Referat fra bestyrelsesmøde i Pileforeningens bestyrelse. Lørdag d. 2. april 2011 Tilstede: Lis, Anna E. Vibeke, Emma, Susanne og Hanne. Afbud: Lise Ref.: Hanne Referatet sendes til bestyrelsen og regnskabsføreren og lægges på hjemmesiden. Dagsorden: 1) Sekretariat og administration. 2) Økonomi. 3) Hjemmeside. 4) Udvalg og arrangementer. 5) Møder og generalforsamling i 2011. 6) Punkter til næste møde 7) Eventuelt. 1) Sekretariat og administration. Designbeskyttelse. På baggrund af, at et pilefirma har fået designbeskyttet sine piletræer, er emnet drøftet. Det blev besluttet, at hvis der kommer en konkret henvendelse om, krænkelse af designbeskyttelse fra et firma, vil pilebestyrelsen tage stilling til, hvad der konkret skal gøres, og hvorvidt der skal rettes henvendelse til firmaet, der har designbeskyttelsen. Formular vedr. Bliv medlem af Pileforeningen : Formularer til indmelding i Pileforeningen vil bl.a. blive udleveret på festivalerne, hvor der vil blive gjort fremstød for at verve medlemmer. Ved kontantbetaling vil velkomstpakke blive udleveret med det samme. Medlemskort: Medlemskortet vil fremadrettet være på bagsiden af Pilebladet. Farverne vil blive ændret fra år til år, så det er nemt at kontrollere. Annonce: Der er udarbejdet en ny annonce til Husflids Foreningens medlemsblad. Annoncen er ikke så stor. Dele af den kan evt. bruges til andre annoncer. Der arbejdes videre med en standardiseret annonce, der kan bruges i forskellige sammenhænge. 2) Økonomi. Forud for bestyrelsesmødet er status fra regnskabsfører ikke udsendt. Kassereren gennemgik de forskellige poster. 1
1147 medlemmer, 27 udenlandske, + 9 gratister, det vil sige diverse foreninger, som Pileforeningen bytter blade med. Medlemsnedgangen betyder mistet ca. 40.000,- kr. i mistet medlemskontingent. Rykkeproceduren har ikke medført yderligere medlemmer. Økonomien ser ok ud, men hjemmesiden har trukket ekstra økonomi, idet hjemmesiden har kostet ca. 99.000,- kr., hvilket er 2 x 15.000,- kr. ekstra i forhold til budgetteret. Ved kørsel i forhold til Pileforeningens arbejde ydes der Kilometertakst, der fast er: 3,56,- kr. Der mangler bogføring af 15.000,- kr. i forhold til udbetalt legat. Der handles ikke specielt på underskuddet, da det er forventede ekstra udgifter. 3) Hjemmeside. Status i forhold til hjemmesiden og leverandørerne: Lay-outet er ved at være færdig. Der arbejdes på sigt på, at Pileforeningen selv står for hjemmesiden. 4) Udvalg og arrangementer. Bladudvalget: Hidtidige redaktør på bladet, stopper, når juni-bladet er udkommet. Redaktørerne har samlet artiklerne og sat siderne op, og sendt bladet til korrekturlæserne, og dernæst til trykkeriet. Der er valgt en anden redaktør. 10. juni er der dead-line til næste blad. Alle udvalg skal opdateres og sættes i Pilebladet. Tilmelding til Moesgaard skal med i næste blad. Der skal arbejdes med på efter næste festival at få billeder med og en artikel eller to med i juni bladet. Festivaler: Der forsøges med at lave Moesgaard Festival mere folkeligt. Temaet til festivalen er FLET FLOT - til Haven. Der arbejdes på at lave en pilehytte by på festivalpladsen. Samarbejdsaftalen for 2011 med Moesgaard er underskrevet og vil blive lagt på hjemmesiden. Temaet for Sjælland Festivalen er hatte. Alle boder skal komme med en hat, der er lavet af naturmateriale. Alle boder skal have en lille workshop i tilknytning til boden. Hver enkelt bod står selv for aktiviteten og økonomien omkring dette. I forbindelse med gæster til festivalerne og ting der lejes ind, skal der være aftale-papirer. Der bevilliges 5.000,- kr. til telt/solsejl, der skal kunne lånes af flettekredsene. Hjemmesideudvalg: Hjemmesiden er efterhånden ved at være på plads og de sidste forskellige problemstillinger er ved at være løst. 2
Der blev drøftet en anden hjemmeside: www.amio.dk, hvor man kan oprette sin butik, hvor der er mulighed for at sætte sine varer på. Der vil blive rettet henvendelse til Amio. Der lægges et link på hjemmesiden under salg, og henvises til det i næste bladudvalget. Opskrifter skal lægges på hjemmesiden. På Hadsten vil der blive opfordret til at der beskrives flettetekniker og tages billeder. Dyrkergruppen: Dyrkergruppen består nu af: Hanne Stærdahl Villadsen, Mette Bernth, Kjeld Høgsvig, Erland Andersen og Verner Nielsen, der også er kontaktperson for gruppen. Der blev i bestyrelsen rejst forslag om at der skal arbejdes med at lave nøje beskrivelser af de mest almindelige pilesorter. Dyrkergruppen kommer med en bod om information om dyrkning af pil, sygdomme med mere på Moesgaard Festival. De kontaktes, om de er interesseret i at deltage på Sjællands Pilefestival. Pilens dag: Pilens dag er næste gang d. 7. maj 2011. Der har været afholdt møde med Hjerteforeningen om et samarbejde. Der er skrevet ud til alle flettekredse. Der er kommet positiv tilbagemelding fra i alt 11. Efterfølgende har Hjerteforeningen skrevet og meddelt Pileforeningen, at de alligevel ikke har ressourcer til at indgå i samarbejdet, grundet en mærkedag i Hjerteforeningen, der ligger i umiddelbar tilknytning til Pilens dag. Flettetræf: Næste flettetræf er i uge 27 i Hadsten. Ugen starter fra mandag d. 4. juli til søndag d. 10. juli. Der kommer 7 undervisere, og der er plads til 10 deltagere pr. underviser. Der er pt. 12 ledige pladser. Der skrives til alle flettekredse. Hvis konsekvensen er, at der ikke kommer nok deltagere, vil deltagerne fra den ene workshops forsøges omplaceret til øvrige workshops. Udvalget skal komme med et budget for udgifter til flettetræffet. Budget afventer i forhold til tilmeldinger. Hadsten kontaktes, hvis det ikke lykkes at få de sidste pladser besat. Legater: Der er kommet to ansøgninger på 2 x 7.500,- kr., der er positivt behandlet Database for materialer fra Borneo til almen brug i pileforeningen. Studietur til USA til en enkelt person. Der skal laves noget til Pileforeningens almen interesse. Vil blive offentliggjort på hjemmesiden med dead-line for ansøgninger, og hvem der har modtaget legater. Bogsamling og materialer: Alle titler og billeder af alle bøger i biblioteket er nu oprettet. De ligger på hjemmesiden. Bøger og salgsvarekasserne samles. Plakatudvalg: Der er budgetteret 5.000,- kr. til trykning af plakater. Udlandsrejse: Der foregår en stor international pilefestival i Polen i august i ugen efter Pilefestivalen på Moesgaard. Der undersøges muligheder for rejse og overnatning. 3
Lokale arrangementer: Der har været kontakt til Jan Johanson og Tim om at lave en flettet dome. Der var forskellige forslag til placering. Budget: 40.000,- kr., 10.000,- kr., til workshop, 20.000,- kr. fra pileforeningen, 10.000 fra øvrige. Kreative husflidsmesser flettekredsene er blevet kontaktet om deltagelse på messen. Der skrives på hjemmesiden vedr. dette. Samarbejde med udenlandske foreninger: Ane Lyngsgaard haft kontakt til Basketmakers Association. Deres blade sendes fremover til Anne Mortensen Samarbejde med relaterede foreninger: Udveksling af annoncer med Hobby-Nyt, og Husflid. Fritidsmarkedet kontaktes, for at høre, om de er interesseret i en artikel om Pileforeningen. Presse og markedsføring + opsøgende arbejde: I forbindelse med Pileforeningens 15 års jubilæum i 2012 overvejes der en landskonkurrence eller andet spændende. Der efterlyses gode idéer på hjemmeside og i Pilebladet. Der søges efter presseudvalg på hjemmesiden og i Pilebladet. Medlemsfordele: Der arbejdes fortsat med at få medlemsfordele. Fremadrettet vil det blive sådan, at navn og adresse, samt medlemsnummer på bagsiden af Pilebladet skal kunne klippes ud eller kopieres og bruges som medlemskort. I forhold til festivalen udleveres en lille gave ved forevisning af medlemsgave ved forevisning af medlemskortet, samt gives 25 % rabat på køb af Pileforeningens varer på Festivalen. Flettekredse: Der er på landsplan 43 flettekredse. Der er startet to nye Flettekredse i syd og Sønderjylland, Esbjerg og Vejen. Der kommer en artikel om, hvordan flettekredse kan startes op. Der tilbydes hjælp til flettekredse vedr. hjemmesiden. 5) Møder og generalforsamling i 2011. 3. Juni fra kl. 16 22: Bestyrelsesmøde på Liselund Pilefestival Sjælland d. 4. og 5. juni Lørdag: Susanne, 10 12, 12 17: Lise og Anna Søndag: Lise 10-12, 12 17: Lis og Vibeke 19. aug. fra kl. 16 22: Bestyrelsesmøde 20. aug. Generalforsamling kl. 18 på Moesgaard 21. aug. konstituering. 6) Punkter til næste møde: jubilæum. Landsstævne Landskonkurrence Domen 4
Generalforsamling Budget Teknisk support og forsat udvikling af hjemmeside økonomi Festival Moesgaard medlemsteltet minikonkurrence? 7. Eventuelt. Intet til referat. 5