Referat tirsdag den 10. oktober 2017 Kl. 16:30 i RA - Kantinen Rådhuset Allerslev Afbud: Jan Vedel Heine (I) Lars Holten (LEUF) Line Jacobsen (V) Mikael Ralf Larsen (F) Ole Blickfeldt (O)
Indholdsfortegnelse 1. - Godkendelse af dagsorden...1 2. - Orientering - oktober...2 3. - Leveregler og konkrete handlinger...3 4. - Program for borgermøde...8 5. - Eventuelt...11
10-10-2017 Side 1 1. - Godkendelse af dagsorden Sagsnr.: Resumé: Indstilling: Beslutningskompetence: Beslutning den 10-10-2017: Godkendt. Christina Lund Knudsen (områdebestyrelsen dagtilbud) deltog ikke i dette punkt Afbud: Jan Vedel Heine (I) Mikael Ralf Larsen (F) Ole Blickfeldt (O) Line Jacobsen (V) Lars Holten (LEUF) Sagsfremstilling: Administrationens vurdering: Handicappolitik: Økonomi og finansiering:
10-10-2017 Side 2 2. - Orientering - oktober Sagsnr.: 17/6716 Resumé: A. Mødeplan 2018 Kommunalbestyrelsen godkendte på sit møde d. 25. september 2017 den politiske mødeplan for 2018. s møderække i første kvartal af 2018 er hermed som anbefalet: Onsdag d. 17. januar 2018 kl. 16.39 Onsdag d. 28. februar 2018 kl. 16.30 Onsdag d. 21. marts 2018 kl. 16.30 Indstilling: Beslutningskompetence: Beslutning den 10-10-2017: Tager til orientering Christina Lund Knudsen (områdebestyrelsen dagtilbud) deltog ikke i dette punkt Afbud: Jan Vedel Heine (I) Mikael Ralf Larsen (F) Ole Blickfeldt (O) Line Jacobsen (V) Lars Holten (LEUF) Sagsfremstilling: Administrationens vurdering: Handicappolitik: Økonomi og finansiering:
10-10-2017 Side 3 3. - Leveregler og konkrete handlinger Sagsnr.: 17/9925 Resumé: drøftede på sit møde 12. september de forestående opgaver i fase 2, jf. Kommunalbestyrelsens beslutning den 28. august: - at arbejder videre med at forstå og konkretisere de tværgående forbedringstemaer. Disse handler i høj grad om relationer og samarbejde. Det kan f.eks. være ved at omsætte temaerne fra de tre camps til nogle principper for, hvordan velfærdsaktørerne kan samarbejde om at skabe bedre velfærd for de samme eller færre penge. - at står i spidsen for en kampagne, som skal skabe mere tid til kerneopgaverne. Kampagnen sætter fokus på de hverdagsforhold, som bøvler forhindrer medarbejderne og borgerne i at gøre dét som er mest effektivt, - og på hvad vi gør ved det [ ] Kampagnen kan eventuelt tilrettelægges i samarbejde med Hovedudvalget. På mødet den 12. september var der en tilkendegivelse af, at udvalget ønsker at arbejde med konkrete forbedringer og handlinger. På baggrund heraf og på baggrund af borgernes og medarbejdernes input på de tre camps i foråret 2017 forelægges i denne sag forslag til: 1. Pejlemærker for samarbejdet om kernevelfærden udtrykt i foreløbige forslag til leveregler. 2. Konkrete handlinger, som kan være med til at sætte strøm til levereglerne og afprøve dem i praksis, inden udvalget i 2018 skal tage stilling til sine endelige anbefalinger til Kommunalbestyrelsen. 3. Bred proces for forenkling og afbureaukratisering med afsæt i kerneopgavernes formål og levereglerne. Processen foreslås forankret i Hovedudvalget og chefgruppen med løbende status til. Sagen danner baggrund for s forberedelse af borgermødet den 11. oktober med særlig fokus på programpunkt 1 og 2, jf. punkt 4 på udvalgets dagsorden til nærværende møde. Forberedelsen består i, at udvalget drøfter især ad 1-2 nævnt ovenfor. For såvel pejlemærker for samarbejdet udtrykt i leveregler som konkrete handlinger er der tale om foreløbige forslag, som skal kvalificeres nærmere over de kommende måneder, bl.a. gennem borgermødet. Endvidere forelægges skitse arbejdsplan frem til og med udgangen af 1. kvartal 2018. Skitsen er retningsgivende. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller, 1. at drøfter forslag til leveregler 2. at drøfter forslag til konkrete handlinger 3. at på den baggrund forbereder borgermødet 4. at beslutter, at den brede proces for forenkling og afbureaukratisering forankres i Hovedudvalget
10-10-2017 Side 4 og chefgruppen med løbende rapportering til 5. at godkender skitse til arbejdsplan frem til udgangen af 1. kvartal 2018. Beslutningskompetence: Beslutning den 10-10-2017: Indstillingerne tiltrådt. Afbud: Jan Vedel Heine (I) Mikael Ralf Larsen (F) Ole Blickfeldt (O) Line Jacobsen (V) Lars Holten (LEUF) Sagsfremstilling: 1. Baggrund skal frem til udgangen af 1. kvartal 2018 arbejde med de tværgående forbedringstemaer, som borgerne og medarbejderne fremhævede på de tre camps. Udvalget drøftede på sit møde den 12. september med afsæt i oplæg fra vicedirektør i SUS, Elsebeth Kirk Muff, - principper for samarbejde. På den baggrund vedtog udvalget at arbejde m.h.p. at sikre en mere præcis fælles forståelse for, hvad et stærkere
10-10-2017 Side 5 samarbejde om kernevelfærden egentlig kræver; af den kommunale organisation, af borgerne, af virksomhederne og af de folkevalgte. Udvalget drøftede endvidere afbureaukratiserings- og forenklingsindsatsen og behovet for at sætte konkrete handlinger i gang. Nedenfor præsenteres derfor: 1. Forslag til pejlemærker for samarbejdet om kernevelfærden omsat i forslag til leveregler. 2. Konkrete handlinger, som kan være med til at sætte strøm til levereglerne og afprøve dem i praksis, inden udvalget giver sine afsluttende anbefalinger til Kommunalbestyrelsen. 3. Bred proces for forenkling og afbureaukratisering med afsæt i kerneopgavernes formål og levereglerne. Processen foreslås forankret i Hovedudvalget og chefgruppen med løbende status til. 2. Pejlemærker for samarbejdet om kernevelfærden - leveregler Med leveregler menes nogle få, universelle udsagn som sætter en tydelig retning for s og Kommunalbestyrelsens forventninger og ønsker til, hvordan ansatte, borgere og erhvervsliv samarbejder om bedre velfærd i Lejre Kommune. Betegnelsen leveregler anvendes (frem for f.eks. principper eller værdier) for at signalere, at der er tale om en politisk vedtaget praksis, der skal kunne ses og mærkes i dagligdagens samarbejde. Alternativer til ordet leveregler kan være: principper, værdier, manifest, pejlemærker eller? Uanset hvilket ord vælger at anvende nu, er der tale om en retning, som vil blive videreudviklet hen over de kommende måneder i takt med s og fagudvalgenes arbejde og forud for s afsluttende anbefalinger til Kommunalbestyrelsen, jf. arbejdsplan nedenfor. Forslag til pejlemærker for samarbejdet, som præsenteres og anvendes på borgermødet, fremgår af bilag 1. 3. Levereglerne - fra hensigt til handling var på sit møde den 12. september enige om, at udvalget gennem udvalgte cases/konkrete handlinger ønsker at sætte handling bag levereglerne og borgernes forslag på de tre camps. Administrationen anbefaler derfor, at udvalget udvælger nogle fokuserede og konkrete handlinger, der signalerer dét, som borgerne og medarbejderne efterspørger. Handlingerne skal enten kunne afprøves ved prioritering inden for nuværende økonomiske rammer, eller kunne videreudvikles gennem en foranalyse eller et pilotprojekt evt. med støtte fra pulje afsat til Vores Sted og kernevelfærden i budget 2018. I bilag 2 har administrationen kort beskrevet konkrete muligheder for handlinger, med afsæt i de tre camps om kerneopgaverne. På borgermødet vil handlingerne blive præsenteret som nogle muligheder m.h.p. deltagernes prioritering og supplementer, jf. drejebog for borgermødet. 4. Bred proces for forenkling og afbureaukratisering forankret i Hovedudvalget og chefgruppen skal sikre yderligere handling bag den del af kernefortællingen og visionen om Vores Sted, som handler om at skabe frirum til initiativ og lokal handlekraft. Der findes et sted, hvor vi tør. Vores Sted, jf. også strategisk grundlag:
10-10-2017 Side 6 - Vi skaber frirum til initiativ, ad 4 Vi frisætter de ansatte. For at frisætte borgerne må vi også sætte medarbejderne fri. Medarbejdere og mellemledere, som arbejder tæt på borgerne ved ofte, hvad der virker, og hvad der begrænser. Den viden er guld værd, og derfor sikrer vi, at den bliver fælleseje, så vi kan handle på den s opgave er med dét afsæt at få gennemført en afbureaukratiserings- og forenklingskampagne, som sikrer: - At medarbejderne kan bruge tid på det som skaber den værdi og effekt, og som er beskrevet i kerneopgavernes formål og forudsætninger (www.lejre.dk/kerneopgaver) og ikke på alt muligt andet. Med afbureaukratisering og forenkling menes således, at barriererne for at bruge tiden på dét som skaber mest værdi fjernes eller reduceres. - At der herigennem skabes mere tid til kerneopgaverne, altså værdiskabelsen for og med borgerne. Barriererne og bøvlet kan være lokalt eller nationalt besluttede proceskrav (regler, dokumentationskrav m.v.), men det kan også være alt muligt andet: kultur, kompetencer, organisering, teknologi m.v. Det er administrationens vurdering, at det er afgørende, at borgere og virksomheder deltager i kampagnen. Det anbefales, at denne indsats forankres i Hovedudvalget og chefgruppen, som løbende vil orientere og fagudvalgene om fremdrift. Kampagnen vil i praksis blive forberedt i 2017 og påbegyndt gennemført i begyndelsen af 2018. De politiske udvalg vil blive involveret, hvis organisationen støder på barrierer, som kræver politisk stillingtagen. 5. Forslag til arbejdsplan for frem til udgangen af 1. kvartal 2018 Hvis udvalget kan godkende ovenstående anbefaler administrationen følgende videre arbejdsproces: November: - Reviderede pejlemærker for samarbejde/leveregler forelægges med afsæt i oktobermødet og deltagernes feedback på borgermødet - Udvalget vedtager konkrete handlinger, som udvalget ønsker at iværksætte og følge. - Der gives status på den brede forenklings- og afbureaukratiseringsindsats v. Hovedudvalget og chefgruppen. Januar: - Udvalget arbejder videre med de udvalgte handlinger og pilotforsøg. - Status på den brede forenklings- og afbureaukratiseringsindsats v. Hovedudvalget. - Udvalget kvalificerer levereglerne og drøfter, hvad der yderligere skal til for at leve levereglerne (implementering, forankring) m.h.p. at kunne anbefale Kommunalbestyrelsen en implementeringsplan sammen med levereglerne. Administrationen sikrer, at udvalget får medarbejdernes og MED-organisationens input til brug for drøftelsen. Februar: - Udvalget tilretter levereglerne (med afsæt i de foregående måneders drøftelser) og drøfter tilhørende implementeringsanbefalinger til Kommunalbestyrelsen (fortsat fra januarmødet). Dette er en del af den endelige afrapportering.
10-10-2017 Side 7 - Endvidere forelægger administrationen status på handlinger og forenkling/afbureaukratisering. Marts: - Udvalget evaluerer sit arbejde og kommer med sine afsluttende anbefalinger til Kommunalbestyrelsen. Administrationens vurdering: Administrationen vurderer, at arbejdsplanen afspejler Kommunalbestyrelsens opdrag til for fase 2 og vil bidrage til målet om, at skabe bedre velfærd for de samme eller færre penge. Hele tiden med kernefortællingen og visionen om Vores Sted for øje. Handicappolitik: Blandt levereglerne og handlingerne vil der være nogle, som kan have betydning for handicappolitikken, herunder eksempelvis forslagene om ændrede måder at lave sagsbehandling og forslag om borgerstyrede puljer. Økonomi og finansiering: Sagen har ingen økonomiske konsekvenser p.t., men der vil blive knyttet økonomi på det videre arbejde i takt med, at det skrider frem, da flere af handlingerne vil have økonomiske konsekvenser ift. prioriteringer i 2018. Bilag: 1. Pejlemærker for samarbejde.pptx 2. Konkrete handlinger
10-10-2017 Side 8 4. - Program for borgermøde Sagsnr.: 17/9925 Resumé: Kommunalbestyrelsen og har inviteret borgere, virksomheder, foreninger og ansatte til et borgermøde om kernevelfærden. Borgermødet finder sted d. 11. oktober kl. 17-20 i Karleby Forsamlingshus. På mødet vil administrationen gennemgå drejebogen for borgermødet, som faciliteres af Valcon. Drejebogen er vedlagt som bilag. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller, 1. at programmet og drejebogen tages til efterretning. Beslutningskompetence: Beslutning den 10-10-2017: Indstillingen tiltrådt. Afbud: Jan Vedel Heine (I) Mikael Ralf Larsen (F) Ole Blickfeldt (O) Line Jacobsen (V) Lars Holten (LEUF) Sagsfremstilling: Borgermøde Kommunalbestyrelsen og har inviteret borgere, virksomheder, foreninger og ansatte til et borgermøde om kernevelfærden. Formålet med borgermødet er at gøre status på arbejdet med at forbedre kernevelfærden bl.a. på baggrund af de tre camps forår/sommer 2017, og at få borgernes input til prioriteringer og udvalgte indsatser. Der er aktuelt 116 tilmeldte, som fordeler sig således: - 28 ansatte - 63 borgere - 13 medlemmer af (inkl. ØU) - 12 medlemmer af KB Deltagerne har ved tilmelding via hjemmesiden haft mulighed for at pege på de to kerneopgaver, der optager dem mest. Deltagerne fordeles på borgermødet ud fra interesseområde. Der gives en status herpå på mødet. Programmet og drejebogen er tilrettelagt ud fra formålet, jf. invitationen, hvoraf det fremgår, at formålet er at gøre status på arbejdet, herunder hvad der er sket siden forårets camps, og at give mulighed for at påvirke prioriteringerne. Borgermødet falder i tre dele:
10-10-2017 Side 9 Del 1 med introduktion og optakt. Her trækkes også trådene tilbage til formålet med at arbejde med kernevelfærden, og s opdrag i fase 1 og 2, som besluttet af Kommunalbestyrelsen og til de tre camps. Del 2 med workshops om s opgave i fase 2 at arbejde videre med de tværgående forbedringsforslag, altså de forslag, som er gået igen i alle tre camps/for alle fem kerneopgaver. Her får deltagerne lejlighed til at drøfte og kommentere på udvalgets foreløbige forslag til pejlemærker for samarbejde om kernevelfærden og konkrete handlinger. Jf. punkt 3 på udvalgets dagsorden. Del 3 med workshops for hver af de fem kerneopgaver. Disse forberedes af fagudvalgene og fagcentrene. Hvert fagudvalg har prioriteret to indsatsområder (fra camps) som udvalget synes, det er særligt vigtigt og relevant at drøfte med og få borgernes input til. Herefter vil der være en afrunding og information om, hvad næste skridt er. Agenda for borgermødet kl. 17.00 20.00 (cirkatider): 1. Velkommen, status på s arbejde og optakt til workshop runde 1 v. Carsten Rasmussen og Gert Fabrin samt Inger Marie Vynne. 2. Workshoprunde 1: Drøftelse af kernevelfærdsudvalgets foreløbige oplæg til pejlemærker for samarbejde om kernevelfærden, udtrykt i nogle foreløbige leveregler og konkrete handlinger: - Fælles opstart v. Valcon. - Drøftelser af forslag til leveregler og konkrete handlinger. - Opsamling. Pause. 3. Workshoprunde 2: Udvalgte forbedringer af de fem kerneopgaver: - Indledning v. udvalgsformand og næstformand for fagudvalget - Kort præsentation af to udvalgte indsatsområder v. direktør/chef - Drøftelse i bordgrupper m.h.p. at kvalificere indsatsområderne. - Fælles opsamling. 4. Afrunding og næste skridt v. formand og næstformand for. Den nærmere drejebog med angivelse af tider er vedlagt som bilag, og vil blive gennemgået på mødet. Udvalgsmedlemmernes fordeling på borgermødet Udvalgsmedlemmerne fordeles på følgende måde i de fem grupperinger om kerneopgaverne: 1. Aktivt & selvstændigt liv: Jan Andersen, Helle Klink, Mikael Ralf Baade Larsen 2. Bæredygtig vækst: Gert Fabrin, Line Jacobsen 3. Trivsel & læring: Villy Hauritz, Kristina Garth-Grüner, Christina Lund Knudsen 4. Uddannelse & beskæftigelse: Carsten Helles Rasmussen, Jan Vedel Heine 5. Fællesskab & fritid: Keld Mortensen, Bitten Persson, Carsten Rasmussen Udvalgsmedlemmernes nærmere rolle præsenteres i forbindelse med gennemgang af drejebogen. Administrationens vurdering:
10-10-2017 Side 10 Administrationen vurderer, at der har været god interesse for borgermødet. Det er vigtigt at benytte borgermødet til at gøre status og afstemme forventninger om hvor i processen arbejdet er nu. Herunder også, at det, som præsenterer på borgermødet. er i fortsat proces frem til og med 1. kvartal 2018, og er således ikke endeligt besluttet. Borgermødet er netop en mulighed for at kunne præge og kvalificere det. Handicappolitik: Sagen har betydning for borgere med handicap, særligt kerneopgaven Aktivt & selvstændigt liv. Økonomi og finansiering: Der er afsat budget til afholdelse af borgermødet i regi af. Udgifterne vil være anslået 155 kr. pr. deltager til forplejning. Forventet 18-19.000 kr. Bilag: 1. Drejebog, Borgermøde 11. oktober
10-10-2017 Side 11 5. - Eventuelt Sagsnr.: Resumé: Indstilling: Beslutningskompetence: Beslutning den 10-10-2017: Intet. Afbud: Jan Vedel Heine (I) Mikael Ralf Larsen (F) Ole Blickfeldt (O) Line Jacobsen (V) Lars Holten (LEUF) Sagsfremstilling: Administrationens vurdering: Handicappolitik: Økonomi og finansiering: