1. Genr.fors. 2013,ref. Andelsboligforeningen Merlegårdsparken AFD I Referat fra ordinær generalforsamling Torsdag den 14. marts 2013 kl. 18.00 i fælleshuset. Formanden bød velkommen til generalforsamlingen og udtrykte stor tilfredshed med det store fremmøde. Dagsorden i henhold til vedtægternes 23. 1. Valg af dirigent. Bestyrelsen foreslår Klaus Helsøe. Klaus Helsøe blev valgt til dirigentposten med applaus. Klaus takkede for valget og fastslog, at generalforsamlingen er lovligt indkaldt (Dagsordenen var ude 4 uger før generalforsamlingen). Generalforsamlingen er beslutningsdygtig, da der er 17 stemmeberettigede til stede samt 3 fuldmagter (ialt 20 andele). 2. Valg af 2 stemmetællere. Bestyrelsen foreslår Jens i nr. 27 og Anette i nr. 13. Jens og Anette blev valgt som stemmetællere. 3. Bestyrelsens beretning. Bestyrelsens beretning vedlægges som bilag 1. Birgit havde nogle få bemærkninger til beretningen: Grundejerforeningen har afholdt generalforsamling det er den samme bestyrelse som før generalforsamlingen. Der var meget få (19 stemmeberettigede ud af 71 husstande), der deltog i grundejerforeningens generalforsamling. Et medlem foreslår, at der i vedtægterne præciseres, at formand og kasserer er på valg på skift: Blev taget efterretning. 4. Forelæggelses af årsregnskab 2012 herunder redegørelse af andelsværdien samt godkendelse af årsregnskabet. Regnskab for 2012 vedlægges som bilag 2. 2.
2. Kassereren (Svend Erik Wind) fortalte, at IN-REVISION pr. 1. marts 2013 er blevet en del af Christensen og Kjærulff, med indtil videre samme fysiske adresse som IN- REVISION, men en ny mailadresse. Den 21. oktober 2013 flytter revisionsfirmaet til ny adresse: Store Kongensgade 68, 1264 København K. Det er, de samme mennesker, der reviderer regnskaberne. Regnskab 2012: Der er et ret pænt overskud udover det budgetlagte, hviket bl. a. skyldes, at foreningen har modtaget tilbagebetaling af for meget betalt ejendomsskat fra 2011 Der har været en overskridelse af vedligeholdelseskontoen, som blandt andet skyldes udskiftning af 2 døre med karm Der er endnu en dør, der skal udskiftes enten i 2013 eller 2014.Desuden er alle metalplader på de udvendige døre lagt i silicone, så dørene kan modstå vejr og vind. Når et hus handles, skal det energimærkes, hvilket i året løb har kostet foreningen kr. 10.250,00. Efter denne gennemgang blev regnskabet 2012 godkendt med applaus. 5. Forelæggelse af drifts- likviditetsbudget til godkendelse og beslutning om: 6. Forslag. Indgår i årsrapport for 2012, der vedlægges som bilag 2. Ejendomsskatten er steget med kr. 112.000. Ejendomsvurdering (ejendomsskat): Formand og kasserer har diskuteret meget med kommunen og Rafn & Søn ang. ejendomsskattens størrelse, men har ikke trods mange anvendte kræfter opnået et nedslag i ejendomsskatten. Ejendomsskattens størrelse for 2012 beregnes ud fra skatten i 2010 og for 2013 ud fra skatten i 2011; det bevirker, at skatten svinger op og ned. Iflg. Rafn & Søn får vi måske lidt penge retur, når sagen er færdigbehandlet, hvilket iflg. vurderingsankenævnets brev fra december 2011 skulle ske i marts 2013. Kassereren oplyste, at Gastech ved flere besøg hos nogle andelshavere havde konstateret, at bundproppen på varmtvandsbeholderen er begyndt at ruste og anbefalede, at de blev gennemgået og udskiftet med en rustfri bundprop, idet man kan risikerer, at vand drypper og slå HFI-relæet fra. Gastech kan udføre denne opgave, men bestyrelsen vil også indhente et til bud fra en VVS-mand. Drifts- og likviditetsbudgettet blev enstemmigt vedtaget. Bestyrelsen har følgende forslag:..3.
På generalforsamlingen torsdag den 24. marts 2012 drøftedes bestyrelsens forslag om anvendelse af foreningens formue: 1. A. Afdrag på lån. B. Forlængelse af ventilationshætter. C. Vindfang ved hoved- og bagdøre (eventuel en del egenbetaling). D. Fremtidig maling af døre og vinduer (2015 iflg. Vedligeholdelsesintervaller). Da der på generalforsamlingen 2012 ikke lå konkrete forslag, enedes generalforsamlingen dog om at foretage en afstemning, om hvilke ønsker, der har højest prioritet: Afstemningens resultat: C B A D. Formanden: I dag prioriterer vi, hvilket/hvilke forslag, vi skal arbejde videre med, vi kan jo ikke få det hele. Derefter indkaldes til en ekstraordinær generalforsamling. Såfremt vi vælger A: Afdrag på lån, er der ikke penge til de øvrige forslag, og det er derfor ikke nødvendigt med en ekstraordinær generalforsamling C. Overdækning/Vindfang ved hoved- og bagdøre (evt. en del egenbetaling). Der er indhentet 2 forslag: 1. Overdækning ved dør uden sidestykker. 2. Overdækning ved dør med sidestykker. 3. De to forslag har samme pris: kr. 10.000 pr. stk. Vi har 31 døre, så den samlede pris er kr. 310.000. B. Forlængelse af ventilationshætter. Bestyrelsen har indhentet 2 tilbud til levering og montering af forlængelse af eksisterende ventilationshætter på hustagene. Formålet med ændring af ventilationshætterne er at undgå den sorte sod, som ikke er særligt kønt og godt, for tagene. Ændring skal foretages med en jet-hætte (farvet zink), som er velegnet til komfort- ventilation. Luften kastes med opadrettet stråle; herved undgås forurening af..4.
luften i hættens omgivelser og tilsmudsning af tagfladen omkring hætten. Der skal inden monteringen foretages en rensning af tagene. Begge tilbud er udregnet for 21 husstande. 4. Tilbud 1: Montering med rør gennem eksisterende hætter med tilslutning til afkast- kanaler/slanger på loft, hætter leveres i galvaniseret plade. Det samlede tilbud er på kr. 94.500 incl. moms. Tilbud 2: er montering af ventilationsrør gennem tag + fastgørelse af rør på loft incl. overgang til flexslange. Taginddækning grå perform. Det samlede tilbud er på kr. 102.375 incl. moms. A. Afdrag på lån. Oplæg til at der afdrages kr. 500.000,00, og at dette sker på et tidspunkt, hvor det er mest gunstigt for foreningen d.v.s. hvor kursen er lav. Efter det fra Nordea oplyste, koster det i alt kr. 2.500,00, hver gang, der afdrages. Baggrunden for oplægget skal ses i lyset af en lavere renteudgift og bidragsydelse samt ønsket om, at holde boligydelsen så lav som muligt. D. Herudover er der modtaget tilbud på rensning af tage. I efteråret 2010 blev der indhentet 2 tilbud på rensning af tage: Gadstrup Tagrens: kr. 20.875,00 incl. moms. Bakkegårdens Tagrens og renovering: kr. 18.375,00 incl. moms. Gadstrup Tagrens anvender Rodalon 50% og Bakkegårdens Tagrens og renovering anvender Benzalkoniumclorid 50% opløsning (der er det samme som Rodalon). Ved ovennævnte tagrensning fjernes mos og alger, men den sorte farve omkring ventilationshætterne fjernes ikke. Ovennævnte priser vil formentlig i dag ligge omkring ca. kr. 25.000,00. Bemærkninger: Såfremt der skal renses tage skal det undersøges, hvilket materiale tagene er lavet af og hvilken rensning tagene kan tåle. Leverandøren skal spørges. Såfremt vi vælger at rense tagene, skal ventilationshætterne forlænges, MEN der er stadig ingen garanti for at tagene forbliver rene...5.
5. Oplæggene er udsendt med dagsordenen som bilag nr. 3 Forslag: vi kan forsøge, at forlænge en hætte og derefter se resultatet. Afstemning gav følgende resultat: A B C D 1. prioritet 16 0 5 0 2. prioritet 1 7 6 6 3. prioritet 2 7 0 7 4. prioritet 1 3 8 5 Det vil sige, at der skal afdrages på vort lån. Prioriteten i de andre forslag er: C - B - D. 2. Udestueudvalgets forslag er udsendt med dagsordenen som bilag nr. 4. Der er indhentet 3 forslag. De vil alle koste ca. kr. 100.000,00. I forslaget er udestuen opført direkte på fliser, med termotag og med sider, der kan skydes helt til side, så udestuen kan bruges som en overdækket terrasse, ruderne er termoglas. For at vi kan arbejde videre med sagen, skal vi have lavet et projektforslag for alle 21 huse, det vil koste ca. kr. 15.000,00 20.000,00. Så derfor har vi brug for en tilkendegivelse af, om vi skal arbejde videre med sagen og få lavet et projektforslag, som vi så forelægger til beslutning på en ekstraordinær generalforsamling. Afstemning: 15 andelshavere stemte NEJ til forslaget, så forslaget er faldet. 3. Ændring af vedtægtens 29 stk. 2, vedlagt som bilag nr. 5. 6.
Nuværende tekst Sekretæren skriver protokollat for bestyrelsesmøder. Protokollatet, som godkendes på næste bestyrelsesmøde. ændres til Sekretæren skriver referat fra bestyrelsesmøderne. Referaterne godkendes og underskrives på næste bestyrelsesmøde. Forslaget blev enstemmigt vedtaget. 4. 6. Klipning og højde af hæk, vedlagt som bilag 6. Afsnittet hække: 1: Afsnit ændres fra : 12 Husorden. Skal ud til fællesarealer (veje, stier og grønne områder) have en højde på 1,5 1,8 meter. Til: Skal ud til fællesarealer (veje, stier og grønne områder) have en højde på 1,2 1,8 meter. Afstemning: 14 for. 5 imod. 1 undlader at stemme. Forslaget er vedtaget. 4. afsnit ændres fra: Hække skal klippes inden 1. august hvert år. Til: Hække skal klippes 2 gange årligt. Første gang senest 1. juli og anden gang senest 15. september Afstemning: 11 for, 7 imod, 2 undlader at stemme. Forslaget er vedtaget. 5. Ændring af gebyret for bestyrelsens deltagelse i salg af andel, vedlagt som bilag 7. I forbindelse med salg af en andel, er det tidligere godkendt, at foreningen opkræver et gebyr på kr. 500,00 hos både køber og sælger. 7.
7. Dette beløb foreslår bestyrelsen ændret til kr. 1.000,00 hos både køber og sælger, idet bestyrelsen med erfaring gennem 12 solgte andele ikke finder står helt mål med den tid bestyrelsen anvender. Dette skal bl. a. ses i lyset af de senere års udvikling på boligmarkedet, idet der ikke sker salg via ventelisten, men gennem en ejendomsmægler. Dette betyder ekstra anvendelse af tid. Spørgsmål Hvor havner dette gebyr. Svar I foreningens kasse. Forslaget blev eenstemmigt vedtaget. 6. Administrations- og telefongodtgørelse til bestyreisen, vedlagt som bilag 8. Bestyrelsesarbejdet er indtil nu blevet udført uden nogen form for honorering, dog er de faktiske udgifter, såsom kontorhold, telefon, afholdelse af bestyrelsesmøder m.m. blevet honoreret. Begrundelsen er, at der ligger meget arbejde i en sådan bestyrelse ikke mindst ved salg og køb. Til sammenligning med de 2 andre andelsboligforeninger i Merlegårdsparken, har de en administrator, som får mellem kr. 40.000,00 og 50.000,00 om året. Det arbejde de udfører, udfører vi selv hos os, og ikke for at prale, så er der ingen tvivl om, hvilken afdeling, der kører bedst!! Ifølge vor revisor, kan der udbetales op til et beløb på kr. 3.700,00 pr. bestyrelsesmedlem til kontorhold m.v. Bestyrelsens forslag er: At der pr. år sættes kr. 15.000 af til telefon, administration, kontorhold m.m. beløbet fordeles efter aftale mellem bestyrelsens medlemmer. Spørgsmål Er beløbet skattefrit, Svar Ja, det er skattefrit. Forslaget blev enstemmigt vedtaget. 7. Vedligeholdelse skure, carporte, døre og vinduer, vedlagt som bilag 9..8.
8. Ændring af vedligeholdelsesintervaller til maling af: 1. Maling af døre og vinduer (udendørs). I planen står der, de skal males hvert 5. år foreslås ændret til hvert 6. år næste gang i 2016. 2. Maling af skure og carporte. I planen står der, de skal males hvert 3. år foreslås ændret til hvert 4. år næste gang 2015. Bemærkninger: Forslaget er OK med hensyn til døre og vinduer, da disse er fremstillet af kernetræ, som er meget holdbart. Angående skure og carporte undersøges(bestyrelsen) hvilket træ, der er anvendt. Forslag: Vi holder øje med vedligeholdelsesstandarden på de fælles arbejdsdage. Forslagene blev enstemmigt vedtaget, Indkomne forslag: Forslagene er udsendt med dagsordenen. Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen skal være formand Birgit Nielsen i hænde senest den 6. marts 2013 (8 dage før generalforsamlingen) de udsendes så til alle senest 4 dage før generalforsamlingen. Formand Birgit Nielsen har ingen forslag modtaget. 7. Valg. På valg er: Kasserer Svend E. Wind vælges for 2 år villig til genvalg Svend E. Wind blev genvalgt med applaus. Best. Medl. Finn Hornstrup vælges for 2 år villig til genvalg Finn Hornstrup blev genvalgt med applaus. Best. Suppl. Søren Larsen vælges for 1 år villig til genvalg Søren Larsen blev genvalgt med applaus. Best. suppl. Kirsten Nielsen vælges for 1 år villig til genvalg Kirsten Nielsen blev genvalgt med applaus. 9.
9. 8. Eventuelt. Problemer med afløb? En del andelshavere har problemer med afløb fra toilet og/eller vaske (nr. 3 5 15 17-19 -29 og måske flere). Problemet er, at afløbsrørene løber under husene, og rørene har et knæk og ikke tilstræk-kelig hældning. Desuden lugter kloakkerne. Denne reparation står for andelshavernes egen reg-ning. Ved 5-års gennemgangen var der ikke nogen problemer. Birgit spørger kommunen, om den kan være behjælpelig. Hængeparti: Udluftning i vinduer. Når bestyrelsen glemmer, må man gerne sende os en huskeseddel eller komme med et forslag. VORT AFFALD: Vi kører et forsøg nu med affaldssortering. Der er problemer med plads til containerne huske at stille containerne ud til vejen for afhentning man kan bede om en e-mail før afhentning. Forsøget bliver evalueret; derefter skal vi undersøge muligheder for placering og afskærmning. Forslag: Vor vej rundt gøres ensrettet. Det kan ikke lade sig gøre, da flere andelshavere så ikke kan komme ud af og ind i deres carport. Der må kun parkeres på vejen ved af- og pålæsning højst ½ time redningskøretøjer skal kunne komme frem. Anvend vor parkeringsplads. Herefter sluttede generalforsamlingen, og dirigenten takkede for god ro og orden. Klaus Helsøe, dirigent Jutta Haure, sekretær 10.
10. Birgit Nielsen, formand Finn Hornstrup, næstformand Svend Erik Wind, kasserer Conni Hansen, bestyrelsesmedlem Referat: generalforsamling 2013. Det originale referat er skrevet under dirigent og bestyrelse.