Velkommen til GECKO Booking! Hvad enten du har købt produktet, eller prøver vores gratis demo, vil denne vejledning give dig en grundig gennemgang af GECKO Booking og dets mange muligheder. Denne vejledning gennemgår de basale funktioner i bookingsystemet. Der vil altså i flere tilfælde henvises til separate vejledninger for de lidt mere avancerede funktioner. Det inkluderer hold-, kursus- og lokalebooking, ressourcebooking, firmaordninger og import/eksport af statistik samt tilkøbsprodukter såsom SMS-service, Kassesystem med tilhørende bonprinter, Marketing-modul og SSL- og HTTPS-kryptering til brug ved kundejournaler. Har du yderligere spørgsmål, står vi naturligvis klar til at hjælpe dig. Kontakt os via sitet. Indhold Side 2 : Login Side 2 : Administration Side 2 : PC i lommeformat eller lille opløsning? Side 3 : Kom hurtigt og nemt i gang: Opret kalender Side 4 : Arbejdstider Side 5 : Ydelser o Side 5 : Tillægsydelser o Side 6 : Indstillinger for ydelse Side 7 : Kalenderoversigter o Side 7 : Månedsvisning o Side 8 : Ugevisning o Side 8 : Dagsvisning Side 9 : Dato udspecificeret Side 10 : Booking for kunde Side 10 : Kopiering af bookinger Side 11 : Kundekartotek Side 11 : Ekstra felter Side 12 : Send e-mail manuelt til kunde Side 12 : Kvik book Side 13 : Personliggør GECKO Booking Side 13 : Ferie / Lukket Side 14 : Generelle indstillinger o Side 14 : System indstillinger o Side 15 : E-mail o Side 15 : Login / opret o Side 16 : Avancerede indstillinger o Side 17 : Indsætningskode Side 17 : ical-understøttelse (BETA) Side 1 version 3.42 opdateret september 2009
Login Med bestillingen af bookingsystemet har du modtaget et brugernavn og adgangskode. Disse skal du bruge til at logge ind på administrationssiden. Du kan logge direkte ind på adressen: /login.php Ønskes adgangskoden ændret, er dette muligt under menupunktet 'Indstillinger', når du er logget ind. Har du glemt dit brugernavn eller din adgangskode, kan du få koden tilsendt på din tilmeldte e-mail. Indtast brugernavn og adgangskode i felterne. Administration Når du er logget ind, ses dine muligheder i menuen i toppen. De er som følger: Kvik book Kalendere Firmaer & kunder Ydelser Tekster Ferie / lukket Indstillinger Hjælp Log ud (over menuen i højre side) Når du er logget ind, ses dine muligheder i menuen i toppen. På administrationsforsiden kan du desuden læse de seneste nyheder fra GECKO Booking. PC i lommeformat eller lille opløsning? Benyt GECKO Booking i PDA-format: Sæt bogmærke til /pda Så kan du tjekke din kalender på farten med din PDA, mobiltelefon eller lignende! Side 2 version 3.42 opdateret september 2009
Kom hurtigt og nemt i gang: Opret kalender Til en start springer vi over 'Kvik book'. Først kigger vi på, hvordan du kommer i gang med at bruge GECKO Booking for første gang. Klik på menupunktet 'Kalendere' Her vil alle kalendere i bookingsystemet blive listet, hvor du kan redigere indstillinger, sætte arbejdstider og se kalenderoversigter. Første skridt vil være at oprette en kalender. Lad os sige, at medarbejder Peter skal have en kalender, hvor kunder kan booke tid hos ham. En kalender kan f.eks. også være en lokalitet, et hold, et lokale, en begivenhed eller noget helt femte. Opret kalender Dette gøres ved at give kalenderen et navn og klikke 'Opret kalender'. For at tilføje og fjerne e-mail-services til denne kalender, klik på 'Ret' under 'Indstillinger' i oversigten, ud for din nye kalender. Her kan du indtaste en e-mailadresse, hvor der kan gives besked, når en kunde booker eller sletter en tid, eller sendes en oversigt over dagens bookinger hver nat eller over en given periode på en bestemt ugedag. Denne e-mail kan også være login til denne specifikke kalender, hvis du indtaster en adgangskode, som du så udleverer til kalenderens ejermand. Det kan blive praktisk, når der er flere i virksomheden med behov for hver deres kalender. Så vil det udelukkende være den pågældende Hold dig opdateret omkring din kalender. SMS-service kan tilkøbes. medarbejder, og dig som administrator, der har adgang. Den ansatte har via dette login ikke adgang til diverse indstillinger. Husk dog at indtaste BÅDE en e-mail og en kode! De to oplysninger kombineret gør det nemlig til et unikt login, og åbner dermed muligheden for at logge direkte ind i den pågældende kalender på GECKO Booking. Glemmer du at indtaste kode, vil e-mailadressen ikke kunne bruges i flere kalendere eller øvrige e-mail-services i bookingsystemet. Klik på knappen 'Opdater' for at gemme. Side 3 version 3.42 opdateret september 2009
Arbejdstider Arbejdstider er dit redskab til at fortælle, hvilke tider dine kunder må booke i din kalender. I kalenderoversigten vælges 'Ret' under 'Arbejdstider', ud for den ønskede kalender. For at åbne tider, vælger du ugedag i scroll-down boksen og opretter dagens tider i intervaller af hele kvarterer. Du kan indlægge en pause eller lignende, om end det er kun nødvendigt at udfylde ét interval. Opret arbejdstid Arbejdstiden vil nu fremgå af listen. Ønsker du at kopiere åbningstiderne for pågældende firma til et andet firma, Arbejdstider kan gemmes og indlæses til andre firmaer. kan du klikke 'Gem' i bunden af siden. Oplysningerne hentes igen ved at klikke 'Indsæt gemt' under et andet firmas arbejdstider. Er der bestemte uger, hvor åbningstiden ikke gælder, klikkes da 'Ret gyldige uger'. Her kan du inaktivere det valgte interval i de ønskede uger for denne ugedag: Grønne uger er aktive uger, røde er lukkede og grå er indeværende uge. 'Afmarker alle' fjerner alle markeringer. 'Gyldige uger' vil typisk benyttes ved firmaaftaler, hvor man har indgået aftale om ydelser hver anden uge, én gang i måneden eller lignende. Det kan f.eks. også bruges, hvis man bestemte dage i en enkelt uge ønsker at holde åbent ekstraordinært længe. Ved ferie bør man lukke tiderne i kalenderen. Ved at lukke i kalenderen, er man sikker på, at der er lukket på tværs af alle arbejdstider. Arbejdstider specificeres pr. firma. Dvs. du kan f.eks. sætte mandag af til ét firma, resten af ugen til ydelse hos andet firma eller på egen adresse. Læs mere om dette i vejledningen til firmaordninger. Side 4 version 3.42 opdateret september 2009
Ydelser Menupunktet 'Ydelser' er oversigten over de forskellige services, du ønsker, at din kunde skal kunne booke. Opret ny ydelse Du indtaster ydelsens navn. Det kunne f.eks. være massage, samtale eller noget helt tredje. Prisen i kroner per ydelse noteres i feltet, samt hvor mange ¼ timer (kvarterer) den enkelte ydelse varer. Det er meget vigtigt, at du skriver det rigtige antal ¼ timer, da det er her, du fortæller systemet, hvor lang tid der skal bookes. Forventes ydelsen at vare lidt kortere tid end et helt kvarter, noteres det samlede minuttal i feltet 'Vis minutter'. Dette er, hvad kunden ser, når de vælger ydelsen. Det kan også bruges som en mulighed for et lille pusterum mellem den tid, der er afsat, og reel I oversigten kan du se alle ydelser i det valgte firma. behandlingstid. Dvs. du kan godt booke fire kvarterer til kunden, men præsentere dem for, at de bestiller for 55 minutter. Det giver dig fem minutter til at gøre klar til næste kunde. På den anden side kan f.eks. en frisør angive en længere behandlingstid, hvis der sker behandling med tørrehjelm eller andet selvkørende udstyr, mens frisøren kan behandle en anden kunde. Din ydelse er nu oprettet under det valgte firmas kalender(e). Ønskes ydelsen oprettet i et andet firma, skal dettes gøres manuelt. Er en bestemt medarbejder ikke i stand til at udføre ydelsen, kan vedkommende inaktivere den under sin kalenders indstillinger, og modsat også aktivere den igen. Flyt en ydelses placering på listen ved at bruge de blå pile op og ned ud for hver enkelt ydelse. Tillægsydelser Ønskes tillægsydelser, klik 'Tillæg' ud for den pågældende ydelse. Her opretter du først én eller flere tillægsgrupper. Fremgangsmåden er herefter som med almindelige ydelser, blot skal du vælge en tillægsgruppe ved oprettelse. Bemærk! Tillægsydelser gælder som udgangspunkt kun for den valgte ydelse. En ydelse kan dog abonnere på en anden ydelses tillægsydelser. Dette kan aktiveres under den ønskede ydelses indstillinger. Side 5 version 3.42 opdateret september 2009
Indstillinger for ydelse Klik på 'Ret indstillinger' ud for den ønskede ydelser. Hold- og lokalebooking: Er ydelsen et hold eller et lokale, kan dette vælges her. Ved hold er det muligt at og aktivere en ventelistefunktion, der automatisk kører over SMS-tilkøbsmodulet. Beskrivelse: Skriv en kort eller lang beskrivelse af denne ydelse. Den korte kan indsættes automatisk i bekræftelsesog påmindelsesmails med koden [YDELSEBESKRIVELSE], mens den lange vises for kunden i et separat vindue, der popper op i online bookingen. Tidspunkter: Sæt et tidligst og/eller senest tidspunkt for booking på ydelsen. Venteliste: Tilbyd dine kunder at blive oprettet på en generel venteliste, hvis de ikke kan finde en passende ledig tid. Få tilsendt en e-mail, når der er ny tilmelding. Ved tilmelding vil en knap 'Venteliste' være synlig til venstre for 'Søg kunde'-feltet i toppen af GECKO Booking. E-mail-notifikation: Ved booking eller sletning af booking på netop denne ydelse, kan der sendes en e-mail til én eller flere e-mailadresser. I denne e-mail kan ydelsens beskrivelse (jf. kort beskrivelse ovenfor) medtages. Datovælger start dato: Hvis ydelsen f.eks. først kan bookes fra om 1 måned, kan datovælgeren sættes til at starte dér. Ressource: Se selvstændig vejledning om ressourcebooking. Vis periode: Når kunden har valgt dato, kan de ledige tidspunkter på datoen vises på forskellige måder. Som standard vil det være tidspunktet fra og til. Alternativt kan fra-tidspunktet vises eller én bestemt tekst. Tillægsydelser: En ydelse kan abonnere på en anden ydelses tillægsydelser. Det betyder, at du kun behøver at rette disse tillægsydelser under den pågældende ydelse, som der abonneres på. Side 6 version 3.42 opdateret september 2009
Kalenderoversigter Prøv evt. at oprette en kalender mere med tilhørende forskellige arbejdstider og ydelser, hvis du vil lære bookingsystemet lidt bedre at kende. Disse kan slettes igen ved at markere afkrydsningsfeltet 'Slet' ud for hver kalender og klikke 'Opdater / slet'. Husk! Alle bookinger og indstillinger bliver slettet sammen med kalenderen, og det kan ikke genskabes. Vær derfor påpasselig, når du sletter en kalender. I kalenderoversigten vises alle kalendere, der er oprettet. Ved at klikke 'Vis kalender', kan du gennemse én kalenders bookinger. Øverst på oversigten findes tre knapper: Dagsvisning, ugevisning og månedsvisning. Dette er et fantastisk værktøj til brug i hverdagen, hvis man ønsker overblik over sin dag, uge eller måned. Månedsvisning Månedsvisning giver et samlet overblik over firmaets kalendere for én måned ad gangen. Eksemplet nedenfor viser, at der er tre kalendere, og de har åbne tider hver dag i ugen. Farverne indikerer hver enkelt kalenders status på den pågældende dag. Orange: En eller flere kunder har selv booket tid online. Rød: Der er kunder som er tilknyttet tider - kundebookinger foretaget af personale. Gul: Der er lukket tider på datoen, men der er ikke en kunde på tiden. Grøn: Der er ikke foretaget bookinger på dagen. Grå baggrund er dags dato. Ønskes anden måned, vælges denne, samt evt. bestemt kalender, i scroll-down boksene i toppen af siden. Du kan også hurtigt skifte mellem tidligere eller næste måned ved hjælp af pilene '«' og '»'. Klik hver enkelt felt og se valgt kalenders bookinger på dagen. Side 7 version 3.42 opdateret september 2009
Ugevisning Ugevisning giver et godt overblik over den aktuelle uge. Du kan vælge at se en enkelt kalender eller dem alle på én gang. Tiderne har samme farver som månedskalenderen, og derudover farven blå ved holdbooking samt grå ved overståede/gamle bookinger. De opstilles helt automatisk i kronologisk rækkefølge. Ledige arbejdstider, der endnu ikke er booket, vises i grønne bokse. Få overblik over ugens bookinger med ugevisningen. Klikker man på en dato i toppen, kommer man automatisk videre til dagsvisning over den ønskede dag. Ved klik på et kalendernavn kan man direkte booke tid til en kunde på denne kalender. Er det en eksisterende booking, kan man blandt andet skrive noter. Føres musen hen over bookingen, ses kundens oplysninger og noter. Siden genindlæses automatisk hvert femte minut. Du kan også selv i bundens venstre side opdatere direkte ved at klikke på knappen 'Nu'. Dette er en fordel, hvis computeren ofte står i lidt længere perioder uden at blive brugt. Ønskes anden uge, vælges denne, samt evt. bestemt kalender, i scroll-down boksene øverst på siden. Er der i øvrigt indskrevet en datonote på bestemt dato i en kalender, vil følgende ikon være synligt: Klik på ikonet for at redigere datonoten. Datonoten vises også i 'Kvik book' og overfor kunden. Dagsvisning Dagsvisning kan bruges, hvis du ønsker at koncentrere dig om én relevant dag. Farverne har samme betydning som tidligere. Føres musen hen over en booking, vil der komme data frem om denne specifikke booking. Ved klik på et kalendernavn eller et bestemt ledigt klokkeslæt på dagen, kommer man direkte ind og kan booke tid til en kunde. Klikker du på kundenavnet under en booking, kommer du ind på kundens side. Dette omtales lidt senere. På alle kalendervisningstyper er der mulighed for at skifte mellem bestemte kalendere - eller at få vist alle på samme tid. Klikker du på en bestemt dato i kalenderen, får du denne udspecificeret. Dagsvisning opdateres også automatisk hvert femte minut. Side 8 version 3.42 opdateret september 2009
Dato udspecificeret Du har på denne side, som afbilledet til højre, mulighed for at lukke tider, hvis du f.eks. ikke har mulighed for at have kunder på et givent tidspunkt eller gerne vil booke ekstraordinært udover din afsatte tid i arbejdstider. Dette kan KUN ske her, ikke gennem 'Kvik book'. Øverst har du en oversigt over de eksisterende bookninger på dagen. Her kan du også slette bookinger og se mere. Nederst er døgnet opdelt i ¼ timer. Grøn: Tilgængelig for booking til kunder. Rød: Ikke tilgængelig for kunder, men kan stadigvæk lukkes / bookes manuelt her. Tider med et kryds, der ikke kan markeres, er tider som allerede er booket. Disse vil være vist i listen øverst på siden. Booking på denne måde gør det muligt at booke en ydelse i længere tid ved særlige tilfælde. Vælg frit antal kvarterer i tjekboksene. Ønsker du at lukke for booking en hel dag, kan dette gøres ved først at klikke på knappen 'Marker alle' og herefter 'Luk markerede tider'. Brugbart hvis man er væk en hel dag på grund af ferie, afspadsering eller lignende, og kun vil lukke én kalender. Du har derudover mulighed for at printe dagens bookinger. I øverste højre hjørne kan klikkes 'Print dato'. Derudover kan der indskrives en datonote. Denne vil blive vist både for kunden og for dig under 'Kvik book', når den pågældende dato vælges. Det kan f.eks. bruges til specifikke kampagnetilbud, særlige oplysninger eller lignende. Side 9 version 3.42 opdateret september 2009
Booking for kunde Der er to måder at booke for en kunde, der f.eks. ringer eller møder fysisk op for at bestille en tid. Der er 'Kvik book' og føromtalte direkte booking på en valgt kalender og dag. Ved sidstnævnte markerer du den ønskede tid i oversigten og klikke på 'Book til kunde'. Herefter kommer du ind på bookingoplysningerne. Her er dato, tidspunkt og ydelse specificeret. Ønskes en anden dato eller ydelse, vælges dette. Er det en eksisterende kunde, søger du efter kundens navn eller telefonnummer i søgefeltet og vælger herefter vedkommende i scroll-down boksen. Husk ALTID at klikke 'Opdater informationer', så kunden knyttes til bookingen! Er det tværtimod en ny kunde, opretter du i bunden af siden: Opret ny kunde Du indtaster de ønskede oplysninger og klikker 'Opret'. Kundeoplysningerne står nu i venstre side, og kunden er automatisk valgt i scroll-down boksen. Den valgte tid er allerede booket, når du klikker 'Book til kunde' på forrige skærmvalg, men en kunde er nu tilknyttet bookingen. På samme side har du mulighed for at skrive ekstra tekst, rette i kundeoplysninger om nødvendigt og markere hvis en kunde udebliver fra sin aftale. Dette kan bruges i senere statistik. Er en kunde ikke oprettet, kan du gøre det direkte under booking. Kunder kan oprettes direkte, når man booker en tid. Kopiering af bookinger Vælg 'Kopier booking' i toppen af en konkret booking som ønskes kopieret. Et nyt vindue åbner sig (som vist til højre). Indtast antal kopier såsom 6. Vælg et interval for kopiering f.eks. dagligt eller årligt. Første dato for kopi kan sættes. Derudover kan der tages højde for arbejdstider, så der kun bookes på 'grønne tider'. Alt inklusive valgt kunde, ekstra tekst mv. kopieres. Side 10 version 3.42 opdateret september 2009
Kundekartotek Under menupunktet 'Firmaer & kunder' kan du se alle kunder, der er tilknyttet firmaet. Klik 'Vis' ud for ønsket firma. Ønskes en kunde oprettet i firmaet, kan dette gøres i bunden af siden. Indtast dennes oplysninger i felterne. Feltet 'Nr.' kan evt. bruges som reference til den enkelte kunde fra et andet system. Herefter klikkes 'Opret kunde'. Hver enkelt person kan redigeres direkte ved at klikke 'Rediger' ud for den ønskede person. Her kan du også booke tid til vedkommende direkte. Book tid til en kunde direkte. Klik 'Rediger'. Dette er den konkrete kundeprofil. Her kan du se personens bookinger, ændre kontaktoplysninger og skrive noter. Disse oplysninger vises også, når du vælger en kunde under booking. Desuden angives, hvornår brugeren blev oprettet, sidst har været logget på og fra hvilken IP-adresse den pågældende har siddet. Vil du booke en tid direkte til denne kunde / ansat, klik da på knappen 'Book tid til kunde' i øverste højre hjørne. Så føres du ind på 'Kvik book', hvor du booker direkte på denne profil. Ekstra felter Kundearkivet kan hurtigt vokse sig stort. Husk at du altid kan søge direkte efter en kunde ved hjælp af søgefeltet i højre side af siden. Denne funktion gør det muligt at få nogle ekstra oplysninger på folk, altså en form for bookingformular. Du bestemmer selv rækkefølge og opbygning. Vær opmærksom på, at hvis der oprettes et eller flere af disse felter, kan du sætte det til at være obligatorisk, at felterne udfyldes for at kunden kan gå videre. Det kan både være tekstfelter og valgmuligheder, hvor kunden skal træffe et valg ud fra et ja eller nej eller bare godkende ved at afkrydse en boks. Et eksempel kunne være, at man i dette felt godkender, at man hæfter et gebyr for evt. udeblivelser. De ekstra felter tilføjes under hver booking med kundens besvarelser. Side 11 version 3.42 opdateret september 2009
Send e-mail manuelt til kunde Send manuelt e-mail eller SMS til specifikke kunder, der har booket tid, eller hele hold og ventelister. Gå til menupunktet 'Kalendere' -> Den ønskede kalender -> 'Ugevisning'. På hver kundebooking vil der være et lille brev-ikon. Klikker du på denne, hvad enten det er hold- eller enkeltbookinger, kan du manuelt sende SMS-besked eller e-mail til udvalgte personer på holdet og ventelisten eller til den specifikke kunde, der har booket tid. På det følgende skærmbillede kan du skrive e-mail eller SMS-besked. En eller flere modtagere kan vælges eller fravælges. Du kan gå direkte til kundens profil i kundekartoteket. Send e-mail eller SMS-besked ved at klikke 'Send besked'. Bemærk! SMS kan kun sendes ved køb af SMS-tilkøbsmodulet. Kontakt os for at høre nærmere. Kvik book Kvik book der giver dig mulighed for meget enkelt at booke tid for kunder manuelt. Det kunne være hvis kunden er i telefonen eller møder fysisk op for at booke en tid. Vælg firma, ydelse og evt. kalender og ledige tider vil komme frem. Vælg dag samt tidspunkt og bekræft, og tiden er booket. Herefter kommer du ind på føromtalte konkrete booking, hvor du tilknytter kunde, skriver noter o. lign. I 'Kvik book' kan du booke hurtigt og nemt. Bemærk! Holdbooking SKAL bookes via 'Kvik book' eller af kunden i online booking. Ikke direkte i kalenderen. Side 12 version 3.42 opdateret september 2009
Personliggør GECKO Booking Under menupunktet 'Tekster' kan du rette de fleste tekster, som brugerne bliver præsenteret for. Dermed kan du personliggøre de beskeder, som du sender og viser til dine kunder, og tilpasse dem for din virksomhed. For at rette tekster, skal du klikke på 'Rediger' ud for hver enkelt tekst i højre side. For at være sikker på, hvad det er for en tekst, du retter til, klik da på de røde spørgsmålstegn inde på en tekst og få beskrivelse og anvist placering. Klikker du på knappen 'Ret små-tekster mv.' i bunden af siden, føres du videre til en side, hvor du kan ændre små tekster i bookingsystemet såsom overskrifter og knap-tekster. Her kan du også sætte font, farve og beskeder i systemet, præsenteret overfor brugeren. Ferie / Lukket Ønsker du at holde ferie over en længere periode, kan du hurtigt og nemt lukke helt for booking på bestemte dage. Alle kalendere på tværs af firmaer lukkes. Er der allerede bookinger på den valgte dato, er det kun de omkringliggende tider som lukkes. Mange tekster i GECKO Booking kan omskrives efter behov. Luk dato for alle Vælg dato som skal lukkes, skriv evt. en intern kommentar, f.eks. årsagen til senere reference, og klik på knappen 'Luk dato for alle'. Valget kan ikke fortrydes. Alle kalendere i alle firmaer skal manuelt åbnes igen, hvis man kommer til at vælge en forkert dato eller hvis ferieplanerne ændres på et senere tidspunkt. Side 13 version 3.42 opdateret september 2009
Generelle indstillinger Under menupunktet 'Indstillinger' kan du ændre loginog kontaktoplysninger, konfigurere GECKO Booking og evt. tilkøbsmoduler samt finde koden som du skal bruge til at indsætte bookingsystemet på din hjemmeside. Under 'Login oplysninger' kan du skifte adgangskode. Skriv den ønskede kode i feltet 'Adgangskode' og gentag den i næste felt. Tryk på 'Opdater' og koden er ændret i systemet. Under 'Firmaoplysninger' er dine firmadata oplistet. Husk at klikke 'Opdater' ved ændringer. Det er muligt at oprette flere administrator-logins med samme eller færre rettigheder. Det kan f.eks. være praktisk til sekretærer, der ikke skal have adgang til at pille ved indstillinger, men skal kunne booke i alle kalendere. System indstillinger Dage frem: Indtast hvor mange dage kunden kan booke frem i tiden. Plusdage: Her indstiller du, hvor tæt på dags dato kunder kan booke. Hvis du vil have to dages varsel på en booking, skriver du 2 i feltet. Hvis du skriver 0 kan kunden se dagens bookinger. Marker tjekboksen 'Må booke dags dato?' hvis denne også må booke tid på dagen uden varsel. Kvik book: Tilsvarende indstillinger som ovenfor, blot internt i administrationen gældende for funktionen 'Kvik book'. Sletdage: Hvor tæt på dags dato kunder må afmelde deres aftale direkte via online-booking. Sættes tallet til 0 er der ingen begrænsninger kunden kan slette f.eks. få minutter før aftale. Sættes det til 1 kan kunden ikke slette på selve dagen. Sættes det til 2 eller derover kan der ikke slettes online i det antal dage op til. Sletminutter: Er 'Sletdage' sat til 0, vil et minutfelt blive synligt. Det er altså nu helt frit, ned til sidste minut, hvor tæt på dags dato, at brugere kan slette deres booking. Når en kunde får afvist at slette en reservation, bliver de gjort opmærksomme på, at de skal ringe og afbestille. Denne tekst kan du også personliggøre under menupunktet 'Tekster'. Side 14 version 3.42 opdateret september 2009
E-mail E-mail påmindelse: Kunden kan få en påmindelse om sin aftale, x antal timer før. Denne funktion er tilvalg der kan slås fra, hvis dette ikke ønskes. Dagsoversigt: Hvis der ønskes en oversigt over de bookinger, der er foretaget den følgende dag. Sendes til din eller valgte e-mail ca. kl. 01.00 om natten, så den ligger klar om morgenen. Login/opret Besøgende kan selv oprette sig: Denne funktion giver mulighed for at vælge, om kunder selv skal have mulighed for at bestille en personlig kode. Hvis man kun ønsker, at kunder skal kunne booke, hvis du opretter dem, vælges denne funktion fra. Er slået til som standard. Aktiver egen adresse: Hvis denne er aktiveret, kan besøgende på siden oprette sig som bookingbrugere. De bliver automatisk tilknyttet firmaet. Inaktiver denne funktion, hvis brugere ikke selv må oprette sig, eller hvis I kun tilbyder firma-booking (se næste punkt). Aktiver opret kode: Har I flere firmaer oprettet, kan det være en fordel at give disse en personlig kode til online booking. Denne unikke kode kan de dele ud til deres medarbejdere, som herefter selv kan oprette sig i systemet. Denne funktion uddybes i separat vejledning om firmaordninger. Aktiver firma vælger: Har man flere firmaer, og skal brugerne frit kunne vælge i hvilket firma, de bliver oprettet, aktiveres 'Aktiver firma vælger'. Skal dit eget firma også kunne vælges, aktiveres 'incl. egen adresse'. Klik 'Avancerede indstillinger' for visning af yderligere indstillingsmuligheder for bookingsystemet. Se næste side. Side 15 version 3.42 opdateret september 2009
Avancerede indstillinger Advarsel! Disse indstillinger bør kun ændres efter nøje anvisning eller af kyndige personer, der har kendskab til IT. Du er velkommen til at kontakte os for yderligere information. Opret bruger: - Ved oprettelse af bruger kan adressefelterne vises, og samtidig være obligatoriske at udfylde. Side 1 logget ind: - Skjul valg af kalender, hvis der automatisk skal søges i alle kalendere. - Skjul kundens personlige oplysninger; CPR-nummer, adresse, postnr. og by, tlf.nr. mv. - Er der kun én ydelse, kan valg af ydelse udskiftes med en valgfri tekst. - Hvis Marketing-modul købt, kan kunden vælge om nyhedsbrev er ønsket eller ej. Vælg tid på dagen: - Vis optagede tider i oversigten. - Alle kalendere samles under ét sæt tider. Booking sker tilfældigt i alle kalendere, som har den ledige tid. Gælder ikke holdbooking. - Alle starttidspunkter tilbydes. Der kan opstå flere huller i kalenderen. Firma-login: - Oprettes et firma-login, kan man her, udover at se en oversigt over kunder, også se alle bookinger i firmaet, samt logge direkte ind som en af brugerne i firmaet. Hold / kursus oversigt: - Få vist en liste over hold og kurser på din hjemmeside. Farvekoder (f.eks. ledige pladser, fyldt) kan benyttes. Generelt: - Et kalender-login er mere restriktivt. Kan udelukkende se eget firmas kunder og ikke rette arbejdstider. - Ved oprettelse af en åbningstid, vil alle uger automatisk være aktive. Hvis ikke, fjern markering her. Kvik book: - 'Kvik book' vil indlæse alle kalendere og ydelser hver eneste gang der søges. - Alle starttidspunkter tilbydes. Der kan opstå flere huller i kalenderen. Kunde: - Et fast felt til CPR-nummer på kundekortet kan aktiveres og inaktiveres. Kalendervisninger: - Kosmetiske rettelser kan foretages både på dags- og ugevisning. Side 16 version 3.42 opdateret september 2009
Indsætningskode Bookingsystemet kan fremvises på din hjemmeside på to forskellige måder. Enten som integreret del af din side eller som et vindue, der popper op. Skulle der opstå problemer ved en af disse måder, kan vi altid kontaktes og vi vil selvfølgelig være behjælpelige med at få systemet op at køre. Integreret: Koden i tekstfeltet indsættes i kildekoden på din eksisterende hjemmeside. Herved vil siden automatisk hente bookingsystemet ind på hjemmesiden, når den indlæses næste gang. Popup: Denne kode indsættes i kildekoden på din eksisterende hjemmeside, og herefter vil bookingsystemet poppe op som et nyt vindue, når der klikkes på et link eller menupunkt. Vis popup: Giver et eksempel på, hvordan kunden ser bookingsystemet udefra. Altså den del kunden ser når vedkommende skal bestille en tid. Har du f.eks. lavet ændringer i tekster eller kalender, kan du se den her (eller på din hjemmeside, hvis du har lagt koden ind). GECKO Booking hjælper gerne med at lægge koden ind på din hjemmeside uden ekstra beregning. ical-understøttelse (BETA) Det er nu muligt at abonnere på en eller flere kalendere via ical-formatet, der blandt andet understøttes af Outlook 2007, Thunderbird og meget andet software. Med denne funktion kan du via 'live'-opdateringer følge med i din kalender via dit produkt, e-mailprogram, din mobile enhed og lignende, der understøtter ical-formatet, uden at skulle logge ind på GECKO Booking. Du kan ikke booke direkte, men se og overvåge kalenderen. Funktionen aktiveres under den enkelte kalenders indstillinger. Det er vigtigt at huske, at kalenderen SKAL have et login - det vil sige både e-mail og kode - registreret. Herefter genereres en ical-adresse, som bruges ved tilføjelsen af kalenderen i pågældende software. BEMÆRK! Funktionen er endnu i beta-stadiet, så der tages forbehold for fejl og mangler. Respons, ris eller ros modtages hellere end gerne. Kontaktoplysninger står i sidehovedet. Side 17 version 3.42 opdateret september 2009