Fletning af dokumenter til masseproduktion

Microsoft Word 2007

Indholdsfortegnelse 1 Formålsbeskrivelse... 5 2 Deltager information... 6 2.1 Brugertilpasning... 7 3 Salgsbrev... 9 3.1 I gang med fletning... 10 3.2 Fletteproces... 12 4 Fletning til breve... 13 4.1 Udgangsdokumenter... 13 4.2 Et brev du opretter samtidig med fletningen... 14 4.3 En skabelon... 14 4.4 Et allerede gemt brev... 15 4.5 Et brev med variabler... 15 5 Fletning til e mails... 17 5.1 Udgangsdokumenter... 17 5.2 En e mail du opretter samtidig med fletningen... 18 5.3 En skabelon... 18 5.4 Et allerede gemt dokument... 18 5.5 Variable elementer... 19 6 Fletning til konvolutter... 21 6.1 Udgangsdokumenter... 21 6.2 Skift dokumentlayout... 21 6.3 Et allerede eksisterende dokument... 22 6.4 Variable tilpasninger... 23 7 Fletning til etiketter... 24 7.1 Udgangsdokumenter... 24 7.2 Skift dokumentlayout... 24 7.3 Et allerede eksisterende dokument... 25 7.4 Variable tilpasninger... 26 8 Fletning til adresseliste/mappe... 27 8.1 Udgangsdokumenter... 27 8.2 En liste du opretter samtidig med fletningen... 27 8.3 En skabelon... 28 Side 3

8.4 Et eksisterende dokument... 28 8.5 Fletning til nyt dokument... 29 9 Modtagerlister... 30 9.1 Valg af modtagere... 30 9.2 Eksisterende liste... 30 9.3 Adresseliste i Word... 30 9.4 Adresseliste i Excel... 31 9.5 Adresseliste i Access... 32 9.6 Vælg fra kontaktpersoner i Outlook... 32 9.7 Skriv en ny liste... 33 10 Anvend modtagerliste... 35 10.1 Generel anvendelse... 35 10.2 Alle poster... 35 10.3 Manuel markering... 36 10.4 Sortering... 36 10.5 Udvælgelse efter kriterier... 37 10.6 Avanceret filtrering... 38 11 Stikordsregister... 40 Side 4

1 Formålsbeskrivelse Formålet med kurset Fletning af dokumenter til masseproduktion er, at deltageren efter uddannelsen selvstændigt kan: anvende elektroniske masseproduktionsfunktioner ved udarbejdelse af adresselister og labels i forbindelse med udsendelse af virksomhedens dokumenter, fx breve og e mails vurdere anvendelsen af masseproduktionsfunktionerne i forhold til opgavens karakter sat i forhold til en tidsmæssig gevinst ved at anvende funktionen frem for manuel udførelse. Følgende emner vil blive behandlet i dette materiale: Fletning breve etiketter e mails adresselister Modtagerlister oprettelse anvendelse sortering udvælgelse filtrering Uddannelsen er meritgivende i forhold til grundfag, jf. Undervisningsministeriets bekendtgørelser om kontoruddannelse med specialer, detailhandelsuddannelse med specialer og engroshandelsuddannelse med specialer. Forinden kurset Fletning af dokumenter til masseproduktion har deltageren været på kurset Indskrivning og formatering af mindre tekster eller har tilsvarende kvalifikationer. Den 26. oktober 2008 Side 5

2 Deltager information Dette kapitel forklarer om materialets opbygning og anvendelse. Det grundlæggende princip for materialet er: Du lærer, når du er aktiv. Derfor tager materialet udgangspunkt i arbejdsopgaver og løsningen af dem. Materialet er sammensat i nedennævnte rækkefølge: En beskrivende del 1. Du præsenteres for et problem/emne, du skal sætte dig ind i 2. Problemet/emnet deles op i mindre dele, og du lærer fagudtrykkene 3. Der vil eventuelt være en beskrivelse af rækkefølgen/fremgangsmåden til at løse problemet/emnet (overordnet opskrift) 4. Oplæg til opgaver Bagest er der et stikordsregister, hvor du kan slå fagudtryk og mere dagligdags udtryk op. En opgavedel Normalt vil der være en bestemt opgave, du skal løse plus nogle valgfrie opgaver. Du skal vælge de opgaver, der er mest nærværende for dig. Det er ikke meningen, at du skal løse alle opgaver. I hver opgave kan du se, hvilket problemfelt opgaven tilhører: Opgave til kapitlet BREV: Brev til leverandør" Du skal selv Indskrive brevet. Arbejd med følgende: skriftstørrelse, skrifttype, justér (højrestil og centrér), kode for dato, gem. Huskesedler Til støtte ved løsning af opgaverne kan du bruge huskesedlerne, som er placeret særskilt. For de fleste vil det være en god idé at tage huskesedlerne ud af mappen, så det er muligt at se opgave og huskesedler samtidigt. Hvis du sidder fast, skal du kalde på din underviser og få forklaret problemet, så du kan komme videre i din opgaveløsning. Fordelene ved at arbejde på den måde er, at du: vælger at løse opgaver, der ligger tæt op ad dine daglige opgaver dermed får du lært det rigtige for dig lærer programmets fagudtryk, så du kan anvende den elektroniske Hjælpe funktion lærer selv at dele en opgave op i mindre dele er meget aktiv og dermed bevidst om, hvad der skal til for at løse et problem Side 6

I den beskrivende del vil der være henvisninger til relevante huskesedler på denne måde: Udskriv Huskesedlerne er opbygget efter følgende retningslinjer: Betegnelsen Vælg betyder, at du skal bruge fanen (nogle gange vil resultatet blive det samme ved et højreklik med musen). Navne på faner, dialogbokse m.v. er angivet med kursiv skrift, fx Vælg Filer, Udskriv. Når du skal trykke på to taster samtidig, er det fx angivet sådan: Tryk på Ctrl + F. Det betyder, at du trykker Ctrl tasten ned, samtidig med at du trykker på F tasten. Derefter slipper du igen begge taster. Ofte vil der på huskesedlerne være angivet flere måder at udføre funktionen på, men ikke alle måder. Hvis du vil bruge genvejstaster, kan du se metoden på oversigten over genvejstaster. Hvis der i opgaverne er vist billeder, skrifttyper m.v., som du ikke har installeret på din pc, så vælger du blot en af de muligheder, som du har til rådighed. Brug den indbyggede Hjælpe funktion flittigt, hvis der er ting du er i tvivl om. 2.1 Brugertilpasning Når du første gang åbner dit tekstbehandlingsprogram, vil du møde enten programmets standardopsætning eller den opsætning, der er gældende på din arbejdsplads. Såfremt den pc, du sidder ved, bruger programmets standardopsætning, vil vi anbefale dig at ændre nogle enkelte faciliteter. I de nyere Word versioner er der indlagt flere og flere automatiske funktioner, som på sin vis kan være meget fornuftige. I en læringssituation har de imidlertid vist sig uhensigtsmæssige, idet det ikke altid står klart for den enkelte bruger, hvorfor nogle at de automatiske ting sker. Side 7

Tjek lige først med din lærer om disse ting er slået fra på din pc. Ellers kan/skal du ændre følgende: Autokorrektur Første bogstav i sætning med stort Tab og indryk Automatisk opstilling med punkttegn Sprog Lærred og autofigurer Office knappen Word indstillinger Korrektur Indstillinger for Autokorrektur Fanebladet Autokorrektur Fjern afmærkning ved Første bogstav i sætninger med stort Office knappen Word indstillinger Korrektur Indstillinger for Autokorrektur Fanebladet Autoformat under skrivning Fjern afkrydsning i TAB og TILBAGE justerer venstre indrykning og indrykning af første linje Office knappen Word indstillinger Korrektur Indstillinger for Autokorrektur Fanebladet Autoformat under skrivning Fjern afmærkninger ved Automatiske opstillinger med punkttegn og Automatiske opstillinger med tal og bogstaver. Fanen Gennemse Korrektur Angiv Sprog Fjern afmærkning ved Find sprog automatisk Office knappen Word indstillinger Avanceret Redigeringsindstillinger Fjern afmærkning ved Opret automatisk lærred ved indsætning af autofigurer, hvis det er aktiveret. Når du ændrer på opsætningerne, vil disse gælde fremover på dit personlige område. Du kan dels ændre på selve skærmbilledet og dels på indstillinger, der har betydning for anvendelsen af programmet. De opgaver, der er vist i materialet, vil uvægerligt have nogle naturlige linjebrydninger ved margenkant. Du skal ikke forsøge at ramme de samme. Det er altså underordnet, om dine linjer deler ved samme ord. Det er afhængigt af margen, skriftstørrelse m.v. Det vigtigste er, at du har skrevet teksten, mens du har ladet Word foretage de relevante linjeskift i afsnittene. Side 8

3 Salgsbrev Når du står i den situation, at du vil sende det samme tilbud til en række kommende eller nuværende kunder, får du brug for at foretage en masseforsendelse af post. I stedet for selv at skrive fx samtlige kunders adresser, kan du lade Word gøre arbejdet for dig. Dette kaldes at flette. For at kunne udnytte Words flettefunktion skal du arbejde med to dokumenttyper: et hoveddokument en modtagerliste 1 i den beskrevne situation: et standardbrev salgsbrevet i den beskrevne situation: en liste over firmaer, der modtager salgsbrevet Salgsbrevet Den 23. oktober 20xx TILBUD Vi har et favorabelt tilbud til dig. Kom hen på vores messe i Kongrescentret. Gratis billetter vedlagt. På messen har vi mange messetilbud der er også et til dig. 25% messerabat Med venlig hilsen Sus Poulsen marketingchef Navn Adresse Ponr By Bette Øster Stien 8 7896 Vivild Ib Hansen Løvet 2 8900 Randers Jens Hansen Viemose 8976 Hornslet Lis Hansen Lien 8 7865 Åbenrå Lis Kilde Gaden 3 4579 Vejrup Pia Holm Stien 4 3456 Auning Ulla Søe Lien 45 8000 Århus Vibe Skov Vejen 8 8900 Randers Vivi Ulfborg Stein 23 8900 Randers Modtagerliste Det færdige, flettede resultat 1 I Word vil du se ordet: Dataliste anvendt for modtagerliste. I dette materiale anvendes: Modtagerliste/adresseliste. Side 9

3.1 I gang med fletning I det følgende gennemgås de principielle trin i forbindelse med fletning. Der er ikke taget stilling til, hvad der skal flettes. Der kan altså være tale om at flette et standardbrev til en række virksomheder eller flette til etiketter/labels i forbindelse med udsendelse af pakker til virksomhedens kunder. I dag benytter mange virksomheder e mails fx i forbindelse med indkaldelse til jobsamtale også her vil man med fordel kunne anvende flettefunktionen. Følgende proces gælder altså for enhver form for fletning. I det følgende er fletteprocessen vist ved hjælp af Guiden Trinvis brevfletning. Guiden hjælper dig gennem de seks trin fletteprocessen består af. Hoveddokumentet er det dokument, du ønsker at massefremstille. Det kan være: Afhængig af hvad du har brug for at arbejde med, vil du skulle foretage forskellige valg senere i processen. Modtagerlisten er modtagerne af dokumentet (fx brevet, e mailen). Her har du følgende valg: Du kan allerede have en liste over modtagerne i fx Word, Excel, Access eller en "lokal" database eventuelt udtræk herfra eller i Outlook. Det er også muligt undervejs i fletningen at udarbejde modtagerlisten. Vi anbefaler dig dog at have modtagerlisten på plads, inden du starter fletningen. Når du har valgt en modtagerliste, får du mulighed for yderligere valg fx udvælgelse fra listen. Nedenfor ses, hvordan opgaveruden fungerer under fletteprocessen. Her er fx vist trin 3 i guiden. Som du kan se, er der forklaringer på hvert trin, således at du bliver vejledt i, hvad du kan/skal gøre netop nu. Side 10

Her vælges modtagerne Forklaring og yderligere valgmuligheder Mulighed for at gå til næste eller forrige trin Ved at følge guiden afsluttes fletningen med fx udskriv. Hvis du ikke ønsker at gennemgå alle trin i guiden, kan du anvende båndet under menuen: Forsendelser. På båndet findes alle de funktioner, du har brug for i forbindelse med fletning. Når du starter i et Word dokument, vil de enkelte værktøjer på båndet til fletning blive aktive efterhånden som du skal bruge dem. Når du står i dokumentet, starter fletningen fra venstre nemlig med at tage stilling til, hvilken dokumenttype du vil bruge: Start brevfletning. Herefter bevæger du dig i store træk mod højre på båndet. Simpel fletning Side 11

3.2 Fletteproces Selve fletteprocessen kan som sagt foretages enten ved hjælp af guiden eller ved at anvende værktøjerne i det dertil indrettede bånd. Nedenfor ser du den generelle fletteproces altså hvilke faser du kommer igennem ved en normal fletning. Beskrivelsen tager ikke hensyn til, hvad der skal flettes udelukkende til processen. Du vil senere kunne se en detaljeret beskrivelse af fletning til breve, e mails m.v. samt anvendelse af forskellige typer af modtagerlister. Trin 1: Valg af dokumenttype Trin 2: Valg af udgangsdokument Trin 3: Valg af modtagere Trin 4: Skriv evt. teksten/indsæt modtageroplysninger Trin 5: Gennemse det flettede resultat Trin 6: Afslut fletningen Side 12

4 Fletning til breve Som tidligere omtalt vil det være en god idé at bruge brevfletning i forbindelse med fx udsendelse af salgsbreve eller andre breve til en gruppe af personer, virksomheder eller institutioner, således at du opnår en personlig henvendelse frem for at henvende dig i generelle vendinger fx Til vore kunder. Personlige henvendelser vil altid opnå en større opmærksomhed. I det følgende får du mulighed for at arbejde med standardbreve, hvor alle modtagere skal have breve med enslydende tekst eller med en eller flere variable. EKSEMPEL Ovenstående breve er enslydende, men med individuelle adressater. Simpel fletning 4.1 Udgangsdokumenter Dokumentet til breve kan tage udgangspunkt i: et brev du opretter samtidig med fletningen et brev, der allerede er gemt en skabelon Side 13

4.2 Et brev du opretter samtidig med fletningen I guiden til fletning vil dit valg så være: Du får nu mulighed for at vælge at bruge det aktuelle dokument, hvilket betyder, at du ønsker at skrive dit brev på det nye, tomme dokument på skærmen eller du kan allerede have skrevet et brev på skærmen. Hvis du ønsker det, kan du gemme dokumentet og anvende det senere enten i forbindelse med fletning eller som et almindeligt dokument. 4.3 En skabelon Du får her mulighed for at benytte dig dels af Words medfølgende skabeloner dels af skabeloner, du selv eller din virksomhed har oprettet. Hvis det drejer sig om en skabelon, du selv eller din virksomhed har oprettet og tidligere anvendt som hoveddokument vil du blive spurgt, om du vil lade den tilknyttede adresseliste/modtagerliste følge med. Ønsker du dette, kan du hurtigt gå til selve fletningen. Hvis du ikke ønsker at anvende den foreslåede modtagerliste, skal du selv tilknytte en ny. Side 14

4.4 Et allerede gemt brev Du får her mulighed for at anvende et eksisterende dokument. Hvis du allerede har gemt dokumenter som hoveddokumenter til fletning, vil disse ses på en liste. Hvis du ikke har gemt nogen som hoveddokumenter, vil listen være tom. Desuden er der mulighed for at søge efter andre gemte dokumenter. Altså dokumenter, der ikke er gemt som hoveddokumenter. Hvis du vælger et dokument på listen, vil det blive indlæst som en kopi, og du får mulighed for at gemme det under et nyt navn. Åbner du et almindeligt dokument, vil du se, at Word indlæser en kopi af det almindelige brev (se titellinjen). Hvis du gemmer det som et dokument til fletning, vil det ændre type det vil sige, det bliver til et hoveddokument, og du vil derfor stadig have dit almindelige dokument med mindre du ønsker at overskrive. Udgangsdokumenter til breve Indsæt en adresseblok Indsæt fletfelter 4.5 Et brev med variabler Hvis du ønsker at skrive en variabel meddelelse ind i det enkelte brev, kan dette gøres på to måder: ved at gennemse de flettede breve ved at indsætte feltet: Udfyld (Fill in) Side 15

Gennemse de flettede breve Efter at have afsluttet fletningen (trin 6) kan du vælge at gennemse de flettede breve. Filen består nu af de enkelte breve, som du kan scrolle ned igennem og skrive variable meddelelser i. Klik her og skriv en variabel i et eller flere breve Indsætte et felt I hoveddokumentet indsættes feltet: Udfyld (Fill in). Den tekst, der skrives her, vil være den tekst du møder under fletningen kan bruges som husker for, hvad man havde tænkt, der skulle stå. Du kan indskrive en standardtekst her. Hvis du ikke ønsker at skrive en variabel tekst, vil standardteksten blive indsat. Det, brugeren skriver i det enkelte brev, vil blive indsat på den plads, hvor feltet er anbragt. Du kan indskrive forskellige tekster på de enkelte dokumenter, eller du kan indskrive samme tekst på alle dokumenter. Indsæt fletfelter Side 16

5 Fletning til e mails Ligesom du kan have behov for at sende enslydende breve til en gruppe personer eller virksomheder, kan du ønske at sende en personlig stilet e mail. Du får her mulighed for at arbejde med fletning til e mails. Dette emne tager udgangspunkt i, at fletningen til e mails starter i Word. EKSEMPEL Eksemplet her viser, hvordan standard e mailen kunne se ud, når der er indsat felter til fletning: På trin 6 i fletteprocessen får du mulighed for at vælge modtagernes e mailadresser samt skrive i emnelinjen: 5.1 Udgangsdokumenter Dokumentet til e mailen kan tage udgangspunkt i: det dokument, du sidder med på skærmen en skabelon et dokument, der allerede er gemt Side 17

5.2 En e mail du opretter samtidig med fletningen I guiden til fletningen vil dit valg så være: Her kan du vælge at bruge det aktuelle dokument, hvilket betyder, at du ønsker at skrive din e mail på det nye, tomme dokument eller du kan bruge den tekst, du har på skærmen. Hvis du ønsker det, kan du gemme dokumentet og anvende det senere enten i forbindelse med fletning eller som et almindeligt dokument. 5.3 En skabelon Du får her mulighed for at benytte dig dels af Words medfølgende skabeloner dels af skabeloner, du selv eller din virksomhed har oprettet. Bemærk, at Word sender dig til brevfletningsskabelonerne idet der ikke findes nogen medfølgende e mail skabeloner. Vælger du en skabelon, du selv eller din virksomhed har oprettet og som du tidligere har anvendt i forbindelse med fletning vil du blive spurgt, om du vil lade den tilknyttede adresseliste følge med. Hvis du ønsker det, kan du hurtigt gå til selve fletningen. Hvis du ikke ønsker det, skal du selv tilknytte en adresseliste. 5.4 Et allerede gemt dokument Hvis du allerede har gemt dokumenter som hoveddokumenter til fletning, vil disse ses på en liste. Hvis du ikke har gemt nogen som hoveddokumenter, vil listen være tom. Desuden er der mulighed for at søge efter andre gemte dokumenter. Altså dokumenter, der ikke er gemt som hoveddokumenter. Side 18

Hvis du vælger et dokument på listen, vil det blive indlæst som en kopi, og du får mulighed for at gemme det under et nyt navn. Det er kun e mails, der er gemt som hoveddokumenter, der bliver vist på listen. Åbner du et almindeligt dokument, vil du se, at Word indlæser en kopi af det almindelige dokument (se titellinjen). Hvis du gemmer det som et dokument til fletning, vil det ændre type. Det vil sige, det bliver til et hoveddokument, og du vil derfor stadig have dit almindelige dokument med mindre du ønsker at overskrive. 5.5 Variable elementer Når du følger guiden til fletning med e mails, får du ikke mulighed for at indsætte variable elementer i de enkelte e mails. Du kan så til gengæld anvende værktøjslinjens muligheder: Side 19

Når du vælger Udfyld vil du møde samme felt, som ses på side 16. Feltet håndteres her i e mailen, som var det i et brev. Udgangsdokument til e mails Indsæt en adresseblok Indsæt fletfelter Side 20

6 Fletning til konvolutter Du kan bruge fletning til konvolutter, når du ønsker at udskrive konvolutter til en gruppe af personer eller virksomheder. EKSEMPEL Adressaterne på ovenstående konvolutter (C5) er fremkommet ved hjælp af fletning til konvolutter. 6.1 Udgangsdokumenter Dokumentet til fletning til konvolutter kan tage udgangspunkt i: et andet dokumentlayout (konvolutter) et allerede eksisterende dokument 6.2 Skift dokumentlayout I guiden skal du vælge: Her kan du vælge at anvende et konvolutlayout, som allerede eksisterer. Ved at vælge: Konvolutindstillinger, får du mulighed for at placere modtager og afsenderadresserne, hvor du ønsker det. Side 21

Valg af foruddefineret konvolutstørrelse. Muligheder for finjustering af modtagerog afsenderadresser. 6.3 Et allerede eksisterende dokument Her kan du vælge at bruge et allerede eksisterende dokument. De senest anvendte hoveddokumenter ses på en liste. Du kan også søge efter andre dokumenter, der ikke er gemt som hoveddokumenter. Side 22

Vælger du et dokument på listen, vil det blive indlæst som en kopi, og du får mulighed for at gemme det under et nyt navn. Hvis du åbner et almindeligt dokument, vil du se, at Word indlæser en kopi af det almindelige dokument (se titellinjen). Hvis du gemmer det som et dokument til fletning, vil det ændre type det vil sige, det bliver til et hoveddokument, og du vil derfor stadig have dit almindelige dokument med mindre du ønsker at overskrive. 6.4 Variable tilpasninger Der kan indsættes variable enheder på den enkelte konvolut. Hvis du vælger at redigere de enkelte konvolutter, vil Word flette til et nyt dokument, og du vil her få mulighed for at tilpasse den enkelte konvolut. Udgangsdokument til konvolutter Indsæt en adresseblok Indsæt fletfelter Side 23

7 Fletning til etiketter Du kan bruge fletning til etiketter/labels, når du ønsker at udskrive disse til en række af personer eller virksomheder fx i forbindelse med udsendelse af pakker eller lignende. Når du fletter til etiketter, skal du være sikker på, at det format/størrelse du vælger at flette dine etiketter på, svarer til de etiketter du fysisk lægger i printeren. Du kan købe etiketter i forskellige størrelser sat på et A4 ark. Vær opmærksom på, at når du køber etiketter, skal du vælge en type, som passer til din printer. Laseretiketter skal fx kunne tåle varme. EKSEMPEL Erling Hansen Søndervej 89370 Hals Anne Mikkelsen Nørrevej 4, Gåser9 362 Gandrup Ole Christensen Måholtvej 13, Ågårde 9370 Hals Gunnar Olsen Vestervej 11, Ulsted9370 Hals Ruth Christensen Borgervej 14, V.Hassing 9310 Vodskov Elmer Hansen Østervej 9 9362 Gandrup Hanne Hansen Grønnevej 48 9362 Gandrup 7.1 Udgangsdokumenter et andet dokumentlayout (etikettyper) et allerede eksisterende dokument 7.2 Skift dokumentlayout I guiden får du følgende valgmuligheder: Ved at vælge: Etiketindstillinger, får du bl.a. mulighed for at vælge forskellige producenters etiketter: Side 24

Her kan du vælge forskellige producenters etiketter. Her kan du vælge forskellige etiketter/labels. Her kan du selv oprette en ny etiket/label. 7.3 Et allerede eksisterende dokument Du får her mulighed for at bruge et allerede eksisterende dokument. De senest anvendte dokumenter der er gemt som hoveddokumenter ses på en liste. Der er desuden mulighed for at bruge andre dokumenter, der ikke allerede er anvendt som hoveddokument. Vælger du et dokument på listen, vil det blive indlæst som en kopi, og du får mulighed for at gemme det under et nyt navn. Hvis du åbner et almindeligt dokument, vil du se, at Word indlæser en kopi af det almindelige dokument (se titellinjen). Hvis du gemmer det som et dokument til fletning, vil det ændre type det vil sige, det bliver til et hoveddokument, og du vil derfor stadig have dit almindelige dokument med mindre du ønsker at overskrive. Side 25

7.4 Variable tilpasninger Det er muligt at indsætte variable enheder på den enkelte etiket/label. Hvis du vælger at redigere de enkelte etiketter/labels, vil Word flette til et nyt dokument, og du får her mulighed for at tilpasse den enkelte etiket/label. Udgangsdokument til etiketter/labels Indsæt en adresseblok Indsæt fletfelter Side 26

8 Fletning til adresseliste/mappe Du kan anvende fletning til adresseliste/mappe, hvis du ønsker et enkelt dokument, fx et katalog, et medlemskartotek eller en inventarliste, hvor de ønskede data allerede findes i en større datakilde. EKSEMPEL Erling Hansen Søndervej 8 9370 Hals 56 78 45 89 Gunnar Olsen Vestervej 11, Ulsted 9370 Hals 56 78 67 89 Elmer Hansen Østervej 9 9362 Gandrup 56 78 45 78 8.1 Udgangsdokumenter det aktuelle dokument en skabelon et allerede eksisterende dokument 8.2 En liste du opretter samtidig med fletningen I guiden til fletning vælges: Du får nu mulighed for at vælge at bruge det aktuelle dokument, hvilket betyder, at du ønsker at anvende det dokument, du ser på skærmen, som dit hoveddokument. Det kunne være et tomt dokument, hvor du vælger at arrangere dine data i fx en tabel. Hvis du ønsker det, kan du gemme dokumentet og anvende det senere enten i forbindelse med fletning eller som et almindeligt dokument. Side 27

8.3 En skabelon Du får her mulighed for at benytte dig dels af Words medfølgende skabeloner dels af skabeloner, du selv eller din virksomhed har oprettet. Bemærk, at Word sender dig til brevfletningsskabelonerne. Hvis det er en skabelon, du selv eller din virksomhed har oprettet, vil du blive spurgt, om du vil lade den tilknyttede adresseliste følge med. Ønsker du det, kan du hurtigt gå til selve fletningen. Hvis du ikke ønsker det, skal du selv tilknytte en datakilde. 8.4 Et eksisterende dokument Her får du mulighed for at benytte et allerede eksisterende dokument. De senest anvendte dokumenter der er gemt som et hoveddokument ses på en liste. Du får også mulighed for at bruge andre dokumenter, der ikke allerede er anvendt som hoveddokument. Hvis du vælger et dokument på listen, vil det blive indlæst som en kopi, og du får mulighed for at gemme det under et nyt navn. Side 28

Det er kun de dokumenter, der er gemt som hoveddokumenter, der bliver vist på listen. Hvis du åbner et almindeligt dokument, vil du se, at Word indlæser en kopi af det almindelige dokument (se titellinjen). Hvis du gemmer det som et dokument til fletning, vil det ændre type det vil sige, det bliver til et hoveddokument. Du vil derfor stadig have dit almindelige dokument med mindre du ønsker at overskrive. 8.5 Fletning til nyt dokument Når du har indsat dine elementer på de ønskede placeringer, så vælg at gennemse adresselisten. De enkelte poster vil dog befinde sig på hver sin side i et dokument. For at få de enkelte poster samlet i ét dokument skal du på trin 6 vælge at flette til nyt dokument: og dokumentet kan herefter gemmes, hvis du ønsker det. Bemærk Word anvender nu betegnelsen: Mappe, efterfulgt af et tal som det foreløbige navn for det flettede dokument. Hvis du anvender båndets muligheder til fletning til adresseliste, skal du vælge at starte en fletning til: Mappe. Udgangsdokument til adresseliste/mappe Indsæt en adresseblok Indsæt fletfelter Side 29

9 Modtagerlister Når vi arbejder med masseproduktion, vil der være nogle, der skal modtage produktet eller optræde på en liste (modtagerliste/adresseliste). Disse modtagere er samlet i en fil, som kan være af forskellig type. Det kan fx være Word, Excel eller Access. I dette materiale vil der af naturlige årsager ikke blive arbejdet med lokale databaser. 9.1 Valg af modtagere Hvis du følger Words guide til fletning, vil du på trin tre blive bedt om at vælge modtagere, og du får her følgende muligheder: Hvis du anvender båndet: Forsendelser, får du mulighed for at åbne en adresseliste (fil med modtagere) her: 9.2 Eksisterende liste Modtagerlisten eksisterer allerede som en fil eller database, og dit valg vil se sådan ud: Den eksisterende liste kan være en Word eller Excelfil eller en Access database. 9.3 Adresseliste i Word En adresseliste i Word er oprettet som en ganske almindelig tabel. Side 30

Fletning af dokumenter til masseproduktion Bemærk, at tabellen ikke har nogenn overskrift eller andre informationer. 9.4 Adresseliste i Excel En datakilde oprettet i Excel minder i sin opbygning om ovenstående tabel i Word. Side 31

9.5 Adresseliste i Access En adresseliste oprettett i Access minder om opbygningen fra Word og Excel. Nedenfor er vist en forespørgsel i en Access database. 9.6 Vælg fra kontaktpersoner i Outlook De modtagere, du ønsker at skrive til, findes allerede i mappen: Kontaktpersoner i Outlook, og dit vil valg vil se sådan ud: Side 32

Fletning af dokumenter til masseproduktion Herefter kan du vælge blandt dine kontaktpersoner: 9.7 Skriv en ny liste Når du åbner din personlige mappe med kontaktpersoner, vil du se listen i dialogboksen: Brev fletning modtagere. Hvis du ikke har din modtagerliste/ /adresseliste på plads, inden du starter fletningen, får du nu mulighed for at oprettee én på dettee trin i processen, og dit valg ser derfor sådan ud: Når du ønsker at oprette en ny modtagerliste/adresseliste herfra, indtastes de enkelte poster i denne dialogboks: Side 333

Du kan selv tilrette modtagerlisten således, at den indeholder de felter du ønsker/har brug for. Du har også mulighed for at tilrette listen således, at felterne kommer i den rækkefølge, du synes er mest hensigtsmæssig. Den fil, du herved opretter, bliver en Access database, som gemmes i den foruddefinerede mappe: Datakilder (med mindre du ønsker noget andet). Det har den fordel, at du i selve fletningen henvises til denne mappe, når du ønsker at vælge en allerede eksisterende liste. Opret en adresseliste Side 34

10 Anvend modtagerliste Ud over at flette til samtlige poster i en modtagerliste er der mulighed for at flette til enkelte poster fra listen eller grupper af poster. Hvordan disse poster udvælges vil være afhængig af den eksakte situation. 10.1 Generel anvendelse Uanset om du vælger at bruge guidens trin to: "Vælg modtagere" eller båndets: "Rediger modtagerliste", vil du se nedenstående: Det har ingen betydning, om adresselisten er en Word, Excel eller Access fil. Det er ud fra denne dialogboks alle sorteringer og udvælgelser foregår eller fra muligheden 2 : 10.2 Alle poster Ved fletning til alle poster fravælger du ingen poster, men medtager alle. 2 Det er også muligt at foretage udvælgelse m.m., når man knytter modtagerlisten til fletningen. Side 35

Der vil blive flettet til alle poster i modtagerlisten. 10.3 Manuel markering Hvis de poster, der skal flettes til, ikke har noget fælles kriterium, har du mulighed for manuelt at udvælge de poster, du ønsker medtaget i fletningen. Her er markeret ud for de poster, der skal med i fletningen. 10.4 Sortering Af og til kan det være praktisk, at resultatet af fletningen "ligger" i en bestemt orden fx alfabetisk efter efternavn. Med sorteringsmulighederne kan du selv bestemme, hvilken orden/regler listen skal sorteres efter. Side 36

Modtagerlisten er sorteret efter postnummer her i stigende orden. 10.5 Udvælgelse efter kriterier Hvis den gruppe af poster, man ønsker at flette til, har et fælles kriterium fx postnummer, bestyrelsesmedlemskab eller bonusordning, er det muligt at udvælge disse efter kriterier. I den aktuelle feltbetegnelse vælges efter hvilket kriterium posterne skal medtages. Der udvælges efter feltet: Bestyrelsen. Kriteriet kunne være: 98. Dette betyder, at alle med årstallet 98 i dette felt kommer med i fletningen. Bemærk i ovenstående eksempel vises valgmuligheder, når der klikkes på pilen til venstre for feltbetegnelsen: Bestyrelsen: Side 37

Årsagen til at der vises både generelle muligheder og i dette tilfælde årstal er, at der findes poster både med udfyldte og tomme felter under dette feltnavn. Hvis samtlige poster i adresselisten er udfyldt i et felt, vises udelukkende de generelle muligheder: 10.6 Avanceret filtrering I nedenstående datakilde ønsker vi at sende et dokument til alle, der sidder i bestyrelsen og til alle, der sidder i SU. Side 38

Det vil sige, der er to kriterier, der skal være opfyldt. Derfor anvender vi muligheden: Avanceret/Filtrer: Angiv 1. kriterium. Angiv betingelsen for at posten skal med i fletningen. Angiv 2. kriterium Angiv betingelsen for at posten skal med i fletningen. Sortér adresseliste Tilføj eller slet en post i adresselisten Tilføj eller slet et felt i adresselisten Udvælgelse af poster i adresselisten Filtrering i adresseliste Side 39

11 Stikordsregister aktuelle dokument... 14 database... 30 Dataliste i Access... 32 Dataliste i Excel... 31 Dataliste i Word... 30 dokumentlayout... 21 en variabel... 15 Etiketindstillinger... 24 fletning til e mails... 17 fletteprocesse... 10 hoveddokument... 9 Hoveddokumentet... 10 Kontaktpersoner... 32 Konvolutindstillinger... 21 konvolutlayout... 21 kriterium...37 manuel udvælgelse...36 masseforsendelser af post... 9 modtagerliste... 9;10 opsætningerne... 8 personlig henvendelse...13 poster...33 skabelon... 13;14;17;18;27;28 sorteringsmuligheder...36 standardbrev...10 standardbreve...13 Udfyld (Fill in)...15 udvælgelse...10 variable...23 variable enheder...26 konvolutter... 21 Side 40