Supplier Workflow online fakturering Quickguide til Supplier Workflow for leverandører til Realkredit Danmark
Digitaliseret fakturering Supplier Workflow er en online e-faktureringsportal, som er udviklet og hostet af HighJump Software Aps (herefter omtalt HighJump), Realkredit Danmarks digitale samarbejdspartner. Der er ikke omkostninger forbundet med at blive registreret som bruger, og det er gratis at sende fakturaer til Realkredit Danmark, når I er registreret som leverandør til Realkredit Danmark. Du kan blive registreret her: www.danskebank.com/online-faktura Supplier Workflow indeholder en masse muligheder for digital samhandel, men som leverandør til Realkredit Danmark kan du kun bruge ordre- og faktureringsdelen af Supplier Workflow. Vigtigste funktioner - Nem adgang via web-browser - Afsendelse af fakturaer og kreditnotaer til Realkredit Danmark - Afsendelse af fakturarykkere - Realkredit Danmark modtager dokumenter i digitalt format - Statistik, der giver viden om dit samarbejde med Realkredit Danmark Fordele - Alt-i-én-webapplikation til digital fakturering - Høje sikkerhedsstandarder for både Realkredit Danmark og leverandøren mod kompromitterende indgriben eller digital svindel - Nem og hurtig konfiguration - Høj gennemsigtighed og gode sporingsmuligheder i hele processen Supplier Workflow guideline - Realkredit Danmark DK vers. 204-07-23 Side af 7
Krav til leverandørfaktura fra Supplier Workflow til Realkredit Danmark Når du sender en elektronisk faktura til Realkredit Danmark via Supplier Workflow, er det vigtigt, at du indtaster alle relevante informationer, således at Realkredit Danmark kan behandle fakturaen digitalt. Såfremt du modtager en ordre fra Realkredit Danmark i Supplier Workflow, vil de fleste data til brug for fakturering være til stede. Opret faktura: For at sikre at fakturaen kan behandles hos Realkredit Danmark, er der en række oplysninger, der skal være indeholdt i fakturaen. Bl.a. er det vigtigt, at der altid er enten et ordrenummer, et kontrakt-/sagsnummer, et projektnummer og/eller et registreringsnummer/stednummer. Vær derfor opmærksom på, at følgende felter er udfyldt (se eksempel næste side):. Realkredit Danmarks GLN-nr.: 5790002042287 (for Realkredit Danmark Danmark) 2. Kontaktperson hos Realkredit Danmark 3. Reference hos Realkredit Danmark anvend mindst en af følgende fire muligheder (prioriteret rækkefølge) 3.. Ordrenummer (anvend feltet ordrenummer og angives som: P023457) 3.2. Kontraktnummer (anvend feltet kontrakt nummer og angives som: 234_DBDK_0) 3.3. Projektnummer (anvend feltet leverandørnote og angives som 2345_9875 indhold kan varierer feltet er alfanumerisk) 3.4. Registreringsnummer/stednummer (anvend feltet Leverandørnote og angiv som: 358) 4. Leverandørens CVR-nr. 5. Leverandørens bankkontonummer. Betalingsbetingelser (standard er 30 dage fra fakturadato) 7. En sigende fakturatekst (Husk, at det er vigtigt med en sigende fakturatekst, hvor du f.eks. skriver, at det er en møntsorteringsmaskine og ikke bare et modelnummer som f.eks. DP258 teksten kan max. være 40 karakterer). Supplier Workflow guideline - Realkredit Danmark DK vers. 204-07-23 Side 2 af 7
Eksempel på faktura med Kontraktnummer (felt 3.) - se beskrivelse af felterne på side 2 4 2 5 3. 7 Supplier Workflow guideline - Realkredit Danmark DK vers. 204-07-23 Side 3 af 7
Eksempel på faktura med Projektnummer (felt 3.2) - se beskrivelse af felterne på side 2 4 2 5 3.2 7 Supplier Workflow guideline - Realkredit Danmark DK vers. 204-07-23 Side 4 af 7
Eksempel på faktura med Registreringsnummer (felt 3.3) - se beskrivelse af felterne på side 2 4 2 5 3.3 7 Supplier Workflow guideline - Realkredit Danmark DK vers. 204-07-23 Side 5 af 7
Kontakt for idriftsatte leverandører Alle leverandørhenvendelser vedrørende fakturastatus samt betalinger skal ske til: Danske Bank, 4759 Invoice Processing: Telefon: +45 45 4 04 0 eller e-mail: amc-payment@danskebank.dk (Bemærk, at henvendelsen skal være på engelsk) Leverandørhenvendelser af teknisk karakter kan sendes via e-mail til adressen: servicedesk@highjump.com Typiske henvendelser fra Realkredit Danmarks leverandør: Hjælp til at spore et dokument, som Realkredit Danmark ikke har modtaget Problem med at forstå fejlmeddelelse fra HighJump Skift af password i SWF + andre spørgsmål relateret til SWF Minimum informationer som bedes oplyst til HighJump ServiceDesk: Leverandør til Realkredit Danmark - vedr. Danske Bank aftale nr. 0707 Leverandør Firmanavn Leverandør Kontaktnavn Leverandør Telefonnummer Leverandør E-mail Leverandør sender-id (kan være: GLN/EAN eller CVR nummer ) Realkredit Danmark modtager-id (Realkredit Danmarks GLN nummer) Dokument-ID (faktura- /kreditnotanummer) Dato/tid for dokumentafsendelsen (dd.mm.yy / hh.mm) En kort beskrivelse af din henvendelse Supplier Workflow guideline - Realkredit Danmark DK vers. 204-07-23 Side af 7