Get F IT 25. september 2012 TVÆRGÅENDE PROCESSER I PENSIONSBRANCHEN Page 1
Indhold Idé og forløb Procesmodellering Resultat Erfaringer Page 2
Pension Broker IDÉ OG FORLØB Page 3
Hvad sker der, når man opretter en pensionsordning? Pensionskunden holder møde med pensionsrådgiver Pensionskunden underskriver en begæring Pensionsmægler Så går tiden Masser af papir Masser af kontroller Masser af ansvarsskift Meget lidt sikkerhed Ingen digitalisering Pensionskunden modtager et tykt brev med en police, som måske indeholder, det Pensionsselskab aftalte Page 4 4
Milepæle Sommer 2009 kan vi få nogle med? Møder med pensionsmæglere og pensionsselskaber Generelt positivt respons - der er noget i det her! Efterår og vinter 2009 resultat Workshop forløb med 3 pensionsmæglere og 4 pensionsselskaber Oplæg til løsning baseret på resultaterne fra workshops styr på processen Forår 2010 - Godt oplæg positiv respons processen går langsomt Hvordan kommer vi videre? Mere afgrænset proces Primo 2012 PFA Pension, Skandia, Willis og Mercer kører fuldt ud Page 5
Tilbagemeldinger Pensionsselskaberne havde ikke på daværende tidspunkt igangsat en løsning på området Individuelle portaler er ikke løsningen, fordi pensionsmæglerne ikke har ressourcer til at integrere hver enkelt pensionsselskab, men ønsker en samlet brancheløsning Alle i branchen erkendte et behov for en fælles løsning til samarbejdet mellem pensionsselskaber og pensionsmæglere, egne rådgivere og partnere Page 6
Læringspunkter Tålmodighed skal der til - fra ide til projekt tog 1,5 år Der blev brugt mange timer på workshops Gennemførsel af projektet tog 1 år Pensionsselskaberne mener selv, der kan spares et 2-3 cifret millionbeløb, hvis alle integrerer løsningen Alligevel er beslutningsprocessen meget lang! Page 7
Pension Broker PROCESMODELLERING Page 8
Hvordan får man styr på processer, der går på tværs? Vi havde nogle udfordringer Scenarie med mange aktører Nogle er direkte konkurrenter andre er indirekte konkurrenter Hvor meget vil de enkelte deltagere sige? Vi valgte et opdelt workshopforløb Workshops med de enkelte pensionsmæglere Fælles workshop for pensionsmæglerne Workshop med pensionsselskab Fælles workshop med pensionsselskaber og pensionsmæglere Specificerede krav til valg af deltagere Page 9
Hvad gav workshop forløbet? Vi fik: modelleret processerne hos pensionsmæglere og pensionsselskaber pensionsmæglere og pensionsselskaber til at tale sammen og forstå hinandens processer lavet en fælles proces opbygget en fælles forståelse for processerne og begreberne lavet en fælles vision lavet et samlet løsningsoplæg i fællesskab udarbejdet en fokuseret løsning Page 10
Processen består af 7 trin Virksomhed tilmelder ny medarbejder Rådgiver booker møde Rådgiver udfylder begæring Rådgiver gennemfører behovsanalyse Pensionsselskab behandler begæring Rådgiver arkiverer begæring Pensionsselskab udsender police Pension Broker fokuserer på disse trin Rådgiver gennemfører analyse i eget system og udfylder begæring Medarbejder underskriver og dokumenter afsendes Pensionsselskab behandler begæring Page 11 Side 11
Iagttagelser Mange papirbaserede arbejdsgange mellem pensionsmæglere og pensionsselskab Dokumenter forsvinder ind i mellem undervejs i processen Mange genindtastninger og dobbeltarbejde med mulighed for fejl Mange kontroller undervejs Processen tager tid mest på grund af ventetider og kontroller Der tilføjes ofte ændringer og kommentarer i marginen Der anvendes point to point løsninger Egenudviklede løsninger findes hos rådgiverne Stigende ønske om Straight through processing Mange formularer Kommunikation sikkerhed Page 12
Pension Broker RESULTAT Page 13
Pension Broker Rådgiver Visma Consulting Pensionsselskab Pensionskunde Back Office Rådgiverselskab Rådgiverselskab Page 14
Skærmdump fra Pension Broker Opsparing Investering Dækning Helbred Begunstigelse Bidrag Overførsler Pensionstager Kundetjekliste Page 15
Pension Broker ERFARINGER Page 16
Erfaringer - processen Man konkurrerer ikke på at flytte papir og udfylde blanketter Fokus på at fjerne ikke-værdiskabende aktiviteter som kontroller, kopiering og arkivering Man kan godt samarbejde, selvom man er konkurrenter Projektet kører nu videre med en brugergruppe med repræsentanter for alle parter med fokus på fælles løsninger Det er vigtigt at lave en fælles vision Ønske om at have haft flere fællesmøder fra start - men var man klar til det? BPMN har været et godt og intuitivt værktøj Page 17
Pension Broker SPØRGSMÅL? Bemærk seminar: Genvej til selvbetjening og automatisering af processer, tirsdag den 4 oktober 2012 Page 18
Kontaktinformation Michael Michaelsen, Forretningsudviklingschef Mobil: +45 41 91 43 17 Mail: michael.michaelsen@visma.com Lars Jepsen Jensen, Forretningskonsulent Mobil: +45 20 31 54 52 Mail: lars.jepsen.jensen@visma.com Mere information på: http://www.visma.dk/consulting/branchefokus/pension/ Page 19
Pension Broker FLERE ERFARINGER Page 20
Hvem er aktører i dette setup? Arbejdsgivere Pensionsmæglere - rådgivere Pensionsselskaber Pensionskunder (medarbejdere) Det pensionsmæglerbetjente marked - virksomhedsordninger Page 21 Page 21
Erfaringer - pensionskunderne Væsentlig forbedret kundeoplevelse Over 90% skriver under på mødet Kunderne får en e-mail med dokumenter fra mødet og en oversigt over pensionsløsningen Mere forenklede dokumenter, da de kun indeholder det relevante målrettet kunden Page 22
Erfaringer - pensionsselskaberne Mulighed for at reducere policeadministration Bedre datakvalitet færre fejl Hurtigere levering af standardpolicer Flere underskrevne begæringer Mulighed for at automatisere arbejdsgang for policer data kan modtages digitalt Mulighed for at integrere til egne systemer, når det passer Fælles dokumenter Indhold i begunstigelse og overførsler er ens styling og logo forskelligt Fælles tiltag inden for områder, hvor man ikke konkurrerer Dele omkostninger Page 23
Erfaringer - rådgiverne Et effektivt værktøj til kundemøder med et naturligt flow i processen Mindre administration og opfølgning for rådgiverne Alt er elektronisk Mindre papir og mere overblik Lettere arkivering Store administrative besparelser Meget mindre policekontrol Helbredsoplysninger går direkte til pensionsselskab Page 24