EVALUERINGSSKEMA UDBUDSBEKENDTGØRELSE 2014/S 175-309171 BEGRÆNSET UDBUD AF RENGØRING TILBUDSGIVER: [Servicefirmaet Renell A/S] UNDERKRITERIER OG DELKRITERIER POINTMODEL TILBUDDETS INDHOLD "PRIS" (50 %) Udbudsbetingelsernes afsnit 1.16.1: Alle priser skal afgives i danske kroner ekskl. moms, men inkl. alle øvrige afgifter mv. Tilbudspriserne skal indeholde alle de med ydelsen forbundne udgifter. Herunder indgår både prisen for den løbende rengøring, ekstraydelser og timer, tillægsydelser samt tillæg for forskudt tid m.v. Kvadratmeterpriserne, som opgives i tilbudslisterne skal fremadrettet anvendes ved udvidelser, reduktioner mv. i løbet af kontraktperioden. Pointmodel (beregning) anvendt for underkriteriet "Pris": Til brug for evalueringen af tilbuddene i forhold til underkriteriet "Pris" har Kommunen anvendt en regressiv pointmodel. P= (L/T) x MAX P, P: Point, L: Laveste pris af de afgivne priser, T: er det aktuelle tilbud, Max P: Maximale Point der kan gives, Laveste pris gives maksimum point, der gives ikke negative point. TILBUDSSUM (DKK ekskl. moms) Total, tilbudssum* 105.275.976,00 * Tilbudslistens Bilag A.2. [76,72] [38,36] Bemærk: Kun tilbudspriser, hvor der afgives et vederlag pr. år, indgår i tilbudsvurderingen. Alle gulskraverede felter i Bilag A tilbudslisten, herunder bilag A3, A4, og A5 skal udfyldes. Tilbudsgiverne bærer selv ansvaret for, at de oplyste priser er korrekte. Tilbudslisten bilag A, med tilhørende bilag fremsendes i to eksemplarer: - Et eksemplar i det udleverede format Microsoft Excel - Et eksemplar i underskrevet stand i pdf-format. "DRIFT OG LEVERING" (15 %) Udbudsbetingelsernes afsnit 1.16.2: Kommunen vil ved evalueringen af tilbuddene i forhold til underkriteriet Drift og levering lægge vægt på følgende: I hvilket omfang de tilbudte ydelser går videre end de fastsatte mindstekrav. Til brug for evalueringen af underkriteriet Drift og levering skal tilbudsgiver i nedenstående delkriterier (a) til (d) beskrive: a. Hvilke metoder til registrering af ankomst og afgangstidspunkter på de konkrete lokaliteter, som tilbudsgiver vil anvende og hvilken dokumentation Kommunen vil kunne forvente at få for forbrugte timer på de enkelte lokaliteter b. Hvilke afløsningsprocedurer, som tilbudsgiver vil anvende på de konkrete opgaver, både ved planlagt og ikke planlagt fravær hos rengøringspersonalet, samt hos den stationære og mobile ledelse c. Tilbudsgivers rekrutterings- oplærings- og efteruddannelsestil- Pointmodel anvendt for underkriteriet "Drift og levering" udtrykt i point og prosa: POINT PROSA 0 Tilbud, som opfylder udbudsgrundlagets mindstekrav, men som ikke indeholder elementer herudover i forhold til opfyldelse af underkriteriet (det netop acceptable tilbud): "Konditionsmæssigt". 20 Tilbud, som indeholder enkelte elementer ud underkriteriet (under middel): "Nogenlunde". 40 Tilbud, som indeholder nogle elementer ud over (middel): "Tilfredsstillende". 60 Tilbud, som indeholder flere elementer ud over (over middel): "Meget tilfredsstillende". 80 Tilbud, som indeholder mange elementer ud underkriteriet (over middel): "Særdeles tilfredsstillende". 100 Tilbud, som tilbyder markedets bedste standard "Hvilke metoder til registrering af ankomst og afgangstidspunkter på de konkrete lokaliteter, som tilbudsgiver vil anvende og hvilken dokumentation Kommunen vil kunne forvente at få for forbrugte timer på de enkelte lokaliteter": Controllerkorps, til udførelse af stikprøvekontroller af ankomst og afgangstider på lokaliteterne Kvalitetsstyringssystem, hvor medarbejderne logger ind og ud via fast udleverede Smartphones på lokaliteterne Tidsforbrug, ankomst og afgangstider på de enkelte lokaliteter, genereres i rapporter der løbende kan fremsendes til kommunen hvis ønskes Der tilbydes et initiativ til, i samarbejde med kommunen, at udarbejde supplerende systemer, til synliggørelse af den leverede ydelse [85] [85,00] [12,75] 1
tag i forbindelse med opstart af den konkrete opgave, samt i hele kontraktperioden d. Hvilke foranstaltninger tilbudsgiver vil foretage i forbindelse med opstart af den konkrete opgave for Kommunen udover eventuelle tiltag beskrevet under c. Beskrivelsen skal omfatte perioden fra Kontrakten underskrives og indtil normal driftssituation f.eks. antal uger forventes opnået I det indbyrdes forhold vægter delkriterierne (a) til (d) lige. Bemærk: Kommunen vil ved evalueringen af tilbuddene i forhold til punkterne (a) (d) lægge vægt på, i hvilket omfang tilbudsgivers håndtering/løsningsforslag går videre end de fastsatte mindstekrav. Tiltag, som alene afspejler udbudsmaterialets mindstekrav, vil således ikke blive inddraget i evalueringen. (det bedst mulige tilbud). Bemærk: Ovenstående pointtal er udelukkende pejlemærker. Der kan således tildeles et hvilket som helst point mellem 0 og 100. "Hvilke afløsningsprocedurer, som tilbudsgiver vil anvende på de konkrete opgaver, både ved planlagt og ikke planlagt fravær hos rengøringspersonalet, samt hos den stationære og mobile ledelse": Der er nødberedskab af medarbejdere, som er standby til udrykning i forbindelse med fx akut opstået behov. Anvendes A, B - C- hold på hver enkelt arbejdsplads, til planlagt og ikke planlagt fravær. Afløsning af medarbejdere og ledere ved akut opståede situationer registreres elektronisk og der igangsætter afløsning automatisk [90 "Tilbudsgivers rekrutterings- oplærings- og efteruddannelsestiltag i forbindelse med opstart af den konkrete opgave, samt i hele kontraktperioden": Ved ansættelse af medarbejdere sker ved kompetenceafklaring i 3 kategorier. Ansættelse af ledere udføres ved personlighedsprofil via 3 involverede personers indtryk af kandidatens profiltest, ansøgning og CV Der benyttes Smartphones til instruktion, og instruktionerne kan tilgås på medarbejderes Smartphones. Servicemedarbejdere har uddannelsesforløb på 10 dage Lederne gennemfører 2 forskellige uddannelsesforløb på henholdsvis 8 og 9 dage. Der tilbydes kommunen, at rekruttere medarbejdere de har været glade for, efter forudgående ansættelsessamtale [85] Hvilke foranstaltninger tilbudsgiver vil foretage i forbindelse med opstart af den konkrete opgave for Kommunen udover eventuelle tiltag beskrevet under c. Beskrivelsen skal omfatte perioden fra Kontrakten underskrives og indtil normal driftssituation f.eks. antal uger forventes opnået": Der nedsættes straks efter den 11/12, en særlig styregruppe, der udarbejder opstarts- og aktivitetsplan gældende for alle aktiviteter før, under og efter igangsætningen. Medarbejdere undervises på deres områder af instruktør og serviceleder på tomandshånd Der anvendes evalueringsskemaer/tjekskemaer for sikring af gennemført instruktion. Opstart til ordinær drift er maksimum 1 uge Der forventes et merforbrug på ledelse på op 2
til 50 % flere resurser de første 6 måneder. [80] Samlet set [260] "KVALITET" (25 %) Udbudsbetingelsernes afsnit 1.16.3: Kommunen vil ved evalueringen af tilbuddene i forhold til underkriteriet Kvalitet lægge vægt på følgende: I hvilket omfang de tilbudte ydelser går videre end de fastsatte mindstekrav. Til brug for evalueringen af underkriteriet Kvalitet skal tilbudsgiver i nedenstående delkriterier (a) til (b) beskrive: A. Hvordan tilbudsgiver i praksis vil sikre sig, at den aftalte kvalitet ved den konkrete opgave for Kommunen bliver leveret, eksempelvis ved håndtering og planlægning af statusmøder på de konkrete lokaliteter, brug af manuelle og elektroniske metoder til sikring af kvaliteten på de konkrete lokaliteter, samt hvorledes dette dokumenteres og synliggøres over for Kommunens overordnede daglige kontaktperson og de enkelte lokaliteters kontaktpersoner B. Hvordan tilbudsgiver ved den konkrete opgave for Kommunen vil håndtere situationer, hvor enten tilbudsgiveren selv eller Kommunen, konstaterer afvigelser i den leverede ydelse, eksempelvis hvilke aktiviteter/procedurer, responstider og rapporteringsmetoder tilbudsgiver vil tilbyde I det indbyrdes forhold vægter delkriterierne (a) til (b) lige. Bemærk: Kommunen vil ved evalueringen af tilbuddene i forhold til punkterne (a) (b) lægge vægt på, i hvilket omfang tilbudsgivers håndtering/løsningsforslag går videre end de fastsatte mindstekrav. Tiltag, som alene afspejler udbudsmaterialets mindstekrav, vil således ikke blive inddraget i evalueringen. Pointmodel anvendt for underkriteriet "Kvalitet" udtrykt i point og prosa: POINT PROSA 0 Tilbud, som opfylder udbudsgrundlagets mindstekrav, men som ikke indeholder elementer herudover i forhold til opfyldelse af underkriteriet (det netop acceptable tilbud): "Konditionsmæssigt". 20 Tilbud, som indeholder enkelte elementer ud underkriteriet (under middel): "Nogenlunde". 40 Tilbud, som indeholder nogle elementer ud over (middel): "Tilfredsstillende". 60 Tilbud, som indeholder flere elementer ud over (over middel): "Meget tilfredsstillende". 80 Tilbud, som indeholder mange elementer ud underkriteriet (over middel): "Særdeles tilfredsstillende". 100 Tilbud, som tilbyder markedets bedste standard (det bedst mulige tilbud). Bemærk: Ovenstående pointtal er udelukkende pejlemærker. Der kan således tildeles et hvilket som helst point mellem 0 og 100. "Hvordan tilbudsgiver i praksis vil sikre sig, at den aftalte kvalitet ved den konkrete opgave for Kommunen bliver leveret, eksempelvis ved håndtering og planlægning af statusmøder på de konkrete lokaliteter, brug af manuelle og elektroniske metoder til sikring af kvaliteten på de konkrete lokaliteter, samt hvorledes dette dokumenteres og synliggøres over for Kommunens overordnede daglige kontaktperson og de enkelte lokaliteters kontaktpersoner": Der anvendes et elektronisk system, Rengørings Systemet fra Data-Know-How til planlægning og fremstilling af alle medarbejdernes arbejdsplaner på alle lokaliteter Alle medarbejdere på alle lokaliteter kan tilgå deres arbejdsplaner via udleverede Smartphones Arbejdsplaner opdateres elektronisk, og kan efter ønske udskrives i hard copy på mobile farveprintere Egenkontrol af udført rengøring, foregår ved visuel kontrol på præinstalleret tjekskemaer på Smartphone Den aftalte registrering af defekter på kommunens installationer registreres på Smartphones og fremsendes til kommunen. Der anvendes uvildig konsulent til kvalitetskontrol Der er mulighed for at der ved periodiske opgaver, og via medarbejdere og lederes Smartphones, opsættes elektronisk overvågning og registrering af udført arbejde Planlægning af statusmøder, udsendelse af dagsordener, efterfølgende udarbejdelse og fremsendelse af referater, foregår elektronisk, og overvåges. [95] [95,00] [23,75] Hvordan tilbudsgiver ved den konkrete opgave for Kommunen vil håndtere situationer, hvor enten tilbudsgiveren selv eller Kommunen, konstaterer afvigelser i den leverede ydelse, eksempelvis hvilke aktiviteter/procedurer, responstider og rapporteringsmetoder tilbudsgiver vil tilbyde : Kommunens kontaktpersoner modtager altid skriftlig meddelelse via sms/mail., når afvigelser er afhjulpet. Alle mindre afvigelser afhjælpes straks eller 3
senest næste rengøringsdag. Væsentlige afvigelser (fx svigt på toilet) udenfor servicemedarbejdernes almindelige arbejdstid afhjælpes senest indenfor 2 timer. Serviceleder og driftschef afholder forskudt fravær af hinanden. Serviceledere er instrueret og uddannet i at lytte åbent til de kritikpunkter Der tilbydes tilknyttes et 24 timers vagtselskab, til sikring af kontakten. Reklamationer vil ikke henligge ubesvaret eller uden aktion, men behandles straks Svigt eller mangler, der fremgår på en kvalitetsrapport i indeværende måned, vil på de 2 efterfølgende måneders kvalitetsrapporter anføres som et selvstændigt punkt. Statistikker over udførte registreringer af enhver art tilbydes fremsendt til den overordnede kontaktperson eller kontaktpersonerne på de enkelte lokaliteter [95] Samlet set [190] 4
"MILJØ" (10 %) Udbudsbetingelsernes afsnit 1.16.4: Kommunen vil ved evalueringen af tilbuddene i forhold til underkriteriet Miljø lægge vægt på følgende: I hvilket omfang de tilbudte ydelser går videre end de fastsatte mindstekrav. Til brug for evalueringen af underkriteriet Miljø skal tilbudsgiver i nedenstående delkriterier (a) til (d) beskrive: a. Procedurer for medarbejderudvikling på den konkrete opgave b. Procedurer for anvendelse af redskaber/kemi/maskiner/metoder og i hvilket omfang på den konkrete opgave c. Procedure for, undgåelse af ensidigt gentagende arbejde (EGA) på den konkrete opgave d. Tilbudsgivers initiativer for minimering af de ydre miljøpåvirkninger ved den konkrete opgave for Kommunen. I det indbyrdes forhold vægter delkriterierne (a) til (d) lige. Bemærk: Kommunen vil ved evalueringen af tilbuddene i forhold til punkterne (a) (d) lægge vægt på, i hvilket omfang tilbudsgivers håndtering/løsningsforslag går videre end de fastsatte mindstekrav. Tiltag, som alene afspejler udbudsmaterialets mindstekrav, vil således ikke blive inddraget i evalueringen. Pointmodel anvendt for underkriteriet "Miljø" udtrykt i point og prosa: POINT PROSA 0 Tilbud, som opfylder udbudsgrundlagets mindstekrav, men som ikke indeholder elementer herudover i forhold til opfyldelse af underkriteriet (det netop acceptable tilbud): "Konditionsmæssigt". 20 Tilbud, som indeholder enkelte elementer ud underkriteriet (under middel): "Nogenlunde". 40 Tilbud, som indeholder nogle elementer ud over (middel): "Tilfredsstillende". 60 Tilbud, som indeholder flere elementer ud over (over middel): "Meget tilfredsstillende". 80 Tilbud, som indeholder mange elementer ud underkriteriet (over middel): "Særdeles tilfredsstillende". 100 Tilbud, som tilbyder markedets bedste standard (det bedst mulige tilbud). Bemærk: Ovenstående pointtal er udelukkende pejlemærker. Der kan således tildeles et hvilket som helst point mellem 0 og 100. "Procedurer for medarbejderudvikling på den konkrete opgave.": Der afholdes faste månedlige personalemøder Sygerask politik konkret beskrevet med faste rutiner for opfølgningsforløb. Muligheder for uddannelse, medarbejder og ledere, f.eks. medarbejder uddannes til tilsynsførende Ledereuddannes 8 + 9 dage "Procedurer for anvendelse af redskaber/kemi/maskiner/metoder og i hvilket omfang på den konkrete opgave.": Der benyttes kun ergonomiske arbejdsredskaber Medarbejdere gennemgår 4-dages kursus i arbejdsteknik, redskaber og maskiner og "Kemi Manuelle og fuldautomatiske doseringspumper/anlæg til kemi Rengøringskemi til periodiske specialopgaver fjernes fra arbejdspladsen efter endt arbejdsdag Fokus på den bakterielle risiko, spredning af virus i f.eks. daginstitutioner. Tilbyder at anvende steriliserende produkter Anvender gulvmaskiner på alle lokaliteter hvor dette er muligt Hvis forhold ikke tillader brug af stetoskopstænger fra gulv, tilbydes anvendelse af stillads eller lift Der benyttes altid skumanlæg ved daglig rengøring af baderum [6,00] Procedure for, undgåelse af ensidigt gentagende arbejde (EGA) på den konkrete opgave : Der anvendes gulvvaskemaskiner som er batteridrevet og lydsvage, med indbyggede automatisk dosseringsanlæg Stetoskop stænger til alle opgaver i højden ikke nødvendigt med arbejde på stiger Der accepteres ikke forhastede og uhensigtsmæssige rengøringsmetoder under arbejdets udførelse Rengøringsvogne tilpasses i højde til de enkelte medarbejdere og har gummihjul der gør det lettede at passere forhøjninger Medarbejderne tilbydes arbejde i teams og ro- 5
tationsordninger Medarbejdere undervises i at skifte rækkefølger på deres daglige arbejdsopgaver. Ledere indgår aktivt i at hjælpe og planlægge rækkefølger for medarbejderne Tilbudsgivers initiativer for minimering af de ydre miljøpåvirkninger ved den konkrete opgave for Kommunen : Der installeres og anvendes udelukkende doseringsudstyr på alle lokaliteter Svanemærket virksomhed. Miljømærkning Danmark foretager løbende stikprøvekontroller uafhængigt af andre forhold. Der tilbydes statistik over forbrug 4 x årligt, som kan fremsendes til kommunen efter ønske Firmabiler udvælges efter deres brændstofforbrug (min. 30 km/liter brændstof og elbiler hvor det er praktisk muligt) Renell går ind for genbrug af forbrugsmaterialer, som løbende forbruges i virksomheden. Samlet set [240] SAMLET ANTAL POINT TILDELT [80.86] 6