Vejledning til indberetning af elevfravær via LærerIntra i Københavns kommune I denne vejledning kan du læse, hvordan du indberetter fravær, sender sms er i forbindelse med indberetning af fravær og foretager en vurdering af hvorvidt elevernes fravær er bekymrende. Indhold 1. Lærer og klasseteamets opgave i forbindelse med indberetning af elevfravær... 2 2. Fraværsmodulets opbygning... 2 Instruks... 2 Klasse... 3 Periode... 3 Genindlæs fravær... 3 Fraværsdage og fraværsprocent... 3 Årskalender... 3 3. Sådan indberetter du elevfravær (dagligt)... 5 Fraværskategorierne... 5 Indberet bemærkning på et fravær... 5 Genvejstaster... 6 4. Sådan sender du sms ved elevfravær... 7 Morgen-sms... 7 5. Sådan vurderer du elevernes fravær (månedligt)... 8 Kriterier for opmærksomhedskrævende fravær... 8 Vurderingen af elevens fravær... 8 Vurderingsbilledets opsætning... 9 Fraværsstatus... 9 6. Sådan laver du udskrifter... 10 Fravær pr. elev (fra 1. august til d.d.)... 10 Fravær pr. elev (kalendervisning)... 11 Fravær pr. klasse... 11 Oversigt over SMS-modtagere... 12 KMD A/S 4. august 2017 Version 1.1 KK Side 1 af 12
1. Lærer og klasseteamets opgave i forbindelse med indberetning af elevfravær Det er lærerens/lærerteamets opgave: Dagligt at registrere elevfravær digitalt via LærerIntra for de klasser du/i er tilknyttet Dagligt at vurdere om der skal sendes sms til forældre/elev/kontaktpersoner i forbindelse registreringen af elevfravær Månedligt at vurdere, om der er elever i de klasser du/i er tilknyttet, der har bekymrende fravær At der bliver igangsat en indsats for styrket fremmøde for de elever, der har bekymrende fravær 2. Fraværsmodulets opbygning Når du vælger fanebladet KMD Elev Fravær på LærerIntra, får du dette skærmbillede, hvor elevernes fravær kan indberettes. Du vil altid få vist 1 måned af gangen. Du kan se vejledningen til fraværsindberetningen ved at klikke på spørgsmålstegnet. Instruks Hvis ressourcecentret har angivet en særlig instruks til elevens fravær, vil der blive vist en orange trekant udfor eleven. Instruksen vises, når du holder markøren over trekanten. KMD A/S 4. august 2017 Version 1.1 KK Side 2 af 12
Klasse I dette felt vælger du, hvilken klasse du ønsker at indberette fravær for. Du kan vælge blandt de klasser, du er tilknyttet. Det er skolens sekretær, der registrerer hvilke klasser du er tilknyttet. Periode Du kan vælge hvilken måned i indeværende skoleår, du vil indberette fravær for. Genindlæs fravær Via ikonet Genindlæs fravær, kan du opdatere din skærm med fravær, som andre evt. har indtastet siden du valgte den klasse, du står på. Fraværsdage og fraværsprocent Ud for elevens navn vises det antal fraværsdage eleven har haft i løbet af skoleåret samt elevens fraværsprocent frem til og med dags dato. Elevfravær beregnes på grundlag af indberettet (S) Sygdom, (E) Ekstraordinær frihed og (U) Ulovligt fravær. Eventuelt forud registreret fravær medregnes ikke. Det er kun det fravær, der er registreret mens eleven har gået på skolen, som medregnes. Årskalender Ud for elevens navn findes en årskalender (under ikonet ), der viser elevens fravær på skolen i indværende skoleår. Hvis du trykker på ikonet, så åbner nedenstående kalendervisning af elevens fravær. KMD A/S 4. august 2017 Version 1.1 KK Side 3 af 12
Hvis der er indberettet en bemærkning til et fravær, vil der være en lille rød trekant i hjørnet af datofeltet. Bemærkningen vises når du holder musen over trekanten. Arbejder du på en ipad, kan du få vist bemærkninger til fravær ved at trykke på dagen/fraværet. Under årskalenderen er fraværet opgjort på fraværstyper, samt hvilke ugedage fraværet har fundet sted. KMD A/S 4. august 2017 Version 1.1 KK Side 4 af 12
3. Sådan indberetter du elevfravær (dagligt) Du kan indberette fravær på 2 måder: 1. Du kan stille markøren i det felt, hvor du ønsker at indtaste fravær og taste bogstavet for den fraværstype, du ønsker at indberette. Fravær slettes med mellemrumstasten, når du står i det ønskede felt. 2. Du kan også klikke med musen på den fraværstype, du vil indberette og klikke i det felt, hvor du ønsker at indberette fraværet. Når du ønsker at skifte fraværstype, skal du blot klikke med musen på den nye fraværstype, du ønsker at anvende. Fraværskategorierne Elevfravær indberettes efter følgende kategorier: (S) Sygdom anvendes, når forældre har givet besked om, at eleven er fraværende grundet sygdom, hospitalsindlæggelse, lægeundersøgelse eller lignende begrundelser. Det kan være relevant at få indhentet lægeattest, hvis der opstår tvivl om, at fraværet reelt skyldes sygdom. (E) - Ekstraordinær frihed anvendes, når skolen har givet tilladelse til, at eleven er fraværende. Tilladelsen gives på baggrund af en vurdering af elevens behov for at holde fri, sammenholdt med det afbræk i undervisningen fraværet ville give. Ekstraordinær frihed kan registreres frem i tiden. (U) - Ulovligt fravær. Alt fravær der ikke på forhånd er kendt af læreren som (X), (S) eller (E), skal indberettes som ulovligt fravær. (X) - Skolerelateret fravær /praktik anvendes, når eleven er i praktik, brobygningsforløb eller lignende. Bemærk: Denne kategori angiver, at eleven ikke er til stede på skolen, men fraværsindberetningen tæller ikke med i udregningen af elevens fraværsprocent, da fraværet er fagligt begrundet. Derudover kan skolerne også benytte følgende fraværskategorier: F = For sent fremmøde G = Gået for tidligt T = For sent fremmøde og gået for tidligt Fravær der er indberettet som (F), (G) og (T) tælles ikke med som fravær, og indgår derfor ikke i opgørelsen af skolernes samlede fraværsprocent. Indberet bemærkning på et fravær Du kan indberette en bemærkning til en elevs fravær. Stil dig i det ønskede felt, og tast Ctrl+m og nedenstående indberetningsbillede vises. Arbejder du via en ipad, skal du trykke på fraværsfeltet og dernæst elevens navn. KMD A/S 4. august 2017 Version 1.1 KK Side 5 af 12
Når du har udfyldt de oplysninger du ønsker, klikker du på Luk. OBS! Bemærkningen gemmes først, når der klikkes/trykkes på Gem. Du vil også kunne se en meddelelse om, at fraværet er ændret: Genvejstaster I systemet kan du anvende følgende genvejstaster: Ctrl + Shift + p for Udskriv (print) Ctrl + Shift + s for Gem (save) Ctrl + m for bemærkning til fravær (virker kun, hvis en elev er markeret) Ctrl + k viser elevens kalender (virker kun, hvis en elev er markeret) Esc lukker åbne pop-up er F1 åbner vejledningen til fraværsindberetningen Det er vigtigt at gemme fraværet med det samme og logge ud af billedet. Hvis du er logget ind på fraværsindberetningen i længere tid uden aktivitet, mistes forbindelsen til KMD Educa Elev, og efterfølgende indberettet fravær bliver ikke gemt korrekt. Det er derfor nødvendigt, at du logger ud af fraværsindberetningen, når systemet ikke anvendes. KMD A/S 4. august 2017 Version 1.1 KK Side 6 af 12
4. Sådan sender du sms ved elevfravær Når du gemmer fraværsindberetningen, vil du få en pop-up, hvor du kan markere hvilke elever, du vil sende sms til. Der kan kun sendes sms til fravær indberettet på dags dato, og sms en sendes til den eller de personer, som er angivet til at modtage sms i KMD Educa Elev. Det er skolens sekretær, der administrerer, hvem der skal modtage sms er. Der kan endvidere kun sendes sms ved følgende fraværstyper: U Ulovligt fravær F For sent fremmøde G Gået for tidligt T Mødt sent / Gået tidligt Når du sætter markering ud for en elev, bliver tekstfeltet åbent for redigering. Skolens sekretær kan oprette en eller flere standardtekster, som du kan anvende ved udsendelse af sms ved elevernes fravær. Hvis der kun er oprettet én standardtekst bliver den automatisk vist i tekstfeltet. Når du trykker på Gem, sendes der sms til de elever, du har markeret. Hvis der er en person, som har markering for at skulle modtage sms, hvor mobilnummeret enten mangler eller er ugyldigt, vil du få en fejlbesked øverst på skærmen: Vi anbefaler, at du informerer skolens sekretær om fejlmeldinger, så mobilnumrene på eleven kan blive rettet. Der sendes ikke sms til udenlandske mobilnumre. Morgen-sms Som et led i en indsats for at styrke en elevs fremmøde, har ressourcecentret mulighed for at få systemet til automatisk, at sende en morgen-sms til eleven og/eller dennes kontaktpersoner. Der vil være et ur til højre for tekstfeltet, hvis denne indsats er aktiv for eleven. KMD A/S 4. august 2017 Version 1.1 KK Side 7 af 12
5. Sådan vurderer du elevernes fravær (månedligt) I starten af hver måned, på nær juli og august, skal det vurderes, om der er nogen elever, der har bekymrende fravær dvs. om der er behov for en indsats for styrket fremmøde. Vurderingen sker ud fra teamets kendskab til den enkelte elev. Kriterier for opmærksomhedskrævende fravær Alle elever der har haft opmærksomhedskrævende fravær seneste måned skal have vurderet, om deres fravær er bekymrende. Der skal igangsættes en indsats for at få styrket elevens fremmøde, hvis fraværet er bekymrende. Opmærksomhedskrævende fravær er fastsat ud fra følgende kriterier: 1) 4 eller flere fraværsperioder den seneste måned 2) 10% ulovligt fravær den seneste måned 3) 11 eller flere fraværsperioder i indeværende skoleår (dette fraværskriterie kan man kun falde for 1 gang pr. skoleår) 4) 10% samlet fravær i indeværende skoleår. Dvs. 20 ud af 200 skoledage. (dette fraværskriterie kan man kun falde for 1 gang pr. skoleår) Kriterierne er vejledende og tænkt som systemets støtte til at opspore elever med bekymrende fravær. Elever der ikke er faldet for et kriterium, kan således også godt have bekymrende fravær, hvis læreren vurdere dette. Vurderingen af elevens fravær Når en ny måned er startet vil der komme følgende pop-up, når du går ind i fraværsindberetningen, hvilket fortæller at elevens fravær skal vurderes: Klikker du på Udskyd vurdering, kommer du ind i skærmbilledet til fraværsindberetningen, som du plejer. Klikker du på Start vurdering åbner et nyt skærmbillede, hvor vurderingerne skal foretages. Pop-up en forsvinder først, når alle klasser du er tilknyttet er vurderet, og vises herefter først næste måned, hvor fraværet skal vurderes igen. KMD A/S 4. august 2017 Version 1.1 KK Side 8 af 12
Vurderingsbilledets opsætning Klasse Her kan du vælge blandt de klasser, du er tilknyttet. Når der er foretaget vurdering af en klasse, og dette gemmes, så forsvinder klassen fra listen. Fravær markeret med rødt Fraværet er markeret med rødt, hvis eleven har haft opmærksomhedskrævende fravær seneste måned. Vurdering Du vurderer fraværet ved enten at markere om fraværet er Bekymrende eller Ikke bekymrende. Hvis en elev ikke er faldet for et af ovenstående kriterier, men du alligevel vurderer, at fraværet er bekymrende, kan du oprette en bekymring ved at klikke på knappen Opret bekymring. Som udgangspunkt skal elevernes fravær vurderes hver måned, men personer tilknyttet ressourcecenteret har mulighed for at registrere, at der er en igangværende indsats over flere måneder, og så længe indsatsen er aktiv skal elevens fravær ikke vurderes. Der kan dog fortsat indtastes en bemærkning til elevens fravær. Bemærkning: Der skal knyttes en bemærkning til alle elever, der vurderes at have bekymrende fravær. Fraværsstatus Knappen Fraværs status kan være grå eller hvid. Hvis knappen er grå, er der ingen data at vise. Hvis knappen er hvid, kan du klikke på knappen og få vist data. De data der vises under knappen Fraværs status, er - Tidligere perioder, hvor opmærksomhedskrævende fravær er blevet vurderet - Vurdering af om fraværet har været bekymrende eller ikke bekymrende - Hvilke(t) kriterium for opmærksomhedskrævende fravær eleven er faldet for - Eventuelle bemærkninger som lærer og ressourcecenter har indberettet for den pågældende elev KMD A/S 4. august 2017 Version 1.1 KK Side 9 af 12
6. Sådan laver du udskrifter Det er muligt at danne fire udskrifter, der er relevant i forbindelse med elevfravær. 1. Fravær pr. elev (1. august til d.d.) 2. Fravær pr. elev (kalendervisning) 3. Fravær pr. klasse (Mødeprotokol) 4. Oversigt over SMS-modtagere Klik på knappen Udskriv, og marker den eller de klasser, der skal udskrives for. Fravær pr. elev (fra 1. august til d.d.) Detaljeret liste over elevernes fravær fra skoleårets start og til dags dato. Fraværsprocenten vises og fraværet sammentælles. Der laves sideskift ved hver ny elev i klassen. KMD A/S 4. august 2017 Version 1.1 KK Side 10 af 12
Fravær pr. elev (kalendervisning) Detaljeret liste over elevernes fravær fra skoleårets start og til dags dato, hvor fraværet er vist i en kalender. Fravær pr. klasse Udskriften giver overblik over månedens fraværsregistreringer for den valgte klasse. KMD A/S 4. august 2017 Version 1.1 KK Side 11 af 12
Oversigt over SMS-modtagere Udskriften giver et overblik over hvem i klassen, der er opsat til at kunne modtage SMS, og hvem der ikke er. Hvis elever skal sættes op til at kunne modtage sms, gøres det af skolens sekretær. KMD A/S 4. august 2017 Version 1.1 KK Side 12 af 12