Bestyrelsesmøde Ikast KFUM Volley Mandag den 18. januar kl. 19-22.00 hos Poul Kastbjerg, Annalyst 204, Ikast. Indkaldte: Johannes Elbæk, Anja Kjærsgaard, Lisa Gramkow Østergaard (referent), Erik Kreuzfeldt, Poul Kastbjerg, Julie Dahl, Emma Björkman. Mats Björkman. (lokaler følger rækkefølgen ovenfor) Referat: Punkt: 1. Godkendelse af dagsorden og referat 2. Opfølgning på sidste referat Uddybning/beslutning Godkendt. Frivillig Fest på MacY den 11-03-2016: Mangler vi at få kommunikeret om det? Facebook og mail til alle. EK sender opdateret version af invitationen fra sidst til Lisa. EK husker kamera bestyrelsesmedlemmer tager den røde trøje på fotos på hjemmesiden - mangler Poul, Julie, Emma og Mats Udsat. Tilmeldingsoversigt Se opdateret oversigt. Der er kommet flere tilmeldinger. Der er sendt rykkere ud. Drøftet. Samarbejdet med MJVB og de andre klubber i regionen drøftes med Donslund v. EK. 3. Kommunikation Facebookgrupper, hjemmeside, conventus/mails. Hvor ligger hvad? Genoptaget drøftelse. Oplæg til skriv fra EK? Fra sidste møde: EK laver oplæg til skriv om, hvilke informationer, der skal ligge hvor, undersøger muligheden for kalenderinformation samt drøfter det med JD. Udsat til næste møde. 4. Volley for life Opfølgning på trænermøde 16-12-2016 o Tøjpakker: I næste sæson laves tøjpakke, som kan købes via hjemmesiden/conventus. Evt. ny kamp-t-shirt, men en model/farve som går igen i mange år. Mats og Peter K. finder en o løsning. Klubdag den 22-05-2016: For alle spillere, trænere og ledere, der har lyst. Planlægger: Mats, Poul evt. Peter K. Sportsskolemøde på Nordre orientering Orientering blev givet af Mats. Mail fra EK om ny træner Jim Høegh fra Randers. Aflønning. Godkendt jf. mail.
5. Planlægning af generalforsamling 25. februar 2016 Fremtiden for divisionsholdene/novo klubsamarbejdet jf. førnævnte mail Spillere knyttes så tæt til byen som muligt, der betales ikke løn. ISI-spillere forventes at være hjælpere til evt. ligakampe. EK spørger Kjellerup, hvor mange penge vi bør reservere i budgettet til et evt. ligahold. Der er opbakning til eventuel oprykning. Trænerkontrakter (løn udsendt ult. dec.) EK og MB sikrer disse. Spillerrekruttering Vi starter med drøftelser på generalforsamlingen, herefter nedsættes udvalg måske med Peter K. m.fl. Bowling OK m. bowlingcentret. Dagsorden. Ifølge vedtægter Opstilling: Lisa og Poul modtager genvalg. Julie og Emma fortæller lidt om at være i bestyrelsen på generalforsamlingen, de modtager også genvalg. Budget og regnskab AK udarbejder forslag Kontingent: Fastholdes. Dog drøftes evt. ligaholdkontingent næste gang. Ikast Volley betaler ikke spillere for at spille i klubben. Som udgangspunkt bruges egne spillere. Vi spiller med de spillere, vi har. LGØ udsender indkaldelse til generalforsamling 6. Aflysninger Procedure for aflysninger af haltid Anja spørger Kaare om, hvordan vi får oplysning om aflysning 7. PR v. EK Intet nyt. (Frederik Dahl) 8. Nyt fra Ungeudvalget v. EB/JD 9. Sponsorarbejde v. JE Status på julefrokost /nytårstaffel for trænere og ledere under 18 år. Lisa sender liste over unge til Julie og Emma. Ungeudvalget overvejer p.t. hvor julefrokosten skal holdes. ISI giver 15.000 til Ikast Cup. 10. Nyt fra ungdomsudvalget v. PK 11. Nyt fra kidsudvalget v. AK Se pkt. 4 Anja er DU14-træner Intet nyt. Pokalfestival i weekenden.
12. Økonomi 13. Eventuelt og næste møde Kørsel på koneholdet: Godkendt, at konerne får kørepenge af klubben. Samme ordning for gymnasiepigerne. Besked til JD. Conventus brev om at betaling ved kommunen stopper. Vi skal vel fortsætte med at bruge systemet jf- tidligere aftale? Der er en Free version, som primært handler om lokalebooking. Den skal vi under alle omstændigheder bruge. Godkendt. Næste møde: 22-02-0216 kl. 19-22.00 hos Johannes.
Årshjul/huskeliste Januarmøde: Planlægning af evt. DM i marts. Planlægning af påskecamp. Kontingentfastsættelse (husk trøjepakke) og budget (og regnskab) som forberedelse til generalfors. Trænere næste sæson Februarmøde: Planlægning af generalforsamling. Regnskab og budget. Indstilling af årets et-ellerandet på generalforsamling. - Aktivitetstilskud: Ansøgningsfrist: 31. marts (incl. årsregnskab, medlemstal, børneattest. - Lokaletilskud: Frist 31. marts. (børneattest) - Tildeling af lokaler: Frist 15/3. Tilmeldingsmail vedr. TC-camp i påsken. Planlægning af hjælpere til samme. Forslag til MJVB vedr. støtte til talentcenter fra kredsen. (undersøge deadline for forslag) Martsmøde: Konstituering af bestyrelsen: Formand, næstformand, kasserer og sekretær samt opgavefordeling i øvrigt. Ungdomsafslutning Opfølgning på beslutninger til generalforsamlingen Aprilmøde: Planlægning af TC-summercamp sidste uge i juni. Trænere den kommende sæson Invitation af efterskoler til Ikast CUP? Ansøgning af elitepulje hos IBK jf. referat januar 2015. Majmøde: DVBF repræsentantskabs-møde 6. juni 2015 kl. 10-15.00 i Kolding (Deltagere? Afventer dagsorden. Sættes på igen senere (dagsorden udkommer ca. 15-05). JF. ref. 23-03-2015 Trænere den kommende sæson. Planlægning af overnatningsweekend for kids. Indstilling af ildsjæl til kommunen eller idrætspræstation (august-arrangement) Tilmeldingsmail vedr. TC-summercamp primo juli. Annonce i avisen vedr. sæsonstart før sommerferien af hensyn til forældrenes planlægning. Sæsonopstart. Junimøde: Planlægning af Ikast Volley Cup i september (booket 14-15/9-2013): Rekruttering af tjanser, mad-damer, stævneansvarlig, præmier, t-shirts (OBS tilmelding senest 14 dage før ellers ingen t-shirts), annoncering, priser, ISI-sponsering, plakat/infostander, svineri/oprydning giv besked til trænerne, affald, bus. HUSK der skal være trænere med, når der er overnatning. Udfordre os til at gøre det anderledes til Ikast Cup: Reklamer med halv pris hvis tilmelding før sommer, drikkedunk, vand på bordene (kande indkøbes), diplom med holdbillede. Præmiesponsorater til slik. Dyr bus kan vi servere frokost på anden vis?
FOU: Indstilling til årets træner el. lign.? Sæsonopstart PR. Trænere næste sæson: Jørgen og Mats (Peder) inviteres med til mødet. Augustmøde: Pizzavolleydato efterår. Årsplan. Ungdomsstævner, mixstævner, seniorkampe, kidsstævner. Ikast volley cup, aftale med ISI om aftenarrangement. Sedler til trænerne: Tilmelding/kontingent (HUSK www.alleboern.dif.dk tilskud til fattige børn), kalender, tilmelding til Ikast Cup. Trænermøde:Børneattester for den kommende sæson, reklameseddel til kammeraterne. Septembermøde: Tilmeldingsstatus fordeling af hold. Datoerne for Danmarksmesterskaberne i 2016 er: Oktobermøde: Lederuddannelse: ansøgningsfrist 1. november. Ansøgning om DM til forbundet senest 1. november Kommunens julefrokost Novembermøde: Julegave til trænerne? Decembermøde: Planlægning af generalforsamling ca. februar. Pizzavolleydato forår. Faste punkter: Godkendelse af dagsorden og referat Opfølgning på sidste referat Økonomi Sponsorarbejde Nyt fra ungdomsudvalget/hvervegruppen Eventuelt og næste møde