2014-2017 Hærens Kommunikationspolitik
Hærens Kommunikationspolitik 2014-2017 Vi er imødekomne og offensive Vi udtaler os, hvor det er relevant Vi afstemmer vores budskaber, inden vi udtaler os officielt Vi udtaler os med respekt for Hæren og vores kolleger Vores kommunikation støtter de opgaver, vi løser Vores handlinger er vores bedste kommunikation 2 /8
Vores handlinger skal i sig selv være vores bedste kommunikation Vi skal også kommunikere på andre måder om Hæren, om det vi kan, og om det vi gør. Vi skal bruge traditionelle og moderne kanaler. Vi skal gøre det aktivt og hurtigt. Hærens opgaver er i centrum, og kommunikationen skal støtte opgaveløsningen. Derfor skal linjekommunikationen være den vigtigste kanal, vi benytter i Hæren. Indtil for nylig har vores militære indsats været tydelig for alle både eksternt og internt. Især har Hærens bedrifter under indsættelser i internationale operationer skabt opmærksomhed. En opmærksomhed og et fokus, som vi nu skal arbejde for og gøre os fortjent til. Derfor har jeg besluttet at justere fokus i vores kommunikationsindsats. Alle i Hæren skal bidrage til at fortælle om vores robuste enheder, om vores højtuddannede reaktionskampgrupper, om vores dygtige specialister og om det høje beredskab, som vores styrker har. Vi skal være mere opsøgende i vores relationer til omverdenen. Vi skal ud og vise, hvad vi kan. Og vi er ikke blot cheferne eller presseofficererne. Vi er hver enkelt medarbejder i Hæren. Med denne politik er det mit mål at gøre kommunikationen om Hæren til en fælles indsats for os alle. Det er mit mål især at styrke den interne kommunikation, men også at fortælle omverdenen, at Hæren er relevant og moderne. Per Ludvigsen generalmajor Chef for Hærens Operative Kommando 3 /8
Hærens Kommunikationspolitik 2014-2017 Formål: Hærens kommunikationspolitik supplerer Forsvarets kommunikationsstrategi 2014-2017. Politikken sætter rammerne og sigtepunkterne for kommunikationen i og om Hæren med tyngde i en bedre intern kommunikation. Formålet med kommunikationen i Hæren er at styrke sammenhængskraften i Hæren og at styrke omverdenens opfattelse af Hæren som et relevant og moderne redskab i dansk sikkerhedspolitik. Mål: Hæren vil arbejde målrettet med kommunikation på alle niveauer, så målgrupperne oplever rettidig og fyldestgørende information i et forståeligt sprog ad de kanaler, som målgrupperne anvender. Hæren vil: Målgrupper: Primære: medarbejdere, medier, meningsdannere Sekundære: pårørende, nye medarbejdere, offentligheden Ansvar: Kommunikation er et chefansvar. Det er alle medarbejderes pligt at støtte kommunikationen aktivt. Styrke den interne kommunikation ved at forbedre linjekommunikationen og supplere med målrettet massekommunikation. Styrke medarbejdernes oplevelse af, at Hæren er relevant og samtidig øge omverdenens opfattelse af Hærens som relevant. Styrke medarbejdernes oplevelse af, at Hæren er moderne og samtidig øge omverdenens opfattelse af Hæren som moderne. Udgive HOK bestemmelser for kommunikation. Udgive en konkret handleplan over de enkelte kommunikationstiltag. 4 /8
Principper for god kommunikation i Hæren Vi skal overalt, hvor vi kommunikerer og skaber relationer, gøre vores bedste for at kommunikere aktivt og åbent med respekt for operations- og personsikkerhed. Vores interne kommunikation skal være rettidig, konkret og relevant, så alle medarbejdere kan forstå informationen og oplever den som troværdig. Vi skal skabe gode relationer til vores eksterne samarbejdspartnere. Vores kommunikation til de eksterne målgrupper skal være enkel, klar og relevant samt tilpasset de medier og kanaler, hvor målgrupperne kan nås. Vi skal tage initiativ til at fortælle omverdenen om vores gode handlinger og om vores fejl og uheld med respekt for vores egen organisation og vores kolleger. Vi afstemmer vores budskaber, inden vi udtaler os officielt. Vi udtaler os med respekt for Hæren og vores kolleger. Kommunikation er en del af opgaven og skal understøtte opgaveløsningen. Alle medarbejderne og især cheferne har pligt til at øge kendskabet til Hærens opgaver og resultater både internt og eksternt. Kommunikationen skal ikke ske for kommunikationens egen skyld, men for at støtte opgaveløsningen. Vi skal kommunikere, hvor det giver mening. Kommunikation foregår ikke kun i ord og billeder, men også i de ting, vi omgiver os med og især i vores handlinger. Hæren vil derfor i sin kommunikation lægge vægt på, at der er sammenhæng i det, vi mener, siger, skriver, viser og gør. Kommunikation er en integreret del af alle ledelsesbeslutninger og af alle uddannelser. Når beslutninger overvejes skal kommunikation tænkes ind som et væsentligt vilkår, og når handlinger skal udføres skal det overvejes, hvad handlingen i sig selv kommunikerer og hvordan handlingen kan forklares. Kommunikation skal indgå som et tværgående element i alle uddannelser. 5 /8
Hærens Kommunikationspolitik 2014-2017 Styrket medarbejderkommunikation Målet er, at medarbejderne inden 2018 oplever, at kommunikationen til og med medarbejderne bliver mere rettidig og forståelig. Vi vil derfor gøre følgende: - Bidrage konkret til, at vi kommunikerer åbent, aktivt og rettidigt i Hæren, - Tale og skrive respektfuldt om og med hinanden, - Styrke linjekommunikationen ved at uddanne chefer og forbedre briefingmaterialer, - Gøre Hærens internet- og intranetplatforme mere brugervenlige og interessante, - Gøre det nemmere for alle at få viden om Hæren, og hvad Hæren mener. - Lette brugen af app s, sms servicer og forbedre sammenhæng med sociale platforme, - Undersøge hvilken kommunikation, der skal ske på nye og på nuværende platforme, - Deltage i et panel af medarbejdere og ledere, som vurderer og kommenterer kommunikationen, - Øge muligheden for dialog på de elektroniske platforme, - Styrke uddannelsen af og koordinationen mellem Hærens kommunikationsmedarbejdere, - Igangsætte og støtte kampagner om god kommunikation i Hæren, - Udgive Hærens kommunikationspolitik og opdatere retningslinjer for kommunikation, - Måle medarbejdernes tilfredshed med og effekten af Hærens kommunikation. Relevant hær Målet er at øge kendskabet til Hæren blandt medier, meningsdannere og befolkningen for derved at styrke opfattelsen af Hæren som relevant og øge opbakningen til Hæren. Vi vil derfor gøre følgende: - Være bedre til at dele relevant viden om Hæren mellem medarbejdere og andre interesserede, - Bidrage til at Viden-om siderne på internettet bliver mere spændende og aktuelle, - Bidrage som kompagni-ambassadører, for at fortælle omverdenen om enhver af Hærens enheder, - Fortælle om Hæren ved at bringe historier om de enkelte medarbejdere og deres hverdag, - Gøre det muligt for medarbejdere at uploade fotos og film, så alle kan dele de gode optagelser, - Styrke Hærens synlighed internt i Forsvaret ved aktivt at fortælle historier fra hele Hæren, - Fortælle om alle Hærens missioner også de mindre bidrag, - Gøre det nemmere og mere interessant for journalister og andre at følge Hærens aktiviteter, - Lave uddannelses- og temadage for journalister og meningsdannere ved Hærens myndigheder, - Aktivt opsøge journalister og produktionsselskaber med gode historier og ideer om Hæren, - Udgive en folder om Hæren både i papir og i elektronisk version, - Uddanne foredragsholdere, som eksternt kan fortælle om Hæren og deres personlige oplevelser. I perioden 2014 2017 vil Hæren styrke kommunikationsindsatsen på tre strategiske indsatsområder: - styrke medarbejderkommunikationen - øge opfattelsen af Hæren som relevant - øge opfattelsen af Hæren som moderne 6 /8
Moderne hær Målet er blandt medarbejdere, medier, meningsdannere og befolkningen at styrke opfattelsen af Hæren som moderne og derved øge opbakningen til Hæren. Vi vil derfor gøre følgende: - Bruge moderne medier, hvor det giver mening for både målgrupperne og for Hæren, - Øge samarbejdet med lokale uddannelsesinstitutioner og studerende, - Forbedre design og funktioner på vores internet og intranetplatforme, - Øge brugen af levende billeder på vores platforme, - Fremhæve aktiviteter, udstyr, genstande og andet, som viser at Hæren er moderne, - Skrive kort, konkret og forståeligt for modtagerne af Hærens kommunikation. Værktøjer Hæren benytter forskellige kanaler eller medier i sin kommunikation. Det væsentlige er, at kommunikationen skal ske på modtagerens betingelser, hvis den skal have effekt. Derudover er det ofte nødvendigt at gentage kommunikationen og at vælge flere end én kommunikationskanal, for at nå målet. Hærens kommunikationsværktøjer: - Linjekommunikationen er den bedste og vigtigste interne kommunikationskanal i Hæren. Dog ofte suppleret af dialog og massekommunikation. - Dialogen mellem medarbejdere og mellem nærmeste chef og medarbejderne er vigtig. Den skal være modtagerorienteret med det formål at skabe mening og bytte viden. - Sproget skal være kort, konkret, respektfuldt og på modtagerens betingelser. - Hærens traditionelle og meget effektive kommunikationsværktøjer er befalinger, briefinger, direktiver, vejledninger, instrukser, skrivelser og meldinger. - Værktøjerne kan desuden være møder, VTC, opslag, internet, intranet, SMS, video, mails, netværk, sociale medier, medarbejdersamtaler og uddannelser. 7 /8
Hærens Kommunikationspolitik 2014-2017 Implementering Denne kommunikationspolitik suppleres med Hærens Operative Kommandos bestemmelser for kommunikation. Politikken er omsat til en handleplan som dækker de tre indsatsområder. De enkelte tiltag er fordelt over perioden 2014 2017 med det formål at sikre sammenhæng mellem de beskrevne ambitioner og de rådige ressourcer. Flere tiltag er allerede igangsat og de fleste tiltag vil blive påbegyndt i 2014. Opfølgning Hærens Operative Kommando vil måle effekten af kommunikationen i Hæren. Det sker løbende ved at kommunikationen måles og registreres som en del af de eksisterende ledervurderinger, arbejdspladsvurderinger og HR-målinger. Alle chefer vil støtte chefers, lederes og medarbejderes deltagelse i disse målinger. Derudover vil Forsvarskommandoen analysere effekten af den interne kommunikation i Forsvaret. Hærens Operative Kommando bidrager aktivt til denne måling på alle niveauer. Hærens Operative Kommando vil også stikprøvevis måle effekten af specifikke informationer og/eller kampagner, som spredes via linjekommunikationen med det formål at afdække og justere eventuelle flaskehalse i kommunikationen. Kommunikationselementet ved Hærens Operative Kommando reviderer denne politik årligt første gang februar 2015. Herningvej 30 7470 Karup J. tlf: +45 70 22 19 99 hok-presse@mil.dk forsvaret.dk/hok