KMD Educa WEB-elevfravær Vejledning til skolens sekretær Klassens lærere har mulighed for at indberette elevers fravær og sende SMS til elevernes kontaktpersoner, når eleven er fraværende. De medarbejdere, der er tilknyttet ressourcecenterets fraværsmodul, kan desuden tilgå et særligt fraværsbillede via fraværsindberetningen i LærerIntra. Denne vejledning beskriver de arbejdsgange, der er forbundet med at tilknytte skolens medarbejdere fraværsmodulet og med at opsætte SMS-modulet. Indhold 1. Sekretærens opgaver i forbindelse med indberetning af elevfravær... 2 2. Om fraværsregistrering via LærerIntra... 2 3. Oprettelse af personale til fraværsmodulerne... 4 Sådan opretter du en lærer til Fraværsmodulet... 4 Sådan opretter du en medarbejder til ressourcecentermodulet... 4 4. Opsætning af SMS-modulet... 5 Sådan indtaster du SMS-standardtekster i KMD Educa Elev... 5 Sådan registrerer du hvem der skal modtage SMS ved fravær... 7 5. Udskrifter i KMD Educa Elev... 11 Fraværslisten viser elevens fravær og bemærkninger... 11 Udskriften Fravær overblik... 11 Udskriften Modtagere af SMS... 12 Udskriften SMS statistik... 13 2017 KMD A/S KMD Educa WEB-elevfravær, sekretær KK 07-08-2017 Version 0.8 Side 1 af 13
1. SEKRETÆRENS OPGAVER I FORBINDELSE MED INDBERETNING AF ELEVFRAVÆR Det er sekretærens opgave at: Oprette lærerne i fraværsmodulet, så de kan indberette fravær for elever i deres klasser Tilknytte relevante medarbejdere ressourcecenterets særlige fraværsbillede, så de får adgang til dette modul via fraværsindberetningsbilledet i LærerIntra Opsætte og administrere SMS-modulet 2. OM FRAVÆRSREGISTRERING VIA LÆRERINTRA Når en lærer har indberettet fravær via fraværsmodulet i LærerIntra, bliver elevernes fravær opdateret i KMD Educa Elev med det samme. Hvis læreren har indberettet en bemærkning til et fravær, kan denne ses på elevens faneblad Fravær, hvor elevens fravær også kan ses: På fanebladet Fravær kan du også se, om eleven har haft opmærksomhedskrævende eller bekymrende fravær. 2017 KMD A/S KMD Educa WEB-elevfravær, sekretær KK 07-08-2017 Version 0.8 Side 2 af 13
Hvis der er en markering i feltet, er der oprettet et opmærksomhedskrævende eller bekymrende fravær på eleven på den dato, du står på i systemet. Hvis du klikker på ikonet Oversigt, kan du se alle de perioder, hvor eleven har haft opmærksomhedskrævende eller bekymrende fravær i indeværende skoleår fx som vist nedenfor: Hvis du dobbeltklikker på en af perioderne, kan du se detaljerne om denne: 2017 KMD A/S KMD Educa WEB-elevfravær, sekretær KK 07-08-2017 Version 0.8 Side 3 af 13
3. OPRETTELSE AF PERSONALE TIL FRAVÆRSMODULERNE I forbindelse med indberetning af elevfravær på skolerne er der to moduler, der begge tilgås via LærerIntra: Fraværsmodulet og ressourcecentermodulet. I Fraværsmodulet registrerer og vurderer klassens lærere elevernes fravær. I ressourcecentermodulet kan medarbejdere, som er tilknyttet ressourcecenteret, følge fraværet på de af skolens elever der har henholdsvis opmærksomhedskrævende eller bekymrende fravær. Sådan opretter du en lærer til Fraværsmodulet For at en lærer kan indberette elevernes fravær via LærerIntra, skal læreren have markering i feltet Overfør til brugeradministration og være tilknyttet som klasselærer på den eller de klasser, som læreren skal indberette fravær for. Der kan tilknyttes så mange klasselærere/lærere til en klasse, som det ønskes. Hvis en lærer IKKE skal vises på klasselisten som klasselærer, skal du sætte et flueben i feltet Skjul udfor den pågældende lærer. Sådan opretter du en medarbejder til ressourcecentermodulet Når en medarbejder skal have adgang til ressourcecentermodulet, skal det markeres i KMD Educa Elev. Det gør du i dit personaleregister: Åbn Personale. Markér den person der skal have adgang til Ressourcecenteret, og vælg Rediger. Nederst i skærmbilledet sætter du en markering i feltet Adgang til Ressourcecenter. Klik på disketten for at gemme din ændring. 2017 KMD A/S KMD Educa WEB-elevfravær, sekretær KK 07-08-2017 Version 0.8 Side 4 af 13
I oversigten over skolens personale kan det ses, hvem der har adgang til ressourcecentermodulet. 4. OPSÆTNING AF SMS-MODULET Når lærerne indberetter fravær på en elev, har de mulighed for at sende en SMS om, at eleven er fraværende. SMS en sendes til den eller de personer, som er angivet til at modtage SMS ved fravær i KMD Educa Elev. Før SMS-funktionen kan anvendes, skal nedenstående registreres i KMD Educa Elev: SMS standardtekst Markering af, hvem der skal modtage SMS ved elevernes fravær - automatisk - manuelt Sådan indtaster du SMS-standardtekster i KMD Educa Elev Du har mulighed for at indtaste et antal standard SMS-tekster, som læreren kan vælge blandt, når læreren ønsker at sende SMS i forbindelse med en elevs fravær. Vælg menupunktet Funktioner Administration web KMD Skole SMS SMS standardtekst. Du får nu nedenstående skærmbillede: Her kan du oprette op til 100 standardtekster til de SMS er, som lærerne kan sende. Klik på Opret for at oprette en standardtekst. 2017 KMD A/S KMD Educa WEB-elevfravær, sekretær KK 07-08-2017 Version 0.8 Side 5 af 13
Du får nu nedenstående skærmbillede: Her indtastes den tekst, der skal fremgå af den SMS der bliver sendt, når eleven er fraværende. I stedet for elevens navn skal du angive koden %1. Hvis du f.eks. skriver %1 er fraværende i dag. Hilsen Børneby Skole kommer der, for Peter Larsen, til at stå følgende i SMS en: Peter er fraværende i dag. Hilsen Børneby Skole Hvis du skriver Skolen har ikke set %1 i dag. kommer der til at stå følgende i SMS en: Skolen har ikke set Peter i dag. Klik på Fortsæt. Du kommer nu tilbage til det første skærmbillede, hvor de oprettede SMS-tekster fremgår: Der kan oprettes flere standardtekster, og der kan rettes og slettes i de eksisterende standardtekster. Når du har oprettet/redigeret standardteksterne, klikker du på Gem for at gemme dine indtastninger. Læreren kan vælge blandt de standardtekster, der oprettes her, ligesom læreren altid kan ændre i standardteksten, før SMS en bliver afsendt. Det er muligt at indtaste en tekst på max 100 tegn. Hvis den indtastede tekst, fylder mere end 60 tegn, kan teksten fra 61-100 tegn ikke umiddelbart ses i feltet. Teksten vises, hvis der scrolles til højre med piletasterne, eller hvis man holder musen over feltet. 2017 KMD A/S KMD Educa WEB-elevfravær, sekretær KK 07-08-2017 Version 0.8 Side 6 af 13
Sådan registrerer du hvem der skal modtage SMS ved fravær Automatisk opsætning Det er muligt at få systemet til automatisk at sætte flueben for hvilke personer, der skal modtage SMS ved en elevs fravær, så man ikke behøver at gøre det manuelt for hver elev. Du skal være påpasselig med at køre den automatiske funktion, da det vil overskrive en eventuel tidligere opsætning af, hvem der skal modtage sms. Der kan være gode grunde til, at skolen tidligere har været inde og manuelt bestemme, hvilke af barnets pårørende der må kontaktes. Du bør kun køre denne automatiske funktion i forbindelse med, at din skole bliver tilsluttet SMS-modulet og efter sommerferien for de nye 0. kl. elever. Funktionen ligger under menupunktet Funktioner Administration web KMD Skole SMS Markering for SMS : 2017 KMD A/S KMD Educa WEB-elevfravær, sekretær KK 07-08-2017 Version 0.8 Side 7 af 13
Den automatiske påsætning af SMS markering kan kun ske for samboende forældre, ikke samboende forældre (med markering for Kan kontaktes ) og eleven. Skolerne må ikke (uden samtykke fra forældrene) vælge kun at sende SMS til den ene forælder, selvom de selv kan opmærke, hvem der sendes til. Hvis du vælger at sætte markering for SMS til ikke samboende forældre, er det kun de forældre, som har markering for Kan kontaktes, der får en SMS markering. Manuel opsætning Det er også muligt manuelt at sætte markering for SMS til: - Eleven - Samboende forældre - Ikke samboende forældre med markering for Kan kontaktes - Kontaktpersoner med personnummer - Værger med personnummer Inde på eleven under fanebladet Stamoplysninger findes feltet Modtag fraværs SMS, som der skal sættes hak i. Der findes et tilsvarende felt for hver af elevens kontaktpersoner, hvor der også skal sættes hak, hvis de skal modtage SMS. Husk at mobiltelefonnummeret skal være udfyldt, ellers sendes der ingen SMS, selvom der er markering for det: 2017 KMD A/S KMD Educa WEB-elevfravær, sekretær KK 07-08-2017 Version 0.8 Side 8 af 13
Nulstil/slet SMS markeringer Det er også muligt automatisk at nulstille, og dermed slette tidligere SMS markeringer, der er på enten samboende forældre, ikke samboende forældre eller elever. Det gør du ved at sætte flueben ud for den gruppe af personer, du ønsker at slette SMS markeringen på. F.eks. Elever. Herefter klikker du på Udfør. Du får nu nedenstående pop-up: Her vælger du de klasser, du ønsker at køre nulstillingen for. Tast F4 i feltet og sæt markering ud for de klasser, du ønsker at køre nulstillingen af SMS markeringen for: Klik på Overfør og du er nu tilbage i skærmbilledet Markering for SMS, hvor den første klasse, du har sat markeringen for, er angivet: 2017 KMD A/S KMD Educa WEB-elevfravær, sekretær KK 07-08-2017 Version 0.8 Side 9 af 13
Klik på ikonet Nulstil valgte klassers SMS markering. Nulstillingen er slut når du får denne pop-up:. 2017 KMD A/S KMD Educa WEB-elevfravær, sekretær KK 07-08-2017 Version 0.8 Side 10 af 13
5. UDSKRIFTER I KMD EDUCA ELEV Fraværslisten viser elevens fravær og bemærkninger Du kan danne Udskriften Fraværsliste med elevhistorik på denne måde: - Højreklik på eleven / Øvrige lister / Fraværsliste eller - Klik på Udskrifter / Fravær / Fravær pr. elev Udskriften Fravær overblik Denne udskrift giver dig et hurtigt overblik over, hvor langt lærerne er med at foretage vurderinger for klasserne på din skole. Der er x ud for klassen og måneden, hvis der for den enkelte klasse/måned er foretaget en vurdering af elevernes fravær. Udskriften finder du i KMD Educa Elev / Udskrifter / Fravær / Fravær overblik. 2017 KMD A/S KMD Educa WEB-elevfravær, sekretær KK 07-08-2017 Version 0.8 Side 11 af 13
Udskriften Modtagere af SMS Du har mulighed for at danne en udskrift, som for den enkelte elev viser, hvilke personer der har markering for at modtage SMS ved fravær. Udskriften findes i menuen Udskrifter Fravær. Udskriften hedder Modtagere af SMS : Du har mulighed for at søge på klasser, trin eller personnummer. Som standard udsøges kun de elever, hvor der er angivet på mindst én person, at der skal modtages fraværs SMS. Du har også mulighed for at søge de elever ud, hvor mobilnummeret mangler eller er ugyldigt. Hvis du ønsker at udskrive en liste over samtlige elever (i din søgning), skal du sætte et flueben i feltet Udskriv alle elever. Udskriften kan se således ud, hvis du søger på modtagere hvor mobilnummeret mangler eller er ugyldigt: 2017 KMD A/S KMD Educa WEB-elevfravær, sekretær KK 07-08-2017 Version 0.8 Side 12 af 13
Udskriften SMS statistik I menuen under Udskrifter Fravær kan du vælge statistikken SMS statistik : Her kan du få vist hvor mange SMS er der er sendt pr. lærer eller pr. elev. Eksempel på statistik pr. lærer: Eksempel på statistik pr. elev: 2017 KMD A/S KMD Educa WEB-elevfravær, sekretær KK 07-08-2017 Version 0.8 Side 13 af 13