Referat af bestyrelsesmøde nr. 265 i E/F Søllerød Park, torsdag den 13. august 2015 Til stede: Tom Bosarp, Kirsten Rud, Warny Munch, Jens Thiel, Karen Willadsen, Lise Gustavson, Beate Warberg (referent) 1) Godkendelse af sidste mødereferat 2) Valg af referent 3) Balance ultimo juni v/tom 4) Forhandlinger om administrator - beslutning v/tom 5) Vaskeriet v/kirsten 6) Forretningsorden v/lise og Kirsten 7) Besigtigelser af indgangspartier, terrasser, vinduer og døre v/kirsten og Jens 8) Den gode smag skabelon der sikrer kvalitet v/lise 9) Papir-container, korrekt anvendelse v/karen 10) Delebilordning v/beate 11) Førstehjælpsudstyr v/beate 12) Sms-kæde ved eks. lukning af vand v/jens 13) Salg af 14-5, orientering v/tom 14) Orientering fra Tom som ikke hører under beboerkontakt 15) Orientering fra udvalg v/formændene a) Beboerkontakt, b) Bygningsudvalg c) Anlægsudvalg d) Aktivitetsudvalg: e) IT/hjemmeside f) Ejendomsfunktionærer 16) Eventuelt Næste møde afholdes den 10. september kl. 19.30 i Købmandsgården
Ad 1. Godkendelse af mødereferat Referat fra sidste møde blev godkendt og underskrevet. Ad 2. Valg af referent Beate blev valgt som referent. Ad 3. Balance ultimo juli v/tom Tom gennemgik balancen. Ad 4. Forhandling om administrator Tom gennemgik processen med udvælgelse af administrator og udvalgets indstilling om at vælge Adlex som ny administrator. Alle bestyrelsesmedlemmer bakkede indstillingen op. Der vil blive omdelt en skrivelse til alle beboere med information om den ny administrator og udvælgelsesprocessen. Den ny administrationsaftale vil træde i kraft 1. januar 2016. Ad 5. Vaskeriet Kirsten fortalte, at problemerne med de store vaskemaskiner nu er nu løst. De små maskiner har stadig den udfordring, at de bør have deres eget relæ og skifte fra 10 til 16 amp. Der udestår stadig at finde et firma til at stå for den løbende rengøring af vaskeriet. Kirsten vil undersøge, om programmeringen af vaskemaskinerne er forkert. Lise gjorde opmærksom på, at priserne på vaskeprogrammerne ikke er justeret korrekt. Karen efterlyste den gamle centrifuge, idet de nye maskiner åbenbart tager vand ind, inden de centrifugerer. Vaskeriet har haft døgnåbent siden sidste bestyrelsesmøde. Tilsyneladende har det fungeret fint. Ad 6. Forretningsorden Kirsten og Lise har arbejdet videre på forretningsorden og modtaget input fra Tom. Kirsten og Lise renskriver den tilrettede forretningsorden og sender den rundt til bestyrelsen til kommentarer. Der var tillige enighed om, at næste skridt er at lade vores ny administrator kigge den igennem og rådgive om indholdet. Der er bred enighed om, at ejerforeningen bør have en forretningsorden, der kan tjene som et nyttigt værktøj også for fremtidige bestyrelser. Ad 7. Gennemgang af indgangspartier Anlægsudvalget er i gang med at gennemgå blokkene og præsenteret en samlet oversigt til næste møde. Udvalget vil inddrage Adlex i at tilrettelægge det videre forløb, så vi får en effektiv opfølgning på de haver og indgangspartier, der ikke lever op til standarden, samt de lejligheder som skal have malet vinduer /døre. En sti ved blok 8 skal rettes op, da den går ind over endelejlighedens grund.
Ad 8. Den gode smag Jf. referat fra bestyrelsesmødet 11. juni 2015 vil Lise hen over efteråret få tid til at gå i gang med at lave en kvalitetshåndbog, som inspektørerne kan arbejde ud fra. En kvalitetshåndbog giver inspektørerne meget klare retningslinjer for, hvilke opgaver de har, og hvordan de skal løse dem. Kvalitetshåndbog bliver f.eks. brugt i kommunerne, som har store grønne områder at vedligeholde. Ad 9. Papircontainer Karen har talt med kommunen vedr. parkens husholdningsaffald. Andet affald som f.eks. papir og glas bortskaffes af private renovationsfirmaer. Karen vil til næste møde undersøge nærmere, hvordan aftalerne med leverandørerne er, hvor skraldet bringes hen mv. Karen foreslog desuden, at der opsættes nogle bedre batterispande, som hænger på affaldsstationens inderside i stedet for at stå på jorden. 10. Delebilordning Beate fortalte om muligheden for at få delebilordning i Søllerød Park. Beate har kontakt til Hertz delebiler www.delebilen.dk, der ikke ser noget problem i at få sådan en ordning til Søllerød Park. Første skridt på vejen er at få afdækket, hvor stor interesse, der er i ordningen. Beate undersøger det og præsenterer evt. oplæg i løbet af efteråret. 11. Førstehjælpskasse Warny har talt med inspektørerne om deres behov for førstehjælpsting. Der var enighed om, at det ikke var nødvendigt at investere i en større Falck-pakke, men blot nøjes med de indkøb, som inspektørerne har anbefalet. 12. SMS-kæde vedr. eks. lukning af vand Da der i den ny administrationsaftale indgår hjemmeside med mulighed for bl.a. at informere beboerne både via mail og sms, var der enighed om, at vi afventer implementeringen af det ny system. 13. Salg af 14-5 Sidste detaljer i salg af lejligheden er ved at komme på plads. Den ny ejer overtager lejligheden 1.10, dog med råderet allerede fra 15. august 14. Orientering fra Tom, som ikke hører under beboerkontakt Siden overgang af forsikringen til Topdanmark pr. 1. januar 2015, har vi haft en mindre tvist med vores tidligere forsikringsmægler Willis, som ønskede betaling af honorar for hele 2015. Denne er nu løst med betaling af honorar for 3 måneder, svarende til opsigelsesperioden. 15. Orientering fra udvalg Den komplette opgaveliste, som ligger i Dropbox, var der enighed om skal være bestyrelsens fælles arbejdsredskab til at følge med i status på de mange opgaver, der løbende er i gang. Tom bad alle om igen at opdatere deres del af opgavelisten inden næste møde.
a) Beboerkontakt Tom og Beate orienterede om aktuelle sager vedr. beboere. Karen fortalte om problemer med flagermus under taget. Flagermus er fredede og døde flagermus skal indleveres til Naturstyrelsen. Læs mere her http://naturstyrelsen.dk/naturbeskyttelse/artsleksikon/dyr/pattedyr/flagermus/flagermus-ihuset/ b) Bygningsudvalg Der har været problemer med et defekt brusetermostat - det skulle være bragt i orden. Der er ved at blive skiftet lys i kældre i blok 6, blok 2, blok 7 samt blok 3. Det skulle blive afsluttet i august. Der er omlagt fliser ved blok 6, og der er kommet stenkant på vejen ned til de lange garager. c) Anlægsudvalg: Kirsten gennemgik opgaver: Prisen for at sætte lås på lågerne mod Skodsborgvej er ikke afklaret. Næste havedag er søndag den 27. september. Kirsten fortalte, at dagen primært bliver en maledag, da rigtig mange træoverflader (tørrestationer, skraldestationer mv) skal males sorte. Lise skal have møde med Rudersdal Kommune, der stiller krav om, at der gøres noget ved beplantningen langs Skodsborgvej, hvor de høje træer trykker kommunen alle-træer på Skodsborgvej. Lise vil i den forbindelse også få lavet en plan for randbeplantningen for Vangebovej, hvor de seneste fældninger har tydeliggjort den manglende lavere beplantning til at beskytte blokkene langs vejen for trafikken på Vangebovej. d) Aktivitetsudvalg Beate fortalte om forberedelser til loppemarkedet den 22. august. Til efteråret er det planen at få lavet klunsestation i en garage. Udvalget vil, hvis det er muligt, gerne koordinere klargøring af klunsestation med havedagen den 27. september. Børneklubben har taget initiativ til at afholde en sensommerfest for børn lørdag den 12. september ved Stråhytten. Invitationen vil snarest blive hængt op og annonceret på hjemmesiden. e) IT/Hjemmeside Ikke noget at berette
f) Ejendomsfunktionærer Der er ikke taget action på tavle endnu. Der skal sættes skilte på hver tavle, der viser hvilken blok man står ved. g) Eventuelt Jens fortalte om fremtidige lovkrav om vandmålere på varmtvandsforbrug. Næste møde afholdes torsdag den 10. september kl. 19.30 i Købmandsgården.
Udvalg Beskrivelse Forventes udført Afsluttet Bygninger Tilbud fra Majbyg på nedtagning, transport og opsætning fransk altan-gelændere 01-10-2014 Nej Bygninger Istandsættelse af møbelforretningens facade (pålagt lejer af ejerforeningen) 03-11-2014 Ja Bygninger Nyt udvalg vedr. badeværelsesvindue ser på mulige alternative løsninger 11-11-2014 Nej Bygninger Omlagt fliser ved blok 6, kantsten på vejen ned til de lange garager 01-08-2015 Ja IT YouSee-alternativer undersøges af ressourcepersoner. Beate tovholder 01-11-2015 Nej Bygninger Salg af ejerforeningens lejlighed i 14-5 01-10-2015 Nej Anlæg Møde med Rudersdal Kommune vedr. randbeplantning v/skodsborgvej 01-10-2015 Nej Aktiviteter Undersøgelse af affaldshåndtering/bortskaffelse 10-09-2015 Nej Aktiviteter Delebilordning undersøges 10-09-2015 Nej Bygninger Diverse opgaver der udestår i vaskeriet 10-09-2015 Nej Bygninger Hovedrengøring af vaskeriet 01-10-2015 Nej Anlæg Istandsættelse af stråhytten, tilslutning af strøm 01-10-2015 Nej Bygninger Navneskabe påsættes bloknr. 01-06-2015 Nej Bestyrelse Loppemarked i Søllerød Park 22-08-2015 Nej Aktiviteter Børneklubbens sensommerfest 12-09-2+15 Nej Anlæg Havedag 27-09-2015 Nej Bygninger Etablering af klunsestation 27-09-2015 Nej Bygning Udskiftning af LED lys i kældrene 2,3,6 og 7 01-10-2015 Nej Bestyrelse Skift til ny administrator (Adlex) 01-01-2016 Nej