N OT AT Høring Kommunernes fælles digitaliseringsstrategi Repræsentanter fra en lang række kommuner har sammen med KL udarbejdet et udkast til en fælleskommunal digitaliseringsstrategi, der nu er sendt til høring i alle kommuner. KL anmoder om, at alle kommuner giver en konkret tilbagemelding på forslag til strategi, herunder prioritering af indsat s- områderne, jf. de udsendte spørgsmål. I det følgende er der omtalt nogle emner, der også kan indgå i kommunens politiske drøftelse af strategien. Er der gevinster at hente? Kommunernes igangværende arbejde med budget 2011 er i høj grad påvirket af den internationale økonomiske krise. De økonomiske rammer er strammere end tidligere år, og stort set alle kommuner har besparelser og effektiviseringer på dagsordenen. Den 23. august 2010 Jnr 01.02.00 P22 Sagsid 000205237 Ref JAN/PIA jan@kl.dk Dir 3370 3232 Weidekampsgade 10 Postboks 3370 2300 København S Tlf 3370 3370 Fax 3370 3371 www.kl.dk 1/5 Digitalisering er et af svarene på de økonomiske udfordringer. Men det fo r- udsætter, at man går målrettet efter gevinsterne. Det forudsætter også, at kommunen er indstillet på at investere. Forslaget til fælles strategi kan derfor være en anledning til at overveje, hvordan kommunens hidtidige politik for digitalisering har været tilrettelagt. Hvordan prioriteres investeringerne økonomisk? Hvilke krav og forudsætninger er der formuleret om effektiviseringsgevinster? Og hvad er tidshor i- sonten?
I det foreliggende udkast til strategi skønnes det, at de beskrevne initiativer kan give kommunerne effektiviseringer på mindst 2 mia. kr. fra 2015. Men de bliver kun realiseret, hvis der er klare mål for gevinsterne. Samarbejde mellem kommunerne er en nødvendig forudsætning hvor langt er kommunen indstillet på at gå? Der er på flere måder skabt helt nye forudsætninger for kommunernes digitalisering de senere år. Kommunernes it-selskab KMD er solgt, og dermed har kommunerne ikke længere kontrol med udbuddet af it-løsninger. Derfor stiller salget af KMD nye og anderledes krav til den styrke, som kommunerne skal lægge bag krav til nuværende og fremtidige leverandører. Det bliver dyrt, hvis hver kommune selv skal forsøge at udvikle/købe alle it-løsninger. Kommunerne er nødt til at gå sammen, så der skabes stor købekraft, der kan påvirke prisen og leverandørerne. Det er hovedopgaven for det nye fælleskommunale selskab KOMBIT. Men samarbejde om de konkrete it-løsninger er også en nødvendig forudsætning, når gevinsterne skal høstes i forhold til borgerbetjeningen og i forhold til effektiv intern organisering i hver kommune. Fx er der store gevinster at hente, når borgerne anvender digitale selvbetjeningsløsninger. Men effekten fra disse løsninger kommer først for alvor, når de fælles løsninger er udbredt over hele landet og vi får borgerne til at benytte dem. Det fremtidige samarbejde mellem kommunerne om it-løsninger vil i mange kommuner være et brud med hidtidige traditioner. Det er almindeligt i mange kommuner, at man primært tilrettelægger it-strategien med udgangspunkt i behov, der defineres lokalt i egen kommune. Andre kommuner har tradition for samarbejde i grupper, når der skal udvikles systemer eller udbydes opgaver. Det bliver derfor et meget afgørende spørgsmål, hvordan den enkelte kommune er indstillet på at finde en ny balance mellem lokale ønsker om skræddersyede løsninger, hvor kommunen går egne veje, set i forhold til større fælles initiativer, hvor løsningerne findes i en fælles beslutningsproces med mange kommuner. Det kan indgå i drøftelsen om den fælleskommunale strategi, hvilken tradition kommunen hidtil har haft for samarbejde om it-løsninger, og hvilken politisk strategi kommunen vil anlægge fremover i forhold til samarbejdet med andre kommuner om digitale løsninger. 2
Hvor langt vil kommunen gå for at flytte borgerbetjeningen til de digitale kanaler? Netop nu er der i alle kommuner fokus på sagen om objektiv sagsbehandling, hvor en andel af stillingerne i kommunens borgerservice skal flytte til en form for stordriftscentre, som regeringen har besluttet, at ATP skal administrere. Der er givet to begrundelser for denne omstilling, nemlig stordriftsfordele og effektivisering via digitalisering. Kommunen skal stadig kunne betjene borgerne ansigt til ansigt, men gevinsterne kommer kun, hvis flere og flere borgere med tiden ændrer adfærd fra telefonisk eller personlig henvendelse til digital selvbetjening, ligesom det fx er sket for de fleste danskere i forbindelse med netbank. Det indgår i udkastet til fælleskommunal digitalstrategi, at man på udvalgte områder gør det obligatorisk for borgerne at benytte digitale løsninger via nettet fx ved opskrivning til dagsinstitutionsplads. Der kan imidlertid være forskellig politisk holdning til, hvor meget man skal inspirere eller presse borgerne til at ændre kanal i kontakten med kommunen. Kommunens stillingtagen til den fælleskommunale digitale strategi kan derfor også være en anledning til at overveje kommunens hidtidige kanalstrategi i forhold til borgerkontakten. Har kommunen i dag en politik for, hvordan en større andel af borgerhenvendelsen kan flyttes til selvbetjeningskanaler? En stor gruppe borgere betragter i dag selvbetjeningsløsninger som en selvfølge og adgang til sådanne løsninger som et højt og nødvendigt servicen i- veau. Andre borgere skal vænnes til de nye kanaler, ligesom det har været tilfældet for mange i forbindelse med netbankløsninger m.v. Endelig er der også en gruppe af borgere, der er afhængig af muligheden for personlig kontakt med kommunens sagsbehandler. Den fælleskommunale strategi lægger op til, at kommunerne i de næste 5 år vil inspirere borgerne til at flytte kanal. Hvor langt er kommunen indstillet på at gå i forhold til denne målsætning? Fælles løsninger og standardiserede arbejdsprocesser Forslaget til digitaliseringsstrategi lægger op til, at kommunerne i langt højere grad end hidtil anvender fælles løsninger. Hvis effektiviseringsgevinsterne skal hentes vil det i mange tilfælde også være en forudsætning, at man standardiserer de arbejdsrutiner og processer, der er knyttet til opgaven. 3
Det indebærer, at en del af initiativerne i strategien først vil være fuldt udnyttet, hvis kommunerne også sørger for tilpasning af organisation og arbejdsprocesser. Der vil på nogle punkter blive lagt op til en stærkere standardisering, som i nogle kommuner måske kan støde an mod de traditioner, man har i kommunens organisation. Det er derfor naturligt, at kommunen i forbindelse med stillingtagen til strategien også overvejer, hvilke organisatoriske konsekvenser der kan følge af den fremtidige strategi, herunder hvad holdningerne er til at standardisere flere arbejdsrutiner i fællesskab med andre kommuner. Det er også naturligt at overveje, om den ledelsesmæssige placering af beslutninger vedr. it og effektivisering er hensigtsmæssig i dag. Det anbefales i strategien, at kommunens økonomiudvalg og direktion lægger en klar strategi for, hvordan der skal investeres, og hvordan gevinsterne skal høstes. Hvor ligger de største investerings- og udviklingsbehov i kommunen? Der er i udkastet til strategi en lang række initiativer, der er formuleret under følgende 2 hovedformål: 1. At skabe økonomisk råderum for kommunerne gennem effektivisering. 2. At udvikle den kommunale service, så det fortsat er kommunerne, der sætter dagsordenen for en attraktiv kommunal sektor attraktiv for borgere, virksomheder og medarbejdere. Der er formuleret forslag inden for følgende hovedområder: Tværgående strategi for digitalisering Strategi for: Beskæftigelsesområdet Social- og sundhedsområdet Børne- og kulturområdet Teknik- og miljøområdet Der lægges inden for alle områder vægt på at digitalisere borgerbetjeningen. Behovene for investering og udvikling kan imidlertid være meget forskellige mellem kommunerne, der ikke nødvendigvis har prioriteret ens, når det gælder it-udvikling og digitalisering. Derfor er behovene også forskellige. 4
Det bør derfor også indgå i den politiske drøftelse, hvilke af de fælles digitaliseringsinitiativer, der efter kommunens opfattelse bør have højst prioritet i de kommende år. KL s bestyrelse vil derfor opfordre alle landets økonomiudvalg til at drøfte kommunens holdning til den fælles strategi for digitalisering og give KL en tilbagemelding herom, så det bliver en del af beslutningsgrundlaget, når bestyrelsen skal tage endelig stilling til strategien senere i 2010. 5