Lederfeedback i Jammerbugt Kommune Guide til ledere Jammerbugt Kommune Version 1 d. 10.03.2008 Udviklingsafdelingen
Forord Der er fokus på lederudvikling i Jammerbugt Kommune. Som ét af initiativerne i denne forbindelse sættes nu fokus på lederfeedback til alle ledere i Jammerbugt Kommune. Denne guide beskriver processen ved lederfeedback fra forberedelsen, over gennemførelsen til opfølgningen. Samtidig gives en række værktøjer, man som leder arbejder med i forbindelse med lederfeedbackforløbets forskellige faser. Guiden skal virke som et kort elektronisk opslagsværk, til hvordan processen omkring lederfeedback vil forløbe, og hvordan man som leder bliver bedst muligt forberedt hertil. Du kan finde guiden samt andre informationer om lederfeedbackforløbet på TRYK/ Extranettet. På TRYK er adressen: http://intranote/lederfeedback På Extranettet er adressen: www.jammerbugt.dk/tryk Når du har logget dig ind, går du ind i mappen Projekter og videre ned i mappen Lederfeedback Hvorfor lederfeedback i Jammerbugt Kommune? Det er veldokumenteret at god ledelse skaber attraktive arbejdspladser, gode processer og gode resultater. God ledelse er derfor vigtig for medarbejdere og borgere. Ledelse på dagordenen Ledelse er et selvstændigt fag, som stiller store krav til den enkelte leder. Derfor er det vigtigt at den enkelte leder vil og kan arbejde med at udvikle sit personlige lederskab og ledelsesprocessen i et samspil med sine medarbejdere. Ledelse er en social proces baseret på relationer mellem leder og medarbejder. Ledelse er med andre ord en kontaktsport. Fælles ledelsesbegreb i den nye kommune I en ny stor fusioneret kommune som Jammerbugt Kommune, bør der være en fælles platform at lede på. Et fælles ledelsesbegreb understøtter udviklingen af ny fælles kulturer og værdier. Samtidig er det vigtigt at den enkelte leder har mulighed for og magter at tilpasse ledelsen til situationen og behovene på den enkelte arbejdsplads. Spørgsmål og assistance Bliver du undervejs i lederfeedbackforløbet i tvivl om noget, eller har spørgsmål til indholdet i denne guide, eller lederfeedbackforløbet i øvrigt, kan du kontakte udviklingskonsulent Palle Hansen, tlf. 7257 7465 / 4191 2465 eller pr. mail: peh@jammerbugt.dk
Hvad er lederfeedback? Lederfeedback i Jammerbugt Kommune har fokus på udvikling, på baggrund af en tilbagemelding til lederen om dennes måde at lede på. Lederen skal reflektere over den feedback hun/han får og bruge den konstruktivt i forhold til sin egen udvikling og i forhold til arbejdspladsens udvikling. Lederfeedback består af to dele: 1. En 270 graders feedback, der består i, at lederens medarbejdere, lederens chef og lederen selv (selvevaluering) udfylder et spørgeskema, der tilsammen giver et billede af, hvordan lederen opleves. Lederfeedback baseres på at alle ledere kan meget, men også at enhver leder løbende skal reflektere over sin egen ledelse. Dialogværktøj til udvikling af lederen, ledelsesprocessen og arbejdspladsen Lederfeedback er ved hjælp af dialog med medarbejdere og chef et værktøj til lederens egen udvikling. I dialog sættes fokus på udviklingspotentialer og muligheder, for at gøre lederen endnu bedre, og dermed også arbejdspladsen til et bedre sted, for såvel leder som medarbejdere. Trivsel er i centrum. 2. Efterfølgende inviterer lederen først sine medarbejdere til dialog om medarbejdernes samlede besvarelse og har derefter en dialog med sin egen chef omkring udviklingspotentialer. Med anvendelse af begrebet lederfeedback signaleres, at der er fokus på processen. Det handler altså ikke kun om at foretage en evaluering af lederen. Lederfeedback sætter lys på den lederadfærd, der følger af Krav og forventninger til alle ledere i Jammerbugt kommune Det er vigtigt, at ledelse har et fælles afsæt i værdier og i krav og forventninger til ledelse i kommunen. Ledelse er imidlertid ikke en teori, men en praksis og en adfærd. Ledelse er en kontaktsport det er lederfeedback også Ledelse er en social proces mellem ledere og medarbejdere. Derfor er ledere og medarbejdere lige vigtige, når der skal gives lederfeedback og ledelse skal udvikles. Lederudvikling sker på grundlag af dialog. Alle ledere kan noget alle ledere kan blive bedre til noget i sin ledelse Lederfeedback er ikke en standpunktsbedømmelse eller karaktergivning til den enkelte leder, men en dialog om udviklingen af relationerne mellem ledere og medarbejdere. Side 3 af 8
God ledelse i Jammerbugt Kommune Lederfeedback tager udgangspunkt i Jammerbugt Kommunes ledelsesgrundlag Krav og forventninger til ledere i Jammerbugt Kommune. De 10 krav og forventninger er efterfølgende blevet oversat til 18 temaer, der i alt er udmøntet i 36 spørgsmål til lederadfærd. De 10 krav og forventninger og de 18 temaer er følgende: 1. Du påtager dig ansvaret for at de politiske og administrative beslutninger føres ud i livet Tema: Loyalitet overfor Jammerbugt Kommune Tema: Give mening 2. Du signaler retning og udvikler en lydhør samt forandringsparat organisation Tema: Går forrest Tema: Forandringsparathed 3. Du involverer medarbejderne, sætter fokus på personaleledelse og er i dialog med medarbejderne om deres udvikling og trivsel Tema: Dialog og involvering Tema: Personaleledelse Tema: Trivsel 7. Du er forpligtet til at træffe de nødvendige beslutninger også vanskelige og upopulære Tema: Beslutningskompetence Tema: Mod og robusthed 8. Du opfatter dig selv som en del af kommunens samlede ledelse Tema: Helhed 9. Du sikrer, at din organisation tænker i helheder, ser på ressourceanvendelsen i sin helhed og skaber sammenhæng for borgerne Tema: Borger-/brugerperspektiv 10. Du praktiserer ledelsesgrundlaget (værdierne) i det daglige arbejde Tema: Lederidentitet Spørgerammen Til hvert tema er der mellem 1 3 spørgsmål. For hvert spørgsmål bedes den, der besvarer spørgeskemaet (respondenten) angive sin holdning til hhv. præstation og vigtighed. Præstationen er en angivelse af, hvordan ledere præsterer i forhold til et givent udsagn (spørgsmål). Vigtighed er en angivelse af, hvor vigtigt respondenten vurderer udsagnet. 4. Du påtager dig ansvaret for faglig udvikling, økonomi, personale og bygninger mm. Tema: Faglig udvikling Tema: Økonomi 5. Du og din nærmeste chef afklarer ledelsesrummet og sikrer gensidig sparring Tema: Ledelsesrum 6. Du sikrer at der er fokus på mål og resultater Tema: Mål Tema: Resultater Side 4 af 8
Planlægningsfasen En grundig forberedelse af ledere og medarbejdere er alfa og omega for et vellykket lederfeedbackforløb. En række spørgsmål er undervejs blevet afklaret. Hvilke ledere deltager? Alle ledere, der har personaleansvar (gennemfører MUS) overfor en gruppe af medarbejdere, deltager. På nogle arbejdspladser har en række ledere det faglige ansvar for en gruppe medarbejdere, uden at have det personalemæssige ansvar. En del af disse deltager også i lederfeedback. Den endelig deltagerkreds er afklaret i samarbejde med lederne i Jammerbugt Kommune. Hvordan er det afgjort, hvem den enkelte medarbejder skal give feedback? Den enkelte medarbejder giver feedback til nærmeste leder. Typisk den man holder MedarbejderUdviklingsSamtale (MUS) med. Som udgangspunkt gives kun feedback til én leder. Men på nogle arbejdspladser vil en medarbejder skulle give feedback til 2 ledere, da medarbejderen her har en direkte ledelsesrelation til begge ledere. Dette er dog en undtagelse. Hvem, den enkelte medarbejder skal give feedback til, er afklaret i samarbejde med de deltagende ledere i Jammerbugt Kommune. Anonymitet Den første del af lederfeedback (spørgeskemaet) udfyldes anonymt af medarbejderne. Det betyder at lederen ikke ved, hvem der har givet hvilke svar. Anonymitet er valgt, da det som oftest giver den mest ærlige feedback til lederen. Medarbejderen skal udfylde skemaet, uden at frygte, at en evt. kritisk feedback kan få negative konsekvenser for forholdet til lederen og for ansættelsesforholdet som sådan. Det er endvidere vigtigt, at medarbejdernes besvarelse skal give et helhedsbilledet af deres oplevelse af lederen. Den individuelle feedback fra medarbejderne er derimod knyttet op på de årlige MUS-samtaler. Hvor få medarbejdere kan man have som leder for at deltage? Der gennemføres ikke lederfeedback for grupper på mindre end 3 medarbejdere Dette sker af hensyn til anonymiteten, der ikke vil kunne sikres, såfremt gruppen bliver mindre. Hvornår er det rigtige tidspunkt? Det helt rigtige tidspunkt for at gennemføre lederfeedback findes ikke. Nogle ledere og medarbejdere vil have været ansat i kort tid og kendskabet til hinanden vil derfor være begrænset. Nogle faggrupper kunne have ønsket feedbacken gennemført på et andet tidspunkt af hensyn til årets planlægning i øvrigt. Lederfeedback vil påvirke alle ledere og medarbejdere i organisationen. Det er derfor besluttet, at den gennemføres samtidig for alle ledere og medarbejdere, og skal være afsluttet indenfor en relativt kort periode. Frivilligt eller obligatorisk Medarbejderne skal udfylde spørgeskemaet i arbejdstiden, ligesom øvrige møder i denne forbindelse afholdes i arbejdstiden. Det er derfor obligatorisk for alle medarbejdere at udfylde spørgeskemaet og i øvrigt deltage i lederfeedbacken. En pilottest af spørgeskemaet har angivet, at det tager ca. 15 min. at udfylde skemaet. Side 5 af 8
Lederfeedback step by step - tidsplan Dette afsnit sætter fokus på forberedelsen af organisationen, med henblik på at gøre ledere og medarbejdere bevidste om deres roller og ansvar i forbindelse med lederfeedback. Derfor gennemgås de forskellige faser i lederfeedback med angivelse af tidsplan for forløbet. 1. Orienteringsmøde om lederfeedback på arbejdspladsen (marts 2008) Lederen har ansvaret for at orientere medarbejderne om lederfeedbacken. Til det formål er udarbejdet et kort introduktionsoplæg (3-5 plancher/powerpoint). Orienteringen har til formål at forberede medarbejderne på deres rolle i forløbet. Tillidsrepræsentanten på arbejdspladsen har i denne forbindelse også en rolle, nemlig at være ambassadører for lederfeedbackprojektet. Det betyder blandt andet, at de kan være med til at besvare eventuelle spørgsmål fra kollegaerne og skabe opbakning til lederfeedbackprojektet, herunder understrege vigtigheden af at alle medarbejdere deltager. 2. Medarbejderne udfylder spørgeskema (31. marts 11. april 2008) Undersøgelsen gennemføres elektronisk for alle, der på deres arbejde har adgang til en PC. Alle medarbejdere, der har en xxx@jammerbugt.dk mailadresse, vil modtage et link til besvarelse af spørgeskemaet via denne mail. Skolelærere, der har en xxx@skolekom.dk mailadresse, vil modtage et link til besvarelse af spørgeskemaet via denne mail. brev med en hjemmesideadresse og en adgangskode til at udfylde spørgeskemaet elektronisk. Øvrige personalegrupper, der ikke har adgang til en PC er på arbejdspladsen, vil modtage og udfylde spørgeskemaet fysisk. Det fremgår af spørgeskemaet, hvilken leder den pågældende medarbejder eller chef giver feedback. 3. Lederen og lederens chef udfylder spørgeskema (31. marts 11. april 2008) Lederen udfylder også selv spørgeskemaet (selvevaluering). Formålet hermed er dels at give lederen anledning til reflektere over egen ledelsesstil. Ved at udfylde spørgeskemaet selv, har lederen også et direkte sammenligningsgrundlag i forhold til sine medarbejderes og sin chefs opfattelse af sig selv. 4. Udviklingsafdelingen bearbejder besvarelserne (12. april 2. maj 2008) Efter deadline for besvarelse af spørgeskemaet, vil der blive udarbejdet et datagrundlag i form af tabeller og grafer, der viser resultaterne fra hhv. medarbejdere, evt. underordnede ledere, egen (selvevalueringen) og chefens besvarelse. Svarprocenten vil ligeledes fremgå. Modtager en chef feedback fra både en gruppe af medarbejdere og en gruppe af underordnede ledere, vil resultaterne fremgå for begge grupper, såfremt medarbejdergruppen er på min. 3 personer, ellers lægges de 2 grupper sammen. De eneste der vil have mulighed for rent teknisk at se den enkelte medarbejders besvarelse vil være 1-2 konsulenter i Udviklingsafdelingen. Øvrige medarbejdere, der ikke har én af ovennævnte mailadresser, men har adgang til en PC er fra arbejdspladsen, vil modtage et Side 6 af 8
5. Lederen modtager resultater og reflekterer over feedbacken fra medarbejderne, chefen og egen feedback (primo maj 2008) Lederen modtager i starten af maj resultaterne fra lederfeedback. Det er i den sammenhæng vigtigt, at alle holder sig for øje, at det ikke er lederens personlighed, men en ledelsesadfærd i en given periode, der gives feedback på. Får lederen brug for hjælp til at fortolke sine resultater efter den gennemførte spørgeskemaundersøgelse, anbefales det at drøfte disse nærmere med egen nærmeste overordnede chef. Der er også mulighed for at kontakte Jammerbugt Kommunes samarbejdspartner i lederfeedbackforløbet, konsulent Jan Kjeldsmark fra Mercuri Urval, tlf. 4073 4950, e-mail: jan.kjeldsmark@mercuriurval.com 6. Dialog mellem lederen og medarbejderne om resultaterne (maj 2008) Når lederen har haft lejlighed til at foretage en første refleksion over feedbacken, præsenteres medarbejdernes (evt. underordnede lederes) besvarelser for personalet på et møde, hvor der ikke er andre emner på dagsordenen. Her bliver der mulighed for en uddybende dialog omkring resultaterne. Der skal sættes god tid af til dialogen. Dermed sender lederen også et klart signal til medarbejderne om, at lederfeedback har stor betydning for hende/ham. For at gøre det nemt at håndtere denne samtale, er der udarbejdet en fast dagsorden for, hvordan dette møde skal afvikles. A. Lederen forklarer, hvad mødet handler om og spillereglerne for mødet. Det er væsentligt at lederen ved mødets begyndelse forklarer sine forventninger til mødet, og at leder og medarbejdere i fællesskab bliver enige om, hvad de vil have ud af denne dialog. Spilleregler: Forklar dagsordenen for mødet, og hvordan det skal forløbe Lyt til, hvad medarbejderne siger Det er frivilligt, om den enkelte ønsker at bidrage til dialogen B. Lederen udleverer resultatet af feedbacken til medarbejderne, og giver dem nogle minutter til at læse besvarelsen igennem. Det er kun medarbejdernes feedback der skal udleveres. Lederens selvevaluering samt chefens feedback er alene et anliggende til drøftelse med nærmeste chef. Der udleveres en kopi af resultatet til alle medarbejdere. C. Medarbejderne får 10 15 min. til at drøfte det uden at lederen blander sig i drøftelsen. Som leder skal du kun lytte her. Denne tilgang er valgt, for at det ikke er dig som leder, der skal sætte dagsordenen for, hvilke emner der skal tages frem til drøftelse. D. Lederen spørger ind til drøftelsen og til, hvordan hun/han har forstået besvarelsen, og der tages en dialog på baggrund af det. Vær opmærksom på følgende spilleregler for denne dialog: o Spørg aldrig den enkelte om, hvordan hun/han har vurderet lederen. o Stil spørgsmål til medarbejdergruppen som helhed og ikke til den enkelte medarbejder. o Gå ikke i rette med medarbejderne, selvom lederen oplever sig misforstået eller mistolket. o Gå ikke i selvforsvar men tag imod de forskellige udsagn som en ærlig og konstruktivt ment feedback. o Sørg for, at der er en fri og åben dialog, bl.a.: lederen spiller tilbage: det tager jeg imod, det kan/vil jeg ikke. Side 7 af 8
Lederen spørger ind/fortolkning: o Mine kommentarer/spørgsmål til resultater, det jeg selv har lagt særligt mærke til/undrer mig over/er stolt af/er ked af/ er o hvordan skal jeg forstå... o hvordan tror I jeg kan o Hvad synes I er bemærkelsesværdigt o hvordan vil I selv som personalegruppe kunne bidrage til... o Gode råd til mig som leder E. Lederen runder af og fortæller, hvad hun/han har fået ud af samtalen, og hvad der skal ske videre frem. 7. Lederen drøfter resultaterne af feedbacken og dialogen med nærmeste chef sammenholdt med chefens vurdering og selvevalueringen. I tilknytning hertil udarbejdes en udviklingsplan for lederen (juni 2008) Lederens chef bør følge op på feedbacken i en samtale om resultaterne. Dette kan ske som en del af den årlige lederudviklingssamtale (LUS), hvor man i øvrigt taler om lederens øvrige resultater i det forløbne år. Sker opfølgningen i forbindelse med LUS er det dog vigtigt at aftale at f.eks. de første 20 min. af samtalen alene omhandler lederfeedbacken. Det er vigtigt, at samtalen munder ud i en plan, der udtrykker målene for lederens udvikling i det kommende år. De udviklingsaktiviteter, som lederen skal gennemføre, skal fremgå af planen. Her er det vigtigt at være realistisk og erkende, at det er bedre at sætte nogle få, men realiserbare mål, frem for en hel række mål, som ikke bliver nået pga. manglende tid og ressourcer. 8. Udviklingsplanen formidles til medarbejderne (juni august 2008) Medarbejderne vil typisk have fokus på, hvad lederen vil gøre ved de temaer, der er drøftet på dialogmødet. Derfor er det vigtigt at de udviklingsmål, der sættes, som konsekvens af feedbacken, og som har betydning for medarbejderne også formidles til medarbejderne. 9. Lederen arbejder med at realisere udviklingsplanen; med at udvikle sit lederskab, ledelsesprocessen og arbejdspladsen (2008 2009) God ledelse skabes ikke af lederfeedbacken, men via den udviklingsplan, der igangsættes som følge af lederfeedbacken. Det er vigtigt at der følges op på de opstillede mål. Det vil være naturligt, at der senest ved næste års LUS gøres status på målene i udviklingsplanen. 10. Der skabes grundlag for målrettede ledelsesmæssige initiativer i Jammerbugt Kommune På baggrund af den gennemførte lederfeedback, vil det blive vurderet hvilke målrettede fælles eller individuelle initiativer, der kan igangsættes med henblik på at styrke lederudviklingen i Jammerbugt Kommune. Succeskriterier for lederfeedback Jammerbugt Kommune ønsker ved at igangsætte en lederfeedback at sikre følgende: o Gode og relevante dialoger om ledelse og livet på den enkelte arbejdsplads o 100 % deltagelse/involvering o Et konkret redskab til at udvikle ledelse og ledelsesprocessen på arbejdspladsen o Tage den generelle ledelsestemperatur i hele kommunen og på sektorområder o Bedre ledere og bedre ledelse o At fremstå/være en virksomhed med attraktive arbejdspladser, der sætter fokus på god ledelse, fordi vi tror det fastholder og tiltrækker gode ledere og medarbejdere. Side 8 af 8