Indkøbsfællesskab Nordsjælland Aftalebilag 1 Kravspecifikation I forbindelse med offentligt EU-udbud af Ortopædisk fodtøj Og ortopædiske fodindlæg til Allerød, Ballerup, Bornholm, Egedal, Fredensborg, Frederikssund, Gribskov, Halsnæs, Helsingør, Hillerød og Hørsholm kommuner 1
Indhold 1. Overordnede krav... 3 1.1. Personale... 3 1.2. Konsulentbistand... 3 1.3. Produkter... 4 1.4. Brugsanvisning... 4 1.5. Lokalefaciliteter... 5 1.6. Tidsbestilling:... 5 1.7. Bestilling:... 5 1.8. Service... 6 1.9. Leverance statistik... 6 2. Særligt om ortopædisk fodtøj... 6 2.1. Individuelt fremstillet ortopædisk fodtøj... 6 2.2. Semiortopædisk fodtøj... 6 2.3. Fabriksfremstillet fodtøj (FF fodtøj)... 7 2.4. Udvalg... 7 2.5. Materialer... 7 2.6. Levering... 7 2.7. Leveringstider... 7 2.8. Fakturering... 8 3 Særligt om ortopædiske fodindlæg... 8 3.2. Fodindlæg kategori 1... 8 3.3. Fodindlæg kategori 2... 8 3.4. Fodindlæg kategori 3... 8 3.5. Fodindlæg kategori 1A... 9 3.6. Fodindlæg kategori 2A... 9 3.7. Fodindlæg kategori 3A... 9 3.8. Leveringsbetingelser... 9 3.9 Fakturering... 9 2
1. Overordnede krav 1.1. Personale Det vægtes højt, at det er kvalificeret, veluddannet og erfarent personale, der foretager opmåling til ortopædisk fodtøj og ortopædiske fodindlæg, konsultation af borgeren samt udlevering af produktet. Kommunen forbeholder sig ret til til enhver tid at få udleveret dokumentation for dette. Accepterede uddannelser er: Bandagist, skomagermester uddannet efter FOH's (FOH: Foreningen af Ortopædiske Håndskomagermestre) regler eller anden medarbejder, der har fulgt en klinisk arbejdende skomagermester i min. 2 år og som har deltaget i fodanatomi, -patologi og biodynamik svarende til niveauet på Fodterapeutskolen. Konsulenter, som foretager hjemmebesøg i borgerens eget hjem, skal bære identifikation, der på en tydelig og let genkendelig måde sikrer, at borgeren kan se, hvem hun/han står overfor. Det er kommunen der beslutter, hvilke borgere der er berettiget til hjemmebesøg. Det personale, som leverandøren anvender til at betjene borgerne, herunder i eget hjem, skal kunne tale og forstå dansk, have en venlig høflig opførsel samt udvise forståelse og fleksibilitet overfor borgeren. Kommunen forbeholder sig ret til at følge op på dette punkt, hvis kontakten mellem kontrakthaver og borgere/kommunen ikke er tilfredsstillende. 1.2. Konsulentbistand Leverandøren skal i forhold til såvel borgere som kommunernes personale tilbyde service og konsulentbistand indenfor almindelig arbejdstid, minimum 30 timer om ugen, såvel pr. telefon som pr. mail. Personlig betjening dog kun ved forudbestilt tid. Det er et krav, at konsulenten kan hjælpe borgerne på dansk. Leverandøren skal kunne tilbyde tid til det første besøg indenfor 10 hverdage efter henvendelse fra borgeren. I forhold til faktisk levering til borgeren skal alle ydelser i forbindelse med måltagning, tilretning og udlevering være indeholdt i prisen, som tilbudsgiver har oplyst i aftalebilag 2, tilbudsliste. Det samme gælder efterfølgende korrektioner og omlevering, medmindre borgeren har gennemgået væsentlige fysiske forandringer i tilpasningsperioden, således at det oprindelige produkt ikke længere er egnet. I forbindelse med borgerens frie leverandørvalg, kan det forekomme, at kommunen kontakter leverandøren for at få oplyst dennes pris på et specialfremstillet hjælpemiddel, uden at dette fører til en ordre. Leverandøren skal på forlangende oplyse en pris på et sådant specialfremstillet hjælpemiddel. Måltagning og levering skal kunne finde sted i direkte kontakt med borgeren, enten hos leverandøren i dennes lokaler, eller i særlige tilfælde hvor borgerne har behov for det, i dennes eget hjem. Sådant besøg sker efter aftale mellem den bevilgende kommune og leverandøren. Al konsulentbistand skal være indregnet i de tilbudte priser og således være uden merudgift for borger og kommunerne, bortset fra merpris ved hjemmebesøg. 3
Leverandøren skal kunne rådgive om valg af fodtøj, således at borgeren får dækket sit behov for årstidernes forskelligartede fodtøj ved genbevillinger. 1.3. Produkter Samtlige produkter skal være i overensstemmelse med de til enhver tid gældende forordninger, direktiver, love, bekendtgørelse og andre myndighedskrav i øvrigt. Produkter og tilbehør må ikke indeholde stoffer, der er dokumenteret allergifremkaldende eller på anden måde er dokumenteret sundhedsskadelige for den pågældende borger. Dette krav er gældende, såfremt kontrakthaver kan lave produktet uden brugen af sådanne stoffer. Hvis produktet indeholder sådanne stoffer, skal kontrakthaver underrette borgeren herom. Kontrakthaver skal være leveringsdygtig i et bredt tidssvarende sortiment af de produkter, der findes på markedet. Endvidere er kontrakthaver forpligtet til at holde sig orienteret om nye produkter på markedet og efterfølgende kunne levere dem. Såfremt der i aftaleperioden kan tilbydes nye produkter, der ikke pr. tilbudsdato er kendte, skal disse produkter tilbydes ud fra samme kriterier og kalkulationsprincipper, som ligger til grund for dette udbud og kontrakthavers tilbud. De i tilbudslisten nævnte produkter skal opfattes som værende referenceprodukter. Der skal blot tilbydes produkter med tilsvarende egenskaber. I sine aktiviteter skal kontrakthaver overholde overholdelse af ""Direktivet for medicinsk udstyr"" (Bilag I i Rådets direktiv 93/42/EØF af 14. juni 1993 om medicinsk udstyr). Dokumentation herfor skal på forlangende kunne fremlægges i form af: 1. Overensstemmelseserklæring 2. Dokumentation for produktets design, fremstilling og ydeevne 3. Risikovurdering 4. Klinisk evaluering 5. Kvalitetssikring af fremstillingen med henblik på at garantere, at produktet er i overensstemmelse med produktdokumentationen. 6. Procedure for håndtering af utilsigtede hændelser. Eventuelle person-/personfølsomme oplysninger i materialet skal være overstreget/fjernet. Dokumentationen kan erstattes af dokumentation for certificering i henhold til ISO 13485 (Medicinsk udstyr - Kvalitetsledelsessystemer - Krav til lovmæssige formål) udstedt af akkrediteret organ. 1.4. Brugsanvisning Der skal ved udlevering af hjælpemidlet gives en mundtlig vejledning i brug og vedligeholdelse af det udleverede produkt. Samtidig skal der udleveres en skriftlig letlæselig brugsanvisning og vedligeholdelsesvejledning. Skriftlige brugsanvisninger og vedligeholdelsesvejledninger skal forefindes på dansk og ønskes i størst muligt omfang gjort tilgængelige på leverandørens hjemmeside og kunne fås ved henvendelse. 4
1.5. Lokalefaciliteter Borgeren skal både ved afprøvning og udlevering af produkterne kunne henvende sig på leverandørens betjeningssted. Leverandøren skal stille et eller flere betjeningssteder til rådighed, sådan at borgere kan nå frem til dem med bil eller offentlige transportmidler inden for rimelig tid. Indikativt oplyses maksimalt 45 minutter med bil og maksimalt 60 minutter med offentlig transport som rimelig tid. For minimum ét betjeningssted i Nordsjælland/Hovedstadsområdet gælder, at det skal være egnet for både gangbesværede og kørestolsbrugere og skal være forsynet med kørestolsrampe/elevator, hvis betjeningsstedet ikke er i samme niveau som gaden. Der skal være egnede parkeringsmuligheder i rimelig afstand for gangbesværede og kørestolsbrugere. Der er yderligere følgende mindstekrav til prøverumsfaciliteter på dette betjeningssted: Lukket rum til afprøvning og måltagning, som er egnet også for kørestolsbrugere God plads og bevægelighed Spejlmuligheder Fralæggelsesmuligheder: knager, hylder eller lignende Stole til hvile og eventuel ledsager Adgang til håndvask til sikring af håndhygiejne/sprit. For Delaftale 2 Hørsholm mv. er det yderligere et minimumskrav at leverandøren har adgang til et betjeningssted på Bornholm, som lever op til de nævnte minimumskrav vedr. afstand, tilgængelighed, parkering og prøverumsfaciliteter. Kommunerne forbeholder sig ret til at besigtige betjeningsstederne ligesom kommunerne evt. kan bede om billeder af prøverum. 1.6. Tidsbestilling: Kontrakthaver skal sikre, at borgeren har mulighed for at foretage tidsbestilling i normal arbejdstid. 1.7. Bestilling: Bestilling sker ved borgerens henvendelse til leverandøren på grundlag af en af kommunerne udstedt bevilling. Bestilling kan gennemføres via mail, telefon, konsulent og evt. elektronisk, hvis kontrakthaver kan tilbyde det. Efter måltagning fremsender leverandøren specifikation over det egnede produkt til den pågældende kommunes bevillingsenhed med fagligt begrundet anbefaling. Det er alene kommunerne, der i samråd med borgeren afgør tidspunktet for anskaffelse, fornyelse eller reparation. Leverandøren må ikke selv tage initiativ til fornyelse af et hjælpemiddel. Såfremt dette sker, vil det blive betragtet som misligholdelse af kontrakten, og de afledte omkostninger er kommunerne uvedkommende. 5
Dog herfra undtaget er behov, som leverandøren, ud fra dennes sundhedsfaglige pligt til at underrette bevillingshaver, vurderer ikke tåler udsættelse frem til næste tidspunkt for anskaffelse, fornyelse eller reparation af hjælpemidlet. 1.8. Service Leverandøren skal 1 gang årligt, vederlagsfrit, stå til rådighed for den enkelte kommune med temadage, hvor plejepersonale og sagsbehandlere i kommunen får information om ny viden. 1.9. Leverance statistik Leverandøren skal efter anmodning på kvartalsvis basis fremsende statistik vedr. leveringstider, omfattende dato for afgivelse af hver enkelt ordre samt dato for ordrens levering. 2. Særligt om ortopædisk fodtøj Ortopædisk fodtøj leveres til den enkelte borger efter borgerens specifikke mål og med hensyn til borgerens specifikke behov og ønsker. De lidelser, der berettiger til bevilling af ortopædisk fodtøj er i henhold til Servicelovens 112, Bekendtgørelse om hjælp til anskaffelse af hjælpemidler og forbrugsgoder efter Serviceloven inkl. dennes bilag 1. På arbejdsmarkedsområdet tages endvidere afsæt i Kompensationsloven, kap 12. (Lov om kompensation til handicappede i erhverv m.v.) Kontrakthaver skal kunne tilbyde fremstilling og levering af nedenstående produkttyper. 2.1. Individuelt fremstillet ortopædisk fodtøj Ved individuelt fremstillet ortopædisk fodtøj forstås følgende: Borgerens fod opmåles og der tages belastningsaftryk (pedografaftryk, blåaftryk, skanning el.lign.) for at se belastningspunkter og fejlstillinger på foden. Der fremstilles en individuel læst på baggrund af mål, aftryk og evt. en gipsafstøbning. Fodtøj og grundindlæg fremstilles over læsten, og undervejs foretages afprøvninger på borgeren, for at sikre at læsten og det valgte indlæg korrigeres korrekt. Prøvningerne foretages som plastprøve og/eller prøvning af det delvist færdige fodtøj. Hvis borgeren tidligere har fået fodtøj efter samme læst, kan afprøvningerne undervejs eventuelt udelades. På denne måde får fodtøjet en unik pasform konstrueret til en stabil styring af fodens knoglestruktur. Alle dele af fodtøjet er individuelt tilpasset den enkelte borger. Dvs. produceret over en personlig læst med individuelt overlæder, hvor det er muligt at korrigere foden og benlængden til den optimale gangafvikling samt sikre den nødvendige stabilitet for at holde foden. 2.2. Semiortopædisk fodtøj Semiortopædisk fodtøj er fabriksfremstillet over standardlæster med standard overlæder. Foden måles eller prøves i prøvesko for at finde den bedst passende standardlæst. Fodtøjet kan produceres i forskellige størrelser, vidder og med ekstra volumen m.m. Derved er der større hensynstagen til fodens form end ved fabriksfremstillet fodtøj. Semiortopædisk fodtøj kan anvendes til fødder, hvor der ikke er alt for store foddeformiteter eller komplikationer. Det kræver dog oftest 6
at standardindlægget erstattes af et individuelt tilpasset indlæg til støtte og evt. korrektion af foden. Fodtøjets sål kan tilgodese god afviklingsfunktion. Mindre ortopædiske tilretninger kan evt. foretages i eller uden på fodtøjet. 2.3. Fabriksfremstillet fodtøj (FF fodtøj) Fodtøj fremstillet på fabrik over en standardlæst i serieproduktion med standardoverlæder. Fodtøjet kan være specielt beregnet til ømme og sarte fødder fx med ekstra volumen. Fodtøjet er velegnet til løse indlæg og til ortopædisk tilretning på sålen (fx udvendige forhøjelser, gænger). 2.4. Udvalg Individuelt fremstillet ortopædisk fodtøj, fabriksfremstillet ortopædisk fodtøj samt lettere ortopædisk fodtøj, skal kunne tilbydes i forskellige tidssvarende modeller, design og farver til både kvinder, mænd og børn. Det er et krav, at der i alle kontrakthavers lokaler forefindes et bredt udvalg af FF-fodtøj. Som udgangspunkt skal bedst egnede og billigste fodtøj afprøves hermed menes specielt i tilfælde, hvor særligt fabriksfremstillet fodtøj kan afhjælpe deformiteten. 2.5. Materialer Alt materiale, der anvendes til opbygning af ortopædisk fodtøj, skal være af en sådan kvalitet, at levetid/holdbarhed ved almindeligt brug er minimum 18 måneder. 2.6. Levering Ved levering af det ortopædiske fodtøj skal kontrakthaver indestå for, at fodtøjet er i overensstemmelse med de lægelige anvisninger, når sådanne foreligger. Såfremt fodtøjet efter levering ikke umiddelbart passer, forpligter leverandøren sig til at foretage tilpasninger/korrektioner uden beregning indtil fodtøjet passer. Denne forpligtelse gælder ikke, såfremt den enkelte borger har gennemgået fysiske forandringer i form af vægttab, vægtforøgelse eller lignende i produktionsperioden, der resulterer i, at fodtøjet umiddelbart ikke passer. Fodtøjet skal leveres frit og uden ekspeditionsomkostninger til den enkelte borger. Leveringstidspunktet aftales mellem leverandøren og den enkelte borger. 2.7. Leveringstider Leveringstid på fabriksfremstillet fodtøj må maksimalt være 4 uger fra afgivelse af ordre. Leveringstid på semiortopædisk fodtøj må maksimalt være 7 uger fra afgivelse af ordre. Leveringstid på individuelt fremstillet fodtøj for nye borgere må maksimalt være 15 uger fra afgivelse af ordre, og leveringstid på individuelt fremstillet fodtøj må efterfølgende maksimalt være 10 uger fra afgivelse af ordre. Leveringstid for tilpasninger og reparationer må maksimalt være 2 uger fra afgivelse af ordre. Undtagelsesvis accepteres en længere leveringstid, såfremt fodtøjet sent i forløbet kræver væsentlige ændringer / tilpasninger, uden at dette kan henføres til manglende omhu fra kontrakthavers side. 7
Tilbudsgiver skal i tilbuddet beskrive, hvorledes leveringstiden overholdes. 2.8. Fakturering Produktafprøvning og levering med godkendelse fra borger på at fodtøjet fungerer, skal altid foreligge, inden kontrakthaver fremsender faktura til kommunen. Egenbetaling på fakturaen skal fratrækkes fakturaens bruttobeløb (dvs. beløbet inkl. moms). Det er et krav i forlængelse af den foretagne levering af det håndsyede og semiortopædiske fodtøj, at der foretages minimum én kontrol senest 1 måned efter levering og fakturering. 3 Særligt om ortopædiske fodindlæg 3.1. Materialer og krav til indlæg generelt Alt materiale, der anvendes til opbygning af fodindlæg, skal være af en sådan kvalitet, at levetid/holdbarhed ved almindelig brug er minimum 12 måneder. Indlæggene skal kunne tilpasses den enkelte borgers særlige behov. Indlæggene skal være aftagelige, så de kan anvendes i forskelligt fodtøj, medmindre der er tale om sandaler. Kontrakthaver skal kunne tilbyde produkter i henhold til nedennævnte beskrivelser. De lidelser, der berettiger til bevilling af ortopædiske indlæg er i henhold til Servicelovens 112, Bekendtgørelse om hjælp til anskaffelse af hjælpemidler og forbrugsgoder efter Serviceloven inkl. dennes bilag 1. På arbejdsmarkedsområdet tages endvidere afsæt i Kompensationsloven, kap 12. (Lov om kompensation til handicappede i erhverv m.v.) De fodindlæg, som kommunen yder bevilling til, er opdelt i 3 kategorier: 3.2. Fodindlæg kategori 1 Individuelt fremstillede indlæg, der ud fra en præfabrikeret indlægsskal indslibes og manuelt opbygges med pelotte og dæksål. Måltagningen til indlægget sker efter en klinisk undersøgelse og anamnese samt en 2-dimensionel måltagning f.eks. ved blåaftryk, pedegraf eller lignende. 3.3. Fodindlæg kategori 2 Individuelt fremstillede indlæg, der ud fra en præfabrikeret indlægsskal indslibes og bygges manuelt op med minimum to væsentlige ortopædiske tilretninger som; stødabsorption, aflastninger, kiler og løft, hertil en afsluttende dæksål. Måltagning til indlægget sker efter en klinisk undersøgelse og anamnese samt 2-dimensionel måltagning ved f.eks. blåaftryk, pedegraf eller lignende. 3.4. Fodindlæg kategori 3 Individuelt fremstillet indlæg. Indlægget fremstilles efter en klinisk undersøgelse og anamnese samt en fod holdt i korrigeret stilling med en 3-dimensionel måltagning f.eks. ved en scanning, skumaftryk, gipsafstøbning eller tilsvarende. Indlægget fremstilles 100 % efter de 3-dimensionelle data jævnfør en gips, fræs eller tilsvarende. 8
Fodindlæg under kategori 3 kan være meget forskelligartede med hensyn til afhjælpningsomfang. Den angivne pris i aftalebilag 2 tilbudsliste skal derfor også dække de tilfælde, hvor kompenserende ortopædiske indlæg er særligt vanskelige at fremstille, og hvor der er behov for gipsafstøbninger eller brug af computerstyret teknologi. 3.5. Fodindlæg kategori 1A Genbestilling svarende til tidligere leverance kategori 1. 3.6. Fodindlæg kategori 2A Genbestilling svarende til tidligere leverance kategori 2. 3.7. Fodindlæg kategori 3A Genbestilling svarende til tidligere leverance kategori 3. 3.8. Leveringsbetingelser Leveringer for kategori 1, 2, 3, 1A, 2A og 3A fodindlæg må maksimalt være 5 uger fra afgivelse af ordre. 3.9 Fakturering Produktafprøvning og levering med godkendelse fra borger på at indlægget fungerer, skal foreligge, inden kontrakthaver fremsender faktura til kommunen. 9