Byggestyringsregler 2011

Byggestyringsregler 2011

Byggestyringsregler - 2011 2 1. Indholdsfortegnelse 2. Baggrund... 2 3. Formål... 2 4. Anvendelsesområde... 3 5. Kompetence og opgavefordeling... 3 6. Administrative regler og retningslinjer Bilag 1 og 2... 6 7. Projektforløb/metode... 6 8. Ikrafttræden... 6 2. Baggrund Med ønsket om at indføre overordnede bestemmelser for den politiske og administrative behandling af bygge- og anlægsopgaver på anlægsbudgettet besluttede Byrådet den 19-12-2007 at godkende Byggestyringsregler Oktober 2007. Byrådet besluttede den 25-11-09, ved indførelse af FM-mellem model, at en revideret udgave af byggestyringsreglerne politisk godkendes. Implementering af FM-mellem betød bl.a.: at Økonomiudvalget overtog ansvaret for ejendommene at de enkelte fagudvalg fungerer som brugere og bestillere af arealer og bygninger at anlægsopgaver vedrørende ejendomme skal ligge i Økonomiudvalget at By og Miljø fremadrettet skal varetage projektlederrollen for alle faser af et byggeri at skoler og institutioner skal opfatte sig som lejer og bruger og ikke som ejer og bruger at der skal etableres et tæt samarbejde mellem Ejendomme, fagafdelingen og institutioner for at sikre at bygningerne understøtter behovene Ovennævnte beslutninger er således indarbejdet i denne reviderede udgave af Byggestyringsregler 2011. I revisionen af de eksisterende byggestyringsregler har det samtidigt været vigtigt at tilpasse processen til PRINCE2 som er Hillerød Kommunes projektmodel, således at parallelle standarder undgås. Dette betyder i praksis, at byggestyringsreglerne er suppleret med nogle overordnede PRINCE2-projektstyringsprincipper i den indledende fase Start af projekt, hvori arbejdet med at udforme projektets grundlæggende målsætninger i forhold til kunder eller brugere pågår. Det kan her nævnes at Kvalitetsplan som tidligere blev udarbejdet i forbindelse med opstart af et projekt, er erstattet af Business Case. Denne danner herefter det formelle aftalegrundlag mellem byggeudvalget og brugerne for løsning af opgaven og skal ved hvert faseskift gennemgås og opdateres i relation til eventuelt aftalte ændringer. Byggestyringsreglerne består herefter af 5 faser som illustreret i Bilag 1 og 2. 3. Formål Formålet med byggestyringsreglerne er at sikre, at alle kommunale bygge- og anlægsopgaver behandles ensartet i det politiske system, og at der sker en rationel administrativ sagsbehandling. Byggestyringsreglerne indeholder de overordnede bestemmelser for den politiske og administrative behandling af bygge- og anlægsopgaver på anlægsbudgettet. Med vedtagelse af anlægsbudget og anlægsplan fastlægger Byrådet, hvilke opgaver der skal udføres.

Byggestyringsregler - 2011 3 4. Anvendelsesområde Reglerne finder anvendelse i alle tilfælde hvor Hillerød Kommune selv er bygherre, eller hvor Hillerød Kommune i samarbejde med en ekstern bygherre er økonomisk involveret. I hovedsagen kan bygge- og anlægsopgaver inddeles i følgende to kategorier: 1. Kommunale bygge- og anlægsopgaver uanset benyttelsesformål 2. Bygge- og anlægsopgaver i samarbejde med ekstern bygherre (selvejende institution og boligselskaber) Byggestyringsreglerne skal medtages i kontrakter med eksterne rådgivere. I samarbejde med eksterne bygherrer og driftsherrer skal organisationsform og rollefordeling beskrives. Ligeledes skal det beskrives, hvem der er øverst ansvarlig med hensyn til indhold og økonomi. 5. Kompetence og opgavefordeling Bygge- og anlægsopgaver opdeles i faser, som er nærmere illustreret i Bilag 1 og 2. Faseopdelingen beskriver og illustrerer, hvor langt opgaven er i processen, hvilket materiale der skal tilvejebringes og hvilke beslutninger, der skal træffes for at komme videre. Den politiske og administrative behandling af en bygge- og anlægsopgave i de forskellige faser fremgår ligeledes af opgavebeskrivelse og ansvarsfordeling i Bilag 1 og 2. Fagudvalget er initiativtager til nye bygge- og anlægsopgaver i samarbejde med de respektive direktørområder/afdelinger og By og Miljø. Opgaver defineres af By og Miljø i samarbejde med direktørområde/afdeling med henblik på optagelse på budgettet. Prioritering af Bygge- og anlægsopgaver sker i forbindelse med vedtagelse af anlægsbudget og anlægsplan. Bygge- og anlægsopgaver igangsættes af Byggeudvalget (Økonomi eller Fagudvalg) ved godkendelse af fremlagte dagsordenpunkter med bevillingsbeslutning. By og Miljø har ansvaret for sagsbehandlingen gennem alle faser. 5.1. Byggeudvalg Økonomiudvalget er det politiske byggeudvalg for nye bygge- og anlægsopgaver, jf. gældende Styrelsesvedtægt for Hillerød Kommune. Økonomiudvalget kan dog beslutte at nedsættes et særskilt byggeudvalg, bestående af formanden fra det relevante fagudvalg og Økonomiudvalget. Dette besluttes i forbindelse med udarbejdelse af projektkommissorium. 5.1.1. Byggeudvalgets opgaver Byggeudvalget har det overordnede ansvar for projektets gennemførelse og skal sikre at der foreligger et projektkommissorium godkendt af Fagudvalget for Start af projekt der som minimum indeholder en kort beskrivelse og begrundelse for igangsætning af opgaven, organisationsform og valg af styregruppeformand. Byggeudvalget har ansvaret for, at bevillinger og rådighedsbeløb, der er tildelt udvalget, ikke overskrides samt sikre de nødvendige politiske beslutninger, hvis yderligere bevillinger er nødvendige, jf. Styrelsesvedtægt, Hillerød Kommune.

Byggestyringsregler - 2011 4 Byggeudvalget er den første politiske instans, der behandler en given bygge- og anlægssag, inden den går videre til behandling i Byrådet. Såfremt Økonomiudvalget har besluttet at uddelegere opgaven som byggeudvalg enten til et fagudvalg eller til et særskilt byggeudvalg, jf. pkt. 4.1, vil den politiske beslutningsprocedure være som følgende: Byggeudvalg, Økonomiudvalg og Byråd godkender Business Case, rådighedsbeløb, anlægsbudget og igangsætning af Fase A Bygge- og anlægsprogram. Byggeudvalg, Økonomiudvalg og Byråd godkender resultatet af det udbudte anlægs- og byggeprogram og meddeler anlægsbevilling og igangsætning af Fase B projektforslag. Byggeudvalg, Økonomiudvalg og Byråd meddeler anlægsbevilling og igangsætning af Fase C i forbindelse med godkendelse af projektforslag. Byggeudvalget godkender væsentlige faser under byggesagen herunder, licitationsresultat, valg af entreprenør(er) i forbindelse med udførelsesfasen og byggeriets afslutning. Byggeudvalg, Økonomiudvalg og Byråd godkender anlægsregnskab. 5.2. Fagudvalg Fagudvalg fungerer som bruger og bestiller af arealer, anlæg og bygninger. Fagudvalget skal som bruger og bestiller af arealer, anlæg og bygninger sikre at der udarbejdes et projektkommissorium før projekt start. Projektkommissorium udarbejdes i tæt samarbejde mellem By og Miljø og det enkelte fagområde. Det skal som minimum indeholde en beskrivelse af projektets baggrund, projektmål, kvalitetsforventninger, brugerinddragelse, økonomi, samt forslag til styregruppeformand. Fagudvalget godkender Business Case ved Start af Projekt inden politisk behandling i Byggeudvalget. I de øvrige faser holdes fagudvalget løbende underrettet om processen via de politiske beslutninger, samt ved udarbejdelse og godkendelse af staderapporter. Staderapporter uarbejdes af projektlederen fra By og Miljø og forelægges løbende igennem hele processen. 5.2. Styregruppe Alt afhængig af størrelsen og karakteren af bygge- og anlægsopgaver besluttes det, om der skal nedsættes en administrativ styregruppe med deltagelse af ledende beslutningstagere, som repræsenterer bygherre, bruger og leverandør (eksterne rådgiver). Med mindre andet aftales har chefen fra By og Miljø (bygherre) formandsposten. Denne opgave kan dog uddelegeres til en fra By og Miljøs ledergruppe. Styregruppen følger projektet gennem alle faser og skal godkende og tage stilling til overordnede spørgsmål vedrørende organisationsplan, tidsplan, ressourcer, kvalitet, budget og budgetopfølgning. Styregruppemøde afholdes ved faseskift eller når det skønnes nødvendigt. Styregruppen indkaldes af den ansvarlige projektleder. Projektlederen udarbejder dagsorden for møderne og sikre at den nødvendige information er til stede. Styregruppen udpeger en projektsekretær som referent ved møderne. Styregruppen har det formelle administrative ejerskab af projektet og refererer direkte til byggeudvalget. 5.2.1. Styregruppens opgaver Styregruppens formål er at sikre gennemførelsen af bygge- og anlægsopgaver i henhold til de aftalte målsætninger og succeskriterier. En væsentlig opgave for styregruppen er, at tage stilling til eventuelle afvigelser, ekstraomkostninger og ændringer i forhold til det aftalte projektgrundlag (Business Case). Når styregruppen nedsætter sig, skal den formulere sit kommissorium. Styregruppen underretter byggeudvalget i tilfælde af væsentlige ændringer og projektfordyrelser der ikke kan rummes inden for anlægsbudgettet. I forbindelse med denne underretning vedlægges strategi for løsning af problemet. Byggeudvalget indstiller til Byrådet om projektets videre forløb på baggrund heraf, jf. Styrelsesvedtægt for Hillerød Kommune.

Byggestyringsregler - 2011 5 Det er styregruppens opgave at sikre at inddrage byggeudvalget, når dette er påkrævet (jf. ovenstående) samt sikre at den nødvendige information er til stede for et beslutningsgrundlag. Styregruppen skal ligeledes sikre at der foreligger en tids-, handle- og kommunikationsplan ved projektstart, som giver byggeudvalget en rettesnor for projektforløbet, og for hvornår udvalget kan forvente at blive direkte inddraget. Dagsordenpunkter til Byggeudvalget udformes af projektleder i overensstemmelse med Kommunens gældende retningslinjer herom, og alle relevante bilag bliver lagt på sagen, så de er tilgængelige for udvalgets medlemmer. Styregruppens opgaver kan herudover afhænge af den valgte arbejdsform, der gælder for byggeeller anlægsopgaven. Dette kan f.eks. være tilfældet i visse former for partneringsamarbejde. I disse bygge- eller anlægsopgaver defineres styregruppens opgaver nærmere i Business Case. 5.3. By og Miljø/Projektleder By og Miljø er kommunens bygherrerepræsentant og har som sådan det overordnede ansvar for projektstyring i hele bygge- og anlægsopgavens forløb. By og Miljø igangsætter forslag til projekter via beskrevne og analyserede behov. Initiativ til dette kan komme fra Fagudvalg, By og Miljø eller fra det enkelte direktørområde/afdeling. By og Miljø forestår udarbejdelse af projektkommissorium samt Business Case, m.v. i samarbejde med det berørte direktørområde/afdeling og styregruppen. By og Miljø udpeger projektleder til opgaven i eget regi. By og Miljø har ansvaret for inddragelse af kommunens relevante afdelinger / sektioner for løsning af opgaven. Det gælder særligt for sektioner tilknyttet By og Miljø, samt Byrådsservice og Jura, Økonomi og Digitalisering og IKT. Tilknytning af brugere og nødvendig bistand for sikring af byggeriets funktionalitet og faglighed, medtænkes ligeledes og skal beskrives ved udarbejdelse af Business Case. By og Miljø anvender eksterne samarbejdspartnere gennem alle faserne i forbindelse med udarbejdelse af tekniske bygge- og anlægsprogrammer, projektforslag, hovedprojektering, udbudsgrundlag og byggeledelse. By og Miljø har ansvar for indgåelse af kontrakter mellem Kommunen som bygherre og eksterne samarbejdspartnere. By og Miljø har ansvaret for at sikre et fuldstændigt beslutningsgrundlag inden gennemførelsen af en bygge- og anlægsopgave. Projektlederen i By og Miljø har det overordnede ansvar for projektets gennemførelse, økonomi og løbende rapportering til styregruppen, samt ved de 3 årlige budgetopfølgninger i kommunen, herunder varsle i tilfælde af risiko for økonomiske overskridelser. Varsling skal indeholde strategi for løsning. 5.4. Direktørområder / afdelinger. Det direktørområde eller den afdeling som er bestiller af opgaven, skal udpege en sagsansvarlig person til at bistå By- og Miljø s projektleder med løsning og planlægning af opgaven. Den valgte sagsansvarlige skal deltage i samtlige faser for gennemførelse af projektet. Hvis flere direktørområder er involveret i opgaven, aftales den indbyrdes opgave- og ansvarsfordeling direktørområderne imellem, inden projektstart. Det direktørområde eller den afdeling som inddrages i opgaven har det formelle ansvar for at sikre at det foreliggende projektkommissorium er fyldestgørende i beskrivelse af de faglige og pædagogiske forudsætninger. Direktørområdet skal ligeledes sikre at lejer og bruger af arealer, bygningen og anlæg som bliver berørt af projektet, inddrages i processen, såfremt dette er relevant.

Byggestyringsregler - 2011 6 Direktørområde/afdeling skal sikre indmelding af ønskede deltager til projektgruppen, samt behov for nedsættelse og sammensætning af følgegrupper til projektleder. 5.5. Projektafslutning Alle projekter (over 2 mio. kr. ekskl. moms) afsluttes med en regnskabsaflæggelse til godkendelse i Byggeudvalget, Økonomiudvalget og Byrådet. Byggeregnskabet forelægges til revisionspåtegning. Således følger dette, de til enhver tid gældende principper for økonomistyring i Hillerød Kommune. 6. Administrative regler og retningslinjer Bilag 1 og 2 Reglerne i dette afsnit, om faseopdeling og styring af bygge- og anlægsopgaver er i overensstemmelse med almen praksis og generelle aftaler for håndtering af bygge- og anlægsopgaver i bygge- og anlægsbranchen, samt overordnede PRINCE2-projekt-styringsprincipper. Som planlægningsgrundlag for beskrivelse og udarbejdelse af de nævnte faser anvendes relevante paradigmer og standarder udarbejdet af Hillerød Kommune, samt PAR & FRI s ydelsesbeskrivelser for Bygherrerådgivning, Byggeri og Planlægning og Anlæg og Planlægning. Alle opgaver i forbindelse med brug af ekstern rådgivning i By og Miljø håndteres efter gældende regler på området. Det betyder bl.a. at rådgiveropgaver over de til enhver tid fastsatte grænseværdier, udbydes i henhold til gældende annonceringspligt eller EU s Udbudsdirektiv. Aftaler med rådgiver indgås i henhold til ABR89. Ligeledes håndteres entrepriseudbud efter gældende regler. Dette betyder at alle entrepriser enten udbydes efter Tilbudsloven eller efter EU s Udbudsdirektiv, afhængig af de gældende grænseværdier for entreprisesummer. De aftaler der efterfølgende indgås med entreprenøren sker på grundlag af AB92 eller ABT93 afhængig af valgt entrepriseform. 7. Projektforløb/metode Valg af projektforløb/metode vil som regel afhænge af opgavens beskaffenhed, herunder omfang, kompleksitet, skønnet økonomi og politiske ønsker. Den i Bilag 1 og 2 beskrevne faseopdeling er den mest anvendte metode, som typisk finder anvendelse ved udbud i Hoved- eller fagentrepriser. Øvrige udbudsformer kan være Totalentreprise, Partering, Projektkonkurrence, OPP m.v., eller en kombination af disse. Planlægning af bygge- og anlægsopgaver foregår i Start af Projekt samt i Fase A og B. Udførelse, styring og opfølgning af bygge- og anlægsopgaver foregår i Fase C og D. Valg af projektforløb/metode skal derfor fremgå af Business Case ved Start af Projekt som grundlag for en igangsætning, og hvis arbejdet her allerede kræver eksempelvis ekstern rådgivning, skal der bevilges økonomi til dette formål. 8. Ikrafttræden Anbefalet af Økonomiudvalget den 19. januar 2011 Godkendt af Byrådet den 26. januar 2011

Byggestyringsregler - 2011 Bilag 1 START AF PROJEKT Danner grundlag for optagelse af rådighedsbeløb i anlægsbudgettet PROJEKTFORLØB - PROCES Projektkommissorium Udarbejdes af fagområdet i samarbejde med By og Miljø, samt det berørte fagudvalg. Skal indeholde en kort beskrivelse og begrundelse for igangsætning af opgaven, herunder bl.a. sagsbaggrund, projektmål kvalitetsforventninger og valg af styregruppeformand Eksist. paradigma anvendes Business Case (Anlægsønsker) Udarbejdes af projektledelsen indeholdende nødvendige oplysninger og forudsætninger for den mest hensigtsmæssige løsning af opgaven, for at anlægsønsket kan optages på anlægsbudgettet og danne grundlag for igangsætning af FASE A Eksist. paradigma anvendes ANSVARSFORDELING OG OPGAVEBESKRIVELSE Byggeudvalget (som regel ØU) Godkendelse af styregruppens og fagudvalgets indstilling af projektets "Business Case" Sikre optagelse af rådighedsbeløb i anlægsbudgettet og beslutte bevillinger Fagudvalget (FU) Initiativtager til ny bygge- og anlægssager Sikre udarbejdelse af Projektkommissorium - herunder valg af styregruppeformand Godkendelse af styregruppens indstilling af projektets "Business Case" Styregruppen Overordnet ledelse og vejledning i "Start af projekt" Sikre at der er tilstrækkelige ressourcer, tid og økonomi for løsning af opgaven Valg af projektleder Godkendelse af projektets "Business Case" Holde Fag- og Byggeudvalget orienteret og sikre de nødvendige godkendelser By og Miljø Kvalificering af projektkommissorium Udarbejdelse af Business Case - herunder: Vurdering af ressourcer, anlægsøkonomi, tidsplan og løsningsmuligheder (udbudsformer) Afklaring af organisationen og nødvendig brugerindragelse Koordinering af opgavens indhold og omfang Udarbejdelse af dagsorden for politisk godkendelse/indstilling af bl.a. anlægsbevillinger Økonomi: Indarbejde rådighedsbeløb og anlægsbevilling i anlægsbudgettet Kvalitessikre dagsorden for politisk behandling i forbindelse med anlægsbevilling Politisk behandling: FU ØU BY Godkendelse af projektets "Business Case" x x Optagelse af rådighedsbeløb i anlægsbudgettet (x) x x Bevilling for igangsættelse af FASE A (x) x x

Byggestyringsregler - 2011 Bilag 1 FASE A Danner grundlag for bevilling af rådighedsbeløb for igansætning af - Fase B PROJEKTFORLØB - PROCES Bygge- og anlægsprogram Helhedsplan Udarbejdes af By og Miljø, evt. med ekstern rådgivningshjælp. Skal indeholde beskrivelse af alle væsentlige forhold relevant for løsning af opgaven og for indhentning af tilbud hos ekstern rådgiver til brug for igangsætning af FASE B Udarbejdes som regel i forbindelse med større planlægningsogaver, hvor nødvendige overvejelser om arkitektur, funktion, miljø, struktur, demografi m.m. skal foretages som beslutningsgrundlag for det videre arbejde. Eksist. paradigme anvendes ANSVARSFORDELING OG OPGAVEBESKRIVELSE Byggeudvalget (som regel ØU) Godkendelse af styregruppens indstilling af det foreliggende bygge- eller anlægsprogram Bevilling af nødvendige midler for igansætning af FASE B Fagudvalget (FU) Holdes underrettet via politiske beslutninger, samt ved udarbejdelse af staderapporter Styregruppen Overordnet ledelse og vejledning ved udarbejdelse af FASE A Sikre at der er tilstrækkelige ressourcer, tid og økonomi for løsning af opgaven Kvalitetssikring af eksisterende Business Case Godkendelse af udbudsgrundlag og valg af rådgiver Holde Fag- og Byggeudvalget orienteret og sikre de nødvendige godkendelser By og Miljø Udarbejdelse af udbudsgrundlag (Bygge- og anlægsprogram/helhedsplan) herunder: Nedsættelse af projekt- og brugergrupper Valg af ekstern rådgiver og udarbejdelse af aftalegrundlag Styring af eksterne rådgiver ifm. udarbejdelse af bygge- og anlægsprogrammer Koordinering af opgavens indhold og omfang Afklaring af interessenter og af plan- og myndighedsforhold Udarbejdelse af staderapporter og ajourføring af Business Case Intern kvalitetssikring (KS) af projektet Udarbejdelse af dagsorden for politisk behandling Økonomi: Udarbejder kontoplan Kvalitetssikre dagsorden for politisk behandling ifm. anlægsbevilling til rådgivning Politisk behandling: FU ØU BY Godkendelse af udbudsresultatet (x) x x Bevilling for igangsætning af FASE B (x) x x

Byggestyringsregler - 2011 Bilag 1 FASE B Danner grundlag for den samlede anlægsbevilling og igangsætning af Fase C PROJEKTFORLØB - PROCES Projektforslag Dette er en bearbejdelse af det godkendte materiale fra den forrige FASE A i en sådan grad, at alle de for projektet afgørende beslutninger er truffet og indgår i forslaget og kan danne grundlag for de nødvendige politiske beslutninger for den afsatte anlægsbevilling og igangsætning af - FASE C Eksist. paradigme anvendes Dispositionsforslag Dette er en mere grundig og deltaljeret beskrivelse af den forrige - FASE A Udarbejdes og anvendes ved store projekter samt ved bl.a udbud i totalentrepriser, projektkonkurrencer og tidlig partnering opgaver ANSVARSFORDELING OG OPGAVEBESKRIVELSE Byggeudvalget (som regel ØU) Godkendelse af styregruppens indstilling af det foreliggende projekt- / dispositionsforslag Bevilling/frigivelse af de afsatte anlægsmidler for igangsætning af FASE C Fagudvalget (FU) Holdes underrettet via politiske beslutninger, samt ved udarbejdelse af staderapporter Styregruppen Overordnet ledelse og vejledning ved udarbejdelse af FASE B Sikre at der er tilstrækkelige ressourcer, tid og økonomi for løsning af opgaven Kvalitetssikring af eksisterende Business Case Godkendelse af projekt- / dispositionsforslag Holde Fag- og Byggeudvalget orienteret og sikre de nødvendige godkendelser By og Miljø Sikre udarbejdelse af projekt- / dispositionsforslag Valg af ekstern rådgiver og udarbejdelse af aftalgrundlag Styring af eksterne rådgiver ifm. udarbejdelse af projekt- / dispositionsforslag Koordinering af opgavens indhold og omfang Styring af projekt-, bruger-, og bygherremøder Styring af den afsatte økonomi Intern kvalitetssikring (KS) af projektet Udarbejdelse af staderapporter og ajourføring af Business Case Udarbejdelse af dagsorden for politisk behandling Økonomi: Ajourfører konto- / anlægsplanen Kvalitetssikre dagsorden for politisk behandling i forbindelse med anlægsbevilling Politisk behandling: FU ØU BY Godkendelse af det udarbejdede grundlag (x) x x Meddeler anlægsbevilling og igangsætning af FASE C (x) x x

Byggestyringsregler - 2011 Bilag 1 FASE C Danner grundlag for endelig igangsætning og gennemførelse af opgaven PROJEKTFORLØB - PROCES Hovedprojekt Udførelse Hovedprojekt fastlægger opgaven entydigt og med sådan en detaljeringsgrad, at det kan danne grundlag for en endelig afklaring af byggetilladelsens betingelser, samt for udbud og kontrahering med entreprenør. Byggeledelse - processtyring Økonomi- og tidsstyring Fagtilsyn - kvalitetssikring Projektopfølgning Detailafklaring Drifts- og vedligeholdelsesplan Mangelgennemgang Aflevering/overdragelse Ibrugtagningstilladelse /opfølgning ANSVARSFORDELING OG OPGAVEBESKRIVELSE Byggeudvalget (som regel ØU) Godkendelse af styregruppens indstilling af det foreliggende udbudsgrundlag Fagudvalget (FU) Holdes underrettet via politiske beslutninger, samt ved udarbejdelse af staderapporter Styregruppen Overordnet ledelse og vejledning i forbindelse med denne fase Godkendelse af udbudsgrundlag og valg af entreprenør Sikre at der er tilstrækkelige ressourcer, tid og økonomi for løsning af opgaven Kvalitetssikring af eksisterende Business Case Holde Fag- og Byggeudvalget orienteret og sikre de nødvendige godkendelser By og Miljø Styring af eksterne rådgiver ifm. projektering, entreprenørudbud og udførelse Afholdelse af licitation og indstilling af valgt entreprenør Sikre nødvendigt aftalegrundlag i forbindelse med indgåelse af entrepriseaftale Styring af følgegruppe -, og bygherremøder Styring af den afsatte økonomi Udarbejdelse af staderapporter og ajourføring af Business Case Sikre den nødvendige projektgranskning og kvalitetssikring af projektet Deltage i mangelgennemgang Sikre idriftsætning af bygningen og overdragelse til bruger Udarbejdelse af dagsorden for politisk behandling Økonomi: Bidrager med oplysninger i forbindelse med budgetopfølgninger Kvalitessikre dagsorden for politisk behandling i forbindelse med anlægsbevilling Politisk behandling: FU ØU BY Orientering om licitationsresultat og valg af entreprenør (x) x

Byggestyringsregler - 2011 Bilag 1 FASE D Danner grundlag for regnskabsafslutning og mangelansvar PROJEKTFORLØB - PROCES 1 års gennemgang 5 års gennemgang Gennemgang af byggearbejdet Gennemgang af byggearbejdet umiddelbart inden 1 år efter umiddelbart inden 5 år efter afholdelse af afleveringsforretning. afholdelse af afleveringsforretning. Gennemgangen tjener alene til Gennemgangen tjener alene til formål at gøre eventuelle repera- formål at skabe overblik over bygtioner, erstatning eller erstatnings- ningens tilstand, herunder en regileverancer gældende over for strering af evt. skader eller tegn på entreprenører i de tilfælde, hvor skader, således at erstatningskrav eventuelle mangler, fejl eller ned- kan gøres gældende over for rådslidning kan lægges entreprenøren giver, entreprenør og/eller leveraneller leverandøren til last. dør inden 5 års periodens udløb. ANSVARSFORDELING OG OPGAVEBESKRIVELSE Byggeudvalget (som regel ØU) Godkendelse af det endelige anlægsregnskab Fagudvalget (FU) Holdes underrettet via politiske beslutninger, samt ved udarbejdelse af staderapporter Styregruppen Overordnet ledelse og vejledning i forbindelse med aflevering Godkendelse af det endelige anlægsregnskab Igangsætning af en evalueringsfase, hvis dette skønnes nødvendigt Holde Byggeudvalget orienteret og sikre de nødvendige godkendelser By og Miljø Inddragelse og styring af den ansvarlige rådgiver ved 1 års gennemgang Afholdelse af 5 års gennemgang Inddragelse af brugerne Nedskrivning af sikkerhedsstillelse Regnskabsafslutning (efter afholdelse af 1 års gennemgang) Sikre en evalueringsfase hvis dette skønnes nødvendigt Holde styregruppen orienteret Udarbejdelse af dagsorden for politisk behandling ifm. regnskabsafslutning Økonomi: Udarbejdelse af anlægsregnskab (efter 1 års gennemgang) Kvalitetssikre dagsorden for politisk behandling i forbindelse med anlægsregnskab Politisk behandling: FU ØU BY Godkendelse af anlægsregnskab (x) x x

Bilag 2 Planlægningsdiagram - Byggestyringsregler 2011 Fagudvalg Byggeudvalg Optagelse af rådighedsbeløb Godkender rådgiverbevilling Godkender bevilling for igangsætning af - Fase B Godkender bevilling for igangsætning af - Fase C Orientering - staderapport Godkendelse / regnskab Styregruppe Godkendelse af B.Case. Godkendelse Fase A Godkendelse Fase B Godkendelse Fase C Orientering Projekt Kommissorium Business Case (Anlægsønsker) Godk. at fortsætte Business Case Licitationsresultat Godkender rådgiver Godk. at fortsætte Business Case Projektgrundlag Godk. at fortsætte Business Case Licitationsresultat Godk. entreprenør Godk. at fortsætte Overdragelse Projektafslutning Regnskabs- Afslutning (efter 1 år) Råd/ vejl. Råd/ vejl. KS Råd/ vejl. KS Råd/ vejl. KS Råd/ vejl. Start t af Projekt FASE A Bygge og anlægs program (Helhedsplan) FASE B Projektforslag (Dispotionsforslag) FASE C Hovedprojektering Udbud FASE C Udførelse / overdragelse FASE D 1 og 5 Års Gennem gang Udarbejdelse af Business Case indeholdende bl.a.: Sagsbaggrund/projektmål Kvalitetsforventninger Organisationsform Tid, økonomi og ressourcer Løsningsmuligheder. Eks. Paradigme anvendes Alle væsentlige forhold relevant for opgavens løsning og for indhentning af tilbud hos ekstern rådgiver skal beskrives. Eks. Paradigme anvendes Alle væsentlige forhold relevant for de nødvendige politiske beslutninger for frigivelse af anlægsmidler og igangsætning af næste fase skal være indeholdt. Eks. Paradigme anvendes Tegningsgrundlag Fælles betingelser Særlige betingelser Afklaring af byggetilladelse Udbud/licitation Kontrahering med Entreprenør Byggeledelse Bygherretilsyn Fagtilsyn Kvalitetssikring(KS) Sikkerhed og Sundhed Drift- og vedligholdelse DKV-plan Mangelgennemgang Registering af mangler og skader som kan lægges entreprenør eller leverandør til last. Projektledelse Projektgruppe Projektgruppe Følgegruppe Følgegruppe Rådgiver Planlægning Styring / opfølgning