It- og digitaliseringsstrategi Sønderborg Kommune 2017-2020
Indhold Baggrund 3 Rammerne 3 Mål og Tema 3 Hvordan arbejder vi med målsætningen? 4 Illustration af elementerne i it- og digitaliseringsstrategien 5 Eksempel på pejlemærker med tilhørende programmer 5 Organisering og arbejdet med elementerne i strategien 6 2
Baggrund Regeringen, KL og Danske Regioner vil med den nye fællesoffentlige digitaliseringsstrategi for 2016-2020 støbe et fundament for et stærkt og digitalt Danmark. Strategien har fokus på at skabe en mere sammenhæng-ende og effektiv offentlig sektor, hvor borgere og virksomheders digitale tryghed er i centrum og data i højere grad genbruges og deles, både med andre myndigheder, men også med borgere og virksomheder. Dette fokus går igen i den fælleskommunale digitaliseringsstrategi 2016-2020, som blev lanceret i maj 2016 under overskriften Lokal og digital et sammenhængende Danmark. Den fælleskommunale digitaliseringsstrategi bygger på en vision om, at det fælleskommunale arbejde med digitalisering, skal underbygge og styrke en decentral funderet offentlig sektor, der både skal yde og facilitere en nær, tilgængelig, sammenhængende og effektiv service for og med borgere og virksomheder. Rammerne Mål og Tema Formålet med It- og digitaliseringsstrategien er at understøtte: at Sønderborg Kommune arbejder målrettet, tværgående og prioriteret med digitalisering, med henblik på at nå de målsætninger, der udspringer af de nationale strategier på området. at it- og digitaliseringsinitiativer i Sønderborg Kommune igangsættes i samspil med lokale strategier og målsætninger. at digitalisering tænkes ind i kommunens forretningsstrategier, som et middel til at understøtte forvaltningerne i løsningen af deres kerne-opgaver. Med de fællesoffentlige og fælleskommunale målsætninger og initiativer er rammen for Sønderborg Kommunes kommende års arbejde med digitalisering sat. Udgangspunktet er at skabe sammenhængende digitale processer, hvor data udnyttes og deles på tværs, og som skaber værdi både internt og eksternt hos borgere og virksomheder. Temaet i strategiperioden udspringer af disse målsætninger og har til formål at sikre, at Sønderborg Kommune arbejder målrettet og tværgående med digitalisering ud fra en helhedsorienteret tilgang. Temaet for strategiperioden er: I Byrådets vision for Sønderborg Kommune 2014-2017 fremhæves tre fyrtårsprojekter; Project Zero, Byens Havn og Destination Sønderborg, samt otte konkrete fokusområder, kultur og turisme, uddannelsesbyen, det gode liv, vækst og jobskabelse, indsats for beskæftigelsen, tværgående samarbejde, det aktive medborgerskab og indsats for landdistrikter. Disse fyrtårnsprojekter og fokusområder vil være særlige parametre og vil blandt andet danne rammen for fremtidig prioritering af igangsætning af it- og digitaliseringsinitiativer, der er værdiskabene for Sønderborg Kommune. Etablering af sammenhængende digitale processer, hvor data udnyttes og deles på tværs De fire personalepolitiske værdier; anerkendelse, engagement, samarbejde og dialog vil være centrale for arbejdet med it og digitalisering i Sønderborg Kommune. It- og digitaliseringsstrategien omfatter indkøb og implementering af it- og digitaliseringsløsninger i Sønderborg Kommune. Strategien er forpligtende og gælder for alle arbejdspladser i Sønderborg Kommune. 3
Hvordan arbejder vi med målsætningen? For at nå de nationale målsætninger på området, skal der arbejdes med digitalisering på både det strategiske og operationelle niveau. It- og digitaliseringsstrategien indeholder derfor nedenstående elementer. success Det strategiske niveau: Et overordnet tema som skal sikre, at der i strategiperioden arbejdes målrettet og tværgående med it- og digitalisering for at forankre visionerne i de nationale strategier. Tre målsætninger der udstikker den overordnede retning og ambitionsniveau for it- og digitalisering. De tre mål stammer fra den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi. Syv pejlemærker der uddyber og konkretiserer de tre overordnede målsætninger. Pejlemærkerne stammer fra den fælleskommunale digitaliseringsstrategi. STRATEGI IDÉ Det operationelle niveau: Programmer og projekter defineres og dannes på baggrund af de 7 pejlemærker og samles i en portefølje med it- og digitaliseringsprojekter (bilag 2), som godkendes af direktionen en gang årligt. Porteføljen vil indeholde dels programmer og projekter, der udspringer af de nationale strategier, dels igangsatte og fremtidige it- og digitaliseringsinitiativer, som defineres i tæt samarbejde med forvaltningerne. Ti it-principper som er grundsten for it-arkitekturen i Sønderborg Kommune (bilag 1). Principperne skal bidrage til, at vi i forbindelse med hver enkelt anskaffelse af it- og digitaliseringsløsninger sikrer, at den løsning vi implementerer, kan indgå i det eksisterende systemlandskab på en måde, så vi er i stand til rent teknisk at understøtte de ambitioner, der er udstukket i de fællesoffentlige og fælleskommunale it- og digitaliseringsstrategier. It-principperne finder anvendelse i forbindelse med anskaffelse og ændringer af it- og digitaliseringsløsninger og vil fungere som rettesnor ved anskaffelse og implementering jævnfør Digitaliseringsprocessen, som er beskrevet i Administrationsgrundlaget for Digitalisering. De ti it-principper er defineret som følgende og er nærmere beskrevet i bilag 1 til It- og digitaliseringsstrategien: 01 Forretningsbehov skal drive og definere it-løsningerne 02 Arbejdsgange optimeres og harmoniseres via digitalisering 03 Digitalisering skal ske i et helhedsperspektiv 04 Informationssikkerhed i fokus fra start til slut 05 Komponentopdelt og lagdelt arkitektur foretrækkes 06 Samme system til samme opgave 07 Standardsystem foretrækkes 08 Fleksibel brugeradgang 09 Gængse og standardiserede integrationsmønstre 10 Fælles teknologivalg 4
Illustration af elementerne i it- og digitaliseringsstrategien Strategisk Tema Etablering af sammenhængende digitale processer, hvor data udnyttes og deles på tværs Mål Det digitale skal være let, hurtigt og sikre god kvalitet Offentlig digitalisering skal give gode vilkår for vækst Tryghed og tillid skal i centrum Borgerbetjening 3.0 Smart digital beskæftigelsesindsats og gode vilkår for vækst Effektiv styring og administration Pejlemærker Mere selvhjulpne borgere Teknologi giver bedre fysiske rammer Fundamenter for digitalisering Digital sammenhæng for børn og unge Operationelt Programmer og projekter IT-principper Eksempel på pejlemærker med tilhørende programmer Mål Det digitale skal være let, hurtigt og sikre god kvalitet Pejlemærker Mere selvhjulpne borgere Borgerbetjening 3.0 Programmer KOL Velfærdsteknologi Adgang til egne data Sammenhængende digital borgerservice 5
Organisering og arbejdet med elementerne i strategien Digitalisering er organisatorisk forankret i Økonomiforvaltningen og har løbende reference til Digitaliseringsstyregruppen (DIS), som består af stabschefer fra de enkelte forvaltninger, en niveau 2 chef fra Kommunaldirektørens ansvarsområder, chefen for Strategi og Udbud, It-chefen samt Direktøren for Økonomiforvaltningen. Digitalisering har ansvaret for at sikre retning og fremdrift i digitaliseringsarbejdet i Sønderborg Kommune. Målet er at styrke digitaliseringsindsatsen og sikre at digitaliseringstiltag er i overensstemmelse med strategiperiodens overordnede tema, samt de nationale målsætninger og pejlemærker på området. Det konkrete arbejde med programmerne og projekterne foregår dels i Digitalisering og dels i de enkelte afdelinger. Rollefordelingen i det enkelte projekt bliver afklaret ved projektstart. Digitalisering har ansvaret for at skabe overblik og koordinere på tværs, med henblik på at sikre, at igangsatte projekter understøtter de nationale målsætninger. Forvaltningerne skal hvert år i perioden fra juni til september tage stilling til, hvilke projekter de ønsker skal indgå i den samlede it- og digitaliseringsportefølje for det kommende år. DIS behandler og prioriterer porteføljen i september, hvorefter den samlede it- og digitaliseringsportefølje for det kommende år, forelægges direktionen i november til godkendelse. Processen er afstemt i forhold til udbudsprocessen. DIS møderne afholdes hvert kvartal, hvor Digitalisering jævnfør årshjulet for digitalisering forelægger DIS en status på de igangsatte projekter i projektporteføljen. Umiddelbart inden DIS møderne holder Digitalisering ligeledes porteføljekoordineringsmøder med forvaltningerne. På disse møder koordineres igangværende digitaliseringsinitiativer, ligesom der vil blive samlet op på, om der eventuelt måtte være opstået nye digitaliseringsbehov op, som skal prioriteres ind i forhold til den samlede projektportefølje. I administrationsgrundlaget for Digitaliseringsprocessen i Sønderborg Kommune er processen for anskaffelse af it- og digitaliseringsløsninger i Sønderborg Kommune beskrevet. Processen initieres, når der i et af projekterne fra it- og digitaliseringsporteføljen, opstår et behov for indkøb og/eller genanskaffelse af en løsning og pågår frem til implementeringen er afsluttet. I denne proces vil de ti it-principper (bilag 1) spille en væsentlig rolle og være med til at sikre, at kommende løsninger er i stand til rent teknisk, at understøtte de målsætningerne og ambitioner der er sat i strategien. 6
November: Status på projektporteføljen og godkendelse af næste års portefølje Februar: Portefølje koordineringsmøde Oktober: Status på projektporteføljen Oktober: Portefølje koordineringsmøde August: Portefølje koordineringsmøde DIS møde DIS møde September: DIF godkendelse af næste års projektportefølje Direktionsmøde Årshjul Digitalisering DIS møde DIS møde Koordinering med udbud Marts: Status på projektporteføljen Maj: Portefølje koordineringsmøde Juni: Status på projektporteføljen og opstart identifikation og prioritering af projekter til næste års projektportefølje 7
Sønderborg Kommune Rådhustorvet 10 6400 Sønderborg T 88 72 64 00 F 88 72 64 02 post@sonderborg.dk www.sonderborgkommune.dk Mandag onsdag 10-15 Torsdag 10-17 Fredag 10-14