Udbudsbetingelser for udbud af kontrakt om rådgivning af bygningsejere om PCB i 2014 og 2015. 1. Baggrund for udbuddet Energistyrelsen varetager i dag en PCB-rådgivningsvirksomhed samt www.pcb-guiden.dk. Energistyrelsen udbyder hermed en kontrakt omfattende en samlet opgave om rådgivning og vejledning til bygningsejere om PCB i 2014 og 2015. Udbuddet gennemføres som et EU-udbud, og konsulentvirksomheden Sterregaard ApS forestår, som konsulent for Energistyrelsen, udbuddet af kontrakten. Der skal gives tilbud i henhold til de i udbudsmaterialet anførte betingelser og vilkår. Kontrakten skal træde i kraft den 1. maj 2014 og være gældende frem til den 31. december 2015. Tilbudsfristen er den 21. marts 2014 kl. 12.00. 2. Udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale består af Udbudsbekendtgørelsen, offentliggjort i EU-Tidende (TED) Nærværende udbudsbetingelser Opgavebeskrivelse Udkast til kontrakt om rådgivning af bygningsejere om PCB 2014 og 2015 Blanket til udfyldelse om gæld til det offentlige Blanket til udfyldelse om hensyntagen til arbejdspladsbeskyttelse samt arbejdsforhold i øvrigt og om opfyldelse af habilitetsforpligtelser Erklæring om overholdelse af CSR 3. Regler for udbudsprocessen Kontrakten udbydes efter reglerne i EU-direktiv nr. 2004/18 af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af bl.a. offentlige tjenesteydelseskontrakter (Udbudsdirektivet). Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud, hvilket indebærer, at alle interesserede virksomheder kan rekvirere udbudsmaterialet og afgive tilbud. Udbuddet er offentliggjort i Supplement S til EU-Tidende (TED-databasen) samt på Energistyrelsens hjemmeside www.ens.dk under aktuelle udbud. 1
4. Sprog Tilbuddet, inklusive bilag, skal være på dansk. 5. Konditionsmæssighed og forbehold Enhver tilsigtet eller utilsigtet uoverensstemmelse mellem udbudsmaterialet og tilbuddet har karakter af forbehold, herunder uoverensstemmelser i form af manglende opfyldelse eller besvarelse af krav ifølge udbudsmaterialet. Styrelsen er berettiget til at afvise ethvert tilbud med forbehold til udbudsmaterialet, medmindre der er tale om et åbenbart bagatelagtigt forbehold. Styrelsen er forpligtet til at afvise tilbud med forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller andre forbehold, der ikke af styrelsen kan prissættes med den fornødne sikkerhed eller er bagatelagtigt. De af styrelsen fastsatte mindstekrav anses for grundlæggende elementer, hvorfor tilbud med forbehold over for mindstekrav afvises som ukonditionsmæssigt. Vælger tilbudsgiver at tage forbehold, skal tilbudsgiver udtrykkeligt angive forbeholdet og redegøre for, hvor forbeholdet er taget. Forhold i udbudsmaterialet der ikke er omtalt i tilbuddet, vil blive betragtet som accepteret af tilbudsgiver. 6. Modtagelse af tilbud Der vil ikke være offentlighed omkring åbning af tilbuddene. Rettidigt modtagne tilbud vil blive åbnet efter udløbet af tilbudsfristen. Tilbudsgiver kan, efter udløbet af tilbudsfristen, rekvirere en fortegnelse over hvem, der rettidigt har afgivet tilbud. 7. Ikke mulighed for forhandling Tilbuddet vil alene blive vurderet ud fra det i tilbuddet anførte og i relation til udbudsmaterialet. Der vil ikke blive afholdt kontrakt- og prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiver bør drage omsorg for at tilbuddet er udformet således, at kontrakten vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og styrelsen. Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbudsgivers tilbud er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholdende alle nødvendige oplysninger og er præcist i enhver henseende. Det er alene tilbudsgivers ansvar, at tilbuddet er afgivet i nøje overensstemmelse med de i udbudsmaterialet anførte krav og specifikationer. 2
8. Ejendomsret til tilbuddene Det fremsendte tilbud, inklusive evt. bilag og anden dokumentation, betragtes som Energistyrelsens ejendom og vil ikke blive tilbageleveret. Tilbudsgivers omkostninger ved udarbejdelse af tilbud og ved evt. kontraktindgåelse er styrelsen uvedkommende. 9. Tilbudsgiver Det er den virksomhed, som afgiver tilbuddet, som vil være den juridisk ansvarlige virksomhed, uanset om der anvendes underleverandører til opgaven, og som i det forudgående og efterfølgende benævnes tilbudsgiver, og som vil være Energistyrelsens kontraktpart. 10. Spørgsmål til udbudsmaterialet Såfremt der måtte være forhold i udbudsmaterialet, som ønskes yderlige belyst, skal spørgsmålene fremsendes til Sterregaard ApS på mailadressen bent@sterregaard.dk. Spørgsmål og svar vil i anonymiseret form løbende blive lagt på hjemmesiden www.ens.dk i relation til udbudsmaterialet. Spørgsmål modtaget senere end 6 dage før tilbudsfristens udløb den 21. marts 2014, vil ikke blive besvaret jf. Udbudsdirektivets artikel 39, stk. 2. Der henvises i den forbindelse til punkt 13, Tidsplan for udbuddet. 11. Tilbudsbehandling og vurdering Tilbudsbehandlingen vil ske i 2 faser. Fase 1 er dels en vurdering af tilbuddets konditionsmæssighed (overholdelse af formalia, herunder opfyldelse af krav til tilbudsindhold) og dels en vurdering af tilbudsgivers egnethed som potentiel leverandør ud fra de afgivne virksomhedsoplysninger og opfyldelse af de i udbudsbekendtgørelsen fastsatte minimumskriterier. I fase 2 vil tilbuddene alene blive vurderet ud fra de i punkt 20 angivne tildelingskriterier og beskrevne præmisser. 12. Kontraktindgåelse og efterfølgende information Der vil kun blive indgået kontrakt med 1 tilbudsgiver. Umiddelbart efter Energistyrelsens beslutning om valg af kontraktpart, vil alle tilbudsgivere modtage skriftlig meddelelse pr. e-mail om resultatet af tilbudsvurderingen. Kontrakten med den valgte tilbudsgiver vil blive indgået efter udløbet af en stand still periode på minimum 10 kalenderdage, regnet fra datoen efter forannævnte meddelelse og med højdetagen for evt. helligdage. Energistyrelsen anser ikke udbuddet for afsluttet før end kontrakten er underskrevet af parterne. 3
13. Tidsplan for udbuddet Udbuddet forventes gennemført efter nedenstående tidsplan: 7. februar 2014 Udbudsbekendtgørelsen er sendt til EU Tidende for offentliggørelse 11. februar 2014 Udbudsmaterialet offentliggøres på Energistyrelsens hjemmeside 14. marts 2014 Frist for at stille spørgsmål til udbudsmaterialet udløber kl. 16.00 21. marts 2014 Frist for tilbudsgivning udløber kl. 12.00 11. april 2014 Valg af kontraktpart forventes besluttet og meddelt tilbudsgiverne og stand still perioden træder i kraft 23. april 2014 Stand still perioden udløber i givet fald og kontraktindgåelsen kan iværksættes 1. maj 2014 Kontrakten træder i kraft. Der gøres opmærksom på, at der kan ske afvigelser fra den forventede tidsplan. Større afvigelser vil blive meddelt tilbudsgiverne. 14. Tilbudsgyldighed Tilbuddet skal være bindende for tilbudsgiver til den 30. april 2014 15. Kontrakt Der vil blive indgået kontrakt med den valgte tilbudsgiver i henhold til vedlagte kontraktudkast og det accepterede tilbud. 16. Tilbudsfrist, eksemplarer og adresse Tilbuddet skal være Sterregaard ApS i hænde senest fredag den 21. marts kl. 12.00. Tilbud der fremkommer efter denne frist vil blive afvist. Tilbuddet skal fremsendes i 1 papir eksemplar og 4 PDF-filer på hvert sit USB stik i en lukket konvolut/pakke mærket Tilbud Rådgivning af bygningsejere om PCB 2014-2015 til 17. Opgavebeskrivelse Sterregaard ApS Harekrogen 23 2740 Skovlunde En detaljeret beskrivelse af den udbudte opgave fremgår af vedlagte opgavebeskrivelse. 4
18. Krav til dokumentation/virksomhedsoplysninger Tilbuddet skal indeholde/være vedlagt nedenstående oplysninger/dokumentation for virksomheden: Udfyldt tro og love erklæring om gæld til det offentlige. Udfyldt blanket om hensyntagen til arbejdspladsbeskyttelse samt arbejdsforhold i øvrigt og om opfyldelse af habilitetsforpligtelser. Tilbudsgiver skal oplyse, at de ved udarbejdelsen af tilbud har taget hensyn til de forpligtelser, der gælder i forhold til beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt på det, hvor ydelsen skal præsteres jf. artikel 27 i Udbudsdirektivet. Samtidig skal tilbudsgiver oplyse, at de medarbejdere, der allokeres til opfyldelsen af kontrakten, på tidspunktet for afgivelsen er habile i henhold til forvaltningsloven i forhold til varetagelsen af de opgaver, der omfattes af kontrakten. Revisorattesteret årsregnskab for de seneste 3 år. Hvis soliditetsgrad og overskudsgrad ikke fremgår af regnskabet, da forelægges alternativt en revisorattesteret oplysning om disse. Såfremt en tilbudsgiver i relation til vurderingen af økonomisk og finansiel kapacitet ønsker at basere sig på andre enheders formåen, f.eks. underleverandører eller andre enheder i koncernen, f.eks. et moderselskab, skal tilbudsgiver godtgøre, at han fuldt ud kan råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af kontrakten, f.eks. ved at fremlægge erklæringer eller anden dokumentation for disse enheders tilsagn om at stille de nødvendige ressourcer til rådighed. Ved en sammenslutning af økonomiske aktører, herunder konsortier, skal oplysninger gives for hver enkelt aktør. Referencer for lignende opgaver i de seneste 3 år. Tilbudsgivers tidsplan i forhold til at varetage opgaven. Tilbudsgivers kontaktoplysninger, herunder firmanavn, adresse, CVR nr., tlf., e-mail adresse samt navn på kontaktperson. 19. Krav til tilbudsindhold Tilbuddet skal som minimum indeholde nedenstående oplysninger, der skal være af et sådant omfang, at de kan danne et relevant grundlag for tilbudsvurderingen i relation til de under punkt 20 angive tildelingskriterier. En detaljeret konceptbeskrivelse af hvordan tilbudsgiver vil løse den udbudte opgave i henhold til opgavebeskrivelsen, Bilag 1. 5
Samlet pris for opgaven. Tilbudsgiver skal opstille sin pris på en måde, så det fremgår, hvordan den samlede pris er fordelt på konsulentopgavens delydelser. Der henvises i øvrigt til punkt 10 i opgavebeskrivelsen. Bemandingsplan med angivelse af erfaringer og kompetencer hos de allokerede medarbejdere. Såfremt hele eller dele af opgaven løses af andre end de ansvarlige for opgaven hos tilbudsgiver, skal dette tydeligt fremgå af tilbuddet. Referencer skal vedlægges for de hver af disse eksterne medarbejdere. 20. Kriterier for valg af leverandør Energistyrelsen vil vælge det tilbud som vurderes til at være det økonomisk mest fordelagtige for styrelsen. I vurderingen vil indgå følgende, vægtede delkriterier: Kvaliteten af de tilbudte ydelser og konceptbeskrivelse vægt 40 % Ved vurderingen af dette delkriterie vil der blive lagt vægt på indholdet og kvaliteten af projektbeskrivelsen i relation til opgavebeskrivelsen. Kvaliteten og kompetencen hos de allokerede medarbejdere vægt 30 % Ved vurderingen dette delkriterium vil der blive lagt vægt på tilbudsgivers konkrete bemanding af konsulentopgavens ydelser, for så vidt angår dokumenteret erfaring og kompetence med opgaver, der i omfang, indhold og fagområde ligner den udbudte opgave. Økonomi vægt 30 % Underkriteriet samlet pris - vægt 80 % Ved vurderingen af dette underkriterium vil der blive lagt vægt på den samlede pris, samt på hvordan den samlede pris er fordelt på de delydelser, som opgaven indeholder jf. opgavebeskrivelsen. Underkriteriet variabelt driftsbudget vægt 20 % Ved vurderingen af dette underkriterium vil der blive lagt vægt på størrelsen af det variable driftsvederlag. 21. Fortrolighed Tilbudsgiverens opmærksomhed henledes på, at dokumenterne, herunder indkomne tilbud i Energistyrelsens udbud, vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt. Det betyder, at konkurrenter m.fl. kan anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud afhængig af omstændighederne imødekommes af den ordregivende myndighed. Det indgår dog bl.a. i bedømmelsen heraf, om den virksomhed der har afgivet et tilbud, 6
har bedt om, at tilbuddet behandles fortroligt og har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet det drejer sig om. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes tilbudsgiveren derfor angive dette i tilbuddet. Energistyrelsen vil dog uanset tilbudsgiverens tilkendegivelse om fortrolighed være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. 7