9. oktober 2014 1 50 05 Høring Biblioteksmaterialer
Generelt om forpligtende aftaler 9. oktober 2014 2
9. oktober 2014 3 Forpligtende aftaler - overordnet set SKI udbyder fra 2011-2015 en række fælleskommunale forpligtende aftaler i tæt samarbejde med KL Aftalerne udspringer af Økonomiaftalen fra 2012 mellem regeringen og KL om kommunernes økonomi KL er opdragsgiver og SKI s rolle er at være operatør i forhold udbud, drift og overordnet kontraktstyring Frem mod 2015 skal der etableres i alt 15-20 forpligtende aftaler i forskellige bølger De kommunale indkøbsfællesskaber + flere enkelte kommuner er inddraget i arbejdet med at identificere konkrete fremadrettede aftaleområder SKI afdækker vareområdernes egnethed til en forpligtende aftale og indstiller til styregruppens godkendelse Målet er, at størstedelen af kommunerne tilslutter sig Afdække ønsker til forpligtende aftaler Nuværende aftaledækning/udbudsplan Egnethedsvurdering Sammensætning af projektgrupper Udbudsplan for forpligtende aftaler frem mod 2015
9. oktober 2014 4 SKI s rolle - forpligtende aftaler Primært at være operatør Ansvarlig for udbuddenes gennemførsel Gennemføre udbuddene i samarbejde med projektgrupperne Efter aftalernes ikrafttræden har SKI ansvar for Vejledning i anvendelse og implementering af aftalerne Leverandørkontakt Pris- og sortimentsopdateringer Omsætningsrapportering Realiseringsrapporter
9. oktober 2014 5 Tilslutning til aftalerne Kundens tilslutning skal ske inden offentliggørelsen af udbuddet Hørings- og tilslutningsperioden er på 6 uger (adgang til samlet udbudsmateriale) Ved tilslutning udfyldes tilslutningsaftale Ved både høring og tilslutning skal man anvende SKI s udbudssystem ETHICS SKI og KL informerer kommuner direkte før, under og efter udbuddene
9. oktober 2014 6 Løbende fokus på kontraktstyring Udgangspunktet er, at de tilsluttede kommuner selv har ansvaret for implementeringen af rammeaftalen i egen organisation og den daglige drift Daglige drift er fx forsinket eller mangelfuld leverance SKI har ansvaret for, at rammeaftalerne som helhed fungerer, dvs. hvis der generelt er problemer med leverandøren hos flere kommuner, skal SKI sikre, at leverandøren bringer forholdene i orden
9. oktober 2014 7 50.05 Biblioteksmaterialer Udbudskonsulent Anne Duus
9. oktober 2014 8 50.05 Biblioteksmaterialer Fremrykket i forhold til tidsplanen Baggrund: Flere kommuner var på vej i udbud Centralbibliotekerne var i gang med arbejdet om en fælles kravspecifikation Gennemføres i samarbejde med en række centralbiblioteker. I de senere år har det typisk været centralbibliotekerne der har lavet et udbud til egen region, hvor kommunerne i regionen har kunnet deltage
9. oktober 2014 9 50.05 Biblioteksmaterialer - projektgruppen Repræsentanter fra: FUS (Roskilde, Guldborgsund og Slagelse Kommune) Esbjerg Kommune Gentofte Kommune Københavns Kommune Odense Kommune Solrød Kommune Syddjurs Kommune Vejen Kommune Vejle Kommune Aarhus Kommune Fagpersoner fra bibliotekerne Fagpersoner fra skolebibliotekerne Udbudskyndige fra kommunerne
9. oktober 2014 10 50.05: Biblioteksmaterialer 7 delaftaler Indhold af aftalen 7 delaftaler på: 1. Danske bøger og noder 2. Udenlandske bøger og noder 3. Danske og udenlandske årbøger 4. Musik 5. Film 6. Spil og multimedier 7. Taskebøger/klassesæt Serviceydelser: Indbinding og automodtagelse på alle delaftaler Materialegennemsyn (delaftale 1) Værktøjer til markedsovervågning (delaftale 2, 4) Alle øvrige ydelser (kundesupport, rapportering mv. er krav og skal opfyldes af leverandøren) Implementeringsperiode!
9. oktober 2014 11 50.06: Tidsskrifter 1 aftaler Sendes i høring uge 41 (næste uge) Indhold af aftalen: Danske tidsskrifter og udenlandske tidsskrifter og aviser Serviceydelser: Ingen Alle øvrige ydelser (kundesupport, rapportering mv. er krav og skal opfyldes af leverandøren) Implementeringsperiode!
9. oktober 2014 12 50.05: Biblioteksmaterialer udbudsmateriale Udbudsbetingelser Aftale (mellem SKI og leverandøren) Bilag I Kundeliste Bilag II Leverandørens rapportering til SKI Bilag III CSR Bilag IV Rammeaftale (mellem Kunden og leverandøren) Bilag IV A (Kravspecifikation) Bilag IV B (Leverandørens priser) Bilag IV C Implementering Bilag IV D Tro- og loveerklæring vedr. kostpriser Ens for alle delaftaler Ens for alle delaftaler Udarbejdes efter tilslutning Ens for alle delaftaler Ens for alle delaftaler Ens for alle delaftaler Unik pr. delaftaler. Indeholder kontraktkrav som er unik for delaftalen Samme fil, men unik pr. delaftale Ens for alle delaftaler Ens for alle delaftaler Se også Minivejledning i ETHICS
9. oktober 2014 13 Målgruppe & forpligtigelse Målgruppe: Centralbiblioteker Folkebiblioteker Skolebibliotekerne Øvrige institutioner og enheder i kommunen har ret, men ikke pligt til at anvende delaftalen. Andre uddannelsesbiblioteker har også mulighed for at tilslutte sig (og dermed forpligte sig) Forpligtigelsen ved tilslutning: Centralbiblioteker: forpligtet. Forpligtigelsen kan undtages pr. delaftale. Folkebiblioteker: forpligtet. Forpligtigelsen kan undtages pr. delaftale. Skolebiblioteker: kan forpligtes. Forpligtigelsen kan undtages pr. delaftale. Se Udbudsbetingelserne pkt. 4.1 og Rammeaftalen 3.1 Se Tilslutningsaftalen i ETHICS vedr. de oplysninger som skal oplyses ved tilslutning
9. oktober 2014 14 50.05 Biblioteksmaterialer udbudsdesign er nyt Et udbud på biblioteksområdet er en udfordring fordi: varen (fremtidens bøger) ikke er tilbudt på udbudstidspunktet varen kan ikke beskrives vha. klare beskrivelser eller specificeres yderligt det kan være en udfordring at konkurrere på nogle priser, og sikre at der er sammenhæng mellem disse priser og de efterfølgende køb af bøger m.v. som reelt ikke har være konkurrenceudsat. Derfor: Indgår varens pris ikke Konkurrere på håndteringstillæg/avance Pris på serviceydelser (indbinding/klargøring) Vægtningen af de forskellige elementer varierer fra delaftale til delaftale Se udbudsbetingelserne pkt. 3 og 8
9. oktober 2014 15 Aftale og Bilag I II - III Aftale (mellem SKI og leverandøren) Bilag I Kundeliste Bilag II Leverandørens rapportering til SKI Bilag III CSR OBS på: Aftalen pkt. 4.4. Implementeringsperiode (også i Rammeaftalen, pkt. 4.7) Aftalen pkt. 6.1.1. Stikprøvekontrol af kostpriser Aftalen pkt. 8.3. Prisregulering ved anvendelse af standardiserede klargøringsydelser Aftalen pkt. 5.2 SKI s andel (til at dække omkostninger, baserer sig på den volumen som kommunerne oplyser ved tilslutning i tidligere aftaler ml. 1-3%)
9. oktober 2014 16 Rammeaftalen OBS på: 3.1 Kundens aftage forpligtigelse 4.2 Bestilling og ordrebekræftelse 5.1 Kundesupport 7.1.1 Dokumentation af kostpriser 9.2 Leverandørens forpligtigelse til at sikre de laveste kostpriser 9.3 Fakturering 9.5 Fakturakontrol 10.3.1 Kundens ophævelse 15.1.1 Ikrafttrædelse og varighed (4 år fra tiltrædelse, dvs. tiltrædelse i 2016 -> 2020) 15.1.2 Generel opsigelsesadgang (uopsigelig 2 år fra tiltrædelse, derefter opsiges med 3 mdr. varsel)
9. oktober 2014 17 Bilag IV A Kravspecifikationer Unik pr. delaftale Ens opbygning OBS på: Leveringsfrister Rapportering Bod
9. oktober 2014 18 Bilag IV B Tilbudsliste 1 fane 1 delaftale OBS: Delaftale 4,5,6: Nr. 1-3 er til opstilling i krybber! Delaftale 4,5,6: Standardiseringspriser Delaftale 7: volumen-rabatter
9. oktober 2014 19 Bilag IV C Implementering Regulere at Kunden har sikkerhed for at leverandøren er klar ved kontraktstart OBS på: Forskellige handlinger der skal være klar Tidsfrister
9. oktober 2014 20 Bilag IV D Tro- og loveerklæring Kontrol af kostprisen
9. oktober 2014 21 50.05 Biblioteksmaterialer - Tidsplan Fase I gang Leverandørdialog (i gang) 25. september - 10. oktober Høringsperiode (i gang) 22. september 27. oktober Tilslutningsperiode 3. november 24. november Udbud offentliggøres Start december Tilbudsfrist Medio januar 2015 Tildeling Februar 2015 Ikrafttrædelsesdato Marts 2015
9. oktober 2014 22 SPØRGSMÅL ER VELKOMNE Udbudskonsulent Anne Duus Mail: adu@ski.dk Tlf. nr.: 20 29 67 91