EDS Begravelseshjælp - processer, regler og information Indhold 1. Indledning... 2 2. Kontekstsanalyse... 3 As-Is... 3 Livssituationer... 4 3. Vision og mål... 4 Regelforenkling... 5 4. Regler... 6 Informationsbehov... 8 6. Processer... 8 As-Is forretningsprocessen i dag... 8 As-Is med hotspots (områder med udfordringer)... 9 To-Be en kommende løsning... 9 7. Migrering... 10 1
1. Indledning Denne rapport indgår som en del af leverancen fra Effektiv digital selvbetjening i forbindelse med As-Is og To-Be analyserne af de selvbetjeningsområder, der indgår i bølgeplanens 2. bølge. Rapportens primære formål er at redegøre for selvbetjeningsområdets nuværende situation As-Is og anvise en retning for den optimale løsning i et To-Be scenarie. Målgruppen er primært forretningsudviklere og itarkitekter på leverandørsiden, men rapporten kan naturligvis også have interesse for fagpersoner og digitaliseringskonsulenter på kommunesiden. Dokumentet har været igennem et review i kommunerne inden det offentliggørelse. Information Proces Rapporten bygger grundlæggende på en opdeling af forretningen i processer, information og regler. En forretning bygger på et antal regler, der kræver nogle informationer, og som afvikles i en proces. Regler Derudover beskriver rapporten en række andre forhold for forståelse af forretningen. Kontekstdiagram Det viser, hvem der anvender selvbetjeningsløsningen, og hvilke andre IT-systemer og datakilder der er involveret. Formålet er, at det er tydeligt for leverandøren, hvem der er brugere og hvilke andre IT-systemer, der er snitflader til. Visioner og mål Her beskrives hvad visionen er for borgerens serviceoplevelse og forretningen med den nye løsning. Med forretning menes her kerneopgaven og den måde den faktisk løses på. Visioner og mål viser den vej vi skal, og hvordan selvbetjeningsløsningen skal bidrage. Det er også her, vi fremhæver de væsentligste potentialer for forbedring af forretningen fx kommunikationen med borgeren, straksafgørelser eller at løsningen understøtter løbende evaluering af nytte og effekt af opgaveløsningen. Processer Her beskrives forretningsprocesser og arbejdsgange ud fra den eksisterende (As- Is), ud fra As-Is med udfordringsområder og ud fra visionen (To-Be). Forretningsprocesserne beskriver de kerneopgaver, der er forbundet med selve kerneopgaven, fraset den faktiske måde man løser opgaven på. Forretningsprocesserne viser hvad, der skal gøres i hvilken rækkefølge. Arbejdsgangene viser den konkrete måde opgaven løses på altså med fokus på hvordan. To-Be arbejdsgangen er ikke nødvendigvis realisérbar i 2013, men tegner en vision for processen inden for et par års tidshorisont. Den bygger på indarbejdelse af rammearkitekturen. Regler og beslutninger Her gennemgås og diagrammeres de væsentligste regler der ligger til grund for de 2
beslutninger/afgørelser, der skal træffes. I procesdiagrammerne er der to faser, vi kalder Træffer afgørelse og Oplys sagen. Det er her reglerne primært - men ikke udelukkende - folder sig ud. Afgørelsen forudsætter, at nogle helt bestemte forhold er belyst det er det, der sker i Oplys sagen, og her er regler for hvert af de delområder, der skal være belyst. Regler og beslutninger er diagrammeret som Decision models, hvor hver regel nedbrydes i delregler. For eksempel vil en beslutning om, hvorvidt en borgers funktionsevne er reduceret tilstrækkeligt være afgørende for, om man kan tildele et hjælpemiddel. Og beslutningen om, hvorvidt funktionsevnen er tilstrækkelig reduceret, vil kunne have delbeslutninger. I en Decision model kan vi følge hierarkiet af beslutninger, indtil vi når ned til de informationer der skal bruges til at belyse beslutningen. Migrering Kunne også kaldes Road map eller Handling. Det er her, vi giver forslag til, hvad der kan realiseres i 2013 i forhold til visionen og To-Be arbejdsgangene. 2. Kontekstsanalyse As-Is Der er tre hovedroller i forbindelse med løsningen: Efterladte: Den borger der har udgifter i forbindelse med en begravelse Bedemanden: Som foranstalter begravelsen, og som i praksis ofte er ansøgeren om begravelseshjælp Sagsbehandler: Som behandler ansøgningen i kommunen IT-mæssigt er de centrale systemer: Selvbetjeningsløsning, som i dag kan være: o OIB Borger eller bedemandsmodul i NetForvaltning Begravelseshjælp fra EG Kommuneinformation o Borgeronline fra Dafolo o KMD (kun ansøgning om fast minimumsbeløb) der kan tilgås på virk.dk Sag- og dokumentsystemer hvor dokumenter og sager gemmes Bedemændenes fagsystemer Tingbogen, der ejes af skifteretten 3
Kommunernes fagsystemer til håndtering af begravelseshjælp, fx NetForvaltning Begravelseshjælp Økonomi- og udbetalingssystemer, samt Støttesystemer for persondata, adresse, skat og pension Livssituationer Ansøgning om begravelseshjælp udløses naturligt nok i forbindelse med dødsfald, typisk hos pårørende. Denne livssituation vil ofte være ledsaget af en række andre processer, fx: Deling/overtagelse af gæld og værdier i forhold til skifteretten Muligvis lån til betaling af ejendomsskat Eftersom ansøgningen i langt overvejende grad sker via bedemænd efter fuldmagt fra den, der bestiller begravelsen, er der ikke en naturlig situation, hvor alle disse processer bliver aktuelle for de efterladte. 3. Vision og mål Allerede en af de nuværende løsninger kan i praksis lave straksafgørelser på minimumsbeløb, og afgørelsen er helt objektiv. Det forudsætter, at kommunen i dag lader bedemanden opbevare fuldmagten, mod at vedkommende kan fremvise den på forlangende. Fra 1. kvartal 2013 kan det digitale fuldmagtssystem anvendes, hvorved ca. 80 % af alle sager kan straksafgøres. For de resterende sager hvor der søges om maksimumsbeløb vil en del kunne afgøres hurtigt, alene fordi engangspensionsudbetalinger overstiger grænsen for formue på dødsdatoen. Hvis pensionsdata kan indhentes i ansøgningssituationen ventes at flere vil undlade at søge, da de ikke er berettiget hertil. For de ansøgninger der kommer alligevel, skal løsningen automatisk rekvirere en opgørelse fra skifteretten, som 4
skal fremsendes digitalt til kommunen. Sagen kan automatisk oprettes i kommunen, men afventer skifterettens opgørelse. Straksafgørelser på minimumsbeløb ~ 80% Anvend digital fuldmagt Effektiv begravelseshjælp Indhent pensionsdata i ansøgningssituationen Effektiv på maximumsbeløb Hent data fra skifteret og sæt behandling på pause i mens Regelforenkling Hvis afdødes formue kunne opgøres som summen af formuen per 31. december året før plus engangsudbetalinger i forbindelse med dødsfaldet (ATP, Pension m.v.) ville alle sager kunne straksafgøres. Det vil endvidere have megen lille reel betydning for borgerne: I dag er det knapt 20 % af borgerne, der ansøger om maksimumsbeløbet Af disse 20 % er det en brøkdel, hvor formuen ændrer sig så meget fra 31. december året før til den faktiske dødsdato, at maksbeløbet vil blive påvirket. Vi skal her huske, at man maksimum må have en formue inkl. engangsudbetalinger på 37.000 kr. (i 2007-priser), og at det maksimum udløser et begravelsestilskud på 8.700 kr. Formuen skal altså ændre sig ind over denne grænse i perioden fra 31. december til dødsdatoen, for at det får en reel betydning for begravelseshjælpens størrelse. 5
4. Regler I det følgende moduleres de gældende regler på begravelseshjælp området. Udvikling af et selv- eller medbetjeningssystem på basis af denne modulering skal holde sig for øje, at der i Vejledningen på området lægges vægt på, at ordningen bør administreres med stor grad af konduite. Detaljeringsgraden af kontrollen i forhold til disse regler bør derfor underlægges dette overordnede hensyn. Beslutningerne er på øverste niveau. 1. Om der kan udbetales begravelseshjælp efter afdøde 2. Til hvem kan der udbetales begravelseshjælp 3. Hvornår der kan udbetales begravelseshjælp 4. Størrelsen af begravelseshjælpen 5. Om borgeren er informeret og 6. Særregler omkring fripolicer Se nedenfor: 6
7
Informationsbehov As-Is: Informationsbehovet fremgår af den nuværende blanket: Xsd for BH 405 Ansøgning om begravelseshjælp ligger på: http://digitaliser.dk/resource/1603343 Xsd en repræsenterer behovet for indgående information, dvs. den information kommunen skal bruge i sagsbehandlingen. Dertil kommer, at blanketten desuden informerer i henhold til Vejledning om beregning og udbetaling af begravelseshjælp efter sundhedslovens anvisninger om vejledning af borgeren. 6. Processer As-Is forretningsprocessen i dag Den grundlæggende forretningsproces: De efterladte kontakter bedemanden, som ansøger kommunen om begravelseshjælp på fuldmagt fra den efterladte alternativt ansøger efterladte via kommunens selvbetjeningsløsning. Det er ikke med i diagrammet, men altså også en mulighed. I kommunen oprettes sag. Sagen oplyses. Er det en ansøgning om minimumsbeløb undersøges kun, om der allerede er en ansøgning. Ved ansøgninger om maksimumsbeløb skal formuen på dødsdagen opgøres. Når sagen er oplyst træffes afgørelse og begravelseshjælpen udbetales enten til bedemanden eller efterladte alt efter hvem der var ansøger. 8
As-Is med hotspots (områder med udfordringer) Mangler data som det offentlige har Manuel sagsoprettelse Manglende integration til skifteret De data det offentlige har om pensioner, forsikringsordninger og formue bør stilles til rådighed Sagen kan oprettes automatisk med et KLE nummer og afdødes CPR Skifteretten fremsender i dag Skifteretsattest pr. papirpost To-Be en kommende løsning Den kommende løsning ser ultimativt ud som følger: Beskrivelse: De efterladte henvender sig til bedemanden og giver denne fuldmagt til at ansøge om begravelseshjælp på deres vegne. Det kan fra 1. kvartal 2013 ske med det digitale fuldmagtssystem. 9
Den efterladte kan også søge selv det alternativ er ikke med i diagrammet, men skal være en mulighed Bedemanden ansøger herefter om begravelseshjælp. Selvbetjeningsløsningen orkestrerer ansøgningen: o Løsningen undersøger, om der allerede er en sag i partskontakt. Sagen defineres ved KLE nr. og cpr-nr. på afdøde. I så fald afvises ansøgningen med henvisning til at der allerede er søgt om begravelseshjælp. Ellers journalisere ansøgningen på en ny sag o Løsningen undersøger fra persondata, om personen er omfattet af begravelseshjælp Hvis der søges minimumsbeløb afsluttes selvbetjeningsløsningen. Det er markeret med sluthændelsen Sagen oplyst. I kommunens sagssystem nederst optræder den hændelse som en starthændelse. Sagssystemet træffer automatisk afgørelse (en bevilling på minimumsbeløbet) og begravelseshjælpen udbetales til enten borgeren eller bedemanden afhængig af hvad der er ønsket i ansøgningen. o Hvis der er søgt om maksimumsbeløb laves et opslag i Pensions data, for at få oplysninger om engangsudbetalinger i forbindelse med dødsfaldet. Hvis beløbet er over det aktuelle maksimumsbeløb for formue (kr. 37.350-2007-niveau) vejledes de efterladte om, at maksimumsbeløb formodentlig ikke vil blive bevilget. Hvis de alligevel søger, rekvirerer løsningen attest fra Skifteretten. Her afslutter selvbetjeningsløsningen med en kvittering til borgeren. I kommunen automatisk eller semiautomatisk afventer man skifteretsattesten. Der er i dag cirka 1 mdr. ventetid. Sagen berøres ikke undervejs. Når Skifteretsattesten modtages færdigbehandles sagen og der træffes en afgørelse. Resten af processen er identisk med minimumsbeløb sagerne. 7. Migrering Forbedring af As-Is: Den ene af de eksisterende løsninger er begrænset til at håndtere ansøgninger om det faste minimumsbeløb. Løsningen bør opgraderes til at håndtere formuebestemte udbetalinger. Ved ændring af sprogbrug i eksisterende KL-blanket kan det ventes at slå igennem i begge løsninger efterfølgende. To-Be løsningen forudsætter: Hvad 1. At der er en digital fuldmagtsløsning. 2. At der kan oprettes sag automatisk. 3. At der sker opslag i partskontakt for at tjekke, om der allerede er en ansøgning på personen Horisont Det er der fra 1. kvartal 2013. Men kommunen kan også vælge at anvende den praksis som mange kommuner anvender at lade bedemanden opbevare fuldmagten Eksisterer allerede med sags- og dokumentstandarden og kombineret med et KLE nummer. Partskontakt vil ikke være i luften i slutningen af 2013. Der er to alternativer. Enten lægges en regel ind for sagsdannelse, således at der ikke kan være to samtidige aktive sager på begravelseshjælp på samme cpr-nr. (for afdøde). Eller sagen 10
4. Indhent oplysninger fra ATP/Pension oprettes manuelt ved sagsbehandler. Der er i dag ingen webservice løsning til Pensionsinfo. Derudover er der en juridisk udfordring. I dag kan man kun modtage pensionsoplysninger på eget CPR-nr. I dette tilfælde er det de efterladte, der har identificeret sig med Nem Id. De har ikke umiddelbart adgang til afdødes pensionsdata. Omvendt har kommunen, som er systemejer på selvbetjeningsløsningen, adgang til pensionsdataene i sagsbehandlingen. Det skal derfor afklares, om der juridisk ville kunne foretages et opslag, der kunne returnere om fx pensionsudbetalerne er over den formuegrænse der berettiger til maksimumsbeløbet. Dvs. uden at redegøre for de konkrete beløb. 5. Automatisk afgørelse Er implementeret i en af selvbetjeningsløsningerne. Det kan lade sig gøre. Forudsætter, at en ansvarlig chef står inden for de regler og processer, løsningen afvikler 11