2014 Lync introduktion Lync møde videokonference 1 Kontrollerer at dit udstyr er klargjort og parat 1 Hvordan det virker 1 Udstyr 1 Lyd 1 Video 3 Eksterne partnere og Lync 3 Ad hoc møde med interne og eksterne parter 5 Lync konference via mødeindkaldelse i Outlooks kalender 6 Samspil mellem Lync og mobilen 7 Anbefalede indstillinger - viderestillinger 7 Sådan viderestiller du Lync ved ubesvaret 8 KLARGØRING OG BRUG AF LYNC ÅGE MONRAD (AMON) UC SYDDANMARK It-Afdelingen
Lync møde videokonference Kontrollerer at dit udstyr er klargjort og parat Hvordan det virker For at lave en konference, evt. med video, skal man bruge programmet Lync. Det er en virtuel telefon et computerprogram. Programmet kan også ligge på en smartphone eller en tablet. Lync virker på Windows, Windows Phone, Android, og Apple smartphones og tablets. Du skal endvidere være tilknyttet en Lync server, som er åben for federation (føderation). Et godt dansk udtryk er, at vi federerer med hinanden. I praksis betyder det, at vores udstyr er åbent for personer, som ikke er på det samme netværk, som vi er. Kolleger og samarbejdsparter fra andre firmaer kan vi nu kontakte og se deres tilstedeværelsesstatus (presence). En rød streg betyder, at man er optaget. Det kan være via telefon eller ved, at man har et møde i kalenderen. Vi kan derfor undlade at forstyrre, eller kan vælge at prøve at ringe igennem. Man kan nemlig have to samtaler kørende, hvor den ene står på pause, og den anden er aktiv. Denne funktion kan ikke slås fra, men man kan fjerne lyden fra nr. to opkald, som kommer medens man har første opkald. At vores netværk er åbent for federation betyder også, at man kan bruge Lync fra sin privatadresse uden at skulle have VPN (Virtual Personal Network) startet. Det skal man ellers, hvis man vil have fat i sit K: drev på arbejde hjemmefra. Bruger man Lync, uden at ringe op til et gammeldags telefonnummer, går man helt uden om telefonsystemerne. Man kører udelukkende på Internettet. Dette gælder dog ikke, hvis man bruger en telefon/tablet med SIM kort, for så kører man på Internet via det mobile bredbånd. Det virker næsten som Skype, som mange sikkert kender i forvejen. I denne vejledning kan der forekomme små divergenser i udseendet fra den version af Lync, som du anvender. Der er brugt både Lync 2010 og 2013 billeder. Udstyr I eksemplet her vil vi holde os til at bruge en pc, for ikke at komplicere forholdene mere end nødvendigt. Du skal til en videokonference bruge: Pc med kamera som kan være indbygget, eller et man sætter på via et USB stik. Et USB headset som består af en hovedtelefon normalt kun til ét øre med en mikrofon. Man kan til nøds bruge de indbyggede højttalere og den indbyggede mikrofon i en bærbar pc 1. Lyd Lyden er den vigtigste bestanddel af en samtale, hvis man ikke bruger tegnsprog. For at kontrollere lyden, findes der et sted i Lync s opsætning, hvor man kan indtale en besked og få den gengivet lidt efter. Her ser man om lydforholdene er i orden. Det gør man sådan her: Tilslut headsettet. I Lync s øverste højre del, er der et tandhjul. Tryk på det (ikke pilen) og vælg herefter Lydenhed i menuen til venstre 1 Den indbyggede mikrofon og de indbyggede højttalere giver meget støj i samtalen, og hvis man sidder sammen med andre personer, er det generende for dem at følge med i en hel samtale. Et godt headset har støjundertrykkelse, hvilket betyder at personen i den anden ende kun får talen med og ikke andre lyde fra rummet servicedesk@ucsyd.dk Side 1 / 10 11.11.2014
Klik på Kontrollér opkaldskvaliteten Lync laver nu et testopkald, hvor du får en kort instruks, som ved en telefonsvarer. Du indtaler en kort besked, som Lync gentager. Hvis du er tilfreds med kvaliteten er alt ok. Hvis der ingen lyd kommer, kan der være noget galt med headesettet, men hvis der f.eks. er for svag lyd, skal du stille på nogle parametre i Lync. For svag eller kraftig lyd Vi retter på lyden i ovenstående billede. Kig i det hvide felt øverst. Her står ofte et eller andet headset. I dette tilfælde står der Anden enhed. Du skal sørge for at det er headsettet, som står i dette felt, idet det er det, vi skal indstille. Flyt skyderen ud for teksten højttaler mod højre, så den står noget i retning af det viste på billedet. Flyt skyderen ud for teksten Mikrofon mod højre, så den står noget i retning af det viste på billedet. Det sidste felt Ringelyd fortæller hvor højt ringelyden skal lyde, når nogen ringer til dig, og du har headsettet på. Brug igen Kontrollér opkaldskvaliteten for at se om sagen nu er i orden. Hvis du ikke kan få det i orden med ovnstående virkemidler, henvises du til Servicedesk. Husk: Når du starter et konferenceopkald er din mikrofon og video slået fra! Det er en fordel, især med mange deltagere på hver sin pc, at man kun slår sin mikrofon til, når man vil sige noget, ellers kommer der unødig støj i konferencen. servicedesk@ucsyd.dk Side 2 / 10 11.11.2014
Video Det indbyggede videokamera kan i mange tilfælde benyttes. Hvis kvaliteten af billedet er for ringe eller det er en stationær pc uden videokamera, kan man sætte et lille kamera på toppen af skærmen. Skal man jævnligt være flere ved samme skærm, har man brug for et kamera med en bredere vinkel. Det kan købes gennem Servicedesk. Normalt fungerer kameraet uden videre. Der er dog en enkelt indstilling, som kan være rar at kende. Klik på tandhjulet øverst til højre på Lync Vælg Videoenhed i menuen til venstre Hvis man er alene ved pc en til mødet, kan der sættes en markering i firkanten Beskær og centrer min video under mødet. Det giver et kvadratisk billede, hvor man ikke får en masse af baggrunden med i begge sider af billedet bredt billede Hvis man er flere ved pc en til mødet, kan man med fordel fjerne denne markering, idet der så er plads til 2-3 personer ved siden af hinanden, alt efter hvor langt de sidder fra hinanden og fra kameraet Eksterne partnere og Lync Hvordan man ser eksterne partneres tilstedeværelse? engelsk: presence Eksterne partnere kan indgå i Lync samarbejde. Dette kaldes federation/føderation. De to firmaers servere skal være sat op til at tale sammen, eller være helt åbne. UC Syddanmarks er helt åbent, så hvis en partner også har åbent Lync netværk, eller åbent for os, kan vi federere/føderere. Det foregår ved, at man taster kontaktpersonens mailadresse ind i søgefeltet, som vist på billedet herunder. Herefter finder Lync personen. servicedesk@ucsyd.dk Side 3 / 10 11.11.2014
Nu skal personen føjes til kontaktpersoner. Man højreklikker på personens linje og vælger Føj til listen over kontaktpersoner, og vælger Andre kontaktpersoner eller evt. en anden gruppe. Personens tilstedeværelse vises nu. Der er en gul bjælke ud for personens billede, eller hvis man ikke viser billeder, så ud for personens ikon. servicedesk@ucsyd.dk Side 4 / 10 11.11.2014
Følgende tilstedeværelser kan ses om en person, som man federerer med. Ad hoc møde med interne og eksterne parter Man kan her og nu sætte et møde op med såvel eksterne som interne partnere. Det gøres ved, at man laver et almindeligt telefonopkald via Lync. Man kan evt. vælge at starte video ved at klikke på video symbolet nederst på billedet. Ønsker man at have en tredje part med i samtalen, klikker man på ikonet med 2 personer hvor pilen peger. Herefter vælges Inviter via navn eller telefonnummer Herunder ses billedet fra Lync 2013. Tryk til sidst OK for at ringe op til vedkommende. Hvis den, man vil have med som 3. samtalepartner, er på ens liste over kontakter, kan man se status før man ringer op. De som har et kamera til rådighed kan deltage med video. Mobiltelefoner kan i nogen tilfælde med Lync-app installeret også køre videokonference, men det er meget afhængigt af, at der er en god mobildækning, ellers må man nøjes med at deltage pr. telefon (lyd). Man kan også udpege alle de kontakter, som skal med til mødet på én gang, ved at holde Ctrl tasten nede og klikke på deltagerne. Herefter højreklikker man på en af de markerede og vælger Start et videoopkald. servicedesk@ucsyd.dk Side 5 / 10 11.11.2014
Lync konference via mødeindkaldelse i Outlooks kalender Når man holder fysiske møder, sker det ofte ud fra en mødeindkaldelse via Outlooks kalender. Møder planlægges ofte nogle dage i forvejen. Der gælder helt det samme med videomøder/videokonferencer. Den helt store fordel ved videokonferencen er, at den sparer en masse tid, penge og forurening, og så er det gratis. Hvis man skal til møde på en anden campus går det let 2 eller flere timer med transport ud over mødet. I stedet for den almindelige mødeindkaldelse i Outlook bruges den knap, som hedder Nyt Lyncmøde under fanebladet HJEM. Marker det tidsrum i kalenderen, som mødet skal strække sig over, og klik på den viste ikon. Der vises nu en mødeindkaldelse meget lig den der kendes fra almindelige mødeindkaldelser. En forskel er, at der er givet et link med blåt nede i teksten. Dette link klikker man på for at komme ind i konferencen. Der vil formentlig ikke være andre i konferencen før få minutter inden konferencen er berammet til at starte. I Til feltet skrives nu deltagernes mailadresser. Når du selv skal lave en mødeindkaldelse, kan du med fordel bruge ikonet Mødeindstillinger. Her kan man bestemme nogle ting om hvad, de andre mødedeltagere må omkring chat, video og lignende. servicedesk@ucsyd.dk Side 6 / 10 11.11.2014
Samspil mellem Lync og mobilen Hvordan du indstiller din mobil og din Lync, så du ikke mister opkald, bør afhænge af firmaets telefonpolitik. Pt. er der ikke nogen egentlig vedtaget telefonpolitik ud over, at en telefon altid skal tages (i arbejdstiden). Praksis er dog noget forskellig, idet nogle lader deres mobiltelefon gå i mobilsvar, hvis de ikke tager den, andre lader den gå til afdelingen eller omstillingen. En Lync- telefon kan enten have et nummer, eller være uden nummer. Hvis den har et nummer: Man kan ring fra den både i huset og til alle mulige numre uden for huset og til udlandet Man kan ringe til en anden Lync bruger i eget firma og i firmaer, som federerer med ens eget firma Kan man ringe til Lync-telefonen udefra med f.eks. en mobiltelefon, eller fra et andet firma ved at taste telefonnummeret Hvis den ikke har et nummer: Man kan ring fra den både i huset og til alle mulige numre uden for huset og til udlandet Man kan ringe til en anden Lync bruger i eget firma, og i firmaer, som fødererer med ens eget firma Man kan ikke ringe til telefonen udefra med f.eks. en mobiltelefon, eller fra et andet firma ved at taste telefonnummeret, da der jo ikke er noget nummer. Det kan dog lade sig gøre ved at ringe til omstillingen, som kan viderestille til Lync Her må man udefra ringe til mobilen i stedet for Forskellen ligge altså i det tredje punkt begge steder. Anbefalede indstillinger - viderestillinger Scenarie 1 Du har en mobil og en Lync uden nummer 1. Indstil Lync til at viderestille til mobilen, til din svargruppe 2, til hjælpeomstillingen på din campus eller til hovednummeret efter 15 sekunder 2. Indstil mobilen til en af ovenstående eller til nød til mobilens telefonsvarer, hvis du er helt sikker på, at du aflytter og svarer på telefonsvareren inden for en kort tidshorisont 3. Du kan indstille Lync til, at der skal ringes både på Lync og mobil, hvis du er sikker på at du besvarer en af dem 2 Svargruppe konfigureres af It-Afdelingen om omfatter personer, som måske kan hjælpe den, som ringer ind, hvis du ikke tager telefonen. servicedesk@ucsyd.dk Side 7 / 10 11.11.2014
Senarie 2 Du har en mobil og en Lync med nummer 1. Indstil Lync til at viderestille til mobilen, til din svargruppe, til hjælpeomstillingen på din campus eller til hovednummeret efter 15 sekunder 2. Indstil mobilen til en af ovenstående eller til nød til mobilens telefonsvarer, hvis du er helt sikker på, at du aflytter og svarer på telefonsvareren inden for en kort tidshorisont 3. Du kan sætte Lync til at der skal ringes både på Lync og mobil, hvis du er sikker på at du besvarer en af dem 4. Hvis du har mobil, og sidder på din plads det meste af tiden, kan du sætte mobilen til at ringe til dit Lync nummer, så kan du tage mobilopkald på din Lync med headset. Husk at sætte mobilen tilbage igen, når du ikke sidder ved din Lync længere Lad ikke din mobil viderestille til Lync og Lync viderestille til mobilen, det giver en rundringning Scenarie 3 Du har kun Lync med (eller uden) nummer Lync virker her som en almindelig bordtelefon, og du skal sørge for, at den ringer videre til rette vedkommende, hvis du ikke selv tager den. 1. Indstil Lync til at viderestille til din svargruppe, til hjælpeomstillingen på din campus eller til hovednummeret efter 15 20 sekunder Sådan viderestiller du Lync ved ubesvaret Sådan ser din Lync- telefon ud. Klik på tandhjulet Vælg Viderestilling af opkald servicedesk@ucsyd.dk Side 8 / 10 11.11.2014
Ad Scenarie 1 Du vil viderestille din Lync til mobilen, når du ikke har taget opkaldet inden for 20 sekunder. Marker Slå viderestilling af opkald fra Klik i på linket ved Ubesvarede opkald går til: i det hvide felt midt i boksen. Hvis dit mobilnummer ikke står i feltet øverst Klik på pil ned Vælg Nyt nummer eller ny kontakt servicedesk@ucsyd.dk Side 9 / 10 11.11.2014
I den nye boks taster du +45 efterfulgt af dit mobilnummer uden mellemrum. Du kan også vælget en anden person, som skal modtage dine opkald, enten ved at vælge dem fra din kontaktliste, ved at skrive deres navn i søgefeltet eller ved at udpege en fra dine kontakter Tryk OK til du er ude af dialogen Ad Scenarie 2 punkt 3 Både ringe på mobil og Lync virker kun, hvis nogen ringer til Lync. Hvis man ringer til mobilen ringer kommer der ikke noget igennem til Lync. Hvis Lync opkald også skal ringe til din mobil, fordi du måske bevæger dig meget rundt eller er til frokost, kan du sætte en markering i Viderestil mine opkald til: som vist i eksemplet nedenfor. Her skal du så angive mobilnummeret i mobilfeltet. Ved ring samtidig er det en god ide at skrue ned for opkaldslyden på enten den ene eller anden telefon, idet der bliver ret meget støj. servicedesk@ucsyd.dk Side 10 / 10 11.11.2014