DDElibra H Å N D B O G

Transkript

1 H Å N D B O G Axiell Danmark A/S Version GUI Copyright 2016

2 2 1 Indholdsfortegnelse 1 Indholdsfortegnelse Introduktion Søgning i dokumentationen Åbning af "" Funktioner Modulvinduets opbygning Faner Overførte poster sposter Fremsøgte beholdningsposter Formular Felter Overførsel af poster fra Søgning til Sortering af lister Funktionalitet i "" Oprettelse af ny beholdningspost Gem / hent data Gem data Hent data Oprettelse på materiale med reserveringer Oprettelse af "Klynger" Rettelse af eksisterende beholdningspost Efter søgning på beholdningsposter Efter overførsel af post fra Søgning Reserverede materialer Sletning af beholdningspost Kassation af beholdningspost Udskrivning af bibliografisk etiket Automatisk label Rettelse af bibliografisk post Overførsel af poster til andre moduler Skift idnr Skift idnr. på et enkelt materiale Oprydning af poster i base kas og imp med beholdning Online statistik Funktionalitet i online statistik Statistik på en bibliografisk post Statistik på et eller flere materialenumre tilknyttet samme bibliografiske post... 21

3 Udskrivning af online statistik Funktioner i beholdning Kvik sletning Åbning af "Kvik sletning" Vinduets opbygning Felter Liste Knapper Funktionalitet i "Kvik sletning" Kvik kassation Åbning af "Kvik kassation" Vinduets opbygning Felter og drop-down boks Liste Knapper Funktionalitet i "Kvik kassation" Kvikkassation af udlånt materiale Kvik materialenummer rettelse Åbning af "Kvik materialenummer rettelse" Vinduets opbygning Felter Liste Knapper Funktionalitet i "Kvik materialenummer rettelse" Kvik rettelse Åbning af "Kvik rettelse" Vinduets opbygning Felter Liste Knapper Funktionalitet i "Kvik rettelse" Automatisk label Masserettelse Åbning af "Masserettelse" Vinduets opbygning Felter Knapper Funktionalitet i "Masserettelse" Masserettelse er optimeret Massekassation Åbning af "Massekassation" Vinduets opbygning Felter Knapper Funktionalitet i "Massekassation" Massekassation er optimeret... 32

4 4 2 Introduktion er et integreret modul i DDElibra. håndterer følgende funktioner: Oprettelse af nye materialer Rettelse af materialer Kvikfunktioner til masserettelse og kassation Flytning af materialer fra et idnr. til et andet Dokumentationen forudsætter kendskab til " Topvinduet og Generelt". Overalt i systemet vil en funktion kunne aktiveres såvel ved brug af tastatur som ved brug af mus. I dokumentationen er aktiveringen udelukkende beskrevet ved brug af tastatur. 3 Søgning i dokumentationen Der kan søges i dokumentationen som pdf eller html med (Ctrl+F). Rettelser siden sidste version er markeret med blåt. 4 Åbning af "" "" åbnes med (Ctrl+B). Fra "Søgning" kan man tage en eller flere markerede poster med til beholdning med (Ctrl+Shift+B).

5 5 5 Funktioner I kan følgende funktioner benyttes: Funktion Udføres med Uddybende bemærkninger Gentegn* F5 Opdaterer profiloplysningerne, hvis der er sket ændringer siden posten blev søgt frem. Opret F7 Opretter ny beholdningspost. Slet * Shift+F7 Sletter beholdningspost. Benyttes kun, ved sletning af fejlregistreret materiale. Materialer der slettes, vil ikke indgå i statistikken over afgang. Find F8 Åbner søgedialog. Opdater Shift+F8 Opdaterer efter rettelse i eksisterende beholdningspost. Ret post F9 Kalder MARC katalogisering med mulighed for tilretning af den bibliografiske post. Kassér Shift+F9 Kasserer beholdningspost. Materialer der kasseres, vil indgå i statistikken over afgang. Genvejsmenu * Shift+F10 Kalder genvejsmenu. Vis statistik Alt+F10 Kalder online statistik. Label Ctrl+F11 Udskrivning af bibliografisk etiket. Funktionen er også tilgængelig fra menuen "Filer". Blank Shift+F12 Blanker feltindhold. Hent data Ctrl+F12 Henter datasæt nr.1 gemt med "Gem data". Hent poster Alt+F12 Henter poster fra søgning, der er markeret og hvor der efterfølgende er trykket (Ctrl+C) "Kopier".

6 6 Funktion Udføres med Uddybende bemærkninger Kvik sletning * Kvik kassation * Kvik mat.nr.rettelse * Kvik rettelse * Masserettelse * Massekassation * Skift idnr. * Funktion til sletning af materialer, hvor stregkoden er til stede. Materialerne kan ikke senere søges frem igen. Funktion til kassation af materialer, hvor stregkoden er til stede. Materialerne kan søges frem igen ved at sætte "Intern status" i Find-vinduet til "9 Kasseret". Funktion til udskiftning af materialenumre. Funktion til ændring af beholdningsoplysninger for materialer der er fysisk til stede. Funktion til masserettelse af beholdningsposter. Er kun aktiv, hvis man har adgang til funktionen. Funktion til massekassation af beholdningsposter. Er kun aktiv, hvis man har adgang til funktionen. Ctrl+Alt+Shift+F12 * Flytte alle beholdningsposter samt tilknyttede udlån, regninger, reserveringer og fjernlån fra en post til en anden. Programmér chip * Ctrl+Alt+Shift+F9 Skal være slået til for at kunne programmere chips. Træk mat.nr. autom. * Ctrl+Alt+Shift+F10 Skal være slået til, hvis DDElibra skal generere materialenumre ved programmering af chips Funktionerne er kun aktive, når de er relevante. Funktioner markeret med * vil kun være tilgængelige i funktionsmenuen. Øvrige funktioner findes desuden i funktionslinjen.

7 7 6 Modulvinduets opbygning Øverst i modulvinduet findes der 3 faner: "1. Overførte poster", "2. sposter" og 3. "Fremsøgte beholdningsposter". Fanerne indeholder lister. Det er valgfrit hvilke kolonner, der skal vises i listerne. Klik på ikonet til højre for kolonneoverskrifterne og vælg hvilke kolonner, der ønskes vist. Nederst findes en formular til registrering af beholdningsoplysninger for det enkelte materiale. 6.1 Faner Overførte poster Fanen indeholder en liste over bibliografiske poster overført fra søgning. Listen har følgende kolonner: Kolonnebetegnelse: Idnr. Forfatter Titel Mat.type Opstilling Indhold: Idnr. er en katalogposts unikke identifikationsnummer (felt 001 i Marc-posten). I folkebibliotekssammenhæng vil idnr. være postens faustnummer. Feltet kan valideres med moduluscheck og valideres altid ved opslag i den bibliografiske database. Postens forfatter. Postens titel. Materialetype. Bibliografisk opstilling.

8 sposter Fanen indeholder en liste over beholdningsoplysninger, for den post der er markeret i "Overførte poster". Listen indeholder følgende kolonner: Kolonnebetegnelse: Mat.nr. Filial Afdeling Opstilling Delopst. Mat.saml. Flydkode Fra år, Til år, Vol. og Nr. Int. status Indhold: Materialenummeret er en entydig identifikation af et materiale. Normalt anvendes et maskinlæsbart stregkodenummer. Kode for filial. Kode for afdeling. Kode for opstilling. Kode for delopstilling. Kode for materialesamling. Flydkode er en regel, der knytter sig til materialets profiloplysninger. Koden anvendes bl.a. af IMS (Intelligent MaterialeStyring) til at styre, hvor materialet skal sendes hen. Kolonnerne indeholder registrerede informationer for tidsskrifter. Intern statuskode der angiver om et materiale er undervejs, i beholdning eller kasseret. Koden kan i visse tilfælde opdateres Fremsøgte beholdningsposter Indeholder en liste over eksisterende beholdningsposter, der er fremsøgt ved hjælp af funktionen (F8) "Find". Listen indeholder de samme kolonner som fanen "sposter".

9 9 6.2 Formular Fra en del af felterne i formularen kan man åbne dropdown bokse, der indeholder lovlige værdier for det pågældende felt. Sådanne felter har en ikon med pil-ned yderst til højre Felter Feltbetegnelse: Idnr. Indhold: Idnr. er en katalogposts unikke identifikationsnummer (felt 001 i Marc-posten). I folkebibliotekssammenhæng vil idnr. være postens faustnummer. Feltet kan valideres med moduluscheck og valideres altid ved opslag i den bibliografiske database. Til højre for idnr. vises den aktuelle post i et format, der skal gøre det muligt at identificere posten i forhold til det aktuelle materiale. Mat.nr. Materialenummeret er en entydig identifikation af et materiale. Normalt anvendes et maskinlæsbart stregkodenummer. For hvert opstillingsniveau findes der et felt for henholdsvis "Opstilling" og "Midlertidig opstilling". Felterne indeholder dropdown bokse, med lovlige opstillingskoder og klartekster. Feltbetegnelse: Filial Afdeling Opstilling Delopstilling Mat.samling Flydkode Indhold: Filialbetegnelse for materialet. Afdelingsbetegnelse for materialet. Opstillingsbetegnelse for materialet. Delopstillingsbetegnelse for materialet. Materialesamlingsbetegnelse for materialet. Flydkode for materialet. Hvis der er angivet noget i de "Midlertidige opstillinger", vil disse overskygge de "Stationære opstillinger" ved visning i søgesystemet. De "Midlertidige opstillinger" har ingen betydning for bøder, gebyrer etc., men de har betydning ved beregning af udlånsperioder.

10 10 De "Midlertidige opstillinger" slettes automatisk ved aflevering. I listerne i fanerne: "sposter" og "Fremsøgte beholdningsposter" vises "Midlertidige opstillinger" i parentes. I formularen vises de midlertidige opstillinger med rød skrift. Feltbetegnelse: Oprettet Rettet År Vol. Nr. Note1 og Note 2 PIF Intern status Kassationskode Indhold: Oprettelsesdato for beholdningsposten. Sættes af systemet til dags dato ved brug af funktionen "Opret". Rettelsesdato for beholdningsposten. Sættes af systemet til dags dato ved brug af funktionen "Opdater". Årgang for materialet. Består af to felter "Fra år "og "Til år". Benyttes hvis et tidsskrift er registreret med to årstal f.eks. 2012/2013. Volume for materialet. Benyttes til angivelse af "Volume" eller "Årgang". Nummer for materialet. Benyttes til nummer i form af nr. måned etc. Supplerende specifikation af periodica, hvis "År", "Vol." og "Nr." ikke er tilstrækkeligt. Tekst til brug ved indberetning af lokaliseringer af periodica til DBC. Bemærk at PIF-noten også kan rettes fra accession- og tidsskriftsstyring. Den interne statuskode kan f.eks. fortælle, om et materiale er undervejs, i beholdning eller kasseret. Koden kan i visse tilfælde opdateres. Ved tryk på "Opret" indsættes den interne status "I beholdning" automatisk. Felt til angivelse af kassationsårsag. Feltet har en dropdown boks med lovlige værdier.

11 11 Bortkommet Accessionsdato Pris Eks.nr. Eks.note Klargøring Udlånsperiode Automatisk label Klyngematnr. Nr. i klyngen Hvis funktionaliteten "bortkommet" er implementeret, vil indsættelse af dags dato (YYYYMMDD) i dette felt, samt indsættelse af koden "borte" i materialesamlingsfeltet i blokken "Midlertidig placering", medføre, at det aktuelle materiale ikke kan udlånes eller reserveres. Da opstillingen er midlertidig, vil den blive slettet, hvis materialet afleveres. Dato og opstilling vil blive sat af systemet, hvis materialet får en af det enkelte bibliotek defineret regningsstatus. Dato for anskaffelse (accession) af materialet. Validering efter formatet YYYYMMDD (eks ). Hvis man undlader at indtaste i feltet, vil systemet automatisk indsætte dags dato, når funktionen "Opret" aktiveres. Felt til evt. angivelse af pris for materialet. Et evt. eksemplarnummer for materialet (max. 4 tegn). Ingen validering. Note vedrørende materialet. Ingen validering. Hvis man skriver en note i feltet med et "+" foran, vil noten blive vist ved aflevering af materialet. Angiver indbindingstype. Udlånsperiode (antal dage) for det enkelte materiale. Dette felt har højere prioritet end de normale udlånsperioder. Dette medfører, at hvis der er sat en udlånsperiode på det enkelte materiale, vil det altid være den, der er gældende for materialet. Perioden kan dog, som andre udlånsperioder, ændres i selve udlånsøjeblikket. Felt til markering af, om der ved aktivering af "Opret" eller "Opdater" automatisk skal udskrives en bibliografisk label. Anvendes ved oprettelse af "Klynger". Her indlæses materialenummeret på det materiale, der er hovedmateriale i en aktuel klynge Anvendes ved oprettelse af "Klynger". Her sætter systemet automatisk et fortløbende klyngenummer til et materiale i en aktuel klynge. Klyngenummeret kan ændres manuelt, hvis det ønskes.

12 12 7 Overførsel af poster fra Søgning til Fremsøgte poster markeres i listen over fundne poster, hvorefter der trykkes (Ctrl+Shift+B). De markerede poster vil blive overført til fanen "Overførte poster" samtidig med at "" åbnes/aktiveres. Tidligere overførte poster slettes fra listen. 7.1 Sortering af lister Kolonnerne i de enkelte lister kan sorteres ved tryk med musen på kolonneoverskriften. Trykkes en gang til sorteres modsat. Alternativt kan man markere et felt i den ønskede kolonne og trykke (Alt+Pil-ned/Alt+Pil-op).

13 13 8 Funktionalitet i "" 8.1 Oprettelse af ny beholdningspost For at kunne oprette en beholdningspost skal en tilhørende bibliografisk post findes i den bibliografiske base. Den ønskede bibliografiske post fremsøges i søgesystemet og overføres til beholdning. Hvis der er overført flere poster, markeres den relevante post i listen. Til højre i statuslinjen oplyses antal poster/materialer, der findes i den aktuelle liste. Oplysninger om den bibliografiske post udfyldes automatisk, så det er muligt at identificere posten i forholdt til det materiale, der skal beholdningsregistreres. Udfyld felterne i formularen med de ønskede data og tryk (F7) "Opret". Hvis et obligatorisk felt ikke er udfyldt, vil det fremgå af statuslinjen. Tilføj evt. manglende oplysninger og tryk igen (F7) "Opret". Når beholdningsposten er oprettet, vil der i statuslinjen stå "spost er oprettet". Det er muligt at opsætte systemet, så dropdowns kun viser relevante profiloplysninger. Hvis posten ligger i base kas vil systemet spørge, om den skal overflyttes til base bib. Svares der ja, vil posten automatisk blive overflyttet til base bib ved næste opdateringskørsel. Efter oprettelsen vil markøren være placeret i materialenummerfeltet. Hvis flere materialer skal registreres på den samme bibliografiske post med de samme opstillinger, kan det nye materialenummer blot indlæses, hvorefter der igen trykkes (F7) "Opret". Oprettelsen kan med fordel ske fra en af fanerne: "sposter" eller "Fremsøgte poster", hvis man i forvejen har et eksemplar af det pågældende materiale med den samme opstilling. Når materialet er fundet frem og markeret, skal der blot indlæses et nyt materialenummer, og derpå trykkes (F7) "Opret". Hvis der skiftes til en ny post i listen i fanen "Overførte poster", vil evt. opstillingsoplysninger forblive i formularen, så de kan genbruges.

14 Gem / hent data Det er muligt at gemme op til 16 datasæt pr. login og genkalde dem efter behov Gem data Udfyld formularen med ønskede data. Anbring markøren et tilfældigt sted i formularen og tryk (Shift+F10) "Genvejsmenu". Alternativt kan der - med musen placeret et tilfældigt sted i formularen trykkes på højre musetast. Vælg menupunktet "Gem data" og herefter det nr. data ønskes gemt under og tryk (Retur). Indskriv navn på de gemte data i feltet "Navn" og tryk (Alt+O) "Ok" eller (Retur) Hent data Hvis man ønsker at hente data gemt i datasæt nr.1 trykkes (Ctrl+F12) "Hent data". Ønskes et andet datasæt hentet gøres følgende: Anbring markøren et tilfældigt sted i formularen og tryk (Shift+F10) "Genvejsmenu". Alternativt kan der - med musen placeret et tilfældigt sted i formularen trykkes på højre musetast. Vælg menupunktet "Hent data" og herefter det nr. de relevante data er gemt under og tryk (Retur). De ønskede data vil herefter blive indsat i formularen Oprettelse på materiale med reserveringer Hvis der oprettes en beholdningspost på et idnr., hvortil der er knyttet en reservering, vil materialet automatisk blive indsat i eksisterende reserveringer. Når der er oprettet beholdningsposter på nye materialer, bør disse derfor køres gennem aflevering, hvorved evt. reserverede materialer vil få status "Opfyldt", og der vil blive skrevet en reserveringsnote ud.

15 Oprettelse af "Klynger" En klynge består af et hovedmateriale og tilhørende klyngematerialer. Eksempel: Mat.nr. Klyngematnr. Klyngenr. Intern status I beholdning Klynge Klynge Klynge I ovennævnte klynge er der fire materialer. Hovedmaterialet vil altid have samme mat.nr og klyngemat.nr. og være nr. 1 i klyngen. Tilhørende klyngematerialer vil have fortløbende klyngenr., og klyngematnr. vil indeholde hovedmaterialets mat.nr, som angivet ovenfor. Registrering af klyngematerialer sker ved først at registrere hovedmaterialet som et almindeligt materiale. Derefter tilføjes klyngematerialerne. I klyngemat.nr. angives hovedmaterialets mat.nr, hvorved der automatisk tilføjes et fortløbende klyngenr. og intern status sættes automatisk til "Klynge". Klyngenr. kan efterfølgende ændres manuelt, hvis det ønskes. Antal materialer i klyngen beregnes altid automatisk. Klyngematerialer, dvs. materialer med intern status "Klynge", har følgende egenskaber: - kan udlånes og afleveres som almindelige materialer - hjemkaldes som almindelige materialer - indgår ikke i statistikker, f.eks. indberetning til BS - reserveringer kan kun ske på hovedmaterialet, dvs. klyngematerialer kan ikke reserveres separat - ved automatisk oprettelse af regninger, vil klyngematerialers erstatningsbeløb blive sat til kr. 0. Anvendelse af klyngematerialer betyder med andre ord at låneren holdes ansvarlig for alle eksemplarerne i klyngen, uden at det berører indberetning af statistikker. Det er trimbart om klyngenr. / antal materialer i klyngen udskrives på bibliografisk etiket.

16 Rettelse af eksisterende beholdningspost Efter søgning på beholdningsposter Tryk (F8) "Find" for at fremkalde en søgedialog. Efter indtastning af søgekriterier trykkes (Retur) eller (Alt+F) "Find", hvorefter en søgning igangsættes. Det er muligt at kombinere søgning på relevante beholdningsoplysninger med en CCL-søgning. De fremfundne beholdningsposter vises i fanen "Fremsøgte beholdningsposter". Trykkes der endnu engang (F8) "Find", vil tidligere indtastede søgekriterier fortsat være til stede i søgedialogen. Supplerende søgekriterier kan herefter indtastes, eller der kan trykkes (Shift+F12) "Blank" for at få fjernet de indtastede oplysninger, og nye kriterier kan indtastes. Kasserede og fjernlånte materialer søges ikke umiddelbart frem. Ønsker man at søge på kasserede materialer, skal den interne statuskode "9" for kasseret materiale, angives i feltet "Intern status" i søgedialogen. Fjernlånsmaterialer vises kun, hvis der søges på den interne statuskode "1" Fjernlån. Den relevante beholdningspost markeres i listen, hvorefter registrerede oplysninger for denne beholdningspost vises i formularen. De ønskede rettelser foretages i formularen, hvorefter der trykkes (Shift+F8) "Opdater". Der kvitteres i statuslinjen med "spost er opdateret". Der vil nu stå "Rettet" ud for det rettede materialenummer i listen. I feltet "Intern status" er det muligt at rette fra den interne statuskode for "I beholdning" til den interne statuskode for "Kasseret" eller omvendt. Dette bruges hvis et materiale fejlagtigt er blevet kasseret. Den aktuelle beholdningspost med den interne statuskode for "Kasseret" findes frem, statuskoden ændres til "I beholdning", hvorefter der trykkes (Shift+F8) "Opdater". Flyttes en beholdningspost fra den interne statuskode "Kasseret" til den interne statuskode "I beholdning", vil man (såfremt der ikke findes andre eksemplarer) blive spurgt, om man ønsker at flytte den bibliografiske post til base "bib" Efter overførsel af post fra Søgning Den ønskede post markeres i fanen "Overførte poster". Der skiftes til fanen "sposter", hvor de tilhørende materialer vises i listen. Det relevante materiale markeres, hvorefter de registrerede beholdningsoplysninger, for det markerede materiale, vil blive vist i formularen. Foretag de ønskede ændringer i formularen og tryk (Shift+F8) "Opdater".

17 Reserverede materialer Der vil komme meddelelse om at materialet er reserveret, hvis der ændres fra en opstilling der ikke kan udlånes, til en opstilling der kan. Hvis der er en reservering på et materiale, hvor man vil ændre fra en opstilling, hvor reservering er mulig, til en opstilling der ikke giver mulighed for reservering, kommer der en advarsel. 8.3 Sletning af beholdningspost Den relevante beholdningspost fremsøges. Når de registrerede oplysninger på beholdningsposten er fremkommet i formularen trykkes (Shift+F7) "Slet". Funktionen benyttes kun ved sletning af fejlregistreret materiale. Materialer der slettes, vil ikke indgå i statistikken over afgang. Når man forsøger at slette, vil man blive bedt om en bekræftelse. Ved forsøg på sletning af udlånt materiale, vil man i statuslinjen få en meddelelse om, at sletning ikke er mulig. Det er muligt for systemadministratoren at vælge, om systemet skal blokere for sletning af materialer der er reserveret eller om reserveringer på en materialeenhed må fjernes. Hvis systemet er sat op til, at reserveret materiale ikke må slettes, vil man ved forsøg på sletning få en meddelelse i statuslinjen om, at sletning ikke er mulig. 8.4 Kassation af beholdningspost Søg relevante beholdningsposter frem. Marker den eller de poster der ønskes kasseret. Tryk (Shift+F9) "Kasser". Materialer der kasseres, vil indgå i statistikken over afgang. Kasséret materiale fjernes ikke fra beholdningsregisteret, men beholdningsposten ændrer status, således at den ikke umiddelbart søges frem i beholdningsmodulet eller vises i visningsformater. Når man forsøger at kassere, vil man blive bedt om en bekræftelse. Ved forsøg på at kassere et udlånt materiale, bliver man promptet for, om udlån skal slettes. Når udlån slettes ændres en evt. tilhørende regning ikke og en evt. reservering bliver IKKE opfyldt.

18 18 Systemet vil umiddelbart kassere et materiale, selv om det er reserveret, med mindre det er sidste eksemplar, som kan opfylde reserveringen. Hvis det er sidste eksemplar, vil systemet give besked om, at kassation ikke er foretaget. Der kommer en advarsel, når det er sidste eksemplar af en titel der kasseres. Det er muligt at opsætte systemet, så denne advarsel ikke har et defaultsvar. I givet fald vil popup'en ikke kunne fjernes med (Retur). Der advares også, hvis man forsøger at kassere et materiale med bookinger på. 8.5 Udskrivning af bibliografisk etiket En etiket med bibliografiske oplysninger samt oplysninger fra beholdningsregisteret kan udskrives på printer, når der trykkes (Ctrl+F11) "Label". Materialenummeret kan også udskrives som stregkode Automatisk label Ønskes den bibliografiske label udskrevet automatisk ved "Opret" eller "Opdater", markeres feltet: "Automatisk label" inden "Opret" eller "Opdater" aktiveres. 8.6 Rettelse af bibliografisk post. Det er muligt at rette en bibliografisk post der findes i listen i fanen "Overførte poster". Marker den relevante post og tryk (F9) "Ret post". Den aktuelle post vil nu blive åbnet i MARC katalogiseringsformat. Når de ønskede rettelser er foretaget trykkes (Ctrl+F8) "Gem", hvorefter posten opdateres online. Hvis ændringerne ikke ønskes gemt trykkes (Ctrl+F4) "Luk", og der svares nej til, at posten skal gemmes. 8.7 Overførsel af poster til andre moduler Et materiale markeret i fanen "sposter" kan medtages til "Reservering" med (Ctrl+Shift+R). Den tilhørende bibliografiske post vil blive vist i fanen "Overførte poster". En post markeret i fanen "Overførte poster" kan medtages til "Materialestatus" med (Ctrl+Shift+N). Et materiale markeret i fanen "sposter" kan medtages til Materialestatus med (Ctrl+Shift+N).

19 Skift idnr. Det er muligt at flytte alle beholdningsposter med tilhørende udlån, regninger, fjernlån og reserveringer fra et idnr. til et andet. 1. Søg posten hvorfra beholdningerne ønskes flyttet frem i søgning. 2. Tag posten med til beholdning med (Ctrl+Shift+B). 3. Tryk "Skift idnr." (Ctrl+Alt+Shift+F12). 4. I popup'en "Skift idnr." indtastes det "Idnr." beholdningen ønskes flyttet til. 5. Tryk "OK" (Alt+O) eller (Retur). 6. Der vises en popup med spørgsmålet: "Skal posten slettes eller overføres til kassationsmængden". Ved sletning forsvinder posten helt fra databasen. 7. Det nye idnr og den nye post vil nu blive vist i formularen i "". I statuslinjen kvitteres med enten "Posten blev kasseret" eller "Posten blev slettet". Eventuelle udlån, regninger, fjernlån og reserveringer vil være flyttet til det nye idnr. Eventuelle ordrelinjer i "Materialevalg" samt beholdningslinjer i "Accession" vil også være flyttet til det nye idnr. 8.9 Skift idnr. på et enkelt materiale sposter (materialer) flyttes fra et idnr. til et andet på følgende måde: 1. Søg posten / posterne - hvorfra beholdningen ønskes flyttet - frem i "Søgning". 2. Tag posten /posterne med til "" med (Ctrl+Shift+B). 3. Marker den aktuelle post i listen og skift til fane 2 "sposter" 4. Marker det aktuelle materiale i listen. 5. Indtast det Idnr. beholdningen ønskes flyttet til i feltet "Idnr." og tryk (Tab). Den nye post vil nu blive vist til højre for idnr. feltet. 6. Tryk opdater. Gentag punkt 4 til 6 for alle de materialer der ønskes flyttet. sposterne vil nu være flyttet til det nye idnr. Hvis materialet er reserveret eller udlånt, kan det ikke flyttes på denne måde. Anvend i stedet "Skift idnr." der er beskrevet ovenfor.

20 Oprydning af poster i base kas og imp med beholdning I forbindelse med opdatering bliver bibliografiske poster i base kas og base imp, som har beholdning på, automatisk flyttet til base bib. Oprydningen sker automatisk 2 dage efter opdatering fra og med version Online statistik Giver mulighed for at lave statistik på beholdning, udlån og reservering inden for et givent tidsinterval, for en given post eller for et eller flere materialenumre tilknyttet samme bibliografiske post. Online statistik indeholder følgende felter: Feltbetegnelse: Periode Filial Afdeling Opstilling Delopstilling Mat.samling År Statistik for - af Bestand Tilvækst Afgang Udlån Reservering Indhold: Her angives det tidsinterval statistikken skal omfatte. Afgrænsning på filial. Afgrænsning på afdeling. Afgrænsning på opstilling. Afgrænsning på delopstilling. Afgrænsning på materialesamling. Afgrænsning på tidsskriftsårgang. Antal poster der er lavet statistik for antal markerede poster. Bestand af antal poster / eksemplarer optalt for den angivne periode med de ønskede afgrænsninger. Tilvækst af antal poster / eksemplarer optalt for den angivne periode med de ønskede afgrænsninger. Afgang af antal poster / eksemplarer optalt for den angivne periode med de ønskede afgrænsninger. Udlån af antal poster / eksemplarer optalt for den angivne periode med de ønskede afgrænsninger. Reserveringer på antal poster / eksemplarer optalt for den angivne periode med de ønskede afgrænsninger.

21 Funktionalitet i online statistik Statistik på en bibliografisk post Marker den ønskede post i listen i fane 1 "Overførte poster" Tryk (Alt+F10) "Vis statistik". Udfyld / tilret evt. feltet "Periode". Hvis "Gem opsætning ved afslut" er markeret, eller hvis "Gem opsætning nu" aktiveres, når feltet "Periode" er udfyldt, vil værdierne blive gemt i opsætningen, og derfor blive genkaldt hver gang "Vis statistik" aktiveres. Udfyld eventuelt et eller flere af felterne til afgrænsning. Hvis der ikke udfyldes felter til afgrænsning, vil optællingen omfatte den totale beholdning for de pågældende poster. Tryk (Alt+E) "Generer". Det skal bemærkes, at afgrænsning på filial i forbindelse med optælling af reserveringer kun vil give en præcist resultat, hvis reserveringer altid oprettes til en bestemt filial, dvs. at der ved reservering altid kun står én filialkode i feltet "Res.filial" Statistik på et eller flere materialenumre tilknyttet samme bibliografiske post Marker det / de ønskede materialer i listen i fane 2 "sposter" Tryk (Alt+F10) "Vis statistik". Udfyld / tilret evt. feltet "Periode". Hvis "Gem opsætning ved afslut" er markeret, eller hvis "Gem opsætning nu" aktiveres, når "Periode" er udfyldt, vil værdierne blive gemt i opsætningen, og derfor blive genkaldt hver gang "Vis statistik" aktiveres. Tryk (Alt+E) "Generer". Det skal bemærkes, at afgrænsning på filial i forbindelse med optælling af reserveringer kun vil give en præcist resultat, hvis reserveringer altid oprettes til en bestemt filial, dvs. at der ved reservering altid kun står én filialkode i feltet "Res.filial" Udskrivning af online statistik Online statistik udskrives som Windowsprint ved tryk på (Prt Scrn) "Print Screen".

22 22 9 Funktioner i beholdning 9.1 Kvik sletning Funktionen benyttes til sletning af materialer, hvor materialenummeret er kendt Åbning af "Kvik sletning" "Kvik sletning" åbnes fra menuen "Funktioner" Vinduets opbygning Vinduet til "Kvik sletning" indeholder et materialenummerfelt, en liste samt knapper Felter Modulvinduet indeholder følgende felter: Feltbetegnelse: Mat.nr. Indhold: Til aflæsning af stregkode/indtastning af materialenummer Liste Listen indeholder følgende kolonner: Kolonnebetegnelse: Mat.nr. Titel Indhold: Materialenummer. Materialetype, forfatter og titel Knapper Nederst findes følgende knapper: Blank Luk Blanker alle oplysninger i "Kvik sletning". Lukker funktionen.

23 Funktionalitet i "Kvik sletning" Aflæs eller indtast det aktuelle materialenummer. Hvis materialenummeret indtastes, skal det efterfølges af (Retur). Ved aflæsning vil systemet selv sende en retur. Oplysninger om de slettede materialer, vises i listen. Materialerne slettes helt fra beholdningsregisteret. Materiale, der er udlånt, kan ikke slettes. 9.2 Kvik kassation Funktionen benyttes til kassation af materialer, hvor materialenummeret er kendt Åbning af "Kvik kassation" "Kvik kassation" åbnes fra menuen "Funktioner" Vinduets opbygning Vinduet til "Kvik kassation" indeholder felter, en dropdown boks, en liste samt knapper Felter og drop-down boks Modulvinduet indeholder følgende felter: Feltbetegnelse: Kassationskode Mat.nr. Indhold: Dropdown boks til evt. valg af kassationskode. Til aflæsning af stregkode/indtastning af materialenummer Liste Listen indeholder følgende kolonner: Kolonnebetegnelse: Mat.nr. Titel Indhold: Materialenummer. Materialetype, forfatter og titel.

24 Knapper Nederst findes følgende knapper: Blank Luk Blanker alle oplysninger i "Kvik kassation". Lukker funktionen Funktionalitet i "Kvik kassation" Vælg evt. kassationskode i feltet "Kassationskode". (Statistikker over afgang kan fordeles på kassationskoderne). Aflæs eller indtast det aktuelle materialenummer. Hvis materialenummeret indtastes, skal det efterfølges af (Retur). Ved aflæsning vil systemet selv sende en retur. Oplysninger om de kasserede materialer, vises i listen. De kasserede materialer slettes ikke fra beholdningsregisteret, men ændrer status således, at de ikke længere vises i visningsformaterne. Materiale, der er udlånt, kan ikke kasseres. Det er muligt at blokere for kassation af materiale, der er reserveret. Systemet kan sættes op, så der gives en advarsel ved kassation af det sidste materiale. Systemet meddeler, hvis man forsøger at kassere et materiale, der allerede er kasseret Kvikkassation af udlånt materiale Det kan fra og med DDElibra styres, om det er muligt at kvikkassere udlånt materiale. 9.3 Kvik materialenummer rettelse Funktionen benyttes til udskiftning af materialenumre, hvor det oprindelige materialenummer er kendt, (f.eks. hvis man ønsker at udskifte slidte stregkoder) Åbning af "Kvik materialenummer rettelse" "Kvik materialenummer rettelse" åbnes fra menuen "Funktioner"

25 Vinduets opbygning Vinduet til "Kvik materialenummer rettelse" indeholder felter, en liste samt knapper Felter Modulvinduet indeholder følgende felter: Feltbetegnelse: Mat.nr. Nyt mat.nr. Indhold: Til aflæsning af stregkode/indtastning af materialenummer. Til aflæsning af stregkode/indtastning af nyt materialenummer. Felt der giver bibliografiske oplysninger, om det materiale hvis materialenummer er aflæst/indtastet i feltet "Mat.nr." Automatisk label Til markering af om der ønskes automatisk bibliografisk etiket Liste Under disse felter findes en liste med følgende kolonner: Kolonnebetegnelse: Mat.nr. Nyt mat.nr. Titel Indhold: Materialenummer. Nyt materialenummer. Materialetype, forfatter og titel Knapper Nederst findes følgende knapper: Opdater Blank Luk Opdaterer beholdningsposten med det nye materialenummer. Blanker alle oplysninger i "Kvik mat.nr. rettelse". Lukker funktionen.

26 Funktionalitet i "Kvik materialenummer rettelse" Det gamle materialenummer aflæses eller indtastes. Hvis det indtastes, skal det efterfølges af tryk på (Retur). Titlen for den aktuelle beholdningspost vil blive vist på skærmen, så det er muligt at kontrollere, om materialet er det rette. Markøren flyttes automatisk til feltet "Nyt mat.nr.". Det nye nummer aflæses eller indtastes. Ved indtastning skal det efterfølges af tryk på (Retur) eller alternativt "Opdater". De opdaterede poster vises i listen. Hvis der ønskes nye labels til materialerne, markeres feltet "Automatisk label". Hvis der reservation på materialet, vil systemet i statuslinjen give meddelelsen: "Materiale er reserveret". 9.4 Kvik rettelse Funktionen benyttes til at skifte profiloplysninger (evt. midlertidigt) på en række materialer. Det er en forudsætning, at materialerne er tilgængelige (dvs. stregkoderne kan aflæses) Åbning af "Kvik rettelse" "Kvik rettelse" åbnes fra menuen "Funktioner" Vinduets opbygning Vinduet til "Kvik rettelse" indeholder felter, en liste samt knapper Felter Skærmbilledet indeholder relevante felter fra beholdningsbilledet. I venstre side af felterne er der en markeringsboks, der skal markeres, hvis der skal ændres i feltet.

27 Liste Under disse felter findes en liste med følgende kolonner: Kolonnebetegnelse: Mat.nr. Ændringer Indhold: Materialenummer. Her oplyses, hvilke ændringer der er foretaget på det aktuelle materialenummer. Hvis der er foretaget flere ændringer, vil disse være adskilt af en lodret streg. Hvis et felt er blanket vil der stå to anførselstegn ("") uden noget imellem Knapper Nederst findes følgende knapper: Opdater Blank Luk Opdaterer det indtastede materialenummer, med de ændringer der er defineret i formularen, som alternativ til at aktivere "Opdater" kan der trykkes (Retur). Hvis materialenummeret indlæses foretager systemet automatisk en opdatering, idet scanneren sender en retur til systemet. Blanker alle oplysninger i "Kvik rettelse". Lukker funktionen Funktionalitet i "Kvik rettelse" Sæt markering i de felter, der ønskes ændret. Hvis feltet skal have et nyt indhold vælges den relevante værdi i den tilhørende dropdown boks, hvis feltet skal blankes vælges tom værdi. NB: Felter uden markering i markeringsboksen vil ikke blive ændret. Herefter indtastes / aflæses materialenumre for alle de materialer, der ønskes rettet. Hvis materialenummeret indtastes, skal der efterfølgende trykkes (Alt+O) "Opdater" eller alternativt (Retur). De aktuelle materialenumre og den foretagne ændring vil fremgå af listen under formularen.

28 28 Det er således muligt at tilføje en midlertidig opstilling, som vil overskygge den stationære placering ved visning i søgesystemet. Den midlertidige placering bortfalder ved aflevering af materialet, eller fjernes i beholdningsbilledet eller ved en ny kvikrettelse. Hvis der reservation på materialet, så vil systemet i statuslinjen give meddelelsen: "Materiale er reserveret". Det er muligt at anvende Gem/Hent data i modulet. Funktionaliteten er beskrevet ovenfor i afsnittet "Gem / Hent data" Automatisk label Hvis der ønskes udskrevet automatisk label, for de materialer der ændres opstilling på, markeres i feltet "Automatisk label" med (Alt+U). Markeringen slettes, når man endnu engang trykker (Alt+U). 9.5 Masserettelse Funktionen benyttes til at skifte profiloplysninger (evt. midlertidigt) på en række beholdningsposter, der er fremfundet ved en søgning i "", eller overført fra "Søgning". NB: Det er kun muligt at masserette op til 990 bibliografiske poster ad gangen. Ved overførsel fra Søgning, er det kun muligt at skifte profiloplysninger på en bibliografisk post ad gangen Åbning af "Masserettelse" "Masserettelse" åbnes fra menuen "Funktioner" Vinduets opbygning Vinduet til "Masserettelse" indeholder felter samt knapper Felter Skærmbilledet indeholder relevante felter fra beholdningsbilledet, samt felter til at vælge "Valgte beholdningsposter" eller "Alle beholdningsposter". I venstre side af felterne er der en markeringsboks, der skal markeres, hvis der ønskes ændringer i feltet Knapper Nederst findes følgende knapper: OK Igangsætter masserettelsen.

29 29 Blank Annuller Blanker alle oplysninger i "Masserettelse". Lukker funktionen, uden at sætte en opdatering af materialer i gang Funktionalitet i "Masserettelse" Søg de materialer frem der ønskes rettet. Hvis det ikke er alle de fremsøgte materialer der ønskes rettet, markeres de materialer der ønskes rettet. Åbn masserettelse. Sæt markering i de felter, der ønskes ændret. Hvis et felt skal have et nyt indhold vælges den relevante værdi i den tilhørende dropdown boks. Hvis feltet skal blankes, efterlades det tomt. NB: Felter uden markering i markeringsboksen vil ikke blive ændret. Flyt evt. markeringen fra "Valgte beholdningsposter" til "Alle beholdningsposter". Tryk "OK" (Alt+O) eller (Retur). Hvis man alligevel ikke ønsker at ændre profiloplysninger på de aktuelle materialer trykkes i stedet "Annuller" (Alt+A). De rettede materialer vises i listen i "". Det er således muligt at tilføje en midlertidig opstilling, som vil overskygge den stationære placering ved visning i søgesystemet. Den midlertidige placering bortfalder ved aflevering af materialet eller fjernes i beholdningsbilledet eller ved en ny masserettelse. Hvis man støder ind i materialer der er reserveret, bliver man spurgt, om man vil opdatere alligevel eller springe materialet over. Efterfølgende får man vist en liste over eventuelle materialer, der ikke er opdateret. NB: Det er kun de fremsøgte materialer, der rettes (normalt materialer med den interne status "I beholdning"). Hvis der også skal opdateres fordelingslinjer, skal de aktuelle materialer fremsøges i beholdning efter valg af den interne status "Grundoplysninger accession", og tilsvarende for de øvrige interne status, der måtte være relevante Masserettelse er optimeret Masserettelse og massekassation er optimeret, hvilket giver en væsentlig tidsmæssig forbedring.

30 Massekassation Funktionen benyttes til at kassere en række beholdningsposter, der er fremfundet ved en søgning i "", eller overført fra "Søgning". Ved overførsel fra Søgning, er det kun muligt at kassere en bibliografisk post ad gangen Åbning af "Massekassation" "Massekassation" åbnes fra menuen "Funktioner" Vinduets opbygning Vinduet til "Massekassation" indeholder felter samt knapper Felter Skærmbilledet indeholder felter til valg af "Valgte beholdningsposter" eller "Alle beholdningsposter" samt et felt til angivelse af kassationskode Knapper Nederst findes følgende knapper: OK Blank Annuller Igangsætter massekassation. Blanker kassationskode og flytter markeringen til "Valgte beholdningsposter". Lukker funktionen, uden at sætte en kassation af materialer i gang.

31 Funktionalitet i "Massekassation" Søg de materialer frem der ønskes kasseret. Hvis det ikke er alle de fremsøgte materialer der ønskes kasseret, markeres de materialer der ønskes kasseret. Åbn Massekassation. Vælg om det er "Alle beholdningsposter" eller "Valgte beholdningsposter, der ønskes kasseret. Vælg evt. en kassationskode. Tryk "OK" (Alt+O) eller (Retur). Hvis man alligevel ikke ønsker at kassere materialerne trykkes i stedet "Annuller" (Alt+A). Når / hvis systemet støder på et materiale der ikke umiddelbart kan kasseres bliver det vist på skærmen, i popup'en "Kassationen fejlede" og årsagen til, at det ikke er kasseret vises. Det kan være materialer der er udlånt, materialer der er sidste eksemplar, eller materialer hvor der er reservering på sidste eksemplar. I popup'en "Kassationen fejlede" er der følgende muligheder: Kassér Ved tryk på "Kassér" slettes et evt. udlån på det viste materiale og materialet kasseres, selv om det er sidste eksemplar. Materialet kasseres ikke, hvis det er sidste eksemplar og der er reservering på. Kassér altid Ved tryk på "Kassér altid" slettes eventuelle udlån på alle de resterede materialer, og alle de resterende materialer kasseres umiddelbart, også selv om det er sidste eksemplar. Tilbage er så udelukkende reserverede materialer, hvor det er sidste eksemplar der er reserveret. Spring over Springer over det aktuelle materiale og viser det næste materiale der ikke umiddelbart kan kasseres. Spring over altid Ved tryk på "Spring over altid", vil materialer der umiddelbart kan kasseres blive kasseret, mens materialer med udlån, sidste eksemplar eller sidste eksemplar med reservering vil blive sprunget over. Afbryd Afbryder kassationen, allerede kasserede materialer vil stadig være kasseret.

32 32 Hvis der endnu er materialer der ikke er kasseret, vil en popup med følgende tekst blive vist: "Ikke alle poster blev kasseret, ønsker du at se de ikke kasserede materialer. Svares der "Ja" vises de ikke kasserede materialer i listen i "", hvorfra de kan skrives ud med "Skærmkopi" (Prt Scrn) Massekassation er optimeret Masserettelse og massekassation er optimeret, hvilket giver en væsentlig tidsmæssig forbedring.