Benchmark Greve HTK Facility Management 2012
Hvad har vi undersøgt? Teknisk service Organisering Opgavefelt Økonomi Drift og vedligeholdelse af ejendomme Opgaveportefølje Organisering Pris per kvadratmeter Ejendomsstrategi Organisering Udnyttelse af kvadratmeter på skolerne Kantine Drift Personale Nøgletal
Tekniske serviceområde Høje-Taastrup Greve Personaleorganisering Centralt: Ejendomscenteret i afsnittet Intern Service Centralt: Center for Teknik & Miljø i afdelingen Kommunale Ejendomme Opgaveportefølje Grundlæggende ens opgavetyper og frekvens Daginstitutioner Fritidsbrug Teknisk servicepersonale fra nærmeste skole har ansvar Alle skoler: Nøglekort 3 flyvere betjener skolerne Ikke del af opgaveportefølje 3 skoler: Fast aftenbemanding Øvrige skoler: Nøglekort
Tekniske serviceområde Høje-Taastrup Greve Bemanding på skolerne 1 teknisk serviceleder, 1-2 teknisk medarbejdere per skole 28 medarbejdere/ 10 skoler 25 medarbejdere/ 11 skoler Areal på skolerne Inkl. interne SFO, kælder og udnyttet tagetage. 119.000 (inkl. daginst. 147.282) 116.500 Lønbudget Sammenligneligt. Gennemsnitsløn 350.000 kr. per år. m2/medarb. 5.260 m2* 4.653 m2 Nøgletal Løn / m2 67 kr.* 75 kr. Skolers alder 50 år i gennemsnit 47 år i gennemsnit * Inklusiv daginstitutioner.
Tekniske serviceområde Benchmark viser, at organisering og opgaveportefølje stort set er ens, hvorfor der er tale om to sammenlignelige størrelser. Forskellen består i, at i Høje-Taastrup Kommune har det tekniske servicepersonale på skolerne samtidig ansvaret for de tekniske serviceydelser på de nærmest liggende daginstitutioner. I Greve Kommune er det allerede politisk besluttet at se på en bredere organisering af teknisk servicepersonale på tværs af skoler, daginstitutioner og evt. andre institutioner i 2012. Omkring betjening af fritidsbrugere, så har Greve tre aftenbemandede skoler. Resten benyttes via nøglekort, og der er ikke noget opsyn overhovedet. I Høje-Taastrup fungerer alle skoler som nøglekortsskoler. Høje-Taastrup har så et flyverhold, der kører rundt til alle aftenåbne skoler for at tjekke.
Drift og vedligeholdelse af ejendomme Begge kommuner udfører enslydende systematiske bygningsvedligehold: Ét årligt bygningssyn på de kommunale ejendomme Indrapportering af bygningssyn og prioritering af aktiviteter Indhentning af tilbud og gennemførelse af planlagt vedligeholdelse Løsning af akutte opgaver (vandskader, driftsstop, indbrud mv.) Mindre renoveringsopgaver Overblik over PCB og jordforurening Rådgivning til Teknisk serviceledere Greve: Både anlægsprojekter og vedligeholdelse varetages af det samme team (Bygningsgruppen) på i alt 5 personer Høje-Taastrup: Et vedligeholdelsesteam på 4 personer varetager bygningsvedligeholdelse og et rådgiverteam på 5 personer varetager rådgiverydelser i anlægsprojekter.
Drift og vedligeholdelse af ejendomme Høje-Taastrup Greve Bygningsmasse 270.000 m2 215.000 m2 Vedligeholdelse varetages af 4 årsværk 2,5 årsværk Vedligeholdelsesudgifter 124 kr./m2 109 kr./m2 Note: I henhold til rapport af oktober 2010 udarbejdet af Rambøll omkring konsekvensanalyse af kommunalt bygningsvedligehold fremgår det, at vedligeholdelsesudgifterne for forskellige tilstandsgrader fastsættes til mellem 96 og 260 kr. En prisfastsættelse som findes nødvendig at anvende i forhold til at opretholde værdien af ejendommene.
Drift og vedligeholdelse af ejendomme Skolernes tilstandsvurdering Analyse/ vurdering af skolernes vedligeholdelsesstand ud fra dette skema, som Høje-Taastrup har udviklet og benyttet i flere år som prioriteringsværktøj. Greve har netop lavet vurdering på samme betingelser. Hovedkategorier Funktionalitet (15 %) Parametre Planløsning (45 %) Fleksibilitet ift. ombygning (10 %) Driftsvenlighed (30 %) Tilgængelighed (15 %) Udvendig - klimaskærm (50 %) Skolerne vedligeholdelsesstand er blevet bedømt i et samlet nøgletal på en samlet skala fra A - D: A = Pænt B = Middel C = Slidt D = Defekt Teknisk stand (50 %) Indvendig (20 %) Tekniske installationer (30 %) Renhold (30 %) Miljø (15 %) Indeklima/ arbejdsmiljø (40 %) Energimærkning (30 %) Myndighedskrav (20 %) Brand/ sikkerhed (100 %)
Drift og vedligeholdelse af ejendomme Skolernes tilstandsvurdering Skolernes overordnede tilstandsvurdering er: Høje-Taastrup Greve Skole Vurdering Skole Vurdering Hedehusene skole B Holmagerskolen > B Charlotteskolen Damagerskolen B Sengeløse skole Tjørnelyskolen > C Mølleholmskolen Krogårdskolen B Gadehaveskolen B Arenaskolen B Fløng skole Karlslunde Skole > C Reerslev skole B Strandskolen Selsmoseskolen Hedelyskolen Borgerskolen B Mosedeskolen Torstorp skole* C --> B Tune Skole * Under ombygning tage og facader renoveres. Så på vej fra C til B. Lundegårdskolen B
Drift og vedligeholdelse af ejendomme Videre analyse indenfor drift og vedligehold af ejendomme kan med fordel tage udgangspunkt i følgende: Indbyggertallet i de to kommuner er stort set identisk. Høje-Taastrup har i alt 25 pct. flere kommunale m2 end Greve Høje-Taastrup bruger 14 pct. flere kr. per m2 til drift og vedligeholdelse end i Greve Ud fra tilstandsvurderingen, så er Greves skoler samlet set i en lidt dårligere stand end Høje- Taastrups skoler. Hvordan hænger dette sammen med de faktuelle vedligeholdelsesudgifter? Forbrug til vedligeholdelse af bygninger vurderes generelt at være lavt i forhold til faktiske behov (Risiko for værditab) Personaleressourcer afsat til vurdering af bygningsvedligeholdelse er meget forskellig.
Ejendomsstrategi Ejendomsområdet/ FM-området er i begge kommuner organiseret som centrale funktioner, men de indgår i forskellig sammenhæng. Fakta om ejendomsområdet Høje-Taastrup Greve Organisering Selvstændigt center (CEIS) Afdeling i Teknik, Miljø & Ejendomme Opgaveportefølje Politisk reference Formuleret ejendomsstrategi Centeret varetager kun FMopgaver inkl. byggeopgaver Økonomiudvalget* Ja grundig: Skabe kloge m2 til understøttelse af udviklingsplaner på fagområderne Medvirke i budgetprocessen med forslag til anlægsinvesteringer uht. til kloge m2 samt driftsbesparelser Centeret rummer både drifts- og myndighedsopgaver Centeret refererer til flere udvalg. Ejendomme og serviceydelser til fagudvalgene Der er nedskrevet visioner/retningslinjer men ingen overordnet ejendomsstrategi * Tidligere blev ejendomme disponeret af fagudvalg og fagcenter i fællesskab.
Ejendomsstrategi Udnyttelse af m2 på skolerne m2 per barn på skolerne Høje-Taastrup Greve Nuværende 25 20 Hvis skolerne er fyldt op med 28 elever i hver klasse 19 16 Der er gennemsnitligt mere plads per elev i Høje-Taastrups skoler også i det beregnede eksempel for maximal udnyttelse (28 elever per klasse).
Ejendomsstrategi Med udgangspunkt i de to organiseringsformer, rejser sig følgende spørgsmål: I Greve er opgaven med at drive FM blot en af mange opgaver i Center for Teknik & Miljø, hvorfor der overordnet set er et hensyn at tage til at sikre serviceniveauet på presserende myndighedsopgaver. Kan dette påvirke fokussen på FM, selvom der er organisatorisk en opdeling af FM- og myndighedsopgaver? Er sammenblanding af myndigheds- og driftsopgaver en fordel i forbindelse med effektiv myndighedsbehandling af interne byggesager? En hypotese i denne sammenhæng er, at det er lettere at etablere en afklaret holdning og samarbejde omkring kommunale byggesager Høje-Taastrup har en udførlig beskrevet ejendomsstrategi. Greve har nogle visioner men ikke en egentlig ejendomsstrategi. I Greve har ejendomsområdet i to år været et selvstændigt center, men man har nu valgt at organiseret det som en del af Teknik & Miljø. En videre proces i Høje-Taastrup kan være en lignende analyse omkring placering af ejendomsområdet i et selvstændigt center eller som del af et større center.
Kantinedrift Begge kommuner står selv for kantinedriften. Organisering og bemanding Høje-Taastrup Greve # Organisering # Organisering Rådhus kantine 7 Kantinechef + 6 medarb. Kantinechef er overordnet chef for begge kantiner. 4,75 Selvstyrende gruppe, der mht. personale og økonomi refererer direkte til leder af intern service (0,25 årsværk). Anden kantine* 3 Kantineleder + 2 medarb. 1 * HTK: På Job- & uddannelsescenter, GK: På kompetencecenteret.
Kantinedrift Nøgletal på rådhuskantine Høje-Taastrup Greve Kundebesøg Dag 300 200 Medarb. 43 42 Antal møder pr. medarb. 200 210 Gns.løn/medarb. 365.000 345.000 Tilskud i mio. kr. 2,9 1,5 Der er en betydelig forskel i det politisk vedtagne tilskud til kantinedriften i de to kommuner, hvor det ser ud til, at man per medarbejder betjener det samme antal kunder per dag. Videre benchmark kan derfor være at få belyst kantinernes serviceniveau og prisfastsættelse samt se det i forhold til det givne tilskud.
Hovedkonklusioner Høje-Taastrups teknisk servicepersonale på skolerne har også ansvar for de nærmest liggende daginstitutioner, hvilket ikke er gældende i Greve. Her er det dog allerede politisk besluttet at se på en bredere organisering af teknisk servicepersonale på tværs af skoler, daginstitutioner og evt. andre institutioner i 2012. Mht. drift og vedligeholdelse har Høje-Taastrup 4 årsværk mod Greves 2,5 årsværk til at varetage opgaven. Det virker generelt til, at Høje-Taastrup har højere forbrug på vedligeholdelse end Greve. Det bemærkes, at Greves skoler vurderes i en dårligere vedligeholdelsesstand end Høje-Taastrups. Høje-Taastrup har ejendoms/fm-området organiseret i et selvstændigt center, mens det er en afdeling i et center i Greve, der også tager sig af teknik og miljø myndighedsopgaver. Høje-Taastrup har en mere udførlig beskrevet ejendomsstrategi. På kantineområdet betjener kantinemedarbejderne i de to kommuner stort set samme antal kunder per medarbejder. Der er en stor forskel i det politisk vedtagne tilskud, som derfor kan være genstand for en videre analyse i Høje-Taastrup. Det var for Høje-Taastrup ikke muligt at fremskaffe tal på rengøringsområdet til denne benchmark analyse. Greve ønsker en snarlig benchmark på dette område.