ET KURSUS FRA MAGENTA APS OPENOFFICE.ORG CALC REGNEARK Kursusmateriale DEN STØRSTE FORSKEL MELLEM EXCEL OG CALC ER, AT HVIS DU BRUGER CALC PÅ DANSK, SÅ SKAL DU BENYTTE DE DANSKE FUNKTIONS NAVNE I STEDET FOR DE ENGELSKE. Copyright 2010
INDHOLDSFORTEGNELSE 1 OpenOffice.org Calc...1 1.1 Lidt om programmet OpenOffice.org.1 1.2 Gode råd...3 1.3 Tilpasning af Calc...4 1.4 Visning af regneark...10 1.4.1 Fryse rækker og kolonner...10 1.4.2 Opdeling af vinduet...10 2 Funktioner...13 2.1 Brug af funktioner i Calc...13 2.1.1 Funktionsguide...14 2.2 Funktioner - eksempler...16 2.2.1 Tekstfunktioner...16 2.2.2 Talfunktioner...17 2.2.3 Datofunktioner...17 2.2.4 Regnearksfunktioner...17 2.2.5 Logiske funktioner...19 3 Formater...20 3.1 Manuel formatering...20 3.1.1 Dataformat...21 3.1.2 Tekstformat...23 3.2 Formatering med typografier...24 3.2.1 Benytte en typografi...25 3.2.2 Redigere en typografi...26 3.3 Betinget formatering...27 3.3.1 Klargøre typografierne...27 3.3.2 Tilknytte typografierne...28 4.3 Navngivning af celler og områder...34 4.3.1 Navngive manuelt...34 4.3.2 Oprette navne automatisk...35 4.3.3 Referere til navngivne områder...35 4.3.4 Overblik over navngivne områder...36 4.4 Opslag...37 4.4.1 LOPSLAG, VOPSLAG og SLÅ.OP...37 5 Sortere og filtrere...41 5.1 Sortering...41 5.1.1 Simpel sortering...41 5.1.2 Valgfri sortering...41 5.1.3 Avanceret sortering...42 5.2 Filtrere data...43 5.2.1 Autofilter...43 5.2.2 Standardfilter...44 5.2.3 Avanceret filter...44 6 Diagrammer...45 6.1 Oprette diagrammer...45 6.2 Diagramtyper...47 6.2.1 Typer...47 6.2.2 3D-diagrammer...51 6.2.3 Stablede diagrammer...51 6.2.4 Avancerede funktioner...52 6.3 Redigere diagrammer...53 4 Referencer...30 4.1 Absolutte og relative referencer...30 4.1.1 Hvornår bruges relative og absolutte henvisninger?...30 4.1.2 Relativ adressering...30 4.1.3 Absolutte adressering...31 4.2 Referencer til andre kilder...31 4.2.1 Referere til andre ark...31 4.2.2 Referere til andre dokumenter 31 4.2.3 Referere URL'er...33 7 Makroer...54 7.1 Oprette nye funktioner...54 8 Bilag...56 8.1 Genvejstaster i Calc...56 8.1.1 Navigering i regneark...57 8.1.2 Funktionstaster i Regneark...59 8.1.3 Formatering af celler...60 8.1.4 Brug af Datapilot...60 Dette værk er udgivet under en Creative Commons Navngivelse Ikke-kommerciel Del på samme vilkår (ShareAlike) (by-nc-sa) licens. Besøg http://www.creativecommons.dk/om/ hvis du vil se en kopi af licensen, eller send et brev til Creative Commons, 543 Howard Street, 5th Floor, San Francisco, California, 94105, USA.
OpenOffice.org Calc 1 OPENOFFICE.ORG CALC Husk at tage en kopi med hjem 1.1 Lidt om programmet OpenOffice.org OpenOffice.org er en gratis og fuldt funktionsdygtig kontorpakke. OpenOffice.org er både et softwareprodukt og et fællesskab af frivillige som producerer og supporterer programmet. Enhver har lov til at videredistribuere programmet, takket være open source licensen. Kontorpakken OpenOffice.org 2.0 indeholder følgende komponenter: Writer (tekstbehandling) Writer et et funktionsrigt værktøj til tekstbehandling, f.eks. brevskrivning, bøger, rapporter, nyhedsbreve, brochurer og andre tekstdokumenter. Du kan indsætte grafik og objekter fra andre OOokomponenter i Writer. Writer kan eksportere filer til HTML, XHTML, XML, Adobe s Portable Document Format (PDF) og adskillige andre formater, f.eks. Microsoft Word filer. Du kan også få adgang direkte til dit e-postprogram. Calc (regneark) Calc har alle de avancerede analyse-, diagram-, og beslutningsværktøjer som forventes af et moderne regnearksprogram. Calc indeholder mere end 300 funktioner bl.a. til finansielle, statistiske og matematiske beregninger. Specielle funktioner som Scenarier tilbyder Hvad hvis... -analyser. Calc genererer 2D- og 3D- diagrammer, som kan indsættes i andre OOodokumenter. Du kan også åbne dokumenter som er oprettet med Microsoft Excel og gemme dem i Excel-format igen. Calc kan eksportere regneark til Adobe s Portable Document Format (PDF). Impress (præsentationsgrafik) Impress tilbyder alle de almindelige multimediapræsentationsværktøjer, såsom specielle effekter, animationer og tegneværktøjer. Impress integrerer de avancerede grafiske funktioner fra OOo Draw og OOo Math. Præsentationerne kan yderligere krydres med FontWorks' specielle teksteffekter samt lydeffekter og videoklip. Impress er kompatibel med Microsofts PowerPoint-filformat, og kan derudover gemme dit arbejde i flere forskellige grafiske filformater, herunder Macromedia Flash (SWF). Draw (vektorgrafik) Draw er et vektorgrafikværktøj som kan producere alt fra simple diagrammer eller flowcharts til 3D-kunst. De smarte forbindelseslinjer tillader dig at definere dine egne forbindelsespunkter. Du kan skabe tegninger til brug i andre OOo-komponenter, og du kan skabe dine egne cliparts og tilføje dem til Galleriet. Draw kan importere billeder fra mange gængse formater og gemme i mere end 20 forskellige formater, herunder PNG, HTML, PDF og Flash. Base (database) Base tilbyder alle de værktøjer du skal bruge i dit daglige 1
Lidt om programmet OpenOffice.org databasearbejde, pakket ind i en let forståelig brugergrænseflade. Med Base kan du oprette formularer, rapporter, forespørgsler, tabeller, oversigter og relationer, så håndtering af en forbundet database sker på samme måde som i mange andre databaseprogrammer. Base tilbyder flere funktioner såsom muligheden for at analysere og redigere relationer fra en diagramoversigt. Base bruger HSQLDB som standardrelationsdatabasemotor. Du kan også benytte dbase, Microsoft Access, MySQL, Oracle eller en hvilken som helst ODBC- eller JDBC- kompatibel database. Base understøtter også en del af ANSI92 SQL Base. Math (formelredigering) Math er OOo's formelredigering. Du kan bruge Math til at skabe komplekse formler som indeholder symboler eller karakterer som ellers ikke er tilgængelig i normal tekstbehandling. Math benyttes normalt til at bygge formler i andre dokumenter, som f.eks. Writer eller Impress dokumenter. Math kan også bruges som stand-alone værktøj. Du kan gemme formler i standardformatet Mathematical Markup Language (MathML) til indsættelse på hjemmesider og andre dokumenter som ikke er oprettet med OOo. 2
Gode råd 1.2 Gode råd Hjælp Der er rigtig meget hjælp at hente i programmets hjælp. Tryk på [F1] eller vælg i menuen Hjælp OpenOffice.org Hjælp. Der findes bøger på Amazon om OpenOffice.org. Der findes en række engelske vejledninger her: http://documentation.openoffice.org/. De danske vejledninger er desværre ikke opdateret til version 3 endnu: http://doc.oooforum.dk. Support Genvejstaster Hvis du har brug for support, kan du bruge et af vore fora: Dansk forum for brugere og eksperter: http://www.oooforum.dk Internationalt forum for brugere og eksperter http://www.oooforum.org/ Internationalt forum for brugere: http://user.services.openoffice.org/en/forum/ I OpenOffice.org kan du bruge de genvejstaster, som er standard inden for Windows. Ud over disse, er der en masse genvejstaster, som du vil lære hen ad vejen. Jeg vil opfordre til, at du bruger lidt tid på at sætte dig ind i genvejstasterne. Det gør arbejdet lettere og mere effektivt. 3
Tilpasning af Calc 1.3 Tilpasning af Calc Når du åbner et tomt regneark i Calc, ser det nogenlunde sådan ud... Illustration 1:Calc regneark 4
Tilpasning af Calc Vi har hver i sær vores egne behov, og heldigvis er det muligt at tilpasse Calc til de behov. Hos mig ser regnearksprogrammet f.eks. sådan ud... Illustration 2:Calc regneark kan tilpasses 5
Tilpasning af Calc Ikoner Ikonerne i værktøjslinjerne er gjort mindre Funktioner Indstillinger OpenOffice.org Vis. Vælg Ikonstørrelse og typografi: Lille Udseende Du kan ændre rigtig mange ting i Calc, f.eks. hvordan skillelinjerne imellem cellerne skal fremtræde på skærmen. Funktioner Indstillinger OpenOffice.org Calc. Værktøjslinje Værktøjslinjen Funktioner bruger jeg ofte, Vise værktøjslinjer: r så den har jeg placet nederst i Vælg Vis Værktøjslinjer <vælg skærmbilledet. hvilken værktøjslinje> Værktøjslinjerne kan placeres øverst, Flytte værktøjslinjer: nederst, i højre side eller i venstre side. Tag fat i 'håndtaget' i værktøjslinjens Værktøjslinjer kan også være 'flydende', så start (venstre side) og træk med de ligger oven på dokumentet. musen. Værktøjslinjer som er indholdsafhængige (context sensitive) er bedst at have nederst eller som flydende værktøjslinjer. Hvis du placerer dem øverst i skærmbilledet, vil dit dokument hoppe op og ned. Værktøjspan I højre side af skærmbilledet kan du se to eler værktøjspaneler. Det er en slags værktøjskasser, hvor der er en række ekstra funktioner, som bruges ofte. Vise Navigator [F5] eller klik på ikonet Vise Typografier og formatering: [F11] Dette er to paneler, som jeg bruger meget og som jeg derfor altid har fremme. Skifte mellem flydende og fastlåst: [CTRL]+ klik i det øverte grå område. Flytte: Træk med musen i det øverte grå område. 1. Det øverste panel er Navigatoren, som giver et overblik over det dokument vi har fremme. 2. Det nederste panel er Typografier og formatering, som giver et overblik over de funktioner, som du skal bruge i arbejdet med typografier. Værktøjspaneler kan, lige som værktøjslinjer, være flydende eller fastlåste. Tilpas Du kan tilpasse Menuer, Tastaturgenveje, Værktøjslinjer og Hændelser. F.eks. kan du tilføje eller flytte rundt på menupunkter, ændre tastaturgenveje o.s.v. Vælg Funktioner Tilpas eller højreklik på en værktøjslinje og vælg Tilpas værktøjslinje... Se Illustration 4:Dialogboksen Tilpas på side 8. 6
Tilpasning af Calc Udvidelser Du kan supplere funktionaliteten i Calc med udvidelser. Udvidelser er små eller store tilføjelsesprogrammer, som giver dig endnu flere funktioner. Mange udvidelser er gratis. Vælg Funktioner Udvidelsesadministration. Se Illustration 5:Dialogboksen Udvidelsesadministration på side 9. Klik på Hent flere udvidelser, hvorefter din browser fører dig til internetadressen http://extensions.services.openoffice.org/ 7
Tilpasning af Calc Menupunktet Funktioner Indstillinger OpenOffice.org Calc Vis Illustration 3:Indstillinger for Calc Menupunktet Funktioner Tilpas. Illustration 4:Dialogboksen Tilpas 8
Tilpasning af Calc Menupunktet Funktioner Udvidelsesadministration Illustration 5:Dialogboksen Udvidelsesadministration 9
Visning af regneark 1.4 Visning af regneark 1.4.1 Fryse rækker og kolonner Frysning låser et antal rækker i toppen af arket eller i venstre side af arket eller begge dele. Når man derefter bevæger sig rundt på arket forbliver de kolonner eller rækker man har frosset, synlige hele tiden. Den sorte vandrette streg mellem rækkerne og sorte lodrette streg mellem kolonnerne, afgrænser de frosne områder. 1.4.1.1 Fryse enkelt række eller kolonne 1. Klik på hovedet af den række lige under det sted du vil fryse, eller på hovedet for den kolonne det er umiddelbart til højre for det område du vil fryse. 2. Vælg Vindue > Frys. 3. En sort streg viser det frosne område. 1.4.1.2 Fryse en række og en kolonne 1. Klik i den celle der er lige under den række du vil fryse, og umiddelbart til højre for den kolonne du vil fryse. 2. Vælg Vindue > Frys. To streger på skærmen markerer området du har frosset (de to streger fremkommer lige over og lige til venstre for den celle du markerede). Når du nu ruller rundt i billedet vil du se, at det frosne område forbliver på skærmen. 1.4.1.3 Ophæve frosset område For at ophæve frysning af rækker eller kolonner, vælg Vindue > Frys. Fluebenet ved Frys forsvinder nu. 1.4.2 Opdeling af vinduet Du kan også ændre visningen ved at opdele vinduet også kaldet opdele skærmen. Skærmen kan opdeles enten vandret, lodret eller begge dele. Dette giver mulighed for at få vist helt op til fire udsnit af arket på en gang. Og hvad skal det så være godt for? Forestil dig, at du har et stort ark, og at en af cellerne har et tal der bruges af tre formler i andre celler. Ved at opdele skærmen kan du placere cellen der indeholder tallet i den 10
Visning af regneark ene del af skærmen, og de celler med formler i de andre udsnit. Så kan du ændre tallet og se hvordan resultatet af de tre formler ændrer sig. 1.4.2.1 Vandret opdeling af skærmen For at opdele skærmen vandret: 1. Flyt musepilen til den lodrette rullebjælke til højre i skærmen, og placer den på den lille knap øverst (med en lille sort pil i). 2. Umiddelbart over denne knap er der en tyk sort streg. Flyt musepilen hen over denne streg, hvorved musepilen bliver til en dobbelt pil. 3. Hvis du holder venstre museknap nede kan du se en grå linje gå på tværs af arket. Træk musen nedad, den grå linje følger med. 4. Når du slipper museknappen, opdeles skærmen i to dele, hver med sin egen rullebjælke. Du kan rulle frem og tilbage i den øverste og nederste del uafhængigt. Hvis du ændrer værdier i den ene del, vil dette automatisk slå igennem i den anden del. Du kan også opdele vinduet lodret efter beskrivelsen nedenfor med det samme resultat, at du kan rulle begge halvdele af vinduet uafhængigt. Med både vandret og lodret opdeling kan du rulle i 4 forskellige vinduer. 1.4.2.2 Lodret opdeling af skærmen For at opdele skærmen lodret: 1. Flyt musepilen til den vandrette rullebjælke i bunden af skærmen, og placer den på den lille knap længst til højre (med en lille sort pil i). 2. Umiddelbart til højre for denne knap er der en tyk sort streg. Flyt musepilen hen over denne streg, hvorved musepilen bliver til en dobbelt pil. 3. Hvis du holder venstre museknap nede kan du se en grå linje ned over arket. Træk musen til venstre, og du vil se at den grå linje følger med. 4. Når du slipper museknappen opdeles skærmen i to dele, hver med sin egen rullebjælke. 1.4.2.3 Fjerne opdeling af vinduet Dobbeltklik på hver opdelingslinje, eller Klik på og træk opdelingslinjerne tilbage på deres pladser, eller 11
Visning af regneark Vælg Vindue > Opdel. Dette vil fjerne alle opdelinger på samme tid. 12
Funktioner 2 FUNKTIONER 2.1 Brug af funktioner i Calc Funktioner i Calc fungerer stort set på samme måde som i Excel: 1. Placer markøren i den celle, hvor resultatet skal vises 2. Skriv et lighedstegn for at starte beregningen, f.eks. (summen af 7, 6 og 1002) =SUM(7;6;1002) 3. Tryk på [Enter] for at få resultatet af beregningen vist i cellen; 1015. Den største forskel mellem Excel og Calc er, at hvis du bruger OpenOffice.org på dansk, så skal du benytte de danske funktionsnavne i stedet for de engelske. Parametre adskilles med semikolon ";" Når du indtaster formler, vil du automatisk se værktøjslinjen formellinje. Illustration 6:Værktøjslinjen Formellinje Længst til venstre ser du Navnefeltet, som normalt viser hvilken celle din markør står i. Her står markøren i en celle med en formel, hvorfor feltet viser den senest benyttede funktion. Dernæst ser du ikonet f(x), som du kan bruge til at åbne funktionsguiden. Med de næste ikoner kan du henholdsvis annullere og acceptere en ændring. Det lange felt til højre er formelfeltet, hvor din formel vises. 13
Brug af funktioner i Calc 2.1.1 Funktionsguide Med funktionsguiden kan du finde alle funktioner og få hjælp til at bruge dem. 2.1.1.1 Fanen Funktioner På fanen Funktioner kan du finde og vælge funktioner. Hvis du markerer en funktion i venstre side, kan du se en lille forklaring i højre side. Samtidig kan du arbejde med din formel i feltet forneden i højre side. Du kan også hele tiden følge med i funktionens og formlens resultat. Illustration 7:Funktionsguiden 14
Brug af funktioner i Calc 2.1.1.2 Fanen Struktur Hvis du arbejder med komplicerede formler med flere funktioner, er fanen Struktur nyttig. Illustration 8:Funktionsguide - fanen struktur I venstre side kan du se et overblik over den samlede formels sammensætning og opbygning. I højre side kan du f.eks. se (øverst) at den markerede funktion =min(5;6;7), returnerer 5. Den samlede formel returnerer 12, hvilket du kan se i feltet lige over formelvinduet. 15
Funktioner - eksempler 2.2 Funktioner eksempler 2.2.1 Tekstfunktioner HØJRE og VENSTRE =HØJRE("ABCDEF";3) Udleder et antal tegn fra en streng. returnerer "DEF" Input: Streng =VENSTRE("ABCDEF";3) returnerer "ABC" Resultat: Streng =HØJRE("Strengudtryk";Antal) =VÆRDI(HØJRE(VENSTRE("Stu diestræde 14, første sal";15);2)) returnerer tallet 14 MIDT =MIDT("Studiestræde 14, Udleder et antal tegn fra en streng. første sal";5;5) Input: Streng returnerer "iestr" Resultat: Streng =MIDT("Strengudtryk";Placering;Antal) LÆNGDE =LÆNGDE("Studiestræde 14, Returnerer længden af en streng første sal") returnerer Input: Streng tallet 27 Resultat: Heltal =LÆNGDE("Strengudtryk") SAMMENKÆ DNING =SAMMENKÆDNING("Studiestr Sætter to eller flere tekststrenge sammen æde ";14;", første sal") Input: funktionen er meget tolerant Alternativ: & Resultat: Streng =SAMMENKÆDNING(Streng_1;Streng_2;...; Streng_30) UDSKIFT =UDSKIFT("OpenOffice.org Erstatter en tekst med en anden tekst i en Regneark";"Regneark";"Cal tekststreng. c") Input: Streng Resultat: Streng =UDSKIFT(Streng;Søgestreng;Erstatningsstre ng) ROMERTAL =ROMERTAL(16;0) Returnerer et romertal returnerer "XVI" Input: Heltal Resultat: Streng =ROMERTAL(Tal;Tilstand) 16
Funktioner - eksempler 2.2.2 Talfunktioner +, -, * / =5+6 7*8/9 Input: Tal Output: Tal AFRUND =AFRUND(1234,5678;3) Afrunder et tal til et antal decimaler Input: Tal Output: Tal =AFRUND(Tal;Antal) SUM =SUM(5;6;7) Opsummerer (adderer) Input: Tal Output: Tal =SUM(Tal_1; Tal_2;...Tal_30) ER.LIGE =ER.LIGE(1234,5678) Fortæller om et tal er lige eller ej Input: Tal Output: Boolean (SAND eller FALSK) =ER.LIGE(Tal) 2.2.3 Datofunktioner IDAG =IDAG() Returnerer den aktuelle dato Input: ingen Output: Dato =IDAG() MÅNED =MÅNED(IDAG()) Returnerer månedsdelen af en dato DAG Input: Dato ÅR Output: Tal mellem 1 og 12 =Måned(Dato) DAGE =DAGE(IDAG();"24/12/20 Beregner forskellen mellem to datoværdier. 10") Resultatet returnerer antal dage mellem de to dage. =IDAG() "24/12/2010" Input: To datoer Output: Heltal =DAGE(Dato;Dato) 2.2.4 Regnearksfunktioner VÆRDITYPE =VÆRDITYPE(D1) Værdi er en bestemt værdi, for hvilken 17
Funktioner - eksempler datatypen bestemmes. Input: Værdi Output: Heltal (Værdi 1 = Tal, Værdi 2 = tekst, Værdi 4 = logisk værdi, Værdi 8 = formel, Værdi 16 = fejlværdi.) VÆRDITYPE(Værdi) ANTAL.BLANKE =ANTAL.BLANKE(D1:D12) Returnerer antallet af tomme celler. Input: Et område Output: Et heltal ANTAL.BLANKE(område) VÆLG =VÆLG(3;"Peter";"Morte Vælger en værdi i en liste på baggrund af n";"søren";"anders") et indeks Input: et heltal samt en række data. Output: Afhænger af listens indhold. VÆLG(Indeks; Værdi1;...Værdi30) SLÅ.OP =SLÅ.OP("marts";D1:D12 Returnerer indholdet af en celle enten fra et ;E1:E12) enkeltrækket eller enkeltkolonnet område. Input: En værdi samt to områder Output: En værdi fra det andet område. SLÅ.OP(Opslagsværdi; Opslagsområde; Resultatområde) VOPSLAG =LOPSLAG(A1;D1:F12;3) LOPSLAG Søger efter en værdi og reference til cellerne nedenfor det valgte område. Input: Output: En værdi fra området VOPSLAG(Søgekriterier; Matrix; Indeks; Sorteret) VÆRDITYPE og ANTAL.BLANKE kan med fordel bruges til fejlhåndtering, f.eks. til at kontrollere at celleindholdet er af den datatype, som beregningen forventer inden beregningen foretages. Yderligere funktioner til fejlhåndtering: ER.TOM, ER.FEJL, ER.TAL. Specielt bør alle beregninger, som består af division, altid kontrolleres for "division med nul" før beregningen gennemføres! I modsætning til LOPSLAG og VOPSLAG kan søge- og resultatvektor i SLÅ.OP være på forskellige placeringer; de behøver ikke at støde op til hinanden. Desuden skal søgevektoren for SLÅ.OP være sorteret i stigende rækkefølge, ellers vil søgningen ikke returnere et brugbart resultat. 18
Funktioner - eksempler 2.2.5 Logiske funktioner HVIS =HVIS(D5>500;"Høj pris";"lav pris") Angiver en logisk test, som skal udføres. =HVIS(VÆRDITYPE(D5)=1; HVIS(Logisk_test; Værdi_hvis_sand; SUM(D5:D9);"Ugyldig "Værdi_hvis_falsk") vædi i D5") OG =OG(5=6;8>5) returnerer FALSK Returnerer SAND, hvis alle argumenter er sande. Hvis et (eller flere) af elementerne er falske, returnerer denne funktion værdien =HVIS(OG(VÆRDITYPE(D5) FALSK. =1;VÆRDITYPE(D9)=1) ;SUM(D5:D9);"Ugyldig værdi i D5 eller D9") ELLER =ELLER(5=6;8>5) returnerer SAND Returnerer SAND hvis mindst et argument er SAND. Denne funktion returnerer værdien FALSK, hvis alle argumenterne har den logiske værdi FALSK. 19
Formater 3 FORMATER 3.1 Manuel formatering Når vi taler om formatering i et regneark, er der ofte tale om Visuel formatering Visning af datatype Formater beskriver alene hvordan data vises på skærmen og på print ikke hvordan data gemmes eller beregnes. I begge tilfælde er der tale om, hvordan data fremvises og ikke hvordan data beregnes. Begge typer af formatering fungerer på samme måde. Der er nogle specielle ikoner i værktøjslinjen, hvor der er hurtig adgang til de hyppigst brugte formateringer. Illustration 9:Værktøjslinjen Formater De første ikoner kan du sikkert genkende fra tekstbehandlingsprogrammet, og virkningen er da også den samme som i tekstbehandling (Skrifttype, Fed skrift,...o.s.v.). Derudover er der en række ikoner, som formaterer, hvordan data (f.eks. tal, beløb o.s.v.) fremvises. 20
Manuel formatering 3.1.1 Dataformat 3.1.1.1 Valuta Hvis du f.eks. vil formatere et område i arket, til at vise tal som valuta, skal du gøre følgende: 1. Marker et område Illustration 10:Formatet valuta 2. Klik på ikonet Valuta Bemærk at alle tal er foranstillet 'kr' og at der vises to decimaler. Dette er standardformat for valuta i den danske udgave af OpenOffice.org. Bemærk også, at der i to kolonner ikke vises andet end ###. Det skyldes at der ikke er plads i cellen til at vise hele resultatet. 21
Manuel formatering 3.1.1.2 Dato Når du indtaster en dato i en celle, vil Calc normalt selv konkludere at det er en dato. Du kan dog vælge at datoen skal vises med et andet datoformat, end det der er indtastet, f.eks. langt datoformat (5. januar 2010) eller amerikansk format (01/05/2010). Du kan ændre datoformatet således: 1. Marker de relevante celler 2. Vælg Formater Celler (CTRL+1) Illustration 11:Datoformat i Calc 3. I Kategori, vælg Dato 4. I Format, vælg det format, du ønsker at benytte 5. (I Formatkode kan du tilpasse og finpudse formatet) Bemærk, at uanset format, så ændres data i cellen ikke. 22
Manuel formatering 3.1.2 Tekstformat 3.1.2.1 Tekstombrydning Hvis du skriver tekst i en celle, hvor der ikke er plads til teksten, vil teksten fortsætte ind over den næste celle til højre, hvis denne celle er tom. Hvis den tilstødende celle ikke er tom, vil den overskydende tekst ikke blive vist. I stedet vises en lille pil, som indikation for, at ikke hele teksten vises. Se Illustration 12:Tekst skjules når der ikke er plads i cellen. Illustration 12:Tekst skjules når der ikke er plads i cellen Det er muligt at få teksten til, automatisk, at gøre cellen (og dermed hele rækken) højere. Tekstombrydning bestemmes for celler, men har indvirkning på hele rækken. 1. Marker de celler, hvor du ønsker tekstombrydning i cellen 2. Vælg Formater Celler (CTRL+1) 3. Vælg fanen Justering 4. Sæt kryds i Ombryd tekst automatisk 23
Manuel formatering Illustration 13:Formater celler: Justering: Ombryd tekst 5. Klik [OK] Resultatet er, at den aktuelle række bliver lige så høj, som de formaterede celler kræver: 3.2 Formatering med typografier Illustration 14:Tekstombrydning i celler Forestil dig, at regnskabschefen kommer og forlanger, at fremover skal alle regneark ændres, således at alle delresultater skrives med enkelt understregning og alle slutresultater skrives med dobbelt understregning. Desuden skal alle overskrifter skrives med Arial 12pt. Fed og alle tal med Arial 12pt. Hvis du benytter typografier til formatering, betyder det, at du opretter regler for, hvordan tingene skal se ud, og derefter benytter disse regler. I ovenstående eksempel, vil det være tilstrækkeligt at ændre indholdet af reglen. Alternativt skulle du gennemgå hver enkelt detalje i regnearket, for at opnå resultatet. Regnearket indeholder allerede en række definerede typografier som du kan bruge. Du kan rette typografierne, oprette nye og du kan indlæse typografier fra andre regnearksfiler. 24
Formatering med typografier Illustration 15:Resultatlinjen formateret med typografien Resultat 3.2.1 Benytte en typografi Du kan tilknytte en typografi til et celleområde sådan: 1. Marker de relevante celler 2. Åbn Typografier og formatering (F11 eller menuen Formater Typografier og formatering) Illustration 16:Værktøjspanelet Typografier og formatering 3. Dobbeltklik på den rigtige typografi (Resultat) 25
Formatering med typografier 3.2.2 Redigere en typografi Du kan let redigere virkningen eller indholdet af en typografi: 1. Åbn Typografier og formatering (F11 eller menuen Formater Typografier og formatering) 2. Vælg den relevante typografi i listen 3. Højreklik og vælg Modificer... Illustration 17:Modificer en typografi 4. Brug dialogboksen Celletypografi til at ændre typografien Illustration 18:Modificere typografien Resultat 26
Betinget formatering 3.3 Betinget formatering Betinget formatering betyder, at vi kan ændre cellens udseende på betingelse af cellens indhold eller resultat. Betinget formatering Eksempler forudsætter at vi bruger typografier. Hvis salgstal > budget skal cellens baggrund være blå Hvis resultat < 0 skal cellen indrammes og teksten fremhæves. Arbejdet med betinget formatering foregår altid ved at tilknytte typografier til cellen, og vi skal altså igennem to trin: 1. Klargøre to eller flere typografier 2. Tilknytte typografierne med betingelser 3.3.1 Klargøre typografierne I vores økonomiske overblik vil vi lave to typografier til henholdsvis under budget og over budget. Den første typografi (under budget) bruger vi Resultat2 uden ændringer. Den anden typografi opretter vi med udgangspunkt i Resultat2 og kalder Resultat2Ny. Vi laver så vores ændringer i den nye typografi. 1. I Typografier og formatering, vælg typografien Resultat2 2. Højreklik og vælg Ny. 3. I dialogboksen Celletypografi, skal du skrive et navn (Resultat2Ny) i feltet Navn. 4. Klik OK. Du har nu oprettet en kopi af typografien Resultat2 med navnet Resultat2Ny. Foretag ændringer til Resultat2Ny, så der er tydelig forskel (baggrundsfarve og skriftfarve). Illustration 19:Kopier en typografi 27
Betinget formatering 3.3.2 Tilknytte typografierne Først skal du tilknytte typografien Resultat2 til cellerne på normal vis. Det er standardværdien. Herefter skal du tilknytte Resultat2Ny som en betinget afvigelse. For at tilknytte de nye typografier til de relevante celler, skal du gøre følgende: 1. Marker cellerne 2. Vælg Formater - Betinget formatering 3. Udfyld dialogboksen Betinget formatering Illustration 20:Betinget formatering Resultatet kan f.eks. se sådan ud: 28
Betinget formatering Illustration 21:Celler med betinget typografi Hvis tallene i datakolonnerne Øst, Vest, Nord og Syd senere ændres, vil resultatkolonnens udseende ændres automatisk. 29
Referencer 4 REFERENCER OpenOffice.org Calc viser referencerne til en formel. Hvis, for eksempel du klikker på formlen =LOPSLAG(D14;D1:F12;3) i en celle, fremhæves de to områder i arket med farve. For eksempel kan referencen "D14" være blå og celleområdet i indrammet i samme nuance af blå. Den næste reference "D1:F12" kan være markeret i rød på samme måde. 4.1 Absolutte og relative referencer Illustration 22:Referencer med farvede kanter 4.1.1 Hvornår bruges relative og absolutte henvisninger? Hvad adskiller en relativ reference? Antag at du i celle E1 gerne vil beregne summen af cellerne i område A1:B2. Formlen i E1 ville være: =SUM(A1:B2). Hvis du senere bestemmer dig for at indsætte en ny kolonne foran kolonne A, ville de elementer, som du tilføjer så være i B1:C2 og formlen ville være i F1, ikke i E1. Efter indsættelse af den ny kolonne, vil du derfor nødsaget til at kontroller og korrigere alle formler i arket, og muligvis også t i andre ark. Heldigvis gør OpenOffice.org dette arbejde let for dig. Efter at have indsat en ny kolonne A, vil formlen =SUM(A1:B2) automatisk blive opdateret til =SUM(B1:C2). Rækkenumre vil også automatisk blive tilpasset når en ny række 1 bliver indsat. Absolutte og relative referencer bliver altid justeret i OpenOffice.org Calc når det refererede område flyttes. Men vær omhyggelig hvis du kopierer en formel. I så fald vil kun den relative referencer blive justeret, ikke de absolutte referencer. Absolutte henvisninger er brugt når en beregning refererer til én specifik celle i dit ark. Hvis en formel som refererer absolut til præcis denne celle bliver kopieret relativt til en celle neden under den oprindelige celle, vil henvisningen også blive flyttet ned. Bortset fra når nye rækker og kolonner indsættes, kan referencer også ændres når en eksisterende formel refererer til en bestemt celler bliver kopieret til et andet område på arket. Antag at du indtastede formlen =SUM(A1:A9) i række 10. Hvis du vil beregne summen af den tilstødende kolonne til højre, skal du bare kopiere denne formel til cellen til højre. Kopien af formlen i kolonne B vil automatisk blive tilpasset til =SUM(B1:B9). 4.1.2 Relativ adressering Cellen i kolonne A, række 1 er adresseret som A1. Du kan adressere en række tilstødende celler ved først at indtaste koordinaterne for OpenOffice.org kan konvertere den aktuelle reference, hvor markøren er placeret på indtastningslinjen, til absolut og vice versa ved at trykke på Skift+F4. Hvis du starter med en relativ adresse såsom A1, sættes både række og kolonne sat til absolutte referencer ($A$1) første gang du trykker denne tastekombination. 30 Anden gang, gøres kun rækken absolut (A$1), og den tredje gang, kun kolonnen ($A1). Hvis du taster tastekombinationen endnu engang vil både kolonne og række ændret tilbage til relativ (A1).
Absolutte og relative referencer øverste venstre celle af området, så et kolon fulgt af koordinaterne for nederste højre celle. For eksempel, området af de første fire celler i det øverste venstre hjørne er adresseret som A1:B2. Ved at adressere et område på denne måde, laver du en relativ henvisning til A1:B2. Relativ her betyder at referencen til dette område vil blive justeret automatisk når du kopierer formlerne. 4.1.3 Absolutte adressering Absolutte henvisninger er det modsatte af relative adresseringer. Et dollartegn er placeret før hver bogstav og tal i en absolut reference, for eksempel, $A$1:$B$2. 4.2 Referencer til andre kilder 4.2.1 Referere til andre ark I en regnearkscelle kan du lave en reference til en celle i et andet ark. 1. Åbn et nyt, tomt regneark. 2. For eksemplets skyld, indtast følgende formel i celle A1 på Ark1: =Ark2.A1 3. Klik på fanebladet Ark2 ved bunden af regnearket. Placer markøren i celle A1 og indtast en tekst eller et tal. 4. Hvis du vender tilbage til Ark1, vil du se det samme indhold i celle A1 der. Hvis indholdet af Ark2.A1 ændres, så ændres indholdet af Ark1.A1 også. 4.2.2 Referere til andre dokumenter På samme måde kan en henvisning også skabes til en celle i et andet dokument under forudsætning af, at dette dokument allerede er blevet gemt som en fil. 1. Vælg Filer Åbn, for at indlæse et eksisterende regnearksdokument. ADVARSEL 2. Vælg Filer - Ny(t), for at åbne et nyt regnearksdokument. Placer markøren i cellen hvor du vil indsætte de eksterne data og indtast et lighedstegn som angiver at du vil begynde en formel. Hvis du indsætter data fra et andet dokument, og det dokument senere bliver omdøbt, slettet eller flyttet, vil din reference give følgende fejl i resultatcellen: #REF!. Referencer 3. Skift nu til dokumentet som du lige har indlæst. Klik på cellen med de data, Reference til en celle A1 som du vil indsætte i det nye dokument. i dette ark Reference til en celle Ark1.A1 i et andet ark i dette dokument 31 Reference til en celle 'file:///c:/.../regneark2.ods'#$ark1. i et andet dokument A1
Referencer til andre kilder 4. Skift tilbage til det nye regneark. I indtastningslinjen vil du nu se hvordan OpenOffice.org Calc har tilføjet referencen til formlen for dig. Henvisningen til en celle i et andet dokument indeholder navnet på det andet dokument i enkelt anførselstegn, så et hash #, og derefter navnet på arket fra det andet dokument, efterfulgt af et punktum og navnet på cellen. 5. Bekræft formlen ved at klikke på det grønne flueben. 6. Hvis du trækker kassen i nederste højre hjørne af den aktive celle for at markere et celleområde, vil OpenOffice.org automatisk indsætte de tilsvarende referencer i de tilstødende celler. Det bevirker at arknavnet bliver efterfulgt af et "$"-tegn for at betegne det som en absolut reference. Hvis du undersøger navnet på det andet dokument i denne formel, vil du lægge mærke til at det er skrevet som en URL. Det betyder at du også kan angive en URL fra internettet. 32
Referencer til andre kilder 4.2.3 Referere URL'er Hvis du for eksempel har fundet en internetside, som indeholder aktuelle aktieinformationer i regnearksceller, kan du indlæse denne side i OpenOffice.org Calc ved at bruge følgende procedure: I et placerer du markøren i cellen hvor du vil indsætte de eksterne data. ADVARSEL Hvis du indsætter data fra en adresse på internettet, og den side du refererer til, senere bliver omdøbt, slettet eller flyttet, vil din reference give fejl. 1. Vælg Indsæt Hyperlink til eksterne data. Dialogen Eksterne data vises. 2. Indtast URL'en til dokumentet eller websiden i dialogen. URL'en skal være i formatet: http://www.min-bank.dk/tabel.html. URL'en til lokale eller lokale netværksfiler er stien, der kan ses i dialogen Filer Åbn. OpenOffice.org indlæser websiden eller filen i "baggrunden", dvs. uden at vise det. I den store rulleliste i dialogen Eksterne data, kan du se navnene på alle ark eller navngivne områder, som du kan vælge fra. 3. Vælg ét eller flere ark eller navngivne områder. Du kan også aktivere den automatiske opdateringsfunktion hvert "N" minutter og klik OK. Indholdet bliver indsat som et link i et. 4. Gem dit regneark. Når du åbner det igen senere, vil OpenOffice.org Calc opdatere de forbundne celler ved hjælp af en forespørgsel. 5. Under Funktioner Indstillinger OpenOffice.org Calc Generelt kan du vælge at opdateringen skal ske automatisk, enten altid, på anmodning eller aldrig. Opdateringen kan startes manuelt i dialogen under Rediger Kæder. Illustration 23:Indstillinger for opdatering af kæder 33
Navngivning af celler og områder 4.3 Navngivning af celler og områder Hvis du arbejder med store og komplicerede regneark med mange data, kan det hurtigt blive uoverskueligt at finde rundt i alle sine referencer. Det er en rigtig god idè, at navngive de vigtigste områder i regnearket. Det er muligt at navngive rækker, kolonner, områder, men ikke spredte udvalgte celler. 4.3.1 Navngive manuelt 1. Markèr de celler, som du ønsker at navngive. Du kan markere en række, en kolonne eller et sammenhængende område. Du kan ikke markere spredte celler og navngive cellerne samlet. 2. Vælg Indsæt Navne Definer. 3. Skriv navnet på det nye område i øverste linje og klik på [OK]. 34
Navngivning af celler og områder Illustration 25:Tildeling af navn til et område 4.3.2 Oprette navne automatisk 1. Markèr en kolonne eller række, som har en overskrift. Overskriften skal også være markeret. 2. Vælg Indsæt Navne Opret. 3. Vælg Opret navne ud fra Øverste række Illustration 27:Opret navngivet område fra overskriften 4. Klik [OK] Området under overskriften er nu navngivet med overskriften som navn. Tilsvarende er det muligt at navngive med navne i venstre (eller højre) kolonne. Illustration 26:Marker området der skal navngives 4.3.3 Referere til navngivne områder Navngivne områder gør det meget lettere at referere til områder. Hvis vi f.eks. ønsker at summere kolonnen som er vist i Illustration 26:Marker området der skal 35
Navngivning af celler og områder navngives, kan det gøres med =SUM(Nord). 4.3.4 Overblik over navngivne områder De navngivne områder kan ses i Navigatoren (F5). Ved at dobbeltklikke på et områdenavn i navogatoren, kan du markere (eller gå til) det konkrete område i regnearket. Illustration 28:Områdenavne i Navigatoren 36
Opslag 4.4 Opslag I modsætning til LOPSLAG og VOPSLAG kan søge- og resultatvektor i SLÅ.OP være på forskellige placeringer; de behøver ikke at støde op til hinanden. Desuden skal søgevektoren for SLÅ.OP være sorteret i stigende rækkefølge, ellers vil søgningen ikke returnere et brugbart resultat. Søgningerne understøtter regulære udtryk. Du kan indtaste "tekst.*", for eksempel for at søge efter den første placering af "tekst" fulgt af hvilken som helst tegn. Hvis du har problemer med at få opslagene til at give korrekt resultat, kan det være en god idè, at prøve at tilføje ".*". 4.4.1 LOPSLAG, VOPSLAG og SLÅ.OP SLÅ.OP =SLÅ.OP("marts";D1:D12 Returnerer indholdet af en celle enten fra et ;E1:E12) enkeltrækket eller enkeltkolonnet område. Input: En værdi samt to områder Output: En værdi fra det andet område. SLÅ.OP(Opslagsværdi; Opslagsområde; Resultatområde) VOPSLAG =LOPSLAG(A1;D1:F12;3) LOPSLAG Søger efter en værdi og reference til cellerne nedenfor det valgte område. Input: Output: En værdi fra området VOPSLAG(Søgekriterier; Matrix; Indeks; Sorteret) 37
Opslag 4.4.1.1 SLÅ.OP Illustration 29:Funktionen SLÅ.OP 38