Københavns Kommune Kultur- og Fritidsforvaltningen UDBUDSBETINGELSER FOR KULTURELT UDBUD AF INDVENDIG DRIFT OG VEDLIGEHOLD AF CLUB DANMARK HALLEN DATO: 26.8.2016
Sags nr. 2016-0083970 LIGHT UDBUD Udbudsbetingelser Kulturelt udbud af indvendig drift og vedligehold af Club Danmark Hallen 2
Indholdsfortegnelse 1. ORDREGIVENDE MYNDIGHED... 4 2. KONTRAKTENS GENSTAND... 4 2.1 Kort beskrivelse af kontrakten... 4 2.2 Opgavens indhold... 5 2.3 Sociale klausuler og arbejdsklausul... 5 3. UDBUDSPROCESSEN... 6 3.1 Regelsæt og udbudsform... 6 3.2 Tidsplan... 6 3.3 Udbudsmaterialet... 6 3.4 Kommunikation... 7 3.5 Afleveringssted... 7 3.6 Tilbagelevering af tilbud og tilbudsgivers omkostninger... 7 3.7 Fortrolighed... 7 3.8 Annullation af udbudsproceduren... 8 4. AFGIVELSE AF TILBUD... 8 4.1 Tilbuddets indhold... 8 4.2 Tilbudsfrist... 8 4.3 Sprog og vedståelsesfrist... 8 4.4 Forbehold... 8 4.5 Alternative tilbud og sideordnede bud... 9 5. EGNETHED... 9 5.1 Tilbudsgivers egnethed... 9 6. TILDELING AF KONTRAKT... 9 6.1 Kriterier for tildeling... 9 6.2 Vurdering af kvalitative kriterier for tildeling... 10 6.3 Evalueringsmetode... 12 6.4 Dokumentation angående egnethed... 12 6.5 Underretning om tildelingsbeslutning... 13 3
1. Ordregivende myndighed Den ordregivende myndighed under dette udbud er: Københavns Kommune Kultur- og Fritidsforvaltningen Fritid KBH Nyropsgade 1 1602 København V (herefter benævnt Ordregiver ) Ordregiver er den ansvarlige for udbuddets tilrettelæggelse og gennemførelse, og eventuel kontrakt vil skulle indgås med Ordregiver. 2. Kontraktens genstand 2.1 Kort beskrivelse af kontrakten Ved nærværende udbud ønsker Ordregiver at indhente tilbud på en samlet løsning for indvendig drift og vedligehold af Club Danmark Hallen, herunder bl.a. administrering af tider og optimal udnyttelse af faciliteten. Club Danmark Hallen bliver i 2016 renoveret og ombygget, og vil stå klar til ibrugtagning i februar 2017. Visionen er, at hallen genåbnes til at være en levende og multianvendelig hal, der rummer et bredt udvalg af idrætsfaciliteter, i form af en attraktiv facilitet med haller inde i hallen. Club Danmark Hallen vil rumme i alt 9.136 m2, opdelt i tre forskellige klimazoner afhængig af formålet. Anlæggets åbningstid er som udgangspunkt alle dage 7-23. Københavns Kommune har afsat 5 mio. kr. årligt til indvendig drift og vedligehold af Club Danmark Hallen fra 2017. Driften overtages af den vindende tilbudsgiver fra og med februar 2017, hvor hallen vil stå klar til ibrugtagning. Opgaven udbydes med en 4-årig kontrakt. Københavns Kommune ønsker at afprøve andre modeller for driften, og det sigtes mod, at et kulturelt udbud kan medvirke til at trække nye interessenter, idéer og tilgange ind i varetagelsen og udviklingen af hallen. Foreninger eller andre aktører får hermed mulighed for at varetage opgaven. Der vil ikke blive udbetalt FOS-midler til Club Danmark Hallen, men hvis f.eks. en forening varetager driftsopgaven, vil de ikke skulle betale leje. Ansøgere vurderes blandt andet på organisering, tilgang til og forståelse af opgaven, kvalitet i driften, udnyttelse af faciliteterne, inddragelse og samarbejde med forskellige brugergrupper, skoler og institutioner. Der åbnes for muligheden for at gentænke og skabe en ny driftsorganisering i Københavns Kommune. Ordregivers krav til kontraktvilkår fremgår af kontraktudkastet (bilag A). Ordregiver ønsker at indgå aftale med én økonomisk aktør. Ordregiver har ikke opdelt kontrakten i delkontrakter, idet Ordregiver vurderer at en opdeling vil hindre den nødvendige koordinering for en tilfredsstillende opfyldelse af kontrakten. 4
2.2 Opgavens indhold Opgaven indeholder blandt andet følgende dele: Varetage daglig drift af Club Danmark Hallen, herunder udlejning og udlån af udstyr, åbning og lukning af hallen, udlån og udleje af tider, kontakt med hallens brugere, o.l. Administrering af tider i Club Danmark Hallens faciliteter og lokaler. Registrering af ejendommen hos de relevante energiforsyningsselskaber. Indvendig vedligeholdelses-, fornyelses- og renholdelsespligt af ejendommen og dennes særinstallationer. Ansvar for el-anlæg, brandtjek og punktbelysning. Cafédrift. Tilsyn og afholdelse af udgifter til alarmordning. Udbedring af evt. indvendigt hærværk. Snerydning og gruskastning ved indgangspartier, brandveje og cykelstativer. Aflægge årligt regnskab og budget. 2.3 Sociale klausuler og arbejdsklausul Sociale klausuler er krav om ansættelse af praktikanter og elever. Arbejdsklausuler er betingelser, der stilles til private leverandører ift. løn- og arbejdsvilkår til ansatte. En praktikant defineres som en arbejdstager med hvem, tilbudsgiver indgår eller har indgået en uddannelsesaftale i henhold til lov om erhvervsuddannelser, eller som er omfattet af en lignende uddannelsesordning i et andet EU-land 2.3.1 Arbejdsklausul Brugeren skal sikre, at ansatte hos Brugeren og eventuelle underleverandører, som medvirker til at opfylde aftalen, er sikret løn (herunder særlige ydelser), arbejdstid og andre arbejdsvilkår, som ikke er mindre gunstige end dem, der gælder for arbejde af samme art i henhold til en kollektiv overenskomst indgået af de inden for det pågældende faglige område mest repræsentative arbejdsmarkedsparter i Danmark, og som gælder på hele det danske område. Brugeren skal sikre, at ansatte hos leverandører og eventuelle underleverandører orienterer de ansatte om de gældende arbejdsvilkår. 2.3.2 Sociale klausuler Den vindende tilbudsgiver skal i deres tilbud angive hvor mange fastansatte de forventer at have ansat i forbindelse med driften af faciliteterne, herunder i budgettet angive hvor stor en del af budgettet der årligt går til lønmidler. Den vindende tilbudsgiver opfordres herefter til at beskæftige praktikanter i det omfang det er muligt, under hensyntagen til de gældende regler på området, tilbudsgiver kan med fordel i sit tilbud angive hvor mange praktikanter de vil beskæftige på årlig basis. Tilbudsgiver kan tilbyde årsværk med én decimal (eksempelvis 0,8 årsværk), ligesom tilbudsgiver kan vælge at beskæftige flere praktikanter i en kortere periode. Hvis budget til lønmidler reguleres op eller ned, eller hvis antallet af fastansatte reguleres, kan tilbudsgiver regulere antallet af beskæftigelse af praktikanter tilsvarende. 5
3. Udbudsprocessen 3.1 Regelsæt og udbudsform Udbuddet gennemføres i overensstemmelse med afsnit III i lov nr. 1564 af 15. december 2015 (Udbudsloven). Om indkøb af sociale og andre specifikke tjenesteydelser over tærskelværdien. Ordregiver er herudover ansvarlig for, at de generelle principper om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet samt forbuddet mod forskelsbehandling på baggrund af nationalitet respekteres i alle faser af udbuddet frem til tidspunktet for opfyldelsen af den udbudte kontrakt. Udbuddet gennemføres som et light udbud, hvilket indebærer, at enhver økonomisk aktør kan afgive tilbud. Ordregiver gør opmærksom på, at der ved gennemførelse af light udbud kan gennemføres forhandlinger inden tildeling af en kontrakt, ligesom der kan finde en kontraktforhandling sted efter tildeling af kontrakten. 3.2 Tidsplan Ordregiver forventer at gennemføre udbudsprocessen i henhold til nedenstående tidsplan. Tidsplanen er alene udtryk for Ordregivers forventede gennemførelse af udbudsprocessen, hvorfor tidspunkterne kan blive ændret, og tidspunkterne efter tilbudsfristen alene er vejledende. Fremsendelse af udbudsbekendtgørelse 26.8.2016 Offentliggørelse af udbudsmateriale 26.8.2016 Tilbudsfrist 28.9.2016 Tildelingsbeslutning 14.10.2016 Kontraktindgåelse 4.11.2016 Kontrakt start 1.2.2017 3.3 Udbudsmaterialet Ud over nærværende udbudsbetingelser består udbudsmaterialet af følgende bestanddele: Udbudsbekendtgørelsen Bilag A: Driftsaftale med tilhørende bilag Bilag 1: Snitflader for vedligehold, KEId Bilag 2: Liste over ejendomsrelaterede opgaver Bilag 3: Retningslinjer for støtte til folkeoplysning i Københavns Kommune Bilag 4: Leverandørens samfundsansvar (CSR) Bilag 5: Miljø Bilag 6: Oversigt over stueplan Club Danmark Hallen Bilag 7: Oversigt over 1. sal Club Danmark Hallen Bilag 8: Oversigt over 2. sal Club Danmark Hallen Udbudsmaterialet og eventuelle supplerende oplysninger, herunder besvarelse af spørgsmål og ændringer i udbudsmaterialet vil være tilgængeligt via: http://www.kk.dk/udbud 6
Tilbudsgiver opfordres til at sikre, at udbudsmaterialet er fuldstændigt, og er selv ansvarlig for at holde sig opdateret om udbuddets forløb. 3.4 Kommunikation 3.4.1 Henvendelser til Ordregiver Alle henvendelser til Ordregiver forud for tilbudsafgivelsen skal skriftligt rettes til Ordregivers kontaktperson på EF6L@kff.kk.dk 3.4.2 Supplerende oplysninger om udbudsmaterialet Ordregiver skal meddele eventuelle supplerende oplysninger om udbudsmaterialet eller supplerende dokumenter senest 6 dage før udløbet af tilbudsfristen. Ordregiver kan også meddele supplerende oplysninger om udbudsmaterialet eller supplerende dokumenter senere end 6 dage før tilbudsfristen, hvis Ordregiver samtidig forlænger tilbudsfristen. Ordregiver kan dog besvare spørgsmål, der ikke giver anledning til præciseringer, men som alene er henvisninger til tydelige dele af udbudsmaterialet, senere end 6 dage før udløbet af tilbudsfristen uden samtidig at forlænge tilbudsfristen. 3.5 Afleveringssted Tilbuddet skal sendes eller afleveres til: Københavns Kommune Kultur- og Fritidsforvaltningen Strategi og Analyse Nørre Søgade 35, receptionen Att; Sara Lerche-Bachdal 1370 København K Tilbud bedes afleveret i en lukket kuvert mærket: TILBUD Club Danmark Hallen MÅ IKKE ÅBNES I POSTÅBNINGEN Tilbuddet bedes afgivet i 1 original og 1 papirkopi. Det originale eksemplar skal være underskrevet. Tilbudsgiverne bedes derudover samtidig aflevere 1 elektronisk eksemplar (gerne på USB). 3.6 Tilbagelevering af tilbud og tilbudsgivers omkostninger Tilbudsgiver kan ikke forlange tilbud tilbageleveret fra Ordregiver. Tilbudsgivers omkostninger forbundet med at afgive tilbud er Ordregiver uvedkommende 3.7 Fortrolighed Ordregiver vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysninger i tilbudsgivers tilbud, som angår tilbudsgivers fortrolige forretningsmæssige forhold, jf. Udbudslovens 5. I den udstrækning, hvor tilbudsgiver selv anser oplysninger for at være fortrolige, bedes dette tydeligt angivet i tilbuddet, hvorefter Ordregiver vil tilstræbe, at oplysningerne ikke videregives, medmindre oplysningerne er offentligt tilgængelige i forvejen eller på tilsvarende måde ikke kan anses som fortrolige. 7
Fortrolighedstilsagnet vil vige i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter Ordregiver til at videregive oplysninger til tredjemand. Ordregiver vil indhente en udtalelse fra tilbudsgiver i forbindelse med en eventuel anmodning om aktindsigt for at få belyst risikoen for, at en udlevering af oplysninger vil medføre en nærliggende risiko for, at der påføres tilbudsgiver betydelig økonomisk skade. Ordregiver er til enhver tid berettiget til at anvende oplysninger i den udstrækning, hvor dette er til berettiget varetagelse af Ordregivers interesser under en rets- eller klagesag med tilknytning til udbuddet. 3.8 Annullation af udbudsproceduren Indtil udbuddet er afsluttet med indgåelse af kontrakt, vil Ordregiver være berettiget til at annullere udbudsproceduren, medmindre det konkret strider mod fællesskabsrettens grundlæggende principper. 4. Afgivelse af tilbud 4.1 Tilbuddets indhold 4.1.1 Dokumenter til brug for tildeling af kontrakt Tilbudsgiver skal i sit tilbud vedlægge et dokument der klart og entydigt angiver hvilken juridisk person der afgiver tilbud på opgaven samt de i pkt. 6 anførte dokumenter. Aktører der ønsker at byde på opgaven, skal udarbejde et tilbud med beskrivelse af deres bud på løsning af opgaven. Desuden skal der indgå praktiske oplysninger om finansiering, budget til årlige løn midler, antal forventede fastansættelser, aktivitetsudbud, ansatte/frivillige samt forslag til konkrete målsætninger, som tilbudsgiver ønsker at blive målt på årligt. 4.2 Tilbudsfrist Tilbud skal for at være rettidigt og kunne tages i betragtning under udbuddet være Ordregiver i hænde senest: Onsdag den 28.9.2016 kl. 12:00 Tilbud, der modtages efter tilbudsfristens udløb, vil ikke blive taget i betragtning. 4.3 Sprog og vedståelsesfrist Tilbud skal være på dansk. Tilbudsgiver er forpligtet til at vedstå sit tilbud i 6 måneder fra tilbudsfristen. 4.4 Forbehold Ordregiver er berettiget til at afvise ethvert tilbud med forbehold til materialet. Tilbudsgiver opfordres til ikke at tage forbehold eller opstille forudsætninger for sit tilbud, da forbehold og forudsætninger indebærer en betydelig risiko for, at tilbuddet ikke vil blive taget i betragtning. Tilbudsgiver opfordres til ikke at vedlægge standarddokumenter i form af standard leveringsbetingelser mv. til tilbud, idet sådanne dokumenter kan indeholde utilsigtede forbehold. 8
Tilbudsgiver bør sørge for, at tilbud er udformet på sådan en måde, at kontrakten principielt kan indgås uden forudgående drøftelser mellem Ordregiver og tilbudsgiver. I den forbindelse bør tilbudsgiver sikre sig, at tilbuddet er fyldestgørende og indeholder alle nødvendige oplysninger samt er præcist i enhver henseende. Ordregiver forbeholder sig retten til at anmode tilbudsgivere om at supplere, præcisere eller fuldstændiggøre ufuldstændige eller fejlbehæftede tilbud ved at indsende relevante oplysninger eller dokumenter. 4.5 Alternative tilbud og sideordnede bud Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive alternative tilbud. Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive sideordnede tilbud. 5. Egnethed 5.1 Tilbudsgivers egnethed 5.1.1 Egnethed for sammenslutninger af økonomiske aktører Hvis tilbuddet afgives af en sammenslutning af økonomiske aktører: - Skal de i sammenslutningen deltagende økonomiske aktører hver især angives klart og entydigt. - Skal sammenslutningen udpege én fælles repræsentant eller ledende partner i relation til udbuddet. En økonomisk aktør kan alene være deltager i én sammenslutning af økonomiske aktører. Samme økonomiske aktør kan dog godt være deltager i én sammenslutning og samtidig lade andre tilbudsgivere basere deres egnethed på sig, jf. pkt. 5.1.2, eller være underleverandør til flere tilbudsgivere. Tildeles sammenslutningen af økonomiske aktører den udbudte kontrakt, så skal de i sammenslutningen deltagende økonomiske aktører påtage sig direkte, solidarisk og ubegrænset hæftelse for opfyldelsen af kontrakten. 5.1.2 Egnethed baseret på andre økonomiske aktørers formåen Hvis tilbudsgiver baserer sin egnethed på andre økonomiske aktørers formåen: - Skal de økonomiske aktører, som tilbudsgiver baserer sin egnethed på, være juridisk forpligtet over for tilbudsgiver til at stille sin formåen til rådighed. En økonomisk aktør kan godt samtidig lade flere tilbudsgivere basere deres egnethed på sig eller være underleverandør til flere tilbudsgivere. 6. Tildeling af kontrakt 6.1 Kriterier for tildeling Aktører der ønsker at byde på opgaven, skal udarbejde et tilbud med beskrivelse af deres bud på løsning af opgaven. Desuden skal der indgå praktiske oplysninger om finansiering, budget til årlige løn midler, antal 9
forventede fastansættelser, aktivitetsudbud, ansatte/frivillige samt forslag til konkrete målsætninger, som tilbudsgiver ønsker at blive målt på årligt. Ordregiver vil tildele kontrakten til den tilbudsgiver, der har afgivet de bedst beskrevne mål for organisering af drift og brug af hallen, herunder vision og bærende idé for driftsopgaven, fokus på optimal udnyttelse af faciliteterne og samspillet med forskellige brugere, samarbejde med skoler, institutioner og Valby Idrætspark, økonomisk formåen, model for offentlige gæster og evt. prisniveau i de forskellige faciliteter, markedsføring o.l. Tilbudsgiver skal ikke afgive en tilbudspris på opgaven idet ordregiver vil vurdere hvad tilbudsgiver kan tilbyde indenfor budget rammen af 5 mio. kr. årligt ekskl. Moms. Opgaven tildeles den byder der bedst beskriver hvordan de vil løse den pågældende opgave. Ordregiver vil anvende følgende delkriterier og underkriterier med den for hvert kriterium anvendte vægt.: Vision og bærende ide for driftsopgaven (60 %) Visioner og ide for brug af faciliteterne og samspillet mellem forskellige brugergrupper Hvilke brugere og deres antal, faciliteten forventes at blive benyttet af Driftsorganisation og forventet brug af hallen Model for udleje til offentlige gæster og evt. prisniveau i de forskellige faciliteter. Samarbejde med skoler og institutioner, Valby Idrætspark og Kultur- og Fritidsforvaltningen Organisering og daglig drift (40 %) Konkret organisering af drift og servicekoncepter, erfaring med drift og oversigt over ansatte/frivillige Omfang af bemandet åbningstid Økonomisk formåen og finansiering af opgaven Markedsføring Aktivitetsudbud Konkrete målsætninger, som tilbudsgiver ønsker at blive målt på årligt. 6.2 Vurdering af kvalitative kriterier for tildeling 6.2.1 Vision og bærende idé for driftsopgaven Ved vurdering af Vision og bærende idé for driftsopgaven vil der blive lagt vægt på at Tilbudsgiver: - Viser overordnet forståelse for opgavens forudsætninger samt opgavens karakter, potentialer og udfordringer. - Udviser fokus på optimal udnyttelse af faciliteterne, herunder sandsynliggør hvordan de vil sikre optimal udnyttelse af faciliteten så den bruges af både tilbudsgiver og andre brugere. Beskriver hvilke visioner tilbudsgiver har for hallen, herunder beskriver hvordan de vil føre disse visioner ud i livet, samt at tilbudsgiver gør visionerne realistiske og realiserbare. - Kan beskrive og have en forståelse for hvilke brugere faciliteten vil blive benyttet af, herunder hvor mange de forventes at være. Ordregiver lægger vægt på at tilbudsgiver har en forståelse for at Hallen skal anvendes af mange forskellige brugere, samt at tilbudsgiver kan give et billede af hvornår hvilke brugergrupper forventes at benytte faciliteten. - Tydeligt beskriver hvordan tilbudsgiver vil organisere driften af hallen, herunder beskriver hvilke servicefunktioner tilbudsgiver kan tilbyde brugerne. Ordregiver lægger vægt på at tilbudsgiver dækker en bred vifte af servicefunktioner. 10
- Beskriver hvordan tilbudsgiver vil udleje faciliteten til offentlige gæster og til hvilke priser. Ordregiver lægger vægt på at tilgangen til faciliteten for byens borgere er let tilgængeligt, og at priserne ligger i et fornuftigt leje. - Beskriver hvordan tilbudsgiver vil samarbejde med skoler institutioner mm., samt at tilbudsgiver ser de udfordringer og muligheder der er ved samarbejde med andre. Evalueringen vil blive foretaget på grundlag af de nedenfor anførte dokumenter, idet Ordregiver dog forbeholder sig ret til at inddrage oplysninger, der findes andre steder i de afgivne tilbud, der efter Ordregivers skøn har betydning for evalueringen: Beskrivelse af tilbudsgivers vision og bærende ide for driftsopgaven, herunder hvordan tilbudsgiver forventer at opgaven i praksis kan løses. Beskrivelsen bør maksimalt fylde 5 A4 sider, eksklusiv bilag. Beskrivelsen kan indeholde tekst, referencefotos, illustrationer, diagrammer eller andet som tilbudsgiver finder anvendeligt til at beskrive sine tanker og ideer i forbindelse med løsning af den konkrete opgave. 6.2.2 Organisering og daglig drift Ved vurdering af Organisering og daglig drift (40 %) vil der blive lagt vægt på at Tilbudsgiver: - Beskriver hvordan de vil organisere den daglige drift af hallen, med forståelse for hvor mange forskellige elementer der skal varetages for at driften fungerer. - Beskriver i hvilket omfang der vil være bemandet åbningstid og ubemandet åbningstid. Der lægges især vægt på at ordregiver nemt kan få et overblik over hvordan opgaven bemandes, samt at tilbudsgiver viser forståelse for, at der i nogle perioder er mere behov for bemanding end andre. - Beskriver hvilken erfaring tilbudsgiver har med drift af lignende anlæg, herunder erfaring med udbud af forskellige aktiviteter, med forståelse for, at flere idrætsgrene skal spille sammen under samme tag. Der lægges vægt på at tilbudsgiver har erfaring med lignende drift, samt at tilbudsgiver viser en forståelse for hvordan denne erfaring kan bruges ved drift af dette anlæg. - Viser at organisering og de ideer og forslag som tilbudsgiver præsenterer, kan gennemføres inden for den afsatte økonomiske ramme. - Vedlægger en oversigt over hvilke ansatte og frivillige de har beskæftiget indenfor området, herunder hvordan evt. ansatte og frivillige vil skulle bidrage med udviklingen af hallens aktivitetstilbud, samt understøtte de aktiviteter der er. - Beskriver tilbudsgivers håndtering af medarbejderes arbejdsmiljø indenfor området, så det er klart at tilbudsgiver viser forståelse for opgavens kompleksitet. - Beskriver hvordan hallen markedsføres. Ordregiver vil lægge vægt på at tilbudsgiver når ud til en bred kreds af de brugere der kan forventes at have glæde af hallen. - Beskriver hvilke aktivitetsudbud der vil tilbydes, herunder at tilbudsgiver kan tilbyde en bred vifte af tilbud. - Beskriver konkrete målsætninger, som tilbudsgiver ønsker at blive målt på årligt, herunder at disse målsætninger er realistiske og at tilbudsgiver viser en forståelse for opgaven ved at udvælge målsætninger der gavner opgaven og dens fremadrettede løsning igennem hele aftale perioden. Evalueringen vil blive foretaget på grundlag af de nedenfor anførte dokumenter, idet Ordregiver dog forbeholder sig ret til at inddrage oplysninger, der findes andre steder i de afgivne tilbud, der efter Ordregivers skøn har betydning for evalueringen: Beskrivelse af tilbudsgivers erfaring med idræt og lignende opgaver, herunder organisering af driftsorganisation og aktiviteter i hallen, samt udførelsen af drifts- og vedligeholdelsesopgaver (40 %) 11
Beskrivelsen bør maksimalt fylde 5 A4 sider, eksklusiv bilag. Beskrivelsen kan indeholde tekst, referencefotos, illustrationer, diagrammer eller andet som tilbudsgiver finder anvendeligt til at beskrive sine tanker og ideer i forbindelse med løsning af den konkrete opgave. 6.3 Evalueringsmetode 6.3.1 Pointskala til bedømmelse af kvalitative kriterier Ved vurderingen af kvalitative kriterier gives der point på nedenstående objektiv skala fra minimum 0 point til maksimum 8 point for hvert kriterium. Opfyldelse af kriteriet Point Bedst mulige opfyldelse af kriteriet 8 Glimrende opfyldelse af kriteriet 7 Meget god opfyldelse af kriteriet 6 God opfyldelse af kriteriet 5 Tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 4 Jævn opfyldelse af kriteriet 3 Mindre tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 2 Ringe opfyldelse af kriteriet 1 Dårlig opfyldelse af kriteriet (opfylder kun mindstekrav) 0 6.4 Dokumentation angående egnethed Før Ordregivers underretning om tildeling af kontrakt, jf. 6.5, skal den tilbudsgiver, som Ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for, at minimumskravene til egnethed er opfyldt. Tilbudsgivers tilbud skal således ikke indeholde nedenstående dokumentation anført i pkt. 6.4. Ordregiver kan udelukke tilbudsgiveren, såfremt denne ikke fremlægger den ønskede dokumentation eller henviser til et af Ordregiver gennemført udbud, hvor tilbudsgiveren har fremsendt den ønskede dokumentation. Ordregiver har nedenfor anført den dokumentation, som en dansk virksomhed skal fremlægge som dokumentation angående egnethed. Er tilbudsgiver en udenlandsk virksomhed, så kan tilbudsgiver anvende e- Certis til at identificere de oplysninger og dokumenter, der er brugbar som dokumentation. Udstedes der ikke dokumenter eller certifikater i det land, hvor tilbudsgivers virksomhed er etableret, så kan de erstattes af en erklæring under ed. Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, så kan de erstattes af en erklæring på tro og love, der er afgivet for en kompetent retslig eller administrativ myndighed, for en notar eller for en kompetent faglig organisation i det pågældende land. 6.4.1 Egnethed for sammenslutninger af økonomiske aktører Når tilbudsgiver er en sammenslutning af økonomiske aktører skal følgende fremlægges: - Erklæring om fælles repræsentant eller ledende partner, som Ordregiver kan indgå aftaler med bindende virkning for sammenslutningen. - Erklæring om at de i sammenslutningen deltagende økonomiske parter påtager sig direkte, solidarisk og ubegrænset hæftelse for opfyldelsen af kontrakten. 12
6.4.2 Egnethed baseret på andre økonomiske aktørers formåen Når tilbudsgiver baserer sin egnethed på andre økonomiske aktørers formåen skal følgende fremlægges: - Støtteerklæring eller anden dokumentation, der godtgør, at tilbudsgiver faktisk råder over den nødvendige formåen, og at den økonomiske aktør, som tilbudsgiver baserer sin egnethed på, er juridisk forpligtet over for tilbudsgiver til at stille sin formåen til rådighed. 6.5 Underretning om tildelingsbeslutning Ordregivers underretning om tildelingsbeslutningen er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt men alene underretning om, at tilbudsgiver efter Ordregivers vurdering har afgivet det vindende tilbud. Der er ingen kontrakt eller løfte herom, før eventuel kontrakt er underskrevet af alle parter. Ordregivers underretning om tildelingsbeslutningen fritager heller ikke forbigåede tilbudsgivere fra forpligtelserne efter tilbuddet, der fortsat er bindende i overensstemmelse med pkt. 4.3. I henhold til 3 i lov nr. 492 af 12. maj 2010 om Klagenævnet for Udbud må Ordregiver tidligst indgå kontrakt efter udløbet af en standstill-periode på 10 dage fra dagen efter Ordregivers underretning om tildelingsbeslutning, når underretningen er sket elektronisk. 13