17. august Informationsmøde Satellitkommunikation. Onsdag d. 10.august 2011

Transkript

1 1 Informationsmøde Satellitkommunikation Onsdag d. 10.august 2011

2 2 Agenda Velkomst v/ Signe Lynggaard Madsen Juridiske rammer for en rammeaftale v/ Vibeke Jessen Rammeaftalens opbygning v/ Claus Ipsen Gennemgang af bilagsstruktur v/ Claus Ipsen Tildelingskriterier og leverandørvalg v/ Claus Ipsen Sådan byder du ind på rammeaftalen/ethics v/ Martin Grotrian Tidsplan og tjekliste - v/ Claus Ipsen

3 Velkommen v/ Adm. Dir. Signe Lynggaard Madsen

4 4 SKI s hovedopgave effektivt offentligt indkøb Understøtte effektivt indkøb i den offentlige sektor: Stat, regioner, kommuner, halvoffentlige virksomheder og selvejende institutioner. Rammeaftalerne skal a) afløfte kundernes udbudspligt, b) afspejle fordelene ved, at den offentlige sektor køber samlet ind i form af mere konkurrencedygtige priser.

5 5 Udbuddet om Satellitkommunikation er i luften! Det glæder mig, at kunne byde velkommen til informationsmødet om udbuddet Satellitkommunikation i dag. SKI har ikke tidligere haft aftaler på området. Aftalen er lavet som direkte resultat af efterspørgsel fra flere af SKIs kunder. Det har været vigtigt for os at sikre en ny holdbar Rammeaftale på området, som en del af det første hold af de nye Rammeaftaler i SKI.

6 6 Det 6 af godt 20 udbud over det næste års tid Udbuddet er lavet i SKI s nye kontraktparadigme for at sikre at rammeaftalen er: Juridisk holdbar Let at anvende Effektiv på prisen Rammer kundernes behov

7 7 Ser frem til knivskarpe priser Aftalen følger eksisterende markedsmekanismer inden for satellitkommunikation Der er derfor basis for at byde ind med god kvalitet til helt skarpe priser Men husk også at læse det med småt undgå de dumme fejl.

8 8 De udbudsretlige krav er stramme Det er derfor afgørende, at alle parter er ekstra opmærksomme på at undgå ærgerlige fejl i forbindelse med udbudsprocessen SKI s udbudskonsulent Claus Ipsen og resten af teamet vil nu gennemgå processen minutiøst. Jeg ser frem til en rammeaftale, der rammer kundernes behov og som tilbyder konkurrencedygtige priser

9 Juridiske rammer for en rammeaftale

10 10 SKI s mantraer, som fremad udgør de vigtigste kriterier for rammeaftalerne Juridisk holdbare aftaler Skarpe priser skal være attraktive og konkurrencedygtige Behovsrelaterede aftaler skal ramme kundernes reelle behov Let-anvendelige aftaler skal være brugervenlige for kunder og leverandører

11 Juridisk ramme 17. august Juridisk ramme for udarbejdelse af rammeaftale Let-anvendelige aftaler SKI s nye kontraktparadigme er anvendt det betyder: Rammeaftalen regulerer forholdet mellem SKI og Leverandøren Leveringsvilkår regulerer forholdene mellem Leverandøren og Kunden i forhold til den konkrete leverance En Leverandør tildeles Rammeaftalen Direkte Tildeling ingen mulighed for Miniudbud Konkurrencedygtige og attraktive priser Sortimentet skal være tilstrækkeligt beskrevet ved udbuddet Der kan alene tilbydes de varer, som SKI har kravspecificeret Skærpet konkurrence en leverandør og tildelingskriterium Laveste pris Rammer Kundernes behov Dialog med Kunder om behov + markedsundersøgelse

12 Rammeaftalens opbygning

13 13 Opbygning af Rammeaftalen Udbuddet er ikke opdelt i delaftaler. Tilbudsgiverne skal levere og tilbyde alle de efterspurgte ydelser. Priser på de forskellige ydelser anføres i Bilag E 1 Tilbudslister_. Mindstekrav (MK) som tilbudsgiverne skal opfylde, er beskrevet i Bilag E1 Kravspecifikation. Et mindstekrav er et krav, der ubetinget skal opfyldes/overholdes, idet fravigelser fra kravet ikke accepteres. Der kan med andre ord ikke tages forbehold over for krav, der er gjort til mindstekrav.

14 Gennemgang af bilagsstruktur

15 15 Gennemgang af bilagsstruktur Rammeaftale Bilag A Kundeliste Bilag B Retningslinjer for Bestilling Bilag C1 Leveringsvilkår Bilag C1 bilag 2 Leverandørens standardbetingelser Bilag D Leverandørens rapportering til SKI Bilag E Ydelser Bilag E1 Kravspecifikation Bilag E1 Tilbudslister_ Bilag E2 Leverandørens obligatoriske sortiment Bilag F - Håndtering af udgåede ydelser og substitution heraf, ydelsesopdatering samt regulering af priser Bilag H CSR Bilag I - Konsortiedeltagere

16 Tildelingskriterier og leverandørvalg

17 17 Gennemgang af tildelingskriterier og leverandørvalg Én leverandør vil blive tildelt Rammeaftalen ud fra Tildelingskriteriet Laveste Pris. Evalueringen foretages på baggrund af tilbudsgivernes besvarelse i Bilag E 1 Tilbudslister_. Når tilbudsgiveren i Bilag E 1 Tilbudslister_ har udfyldt alle indtastningsfelter evalueres hvert enkelt besvarelse relativt i forhold til de øvrige tilbudsgiveres tilsvarende besvarelser. Fremgangsmåden ved evaluering fremgår detaljeret af Udbudsbetingelserne

18 Sådan byder du ind på rammeaftalen/ethics

19 19 ETHICS (Electronic Tender Handling, Information & Communication System) ETHICS er SKI s udbudssystem, link til systemet findes på ski.dk/ethics Udbudsmateriale er tilgængeligt via ETHICS Systemet anvendes til at downloade udbudsmateriale og uploade dit tilbud samt til at stille spørgsmål omkring udbuddet OBS: Spørgsmål besvares udelukkende via ETHICS. Spørgsmål til udbudsmaterialet stillet pr. telefon eller mail vil ikke blive besvaret. Efter kontraktindgåelsen bruges ETHICS til kontraktstyring Arkiv Ændringer

20 20 Gode råd Systemkrav Alle platforme og browsere er understøttet Java skal være installeret Adobe Reader 9.0 eller nyere og Adobe Acrobat 6.0 eller nyere kræves Læs vejledningerne under de enkelte menupunkter og download herefter det samlede udbudsmateriale Gennemlæs udbudsmaterialet, start med Udbudsbetingelser Beslut hvordan jeres interne organisering af tilbudsafgivelsen skal forløbe hvem gør hvad og hvornår, herunder ledelsen? Test digital signatur i ETHICS. Husk, at den skal være installeret i din browser (gøres normalt bare ved at dobbeltklikke på signaturfilen) Stil evt. spørgsmål til udbuddet, før spørgefristen udløber VÆR OPMÆRKSOM PÅ, at du skal signere dine dokumenter og følgebrev fra den PC, hvor der er installeret en digital signatur udstedt af ETHICS

21 21 Gå ind på for at få adgang til ETHICS Kan også findes således: Klik på Aktuelt Klik på Oversigt over SKI s udbud og eksisterende rammeaftaler i rullemenuen Klik på linjen: Klik her for at åbne ETHICS 17. august

22 Udbudsoversigten i ETHICS Igangværende udbud vises 22 Klik på ikonet til højre for det udbud, du ønsker at få adgang til.. 22

23 23 Adgang til materiale og tilmelding Direkte, fuld og elektronisk adgang til udbudsmaterialet Tid på SKI s server Spørgefrist Tid for tilbudsfrist 17. august

24 24 Efter login vil du se følgende: Her kan du stille spørgsmål ind til den dato, som angivet i tidsplanen, og efterfølgende læse SKI s svar Menupunkt som benyttes, når tilbuddet skal uploades Her genererer du det afsluttende følgebrev Status som viser, hvilke dokumenter du har uploadet indtil videre 17. august

25 25 Når du har udarbejdet dit tilbud, skal tro og love-erklæring og følgebrev signeres Installér signaturfilen på den underskriftsberettigedes pc Du skal anvende Adobe Reader (9.0 eller nyere version) eller Adobe Acrobat (version 6.0 eller nyere version) Klik på dokumentets signaturfelt Vælg den signatur der ønskes anvendt, og klik på Signér. På næste skærmbillede gemmer du det signerede dokument. 17. august

26 26 Fejlmeddelelse uden betydning Når der underskrives med ETHICS signatur, kommer Adobe måske op med fejlmeddelelsen: Der er problemer med mindst én signatur Tjek blot at din signaturfremgår i underskriftfeltet Teknisk forklaring: Den af ETHICS udstedte digitale signatur er en privat registreret signatur, som Adobe ikke kan verificere. Fremgår underskriften i kassen Signer dokument, er dokumentet underskrevet korrekt. 17. august

27 27 Materialet uploades For at uploade materialet, skal du benytte funktionen Send dokumenter Vælg den dokumenttype, der skal uploades Skriv evt. en kommentar til dokumentet Vælg fil til upload (pdf, Excel, zip) 17. august

28 28 Tilbudsprocessen afsluttes Slutteligt skal du generere et følgebrev, som herefter signeres og uploades, som afslutning på tilbudsprocessen Klik her for at generere følgebrevet Klik her for at signere og sende følgebrevet 17. august

29 29 Følgebrevets indhold Under menupunktet Afslut tilbud vises en oversigt over de dokumenter, som følgebrevet vil indeholde, når det automatisk: 1. Genereres 2. Uploades 3. Signeres Hvis der er dokumenter i oversigten, som ikke skal indgå i tilbuddet, fjernes afkrydsningen ud for dokumentet. Klik på Signér og Send, hvorved tilbudsafgivelsen er afsluttet. 17. august

30 30 Hvis du har lavet en fejl... Bordet fanger ikke. Du kan til enhver tid uploade nye versioner af hvert dokument indtil tilbudsfristen. Uanset hvor mange versioner du oploader af samme dokument, er det altid det sidst uploadede, SKI forholder sig til. SKI kan ikke se jeres uploadede dokumenter før tilbudsfristens udløb. Du kan stadig godt uploade nye versioner af dine dokumenter, selvom du har afsluttet tilbuddet og genereret dit følgebrevet. Men husk at klikke på Afslut tilbud igen og lave et nyt følgebrev!

31 31 Spørgsmål vedr. udbudsmaterialet eller ETHICS Generelle tekniske spørgsmål til: Kundeservice på Spørgsmål til selve udbudsmaterialet stilles skriftligt via ETHICS Spørgsmål anonymiseres og spørgsmål/svar offentliggøres på ETHICS Spørgefrist ses på venstre side af skærmbilledet i ETHICS

32 Tidsplan og tjekliste

33 33 Tidsplan for udbuddet 24.august Skriftlige spørgsmål, der modtages senest denne dato, vil blive besvaret. 13.september kl Tilbudsfrist 5.oktober Forventet ordretildeling 19.oktober Forventet kontraktindgåelse Bemærk: Rammeaftale kan først indgås efter udløb af en 10 dages standstill periode regnet fra dagen efter dagen for udsendelse af meddelelse til Tilbudsgiverne om beslutning af tildeling.

34 34 Enkeltstående virksomhed Dateret og elektronisk signeret følgebrev, hvoraf det entydigt fremgår, hvilken virksomhed, der afgiver tilbuddet. Spørgeskema om Generelle spørgsmål enkeltstående virksomhed (Enkeltstående virksomhed): Referenceliste Tro og love-erklæring forfalden ubetalt gæld til det offentlige (enkeltstående virksomhed) Erklæring om hensyntagen på arbejdspladsen Evt. bekræftelse angående anden enheds formåen Bilag E.1 Tilbudslister Bilag C1 bilag 2 Leverandørens standardbetingelser Konsortium/sammenslutning af virksomheder (f.eks. konsortium) For så vidt angår afgivelse af tilbud for en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium), skal disse virksomheder, som anført i udbudsbekendtgørelsens punkt III.1.3), udpege en befuldmægtiget. Den befuldmægtigede virksomhed skal afgive konsortiets samlede tilbud. Dateret og elektronisk signeret følgebrev, hvoraf det entydigt fremgår, hvilken virksomhed, der afgiver tilbuddet. Tilbudsafgivelse for konsortium(udfyldes af den befuldmægtigede) Oplysningsskema angående afgivelse af tilbud for deltagende virksomhed (udfyldes og signeres af alle deltagende virksomheder) Referenceliste Tro og love-erklæring om forfalden ubetalt gæld til det offentlige(skal udfyldes og signeres af alle deltagende virksomheder i konsortiet) Erklæring om hensyntagen på arbejdspladsen(signeres af den befuldmægtigede på vegne af konsortiet) Evt. Bekræftelse angående anden enheds formåen Bilag E.1 Tilbudslister Bilag C1 bilag 2 Leverandørens standardbetingelser