Årsdage for offentlig indkøb Tema den effektive indkøbsorganisation Spor 3 indkøb i praksis 11.30-12.30 Compliance Tina Bjørnholt Udbuds- og indkøbschef, Viborg Kommune
Oplæg om compliance Hvorfor er compliance afgørende for, at effektiviseringer hentes hjem og ikke kun ender som fiktive besparelser? Hvordan kan man i udbudsprocessen gøde jorden til, at kontrakten får høj compliance i drift? Hvordan måler og følger man op på compliance? (Overlap til kontraktstyringsspor) side 2
Fakta om Viborg Kommune Samlet areal på 1.422 km² - Næststørste kommune i Danmark Ca. 95.000 indbyggere Ca. 6.300 ansatte i Viborg Kommune (fuldtidsstillinger) Ca. 200 leveringsadresser side 3
Fakta om Viborg Kommune Årligt indkøbsbudget ca. 1,5 mia. kr. Varekøb Tjenesteydelser Håndværkerydelser (incl. Rådgivning) ca. 150 mio. ca. 250 mio. ca. 300 mio. Besparelser på indkøb siden 2007 ca. 120 mio. 100 kontraktbelagte områder (flere delaftaler) Vi har sparet 20-25% på indkøb af vare- og tjenesteydelser. side 4
Udbud og Indkøb 11 personer Udbuds- og Indkøbshef Forsikrings- og kontraktstyringsteam Udbudsteam side 5
Udbud og Indkøb Stor ledelsesmæssig opbakning og fokus Direktionen godkender prioriteret udbudsplan 1 gang om året Der sker afrapportering for gennemførte udbud (samt evt. besparelse) samt opgørelse for compliance på de enkelte fagområder ligeledes 1 gang om året. Compliance drøftes efterfølgende i chefgrupperne side 6
Hvorfor er compliance afgørende for, at effektiviseringer hentes hjem og ikke kun ender som fiktive besparelser? Fortæller noget om modenhed i organisationen Først kommer besparelserne Så kommer reglerne Så kommer høj compliance Pengene er taget, så der er mere at købe for, hvis vi bruger kontrakterne Det er mit ansvar, at kontrakterne bliver overholdt! Vi vil være en seriøs samarbejdspartner både internt og eksternt side 7
Hvordan kan man i udbudsprocessen gøde jorden til at kontrakten får høj compliance i drift? Forståelse/inddragelse/ejerskab Tilbudslisten skal være dækkende Markedsdialog Tænke hele indkøbsprocessen igennem Bestillerens arbejdsbetingelser ved bestillinger Dagligdagen skal fungere Arbejde med at få ledelsen til at bakke op og prioritere området Stramme budgetter hjælper på høj compliance Sygeplejen er efter en oprydning nået til en compliance på mindst 87 % på alle de aftaler de benytter side 8
Hvordan måler man og følger op på compliance? 1. prioriter opgaven Forskellige opfølgninger/rul Intern compliance Priskontroller på leverandører Aftaleloyalitet både på leverandør- og institionsniveau side 9
Hvad gør vi? Compliance blev det nye sort Kontraktstyringsteam siden 2012 Teamet har indgående kendskab til aftalerne Ansvar for e-handel Nyhedsmails Hotline Undervisning Fokus på at der ikke bliver sneget produkter ind på aftalerne Holder leverandørerne fast på priser og betingelser side 10
Compliance i Viborg Kommune Samarbejde med Økonomi vedr. intern revison Intern compliance ca. 2 gange årligt Fortæller, hvad de kunne have sparet ved at købe korrekt ind side 11
Eksempel på kontrol på institution (ex. Produkt) Samlet pris på aftale Købspris på faktura ekskl.moms Samlet besparelse på dette køb kr. 550,20 kr. 810,00 kr. 259,80 kr. 4.366,00 kr. 4.478,40 kr. 112,40 kr. 3.086,80 kr. 4.801,50 kr. 1.714,70 kr. 413,00 kr. 755,96 kr. 342,96 kr. 3.600,00 kr. 19.540,41 kr. 15.940,41 kr. 258,00 kr. 2.658,26 kr. 2.400,26 kr. 6.864,00 kr. 9.891,03 kr. 3.027,03 kr. 122,00 kr. 796,00 kr. 674,00 kr. 554,96 kr. 1.033,20 kr. 478,24 kr. 400,00 kr. 990,00 kr. 590,00 en besparelse på kr. 20.214,96 kr. 45.754,76 kr. 25.539,80 56% side 12
Compliance i Viborg Kommune Priskontroller på leverandører ca. 1 gang årligt Hvor bliver der lavet fejl? Eksempel på krav på ca. kr. 180.000 hos en enkelt leverandør pga. prisreguleringer som ikke blev varslet og godkendt. Manglende overblik over institutioner, der hører under Viborg Kommune Ikke styr på kontraktpriserne Andet side 13
Hvad er høj compliance? Der er forskellige måder at opgøre compliance på Hvilke data/redskaber er der til rådighed? Økonomisystem + e-handelssystem Indkøbsanalysesystem I Viborg Kommune kigger vi på tilbudslisteniveau ikke kun på leverandørniveau Hvis man køber en identisk vare udenfor tilbudslisten, bliver det påtalt Stor ledelsesmæssig opbakning Vi opfordrer til brug af vores e-handelssystem Her er som hovedregel kun tilbudslistens varer side 14
Viborg Kommunes compliance Hvor høj er vores compliance? (juli 2013-juni 2014) Skoler 95% Børnehaver 88% Aktivitet og Pleje 87% (92 % året før) Visitationen mv. 83% Hvornår er det godt nok? side 15
Compliance i Viborg Kommune Aftaleloyalitet 60% 55% 50% 45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% Udviklingen på køb udenfor aftale - 2 år 2012-2013 2013-2014 side 16
Compliance i Viborg Forvaltning 3. PERIODE: juli 2013 - juni 2014 Købt på aftale købt udenfor aftale Antal EAN i kr. i % i kr. i % JOB & VELFÆRD Aktivitet & pleje 150 kr. 22.765.804 86,94% kr. 3.418.419 13,06% Beskæftigelse 9 kr. 3.846.548 81,52% kr. 872.158 18,48% Visitationen mv. 19 kr. 24.644.191 82,99% kr. 5.050.944 17,01% Voksen handicap 64 kr. 6.430.829 82,40% kr. 1.373.837 17,60% TOTAL 242 kr. 57.687.373 84,33% kr. 10.715.358 15,67% BØRN & UNGE Børnehaver 66 kr. 9.661.264 88,24% kr. 1.286.983 11,76% Klubber og SFOer 37 kr. 5.288.784 94,03% kr. 335.875 5,97% Skoler 41 kr. 41.907.565 95,23% kr. 2.100.476 4,77% TOTAL 144 kr. 56.857.613 93,85% kr. 3.723.334 6,15% side 17
Hvor skal man starte? side 18
Compliance i Viborg Kommune Opsummering: Høj compliance kræver gode data Ledelsesmæssig fokus Vi skal være tilgængelige og i tæt dialog med vores indkøbere De må ikke bruge for lang tid på indkøb Vi skal tage flere metoder i brug for at holde fokus Hotline Undervisning Roadshow Intern revision Afrapportering til direktionen side 19
Spørgsmål side 20