HAT - Afrapportering fase 2 Transportstole

HAT - Afrapportering fase 2 Transportstole

Indhold 1) Introduktion... 2 Pilottest... 2 Behov og krav identificeret i fase 1... 2 2) Beskrivelse af piloten: hvad er testet, hvordan?... 4 Hvad... 4 Hvordan... 4 Forbehold... 5 3) Læring fra pilottest... 6 Relevans af Spotware... 6 Krav til fremtidig løsning... 7 Implementering... 9 1

1) Introduktion Denne rapport er en opsummering, af erfaringerne fra den pilottest der er afviklet i forbindelse med Healtcare Asset Tracking projektet i perioden 01.11.12 06.03.14. Rapporten er udarbejdet af Jesper Jønsson fra Idéklinikken samt Innovationskonsulent Rikke Bastholm fra INNOBA, på baggrund af de erfaringer der er opnået undervejs i testen, samt ved det afsluttende interview med hhv. lederen af portørcentralen samt en medarbejder fra informationen på AAUH d. 06.03.14 Formålet med pilottesten kan overordnet opdeles efter de to hovedinteressenter omkring transportstolene samt projektejer: Munin Spot Technology At teste Munin Spot Technologys intelligente logistikløsning, samt få feedback fra brugerne m.h.t. funktionalitet og brugergrænseflade. Portørcentralen, Aalborg Universitetshospital At få testet hvilken værdi det ville give, at kunne spore sygehusets transportstole der dagligt bruges til patienttransport på AAUHs to matrikler hhv. højhuset og medicinerhuset. Informationen på AAU At få be- eller afkræftet om der er et potentiale i at spore transportstolene, med henblik på at afhjælpe det daglige problem med mangel på stole i ankomstområderne på AAUH Syd. Pilottest Der er gennemført en pilottest på i alt 2 varegrupper på Aalborg Universitetshospital. At der er tale om en pilottest og ikke en egentlig implementering har indebåret en række valg: Der er kun sat et begrænset antal skannere op på hospitalet, hvilket betyder, at der ikke er fuld dækning i pilotperioden. En fuld dækning med fuld sporing på hele hospitalet vil kræve en implementering med flere skannere. IT-integration er valgt fra. Det er muligt at integrere The Spotware (TSW) med andre systemer. I pilottesten har man dog valgt ikke at gøre dette, da det ville være betydelig mere tidskrævende og ressourcekrævende, end at køre et hurtig tidsbegrænset forløb. Scannere er placeret ved strømstik, da der er valgt et mobilt setup, som hurtigt kan sættes op og tages ned. Det betyder, at der er begrænsninger i pilottesten ift. placering af skannere. Valget er truffet, fordi en mere stationær løsning ville være mere omstændigt. Ikke alle varer i en varegruppe er tag ede. Det er valgt at foretage en pilottest på en udvalgt gruppe varer, som økonomisk og tidsmæssig er realistisk at spore i en pilottest. Disse valg har naturligvis nogle konsekvenser for brugeroplevelsen. Der skal derfor skelnes, når brugerfeedback vurderes, mellem virkeligheden i en pilotopsætning og hvad virkeligheden ville være i en egentlig implementering. Behov og krav identificeret i fase 1. I projektets fase 1 blev der identificeret en række udfordringer forbundet med transportstolene på AAUH syd. Brugerne (patienter, pårørende, portører og frivillige), oplever, at der mangler stole. Stolene returneres ikke til opsamlingsstederne efter brug. Personalet bruger for meget tid på at lede efter stole tid der kunne have været bedre brugt på patienter, mv. 2

Stolene anvendes til andet end det tiltænkte formål f.eks. til et besøg i rygegården, til og fra toilettet, besøg i kantinen eller lign. Portørerne estimerer antallet af stole til ca. 200, men der mangler et præcist overblik over antal og brug af stole, hvorfor logistikstyring vanskeliggøres. Stolene forsvinder fra matriklen. Både til andre matrikler og sygehuse eller som egentligt tyveri. Det vil i denne rapport blive beskrevet hvorledes en intelligent sporingsløsning vil kunne afhjælpe ovenstående. En uddybet beskrivelse af udfordringerne samt yderligere brugerbehov kan ses i den samlede rapport fra fase 1, som kan findes her www.hat-projekt.dk. 3

2) Beskrivelse af piloten: hvad er testet, hvordan? Hvad Pilottesten blev afviklet i samarbejde med portørcentralen på AAUH, som er ansvarlig for transportstolene på AAUH Syd, og som ofte bruger stolene i deres daglige arbejde. Den primære kontaktperson har været den daglige leder i portørcentralen, som herefter har engageret en række medarbejdere til at deltage i testen, deriblandt disponenten. Disponentrollen er interessant i denne sammenhæng, da vedkommende hjælper med at lede og fordele opgaverne blandt portørerne i det daglige arbejde. Der var derfor indledningsvist en forventning om, at hvis disponenten havde mulighed for at se hvor transportstolene befandt sig, ville det være muligt for vedkommende, at henvise portørerne til en potentiel ledig stol i forbindelse med en opgave. Desuden har Informationen på AAUH været tilknyttet som testafdeling. Spotware har således været brugt på den computer som er placeret i informationslugen, og som bruges af personalet i informationen. Ønsket har med pilottesten været, at få mere viden om følgende områder: Stolenes færden på matriklen. Den ureglementerede brug af stolene. F.eks. når de står på afdelingerne i længere tid, bruges i forbindelse med rygning eller lign. Om stolene forsvinder fra matriklen. Hvorvidt viden om stolenes placering kan mindske portørerne og de frivilliges ressourceforbrug til lokalisering af stole i forbindelse med både opgaver og opfyldning på udvalgte lokationer. I hvor høj grad løsningen kan anvendes til en optimering af stolebeholdningen ved et bedre overblik over antal, brug og behov. På hvilke områder funktionalitet og brugerinterface bør tilrettes for at gøre Spotware mere brugervenlig og værdiskabende. Hvordan Den praktiske organisering omkring testen er foregået således: I første omgang taggede portørerne ca. 25 stole. Der blev opsat 28 scannere jævnt fordelt i de to hovedbygninger højhuset og medicinerhuset. Scannerne dækkede opsamlingsstederne samt indgangene til de forskellige fløje/afd. således at det var muligt, at se om en stol befandt sig i et bestemt område af huset. Der blev efterfølgende tagget yderligere 35 stole, således at det samlede antal blev 60. Automatisk registrering af hvorvidt stolen er i brug eller ej blev valgt fra i pilottesten. Sporing af stole uden for bygningen blev også valgt fra. I en egentlig implementering af Spotware ville det være naturligt at tilkoble disse funktionaliteter samt at øge antallet af scannere og taggede stole. 4

Forbehold I forbindelse med testen har der været en række faktorer, som har haft indflydelse på det endelige udbytte af forløbet: Manglende brug af systemet. Portørerne var pga. travlhed forhindret i at anvende systemet som oprindelig planlagt i den indledende periode. Meget få taggede stole i den første periode gav ikke den nødvendige løsning og værdi i startfasen af pilottesten. Det var vanskeligt for portørerne at forstå brugerinterfacet. Først efter mødet med Rasmus N. Andersen fra Munin Spot Technology, blev det klart for lederen af portørcentralen hvordan systemet skulle/kunne bruges. Det har været et klart signal i testen om, at brugerinterfacet skal forbedres. Der var opsat for få scannere til at give et detaljeret overblik over stolenes placering. Det er for besværligt at skulle lede alle stuer igennem for at finde en stol, blot fordi at man kan se at den burde befinde sig i et bestemt område. Denne begrænsning i pilottesten var et problem ift. at vurdere systemets fulde potentiale. Portørerne, som er dem der forventes at kunne få mest gavn af systemet på sigt, havde ikke mobil og direkte adgang til systemet. Ideelt set ville det have været ønskeligt med en integration op imod smartportør systemet allerede i pilottesten, men dette var ikke muligt inden for pilottestens tidsmæssige og økonomiske ramme. Integration med mobilt brugerinterface udgør et vigtigt potentiale for systemløsningen. De tags, der blev sat på stolene, var ikke aktive, og det var derfor ikke muligt at lave en egentlig test af scenariet hvor stolene forsvinder fra matriklen. Det blev dog bekræftet at stolene transporteres til andre matrikler, da nogle af de taggede stole blev set på AAUH Nord. 5

3) Læring fra pilottest Relevans af Spotware En intelligent sporingsløsning som Munin Spot Technologys Spotware vurderes at have et stort potentiale inden for sygehusvæsnet, og specielt i logistiksammenhænge giver det god mening. For portørerne vil et system som Spotware med fordel kunne anvendes i det daglige arbejde, når patienter skal transporteres fra en afdeling til en anden. I den forbindelse er der ofte brug for en transportstol, som portøren skal lokalisere og hente inden han/hun henter patienten. Det ville derfor være en stor fordel, hvis portøren kunne få mulighed for, at se hvor der findes en ledig stol, således at der ikke skal bruges tid på lede efter den. Patienter og pårørende henvender sig ofte i informationen, for at få at vide hvor der findes transportstole, når der ikke er flere i indgangspartiet. Her kan Informationen kun henvise til de klassiske steder, uden egentlig at vide om de findes en stol på stedet. Patienter og pårørende ledes således ud på en mindre skattejagt, som kan tage relativt lang tid. En uhensigtsmæssig situation for både patienter, pårørende og medarbejdere i receptionen. Nedenfor ses en række eksempler på, hvor pilottesten har leveret værdifuld information omkring de tidligere nævnte udfordringer: Ingen stole på opsamlingsstederne Med Spotware har det været muligt at vise, at ingen af de taggede stole befandt sig i opsamlingsområderne kl. 0800 om morgenen på AAUH Syd. Det er ellers et ønske om at der er fyldt op med stole fra morgenstunden, og at der suppleres efter behov i løbet af dagen. Muligheden med Spotware Hvis alle stole er taggede, er det muligt at få en alarm, når der er brug for opfyldning af stole på de forskellige opsamlingsområder. Opgaven kan lægges ud til portørerne på deres mobiltelefoner, og de kan sørge for at tage en stol eller to med, hvis de alligevel kommer forbi. Hvis der altid var stole til rådighed ved husets hovedindgange ville det spare patienter og pårørende for besværet med at finde en stol, og desuden spare Informationen for en lang række afbrydelser. De frivillige ville ligeledes kunne koncentrere sig om andre opgaver. Ureglementeret brug af stolene Spotware har vist, at flere afdelinger har stole til at stå fast på afdelingen. Det formodes, at patienter tager stole med sig ved indlæggelse og beholder stolene på stuen, selvom det ikke er meningen med stolene. Muligheden med Spotware The Spot Ware kan afgive en alarm hvis en stol opholder sig mere en 2 timer på samme sted, hvilket gør det muligt at dokumentere evt. ureglementeret brug på afdelingerne. Det vil desuden være muligt at dokumentere at stolene bruges til besøg i rygegården, kantinen og lignende, hvor det er meningen at patienterne, enten skal gå selv, eller bestille en udlånsstol hos hjælpemiddeldepotet i forbindelse med længerevarende behov. Stolene forsvinder fra matriklen Mistanken om at stolene jævnligt forsvinder fra matriklen, og enten kan findes på andre matrikler eller sygehuse er blevet bekræftet. Der er endda taget billeder af at en stol bruges i forbindelse med indkøb i Netto. Egentligt tyveri er dog ikke blevet bekræftet, da der ikke har været brugt aktive tags på stolene. 6

Mulighed med Spotware Hvis alle stole blev udstyret med aktive tags, ville det først og fremmest være muligt at identificere tyveri og formentlig at tilbageskaffe stolen. Logistikstyring Der er ingen overordnet logistikstyring på stolene, hvilket betyder, at man ikke ved hvor mange, der er, eller hvornår den enkelte stol har været til service, rengøring osv. Mulighed med Spotware Hvis alle stole var tagget ville det være muligt at lave logistikstyring i samarbejde med teknisk afdeling. På den måde ville man kunne få en log/historik på den enkelte stol, samt alarmer når det er tid til service/rengøring. Beslutningsværktøj Indkøb af nye stole er i dag baseret på en fornemmelse af om der er stole nok eller ej. Der indkøbes i øjeblikket transportstole for mellem 40-80.000 kr. om året. Mulighed med Spotware TSW vil kunne fungere som et beslutningsværktøj i forbindelse med indkøb af nye stole. Med mulighed for en strammere logistik-styring vil behovet for ny-indkøb givet kunne reduceres. Krav til fremtidig løsning Herunder ses en række af de kommentarer som lederen af portørcentralen samt medarbejderen fra Informationen kom med ved deres individuelle interviews. Nedenstående kan altså bruges som input ved udarbejdelsen af kravspecifikationen til en fremtidig løsning. Kommentarerne er opdelt i hhv. funktionalitet og brugerinterface. Funktionalitet Sporing på alle stole Hvis portørerne skal kunne bruge systemet i dagligdagen, er det nødvendigt med en fuld implementering, herunder at alle stole er taggede, og at hele hospitalet dækkes af scannere. Det ville give en fyldestgørende logistikløsning. Logfil på hver stol Så det er muligt at se servicehistorik og sagsforløb for hver enkelt stol. Optaget eller ledig? Det skal være muligt at se om en stol er optaget eller ledig. Passiv eller aktiv tag? Hvis det skal være muligt at spore stolene i forbindelse udenfor matriklen, er det nødvendigt med de aktive tags. Events/alarmer Det skal være muligt at opstille forskellige events, som kan afgive alarmer, f.eks. i forbindelse med at en stol holder stille på samme sted i en længere periode, eller hvis en stol skal til service. Integration med portørernes mobilløsning Systemet skal kunne integreres med Smartportør systemet, således at den enkelte portør kan få et hurtigt overblik, når han går rundt i huset. 7

Overblik over behov Det skal være muligt at se, hvor behovet for stole er og hvornår på dagen. Således at man evt. kan omdisponere fordelingen af transportstole, der skal stå ved de enkelte lokationer. Et modul til patienter og pårørende Det skal være muligt for patienter og pårørende at se, hvor stolen befinder sig, uden at skulle spørge personale. Det kunne f.eks. være vha. en selvstændig enhed (PC/terminal) placeret ved husets hovedindgange, som viste et overblik over samtlige ledige stole i det nærmeste område. Mere simpelt brugerinterface, som er nemmere at forstå og bruge uden forudgående oplæring. Forskellige brugerinterfaces til 1) Den enkelte portør (mobil med find nærmeste stol - funktionalitet som den centrale, 2) Disponenten med hvor mangler der stole som den centrale funktionalitet, 3) Analysefunktion med hvad er det optimale antal stole generelt, hvilke stole mangler rengøring/vedligehold, og hvor er arbejdsgange ift. stole uhensigtsmæssige som centrale funktioner. Desuden evt. et brugerinterface direkte rettet mod patient/pårørende, hvis man ønsker en fuld implementering rettet mod alle relevante brugergrupper på hospitalet. Informationen ønsker et begrænset brugerinterface, der udelukkende og gerne på éen side viser, hvor mange ledige stole, der forefindes på udvalgte lokaliteter samt en alarm, når der ikke er flere stole på opsamlingsstederne. 8

Brugerinterface Med hensyn til brugerinterfacet på server.muninspot.com er der et generelt ønske om simplificering og bedre overblik. Der vil kun i sjældne tilfælde være brug for en detaljeret visning. Hurtigt samlet overblik Det skal være muligt at få et hurtigt og nemt beholdningsoverblik. Ledige stole øverst De ledige stole skal vises øverst i billedet så det er nemt at finde. Kun interesseret i dem med længere ophold Det er ikke nødvendigt at se alle de små korte forløb. Så få klik som muligt og ingen indtastning Skal f.eks. kunne trykke Enter i stedet for at klikke på OK, og dobbeltklikke i stedet for at indtaste tagnumre. Alle informationer på én side Alle væsentlige informationer skal så vidt muligt samles på forsiden. Tydelige alarmer Alarmer skal være tydelige for brugeren, da disse kræver handling med det samme. Ingen historik til portør og disponent Det er ikke nødvendigt for den enkelte portør eller disponent at kunne se stolens historik på sit mobile device. At stolen har forladt stedet er uinteressant Det er kun interessant at vide, hvor stolen er på et givet tidspunkt, og ikke om den har forladt stedet. Implementering Som tidligere nævnt, er der ingen tvivl om at intelligent sporing rummer et stort potentiale inden for hospitalsverden, og specielt i logistikmæssige sammenhænge. Den største værdi ift. transportstolene, ligger umiddelbart ved minimeringen af portørernes daglige ressourceforbrug, til allokering af transportstole i forbindelse med patienttransporter, samt opgaven med at fylde op på opsamlingsstederne. Som beslutningsværktøj, kunne en sporingsløsning ligeledes være ressourcebesparende, da indkøb således kun ville ske i tilfælde af egentlige mangler, i stedet for på baggrund af en fornemmelse mangler. Ligesom løsningen kan bruges til optimering af arbejdsgange. Der ud over vil en sporingsløsning kunne bidrage til en forbedret patient/pårørende oplevelse, såfremt det ville være nemmere og hurtigere for disse at få adgang til en transportstol. Det kan være frustrerende, ikke at kunne finde en transportstol, hvis man allerede er ved at komme for sent til en aftale, fordi at det ikke var muligt at finde en parkeringsplads. 9