Århusgade 88, 2. 2100 København K DK - Denmark Phone: +45 35 29 30 70 www.signal-arki.dk Rådhusgate 9 0151 Oslo NO - Norway Phone: +47 91 89 30 17 www.signal-arki.no FORSLAG TIL INDRETNING AF BALLERUP RÅDHUS - STYREGRUPPEMØDE 21. JUNI 2017
BALLERUP KOMMUNE KOLOFON INDHOLDSFORTEGNELSE BALLERUP KOMMUNE - Vision 3 Opdragsgiver: Ballerup kommune Hold-an Vej 7 2750 Ballerup Situationen i dag - hvad ser vi Ombygningens områder 4 5 Kontaktperson: Mads Bo Bojesen Center for Ejendomme Generelle behov Zoner 6 7 DENNE RAPPORT ER UDARBEJDET AF Scenarier - intro Scenarie 1 - disponering 8 9 SIGNAL Århusgade 88, 2. 2100 København Ø Scenarie 1 - indretning Scenarie 2 - disponering 10 11 Kontaktperson: Chefkonsulent Anne Balle Scenarie 2 - indretning Bilag 12 13 2
BALLERUP KOMMUNE BALLERUP KOMMUNE ØNSKER AT FORNY OG UDVIKLE PÅ EN MÅDE, SÅ DER SIKRES FORKUS PÅ, AT DER ER TALE OM EN SAMARBEJDSRELATION MELLEM BORGER OG KOMMUNE, OG AT DETTE SAMARBEJDE SKER PÅ ET LIGEVÆRDIGT GRUNDLAG. DER ER IKKE KUN TALE OM AT LEVERE EN SERVICE OVER SKRANKEN MEN I STEDET GENNEM PROFESSIONELT SAMARBEJDE AT GIVE BORGEREN HJÆLP TIL SELVHJÆLP FOR AT SIKRE BORGEREN STØRST MULIG SELVBESTEMMELSE UD FRA DEVISEN BORGERE DER KAN SELV, SKAL SELV. 3
BALLERUP KOMMUNE SITUATIONEN I DAG - HVAD SER VI Der noteret følgende udfordringer i eksisterende rammer efter SIGNALs besøg på Ballerup Rådhus samt i forbindelse med workshop afholdt med udvalgte fra borgerservice. Følgende punkter er nogle af dem, der er at tage til betragtning i kommende skitserede scenarier. ANKOMSTEN Betjente fungerer som receptionister Signalerer sikkerhed Få ventefaciliteter ANKOMSTEN - WAYFINDING Svært at navigere Mørkt Virker lukket Ophold - Borgerservice De ansatte føler sig overvågede Ophold - Mødecenter Manglende visuel kontankt til borgerservice 4
BALLERUP KOMMUNE UDARBEJDELSE AF SCENARIER - HVILKE OMRÅDER ER TAGET I BETRAGTNING I FORHOLD TIL OMBYNGING Ankomsten Potentiale for at skabe mere overblik og åbne op for sigtelinjer og bevægelse igennem borgerserviceområdet Mødecenter 1b Mulighed for at skabe et mere direkte og åbent frontoffice til borgerservice, hvor borgerne har en klar adgang til at få deres behov opfyldt Borgertorvet Mulighed for at danne overblik og mere definerede zoner i forhold til funktioner og faciliteter Backoffice Betjente rykkes ud mod frontoffice 5
BALLERUP KOMMUNE GENERELLE BEHOV // HOVEDFOKUSOMRÅDER SYNLIGHED // SIKKERHED DISKRETION SAMLE HENVENDELSER FYSISK FOKUS PÅ SELVBETJENING NAVIGATION // NATURLIGT HENVENDELSESSTED 6
BALLERUP KOMMUNE ZONER BORGERGUIDE SELF SERVICE BORGERBETJENING MØDEFACILITETER VENTEOMRÅDE 1. møde - man møder et menneske Adgang til PC er Opleves som det ligeværdige møde Samtalerum til de svære samtaler trækkes tættere Åbne, lyse og imødekommende områder, der får Borgerguide som floorwalker Tæt nærhed til borgerguide Opleves trygt for de ansatte på borgerservice ventetiden til at opleves kort Synlighed Guided hjælp til selvhjælp. Borgere, der Diskretion tilbydes, når det er nødvendigt Tjek ind service. Når gæster kommer, tjekker de Forskellige slags ventemuligheder Mobilitet Navigation - i huset og på den digitale platform Screening - sikkerhed light Hjælpe med at trappe konflikt ned ved at tage specielle hensyn regelmæssigt kommer på kommunen, skal med tiden kunne hjælpe sig selv ind, og der går en besked direkte til de ansatte Behovet for de forskellige størrelser mødelokaler vurderes og afstemmes Åbne samtalenicher erstatter en del mindre samtalerum Mindre skærmede områder til borgere i sårbare positioner Tydelig skiltning og overblik over rækkefølge giver ro Vurdering - er der behov for eksperthjælp, og hvem skal tilkaldes? 7
BALLERUP KOMMUNE SCENARIER DATA PÅ MØDERUM: I følgende to scenarier er der arbejdet ud fra følgende principper. Borgerservice placeres i mødecenter 1B Glasvæg til borgergang fjernes Borgerguide som floorwalker placeres synligt Vagt placeres synligt Generel synlighed og nemt at navigere I følgende forslag er der arbejdet med at mødecenter 1B nedlægges og der tilføjes nye mødefaciliteter istedet. Antal 4-6 pers 8-10 pers 14-20 pers Åben niche Ad-hoc personale Oprindelig 12 9 2 - Samlet SCENARIE 1 - MED TRAPPE 23 Scenarie 1 7 4 4 4 3 Scenarie 2 6 5 4 4 3 22 21 SCENARIE 2 - UDEN TRAPPE Trappe i ankomst Trappe fjernet - Åbent ind mod atrium Callcenter placeres ved borgerguide Callcenter placeret ved borgerguide og borgerbetjening Rådhusbetjent placeres ved atrium Rådhusbetjent placeres ved borgerbetjening Borgerbetjening har alle visuel kontakt til vagt Borgerbetjening står samme to og to nr. skærm kaffe nr. nr. 8
BALLERUP KOMMUNE SCENARIE 1 Trappen bevares Yderste foyer udnyttes ikke Borgerservice-funktioner samles tæt i mødecenter 1B Rådhusbetjent placeres ved atrium med god sigtbarhed Borgerguide fysisk tæt på selvservice ZONER Synlighed mellem sagsbehandling og vagt Sagsbehandling er visuelt skærmet fra venteområde Semi-åbne nicher til skærmet sagsbehandling Samtalerum til svære samtaler tættere på borgerservice BORGERGUIDE/CALLCENTER SELF SERVICE BORGERBETJENING MØDELOKALER/CENTER VENTEOMRÅDER SIKKERHED SIKKERHED: SIGNAL har udarbejdet disse scenarier med stort fokus på emnerne; Sikkerhed & Diskretion. Følgende punkter kan være med til at understøtte sikkerheden. Visuel sigtbarhed Overblik over rummene Visuel kontakt til vagter klar diskretaionsgrænse Rådhusbetjent har godt udsyn Screening fra borgerguide 9
BALLERUP KOMMUNE SCENARIE 1 Trappen bevares Yderste foyer udnyttes ikke Borgerservice-funktioner samles tæt i mødecenter 1B Rådhusbetjent placeres ved atrium med god sigtbarhed Borgerguide fysisk tæt på selvservice Synlighed mellem sagsbehandling og vagt Sagsbehandling er visuelt skærmet fra venteområde Semi-åbne nicher til skærmet sagsbehandling Samtalerum til svære samtaler tættere på borgerservice SELF SERVICE MØDEFACILITETER BACKOFFICE BACKOFFICE RÅDHUSBETJENT VAGTKONTOR MED DIREKTE UDSYN AFSKÆRMET VENTEOMRÅDE BACKOFFIE FACILITETER BACKOFFIE FACILITETER FORSKELLIGE VENTE FACILITETER BORGERBETJENING EKSISTERENDE MØDECENTER NICHE TIL KORTE MØDER MØDEFACILITETER BORGERGUIDE VENTEOMRÅDE MØDEFACILITETER BORGERBETJENING 10
BALLERUP KOMMUNE SCENARIE 2 Trappen fjernes Yderste foyer udnyttes ikke Borgerservice-funktioner samles tæt i mødecenter 1B Callcenter placeres i visuel kontakt til både Borgerguide og Borgerbetjening ZONER BORGERGUIDE/CALLCENTER SELF SERVICE BORGERBETJENING MØDELOKALER/CENTER VENTEOMRÅDER SIKKERHED Semiåbne nicher til skærmet sagsbehandling Samtalerum til svære samtaler tættere på borgerservice SIKKERHED: SIGNAL har udarbejdet disse scenarier med stort fokus på emnerne; Sikkerhed & Diskretion. Følgende punkter kan være med til at understøtte sikkerheden. Visuel sigtbarhed Overblik over rummene Ansatte står sammen to og to klar diskretaionsgrænse Rådhusbetjent har godt udsyn Screening fra borgerguide 11
BALLERUP KOMMUNE SCENARIE 2 Trappen fjernes Yderste foyer udnyttes ikke Borgerservice-funktioner samles tæt i mødecenter 1B Callcenter placeres i visuel kontakt til både Borgerguide BACKOFFICE og Borgerbetjening Semiåbne nicher til skærmet sagsbehandling Samtalerum til svære samtaler tættere på borgerservice MØDEFACILITETER SELF SERVICE VENTEOMRÅDE BACKOFFICE FORSKELLIGE VENTE FACILITETER CALLCENTER VAGTKONTOR MED DIREKTE UDSYN NICHE TIL MØDER BACKOFFIE FACILITETER AFSKÆRMET VENTEOMRÅDE BACKOFFIE FACILITETER BORGERBETJENING FORSKELLIGE VENTE FACILITETER RÅDHUSBETJENT EKSISTERENDE MØDECENTER NICHE TIL KORTE MØDER MØDEFACILITETER BORGERGUIDE VENTEOMRÅDE MØDEFACILITETER BORGERBETJENING 12
BALLERUP KOMMUNE BILAG SCENARIE 1 - BORGERBETJENINGS FACILITET Alle ansatte har direkte visuel kontakt til vagtkontor Overgang i gulvbekægning indikerer overgang fra Front- til BackOffice 13
BALLERUP KOMMUNE BILAG SCENARIE 2 - BORGERBETJENINGS FACILITET De ansatte står sammen to og to Overgang i gulvbekægning indikerer diskretionslinje ift andre borgere 14
BALLERUP KOMMUNE BILAG VISUALISERING - MED TRAPPE Følgende billede viser et muligt ankomst scenarier når trappen i foyer er fjernet og der åbnes op mod atrium og gangen 15
BALLERUP KOMMUNE BILAG VISUALISERING - UDEN TRAPPE Følgende billede viser et muligt ankomst scenarier når trappen i foyer er fjernet og der åbnes op mod atrium og gangen 16