Forslag til Projektinitieringsdokument (PID) National udbredelse af telemedicinsk sårvurdering Projektfase 3: September 2013 juli 2014 Udvikling, implementering, kommunal og regional udbredelse 14.11.2013
Indhold 1 STAMDATA... 2 2 FORMÅL MED PROJEKTET... 2 3 AFGRÆNSNING... 6 4 FASER... 6 5 BUDGET... 12 6 GEVINSTER... 13 7 TEKNISK LØSNING... 14 8 OVERDRAGELSE TIL DRIFT... 16 9 ORGANISERING... 16 10 AFHÆNGIGHEDER... 21 11 KVALITET... 21 12 RISICI... 22 13 INTERESSENTER... 24 14 KOMMUNIKATION... 24 15 TOLERANCER... 26 16 RAPPORTERINGSKRAV... 26 17 REVISIONSHISTORIK... 26 18 BILAG STATISTIKKER OG LINKS... 27 1
1 Stamdata Stamdata Projektnavn Projektleder Fire centrale leverancer for projektfase 3: September 2013 juli 2014 Telemedicinsk Sårvurdering Dorthe Skou Lassen Teknik på plads både kortsigtet og langsigtet, herunder beslutning om sårjournalens rolle og funktion ved projektafslutning Igangsættelse af evalueringsarbejdet Kliniske kvalitetsparametre, samt udvikling af statistikværktøj Udbredelse af telemedicinsk sårvurdering 2 Formål med projektet National udbredelse af telemedicinsk sårvurdering er et 3 års projekt og initiativ nr. 3 i den nationale handlingsplan for udbredelse af telemedicin 1. Projektperioden er fra september 2012 - september 2015. Der er udarbejdet en national business case for projektet 2, som også rummer rammerne for projektet,. Endvidere er der udarbejdet en projektbeskrivelse for projektet 3. Forud for den nationale udbredelse er der gennemført 2 demonstrationsprojekter i henholdsvis Århus Kommune samt Region Sjælland og Region Syddanmark, hvor telemedicinsk behandling af ovenstående typer af sår er afprøvet med god effekt. MedCom har ansvaret for gennemførelse af projektet og arbejder med 5 projektfaser: Fase 1 og 2 - September 2012 august 2013 Forberedelse, kortlægning, udbud, opstart og kick-off Fase 3 - September 2013 juli 2014 Udvikling, implementering, kommunal og regional udbredelse Fase 4 - August 2014 marts 2015 Udbredelse, tilretning, planlægning af overgang til drift Fase 5 April 2015 august 2015 Afsluttende tilretning, evaluering, overgang til drift Denne PID omhandler 3. fase med fokus på udvikling, implementering og udbredelse fra september 2013 til juli 2014. 2.1 Den nuværende situation (baggrund) Projektstatus Projektet er i positiv fase. Der er engagement og aktivitet i regioner og samarbejdskommuner. Parterne har enten arbejdet eller arbejder på at få det nationale projekt flettet sammen med eksisterende lokale initiativer inden for området. Behandling af sår foregår inden for flere forskellige specialer, og et godt samarbejde mellem specialer og på tværs af sektorer er en forudsætning for god og rettidig sårbehandling. Sundhedsstyrelsen har National klinisk retningslinje for udredning og behandling af diabetiske fodsår 4 og anbefaler etablering af et multidisciplinært team for komplicerede diabetiske fodsår. I alle regioner er der etableret sårcentre, men det er forskelligt, hvorledes henvisning og visitation er organiseret. I alle regioner var der forud for projektets start initiativer omkring telemedicinsk samarbejde omkring sårbehandling, men der var stor forskel: - 2 regioner havde omfattende projekter i gang i samarbejde med samtlige samarbejdskommuner - I 2 regioner havde lokale sygehusafdelinger etableret telemedicinsk samarbejde med et større eller mindre antal kommuner - I 1 region havde en lokal sygehusafdeling startet samarbejde op med 1 kommune 2
Aktuelt er hele 76 kommuner oprettet i den fælles sårjournal, men det er yderst forskelligt i hvilken udstrækning og til hvilke typer af sår, den fælles sårjournal anvendes. Endvidere er det ikke alle kommuner, som deltager i eller har haft mulighed at deltage i et telemedicinsk samarbejde omkring sår. Kommunernes forskellige organisering af sårbehandling vil afspejles i statistikkerne, men i den nationale udbredelse for telemedicinsk sårvurdering kan det monitoreres, hvor mange patienter som behandles tværsektorielt. Danmarkskort per september 2013 afspejler variation i udbredelse og anvendelse: Registrering og monitorering Den eksisterende diagnoseregistrering i den fælles sårjournal foregår med stor variation og bredde i brugen af diagnosekoder. Diagnoserne er ofte ikke sårspecifikke, og det er en udfordring, at de kommunale sårsygeplejersker ikke har mulighed for at anføre en foreløbig fritekstbaseret arbejdsdiagnose. Den store spændvidde i diagnosekoder vanskeliggør anvendelige statistikker for både klinikere og udbredelsesmonitorering. Integration og dokumentations flow Den webbaserede sårjournal fungerer som en stand-alone løsning, og det kliniske personale sørger for, at relevante data optræder i både sårjournal og i de fagsystemer, som anvendes i den daglige kliniske dokumentation (henholdsvis EPJ og EOJ). I praksis anvendes dobbeltregistrering på stamdata. Kopiering af kliniske notater og/eller elektronisk udveksling af data mellem sårjournal og fagsystemer sker via den simple MedCom standard korrespondancemeddelelse. Endvidere anvendes MedCom-meddelelserne henvisning og epikrise i kommunikation med praktiserende læger. Sekventielle trin i registrering af sårdata Sekvensdiagram: Kommunikationen omkring sårbehandling via MedCom-meddelelser: 3
2.2 Formålet med projektets løsning Projektets overordnede formål er både effektivisering og kvalitetsløft ved at: udbrede telemedicinsk sårvurdering i alle kommuner og regioner relevante sygehusafdelinger og kommunale sårsygeplejersker anvender telemedicinsk sårvurdering på venøse sår og diabetiske fodsår frigøre tid i kommuner og regioner effektivisere behandling og forbedre kvaliteten af behandling og pleje af sår 2.3 Projektets bidrag til strategiske mål National udbredelse af telemedicinsk sårvurdering er et 3 års projekt og initiativ nr. 3 i den nationale handlingsplan for udbredelse af telemedicin. Projektet indgår i initiativ 1.1. i Den nationale strategi for digitalisering af sundhedsvæsnet 2013-2017 som realisering af den nationale handlingsplan for udbredelse af telemedicin. 2.4 Den fremtidige situation efter indførelse af løsningen Relevante sygehusafdelinger i alle 5 regioner og minimum 80 kommuner anvender telemedicinsk sårvurdering i samarbejdet omkring venøse sår og diabetiske fodsår. Klinikernes daglige brug af sårjournal kan gennemføres i en sammenhængende arbejdsproces via knapløsning og brug af webservices. De kliniske brugere kan definere og evt. anbefale udvikling af en standard for sårdata. Samtidig har klinikerne beslutningsgrundlag for om yderligere integration mellem sårjournal og fagsystemer er relevant. 4
Adgang til sårjournal via knapløsning: 1. Slutbrugeren klikker på en sårjournal knap. 2. Fagsystemets server laver en forespørgsel til sårjournalen 3. Sårjournalen returnerer et link 4. Fagsystemets server sender linket tilbage til slutbrugerens maskine 5. Slutbrugerens maskine åbner en browser med linket 6. Sårjournalen vises Beskrevet i Den Gode Sårjournal Service, MedCom september 2013 DGSS 5 2.5 Situationen hvis projektet ikke gennemføres (business as usual) Hvis eksisterende praksis fortsætter, vil der fortsat være stor variation i både anvendelsesniveauet og udbredelse af telemedicinsk sårvurdering. Der vil ikke ske samme tætte faglige sparring, koordinering af opgaver og vidensudveksling. Således vil samme fælles kompetenceniveau ikke udvikles. Endvidere vil patienten fortsat have en rolle som informationsbærer og koordinator for det kliniske personale. Der vil ikke være samme overblik over anvendelsesniveau og tværsektoriel udbredelse, da statistikmodulet i den fælles sårjournal ikke udvikles til national monitorering. Stor mangel vil være en manglende sammenkobling og tiltag til integration mellem sårjournalen og de kliniske fagsystemer, da den webbaserede sårjournal er en stand-alone løsning. Det kliniske personale vil fortsat skulle dobbeltregistrere stamdata samt anvende 2 login-adgange og undvære nationalt aftalte tilretninger i sårjournalen. 2.6 Alternative løsningsscenarier Der arbejdes ikke med fuld integration på datafelt-niveau, da der - parallelt med national udbredelse af telemedicinske sårvurdering er andre nationale tiltag og projekter, som indenfor de kommende år kan bidrage med standarder eller fælles teknologier, som kan understøtte fuld integration eller opfylde databehovet via shared IT-løsninger. Der kan også være relevante løsninger på vej på regionalt niveau. Følgende tiltag/projekter/metoder har været relevante: 1. Om der sker en fastlæggelse og dokumentation på relevante standarder ved opfølgning på Referencearkitektur for deling af dokumenter og billeder, NSI, juni 2012. 2. I det nationale KIH-projekt arbejdes der på dokumentation og test af HL7-standard CDA-2 Personal Health Monitorering Report (PHMR), som er anbefalet i Referencearkitektur for opsamling af helbredsdata hos borgeren, NSI, juni 2013. 3. Der findes eksisterende knapløsninger til kald fra fagsystem til ekstern IT-løsning, men disse er af ældre dato og udviklet projektspecifikt. Der foretages derfor en opdatering af knapløsningen således, at denne er baseret på Den Gode Webservice. 4. I princippet kan kommunikation mellem fagsystemerne og sårjournalen udbygges ved anvendelse af Med- Coms meddelelsesstandarder som f.eks. standard for henvisning (XREF01) og epikrise (XDIS01), men der er bedre fremtidssikring ved at anvende webservices og standarden Den Gode WebService 5
3 Afgrænsning Borgeren/patienten kan allerede i dag få adgang til sårjournalen og læse data på egne sår og evt. uploade billeder. I det nationale projekt for udbredelse af telemedicinsk sårvurdering er der ikke fokus på patientens anvendelse af sårjournalen og telemedicin, men nogle sygehusafdelinger involverer aktivt patienten i brugen af sårjournalen. I forbindelse med udarbejdelsen af den nationale business case for udbredelse af telemedicinsk sårvurdering er der afgrænsning til venøse sår og diabetiske fodsår. For begge typer gælder, at de heler langsomt, er meget behandlings- og plejekrævende, at der er iboende risiko for at udvikle alvorlige komplikationer og at der ofte er et tværsektorielt samarbejde. Andre typer sår er fravalgt. I projektet er der fokus på øget styrkelse af kompetencer ved at anvende en fælles telemedicinsk teknologi den fælles sårjournal og ved at anvende telemedicinsk sårvurdering i den tværsektorielle kommunikation. Der etableres regionale kurser for et begrænset antal nøglepersoner for at understøtte ovenstående. Den nationale klinikergruppe anbefaler, at sygeplejersker, som varetager sårbehandling skal være uddannede sårsygeplejersker, men det ligger ikke inden for projektets rammer at uddanne sårsygeplejersker. Projektet fokuserer på at understøtte samarbejde mellem de specialiserede sygehusafdelinger og sårcentre, som varetager sårbehandling i samarbejde med kommunale sårsygeplejersker. Sårbehandling foregår også på andre sygehusafdelinger, som har en patient i behandling, hvor patienten samtidigt har et sår, men det er af ressourcemæssige årsager ikke muligt at tilbyde alle disse personaler det regionale sårkompetencekursus. Flere regioner ønsker, at personale på f.eks. skadestue og akutte modtageafdelinger, som møder en patient med et aktivt forløb i sårjournalen, kan få læseadgang til sårjournalen. 4 Faser MedCom har ansvaret for gennemførsel af projektet og arbejder i overensstemmelse med den nationale business case med 5 projektfaser. Denne PID har udelukkende fokus på fase 3. Overordnet faseplan 1-5: Nr. Fase Startdato Slutdato Varighed i mdr. 1-2 Projektforberedelse, kortlægning, 1. september 2012. 31. august 2013 12 måneder planlægning, udbud, orga- nisering, samarbejdsaftaler, opstart og kick-off 3 Standardisering, systemudvikling, implementering, kommunal og regional udbredelse 1. september 2013 31. juli 2014 11 måneder 4 Udbredelse, tilretning, planlægning af overgang til drift 1. august 2014 28. februar 2015 7 måneder 5 Afsluttende tilretning, evaluering, overgang til 1. marts 2015 31. august 2015 5 måneder drift Specificeret faseplan for projektperioden 1. september 2013 31. juli 2014 (fase 3): Nr. Fase Startdato Slutdato Varighed i mdr. 1 Standardisering og systemudvikling (Startet op 1. maj 2013) 1. april 2014 7-11 måneder - DGWS/DGSS og cpr. opslag 2 Systemudvikling, monitorering (Startet op 1. maj 2013) 1. april 2014 7-11 måneder og statistikker 3 Løbende organisering og udbredelse (Startet op 1. september 2012) 31. juli 2014 22 måneder 4 Systemudvikling, øvrige tilretninger og forbedringer (Startet op 1. maj 2013) 31. juli 2014 11 15 måneder 5 Implementering af anbefalet 1. januar 2014 1. juni 2014 5 måneder 6
diagnoseliste og afklaret dokumentationspraksis. Organisering af henvisnings flow og visitation. 6 Fortsat kommunal og regional udbredelse 7 Planlægning af projektevaluering Startet op 1. september 2012 31. juli 2014 22 måneder 1. december 2013 31. juli 2014 7 måneder 4.1 Faseplaner Projektplan fase 1: Standardisering og systemudvikling - DGWS/DGSS og cpr. opslag 1. maj 2013 til 1. april 2014 Overordnet mål Udvikling, test og udbredelse af cpr.-opslag i den fælles sårjournal. Løsningen er udviklet via service på NSP og standard nr. 268. Det gode CPR.-opslag er anvendt. Der etableres webservice-kald fra EPJ- og EOJ-systemerne til den fælles sårjournal ved at anvende standarderne Den Gode Sårjournal Service og Den gode WebService således, at der kan anvendes single sign-on. Sikkerhedsniveau i DGSS aftalt og fremtidssikret. Milepæle Test og certificering af cpr.-opslag gennemført og tilgængelig i driftsmiljø december 2013 Dokumentation af DGSS/DGWS godkendt af leverandører december 2013 Koordineret tidsplan aftalt december 2013 Test og certificering af leverandør af fælles sårjournal januar 2014 Test og certificering af leverandør af EPJ- og EOJleverandørerne februar 2014 Succeskriterier Cpr.-service fungerer i daglig drift Cpr.-opslag fungerervia kald fra EPJ og EOJ systemerne IT-leverandørerne i projektet har implementeret webservices DGSS og DGWS, og services er tilgængelige for alle regioner og kommuner Leverancer Dokumentation på standarder Testprotokoller Test via brug af testpatienter i driftsservicen Certificering Koordinerede tidsplaner for udvikling og test Projektplan fase [2]: Systemudvikling monitorering og statistikker 1. maj 2013 til 1. april 2014 Overordnet mål At der i den fælles sårjournal kan udtrækkes statistik og monitoreringsdata, som viser udbredelse blandt regioner og kommuner, samt udvikling i registreringspraksis af kliniske data. Forbedre diagnoseregistrering på sår Milepæle Anbefalet diagnoseliste udarbejdet december 2013 og implementeret i den fælles sårjournal d. 1. januar 2014 Aftale med klinikergruppe, projektledergruppe og udviklingsgruppe om ibrugtagning af anbefalet di- 7
Identificere hvor mange patienter med hvilke typer af sår, som er i tværsektoriel behandling og i hvor lang tid Afklare om der er behov for supplerende udtræk fra andre databaser/systemer som f.eks. EOJ, EPJ, LPR agnoseliste januar 2014 Nødvendige statistikudtræk identificeret og aftalt februar 2104 Succeskriterier Udbredelses- og anvendelsesstatistikker på landsplan, samt på regionalt og kommunalt plan Statistikker viser ophelingstid per sår og på aggregeret niveau Klinisk registreringspraksis er forbedret ved mere specifik diagnoseregistrering på sår Leverancer Krav og ønsker til udbredelses-, anvendelsesstatistikker Krav og ønsker til kliniske kvalitetsparametre Informationsplan for implementering af anbefalet diagnoseliste blandt klinisk personale Antal patienter med henholdsvis diabetiske fodsår og venøse sår kan identificeres Antallet af diabetiske fodsår og venøse sår kan identificeres Projektplan fase [3]: Løbende organisering og udbredelse 1. september 2012 til 31. juli 2014 Overordnet mål Samtlige regioner og 80 % af kommuner anvender telemedicinsk sårvurdering i forbindelse med behandling af diabetiske fodsår og venøse sår ved projektets afslutning august 2015 At eksisterende initiativer og projekter med anvendelse af telemedicinsk sårvurdering kan fungere i samspil med det nationale projekt og drage fordel af det nationale projekt Milepæle Undervisningsforløb for alle relevante brugere af Den Telemedicinske Sårjournal samt undervisning mhp. kompetenceøgning ift. sårbehandling, herunder brugen af telemedicinsk sårvurdering, er planlagt. Opfyldelse af milepælen indebærer at <ca. 40 %> af regionens kommuner har gennemført forløb med kompetenceløft på sårområdet og påbegyndt telemedicinsk sårvurdering med inkludering af hver mindst 5 patienter. Opfyldelse af milepælen indebærer at <ca. 80 %> af regionens kommuner har gennemført forløb med kompetenceløft på sårområdet og påbegyndt telemedicinsk sårvurdering med inkludering af hver mindst 5 patienter. Telemedicinsk sårvurdering overdrages til drift, idet der - som en del af projektet - skal indgås aftale om en national driftsløsning. 8
Succeskriterier Leverancer Undervisning planlagt Drift igangsat i <ca. 40%> af regionens kommuner Drift igangsat i <ca. 80%> af regionens kommuner Overgang til drift Samarbejdsaftaler med regionerne Adgang til fælles sårjournal for alle relevante medarbejdere Tilbud om adgang til e-learningskurser Projektplan fase [4]: Systemudvikling øvrige tilretninger og forbedringer 1. maj 2013 til 31. juli 2014 Overordnet mål At understøtte øvrige tilretninger og forbedringer i den fælles sårjournal, som er relevante inden for rammerne af det nationale projekt, da bedre funktionalitet og forbedringer i brugergrænseflade (BGF) øger motivationen til at anvende den fælles sårjournal og forbedrer datakvaliteten. Succeskriterier At de valgte tilretninger og forbedringer er i overensstemmelse med øvrige udviklingstiltag i det nationale projekt At de valgte tilretninger og forbedringer er udviklet i overensstemmelse med brugernes ønsker og behov Milepæle Fastlæggelse af tilretninger og udvikling februar 2014 Test og godkendelse af tilretninger og udvikling efter aftale med leverandør Leverancer Aftalt tilretning og yderligere udvikling for de kommende 7 måneder Fastsat tidsplan for tilretning og yderligere udvikling Test og godkendelse af tilretninger og udvikling i samarbejde med relevante projektgrupper Projektplan fase [5]: Implementering anbefalet diagnoseliste og afklaret dokumentationspraksis. Organisering af henvisnings flow og visitation 1. januar 2014 til 1. juni 2014 Overordnet mål For at kunne anvende data i den fælles sårjournal på tværs af sektorer og foretage udtræk på kliniske kvalitetsparametre, skal dataregistrering foretages med et vist minimumskrav om fælles registreringspraksis. Det skal sikres, at de kommunale sårsygeplejersker rettidigt kan få lægefaglig vejledning og hjælp Det skal tilstræbes, at der er en hurtig og overskuelig henvisningspraksis for komplekse sår Succeskriterier At MedComs projektgrupper, men specifikt Klinikergruppen, har godkendt og understøtter udbredelse af anbefalet diagnoseliste. Hver region og hver kommune har forholdt sig til, hvorle- Milepæle Anbefalet diagnoseliste udarbejdet december 2013 og implementeret i den fælles sårjournal d. 1. januar 2014 MedComs projektgrupper godkendt anbefalet dokumentationspraksis Hver part har godkendt de regionalt udarbejdede retningslinjer for henvisning og lægefagligbistand Leverancer Aftale med klinikergruppe, projektledergruppe og udviklingsgruppe om ibrugtagning af anbefalet diagnoseliste januar 2014 Informationsplan for implementering af anbefalet 9
des der skal dokumenteres omkring sårbehandling, forstået således, at hver part skal have besluttet, hvordan og hvornår dokumentation på sårbehandling skal foretages i henholdsvis den fælles sårjournal og EPJ/EOJ. Sårsygeplejersker i hver enkel kommune kender det aftalte henvisningsflow og ved, hvordan de kan få lægefaglig bistand ved kritiske og komplekse sår inden for aftalte tidsrammer. Der skal være aftalt tidsrammer for, hvor hurtigt henvisning på komplekse og kritiske sår skal lægevisiteres. Det skal samtidig være aftalt, hvorledes det sikres at de aftalte tidsrammer overholdes. diagnoseliste blandt klinisk personale Anbefaling omkring dokumentation af sårbehandling udarbejdet Hver enkel region og samarbejdskommuner skal aftale tidsrammer for henvisning på komplekse og kritiske sår. Hver enkel region og samarbejdskommuner skal aftale, hvorledes sårsygeplejersker sikres lægefagligbistand inden for acceptable tidsrammer. Anbefalet henvisningsflow udarbejdet Projektplan fase [6]: Fortsat kommunal og regional udbredelse 1. september 2013 til 31. juli 2014 Overordnet mål Hver region og samarbejdskommuner samarbejder lokalt med implementering af telemedicinsk sårvurdering. Sammenkobling mellem eksisterende samarbejde omkring sår, eksisterende brug af sårjournalen, eksisterende telesårsprojekter og det nationale projekt skal gennemføres ved regional fastlæggelse af tidsrammer og koordinering. For at få effekt at de værktøjer og muligheder, som findes i nationale projekt og for at undgå parallelspor inden for samme projektområder, bør lokal opstart og implementeringsforberedelser være gennemført 1. august 2014. Det er ikke realistisk eller relevant at anvende tværsektoriel telemedicinsk sårvurdering på samtlige sygehusafdelinger, men sygehusafdelinger, som er nøgleafdelinger inden for sårbehandling, bør være involveret i det nationale projekt. Alle relevante sygehusafdelinger bør derfor være identificeret og inviteret til deltagelse og opgavefordeling mellem nøgleafdelinger være aftalt. Milepæle Milepæl 1-3 i samarbejdskontrakt opfyldt af hver enkel region (omfatter lokal projekt- og kursusplanlægning) og godkendt af MedCom Per 31. juli 2014 har 40 % af regionens kommuner gennemført forløb med kompetenceløft på sårområdet og påbegyndt telemedicinsk sårvurdering med inkludering af hver mindst 5 patienter. Per 31. juli 2014 har hver enkel region og samarbejdskommuner aftalt workflow for henvisning for sår og anvendelse af telemedicinsk sårvurdering. Hver kommune har foretaget review af organisering og behandlingsprincipper inden for sårbehandling samt integreret tværsektoriel telemedicinsk sårvurdering i daglige arbejde. Hver kommune har kendskab til tilbud om adgang til e- learningskurser med indbygget option til lokaltilpasning, som kan anvendes som internt redskab i projektperioden. E-learningskurserne er gratis, hvis de anvendes uden monitorering af læringsaktivitet. Succeskriterier Hver region tilbyder regionalt sårkursus Leverancer Samarbejdsaftale med hver enkel region 10
Region og samarbejdskommuner har aftalt organisering af kurser både i forhold til fælles sårjournal og sårbehandling Hver kommune har planlagt deltagelse i kurser og efterfølgende intern opfølgning i egen kommune Hver region og samarbejdskommuner har aftalt workflow samt dokumentationspraksis ved anvendelsen af telemedicinsk sårvurdering, herunder henvisningsflow og sikring af lægefaglig bistand til kommunale sårsygeplejersker Frigivelse af økonomiske ressourcer til regionale kurser og lokal projektkoordinering i henhold til samarbejdsaftale Anbefalinger fra Klinikergruppen omkring: - Sårkompetencer - Sårkurser i tværsektoriel telemedicinsk sårvurdering - Brugerprofiler i fælles sårjournal - Henvisningsflow - Sikring af rettidig lægefaglig bistand for kommunale sårsygeplejersker Statistikker for udbredelse Kvartalsvis monitorering af udbredelse i henhold til samarbejdsaftale Ajourføring af MedComs hjemmeside omkring projektet Information til hver enkelt kommune omkring e-learningoption med simpel adgang for alle medarbejder. Rummer ikke ledelsesinformation om læringsaktivitet blandt medarbejderne Projektplan fase [7]: Planlægning af projekt evaluering 1. december 2013 til 31. juli 2014 Overordnet mål Udarbejdet oplæg til og iværksættelse af evaluering af projekt for udbredelse af telemedicinsk sårvurdering. Evaluering gennemføres i henhold til Evalueringskoncept fra Fonden for velfærdsteknologi 9. For at sikre at relevante telemedicinske emner i projektet behandles i evalueringen, tages der ligeledes udgangspunkt i EU-model for evaluering af telemedicinske projekter: MASTmodellen 10. Baseline-validering i forhold til national business case gennemføres for at validere udvalgte parametre, som er anvendt i den nationale business case således, at parterne bag projektet efter behov har mulighed for at revurdere gevinstpotentialet i den nationale business case. Gennemførsel af 2. runde af baseline-målinger i samarbejde med de 10 kommuner, som MedCom har indgået aftale om at gennemføre baseline-målinger med x 3 (henholdsvis år 2013, år 2014 og år 2015). Samtidig skal det kortlægges, om der kan suppleres med data fra den fælles sårjournal. Succeskriterier Milepæle Oplæg for udbud af evalueringsopgaven på styregruppemøde d. 13. december 2013 Leverandør af evaluering valgt Per 31. juli 2014 er der iværksat indledende evalueringstiltag Per 1. januar 2014 er resultat af baseline-validering rapporteret og afleveret til projektets styregruppe. Per. 1. maj 2014 have afsluttet 2. runde af baselinemålinger hos de 10 samarbejdskommuner med dataudtræk fra den fælles sårjournal. Leverancer 11
At der er gennemført udbud på evalueringsopgaven, leverandør valgt og selve evalueringsopgaven indledt. At der er gennemført baselinevalidering. Eventuelle nye resultater for de udvalgte parametre rapporteres til projektets styregruppe, som repræsenterer parterne bag projektet. Dataudtræk fra den fælles sårjournal, som bidrager til belysning af de udvalgte baselineparametre, er identificeret og skabelon for udtræk etableret. Oplæg på udbud af evalueringsopgaven Udbud af evalueringsopgaven Tids- og arbejdsplan for evaluering aftalt med leverandør af evalueringen. Gennemførsel af baseline-målinger i samarbejde med eksterne konsulentfirmaer Afrapportering af baseline-målinger i samarbejde med eksternt konsulentfirma, som samtidig har bistået med udarbejdelse af den nationale business case Aftale med de 10 baseline kommuner og ekstern konsulentfirma om 2. runde for baseline-målinger. Afrapportering på 2. runde af baseline-målinger 5 Budget Særskilt finansieret projekt. I projektet er der bevilliget 30 mio. kr. fra Fonden for Velfærdsteknologi. Udbetalinger fra fonden sker ved kvartalsvis budgetrapportering til chefkonsulent Susanne Duus, Kontor for Digital Velfærd, Digitaliseringsstyrelsen. Indtil sommeren 2013 har der været begrænsede udgifter. Udbetalinger er startet sommeren 2013. Projektet startede 1. september 2012 og afsluttes 31. august 2015, derfor kun budget for denne periode. Nedenstående budgetoversigter er gengivet i skabelonerne for Fonden for Velfærdsteknologi. Der er henholdsvis budgettet for hele projektperioden og kopi af anmodning om udbetaling for 3. udbetaling, da denne viser forbrug indtil nu: Samlet budget fra 1. september 31. august 2015: Samlet budget ved projektstart 2012 2013 2014 2015 2016 Total Direkte udgifter Løn til eget personale 230.000 805.000 700.000 500.000 2.235.000 Teknologi 3.536.000 5.636.000 4.286.000 13.458.000 Andre varer og materialer 0 0 0 0 Tjenesteydelser (fx konsulenter) 800.000 500.000 900.000 2.200.000 Kursusaktiviteter 3.900.000 1.400.000 500.000 5.800.000 Rejser, befordring og kørsel 4.000 36.000 36.000 24.000 100.000 Revision 50.000 50.000 Andet 4.150.000 750.000 1.207.000 6.107.000 Direkte udgifter i alt 234.000 13.227.000 9.022.000 7.467.000 0 29.950.000 Indirekte udgifter Fællesudgifter (max 20 pct. af de direkte løn udgifter) 2.000 18.000 18.000 12.000 50.000 Udgifter i alt 236.000 13.245.000 9.040.000 7.479.000 0 30.000.000 Indtægter Evt. tilskud fra andre tilskudsgivere 0 Evt. indtægter i projektet 0 Egenfinansiering, direkte tilskud 0 Egenfinansiering, indirekte tilskud (Af fællesudgifter) 0 Indtægter i alt 0 0 0 0 0 0 Udgifter - indtægter (= ansøgt tilskud fra ABT-fonden) 236.000 13.245.000 9.040.000 7.479.000 0 30.000.000 Kopi af samlede udgifter per 30. september 2013 afbilledet som status i kommende 3. udbetalingsanmodning til Fonden for Velfærdsteknologi: 12
Evt SE el. P-nummer til udbetaling: XX Angiv om der fremsendes e-faktura: ja/nej Udbetalingsanmodning Udbetalt til dato Afholdte udgifter i afrapporteringsp eriode Evt tekst vedr. udbetaling: Egenfinansiering i afrapporteringsperiode Anmodning om udbetaling fra ABTfonden Direkte udgifter Løn til eget personale 919.707 0 0 0 Teknologi 1.524.332 0 0 0 Andre varer og materialer 0 0 0 0 Tjenesteydelser (fx konsulenter) 280.389 0 0 0 Kursusaktiviteter 1.185.000 0 0 0 Rejser, befordring og kørsel 12.815 0 0 0 Revision 0 0 0 0 Andet 544.922 0 0 0 Direkte udgifter i alt 4.467.165 0 0 0 Indirekte udgifter Fællesudgifter (max 20 pct. af de direkte løn udgifter) 7.294 0 0 0 Udgifter i alt 4.474.459 0 0 0 Indtægter Evt. tilskud fra andre tilskudsgivere 0 0 0 Evt. indtægter i projektet 0 0 0 Egenfinansiering, direkte tilskud 0 0 Egenfinansiering, indirekte tilskud (Af fællesudgifter) 0 0 Indtægter i alt 0 0 0 0 Udgifter - indtægter (= tilskudsbrettigede projektomkostninger) 4.474.459 0 0 0 6 Gevinster 6.1 Business-case Digitaliseringsstyrelsen, National Sundheds-it og MedCom har i juni 2012 udarbejdet en national ramme og business case for national udbredelse af telemedicinsk sårvurdering 2. Metoden for udarbejdelse af business casen har på forhånd været forelagt Danske Regioner og Kommunernes Landsforening til godkendelse fra den nedsatte følgegruppe for bl.a. initiativet vedr. telemedicinsk sårbehandling. Da der i forbindelse med udarbejdelse af business casen var yderst begrænsede faktuelle data på henholdsvis antal diabetiske fodsår og venøse sår, antal hjemmesygeplejerske besøg, tidsforbrug på forbindingsskift og transporttider, besluttede parterne bag projektet at foretage en baseline-validering på udvalgte parametre i business casen og evt. at revurdere business casen i løbet af projektperioden. Business casen er dynamisk og parterne bag projektet har derfor mulighed for at genforhandle gevinstpotentialet for projektet på baggrund af baseline-valideringen. Rapportering fra baseline-validering afsluttes i december 2013. Projektet forventes at have gevinster indenfor flere områder: - Økonomisk gevinst idet der er en besparelse ved, at det enkelte sår har kortere helingstid og dermed færre besøg (primært i hjemmesygeplejen), mindre transporttid og færre udgifter til materialer ved sårskift - Organisatoriske gevinster via fælles kurser og øget samarbejde og koordinering. Vved at anvende telemedicinsk sårvurdering sker der en samlet organiserings- og kompetenceudvikling - Kvalitetsgevinster via forbedring af kliniske data i den fælles sårjournal i kombination med forbedring af statistik og monitoreringsdata - Link til national business case: http://www.digst.dk/digital-velfaerd/telemedicinsk-handlingsplan/initiativer-i-handlingsplanen/telemedicinsk-saarvurdering.aspx 6.2 Kvalitetsløftsgevinster Gevinsterne i initiativet forventes at være: 13
5. Kortere helingstid 6. Øgede kompetencer hos den kommunale sygeplejerske gennem det mere direkte samarbejde med regionale sårsygeplejersker og læger 7. Mindre tidsforbrug hos lægen på hospitalerne, der foretager korte telemedicinske konsultationer og i udgangspunktet kun ser patienter med de mest komplicerede sår i ambulatoriet 8. Øget patienttilfredshed 9. Mindre transport af skrøbelige patienter, herunder også besparelser på patienttransport 7 Teknisk løsning I projektet arbejdes der på at forenkle og understøtte de kliniske brugeres anvendelse af den webbaserede sårjournal Plejenet i samspil med deres daglige kliniske dokumentationsredskab EPJ/EOJ. Der skal være nem og enkel brugeradgang til den centrale database. Desuden etableres cpr.-opslag ved oprettelse af nye patient/borger. Endvidere skal dobbeltregistrering undgås ved hjælp af mere eller mindre avancerede teknologier. Valg af teknologi er under afklaring. Udviklingsgruppe i projektet anbefaler, at der foretages en forholdsvis enkel opdeling af, hvilken type data, som skal registreres i den fælles sårjourna, og hvilken type data, som skal registreres i de daglige dokumentationssystemer såsom EPJ og EOJ. Alle specifikke sårdata kan registreres i den fælles sårjournal i de eksisterende strukturerede felter og tekstfelter, herunder diagnoseregistreringen på selve såret. Journalnotater fra sygehus og kommunal sygeplejefaglig dokumentation foretages henholdsvis i EPJ og EOJ. Hvis relevant kan disse tekstnotater sendes digitalt til sårjournalen via MedCom-standarden korrespondancemeddelelsen. Efter at have opnået erfaringer med webservicekald og cpr.-service i daglig brug, kan der tages stilling til, om tekstnotater fra EOJ og EPJ skal udveksles ved øgning af antal felter/tags i DGWS/DGSS. Endvidere kan der tages stilling til, om de mere strukturerede sårdata ligeledes skal udveksles. Aktuelt arbejder MedCom med nedenstående plan for den tekniske løsning. Planen besluttes endeligt af projektets styregruppe. Forud for styregruppeindstilling koordineres løsningsforslag med MedComs projektgrupper og National Sundheds-IT (NSI). Oplæg til teknisk løsning Udgangspunktet er at finde en løsningsmodel, som tager hensyn til både økonomiske muligheder og valg af teknologier, som både kan bringes i anvendelse inden for de kommende 1½ år og fungere i samspil med øvrige NSI tiltag. Den Gode Webservice og Den Gode Sårjournal Service Samtlige regioner og kommuner er i gang med at implementere fælles medicin kort (FMK), hvor standard nr. 21 Den Gode WebService i Katalog over it-standarder på sundhedsområdet 6 anvendes. I projekt for national udbredelse af telemedicinsk sårvurdering er der behov for at lave webservicekald mellem sårdatabasen og fagsystemerne EPJ og EOJ. Disse services er beskrevet i Den Gode Sårjournal Service (DGSS) 5. Ved at anvende standard nr. 21 Den Gode WebService (DGWS) 7 kan der udvikles en webservice, som harmonerer med de standarder, som anvendes i FMK. Samtidig kan der for fagsystemleverandørs vedkommende opereres med leverandørvalg af sikkerhedsniveau 2 eller 4. Den enkelte leverandør får i forbindelse med FMK-udrulning implementeret sikkerhedsniveau 4. Ved projektets afslutning kan det besluttes om DGSS skal udbygges med tags som kan rumme sundhedsfaglige data. EPJ-leverandørerne har implementeret DGWS, og EOJ-leverandørerne er i gang med implementering. En enkel EPJ-leverandør har knyttet DGWS til medicinmodul og dermed begrænset udbredelsen. CPR service CPR.-opslag etableres via anvendelse af services på Den nationale serviceplatform (NSP) 8 samt anvendelse af standard nr. 268 Det gode CPR-opslag i Katalog over it-standarder på sundhedsområdet 6. 14
Overvejelse PHMR standarden HL7-standarden CDA-2 Personal Health Monitoring Report (PHMR), som anbefales i Referencearkitektur for opsamling af helbredsdata hos borgeren 8, kan eventuelt blive relevant undervejs i projektet, men aktuelt udveksles der ikke data fra måleudstyr i projektet. Deling af notater i EPJ eller EOJ Som tidligere beskrevet vil sygehusjournalnotater og kommunale sygeplejefaglige optegnelser fortsat ske i EOJ og EPJ. Hvis der er behov for at dele disse notater, kan disse notater sendes via korrespondancemeddelelsen. Undervejs afklares om tekstnotater skal udveksles via DGWS/DGSS. Alle EPJ- og EOJ-systemer har implementeret korrespondancemeddelelsen, og den fælles sårjournal kan modtage korrespondancemeddelelsen. Indtil ny behandling i Med- Coms projektgrupper vil standard nr. 229/403 Den gode XML korrespondance/ korrespondancebrev blive anbefalet fortsat anvendt i projektet. Nedenstående viser sammenhæng mellem anbefalede standarder og anvendte standarder 15
8 Overdragelse til drift 8.1 Overdragelse af leverancer fra projekt til drift Den fælles sårjournal I forbindelse med projektafslutning skal parterne bag projektet beslutte, om den eksisterende kontrakt på den fælles sårjournal skal forlænges eller i udbud, eller om der skal ske nye initiativer i forhold tilden fælles sårjournal. Den første behandling af overgang til drift foretages december 2013. Hvis der er behov for længere planlægningstid f.eks. i forhold til øvrige nationale projekter, kan man vælge at forlænge eksisterende kontrakt. Muligheder kan listes på følgende måde: - Fælles udbud på eksisterende løsning - Fælles udbud med nye krav/ønsker/behov for den centrale løsning i forhold til øvrige nationale projekter - Omplacering for funktionaliteter ny situation?! - Lokal tilgang En fælles driftsfinansiering for regioner og kommuner kan forventes, herunder support og aftaler omkring fremtidig udvikling og tilretninger af den fælles sårjournal. MedCom kan evt. få opgaver, hvis der skal implementeres standardiserede datasæt for sår, hvis der skal foretages en opgradering til nye nationale standarder, eller hvis standarder fra referencearkitektur for opsamling af helbredsdata hos borgeren skal implementeres i den fælles sårjournal og øvrige fagsystemer. MedCom kan også påtage sig koordinering og udvikling af den fælles sårjournal på vegne af regioner og kommuner. E-learningskurser I projektperioden er der indgået kontrakt med udbyder af e-learningskurser, som stilles til rådighed med simpel adgang for regioner og kommuner i projektperioden. Kurserne fungerer i samspil med den regionale indsats og den interne kommunale indsats for at skabe fælles behandlingsprincipper, fælles viden og optimering af kompetenceniveauet hos de sårsygeplejersker, som varetager sårbehandling og for at optimere samarbejdet mellem sårsygeplejersker og det øvrige plejepersonale. Kontrakten udløber ved projektets afslutning og skal ikke forlænges på nationalt niveau. 8.2 Driftsansvarlige Rolle Navn og titel Enhed Systemejer (forretning) Lars Hulbæk MedCom Platformsejer (teknisk drift) Direktør Kristoffer Karlsen Dansk Telemedicin [Tilføj yderligere roller efter behov.] 9 Organisering 9.1 Projektorganisation Projektet er etableret med traditionel MedCom projektorganisering, hvor der bygges en samarbejdsorganisation og netværk op således, at der er forum til både informationsudveksling, projektstatus, koordinering, ERFA-udveksling og løsning af udfordringer og problemer. 16
9.2 Styregruppe Regeringen, KL og Danske Regioner har derfor formuleret den nationale telemedicinske handlingsplan, det nationale projekt for telemedicinsk sårvurdering er etableret i regi af Digitaliseringsstyrelsen, mens Fonden for Velfærdsteknologi finansierer projektet. Der er samtidig en regional og kommunal medfinansiering. Projektet har sin egen styregruppe, og MedCom varetager projektledelsen. Rolle Navn og titel Enhed Styregruppeformand / projektejer Nanna Skovgaard Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse Styregruppemedlem Susanne Duus Digitaliseringsstyrelsen Styregruppemedlem Lene Vistisen National Sundheds-IT Brugerrepræsentant (gevinstejer) Christian Harsløf Kommunernes Landsforening Brugerrepræsentant (gevinstejer) Tommy Kjelsgaard Danske Regioner Brugerrepræsentant (gevinstejer) Tove Lehrmann For kommuner i/og Region Syddanmark Brugerrepræsentant (gevinstejer) Michael Bjørn Kraft For kommuner i/og Region Sjælland Brugerrepræsentant (gevinstejer) Karen von Pålmann For kommuner i/og Region Nordjylland Brugerrepræsentant (gevinstejer) Britta Ravn For kommuner i/og Region Midtjylland Brugerrepræsentant (gevinstejer) Judith Lørup Rindum For kommuner i/og Region Hovedstaden Projektledelse Lars Hulbæk MedCom Projektledelse Dorthe Skou Lassen MedCom 17
9.3 Projektgrupper [F.eks teknik, kliniker, projektleder] Projektledergruppe for telemedicinsk sårbehandling Titel Navn Organisation Projektleder Dorthe Skou Lassen MedCom Projektsekretær Iben Søgaard MedCom Konsulent Lisbeth Jørgensen Informatikafdelingen, Odense Universitetshospital Konsulent Rikke Viggers MedCom Ikke anført Tanja Gerner Jusslin Afdelingen for Kommunesamarbejde, Region Syddanmark Specialkonsulent Annette Lyneborg Nielsen Koncern Plan, Udvikling og Kvalitet, Region Hovedstaden Leder af Center for Telemedicin Judith Lørup Rindum Koncern Plan, Udvikling og Kvalitet, Region Hovedstaden Sygeplejefaglig udviklingskonsulent Ingrid Lysholdt Sundhed og omsorgsstaben, Aarhus Kommune Projektleder Grethe Lomholt Nielsen Center for IT, digitalisering og velfærdsteknologi, Frederikshavn Kommune AC-Fuldmægtig Karen von Påhlman Koncern IT - IT Anvendelse og Udvikling, Region Nordjylland It-fagkonsulent VITAE Dorte Medum Sundhed og Socialservice, Horsens Kommune Sundhedskoordinator Inger Stenstrøm Langeland Kommune Sårsygeplejerske Lotte Bang Sandager Haderslev Kommune Projektleder Søren Jakobsen It-projekter, Region Sjælland Sårsygeplejerske Nina Bækmark Ortopædkirurgisk Afdeling, Hillerød Hospital Ikke anført Lea Nørgaard Bek Center for Telemedicin, Region Midtjylland Klinikergruppe for telemedicinsk sårvurdering Titel Navn Organisation Projektleder Dorthe Skou Lassen MedCom Projektsekretær Iben Søgaard MedCom Konsulent Rikke Viggers MedCom Sygeplejerske Isabella Glarborg Hjemmeplejen, Hillerød Kommune Studentermedhjælper Mie Borch Dahl Kristensen MedCom Sårsygeplejerske Nina Bækmark Ortopædkirurgisk Afdeling, Hillerød Hospital Overlæge Poul Erik Jakobsen Endokrinologisk Afdeling, Aalborg Universitetshospital Forløbsansvarlig viceklinikchef Lone Buck Klinik Kirurgi, Sygehus Thy-Mors Sår- og Primærsygeplejerske Dorte Frimer Munk Område Nord, Frederikshavn Kommune Specialeansvarlig sårsygeplejerske Jeanett Brændstrup Center for Den Diabetiske Fod, Aarhus Universitetshospital Sårsygeplejerske Helle Lauritsen Regionshospitalet Silkeborg Lektor, overlæge, dr. Med. Karsten Fogh Dermatologisk Afdeling, Aarhus Uni- 18
versitetshospital Sårsygeplejerske Jane Hampton Lokalcenter Hasle-Åbyhøj, Aarhus Kommune Sygeplejerske Anna Husted Jakobsen Ortopædkirurgisk Ambulatorium, Kolding Sygehus Klinisk lektor, overlæge, ph.d. Knud Yderstræde Medicinsk Endokrinologisk Afdeling M, Odense Universitetshospital Afdelingssygeplejerske Inger Futtrup Sårambulatoriet, Odense Universitetshospital Sygeplejerske Birgit Møller Sygeplejen, Område Syd, Aabenraa Kommune Ikke anført Hanne Marie Schreiner-Østerbye Odense Kommune Sygeplejerske Karina Lai Andersen Center for Sundhed og Omsorg, Slagelse Kommune Sårsygeplejerske Margaret Florence Hunt Sorø Kommune Overlæge Anders Christian Laursen Videncenter for Sårheling, Bispebjerg Hospital Afdelingssygeplejerske Merete Hartun Jensen Videncenter for sårheling, Bispebjerg Hospital Ikke anført Marie-Louise Stensnæs Sygeplejeklinikken Indre By, Københavns Kommune Sygeplejerske Pia Due Hvillum Sygeplejen, Høje-Taastrup Kommune Overlæge Eskild W. Henneberg Dansk Selskab for Sårheling (Karkirurgisk Afdeling, Regionshospitalet Viborg) Ikke anført Lise Hammershøj Jensen Ældre- og Handicapforvaltningen, Aalborg Kommune Teknikgruppe for telemedicinsk sårvurdering Titel Navn Organisation Konsulent Kim Bjørn Hansen CGI Danmark A/S Teknisk chef, civiling. Kristoffer Karlsen Dansk Telemedicin A/S Projektleder Dorthe Skou Lassen MedCom Projektsekretær Iben Søgaard MedCom Projektleder Merete Halkjær Informatikstab, Københavns Kommune Konsulent Rikke Viggers MedCom Konsulent Jacob Glasdam MedCom IT-koordinator Vitaesystemerne Gitte Femerling Ældre & Sundhed - Fællessektionen, Hillerød Kommune Konsulent Ulrik Schønnemann MedWare Integration Architect Ole Vilstrup CSC Scandihealth A/S It-konsulent Helle Rudebeck Kvalitet og Udvikling, Gentofte Kommune Projektleder Bodil Marie Grøn Ældre og handicappede, Fredericia Kommune Seniorkonsulent Henrik Palne KMD Ikke anført Pia Wisbøl IT Sundheds- og Ældreområdet, Herlev Kommune Konsulent Michael Due Madsen MedCom Ikke anført Signe Karstoft Senior- og Sundhedsforvaltningen, Vejle Kommune Ikke anført Peter Breum Ældre- og Handicapforvaltningen, Aalborg Kommune Teknisk produktionsleder Randi Jørgensen Avaleo ApS 19
Ikke anført Nina Granath KMD Care Specialkonsulent Per Fly Hansen It, Medico og Telefoni, Region Hovedstaden Business Analyst, Technical Marius de Jager CSC Scandihealth Writer Civilingeniør, MSc. BME Tue Rask Nielsen Koncern IT, Region Nordjylland It-projektleder Mette Kelter-Wesenberg It Projekt og Digitalisering, Frederikshavn Kommune Thomsen Chefarkitekt Niels Gundtoft Sundheds-it, Region Syddanmark Systemadministrator Hanne Midskov Ældreområdet, Rudersdal Kommune Ikke anført Claus Kjærgaard Andersen Systematic Udviklingsgruppe for telemedicinsk sårvurdering Titel Navn Organisation Teknisk chef, civiling. Kristoffer Karlsen Dansk Telemedicin A/S Projektleder Dorthe Skou Lassen MedCom Konsulent Lisbeth Jørgensen Informatikafdelingen, Odense Universitetshospital Konsulent Rikke Viggers MedCom Sårsygeplejerske Lotte Bang Sandager Haderslev Kommune Studentermedhjælper Mie Borch Dahl Kristensen MedCom Projektleder Søren Jakobsen It-projekter, Region Sjælland Sårsygeplejerske Nina Bækmark Ortopædkirurgisk Afdeling, Hillerød Hospital Specialeansvarlig sårsygeplejersktal Jeanett Brændstrup Center for Den Diabetiske Fod, Aarhus Universitetshospi- Sårsygeplejerske Helle Lauritsen Regionshospitalet Silkeborg Sårsygeplejerske Jane Hampton Lokalcenter Hasle-Åbyhøj, Aarhus Kommune Klinisk lektor, overlæge, ph.d. Knud Yderstræde Medicinsk Endokrinologisk Afdeling M, Odense Universitetshospital Sårsygeplejerske Margaret Florence Sorø Kommune Hunt Overlæge Anders Christian Laursen Videncenter for Sårheling, Bispebjerg Hospital Afdelingssygeplejerske Merete Hartun Jensen Videncenter for Sårheling, Bispebjerg Hospital Ikke anført Jytte Meldgaard Kjeldsen Jammerbugt Kommune Specialeansvarlig overlæge Inge Lunding Kjær Fagområdet for fod- og ankelkirurgi, Aalborg Universitetshospital Sygeplejerske Bente Marie Møller Kirurgisk Ambulatorie, Sygehus Thy-Mors Sårsygeplejerske Else Godsk Vestergaard Sårcentret, Regionshospitalet Viborg, Skive Ikke anført Rolf Jelnes Sårambulatoriet, Sygehus Sønderjylland Overlæge Jan Sørensen Ortopædkirurgisk Afdeling, Nordsjællands Hospital Hillerød 9.4 MedCom projektbemanding Rolle Navn Ressource Kompetencer Projektleder Dorthe Skou Lassen Deltid 18,5 timer/per uge Primær ansvarlig for projektledergruppen klinikergruppe og styregruppe Overordnet projektledelse Koordinering med øvrige centrale aktører Business case validering 20
Projektkonsulent Rikke Viggers Deltid18,5 timer/per uge Studentermedhj. Mie Borch Dahl K. 10 timer/uge Holde oplæg og informationsmøder, lokale møder Ad hoc support og vejledning Primær ansvarlig for leverandørsamarbejde og styring af MedCom opgaver omkring standarder Primær ansvarlig for teknik gruppe og udviklingsgruppen. Primær ansvarlig for budget rapportering og udbetalinger Deltage i lokale møder og informationsmøder Ad hoc support og vejledning Deltager i projektgruppemøderne, varetager udarbejdelse af referater, kortlægningsnotater, scenariebeskrivelser Supporter i produktion af statistikmateriale Samt øvrige ad hoc sekretariats orienterede opgaver. 10 Afhængigheder Den Gode Webservice og Den Gode Sårjournal Service Etablering af webservices mellem den fælles sårjournal og fagsystemerne EPJ og EOJ sker ved at anvende standarden Den gode sårjournal service (DGSS), som er baseret på Den gode webservice (DGWS). Tilgængelighed til den fælles sårjournal i kommunerne via denne service bliver formodentlig mulig i takt med, at den enkelte kommune implementerer DGWS i forbindelse med FMK-implementering. I løbet af december 2013 afklares med IT-leverandørerne, hvor tæt afhængigheden er. Endvidere kan der være en IT-leverandør af regional PAS/EPJ som har begrænset tilgængeligheden til DGWS ved at knytte funktionen til medicinmodulet. Koordinering til initiativer i National Sundheds-IT Aktuelt er der taget udgangspunkt i eksisterende standarder i Katalog over it-standarder på sundhedsområdet. NSI og MedCom har aftale om at koordinere valg af standarder i projekt for udbredelse af telemedicinsk sårvurdering. IT leverandører, samt samspil med regioner og kommuner MedCom har et tæt og styrende samarbejde med leverandøren af den fælles sårjournal, men MedCom er naturligvis afhængig af, at leverandøren overholder aftaler og tidsplaner. MedCom har ligeledes et samarbejde med IT-leverandørerne af EPJ- og EOJ-systemerne, hvor det er afgørende, at de relevante udviklingstiltag prioriteres af leverandørerne. Her spiller samarbejdet med regioner og kommuner afgørende ind, da manglende efterspørgsel i regioner og kommuner vil medføre nedprioritering af de nødvendige udviklinger og tekniske implementeringer. 11 Kvalitet Kvalitetsparametre i klinisk kontekst Klinikergruppen bidrager til at beskrive, hvad kvalitet er for dem. Eksempler på kvalitetsparametre: Sår - start og slut, sårophelingstid per uge (Bemærk: Opmåling en udfordring!), patienttilfredshed, recidiv. MedCom udarbejder en arbejdsliste ud fra business case, da der ikke er nye kvalitetskrav fra klinikerne. MedCom har et oplæg klar i december og kvalitetsparametre er på plads i den fælles sårjournal foråret 2014. 21
12 Risici Risiko beskrivelse Konsekvens Modforanstaltning Ejer/ansvarlig for modforanstaltning Uenighed om kvalitetsparametre, da det nationale projekt kan efterspørge data, som vil kræve ekstra registrering i det daglige kliniske arbejde, hvilket opfattes som ekstraordinære krav Registreringspraksis er i dag meget uensartet. Der er positiv opbakning til at arbejde med fælles diagnoselister i sårjournalen, men dels kan der være ikke primære brugere af sårjournalen på sygehu- Demotiveret klinisk personale, som springer over på de dataregistreringer, som de finder irrelevante Der kan gå flere måneder, inden der er en fælles brug af aftalt diagnoseliste og selvom nøgleafdelinger registrerer korrekt, kan der være andre sygehusafde- Prioritere at kvalitetsparametre giver mening for klinisk personale, samt tjekke om ekstraordinære data kan generes via nye statistikudtræk på basis af eksisterende data Der bør udarbejdes vejledninger omkring registreringspraksis for sår og informeres bredt om projektet. Den fælles sårjournal bliver synlig i sygehusenes EPJ-systemer via en knap, når der er en (aktiv) sårjournal på patienten. MedCom i samarbejde med projektgrupperne MedCom, samt regionerne. Endvidere har Dansk Selskab for Sårheling tilbudt at formidle den anbefalede diagnoseliste sene, som skal lære nye linger, som har sårpa- diagnoselister, endvidere tienter indlagt, hvor tager omstilling til ny personalet ikke registreringspraksis tid anvender den fælles sårjournal og ikke kender anbefalet Business case risiko for at det økonomiske potentiale ikke er så omfattende som forventet, da antallet af tværsektorielle sår ifølge baseline validering er mindre end estimeret diagnoseliste Parterne bag projektet har bestilt baselinevalideringen, da parterne var bekendt med usikkerhedsparametre i den nationale business case. Samtidig har parterne aftalt, at business casen er dynamisk og kan genforhandles. Resultaterne fra den bestiltebaseline-validering bearbejdes og præsenteres for styregruppe og parterne bag projektet. Vedvarende diskussioner af antal af sår, da der er mange aktører på banen, og da det er vanskeligt at fremskaffe entydige og valide tal, fordi registreringspraksis er meget varieret, da mange specia- Parterne skal foretage revurdering af den forventede gevinst. Der kan skabes uro og manglende tillid til projektets resultater og mål. Flere såreksperter/overlæger inden for sårbehandling bidrager i MedComs projektgrupper med sparring og support i arbejdet med at fastsætte rammerne for projektet og validering af de estimeringer af antal sår, som foretages i projektet. Der tilstræbes enighed og god- MedCom i samarbejde med klinikergruppen i projektet. Eksterne konsulentfirmaer som enten varetager baseline opgaver eller som varetager genberegning af national business case. Endelig version af konsulentrapporter omkring baseline og resultaterne af 22
ler er involveret, og da diagnosticering og behandling af sår varetages af mange aktører parallelt med nøgleafdelingerne på området. Endvidere er der internt på nøgleafdelinger kendelse blandt de overlæger, som er tilknyttet MedComs arbejdsgrupper. Det synliggøres i baselinemateriale, hvilke rammer og præmisser som findes i behandlingen af data til den nationale business case. disse udarbejdes i samarbejde med MedCom. også en vis bredde i registreringspraksis. Leverandører kan have anden prioritering af udviklings- og implementeringsopgaver. Leverandører kan have udfordringer med at indarbejde nye teknologier og standarder Udbredelse får man omfattet de relevante sår, fordi sårbehandlingen foregår så diffust. Nogle sår ligger gemt nogle steder. Kan medføre forsinkelser i projektet i forhold til udvikling af integration og udbredelse Kan medføre forsinkelser eller stoppe projektet lokalt i forhold til udvikling af integration og udbredelse At der - på trods af stor indsats og forbedring i det tværsektorielle samarbejde omkring sår - kan forekomme tilfælde, hvor en relevant patient med et komplekst sår ikke er blevet identificeret og oprettet i den fælles sårjournal. Der vil være risiko for manglende sufficient behandling af såret. Tids- og udviklingsplaner aftales i samarbejde med leverandørerne. Åbenhed og ærlighed er vigtigere end ikke realistiske tidsplaner. Regioner og kommuner skal vide, at deres efterspørgsel på løsning er afgørende for leverandørernes prioritering af opgaver Stille dokumentation og testværktøjer til rådighed, samt sikre test gennemføres. Stille support til rådighed. Deltage i bilaterale møder med den enkelte leverandør og udarbejde nødplaner. Sikre at regionerne får identificeret alle relevante nøgleafdelinger. Informere bredt om projektet. Det bliver synligt, at der findes en sårjournal via knap i EPJ. Tillade at øvrige sygehusafdelingers personale kan få adgang til sårjournalen i relevant omfang. MedCom i samarbejde med leverandørerne. MedCom i samarbejde med projektledergruppen, samt teknikgruppe MedCom i samarbejde med leverandørerne, samt regioner og kommuner. MedCom i samarbejde med projektledergruppen og regionerne. Kompetenceniveauer kan fortolkes forskelligt, da der er stor forskel i organiseringen af sårbehandling blandt kommunerne. Det anbefales, at det er uddannede sårsygeplejersker, som varetager telemedicinsk sårvurdering, og som koordinerer sårindsatsen i den enkelte Der er risiko for, at nogle kommuner ikke kan tilbyde den nødvendige styring og koordinering internt i den kommunale sårindsats og i samarbejde med brug af tværsektoriel telemedicinsk sårvurdering Klinikergruppen har udarbejdet anbefalinger for kompetencer ved varetagelse af sårbehandling og brugerprofiler i den fælles sårjournal. Det regionale sårkursus understøtter, at relevant personale kan varetage telemedicinsk sårvurdering via den fælles sårjournal. Opfordre hver enkel kommune til at foretage review på egen organisering af sårbehandling. MedCom i samarbejde med projektgrupper, fulgt op af indsats i hver region og kommune. 23
kommune. En kommune kan enten have valgt eller af ressourcemæssige årsager have fravalgt at oprette stillinger med Stille støtteværktøj til intern kommunal indsats til rådighed i kraft af adgang til e- learningskurser i sårbehandling. E-learningskurserne kan tilpasses lokal kontekst. uddannede sårsygeplejersker. Projektet giver redskaber til de kompetente sårsygeplejersker. Projektet uddanner ikke sårsygeplejersker Der er risiko, for at nogle kommuner nedprioriter uddannelse af sårsygeplejersker og i stedet opfatter de regionale kurser som tilstrækkelig uddannelse. Men de regionale kurser understøtter det telemedicinske samarbejde og erstatter ikke uddannelsen af sårsygeplejersker. Information indgår i anbefalinger fra Klinikergruppen. Sørge for information til kommunerne, gerne i samarbejde med KL MedCom i samarbejde med projektgrupper og evt. KL. 13 Interessenter Projektejerne, som samtidig finansierer projektet, er naturligvis væsentlige interessenter i forhold til projektets gennemførsel og resultat. Projektejerne er repræsenteret i styregruppen for projektet. Kommunerne og regionerne er væsentlige interessenter, da parterne har en medfinansiering og efterfølgende kan forvente at overtage driftsopgaver for den fælles sårjournal. Frontpersonalet i regioner og kommuner er brugere af den fælles sårjournal, og parterne har derfor en væsentlig interesse i en både klinisk og teknisk velfungerende sårjournal. IT-leverandører af EPJ- og EOJ-systemer er væsentlige samarbejdsparter, hvis sammenhængende resultater for de tekniske løsninger skal opnås. Koordinering for valg af tekniske løsninger og efterfølgende udviklings- og implementeringsplaner for de tekniske løsninger bør ske i samarbejde med IT-leverandørerne, men bør samtidig være koordineret med regioner og kommuner, som er primære bestillere hos IT-leverandørerne. 14 Kommunikation 14.1 Hovedbudskaber Budskaber Projektets vision og strategi: Samtlige regioner og kommuner implementerer telemedicinsk sårvurdering ved at anvende en webbaseret sårjournal som fælles telemedicinsk redskab. Hermed opnås tættere samarbejde og vidensdeling. Antallet af besøg til sårbehandling forventes at blive mindre, da det enkelte sår forventes at hele hurtigere. Samtidig understøttes fælles behandlingsprincipper og metoder ved regionale sårkurser, fælles registreringsprincipper, fælles principper for brugen af telemedicinsk sårvurdering, stillingtagen til visitering og organisering af sårbehandling, samt anbefalinger for kompetencer for 24
personale, som varetager sårbehandling. MedCom varetager udvikling af den fælles sårjournal og øvrige fagsystemer, samt koordinering mellem aktørerne i forbindelse med implementering og udbredelse. Regioner og kommuner indgår proaktivt i projektet og sørger for lokal realisering af projektet, herunder de omfattende opgaver med afholdelse af kurser og organisering lokalt. Den webbaserede sårjournal fungerer som unik database for sårdata og har samtidig funktion som dokumentations- og kommunikationsredskab i det telemedicinske samarbejde omkring sårvurdering. Sårjournalen skal fungere i sammenhængende workflow for klinisk personale, som anvender EPJ og EOJ som primære dokumentationsredskaber. Projektets indhold: [Projektets omdrejningspunkt, faser, deltagere og ressourcer.] Projektet skal gøre brugen af telemedicin til et nærværende værktøj for relevante sygehusafdelinger og kommunale sårsygeplejersker i forbindelse med behandling af sår. Der er en 3 års projektperiode, som gennemføres i 5 traditionelle projektfaser (forberedelse, kick-off, udvikling og implementering, udbredelse, samt afslutning og evaluering). Projektet har en central styregruppe, og der er nedsat arbejdsgrupper for projektledere, klinikere, leverandører og teknikere, samt en udviklingsgruppe. I samtlige grupper er der regionale og kommunale repræsentanter, samt relevante repræsentanter for centrale aktører som Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse, Digitaliseringsstyrelsen, National Sundheds-IT, KL og Danske Regioner. Projektet finansieres af Fonden for Velfærdsteknologi og indgår i den nationale handlingsplan for telemedicin. Fonden har bevilliget 30 mio. kr. til projektet, der er samtidig en lokal medfinansiering for regioner og kommuner. Resultater og gevinster: [Hvilke effekter vil projektet have ift. den måde, vi gør tingene på i dag? Hvilke konkrete gevinster skal projektet høste?] Patienten vil opleve øget samarbejde mellem de specialiserede sygehusafdelinger og den kommunale sårsygeplejerske. Hvis en sårsygeplejerske har behov for supervision eller sparring med specialisterne på hospitalerne, kan dette bestilles og gennemføres hurtigere ved at anvende telemedicinsk sårvurdering. Den kommunale sårsygeplejerske kan skrive notater og uploade billeder, samt modtage svar i den fælles sårjournal. Patienten kan spares for tidskrævende transport og ventetid, da antallet af besøg på hospitalet reduceres, og den kommunale sårsygeplejerske kan hurtigere iværksætte korrekt skiftning og behandling efter lægens ordinationer i sårjournalen. Som følge af dette vil patienten opleve færre skiftninger, bedre opheling og forebyggelse af komplikationer. Det kliniske personale skal opleve at have fået et telemedicinsk redskab, som forbedrer og understøtter det tværsektorielle samarbejde omkring sårbehandling It-løsningen: [Hvad består løsningen i? Hvilke data håndteres? Hvordan virker den? Kommer der uddannelse til brugerne?] En webbaseret sårjournal med integration til de kliniske fagsystemer (EPJ og EOJ), hvor der kan registreres nøgledata for sår og uploades billeder. Det kliniske personale får adgang til sårjournalen via opslag fra eget daglige dokumentationssystem (EPJ og EOJ) og kan arbejde med sårdata i den aktuelle patientkontekst. Kliniske notater som journalnotat og sygeplejefaglig dokumentation foregår fortsat i daglige dokumentationssystem, mens sårdata dokumenteres i sårjournalen i mere strukturerede felter. De kliniske notater kan man vælge at sende digitalt til den fælles sårjournal, hvis notaterne er relevante i det tværsektorielle samarbejde. Der tilbydes kurser for superbrugere/brugere fra både regioner og kommuner. Superbrugere skal formidle viden og foretage oplæring i egen organisation. Endvidere tilbydes regionale sårkurser til kliniske nøglepersoner. Her underviser flere regioner ligele- 25
des i brugen af telemedicinsk sårvurdering som dokumentations- og kommunikations værktøj. Nøglepersonerne skal ligeledes formidle viden og foretage oplæring i egen organisation. 14.2 Formidling af budskaber til interessenter/målgrupper Formidling af budskaber Interessent Budskab Medie Effekt Dato Ejer [Hvem er interessenten?] Klinisk personale med interesse for enten sårbehandling og/eller telemedicinsk sårvurdering [Hvilket budskab skal formidles?] At projektet er i gang og hvilke muligheder der er, samt hvem der kan kontaktes lokalt eller nationalt 15 Tolerancer Toleranceområde Projektudgifter: [Hvilke(t) medie(r) skal bruges?] MedComs hjemmeside herunder nyheder på MedComs hjemmeside (der er mulighed for at abonnere på MedCom nyheder) og kvartalsvise nyhedsbreve Råderum for projektleder [Hvad er den forventede effekt af kommunikationen?] Relevant information om projektets udvikling og status stilles til rådighed. Væsentligt at formidle kontaktpersoner for, at folk med interesse kan komme videre i enten arbejds- eller kontaktproces [Hvornår skal kommunikeres faser, milepæle, datoer, etc.?] Kvartalsvise nyhedsbreve med opstart december 2013 Løbende opdatering på hjemmeside [Hvem er ansvarlig for, at kommunikationen iværksættes og opfølges?] MedComs projektleder og projektkonsulent Praktisk opdatering på hjemmesiden gennem MedComs studentermedhjælp MedCom orienterer styregruppe ved afvigelser fra budget. Ved mere omfattende afvigelser formuleres baggrund for afvigelse, og der udarbejdes en indstilling på afvigelse til godkendelse i styregruppen. Der ikke må være afvigelser på mere end 10% ift. de enkelte poster Afvigelser og ændringer godkendes af: Styregruppe for national udbredelse af telemedicinsk sårvurdering 16 Rapporteringskrav Rapport/produkt Modtager Formål Frekvens Rapportering på styregruppemøder med status, indstillinger understøttet af relevante bilag og statistikker Styregruppe for national udbredelse af telemedicinsk sårvurdering Statusorientering og behandling af fokusemner, problematikker, samt beskrive aftaler og løsninger Minimum x 4 årligt og efter behov Projekt monitorerings skema MedCom styregruppe Statusorientering Minimum x 4 årligt og efter behov 17 Revisionshistorik Revisionsdato Version Ændringer Ændringer markeret? Forfatter 26
18 Bilag statistikker og links Grafisk oversigt for aktivitetsudvikling i den fælles sårjournal Uddrag af statistik per måned for kommunernes brug af den fælles sårjournal Kom Kommune Måned Registre Patienter Sår Billeder Brugere Tværsektor Indbyggere ID november ringer patienter 1 Københavns Kommune 11 1655 158 231 911 91 151 559440 212 Silkeborg Kommune 11 155 45 51 96 143 44 89346 238 Aarhus Kommune 11 145 40 50 94 66 35 319094 239 Viborg Kommune 11 192 31 33 101 61 28 94333 134 Aabenraa Kommune 11 75 33 39 23 10 27 59208 133 Sønderborg Kommune 11 76 28 30 36 34 24 75732 137 Haderslev Kommune 11 170 25 31 96 10 21 56051 2 Frederiksberg Kommune 11 183 19 26 84 5 19 102029 7 Gladsaxe Kommune 11 173 19 22 78 8 18 66030 3 Ballerup Kommune 11 174 14 19 93 5 14 48211 20 Furesø Kommune 11 89 12 15 56 8 11 38236 14 Lyngby-Taarbæk Kommune 11 87 12 18 77 2 10 53840 77 Lolland Kommune 11 150 25 30 103 17 9 44436 135 Tønder Kommune 11 64 11 12 46 17 9 38686 13 Egedal Kommune 11 62 7 8 40 7 6 42018 17 Ishøj Kommune 11 61 6 8 29 3 6 21131 138 Kolding Kommune 11 110 14 17 59 19 6 89556 4 Brøndby Kommune 11 35 5 7 22 9 5 34210 161 Esbjerg Kommune 11 138 17 26 43 22 5 115051 DK projektmonitoreringskort: 27
Tidspunkt for opfyldelse af milemæle angives. Udeståender ift. forventet realiseringstidspunkt markeres med rødt. Opfyldelsen af M4 og M5 indebærer at hhv. 40 og 80 % af regionens kommuner er i gang med telemedicinsk sårvurdering, og dermed har min. 5 patienter i tværsektoriel behandling via Pleje.net. Kommuner i gang er således ikke kommuner, som har taget Pleje.net i brug internt i kommunen. Der skal være etableret samarbejde med Regionen om sårbehandlingen via Pleje.net. Baggrundskortet afspejler på samme måde udbredelsen af det telemedicinske samarbejde via Pleje.net. Grønne kommuner har mindst 5 patienter i telemedicinsk sårvurdering, gule har 1-4. Udfor implementeret DGSS link anføres hvornår regionen planlægger implementering af DGSS i sygehussystemerne. Feltet grønmarkeres ved realisering. Under Kommuneopfølgning angives antallet af kommuner som har gennemført hhv. Plejenetundervisning og regionalt sårkursus. Under e-learning anføres hvor mange kommuner, der har taget Kvalicares e-learningsløsning i brug. I takt med at det dybe DGSS link implementeres i kommunerne anføres antallet af kommuner som har linket i drift. 28