Hvad ønsker forskerne egentlig? En undersøgelse af forskerservices på biblioteket ved KADK, 2011 Maiken Bjerrum Louise Skovgaard Ryhl
Denne rapport er udarbejdet af: Maiken Bjerrum & Louise Skovgaard Ryhl, studerende ved Det Informationsvidenskabelige Akademi, IVA, som et erhvervsrelateret projekt. Den er et resultat af en undersøgelse af forskerservices ved Det Kongelige Danske Kunstakademis Skoler for Arkitektur, Design og Konservering, KADK, udført i efteråret 2011. Kontaktpersonerne fra biblioteket på KADK er Camilla Ryan Sørensen, Daniel Gunnarsson og Lise Marie Kofod. Vejleder på IVA er Camilla Moring. 2
Indhold Indhold... 3 Forord... 5 Fordeling af besvarelser... 6 Svarprocenter fra respondenterne på spørgeskemaet... 6 Kendskab og benyttelse... 7 Kendskab til services - Arkitektskolen... 8 Benyttelse af services - Arkitektskolen... 9 Kendskab til services - Designskolen... 10 Benyttelse af services - Designskolen... 11 Kendskab til services - Konservatorskolen... 12 Benyttelse af services - Konservatorskolen... 13 Hvad ønsker forskerne sig?... 15 Adgang til e-ressourcer... 16 Korrekte referencer: referenceprogrammer... 17 Publiceringskanaler... 18 Opsummering... 19 Forslag... 21 Personlig kontakt... 21 Ph.d.-studerende... 22 En køreplan for nye ph.d.-studerende... 23 Afslutning... 24 3
Jeg har mindre og mindre tid til at forske i klassisk forstand, hvor jeg kan sidde roligt og finde referencer og informationer frem, som i min PhD tid. Min hverdag på skolen går primært med administrative møder og opgaver, og jeg forsker om aftenen og natten og dér er biblioteket lukket... Jeg synes også det er vigtigt, at biblioteket har sådan en mere generel formidlingsopgave med at være aktiv i denne her fusionsproces. Hvis man skal tænke fuldstændig utopisk, så ville det jo være fuldstændig fri adgang til alting, også hjemmefra, det ville jo være skønt.... En ting er, det ikke er noget de tilbyder, men måske at gøre det sådan lidt mere eksplicit, at vi kører det her kursus hvert semester - altså, selvfølgelig kan de kun tilskynde til det men hvis det er noget, der er mere kommunikeret ud på en måde, så det også bliver en del af en kultur, at man tager sådan et kursus, og man tager det måske en gang lidt senere, for at få opdateret det. Det kunne måske være sjovt at bruge biblioteket som ramme for et fælles forskningsmiljø på den fusionerede institution. Her tænker jeg nok især på mere netværksorienterede arrangementer, idet de enkelte rammer sikkert ofte vil være vært for normale forskningsaktiviteter som seminarer, forelæsninger mv. Jeg tror også, at vi i stigende grad kunne gøre brug af jeres mødelokaler, da disse er en mangelvare, og biblioteket kunne være/ er en dejlig ramme for møder. 4 KENDSKAB OG BENYTTELSE
Forord Vi har igennem de seneste måneder haft en spændende opgave mellem hænderne: At forsøge at afdække forskernes behov og ønsker for services ved biblioteket ved Det Kongelige Danske Kunstakademis Skoler for Arkitektur, Design og Konservering. Det har været en udfordrende opgave at arbejde med et for forskningsbibliotekerne så aktuelt emne, ligesom det faktum, at institutionen er helt ny og stadig ved at finde sin struktur, kultur og samlede identitet, har gjort opgaven interessant. På de følgende sider vil vi præsentere resultaterne fra vores undersøgelse, som bestod af en spørgeskemaundersøgelse og en række personlige interviews. For den grundige læser henviser vi til bilagsmaterialet, hvor der forefindes en præsentation af metoden bag undersøgelsen. Denne rapport er bygget op således, at vi først præsenterer de vigtigste resultater fra spørgeskemaundersøgelsen. Derefter følger en præsentation af tre fokusområder, som er udvalgt på baggrund af de gennemførte interviews, hvorefter vi slutter af med en præsentation af vores forslag til nye tiltag. Når man laver en undersøgelse som denne, kommer der mange forslag på bordet. Citaterne i taleboblerne på modsatte side kommer alle fra forskere, der er kommet med forslag i spørgeskemaet, eller som har deltaget i et interview. Ligesom mange af de forskere, der har deltaget, er kommet med ideer, har vi naturligvis også selv haft nogle forslag med ind i projektet, og vi har ikke mindst haft gavn af et samarbejde med vores tre kontaktpersoner på biblioteket, som også er kommet med input til undersøgelsen. Det er naturligvis i sådan en undersøgelse svært at indfange alle tendenser og ønsker faktisk umuligt så vi har udvalgt nogle emner, som vi synes har særlig relevans for biblioteket. Men mere om dette senere. Som første skridt i vores undersøgelse udsendte vi et spørgeskema, for at undersøge forskernes nuværende kendskab til og benyttelse af bibliotekets forskerservices. Det er på baggrund af resultater fra denne spørgeskemaundersøgelse, at modellerne på de følgende sider er udformet. 5
Fordeling af besvarelser Svarprocenter fra respondenterne på spørgeskemaet Figuren viser, at 100 respondenter ud af 191 mulige besvarede spørgeskemaet, og dermed opnåede vi en svarprocent på 52 %, som må betegnes som tilfredsstillende. Som det også fremgår af figuren, er 65 % af besvarelserne fra forskere på Arkitektskolen. Dette skal dog ses i lyset af, at det er en større skole med flere forskere tilknyttet, end Design- og Konservatorskolen. Tabellen viser, er der flotte svarprocenter fra både Design- og Konservatorskolen, og det er derfor vores overbevisning, at besvarelserne tegner et brugbart billede af forskernes nuværende brug af bibliotekets services. Sendt til (antal) Besvaret (antal) Svarprocent Udregning ARK 143 65 45% ((65/143)*100) DES 29 19 66% ((19/29)*100) KONS 19 16 85% ((16/29)*100) I alt 191 100 52% ((100/191)*100)
Kendskab og benyttelse Jeg er yderst tilfreds med kompetent og venlig service fra bibliotekets side. Modellerne på de følgende sider viser forskernes kendskab til og benyttelse af bibliotekets udbud af nuværende services. Vi har valgt at opdele besvarelserne efter respondenternes tilknytning til de tre skoler, da fusionen endnu er så ny, at bibliotekerne har en forskellig vifte af servicetilbud. I spørgeskemaet valgte vi til gengæld at præsentere alle services samlet. Da bibliotekerne tilbyder mange services, heriblandt nogle, der ligner hinanden i varierende grad, er dette altså forklaringen på, at eksempelvis en service kun udbudt på Konservatorskolen også figurerer i besvarelserne fra Arkitektskolen. I højre kolonne har vi fremhævet de mest interessante tal fra modellerne, som kan studeres nærmere på de kommende sider. Jeg ved, at bibliotekarerne med glæde vil sætte mig ind i det en dag, hvis jeg kommer og opsøger dem. Altså, jeg er selv uddannet herfra, men for nogle af de andre af mine kollegaer, så tror jeg, at der er ret mange muligheder, som de ikke ved findes. Udvalgte resultater fra spørgeskemaundersøgelsen: ARKITEKTSKOLEN Vejledning i RefWorks: Både kendskab til og benyttelse af denne service scorer lavt i sammenligning med andre services. Mulighed for at afholde arrangementer og udstillinger: Denne service er blevet formidlet virkelig godt, da den scorer rigtig højt i kendskab. DESIGNSKOLEN Vejledning i Endnote: Både kendskab til og benyttelse af denne service scorer lavt i sammenligning med andre services. Hjælp til registrering i READ: Denne service scorer relativt højt i både kendskab og benyttelse, hvilket kan hænge sammen med en god formidling af servicen. KONSERVATORSKOLEN Vejledning (personlige sessioner med en bibliotekar): Denne service scorer temmelig højt i både kendskab og benyttelse. Dette tyder på sammen med services som fremsendelse af artikler og anmeldelser at den personlige service både virker og er efterspurgt. Fjern-/Hjemmeadgang til e-ressourcer: Det er den service, som på Konservatorskolen scorer lavest i både kendskab og benyttelse.
Kendskab til services Så det med at huske at der er muligheder for udstillinger og invitere til at man bruger det, så man lige kommer derover og ser, hvad der sker. Og man bliver mindet om at der faktisk er temmelig mange muligheder derovre.
Benyttelse af services Jeg har været til sådan et kursus med RefWorks, og det fattede jeg simpelthen ikke en brik af.. Det dér med at få tingene op på en skærm og så gå hjem og huske det, det... Man skal have det hands on, mens man laver det, med sit eget arbejde. 9
Kendskab til services Der tror jeg måske det kunne være meget godt ligesom at få et kursus, fordi det gør det jo nemmere, at man har samlet alle sine referencer ét sted. Jeg har ikke brugt det, men jeg burde gøre det. 10
Benyttelse af services Hvis nu biblioteket henvendte sig mere direkte med nogle deadlines Så er det jo en relativt smal sag lynhurtigt at sende det tilbage, eller lige plotte det ind i sådan et system, hvis det er nemmere. 11
Kendskab til services Jeg har ikke brugt fjern-/ hjemmeadgang, men jeg har rekvireret adgang eller login til det, fordi jeg havde meget brug for det, uden resultat. og sådan set ønsker jeg at bruge det 12
Benyttelse af services Men det har jo noget med størrelse at gøre. Der er sikkert også søde og kompetente medarbejdere andre steder, men det med, at det har en størrelse hvor man kender folk personligt, det tror jeg er ret vigtigt. Det er jo svært at skalere til andre steder. 13
Altså, jeg har i nogle tilfælde bedt kolleger på ITU eller andre steder, hvor man har adgang til en række databaser, som man ikke har adgang til her, om at hente en artikel og så sende den, fordi de så kan gøre det direkte igennem deres netadgang. En anden ting, som biblioteket måske kan spille en rolle i, det er sådan et meget konkret irritationsmoment. Som ph.d.-studerende kan man tage kurser på tværs af, hvad der findes af forskerskoler i Danmark, men der findes ikke nogen samlet database eller liste over de der forskerskoler. Det gør bare noget andet, at man kender hinanden, ikk? Og ligesom er en del af samme arbejdsplads. Så går det meget nemmere med lige at sende en mail: Vi skal lave et kursus nu, ville der være mulighed for sådan og sådan? Men det har jo noget med skolens størrelse at gøre. Det ville da være vældig skønt, om man fik sådan nogle mails om call for abstracts, det ville være vidunderligt. Men jeg tror det ville være svært for dem, for vi er så mange forskellige fagretninger herude. Når man som forsker har brug for at undersøge noget, så er det tit det tilfældige møde... Man går ud for at kigge efter noget i et tidsskrift og falder så over noget andet, som kan føre til noget tredje, og dén mulighed er fuldstændig afskåret, nu hvor man har fjernet tidsskrifter fra 2000 og tilbage. Det ville være skønt at komme under fx Københavns Universitet, for de har jo rigtig meget adgang og det kunne jeg godt bruge det må jeg indrømme REFERENCEPROGRAMMER, PUBLICERINGSKANALER OG ADGANG TIL FLERE E- RESSOURCER
Hvad ønsker forskerne sig? På de følgende sider præsenterer vi uddrag af de interview, vi gennemførte med forskere fra de tre skoler. Det blev til interview med to forskere fra Konservatorskolen, tre fra Arkitektskolen og fire fra Designskolen. Interviewene foregik på den måde, at vi både inviterede til, at interviewpersonerne selv kom med forslag, og at vi spurgte til potentielle ønsker for services, som kan ses af nedenstående liste: Adgang til e-ressourcer Open Access Korrekte referencer Publiceringskanaler Søgning: Kurser i søgning/hjælp til søgning Informationskanaler/Informationer fra/om biblioteket Ophavsret Sociale medier og netværk Som det kan ses til højre udtrykte forskerne mange forskellige ønsker, men der var særligt tre områder, som alle eller de fleste af interviewpersonerne udtrykte ønske om, at biblioteket kunne servicere dem med. Det drejer sig om: Adgang til e-ressourcer Korrekte referencer Publiceringskanaler Forskerne ønsker sig adgang til bl.a.: ACM J-Stor Design Studies Zoological Record Springerlink ScienceDirect Wiley InterScience Informaworld Cambridge Journals Anthro Source Men jeg tror generelt, at der er behov for selvom jeg ved de er blevet gentaget, de dér introduktionskurser så tror jeg generelt der er behov for at køre dem hele tiden, fordi folk de glemmer det, og så får de det ikke gjort. Vi har derfor valgt at gå i dybden med disse områder på de følgende sider, hvor man kan læse et udvalg af kommentarer med forskernes egne ord. 15
Adgang til e-ressourcer Som man kan læse i citaterne til højre, er der blandt forskerne et stort ønske om at få større adgang til elektroniske ressourcer. Næsten samtlige interviewpersoner udtrykte ønske om større adgang i form af fuldtekst-adgang både hjemme og på deres kontor på skolen, og det til både specifikke faglige tidsskrifter og til mere bredtfavnende databaser. Der er flere, der beskriver, hvordan de selv eller andre kolleger trækker på deres netværk på andre institutioner til at skaffe artikler, ligesom flere fortæller, at de synes man burde have samme grad af adgang som fx Københavns Universitet. Vi har taget dette område med i rapporten, da det altså er meget tydeligt for os, at større adgang til e-ressourcer står øverst på forskernes ønskeseddel. Vi vil dog samtidig gerne understrege, at vi er klar over, at det primært er et spørgsmål om økonomi, og altså ikke et område, som biblioteket bare sådan lige kan sætte ind på ved at sætte fokus på at øge serviceniveauet. Nu har jeg en kæreste, der er ph.d.- studerende på LIFE, hvor jeg tror, at én gang om ugen, så beder jeg hende om at få adgang til en artikel for mig, fordi jeg ikke kan få den herfra, altså hvor hun kan downloade den fra fjernadgangen. Hvis ikke vi skal kobles bagud, så er vi nødt til at have adgang til noget mere. Fx alt det som forskere og studerende på KU har adgang til og Århus og Odense og andre universiteter. Noget man aldrig kan få for meget af, det er jo fuldtekst-adgang til tidsskrifter online, men det koster jo tit. Altså, den ene har haft kendskab til én fra DTU og har fået litteratur derfra, og jeg har arbejdet med frit tilgængeligt litteratur altså ikke det der var mest interessant, men det, jeg kunne få adgang til. Altså der hvor det kunne være interessant, det er jo der hvor vi ikke altid har adgang til de sidste nye publicerede tidsskrifter. Og det er et problem selvfølgelig. Det har været meget på computer-human interaction-området, at der har manglet nogle databaser. Altså, det er dem jeg har erfaring med ikke at kunne komme på. Så det ville helt klart være fedt, hvis man kunne det. Nogle gange har jeg også spurgt biblioteket, om de kunne skaffe en kopi til mig, men det er jo ikke lige så hurtigt. 16
Korrekte referencer: referenceprogrammer Et andet emne, som interviewpersonerne havde stor fokus på, var referenceprogrammer. Nogle fortalte, at de allerede var begejstrede brugere, mens flere gav udtryk for, at alle forskere burde bruge referenceprogrammerne til at sikre gode referencer, ikke mindst de ph.d.-studerende. En enkelt vidste ikke, at biblioteket allerede tilbyder hjælp til programmerne, mens en anden havde været til kursus, uden at få noget ud af det. Alt i alt viste forskerne stor begejstring for at komme i gang med at bruge programmerne, og de så det som meget oplagt, at biblioteket skulle stå for undervisningen. I den forbindelse var der flere gode konkrete forslag. De handlede om, at kurserne burde være korte, de burde ligge på faste tidspunkter i løbet af et semester, og de burde sammensættes, så man kunne lære ved at bruge sit eget materiale. Ja, jeg bruger Endnote, og har brugt det igennem 3-4 år nu og det er jo genialt, simpelthen. Jamen det er lige før at jeg ikke kan skrive et brev uden at bruge Endnote. Det er blevet en naturlig del når jeg sidder og skriver at jeg stopper referencerne på med det samme, og så er de der og så kan jeg tilpasse dem. Vi får i stigende grad ph.d.-studerende ind, og de kunne jo have glæde af at blive introduceret til det på biblioteket. En anden ting, jeg også har tænkt på, det ville være sådan noget med kurser i brug af referencesystemer. Og det er faktisk noget der allerede står på listen, at de gerne vil tilbyde. Jeg har været til sådan et kursus med RefWorks, og det fattede jeg simpelthen ikke en brik af... Jeg kan huske, at jeg sad heroppe og fik vist nogle slides, og jeg tror simpelthen, man skulle sidde med sin computer og lave tingene selv. Det dér med at få tingene op på en skærm og så gå hjem og huske det, det... Man skal have det hands on, mens man laver det, med sit eget arbejde. Og så måske have det der tilbud om at komme over to timer en eller anden bestemt dag til nogle af de dér ret intensive seminarer omkring for eksempel brug af referencesystemer eller udvidet søgning, som bliver slået op på nogle bestemte tidspunkter i starten af et semester. Det ville jeg sige skulle være et krav til alle kommende forskere, at de skal finde de dér noteapparater og få dem banket ind med syvtommersøm med det samme 17
Publiceringskanaler Vi spurgte som tidligere skrevet også vores interviewpersoner, om de kunne ønske sig hjælp i forhold til publiceringskanaler. Vi spurgte blandt andet til, om de havde behov for hjælp til at finde frem til de vigtigste tidsskrifter på deres felt, og om de havde behov for viden om deadlines på for eksempel tidsskrifter. Flere svarede bekræftende på dette, at de bestemt gerne ville have hjælp til dette. Og en del ville i det hele taget gerne have hjælp til at få et større kendskab til, hvordan man navigerer i dén del af forskerverdenen hjælp til publikationsstrategier, som en kaldte det. En del talte om tidsskrifternes ranking og rating, at det ville være fint, hvis der var en instans på skolen, der havde overblikket over ændringer i disse. Nogle mente, at det var oplagt, at det var biblioteket, der kunne have dette overblik, mens andre mente, at der er for stor diversitet i forskningsretningerne på institutionen, til at det er realistisk at have et samlet overblik. Der kom forskellige forslag på bordet. For eksempel blev det foreslået at man kunne invitere forlag til at fortælle om mulighederne og forudsætningerne for at publicere, ligesom flere foreslog muligheden for, at man kunne henvende sig til biblioteket med et konkret emne til artikel og på denne baggrund få hjælp til at kontakte det rigtige forlag eller tidsskrift. Vi ser dermed dette område som oplagt til at udvide bibliotekets serviceudbud på flere forskellige måder: Dels ved til at ligge inde med viden om området, og dels ved at påtage sig en aktiv rolle ved at lave arrangementer, hvor forskere og forlag kan møde hinanden. Det kunne måske være noget der kunne fungere i forhold til vejledning om publikationer og sådan. Publikationsstrategier kunne man måske kalde det. Man kunne måske komme over på biblioteket og sige jeg kunne godt tænke mig inden for det næste år at få en artikel ud i et tidsskrift, og jeg forestiller mig det skal handle om nogenlunde det her. Kunne I hjælpe mig med at udpege nogen, der kunne være interessante, og hjælpe med at tage kontakt til dem vedrørende deadline, og om det er et emne der er interessant for dem?. Og så kunne man jo få en indikation på, hvordan de her tidsskrifter er rated. Vi har netop talt om ovre på instituttet at have sådan en ranking, hvad det tæller at publicere hvor, så det ville være en rigtig god ide. Det har biblioteket nok nogle andre forudsætninger for. Det er jo en mærkelig verden, og hvis man ikke kender den i forvejen, så må det være svært. Så jeg tror det ville være gavnligt, hvis der var nogen der engang i mellem gik ind og vurderede og hjalp folk med at sende til det rigtige journal og så videre. Det er jeg helt sikker på. Det tror jeg kunne være rigtig rigtig fint, og det tror jeg, at institutterne ville være enormt interesserede i, at få biblioteket over og fortælle om. For i kraft af, at vi nu bliver internationaliseret og ryger over i universitetsverdenen og på den måde får et publiceringskrav det tror jeg ikke, der er så mange herude, der har styr på. 18
Opsummering På de foregående sider har vi præsenteret resultaterne af vores interview, fokuseret på de tre områder e-ressourcer, referenceprogrammer og publiceringkanaler. Det var indenfor disse tre områder, at interviewpersonerne som samlet gruppe udtrykte de største ønsker om et behov for hjælp og service. Igennem interviewene udtrykte forskerne både negative og positive holdninger. Eksempelvis viste der sig en stor frustration over en mangelfuld adgang til elektroniske ressourcer, men samtidig var stort set alle utrolig positivt stemt over for bibliotekets generelt høje serviceniveau. Flere af interviewpersonerne havde selv konkrete ideer til, hvordan deres ønsker kunne løses af biblioteket. Det er på baggrund af disse forslag, samt inspiration samlet fra litteratur, fra andre uddannelsesinstitutioner og fra en temadag i Danmarks Forskningsbiblioteksforening, at det næste afsnit er lavet. I næste kapitel vil vi nemlig komme med et bud på, hvordan biblioteket kan imødekomme disse ønsker og behov. For den interesserede læser kan vi i øvrigt henvise til bilagsmaterialet, hvor der i skematisk form findes endnu flere eksempler på udsagn fra interviewdeltagerne, sammen med de citater, vi har valgt at inddrage i rapporten. 19
Vi får i stigende grad ph.d.-studerende ind, og de kunne jo have glæde af at blive introduceret til fx referenceprogrammer på biblioteket. Helt generelt, så er der ingen introduktionskurser i vores ph.d.-skole. Det ville jo være meget oplagt, at det var en del af introduktionen, litteratursøgning. Og så måske i forlængelse kunne man bygge videre med andre emner, for eksempel om skriveprocessen. Det søger vi nu i byen eller andre steder. De må også gerne henvise til tilbud fra andre biblioteker, som måske har flere kapaciteter til tilsvarende kurser. Det hele behøver ikke være her, selvom det er rart, hvis man kommer som ny forsker, at man får hilst på bibliotekspersonalet. Det ville være en super god idé, hvis biblioteket deltog på forskermøderne, for der kommer vi jo i forvejen, og det er vist lige nu kun hver 3. uge så det ville være fint, hvis det var 2 gange om året at biblioteket var med, eller måske også oftere, hvis det bare var kort. Altså hvis biblioteket har tid til det, så synes jeg at det ville være fint. Så kunne man også lige få at vide: husk nu det der med tidsskrifter eller med semesterhylderne eller husk at I kan få hjælp Bare lige korte nyheder eller sådan. Hver tredje uge har vi sådan et forskermøde, hvor alle forskerne er med, og det kunne måske også være nogle gange, at en af bibliotekarerne kunne være med der, for det ville også være anledning til at videregive generelle informationer om biblioteket. Så det ville være fint med en kort introduktion fra biblioteket, hvor man kunne få mere at vide, eller hvem man skulle snakke med. Jeg behøver ikke at kunne det hele, for det har jeg ikke behov for lige nu, så mere et overblik over, hvem der ved mere, og hvem jeg kan spørge. Og måske også mere den dér en-til-en, hvis man har noget specifikt så ved man at man bare lige kan skrive en mail eller man kan gå derover og få dem til at hjælpe. Men det går jeg næsten ud fra at jeg kan allerede i forvejen det er bare fordi jeg ikke har fået det gjort endnu. PH.D.-STUDERENDE & PERSONLIG KONTAKT 20
Forslag - nye ideer til at imødekomme forskernes behov Tidligere i rapporten har vi differentieret mellem de tre nu fusionerede skoler: Arkitektskolen, Designskolen og Konservatorskolen. Men eftersom fremtiden sandsynligvis vil bringe de tre skolers biblioteker og forskere tættere sammen, fremsætter vi her to bud på en fælles indsats, der vil være relevant for alle. Personlig kontakt 1 Vores ene forslag går ud på, at skabe en tættere formaliseret kontakt mellem biblioteket og de forskellige institutter, centre og afdelinger. Den personlige kontakt er én af de ting, som bibliotekerne får meget ros for. Det er tydeligt, at mange sætter stor pris på den nære relation, hvor man kender ikke bare biblioteket, men også bibliotekaren. Ja, før i tiden mødte man jo lige bibliotekarerne på gangen eller i kantinen så ville det være fint, hvis det var lidt mere formaliseret, som et lille punkt på dagsordenen. Der ville det være ret fint også, hvis de her klynger kunne blive betjent af biblioteket. Vi foreslår at forsøge at bære denne gode personlige relation fra de mindre skolers biblioteker med ind i den nye, fusionerede institution. Dette kræver dog, at kontakten i en vis udstrækning må organiseres og formaliseres. Vi foreslår derfor, at en bibliotekar gøres ansvarlig for kontakten til hvert institut, center og afdeling. Denne bibliotekar vil eksempelvis deltage jævnligt på forskermøderne, for eksempel én gang hvert semester. Dette giver bibliotekaren mulighed for at lytte med på, hvad der rører sig det enkelte sted, ligesom man kan benytte lejligheden til at fortælle nyt, for eksempel minde om opdatering af READ-profiler, fortælle om relevante nye bogindkøb eller kommende kurser. Samtidig giver det forskerne en mulighed for at benytte lejligheden til for eksempel at stille spørgsmål til bibliotekaren. Måske får man som travl forsker ikke altid ringet eller mailet til biblioteket med spørgsmål eller andet, så med et annonceret besøg af bibliotekaren to gange om året giver det også forskerne mulighed for at tage noget med til lejligheden et forslag til nyt bogindkøb, et spørgsmål om READ eller en liste med ønskede fjernlånsbestillinger. For den enkelte forsker kan det måske opleves som grænseoverskridende og tidskrævende at ringe til enheden biblioteket. Men ved på denne måde at underbygge den personlige relation er tanken, at det med tiden vil opleves som nemmere at gribe telefonen og ringe til den bibliotekar, som man kender. I bilagsmaterialet har vi indsat modeller for kendskab og benyttelse blandt forskerne på Arkitektskolens institutter, som de enkelte institut-bibliotekarer kan læne sig op af som inspiration til emner, man kan tage op på forskermøderne. 21
Ph.d.-studerende Stillingsbetegnelser 2 Det andet forslag vi har, er at gribe fat i de ph.d.-studerende lige så snart de bliver ansat, og gøre dem opmærksomme på bibliotekets muligheder og services. Som modellen til højre viser, var der blandt de ph.d.-studerende en høj svarprocent i spørgeskemaundersøgelsen, og 55 % af de interviewede var også ph.d.-studerende. Vi har altså fået en del input fra de ph.d.-studerende, som havde mange ønsker til biblioteket. På baggrund af de mange konkrete ønsker og forslag ser vi kontakten til de ph.d.-studerende som et vigtigt fundament i kontakten til og serviceringen af forskerne. Dels fordi mange udtrykte et reelt behov for bibliotekets hjælp, især i den første fase af deres projektforløb, men dels også som et led i at understøtte arbejdet med Forslag 1, den personlige relation. Ved at begynde at opbygge en relation til den nye ph.d.-studerende fra starten af ansættelsen øger man chancen for, at vedkommende ved, at han eller hun kan gå til biblioteket for hjælp i mange spørgsmål. Men samtidig øger man også chancen for, at bibliotekaren kan give en bedre service, fordi vedkommende måske derved får et større kendskab til den enkelte forskers arbejde. Modellen viser, at 30 % af respondenterne betegner sig som ph.d.- studerende eller erhvervs ph.d.-studerende. Det skal nævnes, at det var muligt at vælge mere end én stillingsbetegnelse i spørgeskemaet. På den næste side præsenterer vi et forslag til en køreplan for introduktionen til nye ph.d.-studerende. 22
En køreplan for nye ph.d.-studerende Som vi ser det, er det altså oplagt at gribe fat i de ph.d.-studerende lige så snart de bliver ansat, for derved at give dem en optimal start. Vores konkrete forslag til en køreplan kan ses i højre spalte. Første trin, når en ny ph.d.-studerende ansættes, er at der fra relevant centralt sted gives besked til biblioteket. På biblioteket sørger man for at beskeden gives til den bibliotekar, der er ansvarlig for den ph.d.-studerendes institut, center eller afdeling. Bibliotekaren inviterer den ph.d.-studerende til en introduktion på biblioteket. Ideen er, at den nyansatte får hilst på personalet og får set bibliotekets fysiske bygning dermed vil den nye sandsynligvis opleve en stærkere relation til biblioteket, og fordi man er blevet vist rundt, vil man færdes mere hjemmevant på biblioteket. Derudover er det ideen, at bibliotekaren benytter samme lejlighed til at spørge til den ph.d.-studerendes projekt. Dette vil give den nye en en følelse af at være velkommen, og det vil ikke mindst kunne hjælpe bibliotekaren, der nemmere vil kunne servicere vedkommende, fordi han eller hun nu kan sammenkæde et ansigt, et navn og et emne. Herefter kan det også være bibliotekarens ansvar at planlægge efterfølgende introduktioner til den nye ph.d.-studerende i søgning, i stedets referenceprogram samt for eksempel i ophavsret eller publikationskanaler. Det er ikke tanken, at hver eneste bibliotekar selv skal kunne undervise ved disse introduktioner. Vi lægger op til, at man uddanner enkelte bibliotekarer til at være superbrugere eller særligt kompetente på områderne. Det er derfor blot institut-bibliotekarens opgave at koordinere mellem eksempelvis Endnote-bibliotekaren og den nye ph.d.- studerende, således at det sikres, at den studerende får en introduktion, og at de gode intentioner ikke bare løber ud i sandet. Vi vil gerne understrege, at disse introduktioner bør være meget korte og generelle, maksimalt tyve minutter. Den ph.d.-studerende skal blot introduceres, så vedkommende får et grundlæggende kendskab og så han eller hun ved, hvor man går hen med efterfølgende spørgsmål. Med denne køreplan burde det være muligt at sikre de nye forskeres tilknytning til biblioteket og bibliotekaren, ligesom netop også bibliotekaren får mulighed for at sikre ikke alene den vigtige relation, men også det vigtige kendskab til institutionens aktuelle forskning. Køreplan: Trin 1: Når en ny ph.d.-studerende ansættes, giver institut eller forskningsadministration besked til biblioteket. Trin 2: Bibliotekaren, der er tilknyttet den nye ph.d.-studerendes institut, center eller afdeling tager kontakt og inviterer til en introduktion på biblioteket. Trin 3: Introduktioner i søgning, referenceprogram, ophavsret og publikationskanaler. 23
Afslutning Vi har nydt den spændende og udfordrende opgave, det har været at bruge vores faglighed til at arbejde med en virkelig problemstilling i en levende organisation i udvikling. Vi tror meget på, at det med netop disse to forslag at styrke de personlige relationer og samarbejdet med nye ph.d.-studerende - er muligt at skabe et godt fundament for det fremtidige samarbejde mellem biblioteket og forskerne på den nye, samlede institution. Det er vores håb, at biblioteket ved Det Kongelige Danske Kunstakademis Skoler for Arkitektur, Design og Konservering kan drage nytte af vores forslag i det fremtidige arbejde. For mere information om undersøgelsen henviser vi til den separate bilagssamling. Bilagssamlingen indeholder: Metoden bag undersøgelsen Interviewresultater Kendskab og benyttelse resultat for Arkitektskolens institutter 24