Lyngby, den 10. maj 2009 Vores ref.: 48035/HB G E N E R A L F O R S A M L I N G S R E F E R A T HOLLÆNDERVÆNGET BLOK 1 & 2 År 2009, den 5. maj kl. 19.00 afholdtes ordinær generalforsamling i ejerforeningen Hollændervænget Blok 1 & 2. Generalforsamlingen afholdtes i Kvarterhuset, Jemtelandsgade 3, 2300 København S. 20 lejligheder incl. 4 fuldmagter ud af 127 lejligheder, svarende til fordelingstal 1547, var repræsenteret og udgjorde et samlet fordelingstal på 1547/10.072 eller 15,36 %. Endvidere deltog ejendomsadministrator Helle Bending (HB) fra Datea A/S. Formand Søren Albek bød velkommen til generalforsamlingen Til dirigent og referent valgtes Helle Bending, som konstaterede generalforsamlingens lovlighed. Ad dagsordenens pkt. 1: Formandens beretning om det forløbne år. Bestyrelsesformand Søren Albek aflagde formandens beretning. Formandens beretning for 2008 Eftersom forrige år var domineret af renoveringsprojektet har bestyrelsen i år forsøgt at følge op på diverse opgaver, bl.a. forslag om elbesparelser og reparationer af ringeanlæg. Desuden er 1-års gennemgangen blevet afsluttet - der var kun få fejl og mangler, hvor den væsentligste anke bestyrelsen havde var vedrørende montering af en del af vandmålerne. De fleste fejl og mangler er på nuværende tidspunkt udbedret, og kun få ting føres videre til 5-års gennemgangen. Dette betyder, at dersom der sker en fejl på det renoverede inden 5-års gennemgangen (i 2013), da samler bestyrelsen regningerne og fremlægger dem endeligt til 5-års gennemgangen.
Den væsentligste ændring i løbet af 2008 er skift af administrator - fra Herbo Administration til Datea. Skiftet skete, eftersom Herbo blev købt af Datea - familien Herbo, som i mange år har været administratorer for foreningen "kastede håndklædet i ringen", og bestyrelsen har været glade for det gode samarbejde og god service igennem alle årene. Vi tror på, at Datea vil vise sig lige så kompetente. I forbindelse med skiftet har bestyrelsen fået gennemgået mange af foreningens sager, bl.a. har bestyrelsen udarbejdet klarere procedurer for foreningens drift. En anden ændring er skift af parkeringsselskab, nyt rengøringsfirma (som vasker trapper og vaskerum) - og bestyrelsen mener allerede at det har forbedret den service, vi modtager. Det største projekt, der har været gennemført i 2008 er lydisolering af pumpen til centralvarmesystemet - grundet beboerklager blev rørene omkring pumpen ændrede og stødabsorbering indsat. Ringeanlæggene ud mod Ålandsgade er alle blevet udskiftet med mere hærværkssikre tavler - ved gennemgang af tavlerne var det tydeligt at hærværket i Ålandsgade var størst. Der har også været andre problemer med ringeanlæggene, og de skyldes overgange i det elektriske system - som regel forårsaget af manglende vedligehold eller skader. Især skal ejerne være opmærksomme på, at skader påført dørtelefon eller ledning i egen lejlighed vil influere på kvaliteten i HELE opgangen i den side lejligheden ligger. I de tilfælde vil udgiften til reparation blive pålagt ejeren. Som en fortsættelse af elbesparelser i foreningen bliver belysningen i kældrene nu styret ved hjælp af rum-følere, udgifterne hertil og besparelserne vil dog først være synlige på næste års regnskab. Inden udgangen af 2009 skal foreningen have opsat nye postkasser, udgiften til dette samt elbesparelserne er årsagen til årets overskud. Desuden forhandler foreningen stadig med Københavns Kommune om renovering af pladsen for enden af Ålandsgade (som en del af den Grønne Rute) - foreningen dækker en del af udgiften og kommunen resten - den renoverede plads vil være en væsentlig forbedring af foreningens udenomsanlæg, og bestyrelsen takker hermed bestyrelsessuppleant Anders Borg for hans dygtige arbejde. I 2008 blev opgangsdørene forstærket med metalbeslag - og efter bestyrelsens vidende har der ikke været indbrud eller indbrudsforsøg i lejlighederne siden. I 2008 blev det lovpligtigt at have etableret HFI eller HPFI-anlæg i lejlighederne - hvilket bestyrelsen endnu engang vil minde om - foreningens medlemmer får en fast rabat hos vores elektriker. Med hensyn til installationer i lejlighederne, der er omfattet af ejeransvar, da har der været et par tilfælde i løbet af året med vandskader fra ovenbo til underboer(e). Bestyrelsen skal her gøre opmærksom på at alle udgifter til udbedring af skader i sådanne tilfælde skal dækkes af skadevolder, dvs. ejeren - herunder udgifter til tilsyn, midlertidige reparationer, skader på elinstallationer, o.l. hvilket hurtigt kan blive bekosteligt. Derfor vil bestyrelsen opfordre til at ejerne får undersøgt ældre badeværelsesgulve for skader. I forbindelse med evt. udskiftning af badeværelsesgulv eller større gulvreparationer skal arbejdet anmeldes hos Københavns Kommune og bestyrelsen skal godkende arbejdet- som regel kan en autoriseret håndværker være behjælpelig med dette, bestyrelsen vil ligeledes være behjælpelige med råd. Mange lejligheder er i dag udstyret med hårde hvidevarer, såsom vaskemaskiner, tørretumblere og opvaskemaskiner - det er ejerens ansvar at disse bliver anvendt i forhold til ordensreglerne, dvs. at de ikke må støje (dette skyldes ofte mangelfuld eller forkert opsætning), skal være tilsluttet korrekt (hvis ikke kan der være fare for bl.a. legionella), og ikke må anvendes sent om aftenen og natten.
Dersom bestyrelsen bliver vidende om ovennævnte vil ejeren blive bedt om at rette sig efter ordensreglerne og i gentagne tilfælde vil bestyrelsen sørge for at forholdene bliver bragt i orden. Bestyrelsen har også i 2008 gennemført en større revision af kælderrummene - til hver lejlighed hører der nu ét kælderrum og overskydende kælderrum kan lejes af foreningen - henvendelse herom skal ske til bestyrelsen. Nøglesystemet vil blive renoveret i løbet af 2009 - der vil i den forbindelse blive uddelt 4 nøgler til hver ejer/lejlighed. Herefter vil udlevering af nøgler følge de nye vedtægter, dvs. hver nøgle herefter koster et beløb + depositum. I forbindelse med ejerskifte skal det dokumenteres at køber er i besiddelse af alle nøgler. Hvis ikke, kan sælger pålægges en udgift til omstilling af låse i opgangen, dog med et maksimum. Bestyrelsen består i dag af Casper Raabjerg, Morten Sund samt undertegnede, og med Anders Borg og Henrik Lind som suppleanter. Casper Raabjerg, Henrik Lind og Anders Borg stiller ikke op til genvalg, hvilket betyder at bestyrelsen mangler mindst 3 nye medlemmer - 1 til bestyrelsen og to suppleanter. Arbejdet i bestyrelsen er som regel ikke så tidskrævende - det afhænger i høj grad af, hvilke arbejdsområder, man påtager sig. Vi mødes minimum en gang om måneden, og derimellem har man hvert sit ansvarsområde, hvormed man arbejder temmelig selvstændigt, hvilket gør det fleksibelt i.f.t. arbejde og fritid. "Arbejdet bærer lønnen i sig selv" - nej sådan er det heldigvis ikke - bestyrelsen får en mindre kontant belønning hvert halve år. Vi håber at der i dag kan blive valgt nogle nye medlemmer til bestyrelsen. På bestyrelsens vegne, Søren Albek Formandens beretning blev enstemmigt godkendt. ad dagsordenens pkt. 2: Regnskab og revisors påtegning Årsregnskab for 2008 blev forelagt af Morten Sund. Generalforsamlingen vedtog enstemmigt at overføre overskuddet kr. 139.482,00 til år 2009 således at egenkapitalen pr. 31.12.2008 udgør kr. 403.297,00 Der blev stillet spørgsmål til regnskabet, som alle blev tilfredsstilende besvaret: Forsikringsposten er delt i 2; - bygnngsforsikringen og glasforsikringen Konsulentbistand er teknisk rådgivnig ved GAIHEDE A/S Varmeregnskab; - udskiftningen er med i varmeregnskabet Nykredit fælleslån; - renten reguleres 4 gange årligt, rentesatsen pt. 6,915 Foreningens driftskonto er i Danske Bank, og renten er 1,500% op til de første 300.000 og der er så 3,250% i rente af det der overstiger 300.000 Årsregnskab for år 2008 blev enstemmigt godkendt Ad dagsordenens pkt. 3: Bestyrelsen og medlemmers forslag. Søren Albek havde et forslag vedr. bemyndigelse til at bruge max. kr. 25.000 til en forundersøgelse for muligheden fælles el i ejerforeningen.
Årsagen er at elselskaberne opgiver gebyr pr. husstand kr. 800,00, hvis det bliver fælles el så er det kun kr. 800,00 i alt. Forslaget blev enstemmigt godkendt og vedtaget. Ad dagsordenens punkt 4: Godkendelse af budget for indeværende år: Helle Bending og Morten Sund gennemgik kort budget for 2009, Der blev stillet spørgsmål til budgettet, som alle blev tilfredsstilende besvaret: Budget for 2009 enstemmigt godkendt og vedtaget, dvs. ingen stigning i fællesudgifterne. Ad dagsordenens pkt. 5: Valg af bestyrelse og 2 suppleanter. Bestyrelsen blev valgt således: Søren Albek Morten Sund Bente Laumann Søren Holst formand - nyt bestyrelsesmedlem - nyt bestyrelsesmedlem Suppleanter: Jakob Sørensen Anne Gæmelke stillede op og blev valgt som suppleant. Bestyrelsen er glad for Anne Gæmelkes initiativ, men grundet Anne Gæmelke ikke er medlem af foreningen kan Anne ikke være medlem af bestyrelsen Ad dagsordenens pkt. 6: Valg af revisor. Til revisor valgtes registreret Karsten Christensen fra Revipartner. Ad dagsordenens pkt. 7: Eventuelt. E-mailpost i stedet for snail-mail; - et projekt Søren Albek arbejder videre på. Hvorfor deler bestyrelsen ikke ud i de enkeltes beboeres postkasser, når/hvis noget skal ud i stedet for at betale ekstra porto; - det koster ikke ekstra hos Datea A/S hvis der skal sendes post. Ejere/lejere SKAL oplyse bestyrelsen og Datea om udlejning; - vigtigt at få ejerens nye adresse. unge fyre i gården;- beboere eller gårdmand har ikke rapporteret om, det er noget der sker ofte, men gården er til beboerne ikke udefrakommende! 2 af dørene er ikke låste pga. R98; - bestyrelsen arbejder på sagen. Brug foreningens hjemmeside; - der er mange nyttige oplysninger incl bestyrelsens mailadresse. Dirigenten takkede for god ro og orden og ophævede generalforsamlingen kl. 20.45. Som dirigent og referent: Lyngby, den
Helle Bending