Noter fra møde den 15.01.2015 og møde den 21.01.205 Emne Kommentarer den 15.01.2015 TOHV bemærkning til kommentarer den 15.01.2015 Budget og besparelser Materiel og materialer Hvad er det årlige beløb hvor store besparelser forventes der? Hvordan skal leje til materiel herunder eksempelvis lift skal afregnes? Det historiske forbrug på drifts- og vedligeholdelsesopgaver er 15 mio. pr. år. I budgettet for de kommende år er der indregnet en besparelse på 3,4 mio. kr. pr. år Jette Delfs bemærkede, at budgettet udelukkende er en forventning. Miniudbud: Ved miniudbud skal udgiften til materiel indregnes i den samlede pris for opgaven. Ved mindre opgaver: Udgift til materiel kan faktureres efter aftale med kommunen Kommentarer den 21.01.2015 1. Hvordan er RKSK nået frem til besparelsen på 3,4 mio. kr./år 2. Kell: Det årlige forbrug på drifts- og vedligeholdelsesopgaver er nærmere 20 mio., idet en række opgaver fra RKSK Ejendomme ikke var medregnet i det oprindelige beløb på 15. mio. kr. 3. Kan besparelsen ikke blot realiseres ved mindre bygningsmasse. Flere håndværkere påpegede, at deres materialeleverandør ikke tillod dem at oplyse deres materialepriser til udestående. TOHV bemærkninger til kommentarer den 21.01.2015 1. Besparelsen er estimeret på baggrund af historiske priser hos RKSK sammenholdt med priser, der er opnået i forbindelse med andre udbud af håndværkerydelser for kommuner. 2. Ingen bemærkninger 3. Jette: Der bliver bygget nye boliger, som ligeledes skal vedligeholdes. Af hensyn til gennemsigtigheden bør der stilles krav til, at sådanne oplysninger om nettoprisen på materialer kan rekvireres af RKSK. Side 1 af 9
Fakturering Timepris 1. Hvordan skal der faktureres? 2. Der blev spurgt ind til, om der ved mindre opgaver var mulighed for, at der faktureres et minimumsbeløb pr. opgave, således at det er rentabelt at køre til yderområder af Ringkøbing-Skjern Kommune 1. Det er svært at lægge avance ind i timeprisen, idet eksempelvis garantistillelse er bekostelig. 2. Avancen på materialerne meget forskellige og der er risiko for, at underleverandøren (materialeleverandøren) går konkurs. 1. Mindre opgave: Pris inkl. materialer og materiel Miniudbud: Samlet opgavepris: Dækningsbidrag lægges over på antal af timer. 2. Forholdet vil blive taget med i overvejelserne i forbindelse med udarbejdelse af materialet i arbejdsgruppen. 1. Tolstrup & Hvilsted har været i kontakt med flere revisorer der har bekræftet, at indregne avancen i timeprisen. I forhold til garantistillelsen bør håndværkeren have sikret sig, at dennes underleverandører af div. produkter har påtaget sig et ansvar for de leverede produkter. 2. Se nr. 1 1. Avance under beløbsgrænse: Hvordan sikres det at RKSK opnår gode priser på materialer for opgaver under beløbsgrænsen 2. Mulighed for at differentiere prisen på baggrund af opgavens varighed Det er kun RKSK der får adgang til nettoprisen ved pristjek. Oplysningerne behandles fortroligt. 1. Balancegang mellem daglig effektivitet og økonomisk gevinst. RKSK bør dog tage fat i leverandøren, hvis der konstateres unormalt høje nettopriser. Beløbsgrænsen bør af dette hensyn ikke sættes for højt, da leverandørerne i Side 2 af 9
3. Det er svært at lægge avance ind i timeprisen når materialerne ikke er kendt på forhånd. 4. Der blev spurgt ind til, om det er muligt at fravige henholdsvis 1 og 5 års garanti ift. AB92 37 og 38 (1 og 5 års eftersyn). 5. Det blev påpeget, at leverandøren blot kan foretage en risikovurdering i forbindelse med den enkelte opgave, idet der ikke er pligt til at byde på opgaven. 3. Se nr. 1 4. Forholdet vil blive taget med i overvejelserne i forbindelse med udarbejdelse af materialet. Hvor mange garantisager har man reelt om året? Det kan evt. undersøges internt i RKSK. 5. Fin betragtning 6. Der vil være mulighed for at foretage en årlig prisregulering. Prisreguleringsmekanismen vil fremgå af rammeaftalen. Denne ligger fast uanset aftales længde. forbindelse med et miniudbud kan konkurrere om de skarpeste nettopriser. 2. Dette synes vanskeligt, idet der således skal findes en fordelingsnøgle for det forventede antal opgaver indenfor de forskellige kategorier. Der kan i stedet arbejdes med et startgebyr, således at der aldrig skal udføres opgaver under en vist beløb, hvilket gør alle opgaver rentable. Antal leverandører pr. fagområde 6. Er de tilbudte timeprisen faste i aftaleperioden eller kan disse reguleres. Positivt med dialog. Der blev udtrykt bekymring for, at det foreslåede antal af håndværkere indenfor 1. Antal leverandører undersøges. 2. Kan der bydes på alle delaftaler 1. Ingen bemærkninger 2. Ja. Side 3 af 9
Beløbsgrænse for henholdsvis mindre opgaver/miniudb ud fagområderne var for mange, idet der således vil være begrænset antal opgaver til leverandørerne. Der blev opfordret til, at leverandørne tager kontakt til deres organisationer og vender tilbage med hvad der er praksis. Det blev forslået, at rykke grænsen for hvornår der skal gennemføres miniudbud fra 10.000 kr. til 25.000 kr. Forholdet vil blive taget med i overvejelserne i forbindelse med udarbejdelse af materialet. Følgende beløbsgrænser blev forslået: 1. EL-arbejde mv.: 10.000 15.000 Forholdet vil blive taget med i overvejelserne i forbindelse med udarbejdelse af materialet i arbejdsgruppen. 2. Gulvbelægning mv.: 10.000 3. Jord, beton mv.: 15.000 20.000 4. Malerarbejde og afslibning af gulve: 15.000 5. Murerarbejde mv. 20.000 6. Tømrerarbejde mv.: 20.000 7. VVS og gas mv.: 10.000 15.000 Side 4 af 9
Den daglige anvendelse af aftalerne 1. Der blev udtrykt bekymring for, at leverandørerne vil benytte flere timer end det fremgår af tilbuddet i forbindelse med arbejdets udførsel. Hvordan vil dette blive kontrolleret i dagligdagen? 1. Forholdet er kun gældende i forbindelse med mindre opgaver. Bestilleren på arbejdsstedet skal i dagligdagen kontrollere, at leverandøren udfører arbejdet indenfor det tilbudte timeantal. 2. Ja. 1. Vil aftalerne øge den administrative byrde hos RKSK 1. Aftalerne vurderes ikke at øge den administrative byrde hos RKSK, idet bestillerne/rekvirenten allerede i dag indhenter priser for opgaver. Miniudbudsskabelon er nem at anvende. 2. Er de nødvendige ressourcer tilstede i kommunen. En opgavestiller, bør altid være i stand til at beskrive den opgave, der ønskes løst. Der ses ikke at være nogen væsentlig forskel fra det nuværende setup, hvor en serviceleder tilsvarende vil være forpligtet til klart at definere en given opgave inden den, i overensstemmelse med god forvaltningsskik, konkurrenceudsættes blandt et antal håndværkere. Det anerkendes, at der kan være et større tidsforbrug, hvis nuværende praksis er, at samme håndværker får Side 5 af 9
Geografisk opdeling Øvrigt Mulighed for at Hvidesande bliver selvstændigt geografisk område. 1. Håndværkerne mente de var blevet lovet, at deltage i en arbejdsgruppe inden udbuddet startede op. 2. Hvilke kommuner har i dag igangværende aftaler på håndværkerydelser, der har været udbudt af Tolstrup & Hvilsted. 3. Hvor mange drifts- og vedligeholdelsesopgaver opgaver udføres af virksomheder udenfor kommunen. 4. Håndværkerne udtrykte et ønske om, at processen blev udsat. alle opgaver og hvis denne håndværker selv definerer opgavens omfang. Forholdet vil blive taget med i overvejelserne i forbindelse med udarbejdelse af materialet i arbejdsgruppen. 1. Jette: Denne information er ikke kommet videre i systemet 2. Tolstrup & Hvilsted kan af fortrolighedsmæssige hensyn ikke oplyse dette. 3. 25 % 4. Det er tvivlsomt hvorvidt dette er muligt, idet der allerede er planlagt politiske møder. 5. Aftalerne vurderes ikke at medføre, at håndværkerne ikke kan stadigvæk kan give gode råd til RKSK. Side 6 af 9
5. Hvordan tænkes den daglige service ind i konceptet. 6. Hushåndværkerne er de eneste personer der kender bygningerne og i så fald der er nye leverandører der skal udføre opgaverne, vil dette medføre øgede udgifter til RKSK. 7. RKSK undersøger områder der kan friholdes for udbuddet pga. saglige forhold. 8. Vil det fremgå af udbudsmaterialet, hvor stor en volumen de selvstændige delaftaler udgør af det samlede årlige forbrug. 9. Lav moral er lig med lav timepris 10. Eksisterer der en grænse for, hvornår opgaver skal i selvstændigt udbud. Forventes således indeholdt i timeprisen som en salgsaktivitet. Hvis der er tale om projekteringsarbejde, for opgaver under 10.000, skal udgiften indregnes i opgaveprisen. 6. Ethvert skifte af leverandør, entreprenør, håndværker eller lignende kan medføre et behov for at introducere den nye samarbejdspartner til opgaven. Tilsvarende vil være gældende efter det nuværende setup, hvor der kan ske skifte af såvel medarbejdere som entreprenører. Det følger af god forvaltningsskik, at samme entreprenør ikke uden fornyet konkurrence kan være leverandør i længere tid. 7. Ingen kommentarer. Side 7 af 9
8. Ja. De historiske tal vil fremgå af udbudsmaterialet. 9. Der synes ikke at være belæg for denne påstand. Prisdifferencer kan have flere forskellige årsager, eksempelvis højere effektivitet, god planlægning og byggeledelse, lavere driftsomkostninger, bedre indkøbsaftaler osv. Leverandørerne på aftalen er forpligtet gennem AB92 og kravspecifikation, som er ens for alle. RKSK har tillid til, at leverandørerne udfører opgaverne på en tilfredsstillende måde. 10. Nej. Udbudspligten er allerede løftet gennem udbuddet. Side 8 af 9
Etablering på ny sokkel vil dog være undtaget. Side 9 af 9