Administrator v1.0 QUICK GUIDE Green Glass Software V/ Dan Feld-Jakobsen Lojovej 1 6200 Aabenraa 51 92 83 58 / dan@rekvi-skole.dk
INTRODUKTION TIL REKVI-KONTOR Ideen med Rekvi-Kontor systemet udsprang fra et behov for at gøre rekvireringer af materiale or ressourcer mere enkelt at gå til, både for brugere og for de indkøbere/administratorer der i sidste ende skal have et samlet overblik over disse rekvisitioner. Det første Rekvisystem så dagens lys i 2005 og siden da er der sket en hel del, takket være de ideer og forslag som de nuværende brugere og administratorer er kommet med. HVAD ER REKVI-KONTOR? I Rekvi-Kontor kan ansatte i virksomheden oprette rekvisitioner der tildeles et unikt og sporbart nummer, således at der er dokumentation på bestillinger og leveringsaftaler. Indholdet i rekvisitionerne kan til enhver tid redigeres af brugeren og der kan søges i samtlige datafelter. Rekvisitionerne kan ligeledes tildeles en status, således at altid er et ajourført overblik over hvad der er modtaget og hvad der er på vej. Administratoren i virksomheden har et samlet overblik over samtlige rekvisitioner der er registreret i virksomheden. LÆR REKVI-SKOLE AT KENDE Den bedste måde at lære Rekvi-Kontor at kende, er ved at Kaster sig ud i det Rekvi-Kontor er nemt og enkelt at gå til og samtidig meget brugervenlig, da det i princippet er lavet som et sporbart dokument der er tilknyttet en leverandør /Kreditor. 2
LOGIN Rekvi-Kontor er en webbaseret løsning, som du kan tilgå fra alle kendte browsere: Internet Explorer skal dog som minimum være version 9 eller nyere. Gå til www.rekvi-kontor.dk for at vælge den version af Rekvi-kontor, du som bruger eller administrator er tilknyttet. Som administrator i Rekvi-Kontor, vil du komme til dette skærmbillede Navnet på den virksomhed du er tilknyttet bør stå i den øverste del af skærmen, blot så du kan sikre dig, at det er det rigtige Rekvi-kontor system du logger på 3
LOGIN For at kunne benytte Rekvi-Skole, så skal du logge dig på. Dette gøres ved at indtaste dine login oplysninger (brugernavn og kode) og klikke på log ind knappen GLEMT DIT KODEORD? Skulle du have glemt dit kodeord, så kan du få tilsendt et nyt til din mailadresse, ved at klikke på Glemt dit kodeord? Og indtaste din e-mail adresse og klikke på Resend Du vil så modtaget en mail med et genereret kodeord som du så kan benytte til at logge dig på systemet. Du kan efterfølgende ændre dette kodeord til et der måske er lettere at huske, dette viser vi senere i denne guide. 4
LOGIN For at sikre at du er logget korrekt på Rekvi-Skole, så burde du kunne se den skole/afdeling du er tilknyttet her Dette er startskærmen når du logger dig på som administrator. Denne startskærm indeholder en opsummering af hvad der er sket i Rekvi-Kontor systemet i den seneste tid. Vi gennemgår lige kort de enkelte elementer i skærmbilledet. 5
STARTSKÆRMEN I ADMINISTRATOR DELEN MENUERNE Der er 2 menuer i dette skærmbillede, en behandlingsmenu, hvor der kan arbejdes med brugernes bestillinger og en overordnet service menu, med oplysninger om Rekvi-kontor systemet. Vi vil senere gennemgå begge menuer i denne quick guide. De 4 kasser med informationer ser vi kort på her Seneste Rekvisitioner Viser de seneste 5 rekvisitioner der er bestilt Rekvisitioner Viser status på alle rekvisitioner i systemet Backup Viser de seneste backup filer af databasen der er taget Statistik Viser en oversigt over brugere tilknyttet systemet 6
SÅLEDES KOMMER DU GODT I GANG SOM ADMINISTRATOR Det er langt fra nødvendigt at kende til alle Rekvi-Kontors funktioner for at man kan benytte systemet til at håndterer de indkomne bestillinger fra brugerne. Første gang du logger på er store dele af systemet allerede sat op således at du kan komme hurtigt i gang. Administratorens opgaver består blandt andet i at - Oprette nye brugere og redigerer eksisterende brugeres oplysninger - Oprette/indlæse kreditorer/leverandører - Have overblikket over samtlige rekvisitioner fordelt på status - Udskrive/slette eller redigerer i eksisterende rekvisitioner - Skifte status og eventuelt kommenterer på alle rekvisitioner - Tage backup og vedligeholde i databasen, herunder slette logfiler. 7
SÅLEDES OPRETTER DU EN LEVERANDØR For at oprette en leverandør i Rekvi-Kontor, vælger du menupunktet i behandlingsmenuen, Kreditorer/Leverandører Du vil nu få vist en liste med de leverandører der allerede er oprettet i Rekvi-Kontor Du kan nu få oplysningerne vist på de enkelte leverandører, ved at klikke på navnet på leverandøren. Bemærk, at vi får vist information om den leverandør der er markeret en den lille pil og klikke på Rediger knappen. 8
SÅLEDES OPRETTER DU EN LEVERANDØR For at oprette en leverandør, skal du klikke på knappen nederst på siden når listen vises, der hedder Tilføj Leverandørlisten vises igen, hvor der er reserveret en plads i listen samtidigt med at der er gjort klar til at indtaste leverandørens oplysninger i den højre side af skærmen Her indtastes leverandørens navn Her indtastes leverandørens interne kreditrnummer Virksomhedens kontonummer hos virksomheden (valgfrit) Adresse, gade, postnummer og by Leverandørens telefonnummer Faxnummer Leverandørens email hvortil en eventuel rekvisition skal sendes til Kontaktpersonen hos leverandøren Her kan der tilføjes bemærkninger, så som webside adresse på leverandørens bestillingsportal, leveringstider eller aftalt leveringssted og lign. Når felterne er udfyldt, så gemmes leverandøren i databasen ved at klikke på knappen Gem Leverandøren er nu oprettet og vil fremover fremgå af listen over leverandører. 9
SÅLEDES REDIGERE/SLETTER DU EN LEVERANDØR Ønsker du at redigerer eller helt at slette en leverandør, så kan dette gøres ved at klikke på de små ikoner der er ud for leverandørens navn Klikkes der på Blyanten, så kan de gemte oplysninger om leverandøren redigeres Klikkes der på Stop skiltet, så slettes leverandøren fra databasen Klikkes der på Information skiltet så vises leverandørens oplysninger Man kan godt oprette sig selv som leverandør hvis man i afdelingen har produceret nogle emner, der så er tilgængelig for sin egen afdeling eller andre afdelinger i virksomheden. DIVERSE KREDITORER Brugerne kan godt under fremstillingen af en rekvisition oprette en ny kreditor/leverandør, når de benytter Diverse kreditorer. Brugerne kan dog kun oprette selve navnet på kreditoren/leverandøren efterfølgende skal administratoren så udfylde de øvrige felter på denne oprettede kreditor/leverandør Den nye oprettede kreditor/leverandør vil så være tilgængelig for brugerne fremadrettet. INDLÆSNING AF KREDITORER FRA CSV FIL. Man kan indlæse kreditorer fra kommasepareret CSV fil, der har følgende opsætning. Kreditornummer Navn Adresse postnummer/by telefonnummer bestillings e-mail adresse Før der indlæses en leverandørliste, så anbefales det at tage en backup af alle data se længere nede i manualen hvordan dette gøres. Indlæsningen foregår ved at vælge menupunktet Kreditorer/leverandører, her klikkes så på knappen Gennemse over selve leverandørlisten, indlæsningsfilen vælges og der klikkes på Import Så opdateres listen med nye kreditorer/leverandører. 10
SÅLEDES OPRETTER DU EN NY BRUGER I REKVI-KONTOR Der er kun administratoren der kan oprette nye brugere til Rekvi-Kontor systemet. Administratoren indtaster brugerens oplysninger, herunder en emailadresse, og der tilsendes den nye bruger et genereret kodeord, som der skal benyttes for at kunne komme på systemet og foretage bestillinger. Da brugerens kodeord bliver dannet af systemet, så har administratoren ingen kendskab til hvad kodeordet er og kan derfor ikke hverken se, ændre eller genskabe en brugers kodeord der kan kun brugeren selv. For at tilføje en ny bruger til systemet, så klikker du på Ny bruger under punktet Rekvisitioner/Brugere i behandlingsmenuen. Herefter vil der komme et skærmbillede hvor den nye brugers oplysninger kan indtastes. Felter markeret med en rød stjerne er nødvendige. Brugerens status angives her (Godkendt er standard) Navn og emailadrese Telefonnummer/Fax (evt. mobil) Brugerens 4 cifrede ID kode, denne sættes på alle rekvisitioner der oprettes af denne bruger Tilsend brugeren en email med kode ord til adgang. 11
SÅLEDES OPRETTER DU EN NY BRUGER I REKVI-SKOLE Lidt forklaring til de enkelte punkter i tilmeldingen Brugers status i Rekvi-Kontor systemet. Som standard er den oprettede bruger godkendt til både at se priserne og foretage bestillinger systemet. Der findes 2 forskellige status for brugerne Godkendt, hvor brugeren kan oprette rekvisitioner Afvist Kan ikke logge ind i systemet Navn e-mailadress og adresse Her indtastes brugerens for- og efternavn, samt e-mail adresse det er vigtigt at e-mail adressen er korrekt, da denne adresse benyttes til at sende bekræftelse på bestillingen. Telefonnummer Land vælges fra listen og der indtastes brugerens telefonnummer Velkomst mail Der skal sættes hak i denne boks, da brugerne skal have et kodeord tilsendt. Såfremt brugeren er korrekt oprettet, så vises der en liste over tilmeldte brugere. Denne liste viser en oversigt over oprettede brugere Ved at klikke på den grønne boks, så deaktiveres brugeren brugeren slettes ikke Bruger oplysningerne kan redigeres ved at klikke på brugeren og efterfølgende klikke på Rediger knappen Brugeren slettes ved at markerer brugeren og vælge Slet 12
SÅLEDES HÅNDTERES REKVISITIONERNE I REKVI-SKOLE I de forgående afsnit har vi gennemgået forudsætningerne for at brugerne kan foretage bestilllinger i Rekvi-Skole systemet. Vi skal nu til at se på hvordan man efterbehandler disse bestillinger. Vi vil derfor gennemgå følgende emner: - Gennemgå rekvisitions oversigten og ordrenes forskellige status - Flytte en rekvisitions leveringsdato - Ændre status på en rekvisition - Kommenterer en rekvisition Efterfølgende vil vi komme med forslag til rutiner for henholdsvis brugere og administratorer i forhold til at benytte Rekvi-Kontor som et godt værktøj i dagligdagen. 13
ORDRESTATUS I REKVI-KONTOR Rekvisitions oversigten viser en liste over de rekvisitioner der, med en given status, er i systemet. Før vi tager hul på selve oversigten, så gennemgår vi kort de forskellige ordrestatus og deres betydning. Rekvisitions status: Alle rekvisitioner i Rekvi-kontor systemet er tildelt en eller anden form for status. Rekvisitionens status bestemmer hvordan ordren vises og hvordan den behandles i systemet. Status tilstanden er noget som både bruger og admin kan ændre og selv tage stilling til hvordan det skal benyttes. Der er 6 forskellige status på ordrene i systemet: Aktiv alle rekvisitioner starter med at have denne status, rekvisitionen får denne status når den oprettes i systemet og så efterfølgende venter på at blive efterbehandlet Leveret denne status kan gives en rekvisition når de varenumre som rekvisitionen indeholder er leveret. Faktureret denne status kan gives en rekvisition når den er færdigbehandlet og faktureret Arkiveret denne status tildeles de rekvisitioner der er faktureret og blot skal opbevares i arkivet til senere opslag. Det er helt op til brugerne og administratoren hvordan disse forskellige status benyttes i det daglige arbejde i virksomheden så dette bør defineres i fællesskab. Som Administrator får du nemt et overblik over hvor mange rekvisitioner der er tildelt de forskellige former for status på startskærmen er der et kort resume af mængden af de forskellige rekvisitioner. 14
REKVISITIONSOVERSIGTEN I REKVI-KONTOR Selve oversigten over de ordre der pt. er i systemet vises ved at klikke på Rekvisitioner i behandlingsmenuen Rekvisitioner/Brugere Oversigten viser i første omgang de rekvisitioner der har fået en status der hedder Aktiv Rekvisitionerne vil blive liggende i denne liste så længe de har status Aktiv Selve ordrelisten giver følgende oplysninger Rekvisitionsnummer Bestilt til Leveringsdato Kreditor/leverandør Oprettet Rekvisitionens status Varenumre Ordreinfo med mulighed for redigering Mulighed for at ændre status og leveringsdatoen 15
REKVISITIONSOVERSIGTEN I REKVI-KONTOR Et nærmere blik på detaljerne Læg mærke til at der i oversigten kun vises de rekvisitioner der har status Aktiv ønsker man at se en liste med rekvisitioner der har en anden status, så kan man gøre dette ved at vælge ønsket visning i dropdown boxen til højre Så vises der en liste med rekvisitioner der har den tilsvarende status. Som administrator kan man skifte status på rekvisitionerne enten enkeltvis eller en samlet mængde. Ønsker man at skifte status på en enkelt rekvisition, så markeres rekvisitionen ved at klikke på denne, så den grønne pil står på rekvisitionen og dernæst vælges den ønskede status i drop down boxen til højre Det samme er gældende med en ændring af leveringsdatoen først markeres rekvisitionen og efterfølgende vælges der en anden leveringsdato ved hjælp af kalender funktionen Det er muligt at skifte status på mere end en rekvisition ad gangen dette foregår ved at man markerer de rekvisitioner der skal ændres status på og vælger den ønskede status i drop down boxen så skifter 16
REKVISITIONSOVERSIGTEN I REKVI-KONTOR Et nærmere kig på de enkelte rekvisitioner Ud fra rekvisitionslisten kan man vælge at tage et nærmere kig på de enkelte rekvisitioner, dette gøres ved at markerer den pågældende rekvisition og klikke på Rediger knappen Kreditor/Leverandør Rekvirent Leveringsinformationer Varenumre Aftale/Bemærkning Kommentarfelt (Admin) Ændring af status på rekvisitionen Eventuelle ændringer i rekvisitionen gemmes ved at klikke på Opdater Med forbehold for kommende ændringer i skærmbilledet! 17
SØGEFUNKTIONEN I REKVI-KONTOR En af styrkerne i Rekvi-Kontor er, søgefunktionen, der kan nemlig søges i alle datafelter. Fritekst søgning i felterne Bestilt til Varenumre Aftaler/Bemærkninger samt Kreditor/Leverandør Søgning på ordrenummer Søgning på leveringsdato 18
VEDLIGEHOLDELSE/SERVICERING I REKVI-KONTOR I dette afsnit beskriver vi kort hvordan du: - Tager en backup af databasen - Optimerer databasen - Slette gamle logfiler - Ser hvem der er online - Udsender besked til brugerne (nyhedsbreve/beskeder) BACKUP I REKVI-KONTOR Der tages selvfølgelig daglig backup af samtlige rekvisitioner, brugere og logfiler, men denne automatiske backup foregår oftest om natten, hvor trafikken er mindst på serveren. Der er derfor lavet en mulighed for selv at tage en manuel backup af hele databasen. Det kan være en fordel at tage en backup inden indlæsning af kreditorer efter en travl dag eller sidst på ugen, for at sikre sig en ekstra gang. Man kan på startskærmen se hvornår der sidst er taget en backup, men angivelse af dato og tidspunkt Man tager en manuel backup ved at Klikke på Backup i Service menuen 19
BACKUP I REKVI-KONTOR Efter en succesrig backup, så vises denne grønne bjælke over de 2 menuer på skærmbilledet. Der opbevares løbende op til 3 kopier af databasen i Rekvi-skole systemet og det betyder ikke noget hvor often man vælger at tage en backup der er rigeligt plads på serveren. OPTIMERE DATABASEN I REKVI-KONTOR Der skrives løbende logfiler i forhold til oprettelse af rekvisitioner og handlinger foretaget af administratoren disse logfiler kan efterhånden fylde en del og derfor er det nødvendigt en gang om måneden at rydde op i disse og fjerne de ældre logfiler. Log filerne har selvfølgelig en funktion i forhold til eventuelle fejlmeldinger eller hvis der er opstået uregelmæssigheder, men som regel indeholder disse blot generel information om hvad der er foretaget i systemet Det vil være en god ide at man 1 gangom måneden gør hovedrent i databasen og dette gøres ved at vælge det menupunkt der hedder Værktøj Servicering. Her kan man rydde op i logfilerene der er baseret på administratorens handlinger Her optimeres databasen tomme felter rykkes sammen og databasen trimmes Her fjernes logfiler fra brugernes handlinger BEMÆRK: Skulle man komme ud for fejl eller uregelmæssigheder anbefalet det selvfølgelig at bibeholde logfilerne, da disse kan indeholde vigtige hints om hvad der kan være galt. Man kan ikke komme til at slette hverken rekvisitioner, kreditorer eller brugere i databasen ved at slette logfilerne! 20
HVEM ER ONLINE Der er mulighed for at se hvem der er online og benytter systemet til at fremstille rekvisitioner. Man vælger menupunktet Værktøj Hvem er Online og så vises der hvem der er online. Det kan godt forekomme at der er gæster på besøg det kan være Goggle bots eller det kan være besøgende der har forvildet sig ind på websiden uden dog at kunne foretage sig noget. Der kan forekomme ændringer af dette skærmbillede, da der er en del unyttige informationer UDSENDE BESKED/NYHEDSBREV TIL BRUGERE Rekvi-Kontor rummer en funktion der kan benyttes til at give alle tilknyttede brugere en fælles besked eller individuel besked til enkelte brugere. Det kunne være at administratoren ønsker at have afsluttet så mange rekvisitioner som muligt op til en ferie eller et gammelt regnskabsår skal afsluttes eller eller.. Ønsker man som administrator at sende en besked til brugerne så vælger man menupunktet Værktøj Send email Her vælger man så fra listen om det er alle tilknyttede brugere der skal have en mail, eller om det er en enkelt bruger der skal have beskeden. Modtagere (vælges her) Afsenderen kan tilpasses Her skrives teksten Efter at der er valgt modtager og afsender så klikkes der på Godkend og e-mailen afsendes Beskeden opbevares ikke i systemet, så derfor kan det ikke anbefales at benytte funktionen til at sende email der skal benyttes til dokumentation eller lignende. 21