BILAG 1 YDELSESBESKRIVELSE

BILAG 1 YDELSESBESKRIVELSE

BILAG 1: Ydelsesbeskrivelse INSTRUKTION TIL TILBUDSGIVER: Teksten i dette afsnit er ikke en del af Rammeaftalen og vil blive fjernet ved indgåelse heraf. Formål med bilag: Formålet med Bilag 1 er at angive de Ydelser, der er omfattet af Rammeaftalen samt at beskrive de krav der stilles til Tilbudsgivers kompetencer for at løse de tre delområder. Instruks vedrørende bilag: Bilaget skal ikke besvares af Tilbudsgiver, men skal accepteres i forbindelse med afgivelse af tilbud. Evaluering af besvarelse: Bilaget indgår ikke i tilbudsevalueringen. Side 2 of 9

INDHOLDSFORTEGNELSE 1. Indledning... 4 2. Beskrivelse af Delområde A Reklame-ydelser... 4 3. Leverandørens kompetencer for at løse delområde A... 5 3.1 Kulturel kompetence... 5 3.2 Sproglig kompetence... 5 3.3 Kompetence på turistområdet... 5 3.4 Redaktionel kompetence... 5 3.5 Kreative og grafiske kompetencer... 5 3.6 Tilgængelighed... 6 3.7 Projektstyring og projektdokumentation... 6 4. Beskrivelse af Delområde B Medie-ydelser... 6 5. Leverandørens kompetencer for at løse delområde B... 7 5.1 Kulturel kompetence... 7 5.2 Kompetencer inden for styring og planlægning af distribution og annonceindrykning... 7 5.3 Tilgængelighed... 7 6. Beskrivelse af Delområde C Presse- og PR-Ydelser... 7 7. Leverandørens kompetencer for at løse delområde C underområde C.1 Digital marketingbureau... 9 7.1 Kompetencer inden for digital marketing... 9 7.2 Tilgængelighed... 9 8. Leverandørens kompetencer for at løse delområde C underområde C.2 Social Media Relation... 9 8.1 Kompetencer inden for sociale medier... 9 8.2 Tilgængelighed... 9 Side 3 of 9

1. INDLEDNING Dette dokument angiver de Ydelser fordelt på de tre overordnede delområder A) Reklame-ydelser, B) Medie-ydelser og C) presse- og PR-ydelser, der er omfattet af Rammeaftalen og som kan blive efterspurgt i Rammeaftalens løbetid. Endvidere beskriver dokumentet de kompetencer som Leverandøren skal opretholde og de områdespecifikke krav som Leverandøren skal overholde i hele Rammeaftalens løbetid. 2. BESKRIVELSE AF DELOMRÅDE A REKLAME-YDELSER Delområde A Reklame-ydelser dækker Kundens behov for bistand til grafisk opsætning af tekst, layout, design, færdiggørelse og klargøring af elementer til produktion på tryk og/eller i elektronisk form samt idé og konceptudvikling. Endvidere dækker delområdet over tidsafgrænsede kommunikationsindsatser forstået som kampagner med en afgrænset målgruppe og bestemte budskaber, hvortil der skal udformes strategi og udvalgte kampagneelementer, træffes medievalg og sikres dokumentation samt effektmålinger. Kunden forventer inden for delområde A at gennemføre 4-6 kampagner årligt. Leverandøren skal tilbyde Ydelser inden for løbende strategisk rådgivning, herunder kompetencer inden for kampagnestrategi og netværksbaseret kommunikation samt rådgivning om anden ekstern kommunikation. De udbudte Ydelser og Opgaver vil kunne variere i størrelse og omfang fra større Opgaver til en enkeltstående aktivitet eller til rådgivning i en konkret sag. De typer af publikationer som der kan være behov for bistand til omfatter alt fra egentlige trykte publikationer til små elektroniske faktaark/infografikker og et par eksempler herpå kunne være: Trykte produktioner på tysk om Danmark Faktaark om ferie i Danmark o. lign. Opgaver under delområde A omfatter Ydelser af følgende art: Grafisk opsætning af publikationer Layout af publikationer Design og layout til elektroniske produkter som fx PowerPoints, elektroniske nyhedsbreve, mail autosignatur samt til sociale medier Udarbejdelse af infografik og illustrationer Udvikling af grafisk bistand og visuel identitet Rådgivning om - og udførelse af brugertest og brugerundersøgelser Strategisk rådgivning, ide- og konceptudvikling samt rådgivning om ekstern branding og brandingstrategi Side 4 of 9

Kampagnestrategi, mål og målgruppe Design og udformning af kampagneelementer, (eksempelvis, annoncer, outdoor, flyers, bannere, magasiner mv.) Viden om netværksbaseret kommunikation og samarbejdskoordinering Post kampagne (eksempelvis effektmåling af kampagnens effekt, evaluering af resultaterne og evaluering af hele processen) 3. LEVERANDØRENS KOMPETENCER FOR AT LØSE DELOMRÅDE A 3.1 Kulturel kompetence Leverandøren skal have indsigt i både den danske og tyske kultur og skal kunne formidle mellem disse samt have indgående kendskab til det tyske marked og dets sinus-miljøer. 3.2 Sproglig kompetence Leverandørens medarbejdere, herunder tekstforfattere, skal kunne arbejde på både dansk og tysk inden for projektledelse, således at Leverandøren kan varetage partnerkontakt både i Danmark og i Tyskland. Også i forbindelse med redaktionelt arbejde skal Leverandøren have et godt kendskab til både det tyske og det danske sprog. 3.3 Kompetence på turistområdet Leverandøren skal have stærke kompetencer i forhold til turismemarketing for en National Tourism Organization (NTO) over landegrænser og skal have indgående kendskab til dansk turismes produkter. 3.4 Redaktionel kompetence På det redaktionelle område skal Leverandørens tekstforfattere besidde gode sprogkundskaber på både dansk og tysk. Endvidere skal Leverandørens tekstforfattere besidde kulturelle og sproglige kompetencer samt have kompetencer indenfor turisme. 3.5 Kreative og grafiske kompetencer Leverandøren skal besidde kreative og grafiske kompetencer og skal kunne bidrage med kreative forslag til opsætning samt kunne udarbejde grafiske layouts og formå at udvælge passende motiver til den stillede Opgave, både til offline og online materiale. Endvidere skal Leverandøren have en forståelse for, at det grafiske arbejde er i overensstemmelse med Kundens Corporate identity (CI), ligesom Leverandøren skal sikre, at der er en grafisk rød tråd. Medarbejdere, der udfører grafisk arbejde, skal have en specifik højere uddannelse på området, jf. Bilag 4 Samarbejde. Side 5 of 9

3.6 Tilgængelighed Det skal være muligt at kunne afholde møder med kort varsel, hvorfor Leverandøren skal have mulighed for at rejse til møder i Hamborg uden at få dækket sine transportomkostninger i forbindelse hermed. Leverandørens medarbejdere skal udvise en høj tilgængelig, og reaktionstiden på Bestillinger fra Kunden må maksimalt være 24 timer. Det fremgår af Bilag 4 Samarbejde i hvilket omfang Leverandøren har stillet en kontaktperson fra Leverandørens ledelse til rådighed som central projektleder. 3.7 Projektstyring og projektdokumentation Leverandøren skal kunne håndtere store og komplekse projekter, især hvad angår printlogistik (indhentning af tilbud og styring af selve printprocessen) samt råde over relevante softwaretools til udarbejdelse af projektdokumentation. 4. BESKRIVELSE AF DELOMRÅDE B MEDIE-YDELSER Delområde B Medie-ydelser dækker Kundens behov for distribution af publikationer, annonceindrykning, viden om det tyske medielandskab og viden om Kundens målgrupper i forhold til medieplanlægning samt strategisk rådgivning i forhold til dette. Ligesom i forhold til delområde A kan der også være behov for bistand til forventeligt 4-6 årlige kampagner, som er en tidsafgrænset indsats med en afgrænset målgruppe og bestemte budskaber, hvortil der skal udformes planer for distributionen, træffes medievalg og sikres dokumentation samt effektmålinger. De udbudte Ydelser og Opgaver vil kunne variere i størrelse og omfang fra større Opgaver til en enkeltstående aktivitet eller til rådgivning i en konkret sag. De typer af publikationer som der kan være behov for bistand til distribution af omfatter alt fra egentlige trykte publikationer til små elektroniske faktaark/infografikker og et par eksempler herpå kunne være: Trykte produktioner på tysk om Danmark Faktaark om medieadfærd, oversigt over distribution o. lign. Opgaver under delområde B omfatter Ydelser af følgende art: Distributions- og medieplaner for indstik og husstandsomdelinger Udarbejdelse af infografikker og illustrationer, f.eks. oversigter over medieadfærd el. lign. samt Power Point præsentationer til salgssituationer. Strategisk rådgivning om medievalg og distributionsområder Taktik og kommunikations flow, herunder rådgivning om medievalg og kommunikationskanaler. Formidling af kooperationer med medier (både online og offline) Side 6 of 9

Planlægning, styring og koordinering af annonceindrykning (husstandsomdeling, indstik, annoncer, advertorials, out-of-home, TV etc.) Viden om netværksbaseret kommunikation og samarbejdskoordinering Post kampagne/aktiviteter (eksempelvis effektmåling og reportings, evaluering af resultaterne og evaluering af hele processen) 5. LEVERANDØRENS KOMPETENCER FOR AT LØSE DELOMRÅDE B 5.1 Kulturel kompetence Leverandøren skal have indgående kendskab til det tyske marked og dets sinusmiljøer og forstå at arbejde med sinusanalysen. SINUS en national segmenteringsmodel, som inddeler den tyske befolkning i grupper med fælles livsstil, værdier og forbrugeradfærd. 5.2 Kompetencer inden for styring og planlægning af distribution og annonceindrykning Leverandøren skal kunne styre, planlægge, koordinere og afvikle inden for distribution (husstandsomdeling, annoncer, advertorials, out-of-home, TV etc.) og udarbejde detaljerede medieplaner, afrapportering (både til offline og online) samt formidling af kooperationer med medier (både offline og online medier). Leverandøren skal varetage disse Opgaver i tæt dialog med de medarbejdere, der varetager Opgaver under delområde A. Leverandøren skal kunne varetage ad hoc distributionsopgaver. 5.3 Tilgængelighed Det skal være muligt at kunne afholde møder med kort varsel på under 24 timer på Arbejdsdage, hvorfor Leverandøren skal have mulighed for at rejse til møder i Hamborg uden at få dækket sine transportomkostninger i forbindelse hermed. Leverandørens medarbejdere skal udvise en høj tilgængelig. 6. BESKRIVELSE AF DELOMRÅDE C PRESSE- OG PR-YDELSER Delområde B Presse- og PR-ydelser dækker Kundens behov for bistand til produktion af videomateriale, herunder grafisk opsætning, drejebog, klipning m.v. samt idé og konceptudvikling og endeligt distribution af det producerede materiale. Endvidere dækker delområdet over tidsafgrænsede kommunikationsindsatser forstået som kampagner i form af video news releases (VNR) med en afgrænset målgruppe og bestemte budskaber, hvortil der skal udformes koncept, produceres materiale, udarbejdes en distributionsplan og sikres dokumentation samt effektmålinger. Kunden forventer at gennemføre 10-15 kampagner årligt. Leverandøren skal tilbyde Ydelser inden for løbende strategisk rådgivning, herunder kompetencer inden for kampagnestrategi og netværksbaseret kommunikation samt rådgivning om anden ekstern kommunikation inden for digital marketing. Side 7 of 9

Fremadrettet kan der endvidere opstå behov for, at Leverandøren skal kunne varetage social media relations. I forbindelse hermed vil Leverandøren få givet et emne og vil herefter skulle researche og finde frem til f.eks. bloggere i sit eget netværk, der beskæftiger sig med dette emne. Emner vil være inden for special interest, så som vandsport, cykling og vandring. De udbudte Ydelser og Opgaver vil kunne variere i størrelse og omfang fra større Opgaver til en enkeltstående aktivitet eller til rådgivning i en konkret sag. Opgaver under delområde C omfatter Ydelser af følgende art: Rådgivning om design til digitale medier, online kommunikation og digital marketing Strategisk rådgivning, idé- og konceptudvikling samt rådgivning om ekstern Branding og brandingstrategi inden for digital marketing. Produktion af (udformning, klipning mv.) af digitalt materiale Kampagnestrategi, mål og målgruppe inden for digitale kampagner. Planlægning, koordinering og afvikling af distributionen af det producerede materiale, herunder rådgivning i og planlægning af timing og kanaler. Udarbejdelse af infografikker, illustrationer o. lign. Udarbejdelse af drejebøger til videomateriale samt løbende dialog og rådgivning med Kunden herom. Udvikling af grafisk bistand og visuel identitet inden for digital marketing. Rådgivning om - og udførelse af brugertest og brugerundersøgelser Rådgivning om design til digitale medier, online-kommunikation og digital marketing Strategisk rådgivning, ide- og konceptudvikling samt rådgivning om ekstern kommunikation. Kampagnestrategi, mål og målgruppe Design og udformning af kampagneelementer, (eksempelvis, TV, video, mv.) Public Relations Viden om netværksbaseret kommunikation og samarbejdskoordinering Post kampagne/reportings af digitale kampagner. Side 8 of 9

7. LEVERANDØRENS KOMPETENCER FOR AT LØSE DELOMRÅDE C UNDEROMRÅDE C.1 DIGITAL MARKETINGBUREAU 7.1 Kompetencer inden for digital marketing Leverandøren skal have stærke kompetencer inden for digital marketing og skal kunne varetage produktionen heraf (udformning, klipning mv.). Endvidere skal Leverandøren kunne planlægge, koordinere og afvikle distributionen af det producerede materiale. Leverandøren skal kunne varetage ad hoc Opgaver. 7.2 Tilgængelighed Det skal være muligt at kunne afholde møder med kort varsel på under 24 timer på Arbejdsdage, hvorfor Leverandøren skal have mulighed for at rejse til møder i Hamborg uden at få dækket sine transportomkostninger i forbindelse hermed. Leverandørens medarbejdere skal udvise en høj tilgængelig. 8. LEVERANDØRENS KOMPETENCER FOR AT LØSE DELOMRÅDE C UNDEROMRÅDE C.2 SOCIAL MEDIA RELATION 8.1 Kompetencer inden for sociale medier Leverandøren skal have stærke kompetencer inden for sociale medier samt viden om muligheder og værktøjer på sociale medier. Leverandørens fokus skal være turisme og dermed forbundne temaer inden for special interest så som vandsport, cykling og vandring, sådan at Leverandøren herigennem kan fremvise et for Kunden brugbart netværk. Leverandøren skal kunne varetage ad hoc Opgaver. 8.2 Tilgængelighed Det skal være muligt at kunne afholde møder med kort varsel på under 24 timer på Arbejdsdage, hvorfor Leverandøren skal have mulighed for at rejse til møder i Hamborg uden at få dækket sine transportomkostninger i forbindelse hermed. Leverandørens medarbejdere skal udvise en høj tilgængelig. Side 9 of 9