White paper IMS Digital Post Tillægsmodul til IMS produkter
White paper IMS Digital Post IMSoft A/S Januar, 2015 Ansvarlig Henrik Rabæk Poulsen hp@imsoft.dk IMSoft A/S Klamsagervej 31 8230 Åbyhøj Tlf.: +45 31 74 00 09 Salg: salg@imsoft.dk Support: support@imsoft.dk Web: www.imsoft.dk IMS Digital Post Gyldig fra januar 2015 Side 2 af 6
IMS Digital Post White paper Introduktion... 4 Funktionalitet... 4 Afsendelse til Digital Post og e-boks fra alle administrative systemer... 4 System integration er fleksibel... 5 Afsendelse og arkivering direkte i IMS Arkiv... 6 Spar tid og penge... 6 IMS Digital Post Gyldig fra januar 2015 Side 3 af 6
Introduktion IMS Digital Post er en fælles portal til afsendelse og arkivering af digitale breve. Portalen fungerer som en standard Windows printer, der kan afsende enkeltdokumenter og masseforsendelser direkte til CPR- og CVR modtagere eller til automatisk afsendelse fra en stifinder-mappe. I forbindelse med afsendelse konverteres brevene automatisk til PDF format. Løsningen er uafhængig af integrerede systemer og fungerer derfor som service for afsendelse fra forskellige administrative systemer til Digital Post og e-boks. Afsendelse via Digital Post og til e-boks er såvel mere fleksibel som hurtigere og billigere end normale papirbreve som post.. Virksomheden kan således opnå store besparelser ved at undgå at skulle printe, kuvertere, frankere og sende papirbreve til personer og andre virksomheder. Når elektroniske breve skal afløse papirbreve er det vigtigt at sikre, at de når frem til modtageren og efterfølgende at kunne dokumentere dette. IMS Digital Post kan derfor kobles sammen med IMS Arkiv og alle afsendte elektroniske breve samt kvitteringen for modtagelsen arkiveres automatisk i den relevante sag i arkivplanen i IMS Arkiv. Dermed sikres, at dokumentationen altid er på plads. Funktionalitet Afsendelse til Digital Post og e-boks fra alle administrative systemer IMS Digital Post tilbyder virksomheden forskellige måder at afsende, dokumentere og arkivere afsendte breve via Digital Post. Løsningen er velegnet til såvel enkelt forsendelser som masseforsendelser. En virksomhed sender ofte breve til mange modtagere på én gang ud fra en flettefil. Samtidig sendes denne type breve ofte fra flere forskellige administrative systemer i virksomheden EASY, LUDUS, BOSS og Navision er eksempler på sådanne systemer. IMS Digital Post er i stand til at modtage, håndtere og automatisk afsende breve både som enkelt filer og som masseforsendelser fra alle administrative løsninger. Flettefiler splittes i selvstændige PDF filer inden afsendelse til Digital Post. IMS Digital Post Gyldig fra januar 2015 Side 4 af 6
System integration er fleksibel IMS Digital Post er uafhængig af de enkelte administrative løsninger, som producerer brevene, og kan afsende/arkivere enhver PDF fil. Filen printes direkte fra det pågældende system til PDF og videre afsendelse til Digital Post. Brugeren kan direkte fra et MS Office program printe at dokument til afsendelse. IMS Digital Post sørger også for arkivering af afsendte breve fra andre systemer samt arkivering af kvittering for modtagelse i Digital Post. IMS Digital Post gemmer/arkiverer det afsendte dokument sammen med kvittering for modtagelse så den efterfølgende dokumentation er sikret. IMS Digital Post gør det muligt at opbygge et fælles arkiv for al kommunikation fra flere forskellige systemer, f.eks. et automatisk elevarkiv, Navision eller MS Office programmer. Hvis man ønsker at gemme sine afsendelser samt kvitteringer et andet sted end i IMS Arkiv kan løsningen også håndtere dette. Afsendelse håndteres gennem IMS Digital Post ud til Digital Post og e-boks, og alt gemmes efterfølgende i en defineret stifinder mappe. IMS Digital Post Gyldig fra januar 2015 Side 5 af 6
Afsendelse og arkivering direkte i IMS Arkiv Fra IMS Arkiv kan man som bruger sende direkte til Digital Post. Brugeren vælger et dokument i IMS Arkiv til afsendelse via Digital Post funktionen direkte i IMS Arkiv. Kvitteringen for modtagelse af dokumentet arkiveres automatisk i den samme sag som det afsendte dokument. Spar tid og penge IMS Digital Post effektiviserer og sparer mange ressourcer i virksomheden ved at vælge en digital løsning fremfor den ellers daglige kommunikation via papirbreve, samtidig med at dokumentationen for afsendelsen kommer på plads i arkivet. IMS Digital Post Gyldig fra januar 2015 Side 6 af 6