Bilag 16 Den terative Model Til Kontrakt OM Den Nationale Henvisningsformidling Bilag 16 Den terative Model Side 1/9
NSTRUKTON TL TLBUDSGVER: Teksten i dette afsnit er ikke en del af Kontrakten og vil blive fjernet ved kontraktindgåelse. Formål med bilag: Formålet med Bilag 16 Den terative Model er at beskrive den iterative model, som projektet skal følge samt beskrive, overfor Leverandøren, hvorfor Kunden har behov for at projektet bliver udført iterativt. nstruks vedrørende bilag: Leverandøren accepterer ved tilbudsafgivelse Kundens ønske om, at projektet skal forløbe jf. bilag 16. forbindelse med afgivelse af tilbud, skal Tilbudsgiver udarbejde en besvarelse af Bilag 16 ved at besvare konkurrencekrav 16.6.5.1 i underbilag 3C Ordregivers Konkurrencekrav. Evaluering af besvarelse: Tilbudsgivers besvarelse af bilaget indgår i tilbudsevalueringen i tilknytning til underkriteriet Kvalitet i Leverancen. Udbudsbetingelsernes bilag X: Det vil være muligt at angive forbedringsforslag i Udbudsbetingelsernes bilag X, Tilbudsgivers forbedringsforslag. Sådanne forslag kan blive drøftet i forhandlingsfasen, men vil ikke nødvendigvis blive det. Bilag 16 Den terative Model Side 2/9
ndhold 16.1 ndledning... 4 16.2 Hvorfor en terativ kontrakt... 4 16.3 Leverancer i et terativt Forløb (Hovedleverancer Delleverancer)... 4 16.4 Den terative Model... 5 16.5 Delprojekt 1... 5 16.5.1 Afklaringsfase... 5 16.5.2 Hovedleverance 1. leverance... 6 16.5.3 Evalueringsforløb... 6 16.6 Delprojekt 2... 6 16.6.1 Delleverance... 6 16.6.2 Etaper... 7 16.6.2.1 Etape 1: Afklaring og Planlægning:... 7 16.6.2.2 Etape 2: Analyse, Udvikling og Tests):... 8 16.6.2.3 Etape 3: Prøve samt godkendelse... 8 16.6.3 Faser:... 8 16.6.4 terationer... 8 16.6.5 Konkurrencekrav... 8 16.7 Delprojekt 3... 8 Bilag 16 Den terative Model Side 3/9
16.1 ndledning Dette bilag har til formål at beskrive den iterative model, samt hvorfor Kunden har valgt en netop sådan model. 16.2 Hvorfor en terativ kontrakt Anvendelsen af REFHOST/Henvisningshotellet er ikke dokumenteret i en tilstrækkelig grad til, at man fra Kundens side kan forvente at alle forretningsbehov er afdækket på forhånd ved blot at indføre et lignende system. Derfor har Kunden, via interviews af brugerne, kortlagt disses anvendelse af det nuværende REFHOST/Henvisningshotel, samt tilføjet nye krav til den kommende løsning. Det er Kundens erfaring, at først når slutbrugerne jf. Bilag 11 Kundens Deltagelse, pkt. 11.2 har testet anvendelsen af den nye løsning, vil væsentlige og betydningsfulde detaljer dukke op. Det er derfor Kundens vurdering at det på forhånd er umuligt at afdække samtlige detaljer uagtet, om man brugte mere tid i den indledende analysefase. erkendelse af at en traditionel K02 kontrakt ikke løser alle problemer, men typisk vil blive suppleret af en række ændringsønsker, ønsker Kunden at gå nye veje. Både for at minimere antallet af ændringsanmodninger, men også fordi Kunden tror på, at det vil forbedre kvaliteten af Leverancen. Kunden har derfor taget dele fra en K02 kontrakt og udarbejdet et udbudsmateriale, samt suppleret dette med iterative metoder fra K03 kontrakter. Jf. Bilag 3 Leverance- og Ydelsesbeskrivelse er der i dag i forvejen mange brugere af det nuværende system, og denne løsning fungerer i dag tilfredsstillende. Praktiserende læger sender henvisninger og behandlere og sygehuse modtager disse henvisninger. Hvis dette ikke fungerede, vil der ikke kunne sendes elektroniske henvisninger, og patienterne ville således ikke kunne blive behandlet. Dette ville have både behandlingsmæssige konsekvenser for patienterne samt økonomiske konsekvenser for behandlere. Derfor skal den nye løsning være fejlfri inden den tages i anvendelse. Dette skal et iterativt forløb i et eventuelt Delprojekt 2 være med til at sikre. 16.3 Leverancer i et terativt Forløb (Hovedleverancer Delleverancer) mere traditionelle iterative udviklingsforløb har Kunden udarbejdet en behovsopgørelse som grundlag for den iterative proces. Kunden har i dette projekt valgt ikke at bruge en rendyrket iterativ proces. stedet har Kunden valgt at analysere og indsamle viden om de nuværende arbejdsgange og processer, som bliver udstillet jf. Bilag 3 Leverance- og Ydelsesbeskrivelse; kravspecifikationen skal således erstatte behovsopgørelsen. Det betyder, at første leverance, Hovedleverancen, skal laves på grundlag af udbudsmaterialet i et Delprojekt 1. Leverandøren vil i så fald være i stand til at lave en prototype eller en tidlig version af det endelige system, som kan bruges i eventuelle fremadrettede delleverancer. Kunden benytter betegnelsen prototype, da Kunden forventer at Leverandøren, på baggrund af det udbudte udbudsmateriale, leverer en prototype, men en prototype, som ikke er endelig. Med endelig skal forstås at prototypen efter al sandsynlighed vil være nødsaget til at skulle gennemløbe en række Delleverancer, førend Kunden vil være i besiddelse af et færdigt og fejlfrit system, som er klar til udrulning, og som vigtigst af alt kan godkendes af Slutbrugerne jf. Bilag 11. Kundens Deltagelse og Modenhed, pkt. 11.2 ved en Overtagelses. Det er vigtigt at forstå at begrebet Prototype skal forstås bredt og at Løsningen efter Delprojekt i nogles øjne vil synes at være mere end blot en prototype; det forventes således at alle krav beskrevet gennem udbudsmaterialet er opfyldt efter den beståede Hovedleverance jf. Bilag 14, pkt. 14.14.3. Bilag 16 Den terative Model Side 4/9
16.4 Den terative Model Den terative Model er den valgte og beskrevne model for udvikling af DNHF. Delprojekt 1: - Afklaringsfase - Hovedleverance - Evalueringsforløb Delprojekt 2 - Delleverancer - overtagelses Delprojekt 3: - mplementering - Drifts - Evt gradvis konvertering Projektforløbet vil bestå af tre delprojekter. Delprojekt 1 består af Hovedleverancen Delprojekt 2 består af en række Delleverancer, som skal sikre at systemet er færdigudviklet og er klar til ibrugtagning. Delprojekt 2 afsluttes med en Overtagelses. Delprojekt 3 består af selve implementeringen samt drifts. Hvis der er tale om gradvis implementering, vil der sandsynligvis ligge en gradvis konvertering af data i Delprojekt 3. Delprojekt 1 Delprojekt 2 Delprojekt 3 Hovedleverance: Delleverance 1 Delleverance 2 Afklarings Fase Hoved leverance Kravspecifikation Prototype Test Hovedleverance Evaluerings Forløb 1 Etape Fase 1 1 Afklarings etape Fase 2 Etape 2 Etape 2 Etape 3 Del leverance Etape 1 Afklarings etape Fase 1 Fase 2 Etape 3 Del leverance Overtag elses Evalue rings forløb 2 Drifts Ydelse Ydelse Tid Pris Tid Pris 16.5 Delprojekt 1 Delprojekt 1 består af: Afklaringsforløb for Hovedleverancen Hovedleverancen Evaluering af hoveleverancen 16.5.1 Afklaringsfase Når der er valgt Leverandør, skal forløbet for Hovedleverancen aftales jf. bilag 1 Tidsplan. Dette sker i den K02 traditionelle afklaringsfase. Bilag 16 Den terative Model Side 5/9
16.5.2 Hovedleverance 1. leverance Første leverance, Hovedleverancen, indeholder alle kravene fra udbudsmaterialet. Hovedleverancen godkendes via Hovedleverancen jf. Bilag 14 Prøver, pkt. 14.14.3. 16.5.3 Evalueringsforløb Evalueringsforløbet vil indeholde et forløb til kortlægning af udestående fra Hovedleverancen. Her skal det vurderes, hvor mange Delleverancer der vil være brug for. Herefter kan første Delleverance planlægges med en detaljeret tidsplan jf. Bilag 1 Tidsplan, pkt. 1.4. Der vil ligeledes være et Evalueringsforløb efter Overtagelsesn. Her skal planlægges drifts samt implementering af Løsningen. Hvis der er tale om gradvis implementering, skal der ligeledes planlægges gradvis konvertering. 16.6 Delprojekt 2 16.6.1 Delleverance Efter bestået Hovedleverance jf. Bilag 14 Prøver, pkt. 14.4.4, forventes det af Kunden at Leverancen ikke er endelig, men at man vil stå tilbage med en række udestående. Disse udestående skal afhjælpes gennem en række Delleverancer. Både i delprojekt 1 men især i delprojekt 2, vil der være en inddragelse af slutbrugerne i den iterative proces. delprojekt 2 vil Prototypen være et godt udgangspunkt for inddragelse af brugerne. De vil bedre kunne forholde sig til detaljerne i løsningen, når afklaringerne sker gennem anvendelse af Prototypen. Al dialog mellem leverandøren og kunden/brugerne skal foregå på dansk. Alle workshops og projektmøder i hele projektet afholdes hos kunden eller på et efter kundens anvisning passende sted. Bilag 16 Den terative Model Side 6/9
Delleverance Etape 2 Fase 1 Etape 1 Afklaring Fase 2 Etape 3 Del leverance Ydelse Tid Pris 16.6.2 Etaper Hver Delleverance opdeles i tre etaper: Etape 1: Afklaring og Planlægning Etape 2: Analyse, Udvikling og Tests Etape 3: Godkendelse 16.6.2.1 Etape 1: Afklaring og Planlægning: Udvikling af Leverancen påbegyndes med iværksættelse af en afklarings- og planlægningsetape. denne etape foretager Parterne: En drøftelse af Kundens prioritering af krav (Udeståender fra forrige Leverance). En gennemgang og præcisering af tidsplanen for Etape 2. Der planlægges med en række faser i etape 2 En præcisering af Kundens/brugernes inddragelse i etape 2. En vurdering af de risici, der kan have betydning for Projektets gennemførelse og på baggrund heraf en opdatering af risikologgen. En målpris for Delleverancen Bilag 16 Den terative Model Side 7/9
16.6.2.2 Etape 2: Analyse, Udvikling og Tests): Etape 2 aftales mht. tid, pris og ydelse. Etape 2 inddeles ligeledes i en række faser. Hver fase inddeles i en række iterationer, der hver især betragtes som en række kontrolpunkter, og bruges til at kontrollere fremdriften i forhold til forbrugt tid og ressourcer. Hver iteration testes internt særskilt af leverandøren. 16.6.2.3 Etape 3: Prøve samt godkendelse Etape 3 testes og godkendes den samlede delleverance ved en delleverance. 16.6.3 Faser: Etape 2 består af en række Faser, hvor udviklingen af Delleverancen foregå. Hver Fase aftales mht. tid, ressourcer og pris, som indgår i den samlede planlægning af Delleverancen. Der opsættes milepæle for hver Fase, således at det er muligt at følge fremdriften i de enkelte Faser. Der afsluttes med en samlet godkendelse af alle Faser i Delleverancen. 16.6.4 terationer Hver Fase kan opdeles i en række terationer. Kunden og Leverandøren aftaler Kundens/brugernes inddragelse i de enkelte terationer. En teration kan omfatte følgende trin: 1. Analyse/afprøvning af løsningen ved inddragelse af brugerne med henblik på design af ændringer 2. Udvikling 3. Gennemførelse af leverandørens interne tests 4. Evaluering og planlægning af næste teration 5. Kontrolpunkt 16.6.5 Konkurrencekrav D Konkurrencekrav 16.6.5.1 Leverandøren skal beskrive, hvordan man, jf. Bilag 16 Den terative Model, agter at løse eventuelle Delleverancer gennem et iterativt projektforløb (Delprojekt 2) i samarbejde med Kundens projektledelse. Leverandøren skal altså beskrive et metodisk forløb, hvori rammen for metoden jf. Bilag 16 Den terative Model er fastsat. Evalueringskriterier Det vægter positivt at Leverandøren beskriver et metodisk forløb, som særligt tager højde for projektorganisationens manglende erfaring med et iterativt projektforløb jf. Bilag 11 Kundens Deltagelse og Modenhed, pkt. 11.3. 16.7 Delprojekt 3 Delprojekt 3 består hovedsagelig af følgende: 1. Evalueringsforløb 2(evaluering af delprojekt 2) 2. mplementering 3. Drifts Bilag 16 Den terative Model Side 8/9
Kunden har bevidst undladt at beskrive Delprojekt 3, idet dette forløb skal aftales med Leverandøren. Leverandøren skal ligeledes beskrive, hvordan man ser Løsningen blive implementeret Løsningen jf. Bilag 3 Leverance- og Ydelsesbeskrivelse pkt. 3.10.2 Bilag 16 Den terative Model Side 9/9