Connect Direct Version 2.7

Transkript

1 Connect Direct Version 2.7 Juni / 38

2 Indholdsfortegnelse 1. Introduktion Versionering Grundlæggende opbygning Oversigt Kolonner i Oversigt Visning af Masseforsendelser i Oversigt Se valgte forsendelse Menuer Indstillinger Connect Settings Application Settings Beskedindstillinger Bilag Tilføj Bilag via fanen Se valgte forsendelse Tilføj Bilag via fanen Oversigt Bilagmenuen Tilføj Bilag: Drag and Drop funktion Funktionsoversigt sådan bruger du Connect Direct Enkeltforsendelse send til én modtager fra WORD Enkeltforsendelse send til én modtager fra PDF Tilføj forsendelse med Drag and Drop-funktion Masseforsendelse send til flere modtagere på én gang Skab og redigér Masseforsendelser via fanen Oversigt Skift kanal for flere forsendelser via fanen Oversigt Søgefunktion i fanen Oversigt Information om (hyper)links i digitale breve Brug af flettefunktioner Sådan bruges flettefunktionen Sådan indsættes flettekoder i dokumentet Oversigt over flettekoder Sådan sendes de flettede breve fra Connect Direct Vedhæftning af bilag til et eller flere breve på én gang Kontakt og support / 38

3 1. Introduktion Denne brugervejledning beskriver hvordan desktop applikationen Connect Direct anvendes til at sende et eller flere breve til enten Digital Post eller til fysisk print hos PostNord Strålfors. Det skal bemærkes, at det kræver en aftale med PostNord Strålfors at kunne anvende Connect Direct, ligesom det kræver en aftale med PostNord Strålfors om forsendelse af Digital Post og fysisk fjernprint. Vejledningen er beregnet til brugere der skal anvende værktøjet i deres daglige arbejde. Den kan enten læses fra ende til anden eller bruges som opslagsværk, når der er behov for hjælp til mere specifikke opgaver. Programmet skal anvendes sammen med et af de to Connect-miljøer. Disse findes på følgende URL er: Produktionsmiljø: Testmiljø: Denne vejledning beskriver ikke installation og udrulning af Connect Direct eller opkobling til PostNord Strålfors administrationsportal og OIOREST-snitfladen. For mere information om dette, se dokumentet Installation Guide Versionering Vejledningen er udarbejdet til version 2.7 af Connect Direct desktop applikationen. Skærmbilleder fra tidligere versioner er brugt flere steder i vejledningen, dog har disse ikke indflydelse for brugsgangen med. 3 / 38

4 2. Grundlæggende opbygning Connect Direct har to faner (visninger) som der skiftes imellem når man anvender programmet. De to visninger er henholdsvis: Oversigt Se valgte forsendelse I Oversigt vises alle forsendelser for den pågældende bruger fra den pågældende maskine. Her kan man se status på sine forsendelser, og der er også herfra mulighed for at foretage forskellige handlinger. Dette beskrives yderligere i afsnit 2.1 nedenfor. I Se valgte forsendelse kan man se brevet (PDF), der skal sendes, og man kan samtidig ændre en lang række indstillinger og parametre for den pågældende forsendelse. Det er typisk inde fra denne visning at man også sender brevet til Connect. Visningen og funktionerne beskrives videre i afsnittene nedenfor Oversigt Fanen Oversigt i Connect Direct er en af de to primære visninger. Det giver et overblik over alle forsendelser (både afsendte og ikke-afsendte), og kan desuden bruges til forskellige handlinger. Et eksempel på Oversigt ses på skærmbilledet nedenfor: På næste side beskrives elementerne i fanen Oversigt. 4 / 38

5 Definitioner af elementer i Oversigt: Nr Beskrivelse 1 Versionsnummer (statisk tekst): Her vises den aktuelle version af Connect Direct, som anvendes på den pågældende maskine. 2 OVERSIGT (fane): Her klikkes når man vil gå til oversigtsloggen, hvor brugeren kan se info om alle sine forsendelser. Der kan vælges mellem de to grundlæggende visninger ved at vælge dem øverst i Connect Direct. Den aktive fane er fremhævet med blå skrift. 3 SE VALGTE FORSENDELSE (fane): Her kan ses og redigeres indstillinger for den enkelte forsendelse der er markeret i Oversigt. Man kan ligeledes komme til denne visning ved at dobbeltklikke på en forsendelse i Oversigt. Afsnit 2.2 beskriver dette i detaljer. Den aktive fane er fremhævet med blå skrift. 4 INDSTILLINGER (menu): Her opsættes de grundlæggende indstillinger for Connect Direct. Læs mere om anvendelsen af denne menu i afsnittet Indstillinger. 5 VÆLG FIL (funktion): Connect Direct kan anvendes til at printe til Digital Post og fjernprint, men man kan også vælge en allerede færdiglavet PDF-fil. VÆLG FIL -knappen bruges således til at vælge et nyt brev til Connect Direct. Funktionen er nærmere beskrevet i afsnit Funktionsoversigt nedenfor. 6 SLET VALGTE (funktion): Ved at trykke på denne knap slettes den/de valgte forsendelser. Der kan kun slettes forsendelser, som enten ikke er afsendt eller har opnået en slutstatus. Bemærk at forsendelser skal markeres med musen for at kunne slettes. Man kan ligeledes slette forsendelser ved at højreklikke på en eller flere forsendelser og trykke på valgmuligheden Slet valgte. 7 TILFØJ BILAG TIL VALGTE (funktion): Vil man tilføje det samme bilag til flere breve på én gang (fx ved Masseforsendelse) kan man markere de relevante breve og trykke på denne knap. Funktionen kan dog også aktiveres ved at højreklikke på en Masseforsendelseslinje, hvis man ønsker at anvende funktionen for en hel Masseforsendelse på én gang. Afsnit 3.3 beskriver dette i detaljer. 8 SEND VALGTE (funktion): Skal man sende flere breve på én gang (fx ved Masseforsendelse) kan man bruge Send valgte - knappen. Funktionen er nærmere beskrevet i afsnittet Funktionsoversigt nedenfor. Man kan ligeledes sende forsendelser ved at højreklikke på en eller flere forsendelser og trykke på valgmuligheden Send valgte. 9 Fortryd slet (funktion): Hvis du har slettet et eller flere dokumenter på én gang, har du med denne funktion mulighed for at fortryde handlingen, og dermed genskabe de netop slettede dokumenter. Knappen bliver blå når fortryd slet er mulig. OBS: Funktionen tillader kun fortrydelse af én slette-handling ad gangen, og er ikke mulig efter genstart af Connect Direct. 10 SØG (tekstfelt): I søgefeltet kan du lede efter specifikke forsendelser ved at indskrive CPR/CVR-nummmer, overskrift på forsendelsen, modtagernavn mv. Afsnit 4.7 beskriver dette i detaljer. 11 OPDATER STATUS (funktion): Status for forsendelserne opdateres når man trykker på denne knap. Indledningsvis giver systemet i kolonnen STATUS besked om hvorvidt brevet er sendt til Connect eller ej. For at få den komplette status for sine forsendelser skal status opdateres ved at trykke på denne knap. 5 / 38

6 Kolonner i Oversigt Der er 11 kolonner i Oversigt, som giver et hurtigt overblik over hændelser for den enkelte forsendelse. Kolonneoverskrifterne er omridset med rød på billedet herunder, som gennemgås i tabellen nedenfor. Definitioner: Kolonne Oprettet Afsendt Overskrift Modtager CPR/CVR Antal bilag Kanal Masseforsendelses ID Sendt Status Status Details Beskrivelse Her ses dato og tidspunkt for hvornår forsendelsen er oprettet i Connect Direct. Det er tidspunktet hvor der trykkes Print (eller filen åbnes) der indsættes. Denne kolonne viser det tidspunkt hvorpå forsendelsen er afsendt fra Connect Direct ind til den centrale Connect-platform. Dokumentets overskrift er som default baseret på den valgte Forsendelsestypes overskrift. Denne vises både i Connect Administrationsportalen og i Digital Post/e- Boks. Overskriften kan også ændres i det enkelte brev ved at ændre i metadata eller tilføje en flette-kode. Se mere i afsnitt 5.3 Oversigt over flette-koder. Denne kolonne viser navnet på modtageren, som er angivet i forsendelsens metadata. Dette tages som udgangspunkt automatisk fra selve dokumentet, men kan også indsættes manuelt af brugeren i fanen Se valgte forsendelse. Det CVR- eller CPR-nummer forsendelsen er sendt til, markeres med en rød firkant hvis nummeret er ugyldigt. Dvs. modtager kan ikke modtage digitalt. I så fald skal man vælge Fysisk kanal eller Auto, hvor en adresse er obligatorisk. Der kan tilføjes bilag til alle forsendelser. Her vises hvor mange bilag den enkelte forsendelse har. Viser den kanal forsendelsen er sendt ad. Kan være Digital (e-boks), Fysisk eller Automatisk valg. Hvis Automatisk valg er anvendt, vises først Automatisk valg. Når status opdateres ved tryk på Opdater Status, vil kolonnen STATUS vise hvilken kanal brevet er sendt til. Når der sendes flere breve på én gang tildeles disse et nummer som kaldes Masseforsendelses ID. Dette vises i denne kolonne og på masseforsendelsens mørkeblå linje. Læs mere om Masseforsendelser i afsnit 4.4. Viser status for, om brevet af sendt fra Connect Direct desktop applikationen. Status er False hvis brevet ikke er sendt, og True hvis brevet er sendt. Man kan i visse tilfælde blive nødt til at gensende brevet manuelt hvis det fejler. Viser status for det pågældende brev. Følgende status-typer er mulige: Vente-stati (Klar, Afleveret Digital Post eller Afleveret til print og kuvertering) Succes-stati (Modtaget Digital Post eller Modtaget PostDanmark) o Fejl-stati (Fejlet). Dette indbærer altid en fejlkode Slutstatus har en grøn farve ved succes og rød ved fejlet. Viser en beskrivende status på fejl. Denne kan bruges til at rette den fejl der er. Fejlstatus kan være, at der mangler oplysninger, CPR er forkert, postnummer er ukorrekt, e-boks afviser brevet osv. 6 / 38

7 Visning af Masseforsendelser i Oversigt Flere breve der flettes sammen i en såkaldt Masseforsendelse, vises på en anden måde i oversigten end enkeltstående breve. PostNord Strålfors anbefaler et maksimum på forsendelser i én Masseforsendelse via Connect Direct. Når en Masseforsendelse netop er lavet vises disse som sammenfoldede i en mørkeblå hovedlinje i Oversigt. På skærmbilledet nedenfor er vist hvordan Masseforsendelser ser ud i Oversigt : En sammenfoldet Masseforsendelse er indikeret med ikonet. Masseforsendelsen kan foldes ud ved at trykke på linjen. Når Masseforsendelsen er foldet ud, kan de individuelle breve i den pågældende Masseforsendelse tilgås ved at dobbeltklikke på de enkelte linjer. Når ikonet vises, er Masseforsendelsen foldet ud. For at sammenfolde Masseforsendelsen trykkes på linejn igen. En Masseforsendelsen tildeles et Masseforsendelses ID, som markeres i kolonnen Masseforsendelses ID, der vises når Masseforsendelses er foldet ud. Masseforsendelses ID er vises også på den mørkeblå linje. Ved at højreklikke på denne linje, er det muligt at kopiere MasseforsendelsesID et såfremt man ønsker at fremsøge dette i Connect Portalen. Se skærmbillede nedenfor: 7 / 38

8 Vigtig info vedr. Enkeltforsendelser kontra Masseforsendelser Connect Direct version 2.7 kan afsende forsendelser som enten Enkeltforsendelser eller Masseforsendelser. Enkeltforsendelser i den digitale kanal afleveres i real-tid, dvs. der er ingen forsinkelse på afleveringen mod Digital Post / e-boks. Såfremt det ønskes, kan én enkeltforsendelse gøres til en Masseforsendelse dette er dog kun relevant for private virksomhedsbrugere af Connect Direct. Masseforsendelser, som rammer den digitale kanal, afvikles cirka en gang i timen af e-boks. Dog kan der gå op imod 24 timer under peak-hours hos e-boks, før brevene udstilles til modtageren. Der kan søges på MasseforsendelsesID et på Forsendelseslog og Forsendelsesstatistik i Connect Portalen. Du kan læse mere om hvordan du brevfletter og opretter Masseforsendelser i afsnit 5. Brug af flettefunktioner. 8 / 38

9 2.2. Se valgte forsendelse Den anden primære fane i Connect Direct er Se valgte forsendelse, som er (PDF)visningen af det valgte dokument. I denne fane indstilles alle parametre for forsendelsen, ligesom brugeren kan se hvordan det færdige brev kommer til at se ud (se skærmbillede nedenfor). 9 / 38

10 Definitioner: Nr. Beskrivelse 1 Visning af PDF-dokument: Her kan ændres på indstillingerne for visningen af dokumentet i PDF-vieweren. Her kan zoomes, skiftes side osv. 2 Overskrift: Denne overskrift vises både i Connect Administrationsportalen, men det er også denne tekst, der sendes videre til e-boks. Teksten til overskriften tages som default fra den valgte forsendelsestype, hvis der er påført noget her. Der kan også dikteres en titel via et dokument-tag (se mere om tags i afsnit 8.2 og 8.3). Brugeren kan også vælge, at skrive sin egen titel i feltet. Det anbefales ikke, at lade feltet stå tomt. 3 CPR/CVR: Her indsættes det CPR- eller CVR-nummer der skal sendes til. Connect Direct finder selv CPR- og CVR-numre i dokumentet, og sætter det ind i feltet. CPR/CVR kan også dikteres via et dokument-tag eller brugeren kan selv indtaste et nummer. 4 Navn: Her indsættes det navn der skal sendes til. Connect Direct finder selv navnet fra den rigtige placering i dokumentet, og sætter det ind i feltet. Brugeren kan selv indtaste et navn. 5 Adresse: Her indsættes den adresse der skal sendes til. Connect Direct finder selv adressen fra den rigtige placering i dokumentet, og sætter det ind i feltet. Brugeren kan selv indtaste en adresse. Benyt evt. brevtesteren når du opsætter brevskabelonen: 6 Postnummer: Her indsættes det postnummer der skal sendes til. Connect Direct finder selv postnummeret fra den rigtige placering i dokumentet, og sætter det ind i feltet. Brugeren kan selv indtaste et postnummer. 7 Landekode: Her indsættes landekode for det land, der skal sendes til. Connect Direct vælger som udgangspunkt Danmark. Landekode kan også dikteres via et dokument-tag eller brugeren kan selv indtaste en landekode. 8 ID: Forsendelsens unikke ID. Dette genereres automatisk, og bør som udgangspunkt ikke ændres. ForsendelsesID et kan bruges til søgninger i Connect. 9 Kanal: Her vælges den kanal der skal sendes til. Der er tre valgmuligheder: Digital Post, Fysisk Post og Automatisk valg (som bruger prioriteringen fra forsendelsestypen). Kanalen kan også dikteres via en flettekode (læs mere om flettekoder i afsnit 5.2). 10 BILAG (knap): Denne knap aktiverer bilags-menuen. Læs mere om bilagsmenuen i afsnit 3.3 Bilag. 11 BESKEDINDSTILLINGER (knap): Denne knap aktiverer menuen for beskedindstillinger. Læs mere om beskedindstillinger i afsnit 3.2. Beskedindstillinger. 12 SEND TIL CONNECT (knap): Denne knap afsender den aktuelle forsendelse til Connect, hvorfra den sendes videre til enten Digital Post eller til print som fysisk brev alt efter modtagerens muligheder. 10 / 38

11 3. Menuer Der er tre indstillingsmenuer i Connect Direct programmet. Det er via disse tre menuer, at alle indstillinger for både programmet og de enkelte forsendelser indstilles. De tre indstillingsmenuer er: Indstillinger Beskedindstillinger Bilag 3.1. Indstillinger Menuen Indstillinger indeholder de primære opsætningsparametre for programmet. Menuen tilgås ved at trykke på Indstillinger -knappen i øverste højre hjørne af programvinduet, som vist på billedet til højre. Indstillingsmenuen behøver ikke anvendes ret ofte, men indeholder vigtige indstillinger, som man bør kende til. Ved at trykke på Indstillinger -knappen fremkommer menuen i højre side af brugerfladen. Indstillingerne gemmes automatisk når de ændres! Indstillingsmenuen er opdelt i to sektioner: Connect Settings: Dette er de grundlæggende indstillinger, som kun behøves at blive defineret ved første opsætning af programmet. Application Settings: Dette er indstillinger som kan ændres efter behov. Dog anbefales det at lade disse forblive som de er, efter første opsætning af programmet. Definitionerne på skærmbilledet til højre er beskrevet på de følgende sider. 11 / 38

12 Connect Settings Parametrene i Connect Settings er som hovedregel nogle, der kun skal indstilles ved opsætningen af Connect Direct. Ved central udrulning af Connect Direct er disse parametre som oftest allerede defineret når programmet startes. Det er dog altid en god idé at kontrollere om disse er sat korrekt inden man benytter Connect Direct første gang. En genstart af program eller computer kan være nødvendig hvis en ny version er installeret. Definitioner: 1A. Certificate Thumbprint Dette er en værdi, som viser certifikatet, der aktuelt anvendes for systemet. Det er ikke noget der bør ændres når det først er sat op. (Hvis certifikatet volder problemer bedes du kontakte din ITafdeling eller Connect support). 1B. VÆLG CERTIFIKAT (knap) Der anvendes som regel kun ét funktionscertifikat til programmet. Ved tryk på denne knap kan man vælge det certifikat fra Certificate Store, der ønskes anvendt. Brugeren præsenteres for en liste af mulige certifikater i både Current user context og Local machine context alt efter hvor certificatet ligger gemt. Vinduet nedenfor fremkommer ved at trykke på VÆLG CERTIFIKAT: Du kan læse mere om brugen af certifikater i installationsvejledningen Installation Guide. 2. Connect URL Her indsættes den URL, der ønskes anvendt. Der kan vælges mellem hhv. Connect testmiljø: Testmiljøet benyttes som regel inden man går rigtigt i drift med Connect Direct. Det er i dette miljø, at man kan afprøve om systemet fungerer som det skal. Connect produktionsmiljø: ( Når Connect Direct er afprøvet og godkendt, kan man rykke over på produktionsmiljøet. Det er i dette miljø, at man som bruger af Connect Direct er i stand til at sende breve til borgere på vegne af jeres myndighed eller organisation. 3. Afsendersystem ID Her indtastes værdien for det Afsendersystem man ønsker at anvende. Værdien for det ønskede Afsendersystem kan findes i Connect Portalen. (Det er kun nummer-værdien der skal indtastes her). 12 / 38

13 Det er oftedet samme system der anvendes hver gang for alle brugere, da Afsendersystemet som regel vil være lavet til Connect Direct. Spørg din systemadministrator hvis i tvivl. 4. Forsendelsestype ID Dette er en drop-down menu, hvor man kan vælge de forsendelsestyper, der er mulige for det pågældende Afsendersystem. Dvs. Afsendersystem ID skal være valgt før denne parameter er mulig at sætte. Det vil ofte være den samme forsendelsestype der anvendes, men det kan variere afhængig af hvordan systemet generelt anvendes i virksomheden. Spørg din systemadministrator hvis i tvivl. En Forsendelsestype kan betegnes som den eller de brevskabeloner der er tilknyttet det anvendte Afsendersystem. 5. System Message Her kan du se status på forbindelsen til den centrale Connect-platform. Connect Direct skal nemlig være forbundet til Connect for at fungere. Hvis ikke, kan forsendelser ikke leveres videre til Digital Post/e-Boks eller fjernprint. Hvis du ser dette symbol er der ikke forbindelse til den centrale Connect-platform. En kort beskrivelse af fejlen indikeres ligeledes. Kontakt din systemadministrator hvis i tvivl. (Kontrollér evt. dit certifikat eller din internetforbindelse.) Hvis dette symbol vises, er du forbundet til den centrale Connect-platform. (Connect Direct kan imidlertid godt være forbundet til Connect-platformen uden aktivt at have valgt en forsendelsestype. Kontrollér derfor, at en forsendelsestype også er valgt!) 6. Local file storage Her har du mulighed for selv at indstille stien til den lokale mappe hvori dine afsendte forsendelser fra Connect Direct gemmes. Tryk på knappen VÆLG hvis du ønsker at vælge en anden sti. Hvis stien ikke ændres er default-stien til denne mappe: C:\Users\ user name \AppData\Local\Straalfors\ConnectDirect 13 / 38

14 Application Settings 7. Batch splitter (Default: &&##) Ved brevflet benytter Connect Direct en såkaldt batch splitter. Dette er en kode, som pr. default er indstillet til tegnene &&##. Brugeren har selv mulighed for at vælge hvad denne kode skal være, men det anbefales at beholde denne på default. Se også afsnit 5. Brug af flettefunktioner for mere information om batch splitter-funktionen. 8. Remove splitter Ved at krydse dette felt af, vil batch splitter -koden ikke fremgå synligt i de oprettede forsendelser eller over for modtageren. PostNord Strålfors anbefaler at man sætter kryds ved dette. Såfremt feltet ikke hakkes af, vil batch splitter -koden forblive synlig i forsendelserne. 9. Automatically delete letters Ved at hakke dette felt af, vil Connect Direct selv sørge for at fjerne oprettede forsendelser i Connect Direct Oversigt samt i den lokale mappe Local file storage. Fjernelsen af breve sker når brugeren lukker programmet og baseres på det valgte antal dage (se punkt 10). Læs mere om auto-delete funktionen i vejledningen Installation Guide. 10. Delete letter in log after [ ] days Såfremt Automatically delete letters er aktiveret (krydset af), kan brugeren selv definere hvor mange dage der skal gå fra at de enkelte forsendelser er oprettet til at de skal fjernes igen. Forsendelsernes data fjernes både i Connect Direct Oversigt og i den lokale mappe Local file storage. Intervallet kan defineres fra 0 og op til 365 dage. Hvis 0 dage vælges, vil Connect Direct fjerne forsendelserne så snart programmet lukkes ned. 14 / 38

15 3.2. Beskedindstillinger Menuen Beskedindstillinger åbnes fra fanen Se valgte forsendelse. Fra dette vindue trykkes på knappen Beskedindstillinger nederst i venstre kolonne (vist rød markering på skærmbilledet nedenfor. Herfra åbnes menuen i højre side af skærmbilledet akkurat som de øvrige menuer (se næste side). Beskedindstillingerne svarer til de indstillinger der er opsat på den valgte forsendelsestype i Connect Portalen. Indstillingerne er inddelt i fire overordnede områder: 1. Digital Post 2. Fysisk Post 3. Andre valgmuligheder 4. Påtryk På næste side ses et skærmbillede samt beskrivelse af hvordan indstillingerne anvendes. 15 / 38

16 1. Digital Post Under indstillinger for Digital Post kan man tilføje en forsinket leverance, samt indstillinger for kvitteringer. Forsinket leverance giver mulighed for at gøre en eller flere digitale forsendelser tilgængelige for modtageren på en fastsat dato. Det kan eksempelvis anvendes når flere modtagere skal modtage oplysninger fuldstændig samtidig. Brugeren kan også vælge hvilke kvitteringer der ønskes, hvis man vil have en kvitteringen i sin Fysisk Post Under indstillingerne for Fysisk Post kan brugeren vælge hvordan et fysisk brev skal behandles ud fra en række parametre. I den øverste drop-down menu vælges hvilken postkategori brevet skal sendes med. Det er lidt ældre betegnelser, der stadig anvendes, og man vælger derfor typisk mellem Prioritaire (A-post, som i dag hedder Q- post) eller Economique, som er et B-brev. Der kan også vælges mellem en række andre optioner, som der dog skal være åbnet for af en administrator på den pågældende forsendelsestype. Spørg din administrator hvis du er i tvivl. De øvrige valg dikterer kuverttypen, farve/sh og om der skal skrives på én side (Simplex) eller begge sider (Duplex) af papiret. Der kan også markeres om, der er tale om et hastebrev. Denne funktion kræver at man vælger Prioritaire postkategorien, og det kræver at den aftale I har med PostNord Strålfors tillader dette. Et hastebrev er et brev, der sendes efter kl på en hverdag, og som så vil blive taget med i produktionen kl samme dag. Bemærk at der opkræves et separat gebyr for denne type forsendelse. 3. Andre valgmuligheder Dette område giver mulighed for, at påføre nogle parameterværdier, som kan bruges internt i virksomheden/myndigheden. Enhed tekst er en tekst, der kan fortælle noget om hvilken enhed der sender, eller andre specifikke oplysninger, som man ønsker fremgår i Forsendelsesloggen på Connect Portalen, når man ser på den enkelte forsendelse. Konteringsgruppen er en markør, man kan sætte på forsendelsen, og som så vil fremgå af fakturaen når man modtager denne efterfølgende. Ved at have konteringsgrupper påført, kan det bliver nemmere at opdele fakturabeløbet internt i din virksomhed/myndighed. 4. Påtryk Det er muligt at få påtrykt forskellige oplysninger på et brev, inden det printes og kuverteres. Her kan man vælge at få påtrykt afsenderadressen, modtageradressen og brevdato på selve brevet. Der trykkes ikke noget på kuverten, medmindre en særlig aftale er indgået med PostNord Strålfors. Du kan læse mere om, hvordan et brev bør se ud, og hvordan og hvor der påtrykkes på: 16 / 38

17 3.3. Bilag Tilføjelse af bilag kan gøres fra begge de to faner Oversigt og Se valgte forsendelse : Tilføj Bilag via fanen Se valgte forsendelse Fra denne fane trykkes på knappen Bilag i nederste venstre side (markeret med rød på skærmbilledet nedenfor). Bilag kan kun tilføjes til den viste forsendelse i dette view. Antallet af tilføjne bilag vises i parentesen på knappen. I eksemplet herunder, er der altså ikke tilføjet nogen bilag: 17 / 38

18 Tilføj Bilag via fanen Oversigt Man kan tilføje bilag til et eller flere valgte breve via fanen Oversigt på to måder: 1. Tryk på knappen TILFØJ BILAG TIL VALGTE i toppen hvorefter Bilag-menuen fremkommer. eller 2. højreklik på den/de forsendelser, som du ønsker at tilføje bilag til, og vælg derefter Tilføj bilag til valgte hvorefter Bilag-menuen fremkommer. Billedet nedenfor viser de to valgmuligheder markeret med rødt omrids. Bilag kan tilføjes til en eller flere valgte forsendelser ad gangen! 18 / 38

19 Bilagmenuen I bilagmenuen (se skærmbillede nedenfor) har du mulighed for at vedhæfte et eller flere bilag til den eller de valgte breve. Navnet fra den valgte fil benyttes som bilagsnavn, men man kan også selv definere navnet på bilaget inden filen vælges ved at skrive en tekst i feltet ud for Navn. 1. For at vælge en fil til bilag, trykkes på knappen VÆLG FIL. 2. Herefter fremkommer et standard Microsoft vindue til udvælgelse af filer. Der kan nu browses hen til den fil man ønsker. 3. Når den ønskede fil er udvalgt, bliver den automatisk tilføjet til bilagene for forsendelsen under sektionen VEDHÆFTEDE BILAG : 4. Bilaget optræder således på bilagslisten, som det ses på det billedet ovenfor. Markér et eller flere bilag på listen for at aktivere funktionerne Se bilag, Flyt op, Flyt ned og Slet valgte. Når bilagene er tilføjet, kan menuen skjules igen ved at trykke på den hvide pil øverst i menuen eller blot ved at trykke et andet sted i brugerfladen. 19 / 38

20 Tilføj Bilag: Drag and Drop funktion Man kan ligeledes tilføje bilag ved at dragge og droppe en eksisterende fil ind i bilag-menuen eller ind brugerfladen når fanen Se valgte forsendelse er åben. Vær opmærksom på følgende: Der kan ikke vedlægges identiske bilag. Dvs. bilag der har både identisk navn og format kan ikke vedhæftes mere end én gange. Ikke alle typer bilag kan bruges til alle typer breve. Du kan vedhæfte næsten alle filtyper til Digital Post (billeder, film, word, excel osv.), men til et fysisk brev, kan du kun bruge pdf-filer. 20 / 38

21 4. Funktionsoversigt sådan bruger du Connect Direct I afsnittene ovenfor om visninger og menuer er en del af de grundlæggende funktioner og indstillinger allerede beskrevet. Dette afsnit beskriver hvordan du sender en forsendelse, og bagefter ser status på den forsendelse Enkeltforsendelse send til én modtager fra WORD De fleste breve og øvrige dokumenter som ikke er automatisk genereret, bliver behandlet i programmet Microsoft Word. Derfor er det gjort muligt at afsende sit brev direkte fra Word via Connect Direct. Når du skal afsende et enkelt brev fra Word, skal du bruge følgende fremgangsmetode: 1. Brevet skrives i Word, helt som normalt. 2. Når brevet er klar til at blive sendt, skal der printes til ConnectPrinter, som er installeret sammen med Connect Direct. Vælg menuen Print eller tryk Ctrl+P. Begge dele aktiverer printermenuen i Word, som kan ses på billedet til højre. 3. Vælg printeren ConnectPrinter for at printe brevet til Connect Direct. Ved at trykke Print vil dokumentet automatisk åbnes i Connect Direct. Hvis dokumentet mod forventning ikke åbner, kan det være fordi et andet dokument er åbnet i Connect Direct. Gå i så fald til Oversigt i Connect Directbrugerfladen, og forsøg at printe dokumentet til Connect Direct igen. 4. Brevet vises nu i Connect Direct-brugerfladen. For at læse om hvilke indstillinger du kan ændre se afsnittene 3.2 Beskedindstillinger 3.3 Bilag På næste side ses dokumentet i Connect Direct, efter det er blevet overflyttet. 21 / 38

22 Kontrollér opsætningen inden du sender: Når brevet printes med ConnectPrinter fra Word, åbnes det i Connect Direct under fanen Se valgte forsendelse som ovenfor. Herfra kan beskedindstillingerne ændres. I eksemplet ovenfor har Connect Direct selv fundet CPR-nummer, navn og adresse i dokumentet og sat det ind i de korrekte felter i venstre side af brugerfladen. Hvis det ikke er de rigtige oplysninger, kan du selv rette dem til, så det bliver korrekt i metadata. Dette vil dog ikke ændre på selve teksten i brevet (PDF). Brevet på skærmbilledet ovenfor er klar til afsendelse, og man kunne derfor trykke på Send til Connect -knappen, hvorefter brevet ville blive sendt. Men der er dog et par ting, som det kan være nødvendigt at kontrollere inden. Næste side beskriver dette i detaljer. Afprøv evt. dit brev i brevtesteren: 22 / 38

23 5. Vær opmærksom på følgende inden du sender brevet: Kanal Se først om kanalen står til det ønskede. Du kan vælge mellem Digital Post, Fysisk Post eller Automatisk Valg. Hvis Automatisk Valg er valgt, vil Connect vælge den kanal i prioriteret rækkefølge ud fra Forsendelsestypen (oftest Digital Post først og Fysisk Post hvis Digital ikke er muligt). Både CPR og Navn/Adresse skal være udfyldt såfremt Automatisk valg sættes. Ønsker du at sende i kanalen Digital Post, skal du være opmærksom på, at feltet CPR/CVR skal være grønt. Dette betyder at modtager (dvs. CPRnummeret) er i stand til at modtage digital post. Hvis feltet er rødt, er der enten noget galt med CPR-nummeret, eller også er den valgte modtager frameldt Digital Post. Hvis CPR/CVR feltet er grønt er du klar til at sende som Digital Post. Hvis feltet er rødt, kan du vælge at skifte kanal til Fysisk Post, og feltet vil nu blive grønt, da CPR/CVR ikke er nødvendigt for at sende til Fysisk Post. Skal du sende Fysisk Post, skal du være opmærksom på, at felterne Adresse og Postnr. er udfyldt korrekt og er grønne. Hvis du skal sende til en udenlandsk adresse, skal du huske at ændre landekoden til det rigtige land (landekoden er baseret på ISO-standard). Hvis du har brug for listen over mulige landekoder, kan du kontakte Strålfors på support.connect@stralfors.dk. CPR/CVR Hvis du vil sende Digital Post er feltet til CPR/CVR-nummer nødvendigt. Connect Direct prøver selv at finde frem til det rigtige CPR/CVR-nummer ud fra teksten i dokumentet, som du vil sende. Hvis der ikke kan findes noget i dokumentet, kan du selv indtaste det relevante nummer i CPR/CVR-feltet. Hvis du har valgt Digital Post eller Automatisk Valg som kanal, skal CPR/CVR feltet være grønt, før du kan sende brevet. Overskrift Connect Direct tager overskriften fra den valgte Forsendelsestype. Hvis der ikke er påført en titel/overskrift på Forsendelsestypen, vil Connect Direct vælge Nyt brev som default. I så fald er det som regel en god idé, at ændre til en titel/overskrift, der giver mere mening for modtageren. Overskriften er kun relevant for kanalen Digital Post, da denne bliver vist i emnefeltet hos modtagerens digitale postkasse/e-boks. Beskedindstillinger Det kan være en god idé at kigge beskedindstillingerne igennem inden du sender brevet. Det er dog som oftest ikke nødvendigt at gøre det da disse indstillinger er defineret ud fra den valgte forsendelsestype. 23 / 38

24 6. Du er nu klar til at sende brevet. Send brevet ved at trykke på knappen Send til Connect : (Du kan alternativt vælge at gå tilbage til Oversigt, hvorfra du også kan sende dit brev.) Når du trykker på knappen Send til Connect, bliver brevet sendt og skærmbilledet ændres til fanen Oversigt, hvor din forsendelse ligger markeret øverst. Se skærmbilledet herunder: Kolonnen SENDT ændres efter kort tid fra False til True, hvilket indikerer at brevet er afsendt fra Connect Direct. Samtidig ændres kolonnen STATUS til Sent to Connect. Kolonnen AFSENDT vil ligeleds vise tidspunktet for afsendelsen fra Connect Direct. 7. Brevet er nu sendt fra din maskine og bliver behandlet i den centrale Connect-løsning. Hvis brevet skal til Digital Post, tager dette som regel kun få sekunder. Skal brevet til Fysisk Post tager det i sagens natur længere tid. I dette eksempel er tale om et brev til Digital Post, hvorfor den endelige status stort set kan kontrolleres med det samme. Dette gøres ved at trykke på knappen OPDATER STATUS i øverste højre hjørne: Connect Direct henter således den aktuelle status i den centrale Connect-løsning. I dette eksempel er brevet blevet leveret til modtagerens digitale postkasse, og status er derfor Modtaget Digital Post. Dette er bekræftelsen på at brevet er leveret til den ønskede modtagers Digitale Postkasse. Slutstati i STATUS -kolonnen til højre, vises med en farvet markering. Grøn for succes eller rød for fejlet. Nå brevet er sendt kan Connect Direct lukkes eller forblive åbent i baggrunden. Det kan være en fordel, at lade programmet være åbent, hvis der skal sendes flere breve samme dag. Det er nemlig en del hurtigere at flytte (printe) brevet/dokumentet til Connect Direct, hvis programmet allerede er åbent. 24 / 38

25 4.2 Enkeltforsendelse send til én modtager fra PDF Hvis du ønsker at sende dit brev fra PDF-format i stedet for Word, er dette også muligt, og det fungerer stort set på samme måde. Du skal dog ikke bruge print-funktionen, når dit dokument allerede er i PDF-format. Når du skal afsende brevet fra PDF, skal du bruge følgende fremgangsmetode: 1. Åbn Connect Direct-programmet: Placeringen kan afhænge af, hvordan du eller din administrator har installeret det på din computer. Normalt kan du finde Connect Direct i folderen C:\Program Files\Straalfors\ConnectDirect. Her skal du finde filen ConnectDirect.exe, som er selve programfilen. Den ses her i en Windows Explorer: Hvis du bruger programmet meget, kan det være en god idé at lægge en genvej på dit skrivebord eller i din startmenu. Se evt. installationsvejledningen Connect Direct Installation Guide eller spørg din IT-afdeling, hvis du er i tvivl om, hvordan du gør det. 2. Vælg fil: Når Connect Direct-programmet er åbent, vises fanen Oversigt til at starte med. For at vælge din PDF-fil trykkes på knappen VÆLG FIL markeret med rødt omrids herunder: 3. En standard Windows dialog-boks fremkommer, hvorefter du kan vælge den PDF-fil (brevet), som du ønsker at sende: 25 / 38

26 Herefter vil det valgte dokument vises i fanen Se valgte forsendelse i Connect Direct, som herunder: 4.3 Tilføj forsendelse med Drag and Drop-funktion Det er ligeledes muligt at tilføje en forsendelse vha. drag and drop -funktion. Når du har Connect Direct åbent i Oversigt, er det muligt at vælge et eller flere breve (kun PDFformat) fra din lokale mappe. Markér de ønskede breve i din mappe og træk dem hen i Oversigt i Connect Direct. Tilføjes der enkeltforsendelse åbnes denne i fanen Se valgte forsendelse. Tilføjes flere forsendelser på samme tid vises disse som en Masseforsendelse i fanen Oversigt. Samme indstillingsmuligheder og kontrolprocedure gælder her, som for processen med print fra Word. (Se afsnit 4.1) 26 / 38

27 4.4 Masseforsendelse send til flere modtagere på én gang Med Connect Direct er det muligt at sende samme breve til flere modtagere på én gang. Dette er ofte brugbart hvis det er samme information man skal sende til flere modtagere, hvor man eksempelvis gerne vil have flettet unik adresse, kundenummer eller lignende ind i brevet, så det bliver personligt for modtageren. Du kan både bruge Word- og PDF-funktionerne, som er beskrevet ovenfor, til at sende til flere modtagere. Al funktionalitet i Connect Direct, såsom at finde CPR og adresse i dokumentet, fungerer uanset om du anvender en PDF- eller Word-version af dokumentet. 4.5 Skab og redigér Masseforsendelser via fanen Oversigt Via fanen Oversigt er det muligt at: Fjerne forsendelser fra eksisterende masseforsendelser Skabe en masseforsendelse baseret på flere enkeltforsendelser Tilføje forsendelser til en eksisterende masseforsendelse Disse muligheder vises ved at højreklikke på enkelt- eller masseforsendelser i Oversigt, hvorefter menuen til højre fremkommer. De tre muligheder er beskrevet nedenfor: Lav til enkeltforsendelser Dette er kun muligt når man har markeret en eller flere forsendelser der indgår i en Masseforsendelse. Ved at klikke på muligheden Lav til enkeltforsendelse vil den/de valgte forsendelser i Masseforsendelsen blive rykket ud og omdannet til enkeltforsendelse(r). Man vil således i Oversigt se, at den/de enkelte forsendelser ligger uden for Masseforsendelsen. Lav til Masseforsendelse Det er muligt at lave både én enkeltforsendelse og flere enkeltforsendelser til en samlet Masseforsendelse ved at højreklikke på den/de ønskede forsendelser. For at skabe en Masseforsendelse baseret på flere enkeltforsendelser, skal man markere flere enkeltforsendelser på samme tid ved at holde CTRL eller SHIFT nede. Du kan efterfølgende højreklikke på de markerede enkeltforsendelser og trykke på Lav til Masseforsendelse. Alle enkeltforsendelserne vil nu blive samlet i en samlet Masseforsendelse. Hvorledes du sender til flere modtagere, og den tilhørende funktionalitet er beskrevet i afsnit 5. Brug af flettefunktioner, og er derfor ikke beskrevet separat her i funktionsoversigten. Tilføj til eksisterende Masseforsendelse Det er muligt at tilføje én eller flere enkeltforsendelser til en eksisterende Masseforsendelse. Ved at højreklikke på de ønskede enkeltforsendelser og vælge muligheden Tilføj til eksisterende masseforsendelse vil man efterfølgende blive bedt om at vælge et Masseforsendelses ID. Når det ønskede ID vælges, tilføjes den/de valgte forsendelser til den valgte Masseforsendelse. 27 / 38

28 4.6 Skift kanal for flere forsendelser via fanen Oversigt Som udgangspunkt er kanalvalget dikteret af den Forsendelsestype der benyttes i Connect Direct. Mulige kanaler er: Automatisk Digital (e-boks for private virksomheder) Fysisk ( - dog ikke tilsluttet.0 og tidligere versioner) Kanalvalget kan ændres i fanen Se valgte forsendelse for en enkelt forsendelse ad gangen. Det er dog også muligt at skifte kanal for flere udvalgte forsendelser ad gangen. Dette giver brugeren mulighed for hurtigt at ændre kanalvalg for mange forsendelser på samme tid. Ved at bruge CTRL+klik på de ønskede forsendelser i Oversigt, bliver forsendelserne markeret samtidig. Brugeren er nu i stand til at højreklikke på de markerede forsendelser og skifte kanal ved at trykke på VÆLG KANAL. Et eksempel med seks markerede breve af i alt 10 ses herunder. Denne funktion kan især benyttes hvis der er flere forsendelser i en Masseforsendelse, hvor den valgte kanal ikke er en mulighed. Det kan eksempelvis ske hvis man har valgt Digital Post som kanal, og der er indtastet et CPR-nummer som ikke kan modtage digital post. Man vil således hurtigt kunne skifte kanal til enten Automatisk valg eller Fysisk post. 28 / 38

29 4.7 Søgefunktion i fanen Oversigt Connect Direct indeholder en søgefunktion, hvor man fra fanen Oversigt kan søge efter forskellige dokumenter/breve, som der er behov for at finde. Søgefeltet er markeret med rød på skærmbilledet nedenfor : Når man placerer sig i søgefeltet og begynder at skrive, vil Connect Direct med det samme søge efter den tekst der skrives. Man skal altså ikke manuelt starte søgningen. Søgemuligheder: Der kan søges i alle de primære felter for det pågældende dokument, herunder: Overskrift Modtagernavn CPR/CVR Status Connect Direct søger også efter filer i Masseforsendelser. Hvis det søgte findes i et eller flere breve i en Masseforsendelse vises hovedlinjen for den pågældende Masseforsendelse. Foldes denne ud vil kun det/de fremsøgte dokumenter være synlige, og der kan nu klikkes på disse, så de åbnes. OBS! Der kan ikke søges på indhold i selve brevene vha. denne søgefunktion. 29 / 38

30 4.8 Information om (hyper)links i digitale breve Overføres der direkte som PDF til Connect Direct vil alle (hyper)links forblive intakte i forsendelsen, når det bliver leveret i Digital Post/e-Boks hos modtageren. Når printerdriveren derimod benyttes til at konvertere dokumenter fra Word til PDF - som det eksempelvis gøres fra ConnectPrinter til Connect Direct - bliver de dybe links ødelagt grundet printerteknologiers generelle manglende evne til at konvertere disse. o Eksempel på link der ikke fungerer efter konvertering via printerdriver: tryk her Eksempel på link der fungerer efter konvertering via printerdriver: Hvis det ønskes at bevare hyperlinks i den digitale forsendelse, kan man derfor med fordel gøre et eller begge af følgende: Skrive (hyper)links helt ud, således at modtageren alternativt kan kopiere URL en ind i deres egen browser. Gemme (ikke printe) Word-filen/brevet som en PDF-version og vælge filen via Connect Direct i fanen Oversigt eller benytte drag and drop-funktionen. o Dette gælder også hvis der er tale om flettefiler med mange breve i. Hvis der er tale om dokumenter, der kræver grafisk høj kvalitet, bør du overveje at bruge et andet værktøj til at konvertere til PDF-format. 30 / 38

31 5. Brug af flettefunktioner Connect Direct giver mulighed for at flette flere breve i samme dokument, der efterfølgende sendes som enkelte forsendelser til de respektive modtagere. Denne funktion kan bruges når man sender samme besked til flere modtagere, og gør det hurtigt og enkelt at sende mange breve på samme tid. Det er muligt at flette og sende op mod breve (anbefalet maksimum) i samme Msseforsendelse, dog afhængigt af indhold, længde, størrelse mv. 5.1 Sådan bruges flettefunktionen Til selve fletningen af brevene anvendes Word som man plejer. Se evt. Microsofts guide til brevfletning. Man kan altså som udgangspunkt bruge en standard brevskabelon, som blot skal tilpasses til at kunne sendes via Connect Direct. Men det er afsenderen/brugeren selv, der sætter brevet/brevene op som man normalt ville gøre. Markering af start på nyt brev For at kunne sende mere end ét brev til forskellige modtagere, er det vigtigt at man i dokumentet markerer hvornår et nyt brev starter, så Connect Direct kan dele dokumentet op på rette vis. Connect Direct bruger som standard denne tekststreng til at splitte brevene: &&## For at markere starten af et nyt brev indsættes derfor koden &&## i toppen af den første side i Word-dokumentet. Nedenfor ses et eksempel fra et brev: Når du har indsat batch splitteren &&## i toppen af brevet, er du klar til at sende de flettede breve. Den samlede fil vil nu blive opdelt i separate breve, når du printer dem til Connect Direct via brevflet-funktionen i Word eller hvis du vælger PDF-udgaven. OBS! Du kan under Connect Direct Indstillinger vælge som standard at fjerne denne kode når brevene overføres til Connect Direct. Dette gøres ved at sætte hak i Remove batch splitter inden du overfører dine breve til Connect Direct. 31 / 38

32 5.2 Sådan indsættes flettekoder i dokumentet For at kunne indsætte metadata-oplysninger til Connect Direct direkte i det enkelte brev, vel at mærke, uden at modtageren kan se disse oplysninger, kan man benytte de såkaldte flettekoder. Disse indsættes på en separat side/sektion til sidst i dokumentet inden man fletter alle brevene. VIGTIGT Sørg altid for at flettekoderne står på en separat side/sektion, da denne side fjernes automatisk når det indføres i Connect Direct. Har man skrevet flettekoder på en side i sit hoveddokument, som modtageren skal se, vil denne side derfor blive fjernet, hvilket ikke er hensigtsmæssigt. Opbygningen af en flettekoder ser således ud: &&??Parameter= Værdi &&?? 1. Man skriver altså først tegnene &&?? 2. Herefter indsættes den parameter= man ønsker at beskrive 3. Efterfulgt af den værdi, som parameteren skal have. 4. Til sidst afsluttes med tegnene &&?? Tabellen i afsnit 5.3 Oversigt over flettekoder giver en komplet oversigt over alle de flettekoder der er mulige. Eksempel 1: Hvis man ønsker at sende et brev til en modtager med CPR-nummer og det skal være med Digital Post, vil flettekoder se således ud: &&??CPRCVR= &&?? &&??Kanal= Digital Post &&?? Eksempel 2: Hvis man i stedet for at sende digitalt vil sende Fysisk Post, og man gerne vil printe i farve på enkeltsider og sende med A-post, vil flettekoderne se således ud: &&??Kanal= Fysisk Post &&?? &&??FarveSH= Farve &&?? &&??SimplexDuplex= Simplex &&?? &&??Postkategori= Prioritaire &&?? På denne måde, kan man diktere hvordan brevet skal håndteres i Connect Direct. Du kan fx flette alle CPR-numre direkte ind i CPRCVRkodens værdi, og på den måde diktere modtageren i selve brevet, uden at CPR nummeret fremgår i selve brevet som modtageren får. 32 / 38

33 5.3 Oversigt over flettekoder I afsnit 5.2 Sådan indsættes flettekoder i dokumentet beskrives det hvorledes man benyter flettekoder i dokumentet, som kan læses af Connect Direct. I tabellen nedenfor ses den samlede oversigt over mulige flettekoder i Connect Direct. Kode &&??CPRCVR= værdi &&?? &&??Kanal= værdi &&?? &&??Titel= værdi &&?? &&??Konteringsgruppe= værdi &&?? &&??Enhed= værdi &&?? &&??Kvitteringstype= værdi &&?? &&??Kvitterings = værdi &&?? &&??PaatrykAfsenderadresse= værdi &&?? &&??PaatrykModtageradresse= værdi &&?? &&??PaatrykBrevdato= værdi &&?? &&??Hastebrev= værdi &&?? &&??SimplexDuplex= værdi &&?? &&??FarveSH= værdi &&?? Mulige værdier Der indsættes det CPR eller CVR nummer, der ønskes sendt til. Der skal ikke anvendes bindestreger. Dikterer hvilken kanal der anvendes. Der kan sættes følgende værdier: Digital Post Fysisk Post Automatisk valg Titlen/overskriften for dokumentet. En åben værdi, hvor man selv indsætter den tekst man ønsker. En åben værdi, hvor man selv indsætter den tekst man ønsker. Benyttes som konteringsgruppeidentifikator. En åben værdi, hvor man selv indsætter den tekst man ønsker. Kan bruges som et identifikator på en afsender, således at man detaljeret kan tracke hvem der har sendt brevene. Dikterer kvitteringstypen der ønskes for forsendelsen. Der kan sættes følgende værdier: Alle Ingen Kun fejl Dikterer den adresse, der skal sendes kvitteringer til for forsendelsen. En åben værdi, hvor man selv indsætter den tekst man ønsker. Kan være True eller False Kan være True eller False Kan være True eller False Kan være True eller False OBS! Er ikke relateret til omdelingshastighed, men udelukkende produktionstidspunkt på dagen for et fysisk brev. Har en direkte relateret omkostning. Dikterer om der trykkes på en eller begge sider af papiret. Der kan indsættes følgende værdier: Simplex Duplex Dikterer om der trykkes i farve eller Sort/hvid. Der kan indsættes følgende værdier: SH Farve 33 / 38

34 Kode &&??Kuverttype= værdi &&?? &&??Postkategori= værdi &&?? &&??TilgaengeligDatoTid= værdi &&?? &&??LandKode= værdi &&?? Mulige værdier Dikterer hvilken kuvert der ønskes anvendt. Der kan indsættes følgende værdier: C5 C4 MA Bemærk at kuverttypen tilpasses automatisk, hvis dokumentet ikke kan være i den valgte type på grund af sideantallet. Dikterer hvilken Portotype der ønskes anvendt. Der kan indsættes følgende værdier: Prioritaire Economique Bulk Rekommanderet E2_post Bruges hvis der ønskes forskudt læsetidspunkt for modtagelse i den digitale postkasse. Værdien indsættes efter datoformatet: dd-mm-åååå Vær opmærksom på at brevet/brevene ikke afsendes automatisk på den definerede dato, men at man aktivt skal trykke send fra Connect Direct. Brevene vil blot først kunne ses i den digitale postkasse på den definerede dato, som eksempelvis kan være flere dage efter selve afsendelsen fra Connect Direct. Definerer Landekoden. Connect benytter standardiserede ISO-landekoder. Spørg evt. support.connect@stralfors.dk hvis en liste over disse ønskes. 34 / 38

35 5.4 Sådan sendes de flettede breve fra Connect Direct Når brevene er flettet kan de sendes fra Connect Direct til den centrale Connect-platform på samme måde som beskrevet i afsnittene omkring enkeltforsendelser (Se afsnit 4.1). Det er altså samme metode der bruges uanset om det er et eller flere breve. Connect Direct laver en såkaldt Masseforsendelse af de flettede breve, som bliver vist i fanen Oversigt på en mørkeblå sammenfoldet linje (se også afsnittet 2.1 Visning af Masseforsendelser i Oversigt). På skærmbilledet nedenfor ses hvorledes en udfoldet og sammenfoldet Masseforsendelse ser ud i Oversigt: På linjen for Masseforsendelsen vises hvor mange breve der er i den pågældende Masseforsendelse, og hvor mange af dem der er sendt. Det giver en nem måde at se, om alle brevene er kommet med over. For at folde Masseforsendelsen ud og se alle brevene, trykkes på den mørkeblå linje. Man vil nu kunne se de enkelte breve listet under den mørkeblå linje. Man kan herfra få vist på de enkelte forsendelser ved at dobbeltklikke på dem. Man kan ligeledes se status mm. for hver enkelt brev i Masseforsendelsen. Det er derudover muligt at tilføje bilag til et eller flere breve ad gangen. Dette beskrives i afsnit 5.5. For at sende alle breve på én gang kan man højreklikke på den mørkeblå Masseforsendelses-linje, hvorefter et menu-vindue fremkommer med flere valgmuligheder. Alle brevene i Masseforsendelsen kan sendes samtidig ved at trykke på Send alle 5 breve i dette batch, som vist herunder: 35 / 38

36 Der vises inden afsendelse en dialogboks, hvor Connect Direct spørger, om du vil sende alle brevene. Man kan også vælge at afsende enkelte breve ad gangen, selvom de hører til en Masseforsendelse, ved at markere og højre-klikke på det enkelte brev. Når brevene er sendt vil du stadig kunne folde en Masseforsendelse ud og se hver enkelt forsendelse samt de tilknyttede bilag igen. Hvis muligheden for at sende alle breve på én gang ikke er mulig, er det typisk fordi der er en eller flere CPR-fejl ved afsendelse i kanalen Digital Post. Såfremt man forsøger at sende i kanalen Digital Post, og de indlæste CPR/CVR-numre får et rødt omrids i kolonnen CPR/CVR i fanen Oversigt (se de tre markerede breve på skærmbilledet nedenfor), betyder det at disse CPR-numre ikke kan modtage digital post. Man skal derfor vælge en alternativ kanal, enten Automatisk valg eller Fysisk post, for at være i stand til at sende alle Masseforsendelsens breve på samme tid. (Læs mere om dette i afsnit 4.6 Skift kanal for flere forsendelser i fanen Oversigt ) 36 / 38

37 5.5 Vedhæftning af bilag til et eller flere breve på én gang Man har ofte brug for at vedhæfte et eller flere bilag til alle modtagere og derved alle flettede breve i en Masseforsendelse. Den letteste måde at vedhæfte det samme bilag til alle breve på én gang er at højreklikke på Masseforsendelseslinjen. Nu vises menupunktet Tilføj bilag til valgte (markeret med rødt omrids herunder): Når der klikkes på Tilføj bilag til valgte vises den sædvanlige bilags-menu, som også er beskrevet i afsnit 3.3 Bilag. Du kan nu vedhæfte et eller flere bilag til alle brevene. I dette eksempel vedhæftes et enkelt bilag. Når batchet foldes ud vises det nu, at alle de valgte breve har fået tilføjet et bilag, som det fremgår på skærmbilledet nedenfor: Hvis man kun ønsker at vedhæfte bilag til en række udvalgte breve, kan du i stedet for at højreklikke på selve Masseforsendelseslinjen i stedet markere de forsendelser det drejer sig om, og herefter højreklikke eller trykke på knappen Tilføj bilag til valgte. Herefter fungerer tilføjelsen fuldstændig som normalt, men bilaget/bilagene vil kun blive vedhæftet til de specifikt udvalgte forsendelser. OBS! Når du skal markere brevene kan du bruge Ctrl+klik for at markere flere breve et ad gangen. Du kan også bruge Shift+klik på første og sidste brev i en række som du ønsker at markere, og alle breve derimellem vil blive markeret. 37 / 38