Dato for offentliggørelse: 10.11.2017 Nummer Spørgsmål Svar 1 Bilag 4: Hvad menes med gennemsnitlig fasttilknyttede vikarpersonale? Hvad skal tallet udtrykke, og som en konsekvens heraf beregnes? 2 Udbudsbetingelserne, pkt. 6.3 (Økonomisk og finansiel formåen): Vi skal vedlægge udsnit af balance. Den side, hvor egenkapitalen står på, indeholder intet firmanavn, så det kunne i princippet være hvem som helst. Kan vi medsende vores årsrapport i stedet? 3 Bilag 2 og pkt. 9 (Tildelingskriterium og underkriterier) i Udbudsbetingelserne: Hvilken pris gælder lørdag morgen fra 06.00-08.00? 4 Udbudsbetingelserne, pkt. 11 med underpunkter (Tilbuddets indhold) og pkt. 12 med underpunkter (Tilbudsevaluering): Under pkt. 12.2 står der, at Ordregiver vurderer udelukkende tilbuddene på baggrund af de oplysninger, der fremgår af det fremsendte tilbud inkl. bilag og webbestillingssystemet. Det er ikke helt klart ud fra dette, at vurderingen af webbestillingssystemet udelukkende sker ud fra demonstrationen af systemet, hvilket vi går ud fra, eftersom vi ikke er bedt om at medsende en beskrivelse af systemet, jf. pkt. 11. Vi beder Ordregiver bekræfte, at der ikke skal medsendes en beskrivelse af systemet, og at evalueringen udelukkende sker på baggrund af demonstrationen. Ydermere står der, at underpunktet kvalitet vil foregå efter et princip, hvor bestillingssystemet bliver scoret ud fra nogle scenarier. Der står dog ingen steder, hvordan beskrivelserne efter pkt. 6.4 (efteruddannelsesprocedure og Formuleringen laves om, se ny version af bilag 4. Der skal oplyses antal fasttilknyttet vikarpersonale ultimo 2016 og pr. 31.10.2017. Ja, årsrapporten må gerne medsendes. I dette tidsrum gælder udelukkende grundprisen. Der skal ikke medsendes beskrivelse af systemet og evalueringen sker udelukkende på baggrund af demonstrationen. Beskrivelserne under pkt. 6.4 er en del af udvælgelseskriterierne og indgår derfor ikke i vurderingen af tildelingskriterierne, hvor bestillingssystemet vil blive vurderet.
ansættelsesprocedure) bliver evalueret/scoret/vægtet i tilbuddet. Der står anført under pkt. 6.4, at der er nogle forventninger til procedurerne, men der står ingen steder, hvordan det vægtes i den samlede vurdering. Vi som tilbudsgiver har derfor svært ved at gennemskue, hvordan vi kan opnå en god vurdering, og ikke mindst hvordan denne vurdering indgår. Vi beder Ordregiver være mere tydelig om forventningen til beskrivelserne, hvordan vi kan opnå en god vurdering, og hvorledes denne vurdering indgår i den samlede vurdering af tilbuddet. Vi bør have en klar mulighed for præcist at vide, hvordan vi kan imødekomme jeres forventninger. Hvad er fx korrekte retningslinjer, og hvad vægtlægges i forhold til rekruttering? 5 Kontraktens pkt. 7.2 (Autorisation, uddannelse.): Der står, at Ordregiver og Leverandør kan blive enige om at anvende en sygeplejerskestuderende. Til hvilken pris? Der står, at Ordregiver stiller en superbrugeruddannelse til rådighed for én medarbejder hos Leverandøren. Hvad hvis denne medarbejder stopper hos leverandøren? Er uddannelsen så spildt, eller får vi mulighed for at uddanne en ny medarbejder? Vi beder Ordregiver bekræfte, at uddannelsen er gratis for Leverandøren. Hvis en superbrugeruddannelse skal give mening, skal vi også have adgang til et øvelsesmodul, således vi kan undervise vores vikarer. Hvordan tænkes det løst? Stiller kommunen udstyr og lokaler gratis til rådighed? Ellers skal vi som Leverandør investere i fx 15 computere til brug for undervisning? Hvad er proceduren ved skift af dokumentationssystem i en given kommune? Hvilken frist har kommunen til at meddele dette til os, så vi derved kan udvælge superbruger, oprette undervisning osv.? Beskrivelserne under pkt. 6.4 vil blive vurderet ud fra en konkret vurdering ud fra det materiale der bliver modtaget, som gerne skulle indeholde forklaring på, hvad jeres reelle procedurer er. Der gives ikke karakter, da I blot vil blive vurderet egnet eller ikke egnet. Ordet korrekte frafalder vedr. beskrivelse af efteruddannelse. Hvis der indgås aftale om at anvende en sygeplejerskestuderende i stedet for den faggruppe der reelt er bestilt, vil afregning af den sygeplejerskestuderende foregå til samme priser som den faggruppe, der reelt er bestilt. Uddannelsen er gratis for Leverandøren, men vil kun foregå én gang. Skulle den uddannede medarbejde stoppe hos Leverandøren, må denne medarbejde videregive sin viden inden denne stopper. Ordregiver giver ikke adgang til øvelsesmodul udover den ene dag superbrugeruddannelse foregår. Øvrig adgang til øvelsesmodul må Leverandøren selv investere i. Ved skift af dokumentationssystem skal dette meddeles Leverandøren hurtigst muligt. Der vil blive stillet en gratis superbrugeruddannelse til rådighed på samme niveau som ved kontraktstart. Ordregiver er forpligtet til at oplyse Leverandøren om ændring af
Vi ønsker i øvrigt i forbindelse med kravet om, at vikarerne kan anvende Ordregivers omsorgssystem at få indført en passus med, at Ordregiver er forpligtet til at oplyse Leverandør om ændring af dokumentationssystem eller evt. nyindførte, kommunespecifikke obligatoriske kurser (fx Action Card i Esbjerg) i god og rimelig tid inden indførelse. Sidstnævnte kurser bør stilles gratis til rådighed for leverandøren, eftersom vi ikke kan tage højde for denne udgift (kender den ikke og kan derved ikke kapitaliseres) ved aflevering af tilbud. Vi kan som Leverandør jf. 15.1 blive pålagt bod, hvis vikaren ikke opfylder de angivne krav, hvorfor det kun er rimeligt, at vi bliver varslet i god tid og får uddannet en superbruger i god tid (ikke mindre en to måneder før indførelse). Vi beder jer be- eller afkræfte dette. Er der mulighed for, at vi som leverandør kan tilslutte sig kommunens egne kurser (forflytning, dokumentation etc.)? Der står, at timesedlen skal fremsendes elektronisk sammen med afregningen. Dette er ikke muligt. Vi beder jer revidere dette krav. 6 Kontraktens pkt. 13 (Statistik): Hvis de nævnte udtræk kan laves via bestillingssystemet, bortfalder dette krav så? dokumentationssystem eller evt. nyindførte, kommunespecifikke obligatoriske kurser (fx Action Card) i god og rimelig tid inden indførelse. Undervisning i nye tiltag aftales med den enkelte kommune, og er ikke nødvendigvis gratis. Det skal understreges, at der kun opkræves bod ved ikke dækkede vagter, og ikke ved manglende overholdelse af punkterne under 7.2. Der er ikke mulighed for pr. automatik at tilmelde Ordregivers egne kurser. Dette kan dog evt. aftales med den enkelte kommune. Timesedlen skal fremsendes pr. mail og ikke vedhæftes fakturaen Nej 7 Kontraktens pkt. 15 (Bod): I forhold til det tidligere udbud og daværende kontrakt er formuleringen ændret til, at der skal opkræves bod, hvor der tidligere stod kan. Vi kan kun bifalde præciseringen. Dog bliver temaet om bod blot endnu mere aktuelt, og ikke mindst hvordan bod er blevet håndteret i den nuværende aftale. Det er afgørende for alle tilbudsgiveres prissætning, at omfanget af bod historisk set kendes for alle på samme måde, som forbruget er vigtigt for alle. Princippet er det samme. Den nuværende leverandør kender som den eneste til bodens omfang, og det vil uafværgeligt medføre en ulige adgang til informationer i et udbud, som baseres på 100% leveringskrav. Et så væsentligt element af prissætningen bør være kendt for alle med tanke på Udbudslovens principper om Der opkræves bod, når Tilbudsgiver ikke kan levere. I hvilket omfang (leveringsgrad) Tilbudsgiver kan levere kan ikke være kendt på forhånd af Ordregiver, og det vil være forskelligt fra Tilbudsgiver til Tilbudsgiver. Desuden vil antallet af vundne delaftaler også have indflydelse. En oplysning om tidligere leverandørs bodsomfang vil derfor ikke nødvendigvis være retvisende for en ny leverandør, da denne evt. kan levere mere eller mindre, samt vinde et andet antal delaftaler. Bodsomfanget vil af denne årsag ikke blive oplyst, da det Tilbudsgiver egen vurdering hvilket leveringsgrad de forventer, og i givet fald hvilket bodsomfang de kan forvente.
ligebehandling og gennemsigtighed, herunder at alle relevante oplysninger er tilgængelige for alle tilbudsgivere. Den nuværende leverandør har naturligvis en lovlig konkurrencefordel, men det påhviler Ordregiver at udligne konkurrencefordelen, når dette er økonomisk rimeligt og ikke indebærer en tilsidesættelse af andres rettigheder. Der er ingen tilsidesættelse af nogens rettigheder, og det er i særdeleshed økonomisk rimeligt. Vi har noteret os, at der stilles krav om en egenkapital i seneste regnskabsår på 1 mio. kr. i pkt. 6.1 med begrundelse i bodsbestemmelserne. Dette beløb blegner dog i forhold til det faktisk opkrævede bodsbeløb i 2016. 8 Kontraktens pkt. 9.3 (Afvisning af vikar) Vi ønsker, at fravalg skal være skriftlige og begrundes for at undgå misforståelser og for at have vores dokumentation i orden samt kunne kvalitetssikre fremtidige leverancer. 9 I forhold til anvendelsen af elektronisk timeregistrering: Vi ønsker ideelt set med henblik på forbrug af papir og administrativt tidsforbrug, at elektronisk timeregistrering skal være obligatorisk. Tiden er ved at være løbet fra de gammeldags timesedler. Kan dette ikke lade sig gøre, bør hver kommune tage stilling til det på overordnet niveau. Vi har oplevet, at en enkelt kommune ønsker at lade det være op til det enkelte sted, men det vil ingen vikarer kunne håndtere. Det skal indføres i hele kommunen. Måske kunne hver kommune i det kommunespecifikke bilag angive deres holdning til dette? Fx Fredericia Kommune ønsker elektronisk timeregistrering, Randers Kommune stiller sig åben over for elektronisk timeregistrering eller Holstebro Kommune ønsker umiddelbart ikke elektronisk timeregistrering indført. 10 Da der i 2017 omkring nærværende KomUdbud dels har været afholdt et dialogmøde og dels har udbudsmaterialet været sendt i høringsudkast ønskes der svar på, hvorfor ordregiver ikke i nævneværdiggrad har lyttet til markedet og tilpasset udbudsmaterialet i overensstemmelse hermed fx på de centrale områder afregningsmetoden Når Ordregiver træffer afgørelse omkring afvisning af bestemte vikarer skal det være begrundet og skriftligt. Følgende står i Udkast til rammeaftale: Det er Leverandørens ansvar at sikre at de udsendte vikarer udfylder elektroniske timesedler for alle arbejdsforhold jf. nedenstående bestemmelser. Timesedlen skal fremsendes pr. mail. Timesedlerne skal som minimum indeholde følgende oplysninger: o medarbejdernavn, faggruppe, arbejdssted, afdeling, dato og tidsrum. Det er altså kontraktligt, at der skal anvendes elektronisk timeregistrering. Det er for Ordregiver vigtigt, at man får en aftale der passer bedst til Ordregivers behov. Det vil betyde, at der ikke kan tages højde for alle ønsker fra markedet. I forhold til dialogmøder og høringssvar har Ordregiver forsøgt at tilrette materialet i det omfang der kunne forligs med Ordregivers egne ønsker.
(kommunernes overenskomst), leveringsgrad/bod og bestillingssystemet? Det er essentielt for Ordregiver, at leveringsgraden på aftalen er så høj som muligt og meget gerne 100%. Når der bestilles en vikar kan det være et akut behov, der skal dækkes hurtigst muligt. Det er derfor altafgørende at man kan stole på, at der leveres hver gang. I de tilfælde der ikke kan leveres vil der være omkostninger for Ordregiver og derfor indkræves bod til dækning af disse. Krav til bestillingssystemet skal ses i lyset af, at Ordregiver nemt og hurtigst kan afklare evt. diskussioner omkring manglende dækninger. Det er desuden et stort ønske, at vikarer til Ordregiver afregnes efter samme princip som fastansatte hos Ordregiver. Der kan derved laves en vurdering af, om der evt. skal laves andre tiltag end bestilling af en vikar, evt. ekstra vagter til fast personale. 11 Hvor mange egnede tilbud skal ordregiver modtage pr. delaftale for at opnå den fornødne konkurrence og for at udbuddet bliver effektueret og dermed ikke aflyst? 12 Da det er helt afgørende for tilbudsgivers prissætning om de kontraktuelle vilkår i relation til bodsbestemmelser rent faktisk bliver håndhævet eller ej er der behov for uddybning heraf. I relation til udbudsmaterialet udkast til rammeaftale punkt 15 Bod og herunder bilag 7, under punktet for den enkelte kommune Kommunens beskrivelse af bodsprocedure i forbindelse med ikke dækkede vagter ønskes det derfor præciseret for den enkelte kommune (pr. delaftale) indholdet heraf og herunder konkrete svar på følgende spørgsmål: En vurdering af dette vil ske ud fra Ordregivers konkrete skøn. I forhold til sikring af 2 måneders fristen i pkt. 15 kan følgende siges for alle delaftaler. Er Ordregiver berettiget til en bod efter en ikke dækket vagt, skal denne være opkrævet to måneder efter datoen for vagten. Er den ikke det, så frafalder kravet om bodsudbetaling. I forhold til spørgsmål vedr. overholdelse af opkrævning af bod jf. pkt. 15 kan siges for alle delaftaler, at Ordregiver skal opkræve bod ved en ikke dækket vagt. Det er selve proceduren for opkrævning der beskrives i de kommunespecifikke bilag. I forhold til forpligtelse til at foretage kontraktopfølgning vil det være den enkelte kommunes vurdering om dette er nødvendigt at foretage. Delaftale 1, Esbjerg inkl. Fanø
Delaftale 2, Fredericia Delaftale 3, Herning 1. Hvad vil der ske hvis leverandøren ikke registrere og fremsender kreditnota månedsvis? 2. Forpligter kommunen sig til at foretage Delaftale 4, Holstebro Delaftale 5, Ikast-Brande 1. Hvad vil der ske hvis leverandøren ikke registrere og fremsender kreditnota månedsvis? 2. Forpligter kommunen sig til at foretage Ja Det er Plejens Vikarkorps der foretager opkrævning, om det er pr. måned er ikke fastlagt. Så vil Ordregiver opkræve boden på anden vis, og samtidigt gøre det gældende, at Tilbudsgiver fremadrettet skal overholde aftalen om kreditnota. Det er Indkøbskontoret der foretager opkrævning, om det er pr. måned er ikke fastlagt. Så vil Ordregiver opkræve boden på anden vis, og samtidigt gøre det gældende, at Tilbudsgiver fremadrettet skal overholde aftalen om kreditnota. Delaftale 6, Middelfart
Delaftale 7, Randers 1. Hvad vil der ske hvis leverandøren ikke registrere og fremsender kreditnota månedsvis? 2. Forpligter kommunen sig til at foretage Delaftale 8, Silkeborg Delaftale 9, Sønderborg Delaftale 10, Vejle kontraktopfølgning på bod jf. 15 Der står ikke nævnt noget om månedsvis afregning, der vil blive fremsendt faktura på bod, såfremt leveringen ikke overholdes Der står ikke nævnt noget om månedsvis afregning, proceduren for opkrævning vil være, at der på den førstkommende faktura krediteres bodsbeløbet. Sker dette ikke, så vil Ordregiver opkræve boden på anden vis, og samtidigt gøre det gældende, at Tilbudsgiver fremadrettet skal overholde aftalen om kreditering. Ja Ja Der står ikke nævnt noget om månedsvis afregning, boden vil bliver opkrævet af den enkelte institution/afdeling.
13 Ref. Punkt 9.4 Bestillingssystem, side 24 nederst punkt 4 Fremvisning af logoplysninger : Det er uklart og ugennemskueligt hvilke data der præcist efterlyses, kan det blive præciseret? Begrundelse - det kan betyde, at der ved ændringer af ordren tildeles et nyt ID nummer, som betyder, at den samme vagter figurerer flere steder på kundens login blot med forskellige ID-numre såfremt der er sket ændringer på vagten. Endvidere er der typisk flere som behandler bestillingen. Vil ordregiver afstå for dette krav da problematikken er hvordan en ordre ændre status? 14 Ref. Punkt 9. tildelingskriterium og herunder bilag 9 Prismodel: Når nu kvalitet udelukkende vurderes på baggrund af det webbaserede bestillingssystem betyder det så, at alle tilbudsgivere der har det samme standard webbestillingssystem fx Temponizer vil få tildelt samme pointbeløb for kvalitet? I materialet er skrevet, at vi ønsker at have adgang til log oplysninger på de enkelt bestillinger/id numre. Definitionen af en logoplysning er: En funktion hvor alle hændelser gemmes/registreres og disse registreringer er tilgængelig for Ordregiver. Dvs. bl.a. visning af hvem der har modtaget og behandlet bestillingen, navn på vikar, bekræftelse, ændring af ordre herunder vikarændring, statusændring. En bestilling må gerne have flere ID numre. Dette krav fastholdes. Vurderingen af webbestillingssystem vil foregå ud fra det, der bliver fremvist ved demonstrationen. Dato for offentliggørelse: 17.11.2017 Nummer Spørgsmål Svar 15 Spørgsmål til svar nr. 4: Vi bør som Tilbudsgiver vide, hvad der skal til for at blive vurderet egnet, hvilket som minimum må betyde, at der skal defineres, hvad der forventes af både efteruddannelse og rekruttering fra Ordregivers side. Det handler om de helt grundlæggende principper om ligebehandling, som ikke kan garanteres, hvis forudsætningerne for at blive vurderet som egnet ikke er kendt. Ordregiver præciserer, at pkt 6.4 i udbudsmaterialet vedr. redegørelse for procedure for efteruddannelse for vikarer inden for de omfattede faggrupper og beskrivelse af Tilbudsgivers/vikarbureauets ansættelsesprocedure over for de aktuelle faggrupper præciseres til: Tilbudsgiver skal have en nedskrevet procedure for efteruddannelse for vikarer inden for de omfattede faggrupper. Denne procedure skal vedlægges tilbuddet.
16 Pkt. 6.3 i Udbudsbetingelserne: Økonomisk og finansiel formåen Vi har noteret os, at der er et krav om en egenkapital på 1 mio. kr. med begrundelse i bodsbestemmelserne. Kunne Ordregiver overveje at hæve egenkapitalsbeløbet til 3,2-3,6 mio. kr. ved tildeling af alle kommuner, så det i højere grad modsvarer det faktisk opkrævede bodsbeløb for 2016? Tilbudsgiver skal have en nedskrevet ansættelsesprocedure for vikarer inden for de omfattede faggrupper. Denne procedure skal vedlægges tilbuddet. Nej, kravet til egenkapital fastholdes. Det kan desuden ikke verificeres at det faktiske bodsbeløb udmønter sig til det nævnte beløb. Dato for offentliggørelse: 21.11.2017 Nummer Spørgsmål Svar 17 Ad Udbudsmateriale, punkt 9. Tildelingskriterium og underkriterier, side 10 punkt 2., 3., 4. og 11 står fremsending af e-mail eller punkt 11 står til og framelding af e-mail. Spørgsmål 1: For forståelsen skyld ønskes oplyst om det er leverandøren/leverandørens it-system der ud for af ovenstående punkter skal sende e-mail til given mail adresse? Spørgsmål 2: Hvis der svares benægtende til ovenstående, mener udbudsgiver da, at det er ordregiver der skal kunne sende en mail til sig selv? 18 Ad Udbudsmateriale, punkt 2. Ordregiver, 2,1 Volumen, kontraktudløb og tilslutningsstatus Spørgsmål: Vil Udbyder venligst oplyse fordeling af indkøb i de forskellige vagtlag og faggrupper på hver kommune? Begrundelse: Dette for at tilbudsgiver skal have mulighed for at kapitalisere den skævvridning i vagtlag som tilbudsgiver i henhold til overenskomsterne skal følge og den måde Udbudsgiver ønsker prisoplysninger på. Det er leverandørens webbestillingssystem, der ved de nævnte punkter skal kunne afsende en mail til Ordregiver. Ordregivers mail adresse oplyses på dagen. Se ovenstående svar. Der kan ikke oplyses yderligere fordeling end de procentfordelinger, der vises i de forskellige tilbudslisten. Disse procentfordelinger viser hvordan efterspørgslen på vagterne er fordelt.
19 Ad Udkast til Rammeaftale, punkt 14 Leverandørens misligholdelse side 28, 2. sidste afsnit hvor der står at ordregiver er berettiget til at foretage dækningskøb for leverandørens regning og Udkast til Rammeaftale punkt 15 Bod, 15.1 Bod vedrørende leveringsgrad står at der vil være bodsafkrævning ved manglende dækning af vagter Spørgsmål: Vil Udbyder venligst oplyse om ordregiver både kan afkræve bod og afkræve dækningskøb hos andre leverandører? Begrundelse: Det ønskes afklaret om tilbudsgiver både skal kapitalisere bod ved manglende dækning og yderligere dækningskøb hvor tilbudsgiver ikke kan dække. Formuleringen er efter vores mening ikke helt klar. 20 Ad Udkast til Rammeaftale, punkt 15. Bod, 15,1 Bod vedrørende leveringsgrad Spørgsmål 1: Vil Udbyder, af hensyn til kapitalisering, venligst oplyse dækningsgrad fra tidligere leverdør? Spørgsmål 2: Vil Udbyder venligst oplyse hvor stor bod der er opkrævet pr. år på pr. kommune af tidligere leverandør? Der kan ikke opkræves både bod og dækningskøb på leverandørens regning i forbindelse med manglende levering. Afsnittet omkring dækningskøb udgår. Se svar på spørgsmål 7 Se svar på spørgsmål 7