DDElibra H Å N D B O G

H Å N D B O G Axiell Danmark A/S 2016-10-20 Version 9.11.60 GUI Copyright 2016

2 1 Indholdsfortegnelse 1 Indholdsfortegnelse... 2 2 Introduktion... 3 3 Søgning i dokumentationen... 3 4 Åbning af ""... 3 5 Funktioner... 4 6 Modulvinduets opbygning... 6 6.1 Faner... 6 6.1.1 Overførte poster... 6 6.1.2 Låners bookinger... 7 6.1.3 er på overført post... 8 6.1.4 Fremsøgte bookinger... 9 6.1.5 Udlån... 10 6.2 Identifikationslinien... 10 6.3 Formular med detaljer om bookingen... 10 6.4 Kalenderen... 12 6.4.1 Generelt om visning af kalenderen... 12 6.4.2 Lukkedage... 13 6.4.3 Knapper... 13 6.5 Formularen Find... 14 6.5.1 Knapper... 15 7 Ny booking... 15 7.1 Opret ny booking... 16 7.1.1 Lærereksemplar... 16 7.1.2 Klasseoprykning efter sommerferien... 16 7.2 Opret ny booking - videre... 17 7.2.1 Feltet Status... 18 8 Administration af eksisterende bookinger... 19 8.1 Find bookinger... 19 8.2 Ret en booking... 19 8.2.1 Forny en booking... 19 8.3 Slet en booking... 20 8.3.1 Automatisk sletning af uafhentede bookinger... 20 8.3.2 Forældede bookinger slettes automatisk... 20 8.4 Klargør bookinger til udlån... 20 8.5 Udlån af bookinger... 20 8.6 Udskriv følgesedler... 20 8.6.1 Formularen Udskriv følgeseddel... 21 8.6.2 Knapper... 21 8.7 Udskriv hjemkaldelser... 22 8.7.1 Knapper... 23 8.8 Hvem har booket bogen?... 23 8.9 Påmindelser til lærerne... 24

3 2 Introduktion DDElibra er et integreret modul til DDElibra. Modulet indeholder funktionalitet til at varetage booking af et bestemt antal eksemplarer af et materiale i en given periode. I modulet er det dels muligt at oprette en ny booking og dels muligt at håndtere allerede eksisterende bookinger på forskellig vis. 3 Søgning i dokumentationen Der kan søges i dokumentationen med Ctrl+F. 4 Åbning af "" "" åbnes med (Ctrl+Y) eller ved at klikke på modul-ikonet i venstre menu.

4 5 Funktioner "" indeholder skærmbilledet, og her kan følgende funktioner anvendes: Funktioner Udføres med Uddybende bemærkninger Opret F7 Opretter en booking. Der foretages først en oprettelse, når alle obligatoriske felter er udfyldt. Slet * Shift+F7 Sletter en markeret booking. En booking kan ikke slettes, hvis der er udlånt et eller flere eksemplarer af bookingen. Kun kalender Ctrl+F7 Ændrer visningen af kalenderen i nederste halvdel af skærmbilledet, så felterne til venstre forsvinder, og kalenderen fylder hele den nederste del af skærmen. Skærmstørrelsen afgør, hvor mange måneder, der kan vises. Ved at kikke på Kun kalender igen genskabes visningen, således at både felter OG kalender vises. Find F8 Kalder en søge-popup, der giver mulighed for at fremsøge bookinger. Ud over CCL-søgning er der mulighed for søgning i en lang række felter. Efter indtastning af søgekriterier trykkes (Alt+f) "Find". Hvis knappen "Find" er fremhævet, kan der alternativt trykkes (Retur). Såfremt man ikke udfylder nogen felter overhovedet, vises en advarsel med teksten Der er ikke udfyldt søgekriterier. Fortsæt søgning? Man kan vælge mellem Ja eller Nej. De bookinger, der opfylder de indtastede søgekriterier, vises under fane 4 Fremsøgte bookinger. Opdater Shift+F8 Opdaterer de ændringer, man har foretaget. Der kan kun opdateres, hvis alle obligatoriske felter er udfyldt. Udskriv følgesedler F11 Udskriver følgesedler til alle eller markerede bookinger. Forudsætter, at der er søgt en eller

5 Funktioner Udføres med Uddybende bemærkninger flere bookinger frem. Udskriv hjemkaldelser Shift+F11 Udskriver hjemkaldelser til alle eller markerede bookinger. Der kan desuden vælges at indsnævre antallet af hjemkaldelser ved brug af diverse filtre som f.eks. Filial, Afdeling, Opstilling mv. Hvem har booket bogen? * ALT+F11 Viser en oversigt over, hvilke lånere, der har booket den aktuelle titel, samt bl.a. oplysninger om lånerkategori, bookingnr, periode og antal. Sidste låner * F12 Henter den låner, der sidst har været aktiv på den pågældende arbejdsplads. Virker kun, når billedet har været blanket. Blank Shift+F12 Blanker lånerbilledet. Udskriv Ctrl+P Viser dialogboks med udskrivningsmuligheder. Funktionerne er kun aktive, når de er relevante (dvs. kan bruges i den aktuelle situation). Funktioner markeret med * vil kun være tilgængelige i funktionsmenuen.

6 6 Modulvinduets opbygning I vinduet vises øverst fanerne: 1. Overførte poster 2. Låners bookinger 3. er på overført post 4. Fremsøgte bookinger 5. Udlån Fanerne indeholder lister. Under fanerne findes Identifikationslinien. Nederste del af modulvinduet er opdelt i: - venstre del, der er en formular til registrering af detaljer om den aktuelle booking. - højre del, der er kalenderen, der viser oplysninger om tilgængelighed, antal eksemplarer mv. 6.1 Faner 6.1.1 Overførte poster I fanen 1 Overførte poster vises den eller de poster, der er overført vha. Ctrl+Shift+Y fra søgning. Listen indeholder følgende kolonner: Kolonnebetegnelse Idnr. Forfatter Titel Mat.type Opstilling Indhold Idnr (Faustnummer) på den aktuelle titel. Forfatterangivelse. Titelangivelse. Materialetype. Materialets opstilling.

7 6.1.2 Låners bookinger I fanen 2 Låners bookinger vises en liste over en identificeret låners bookinger. Listen indeholder følgende kolonner: Kolonnebetegnelse Nr. Idnr. Forfatter Titel Låner Klasse/hold Fra dato Til dato Status Booket Ikke afh. Indhold Nummer, der identificerer bookingen. Idnr. på det bookede materiale. Forfatterangivelse. Titelangivelse. Navn på den låner, der er ansvarlig for bookingen. Navn på den klasse eller det hold, som bookingen gælder. Den dato bookingen er gældende fra. Den dato bookingen ophører. Der findes følgende muligheder: Afsluttet, Delvist klar, Klar eller Venter. Se definitionen på hver status i afsnit 7 Ny booking Her vises den antal eksemplarer, der er booket Her vises det antal eksemplarer, der endnu ikke er afhentet.

8 6.1.3 er på overført post I fanen 3 er på overført post vises en samlet oversigt over alle bookinger, der er på ét bestemt idnr. under forudsætning af, at der er indhold i Fane 1 Overførte poster. Hvis der i stedet markeres en post fra f. eks. Fane 4 Fremsøgte bookinger, vises der ikke oplysninger i fane 3. Listen indeholder følgende kolonner: Kolonnebetegnelse Nr. Idnr. Forfatter Titel Låner Klasse/hold Fra dato Til dato Status Booket Ikke afh. Indhold Nummer, der identificerer bookingen. Idnr. på det bookede materiale. Forfatterangivelse. Titelangivelse. Navn på den låner, der er ansvarlig for bookingen. Navn på den klasse eller det hold, som bookingen gælder. Den dato bookingen er gældende fra. Den dato bookingen ophører. Der findes følgende muligheder: Afsluttet, Delvist klar, Klar eller Venter. Se definitionen på hver status i afsnit 7 Ny booking. Her vises det antal eksemplarer, der er booket. Her vises det antal eksemplarer, der endnu ikke er afhentet.

9 6.1.4 Fremsøgte bookinger I fanen 4 Fremsøgte bookinger vises en samlet oversigt over alle bookinger, der er søgt frem ved hjælp af søgeformularen Find - F(8). Listen indeholder følgende kolonner: Kolonnebetegnelse Nr. Idnr. Forfatter Titel Låner Klasse/hold Fra dato Til dato Status Booket Ikke afh. Indhold Nummer, der identificerer bookingen. Idnr. på det bookede materiale. Forfatterangivelse. Titelangivelse. Navn på den låner, der er ansvarlig for bookingen. Navn på den klasse eller det hold, som bookingen gælder. Den dato bookingen er gældende fra. Den dato bookingen ophører. Der findes følgende muligheder: Afsluttet, Delvist klar, Klar eller Venter. Se definitionen på hver status i afsnit 7 Ny booking. Her vises det antal eksemplarer, der er booket. Her vises det antal eksemplarer, der endnu ikke er afhentet.

10 6.1.5 Udlån I fanen 5 Udlån vises en oversigt over de eksemplarer, der er udlånt på en given titel. Listen indeholder følgende kolonner: Kolonnebetegnelse Mat.nr Navn Lånerkategori Hold Udl.dato Afleveringsfrist Indhold Materialenummer på den aktuelle titel. Lånerens navn. Den lånerkategori, som låneren tilhører. Eventuelt hold, som låneren tilhører. Udlånsdato. Afleveringsdato. 6.2 Identifikationslinien Denne linje indeholder felter til kortnummer og låneroplysninger. Læs mere om Identifikationslinien i f.eks. Udlån. 6.3 Formular med detaljer om bookingen Formularen nederst til venstre under Identifikationslinien bruges til registrering af detaljer om den aktuelle booking. Formularen indeholder følgende felter: Feltbetegnelse Idnr. * Antal tilg. * Indhold Materialets idnr. Antal tilgængelige eksemplarer. * Bibliografiske oplysninger om det markerede materiale. nr. Allerede afh. Et entydigt nummer for den aktuelle booking. Udfyldes af systemet, når en booking er oprettet. Angiver antallet af eksemplarer, der er udlånt på den relevante booking. Udfyldes af systemet, hvis der er foretaget udlån på en eksisterende booking.

11 Note Klasse Hold Antal Lærereksemplar Filial Afdeling Afhentes i Initialer Indsæt skoleår Fra dato Til dato Her angives eventuelt supplerende oplysninger om bookingen. Her vælges eventuelt den klasse, som bookingen vedrører. Her vælges eventuelt det hold, som bookingen vedrører. Angiver antallet af ønskede eksemplarer. Udfyldes automatisk af systemet, hvis der er valgt klasse eller hold, således at antallet af elever i klassen/på holdet er lig med det ønskede antal eksemplarer. Kan ændres manuelt. En markering her angiver, at der i feltet Antal skal tillægges et eksemplar til læreren. Skal angives manuelt. Angiver den filial, hvor bookingen foretages. Er oftest angivet på forhånd som standard, da de fleste kun booker på egen skole. Angiver den afdeling, hvor bookingen foretages. Er oftest angivet på forhånd som standard. Her angives den filial, hvor materialet ønskes afhentet. Er oftest angivet på forhånd som standard, da de fleste kun booker på egen skole. Her angives eventuelt den ansvarlige lærers initialer. Angiver booking for et helt skoleår startende fra dd. Afhængig af tidspunkt på året for bookingen, vil systemet tage hensyn til, om der bookes for indeværende eller kommende skoleår. Gøres der brug af denne funktion skal man ikke vælge Fra dato og Til dato. Angiver den dato bookingen skal være aktiv fra. Kan angives ved at skrive datoen i formen YYYMMDD eller ved at klikke på ikonet for kalenderen og vælge dato eller ved at markere datoen på kalenderen til højre: Man behøver ikke stå i feltet for at klikke på en dato i kalenderen. Angiver den dato bookingen slutter. Kan angives ved at skrive datoen i formen YYYMMDD eller ved at klikke på ikonet for kalenderen og vælge dato eller ved at markere datoen på kalenderen til højre: Man behøver ikke stå i feltet for at klikke på en dato i kalenderen.

12 Status Oprettet Man kan vælge mellem Afsluttet, Delvist klar, Klar eller Venter. Såfremt status Klar tildeles, vil eleverne ved indlogning få vist beskeden X skolebøger klar til afhentning. I lånerstatus vil der under overskriften Skolebøger klar til afhentning blive vist de aktuelle titler. Såfremt et booket materiale ikke er afhentet senest 60 dage efter bookingens startdato, ændres bookingens status automatisk til Afsluttet, og materialet kan herefter indgå i en ny booking. Oprettelsesdato for bookingen. Indsættes automatisk. Rettet Eventuel rettelsesdato for bookingen. Indsættes automatisk. * indholdet i disse felter er angivet på forhånd efter overførsel fra Søgning eller fremfinding via Find. 6.4 Kalenderen Kalenderen vises i nederste højre hjørne. Skærmstørrelsen er afgørende for, hvor mange måneder, der vises ad gangen. Man kan også vælge at udnytte hele området under Identifikationslinien til at vise mere af kalenderen ved at klikke på funktionen Kun kalender eller Ctrl+F7. Ved igen at klikke på Kun kalender eller Ctrl+F7 indsnævres området, hvor kalenderen vises til igen kun at blive vist i nederste højre hjørne. 6.4.1 Generelt om visning af kalenderen Ugenumrene vises vertikalt, og ud for hvert ugenummer vises den dato, som ugen begynder med. For hver dag vises et tal, som angiver hvor mange eksemplarer, der er tilgængelige for booking. Er feltet Filial til venstre for kalenderen udfyldt, vil tallet vise det antal, der er tilgængeligt i den valgte filial. Er feltet Filial ikke udfyldt, vil tallet vise alle tilgængelige eksemplarer. Er tallet sort, er det ønskede antal hjemme. Er tallet rødt, er der ikke nok eksemplarer hjemme eller hvis tallet er rødt og har nok eksemplarer hjemme, er det fordi datoen falder på en lukkedag sat i systemet. Tallet for dags dato er angivet i kursiv.

13 Antallet af eksemplarer justeres automatisk i sammenhæng med, at der f.eks. angives et antal i feltet Antal, og/eller der vælges i felterne Klasse / Hold. Såfremt datoen ikke er ligger i indeværende skoleår, vises antal eksemplarer med et tal (gråt eller rødt). Ved en ny booking, hvor man overfører en titel fra Søgning til, vil kalenderen vise en del af kalenderåret startende med indeværende måned. Når man kigger på en eksisterende booking, vil kalenderen vise en del af kalenderåret startende med den måned, hvor den specifikke booking starter. 6.4.2 Lukkedage Lukkedage sat i systemet slår igennem i kalenderen i. Lukkedage er markeret med rødt i kalenderen ligesom datoer, hvor der ikke er nok eksemplarer hjemme. Markeringen af lukkedage med rødt viser datoer, hvor der reelt er nok eksemplarer hjemme, men hvor biblioteket har lukket. Hvis der vælges en lukkedag til en bookings slut-dato, vil der komme en popup med teksten -perioden skal slutte på en dag biblioteket har åbent. 6.4.3 Knapper Under kalenderen vises følgende knapper: Funktion Udføres med Uddybende bemærkninger I dag Alt+i Flytter fokus på kalenderen til indeværende måned. Tilbage Alt+b Bladrer en måned tilbage i kalenderen. Frem Alt+r Bladrer en måned frem i kalenderen. Slet alt Fortryd Sletter aktuelle markeringer i kalenderen med henblik på at kunne opdatere bookingperioden. Fortryder ændringer i formularen eller kalenderen, der endnu ikke er gemt.

14 6.5 Formularen Find Formularen Find (F8) er en søge-popup, som bruges til at søge eksisterende bookinger frem med. Der kan søges på et eller flere felter ad gangen. Der kan også søges uden at udfylde noget felt. I givet fald får man en oversigt over alle bookinger. Formularen indeholder følgende felter: Feltbetegnelse CCL Idnr. * Antal tilg. * nr. Allerede afh. Note Klasse Hold Antal Lærereksemplar Filial Afdeling Afhentes i Initialer Indsæt skoleår Indhold Her angives enten en fritekstsøgning eller en søgning vha. cclsøgekoder. Materialets idnr. Antal tilgængelige eksemplarer. Et entydigt nummer for den aktuelle booking. Antallet af eksemplarer, der er udlånt. Eventuelt supplerende oplysninger om bookingen. Klasse. Hold. Der kan søges på flere hold på én gang. Antallet af eksemplarer. En markering her angiver, at et lærereksemplar er inkluderet i antal. Den filial, hvor bookingen foretages. Den afdeling, hvor bookingen foretages. Den filial, hvor materialet ønskes afhentet. Initialer. Indsætter datoerne for et helt skoleår. Starter med d.d. Ved at holde musen hen over knappen, kan man se start og slutdato for hele skoleåret.

15 Fra dato Til dato Status Oprettet Den dato bookingen skal være aktiv fra. Kan angives ved at skrive datoen i formen YYYMMDD eller ved at klikke på ikonet for kalenderen og vælge dato. Den dato bookingen slutter. Kan angives ved at skrive datoen i formen YYYMMDD eller ved at klikke på ikonet for kalenderen Vælg mellem Afsluttet, Delvist klar, Klar eller Venter Oprettelsesdato for bookingen. Rettet Eventuelt rettelsesdato for bookingen. 6.5.1 Knapper I Find-formularen findes følgende knapper: Funktion Udføres med Uddybende bemærkninger Find Alt+f Igangsætter søgningen Blank Alt+b Sletter eventuelt indhold i felterne Luk Alt+l Lukker popup formularen 7 Ny booking Enhver ny booking tager udgangspunkt i en søgning i modulet Søgning (Ctrl+S). Her søges den ønskede titel frem og overføres til bookingmodulet vha Ctrl+Shift+Y. Fanen Overførte poster vil være aktiv, og såfremt der allerede findes bookinger på det aktuelle idnr., vil der også være indhold i fanen er på overført post og eventuelt også i fanerne Låners bookinger og Udlån. Oplysninger om titlens Idnr., Antal tilgængelige samt bibliografiske oplysninger vises umiddelbart under Identifikationslinien.

16 7.1 Opret ny booking Ved alle former for bookinger identificeres den bookingansvarlige låner (lærer) i Identifikationslinien. De øvrige felter i formularen udfyldes efter behov dog er nogle af felterne obligatoriske (afhængig af den lokale opsætning). Notefeltet kan bruges til at angive relevante oplysninger om den aktuelle booking. Vælges felterne Klasse eller Hold, angiver systemet selv det relevante antal af elever i feltet Antal neden for. Feltet Antal kan redigeres manuelt, og man behøver ikke vælge Klasse eller Hold, men der skal altid angives et tal i feltet Antal. Hvis antallet af materialer overstiger 1000, blev antal tilgængelige vist forkert i tidligere versioner end 9.11.50. Dette er nu rettet, så bookede og udlånte materialer trækkes fra antal tilgængelige. Det er fra version 9.11.50 muligt at nedskrive ønsket antal i en booking uden kontrol af tilgængeligt antal. Ændres antal til flere ex. end oprindeligt antal, bliver tilgængeligheden kontrolleret. 7.1.1 Lærereksemplar Vælger man en Klasse/Hold er et lærereksemplar ikke inkluderet. Fra og med vers. 9.10 er der tilføjet en markering, der angiver om bookingen til en klasse eller et hold inkluderer et lærereksemplar. Hvis markeringen er sat - og der er valgt en klasse eller et hold - betyder det, at der i bookingen medregnes et eksemplar til læreren. Det betyder også, at man kan låne alle materialerne ud til læreren. 7.1.2 Klasseoprykning efter sommerferien Bemærk med hensyn til klasseoprykning efter sommerferien: Hvis der oprettes bookinger inden sommerferien, skal bookingen oprettes til den aktuelle klasse efter sommerferien, da booking og klasse først kobles sammen, når materialerne udlånes.

17 7.2 Opret ny booking - videre Filial og/eller afdeling samt Afhentes i kan vælges, men sættes oftest af systemet selv, hvis systemet er trimmet til det. Hvis Initialer udfyldes, kan det lette fremsøgningen af bookingen. periode kan vælges på 4 forskellige måder: 1. Kan angives manuelt ved at skrive datoen i formen YYYMMDD i felterne Fra dato og Til dato. 2. Ved at klikke på ikonet for kalenderen til højre for i felterne Fra dato og Til dato og vælge dato. 3. Ved at markere datoen på kalenderen til højre: Man behøver ikke stå i et af datofelterne for at klikke på en dato i kalenderen. Systemet indsætter automatisk den første dato, man markerer i feltet Fra dato og den anden dato, man markerer, indsættes i feltet Til dato. 4. Ved at klikke på knappen Indsæt skoleår, hvorved i felterne Fra dato og Til dato udfyldes startende med dagsdato og sluttende med sidste skoledag, som er defineret i en trimning. Alt efter tidspunkt på året for bookingen, vil systemet tage hensyn til, om der bookes for indeværende eller kommende skoleår, hvilket også bestemmes af trimningen.

18 7.2.1 Feltet Status I feltet Status kan man vælge mellem Afsluttet, Delvis klar, Klar, Venter. Normalt tildeler man ikke status ved oprettelsen, men senere i processen. Man kan dog efter behov tildele en status allerede ved oprettelsen af en booking. Fra og med vers. 9.11 er status Venter standard, når der oprettes nye bookinger. Status Afsluttet Delvis klar Klar Venter Funktion Såfremt et booket materiale ikke er afhentet senest 60 dage efter bookingens startdato, ændres bookingens status automatisk til Afsluttet, og materialet kan herefter indgå i en eventuel ny booking. Kan sættes efter behov. F.eks. hvor arbejdet med fremfinding/klargøring af en booking ikke er helt afsluttet. Giver ingen effekt over for lånere eller selve bookingen. Medfører at eleverne ved indlogning vil få vist beskeden X skolebøger klar til afhentning. I lånerstatus vil der under overskriften Skolebøger klar til afhentning blive vist de aktuelle titler. Kan sættes efter behov. Kan bruges for at markere/fremsøge bookinger, der endnu ikke skal klargøres Giver ingen effekt over for lånere eller selve bookingen. Er standard fra og med vers. 9.11. en oprettes ved at klikke på Opret (F7), og den tildeles automatisk et bookingnummer samt dato i feltet Oprettet.

19 8 Administration af eksisterende bookinger I forbindelse med administration af eksisterende bookinger er der en række muligheder: Find bookinger, Ret og slet bookinger, Klargør bookinger til udlån, Udlån bookinger, Udskriv følgesedler og Udskriv hjemkaldelser. 8.1 Find bookinger Her kan man finde eksisterende bookinger frem ved at klikke på Find eller F8 og i den formular, der vises: 1. Ikke udfylde nogen felter overhovedet, men blot klikke på knappen Find. Man får et kontrolspørgsmål: Der er ikke udfyldt søgekriterier. Fortsæt søgning?, og svarer man Ja, så får man vist alle eksisterende søgninger i basen i fanen 4 Fremsøgte bookinger. Svarer man Nej, vender man tilbage til den blanke formular og kan gå videre ved: 2. Udfylde et eller flere felter i formularen (se beskrivelsen af de enkelte felter i afsnit 6.5 Find formularen ). Man får vist det relevante søgeresultat i fanen 4 Fremsøgte bookinger. Ud over visning af søgeresultatet i fanen 4 Fremsøgte bookinger kan der også være flere oplysninger om den enkelte booking i fanerne 2 Låners bookinger, 3 er på overført post og/eller 5 Udlån. 8.2 Ret en booking Det er muligt at rette en booking ved at markere den aktuelle booking i søgeresultatet og herefter tilføje indhold i et nyt felt og/eller ændre indholdet i et eller felter. Ved at klikke på Opdater eller Shift+F8 vil systemet kontrollere, om de ønskede ændringer kan godkendes og i givet fald vil ændringen blive gemt. Der vil ud for bookingen blive vist teksten Rettet markeret med gult. I modsat fald vil der komme en forklarende fejlmeddelelse angivet med rød skrift nederst til venstre i skærmbilledet. 8.2.1 Forny en booking En eksisterende booking fornys ved at ændre Til dato. Systemet vil kontrollere, om der er disponible eksemplarer i den ønskede periode og i givet fald godkende fornyelsen. Der vil ud for bookingen blive vist teksten Rettet markeret med gult. Såfremt der allerede findes udlånte eksemplarer tilknyttet denne booking, vil afleveringsdatoen på disse eksemplarer blive ajourført jf. ovenstående ændring.

20 8.3 Slet en booking En booking slettes ved at søge bookingen frem og herefter trykke på Shift+F7. Såfremt sletningen accepteres, vil der ud for bookingen i listen øverst i vinduet blive vist teksten Slettet markeret med gult. En booking kan ikke slettes, hvis der allerede er udlån eksemplarer tilknyttet bookingen. Der vil i givet fald komme en forklarende fejlmeddelelse angivet med rød skrift nederst til venstre i skærmbilledet. 8.3.1 Automatisk sletning af uafhentede bookinger Hvis et booket materiale ikke afhentes senest 60 dage efter bookingens startdato, ændres bookingens status automatisk til status Afsluttet. Alle eventuelt foretagne udlån vil stadig være tilknyttet den oprindelige booking. 8.3.2 Forældede bookinger slettes automatisk er vil automatisk blive slettet af systemet et trimbart antal dage efter bookingens Til dato, uanset om der er tilknyttet udlån eller ej. 8.4 Klargør bookinger til udlån er, der skal klargøres til udlån, søges frem vha. Find funktionen. Man kan her f.eks. søge de bookinger, der er nær forestående ved at udfylde felterne Fra dato kombineret med en eventuel Status. Søgeresultatet kan omsorteres ved f.eks. at klikke på kolonnen Fra dato så man kan få vist de bookinger, der er relevante at få fundet frem fra en given dato. Søgeresultatet kan eventuelt udskrives ved hjælp af Udskriv eller Ctrl+P. Når materialerne er fundet frem rent fysisk, kan man tilføje status Klar, hvilket medfører, at lånerne automatisk i webben i deres lånerstatus under overskriften Skolebøger klar til afhentning får vist den relevante titel. Desuden vises også i deres velkomsthilsen, at der er x antal skolebøger klar til afhentning. 8.5 Udlån af bookinger Booket materiale udlånes som andre materialer. Udlånstiden for et booket materiale svarer til den periode, som er valgt ved oprettelsen af bookingen. Udlånes det bookede materiale mindre end 7 dage før datoen i feltet Fra dato, vil det udlånte materiale indgå i afviklingen af bookingen, hvis materialet udlånes til eleverne i den klasse/hold, der er registreret i bookingen. 8.6 Udskriv følgesedler Systemet kan udskrive følgeseddel til den fremfundne booking. Det gøres ved at markere bookingen og klikke på Udskriv følgeseddel eller F11. En formular vises:

21 8.6.1 Formularen Udskriv følgeseddel Formularen Udskriv følgeseddel er en popup, hvor man definerer kriterierne for udskriften. Der kan søges på et eller flere felter ad gangen. Der kan også søges helt uden at udfylde noget felt. I givet fald får man en oversigt over alle bookinger. Formularen indeholder følgende felter: Feltbetegnelse Udskriv Printer E-mail-adresse E-mail emne Indhold Her vælges, om man vil udskrive følgesedler for alle bookinger eller kun for de valgte. Her vælges en relevant printer. Her angives eventuelt den e-mailadresse, følgesedlen skal sendes til. Her angives det emne, som skal angives i ovenstående e-mail. 8.6.2 Knapper I Udskriv følgeseddel findes følgende knapper: Funktion Udføres med Uddybende bemærkninger Blank Alt+b Sletter eventuelt indhold i felterne. Udskriv Alt+u Udskriver følgesedlen. Til skærm Alt+t Udskriver følgesedlen til skærmen. E-mail Alt+e Sender e-mailen. Afbryd Alt+a Lukker popup formularen. Følgesedlen giver oplysninger om alle bookingens detaljer: ens nummer, titlens bibliografiske oplysninger, lånernavn, kortnummer, klasse, afhentningssted, fra og til datoer, antal bookede eksemplarer, antal afhentede eksemplarer og note.

22 8.7 Udskriv hjemkaldelser Ønsker man at hjemkalde udlånte bookinger kan det gøres ved enten at hjemkalde en udvalgt booking eller ved at udfylde søgeformularen og herefter udskrive flere hjemkaldelser på én gang. Formularen har følgende felter: Feltbetegnelse Udskriv også reserveringer og mellemværender Indhold Her sættes en markering, hvis hjemkaldelsen også skal omfatte reserveringer og mellemværender. Kun materialer, hvor afl. frist er overskredet Her sættes en markering hvis hjemkaldelsen kun skal omfatte materialer, hvor afleveringsfristen er overskredet, dvs. en regulær hjemkaldelse. Filial Afdeling Opstilling Materialesamling Taskebøger Kun taskebøger Sideskift Udskriv Printer E-mail-adresse E-mail emne Her kan vælges filial. Her kan vælges afdeling. Her kan eventuelt opstilling vælges. Her kan eventuelt materialesamling vælges. Her sættes en markering, hvis hjemkaldelsen også skal omfatte taskebøger. Her sættes en markering, hvis hjemkaldelsen kun skal omfatte taskebøger. Her sættes en markering, hvis hjemkaldelserne skal udskrives med sideskift mellem hver låner. Her vælges om man vil udskrive hjemkaldelser for alle bookinger eller kun for de valgte bookinger. Her vælges en relevant printer. Her angives eventuelt den e-mailadresse, hjemkaldelsen skal sendes til. Her angives det emne, som skal angives i ovenstående e-mail.

23 8.7.1 Knapper I Udskriv følgeseddel findes følgende knapper: Funktion Udføres med Uddybende bemærkninger Blank Alt+b Sletter eventuelt indhold i felterne. Udskriv Alt+u Udskriver følgesedlen. Til skærm Alt+t Udskriver følgesedlen til skærmen. E-mail Alt+e Sender e-mailen. Afbryd Alt+a Lukker pop up formularen. 8.8 Hvem har booket bogen? I Hvem har booket bogen? Alt+F11 - vises en samlet oversigt over alle de lånere, der har booket bogen samt tilhørende data: Feltbetegnelse Titel nr. Max. antal Ønsket antal Filial Afdeling Låner Klasse Kategori Indhold Her vises bookingens titel, forfatter, forlag, udgivelsesår samt ISBNnummer. Her vises bookingnummeret. Her vises det maksimale antal, der kan bookes af den aktuelle titel. Her vises det ønskede antal bookede eksemplarer. Her vises filial. Her vises afdeling. Her vises låneren. Her vises Klassen. Her vises lånerkategori.

24 nr. Fra dato Til dato Antal Her vises booking-nummer. Her vises bookingens startdato. Her vises bookingens slutdato. Her vises det antal eksemplarer, der er booket. 8.9 Påmindelser til lærerne Påmindelser til lærere inden deres bookinger udløber, sendes som standard 3 dage før bookingens udløbsdato. Antal dage er trimbart fra version 9.11.50. Påmindelser til lærere, inden deres bookinger udløber, indeholder både bookingnummer og holdnavn.