourcer på ph.d.-området og i sidste ende en højere kvalitet i ph.d.-administrationen generelt. Projektet vil indirekte bidrage til indfrielsen af den af Fase 3-analysens forventede besparelse på ph.d.-området på tværs af KU på 10-15 %. Forventede gevinster: Mere effektive arbejdsgange og bedre udnyttelse af de afsatte ressourcer til ph.d.- administrationen Frigjorte ressourcer Automatiske remindere kombineret med et simpelt system gør, at flere indsender korrekt information til tiden Færre fejl og mindre tilbageløb Ingen dobbeltadministration og parallelle systemer Øget overholdelse af bekendtgørelsesfrister og indhold Mere valide, fyldestgørende og komplette data Hurtigere adgang til information af høj kvalitet Hurtigt og fuldt overblik for alle involverede parter i et ph.d.-forløb Større tilfredshed blandt alle involverede parter (inkl. VIP) i administrationen af et ph.d.-forløb
15 Leverancer Hovedleverance Udvælgelse og implementering af et adækvat integreret administrativt IT-system, der effektivt understøtter arbejdsprocesserne hos alle involverede parter i administrationen af et ph.d.-forløb i et brugervenligt interface. Delleverancer Følgende delleverancer skal tilsammen realisere hovedleverancen og målbilledet for projektet og dermed sikre de bedste muligheder for succes med projektet: Nr. Delleverance 1: Delleverance 2: Delleverance 3: Delleverance 4: Delleverance 5: Delleverance 6: Delleverance 7: Delleverance 8: Beskrivelse af delleverance Afdækning af erfaringer med eksisterende muligheder på markedet Kortlægning af workflows og afdækning af behov på SCIENCE, samt de øvrige fakulteter via Fase 3-projektet Udarbejdelse af SCIENCE s forretningsmæssige kravsspecifikation Valg af IT-leverandør og indkøb af IT-system Udarbejdelse af implementerings- og udrulningsplan Implementering af systemet på SCIENCE: Udvikling, test og tilpasning, organisering og support, kompetenceudvikling af brugere mv. Ibrugtagning af IT-systemet Forankring og projektafslutning, herunder beslutning vedr. plan for udrulning til resten af KU
16 Overordnet tidsplan for pilotprojektet August 2016 --------------------------------------------------------------------------------- Marts 2018 Fase 1: Projektopstart Fase 2: Planlægning, analyse og specifikation Fase 3: Beslutning og udførelse Fase 4: Afslutning og overgang til drift Delleverance 1 Delleverance 2 Delleverance 3 Delleverance 4 Delleverance 5 Delleverance 6 Delleverance 8
17 Pilotprojektets organisering Interessenter på resten af KU AL (Administrativ Ledelse på KU) KANFI (KU s Administrative Ledelsesnetværk for Forskning og Innovation) Projektledelsen i fase 3 projektet på ph.d.-området Projektejer Styregruppe Projektledelse & sekretariat Projektgruppe Referencegrupper på SCIENCE SFU (SCIENCE Forskningsudvalg) Ph.d.-udvalget ACF (SCIENCE s administrationschefer) ERFA-gruppen for ph.d.- sekretærer Netværk for ph.d.- koordinatorer Ad hoc arbejdsgrupper med slutbrugere fra institutterne på SCIENCE (VIP/TAP/ph.d.-studerende)
18 Projektdeltagere Styregruppe Morten Pejrup, prodekan for Forskning og leder af Ph.d.-Skolen, SCIENCE (Projektejer og formand) Henrik Zobbe, fakultetsdirektør på SCIENCE Kell Mortensen, professor ved NBI og formand for Ph.d.-udvalget, SCIENCE Lene Høg Jensen, administrationschef ved IGN, SCIENCE Inge-Sofie Sørensen, chef for SCIENCE Forskning og Innovation (SCI-FI) Klaus Kvorning Hansen, vicedirektør for Koncern-it, Fællesadministrationen Tina Lewis, chef for SUND Forskning og Innovation Steen Georg Brandt, Institutadministrator ved CHEM, SCIENCE Kim Brinckmann, Vicedirektør for Forskning & Innovation, KU Torben Rytter, Fakultetsdirektør ved TEO, KU Sekretær: Tina Skriver Didriksen, specialkonsulent i Ledelsessekretariatet, SCIENCE Projektgruppe SCI-FI: Inge-Sofie Sørensen, chef for SCI-FI (projektleder) Michael Cleve Hansen, faglig leder for Ph.d.-skole administrationen (suppl. PL) Ann Winther Poulsen (nøglemedarbejder barselsvikar overtager fra juni 2017) Hanne Grand (nøglemedarbejder, sekretær for projektgruppen) Institutrepræsentanter fra SCIENCE: Lars Nielsen, ph.d.-koordinator, professor og viceinstitutleder, IGN Ole Pedersen, ph.d.-koordinator, lektor, BIO Jon Sporring, ph.d.-vejleder, lektor, DIKU Camilla Willemoes Larsen, HR-konsulent og ph.d.-sekretær, IFRO Anine Laura Borger, ph.d.-studerende og medlem af ph.d.-udvalget, NBI Herudover ekstra ressourcer: SCI-LSEK: Tina Skriver Didriksen (projektledelse og processtyring) FA: Gabi Omdahl (IT-projektleder i KIT), Jan Danielsen (IT chefarkitekt i KIT) og Morten Have (indkøbskonsulent i INSE)
19 Roller og ansvar Overordnet ansvar og beslutningskompetence Projektejer Projektejeren har det absolutte ansvar for projektet og er således ansvarlig for, at projektet indfrier sine mål og leverer et produkt, der opnår det forventede udbytte. Projektejeren er desuden formand for projektets styregruppe. Besluttende Styregruppe Styregruppen leder og træffer beslutninger om projektets indhold, processer og løsninger efter indstilling fra projektgruppen. Styregruppen har ansvaret for at sikre fremdrift i projektet, herunder at allokere de nødvendige ressourcer. Udførende / Projektledelse Projektleder Projektlederen sikrer koordinering af projektgruppens arbejde i tæt dialog med projektejer. Projektlederen skal desuden sikre løbende kommunikation og samarbejde mellem styregruppen og projektgrupperne samt sikre løbende information til referencegrupperne. Projektlederen er ansvarlig for at samle projektgruppens arbejde og koordinere beslutningsoplæg og justeringer i projektets fremdrift. Udførende Projektgruppe Gennemfører projektet i overensstemmelse med projektbeskrivelsen. Deltagerne i projektgruppen er dem, der skal udføre arbejdet i projektet. Projektlederen er som formand en del af projektgruppen og er ansvarlig for at organisere projektet internt og uddelegere opgaver til projektdeltagerne. Der er en klar forventning om, at projektgruppens medlemmer deltager aktivt og med interesse. Rådgivende Referencegrupper Referencegrupperne repræsenterer interessentperspektivet og har fokus på brugernes behov. De har en rådgivende funktion i projektet og kan komme med forslag, råd og ønsker til projektet. Referencegrupperne involveres og holdes løbende orienteret igennem hele projektet med udgangspunkt i projektets plan for interessentinvolvering, som løbende behandles i styregruppen. Skal holdes orienteret Øvrige interessenter Denne gruppe udgør de øvrige relevante interessenter i projektets kontekst, som ikke er direkte involveret i projektarbejdet, men som løbende bør orienteres om projektets fremdrift. Styregruppen vil løbende tage stilling til involvering af denne målgruppe.
20 Udgangspunktet for projektarbejdet Tværgående involvering og repræsentation: Kernemålgrupperne fra institutterne er repræsenteret i projektets styregruppe og/eller projektgruppe samt i projektets referencegrupper. Referencegrupperne vil løbende blive involveret i projektet. Institutterne vil via referencegrupperne få mulighed for at melde yderligere deltagere ind til projektarbejdet for specifikke delleverancer. Institutrepræsentanterne i hhv. styre- og projektgruppe repræsenterer alle 12 institutter. Institutter, der ikke er repræsenteret i projektet, opfordres til at holde sig orienteret via deltagerne i styregruppen og projektgruppen eller via projektets hjemmeside. For at sikre videndeling og koordinering med det øvrige KU er såvel SUND som KIT/FA repræsenteret i projektet. Kommunikation: Stort fokus på jævnlig målrettet kommunikation til projektets referencegrupper omkring projektets formål og fremdrift. På dansk og på engelsk. Herudover relevant information til de øvrige interessenter for at sikre koordinering og videndeling med det øvrige KU. Resurseforbrug og tidsplan: Styregruppen har løbende fokus på ændringer i det estimerede resurseforbrug og tidsplanen.
21 Kommunikationsstrategi FORMÅL MED KOMMUNIKATIONSINDSATSEN: Sikre at alle involverede parter i projektet har samme opfattelse af projektet formål og leverancer Sikre at direkte interessenter er informeret om projektets fremdrift og at der er fokus på resultater og optimering Sikre at de berørte medarbejdere er forberedte på de forandringer, som projektet måtte medføre Sikre at projektet er imødekommende og åben over for dialog over for øvrige interessenter. NØGLEPRINCIPPER: Projektet skal kommunikere proaktivt om projektets formål, forløb og resultater igennem hele projektforløbet Kommunikationen skal være kontekst- og situationsbestemt og tilpasses de forskellige målgrupper Arbejdet med projektets leverancer sker i tæt samarbejde mellem SCIENCE Forskning og Innovation, institutterne og Koncern-IT i FA. Deltagerne i projektgruppen, referencegrupperne og styregruppen vil være de primære ambassadører og udgøre en vigtig kommunikationskanal for projektet Implementeringsprocessen skal være så transparent som muligt, og der udarbejdes en særskilt procesplan og kommunikationsplan for implementeringsforløbet Kommunikationen skal være tydelig i forhold til hvad der er besluttet, og hvad der er til drøftelse. MÅLGRUPPER (PRIMÆRE): Styregruppen Projektgruppen SCI-FI Ph.d.- administrationen Ph.d.-sekretærer på institutterne Ph.d.-studerende Ph.d.- skolelederen Referencegrupperne Ph.d.-vejledere (VIP) Institutledelserne HOVEDBUDSKABER: Projektet er igangsat for at implementere et nyt ph.d.- administrativt system, så IT-understøttelsen af arbejdsprocesser for alle involverede parter moderniseres, forbedres og effektiviseres. Projektet skal skabe et optimeret drifts- og servicesamarbejde ift. de administrative dele af ph.d.-forløbet igennem en effektivt udnyttelse af de afsatte ressourcer til ph.d.-administrationen for alle involverede parter. Projektet skal sikre en høj grad af gennemsigtighed vedr. samarbejdsflader og opgaveløsninger og en fælles forståelse af arbejdsprocesser, roller og ansvar ift. ph.d.-administrationen. Projektet har fokus på at opnå forbedret brugerservice og forbedret datakvalitet, der sikrer ledelsesinformation baseret på valide data samt fokus på bedre service for vejledere og ph.d.-studerende samt overholdelse af ph.d.-bekendtgørelsen og frister Institutterne involveres direkte i projektets styregruppe og projektgruppe, ligesom relevante fora på SCIENCE anvendes som referencegrupper til løbende kvalitetssikring af projektets arbejde. Projektet er forankret på SCIENCE, men fungerer også som pilotprojekt for hele KU ift. at finde muligheder for IT-understøttelse til ph.d.-området på tværs af alle ph.d.-skolerne. KANALER: Projektet vil anvende forskellige kanaler alt efter formål og målgruppe, fx KUnet (grupperum, nyheder mv.) Møder og workshops (SG, PG og referencegrupperne) Orienteringspunkter på møder i etablerede relevante fora under den øvrige interessentgruppe på SCIENCE og på KU-niveau Skriftlige orienteringer og mulighed for at komme med input. TIDSPLAN: Der udarbejdes en kommunikationsplan for projektet, herunder en særskilt kommunikationsplan for implementeringsfasen. Øvrige relevante interessenter og fora på tværs af KU Ph.d.-koordinatorer (VIP) Fase 3-projektet på Ph.d.-området