Indledning Energistyrelsen indbyder hermed alle interesserede og kvalificerede leverandører til at ansøge om prækvalifikation til at afgive tilbud på kommunikationsydelser til Energistyrelsen. Baggrund og formål Energistyrelsen gennemfører hvert år kommunikations- og kampagneaktiviteter om energiforhold rettet mod borgere, erhvervsvirksomheder og myndigheder. For at sikre en fortsat kreativitet i kommunikationsydelserne vil Energistyrelsen udbyde en rammeaftale om levering af kommunikationsydelser. Energistyrelsen forventer, at indgå en rammeaftale med 3 5 kommunikationsbureauer, som skal varetage Energistyrelsens reklameopgaver i forbindelse med Energistyrelsens informationsaktiviteter. I denne indbydelse til ansøgning om prækvalifikation indbydes kvalificerede leverandører til at indsende ansøgninger om prækvalifikation. Energistyrelsen forventer at prækvalificere 8 12 bureauer, som herefter vil blive indbudt til at indsende tilbud om indgåelse af rammeaftale om levering af kommunikationsydelser til Energistyrelsen. Udbudsbetingelser Betingelserne for indbydelsen til prækvalifikation er fastlagt i henhold til udbudsdirektivet (direktiv 2004/18) offentliggjort d. 19. juni 2015 i TED-databasen. Energistyrelsen er ansvarlig for, at indbydelsen til prækvalifikation gennemføres i overensstemmelse med EU's udbudsregler, herunder at de grundlæggende principper om gennemsigtighed og ligebehandling respekteres under processen. Ansøgere til prækvalifikation må derfor påregne, at Energistyrelsen vil afvise ansøgninger, der er fejlbehæftede eller mangelfulde. Det er ansøgers risiko, at ansøgninger om prækvalifikation afgives i overensstemmelse med EU's udbudsregler. Ordregivende myndighed Ordregiver under denne indbydelse til prækvalifikation er: Energistyrelsen Amalievej 44 Alle henvendelser om yderligere oplysninger, dokumentation mv. skal rettes til Energistyrelsen udpegede kontaktperson, som er: Frederik Hyllested Amalievej 44 Tlf.: 33 92 77 98, e-mail: fhy@ens.dk Side 1 af 5.
Ansøgningernes indhold Kravspecifikation og vilkår for rammeaftale samt indholdet i ansøgninger om prækvalifikation er beskrevet i vedlagte bilag. Bilag A: Kravspecifikation og vilkår for rammeaftale. Bilag B: Krav til ansøgningerne om prækvalifikation Ansøgere til prækvalifikation opfordres til straks ved modtagelsen af nærværende materiale at sikre sig, at det modtagne eksemplar er fuldstændigt. Ansøgning om prækvalifikation Ansøgningen gennemføres som offentligt udbud, hvilket indebærer, at enhver har ret til at indsende ansøgning om prækvalifikation. Udvælgelseskriterier (mindste krav) Personlige forhold Ansøger om prækvalifikation skal dokumentere ikke at være omfattet af de udelukkelsesgrunde, der er anført i Udbudsdirektivets artikel 45 stk. 1 og stk. 2 litra a, b, c, e og f. Dvs. bl.a. udelukkelsesgrunde om konkurs og strafbare forhold. Ansøger skal som dokumentation herfor fremsende: Udfyldt Tro og love-erklæring vedr. gæld til det offentlige på over 100.000 kr., jf. bekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997, og at tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i art. 45, stk. 1 stk. 2. En Tro- og love erklæring kan downloades fra Udbudsportalens hjemmeside: http://www.udbudsportalen.dk/vaerktoej/standard-skabeloner/tro-og-loveerklaringer/ En kopi af Serviceattest udstedt af Erhvervsstyrelsen eller lignende dokumentation udstedt af relevante myndigheder. Serviceattesten må højst være 6 måneder gammel regnet fra tilbudsfristen. Serviceattesten kan rekvireres via Erhvervsstyrelsens hjemmeside: http://www.virk.dk/myndigheder/stat/erst/anmodning_om_serviceattest_-_ny Der gøres opmærksom på, at Erhvervsstyrelsen kan have en sagsbehandlingstid på ca. 2 uger. Derudover er det et krav, at ansøger inden for de sidste tre år har haft mindst et år med en omsætning på over 5 mio. kr. Som dokumentation herfor skal ansøgningen vedlægges kopi af årsrapport fra et af de sidste tre år, der dokumenterer dette. Ansøgere, der lever op til mindstekravene, og som i øvrigt har afgivet en konditionsmæssig ansøgning, vil blive taget i betragtning. De øvrige kriterier for udvælgelse af ansøgninger til prækvalifikation fremgår af bilag B. Side 2 af 5.
Aflevering af ansøgning. Frist for modtagelse af ansøgninger til prækvalifikation er mandag den 10. august 2015 kl. 12. Ansøgninger skal være skriftlige og sendes til/afleveres på følgende adresse: Fredrik Hyllested Amaliegade 44 Formkrav Følgende forudsætninger er gældende i forbindelse med afgivelse af ansøgninger: Ansøgningen bedes afleveret i én papirbaseret underskrevet original og en papirbaseret kopi samt en elektronisk version på usb-stik. Ansøgningen skal udarbejdes på dansk. Ansøgningen skal være mærket: `Ansøgning til prækvalifikation vedr. kommunikationsydelser. - Må ikke åbnes`. Spørgsmål - orienteringsmøder, betingelser osv. Spørgsmål stillet inden 29. juni 2015 vil blive besvaret senest 13. juli 2015. Spørgsmål, der stilles senere, vil alene blive besvaret i det omfang det er muligt, dog ikke senere end 6 dage før fristen for indsendelse af ansøgningen. Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt. Spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort på Energistyrelsens hjemmeside. Tidsplan Prækvalifikationen forventes gennemført i henhold til nedenstående tidsplan: Aktivitet Dato Offentliggørelse af prækvalifikationsmateriale Fredag den 19. juni 2015 Frist for indsendelse af spørgsmål Mandag den 29. juni 2015 Besvarelse af spørgsmål Torsdag den 16. juli 2015 Orientering om udvælgelse af ansøgere til afgivelse af tilbud Offentliggørelse af udbud om rammeaftale vedrørende kommunikationsydelser Fredag den 21. august 2015 Mandag 31. august 2015 Side 3 af 5.
Frist for indsendelse af tilbud Mandag den 12. oktober kl. 12 Orientering om udvælgelse af tilbudsgivere til indgåelse af kontrakt Mandag den 29. oktober Det understreges at tidsfristerne for gennemførelse af udbuddet om rammeaftalen er omtrentlige. Disse frister vil blive fastlagt i forbindelse med offentliggørelsen af udbuddet. Fortrolighed Ordregiver vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysninger i ansøgningerne, som angår ansøgernes fortrolige forretningsmæssige forhold, jf. udbudsdirektivets art. 6. Oplysning om underleverandører/konsortiedannelse Ansøgerne skal klart og entydigt i ansøgningerne angive, hvilken juridisk person, der er ansøger og dermed ansvarlig over for Energistyrelsen. Konsortier: Hvis ansøgningen afgives af et konsortium omfattende flere ansvarlige virksomheder, skal de i konsortiet deltagende juridiske personer hver især angives klart og entydigt. Deltagere i konsortiet hæfter efterfølgende solidarisk for et tilbud og evt. kontrakt. Underleverandører: Såfremt ansøger vælger at anvende underleverandører til udførelsen af de ydelser, der indgår i rammeaftalen, ønskes navne på den eller disse juridiske personer angivet klart og entydigt i ansøgningen. Anvendelse af underleverandører kan ikke fritage eller begrænse leverandørens fulde ansvar under eventuel kontrakt. Annullering Indtil invitationen om ansøgning til prækvalifikation er afsluttet med udvælgelse af virksomheder, der indbydes til at afgive tilbud, kan prækvalifikationen annulleres af Energistyrelsen, hvis der er en saglig grund herfor. Ved evt. annullering sker der ingen erstatning for udgifter i forbindelse med udarbejdelse af ansøgninger om prækvalifikation. Aktindsigt Der gøres opmærksom på, at offentlige myndigheder er omfattet af lov om offentlighed i forvaltningen. Resultatet af prækvalifikationen vil alene og i anonymiseret form blive videreformidlet til ansøgere, hvis ansøgninger er konditionsmæssige. Energistyrelsen er dog forpligtet til, på baggrund af evt. anmodning om aktindsigt, at foretage en vurdering af, hvorvidt der kan gives aktindsigt, og i givet fald hvilke oplysninger, der kan gives aktindsigt i. Der kan evt. gives afslag om aktindsigt i konkrete ansøgninger eller dele heraf, såfremt det vurderes, at der er begrundelse herfor. Der kan eksempelvis gives afslag på aktindsigt, hvis ansøgningen indeholder oplysninger, som kompromitterer ansøgerens forretningshemmeligheder eller lignende. Side 4 af 5.
Tjekliste Oversigt over hvilket materiale der skal fremgå af en ansøgning om prækvalifikation: 1. Tro- og love erklæring 2. Serviceattest 3. Beskrivelse af bureauets kompetencer (max 10 A4-sider) 4. Referencer (max 5 stk. der sammenlagt må fylde max 5 A4-sider) Side 5 af 5.