Hirtshals Boligselskab Referat af organisationsbestyrelsesmøde, tirsdag den 10. december 2013 kl. 16.30 på Skaga Hotel, Willemoesvej 1 i Hirtshals Dagsorden: side 1 Godkendelse af referat... 2 2 Hirtshals Boligselskab... 2 2.1 Orientering fra formanden... 2 2.2 Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer.... 2 2.3 Domea 2015.... 2 2.4 Kapitaltilførelse afd. 12-27 Landsbyboligerne... 3 2.5 Salg af boliger i Vidstrup... 3 2.6 Styringsdialogmøde med Hjørring Kommune... 3 2.7 Udlejningsforhold... 3 2.8 Biografreklame... 4 3 Boligselskabets afdelinger... 5 3.1 Orientering fra afdelinger... 5 4 Renovering... 5 4.1 Margretheparken 12-25... 5 5 Næste møde... 5 6 Eventuelt... 6 Til mødet er indkaldt fra organisationsbestyrelsen: Allan Mose Baltsersen, formand Helen Jensen, næstformand Hans Fisker Jens Back Birthe Engbjerg Jette Kirkeby Øvrige deltagere: Fra Domea, driftschef Frank Hansen. Der var afbud fra Susanne Krohn Djurhuus
1 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af mødet den 10. september 2013. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Referat: Referat blev godkendt og underskrevet. 2 Hirtshals Boligselskab 2.1 Orientering fra formanden Referat: Allan Baltsersen orienterede om, at der havde været afholdt møde i forbindelse med Domea 2015 samt dialogmøde med Hjørring Kommune. 2.2 Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer. Referat: Der var ingen orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer. 2.3 Domea 2015. Referat: Frank Hansen gennemgik den nye prisstruktur på administrationsbidraget, som bliver gældende pr. 1. januar 2016 og fortalte baggrunden for disse beregninger. Der blev forevist en oversigt over Hirtshals Boligselskabs besparelse ved den nuværende afdelingsstruktur. Samtidigt blev beregninger for et nyt servicecenter kort gennemgået og i denne anledning besluttede bestyrelsen at holde et informationsmøde for alle afdelingsbestyrelsesmedlemmer den 15. januar 2014 med efterfølgende organisationsbestyrelsesmøde, hvor beslutningen om tilslutning til et servicecenter skal træffes. Side 2 af 6
2.4 Kapitaltilførelse afd. 12-27 Landsbyboligerne Referat: Frank Hansen gav en kort orientering om, at alle beslutninger var i hus og der afventes kun LBF s endelige opgørelse. 2.5 Salg af boliger i Vidstrup Referat: Frank Hansen kunne meddele, at kommunalbestyrelsen havde givet deres tilladelse og ansøgningen lå nu hos Ministeriet for by, bolig og landdistrikter. 2.6 Styringsdialogmøde med Hjørring Kommune Referat: Allan Baltsersen og Frank Hansen meddelte, at det var et godt og positivt møde og der var ingen bemærkninger til referat af mødet, udover nogle redaktionelle ændringer. Allan Mose Baltsersen hæftede sig ved, at der ikke havde været klager ved beboerklagenævnet i år, hvilket var meget positivt samt at Hjørring Kommune havde gjort opmærksom på, at man ikke kunne forvente kommunal repræsentation i bestyrelsen i 2014. På mødet lagde kommunen også vægt på, at ved fremtidige renoveringer i Hirtshals, skulle man prioritere reduktion af boliger. Referat af styringsdialogmøde med Hirtshals Kommune blev godkendt. 2.7 Udlejningsforhold Hirtshals Boligselskab Udlejningssituationen pr. 11. november 2013 Brogården 12-12 Vi har 1 ledig to-værelses bolig. Den giver ikke lejetab for afdelingen. Vi har 1 ledig tre-værelses bolig. Den giver ikke lejetab for afdelingen. Margretheparken 12-25 Side 3 af 6
Vi har 15 ledige to-værelses bolig. De giver lejetab for afdelingen Vi har 16 ledige fire-værelses boliger. De giver lejetab for afdelingen. Havudsigten 12-26 Skagerakvej Vi har 1 ledig et-værelses ungdomsbolig. Den giver lejetab for afdelingen. J. Fibigersgade Vi har 3 ledige to-værelses boliger. De giver ikke lejetab for afdelingen. Landsbyboligerne 12-27 Tornby Der er ingen ledige boliger. Vidstrup Vi har 1 ledig to-værelses bolig. Den giver ikke lejetab for afdelingen Vi har 1 ledig tre-værelses bolig. Den giver ikke lejetab for afdelingen Lyngparken 12-28 Der er 2 ledige to-værelses ældreboliger. Hvis ikke kommunen finder nye lejere hæfter de for huslejen. Bindslev 12-30 Vandværksvej De ledige boliger hæfter kommunen for huslejen. Nørgårdsvej De ledige boliger hæfter kommunen for huslejen. Der annonceres i Hirtshals-Bindslev Avis. Referat: Frank Hansen gennemgik udlejningen i de enkelte afdelinger og der var mange tomme boliger i afd. 12-25 efter renoveringen. Der havde været åbent hus den 7. december uden mange besøgende. Der arbejdes fortsat med markedsføring og derudover forventes de 4 værelses lejligheder ændret til 3. værelses lejligheder for at gøre dem mere attraktive. 2.8 Biografreklame Hirtshals Boligselskab har i samarbejde med Boligselskabet af 1964 i Hjørring og Domea betalt og deltaget i en biografreklame, som koster kr. 5000,00. Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om, biografreklamen skal fortsætte i 2014. Referat: Bestyrelsen besluttede at deltage i den nuværende biografreklame i samarbejde med Boligselskabet af 1964 i Hjørring og Domea. Domea gjorde dog opmærksom på, at 2014 var det sidste år, man ønskede at deltage i reklamen. Side 4 af 6
3 Boligselskabets afdelinger 3.1 Orientering fra afdelinger Referat: I afd. 12-08 var byggesagen afsluttet og der var lavet 1 års gennemgang. I afd. 12-12 var en del tegl blæst ned i stormen. Man er begyndt at tale om p-plads fornyelse. Det ville blive lidt ændringer i gæsteparkeringsforholdene. I afd. 12-25 var byggesagen afsluttet og det kommende arbejde vil bestå i at få udeområderne genoprettet. I afd. 12-26 havde der været 5 års gennemgang og man var i gang med udbedringsarbejdet. Der arbejdes videre med p-pladserne med renovering sammen med Fakta og Brugsen. Udskiftning af plader i svalegangene er i gang. I afd. 12-27 er helhedsplanen ved at blive forberedt og der skal laves nogle byggetekniske gennemgange i første halvdel af 2014. 4 Renovering 4.1 Margretheparken 12-25 Orientering ved byggeudvalget, gives på mødet. Referat: Renoveringen var afsluttet og der var afholdt de sidste mangelgennemgange. Byggeregnskabet var ved at blive udarbejdet og som det så ud nu, forventes et underskud på byggesagen på kr. 6.500.000,00. Domea Byg forventer, at underskuddet vil blive dækket af LBF i forbindelse med godkendelsen af det endelige regnskab. 5 Næste møde Aftales på mødet. Referat: Næste møde blev onsdag den 15. januar 2014, som er kombineret informations- og debatmøde sammen med de øvrige afdelingsbestyrelser omkring Domea 2015. Mødet starter kl. 17.00 med gennemgang af økonomi og derefter spisning. Kl. 19.00 vil der være ekstraordinært organisationsbestyrelse, hvor der skal træffes beslutning om tilslutning til servicecenter. Side 5 af 6
6 Eventuelt Referat: Hjemmesider og webredaktør blev drøftet. Der var utilfredshed med den måde, kurserne blev afholdt. Der ønskes en tæt opfølgning på hjemmesiderne, ud fra den betragtning at en dårlig hjemmeside også var dårlig reklame. En god hjemmeside kunne være en stor hjælp til at forbedre udlejningssituationen. Frank Hansen ville kontakte Web-afdelingen for at finde ud, hvad planerne var på dette område. Mødet afsluttede med julespisning og hyggeligt samvær. Domea Boligcenter Hjørring, den 19. december 2013 Trine Bomholt/Frank Hansen Side 6 af 6