EU-udbud af WAN infrastruktur Bilag 7 - Samarbejdsorganisation
INDHOLD 1. FORMÅL MED NÆRVÆRENDE BILAG... 3 2. KRAV TIL SAMARBEJDSORGANISATION... 3 2.1 Projektgruppe... 3 2.1.1 Leverandørens deltagelse og ansvar... 3 2.1.2 Kundens deltagelse og ansvar... 4 2.1.3 Møder... 4 2.2 Driftsorganisation... 4 2.2.1 Leverandørens deltagelse og ansvar... 5 2.2.2 Kundens deltagelse og ansvar... 5 2.2.3 Møder... 6 3. ÆNDRINGER I LEVERANDØRENS SAMARBEJDSORGANISATIONEN... 6 Bilag 7 - Samarbejdsorganisation Side 2/6
1. FORMÅL MED NÆRVÆRENDE BILAG I dette bilag fremgår krav til den samarbejdsorganisation, som etableres mellem Kunden og Leverandøren efter Kontraktens underskrivelse. Samarbejdsorganisationen etableres med henblik på at skabe de bedst mulige rammer for styring af Kontraktens Leverancer. Alt udover konkurrencekrav i nærværende bilag er minimumskrav og skal derfor opfyldes uden forbehold. 2. KRAV TIL SAMARBEJDSORGANISATION Det er et krav, at Leverandøren indgår i en projektgruppe og driftsorganisation. Disse er beskrevet nedenfor. Leverandøren modtager ikke særskilt vederlag for deltagelse i samarbejdsorganisationen. 2.1 Projektgruppe Kundens og Leverandørens deltagere udgør i fællesskab projektgruppen. Projektgruppen er aktiv i transitionsprojektet og nedlægges i forbindelse med dettes afslutning. Problemstillinger, som ikke kan løses i projektgruppen, eskaleres til Kundens drift s- chef, som herefter sikre retmæssig håndtering og eventuel eskalation. 2.1.1 Leverandørens deltagelse og ansvar Leverandøren skal som minimum bidrage med en projektleder. Leverandøren forventes at inddrage teknisk bistand i det omfang, det er relevant for behandling af konkrete forhold. Leverandørens projektleder har ansvar for at bidrage til transitionsprojektets gennemførelse, herunder specifikt at udarbejde tidsplan for transitionsfasen jf. bilag 4 sikre overholdelse af tidsplanen risikostyring at planlægge og afvikle projektstatusmøder samt udarbejde referat at udarbejde fremdriftsrapportering til projektgruppen Bilag 7 - Samarbejdsorganisation Side 3/6
at afklare tekniske informationer til brug i transitionsfasen og ved bestillinger af nye WAN forbindelser. Herunder også valg af interfacetype jf. bilag 3 punkt 4.2.1. 2.1.2 Kundens deltagelse og ansvar Kunden bidrager med en projektleder og en netværkstekniker. Kunden kan inddrage yderligere medarbejdere i det omfang, at det er relevant for behandling af konkrete forhold. Kundens deltagere i projektgruppen har ansvar for at bidrage til transitionsprojektets gennemførelse, herunder specifikt at stille nødvendig dokumentation til rådighed at give input til samt godkende tidsplanen for transitionsfasen at deltage i projektstatusmøder at godkende fremdriftsrapportering pr. leverancegruppe at afklare tekniske informationer til brug i transitionsfasen og ved bestillinger af nye WAN forbindelser. Herunder også valg af interfacetype jf. bilag 3 punkt 4.2.1. 2.1.3 Møder I afklaringsfasen mødes projektgruppen én gang hver 14. dag. I transitionsfasen mødes projektgruppen én gang månedligt. Finder projektgruppen det relevant, har denne mandat til at ændre frekvensen for mødeaktiviteterne. Møder i forbindelse med transitionsprojektet skal afholdes fysisk hos Kunden, medmindre andet aftales med Kunden. Leverandøren skal kunne deltage i møde med et varsel på mindst 5 Arbejdsdage. Leverandøren indkalder og udfærdiger dagsorden til møderne samt forestår referat af møderne. Dagsordenen skal være sendt til projektgruppen mindst 2 Arbejdsdage før mødets afholdelse. 2.2 Driftsorganisation Kundens og Leverandørens deltagere udgør i fællesskab driftsorganisationen. Drift s- organisationen skal etableres umiddelbart efter kontraktunderskrivelse og løber de r- efter i hele Kontraktens levetid. Bilag 7 - Samarbejdsorganisation Side 4/6
Samarbejdet skal være organiseret således, at driftsorganisationen kan håndtere alle forhold, der relaterer sig til de leverede Ydelser, herunder det daglige arbejde med fejlrettelser og eventuelle Service requests fra Kunden. 2.2.1 Leverandørens deltagelse og ansvar Leverandøren skal som minimum bidrage med en Account Manager og en Service Delivery Manager (SDM). Leverandøren forventes at inddrage teknisk bistand i det omfang, det er relevant for behandling af konkrete forhold. Leverandørens Account Manager forventes at varetage det kommercielle samarbejde mellem Kunde og Leverandør. Leverandørens SDM er Kundens primære kontaktperson og overfor Kunden ansvarlig for alle Leverancer og kvaliteten heraf. I afklaringsfasen er Leverandørens SDM ansvarlig for: at udarbejde en driftshåndbog med det formål at skabe en operationel udgave af Kontraktens indhold og forpligtigelser at udarbejde skabelon for driftsrapport Fra og med leverance af den første forbindelse er Leverandørens SDM ansvarlig for: rapportering jf. bilag 6 at planlægge og afvikle driftsstatusmøder samt udarbejde referat løbende dialog med Kunden opdatering af driftshåndbog ved behov opfølgning på sikkerhed hos Leverandøren og dennes underleverandører 2.2.2 Kundens deltagelse og ansvar Kunden bidrager med en driftschef. Kunden kan inddrage yderligere medarbejdere i det omfang, at det er relevant for behandling af konkrete forhold. Kundens driftschef har det drifts- og kontraktmæssige ansvar og er Leverandørens primære kontaktperson. I afklaringsfasen bidrager driftschefen: til udarbejdelse af en driftshåndbog med det formål at skabe en operationel udgave af Kontraktens indhold og forpligtigelser Bilag 7 - Samarbejdsorganisation Side 5/6
med input til udarbejdelse af skabelon for driftsrapport samt godkendelse heraf Fra og med leverance af den første forbindelse er Kundens driftschef ansvarlig for: at deltage i driftsstatusmøder løbende dialog med Leverandøren input til opdatering af driftshåndbog ved behov 2.2.3 Møder I driftsfasen afholdes der løbende driftsstatusmøder mellem Kunde og Leverandør. Statusmødernes formål er primært en gennemgang af driftsrapporter og evaluering af evt. incidents i perioden, men andre emner kan også tages op efter behov. Statusmøderne afholdes kvartalsvist umiddelbart efter, at rapporteringen er gjort tilgængeligt for Kunden. Leverandøren indkalder til møder, udarbejder dagsorden og forestår referat af møderne. Møderne kan holdes som videomøder. I møderne deltager Leverandørens Account Manager og Service Delivery Manager samt Kundens Driftschef. 3. ÆNDRINGER I LEVERANDØRENS SAMARBEJDSORGANISATIONEN Ved ændringer i Leverandørens bemanding af ovennævnte roller, skal Kunden i n- formeres med rettidig omhu og der skal sikres overlevering af viden i Leverandørens organisation. Bilag 7 - Samarbejdsorganisation Side 6/6