Referat fra mødet den kl. 8.00 i Teknisk forvaltning, Hurup - mødelokale 1 Medlemmer: Arne Hyldahl, Bjarne Holm, Jens Vestergaard, Ole Christensen, Søren Bo Pedersen, Tina Marie Thomsen, Viggo Iversen Afbud: Mødet hævet kl.: 11.30 Side 1
Indholdsfortegnelse: 1. Thisted Drikkevand A/S - Orientering fra formanden, medlemmer og direktøren...3 2. Thisted Drikkevand A/S - Prisloft 2010...4 3. Ansøgning om anlægsbevilling til udførsel af lækagesøgning 2009...7 4. Ansøgning om anlægsbevilling...9 5. Thisted Drikkevand A/S - Gennmgang af drift og rundvisning...11 6. Thisted Drikkevand A/S - Eventuelt...12 7. Bestyrelsesmøder indtil 31/12 2009...13 8. Vandselskaber - valg af forsikringsmægler...14 9. MED-struktur for Thisted Drikkevand A/S og Thisted Spildevand A/S...16 10. Lukket sag: Ansættelse af direktør for Thisted Drikkevand A/S og Thisted Spildevand A/S...18 Side 2
1. Thisted Drikkevand A/S - Orientering fra formanden, medlemmer og direktøren J.nr.: SagsID: 1020681 Sagsbeh.: EJH Åben sag Orientering fra: a. formanden b. medlemmer c. direktøren Beslutning fra møde i den : a. Intet b. Intet c. Orientering om møde i Odense vedrørende prisloft for forsyningsvirksomhederne mv. Afslutende møde i ekstern MED. Coliforme bakterier. Styregruppen er nu nedlagt. Der er aftalt overdragelsesforretning med revisorerne. Side 3
2. Thisted Drikkevand A/S - Prisloft 2010 J.nr.: 13.00.00.S SagsID: 988205 Sagsbeh.: EJH Åben sag HISTORIK Efter at loven om vandsektorens organisering blev vedtaget den 28. maj 2009 er By- og Landskabsstyrelsen startet på at udmønte loven i et antal bekendtgørelser, i alt forventes der hen over efteråret en 12-15 bekendtgørelser som skal regulere og præcisere sektorens ageren. Lige før sommerferien kom den første bekendtgørelse i høring, denne bekendtgørelse omhandler beregning af vandselskabernes prisloft for 2010, 2011, 2012 og årene fremover. DANVA har givet høringssvar der kan ses ved at følge nedenstående links: http://www.danva.dk/default.aspx?id=2189&tokenexist=no Samt tilhørende bilag: Bilag 1 Notat med beskrivelse af væsentlige problemområder. (pdf) Bilag 2 Detailkommentarer og ændringsforslag til udkast til bekendtgørelse om prisloftsregulering af vandsektoren. (pdf) Bilag 3 Vurdering af bekendtgørelsens regnskabsmæssige og skattemæssige konsekvenser, PWC-notat. (pdf) Bilag 4 Vurdering af bekendtgørelsens konsekvenser for Odense Vandselskab. (pdf) Bilag 5 Forslag til 1:1-omkostninger. (pdf) Bilag 6 Det generelle effektiviseringskrav. (pdf) Bilag 7 Standard for investeringsplan. (pdf) REDEGØRELSE Sammen med revisor har forsyningsafdelingen forsøgt at udregne prisloft 2010, det skal tages bogstaveligt forsøgt, da der gives mange forskellige tolkninger på udregningsmetoden. Konklusionen er at for Thisted Drikkevand A/S ser det ud som om at den forventede m3-pris for 2010 på kr. 5,15 pr. m3 jvfr. scenarie 4 ikke kan holdes men at udgangspunktet skal ligge noget lavere i alt på ca. 3,16 kr. pr. m3. Se nedenstående beregning. En difference på ca. 7 mio. kr. Det er forholdsvist afgørende at prisloft 2010 regnes korrekt da vi ellers vil blive modregnet i prisloft 2012. Forsyningsafdelingen forventer at der i løbet at september kommer afklaring tolkning af vejledningen således at et endeligt oplæg til prisloft 2010 er klar primo oktober. Side 4
ØKONOMISKE KONSEKVENSER Side 5
INDSTILLING Teknisk direktør indstiller, at ovenstående redegørelse tages til efterretning og at punktet genoptages på næste møde Beslutning fra møde i den : Enstemmigt godkendt som indstillet. Senarie 4 gennemgåes på næste møde. Side 6
3. Ansøgning om anlægsbevilling til udførsel af lækagesøgning 2009 J.nr.: 13.02.11.P20 SagsID: 1064735 Sagsbeh.: ULN Åben sag HISTORIK I forbindelse med at vandforsyningens lækagetab i de sidste par år er steget til ca. 17 % har det sjællandske firma Leif Koch A/S fremsendt et tilbud på undersøgelse af ledningsnettet ved hjælp af lytning efter støj i Hanstholm og Thisted by. Støjundersøgelsen er den samme som der er gennemført i Thisted by flere gange af samme firma, med godt resultat hver gang. REDEGØRELSE Prisen på undersøgelsen er 251.500 kr. plus evt. materialeforbrug. se dok nr.1064739 Undersøgelsens varighed forventes at blive ca. 10 uger og tænkes opstartet umiddelbart efter godkendelse af bevillingen. I forbindelse med lækagesøgning er der flere forhold der medfører yderligere udgifter: Udgift til finlokalisering af lækage, herunder sporgas- og time forbrug. Uforudsete udgifter forbundet med udbedringen af de lækager der findes ved undersøgelsen. Størrelsen på disse afledte udgifter kan ikke forudsiges, da de afhænger af geografisk placering af lækagen, samt materiale- og tidsforbrug ved reparationen. Ovenstående metode egner sig desværre kun til undersøgelser i tæt byområde I tilfælde af de ovenstående metode til lækagesøgning ikke giver det ønskede resultat, vil det være nødvendigt med yderligere lækagesøgning i form at natlige gennemstrømsmålinger i hele ledningsnettet. En sådan undersøgelse vil lægge beslag på en del vandforsyningens eksterne mandskab, idet en mand skal være behjælpelig med undersøgelserne om natten, og de fundne lækager skal lukkes så hurtigt som de findes. Yderligere vil succeskriteriet af disse natmålinger afhænge af om ventiler i ledningsnettet fungerer korrekt. Vores erfaring er dog desværre at ca. halvdelen af alle ventiler ikke fungerer og skal udskiftes for at kunne gennemføre gennemstrømsmålingerne. Dette medfører yderligere udgifter samt gener for forbrugerne. Det forventes at der gennemføres ca. 25 gennemstrømsmålinger a 8.000 kr. ØKONOMISKE KONSEKVENSER Lækagesøgning ( Leif Koch A/S): Finlokalisering og sporgas: (Anslået pris): Gennemstrømsmåling/natmålinger 25 stk. (Anslået pris): I alt: 251.500 kr. 48.500 kr. 200.000 kr. 500.000 kr. INDSTILLING Det indstilles, at der meddeles anlægsbevilling på 500.000 kr. til lækagesøgning at bevillingen finansieres af rådighedsbeløbet til Lækagesøgning 2009, konto nr. 104.334 Restrådighedsbeløbet udgør herefter kr. 0 Side 7
Beslutning fra møde i den : Enstemmigt godkendt som indstillet. Side 8
4. Ansøgning om anlægsbevilling J.nr.: 13.02.11.P20 SagsID: 1064615 Sagsbeh.: ULN Åben sag HISTORIK Som led i de fortsatte bestræbelser på at minimere det umålte forbrug i Thisted Drikkevand A/S s ledningsnet samt for at forbedre forsyningsforholdene, ønskes vandledningerne på Limfjordsvej-Søbrinken samt Strandbakken m.fl., i Thisted udskiftet. REDEGØRELSE Entreprisen vil blive udført som pipebursting, hvorved såvel omkostningerne, som generne i forbindelse med opgravninger minimeres. Desuden etableres der løbende nødforsyning, således at generne ved nedlukninger minimeres. De enkelte forbrugere vil få tilsendt en informationsskrivelse som opfordrer til at udskifte jordledningen inde på grunden, idet der i lighed med hovedledningsbruddene, også er konstateret lækager på privat grund. I dette projekt, som forventes at strække sig fra. 12-10-2009 til 18-12-2009, afsættes der af vandforsyningens egne ressourcer ca. 400 mandetimer til svejsning, projektering, udbud, tilsyn, etablering af midlertidig vandforsyning og opmåling med mere, samt 300 maskintimer. Den interne timeløn er beregnet til 206 kr./time og maskintimerne, som indeholder bil, forbrugsmaterialer med mere, er beregnet til 92 kr./time. Den opgravede jord er pr. definition forurenet, derfor vil der yderligere forekomme ekstra udgifter til jordanalyse, jordhåndtering, transport samt evt. jordbehandling. Der afholdes licitation, Onsdag den 30. september 2009, Følgende priser er derfor anslåede og de enkelte entrepriser vil efter licitation blive overdraget til lavest bydende. ØKONOMISKE KONSEKVENSER Den interne udgift i projektet skønnes således til at andrage kr. 110.000 Materialeleverancen, rør og fittings kr. 180.000 Entreprenørarbejde, Pipebursting, opgravninger samt retableringer 630.000 Jordhåndtering, analyser, transport, slutanvendelse pris: 800 ton á 265 kr./ton Sum kr. 216.000 kr.1.136.000 Uforudsete udgifter, 10 % 114.000 I alt kr.1.250.000 Side 9
INDSTILLING Det indstilles, at projektet godkendes og der meddeles anlægsbevilling på 1.250.000 kr. at bevillingen finansieres af ikke forbrugt rådighedsbeløb Ledningsrenovering 2009, konto nr. 104.341 med kr. 1.250.000. Restrådighedsbeløb udgør herefter 1.771.000 kr. at Direktøren for Thisted Drikkevand A/S bemyndiges til at antage lavest bydende efter afholdt licitation. Beslutning fra møde i den : Enstemmigt godkendt som indstillet. Side 10
5. Thisted Drikkevand A/S - Gennmgang af drift og rundvisning J.nr.: SagsID: 1020681 Sagsbeh.: EJH Åben sag REDEGØRELSE Bestyrelsen opfordres til at overveje om der er tid til og et ønske om dels at få en nærmere gennemgang af driften af Thisted Drikkevand A/S samt se udvalgte lokaliteter. Et program for en sådan gennemgang kunne se således ud: 09:00 Mødes på Tigervej 8 i Thisted 09:00 11:00 Gennemgang af driften ved forsyningsafdelingen 11:00 11:15 Kørsel til Vang vandværk 11:15 11:45 Rundvisning og gennemgang af Vang vandværk 11:45 12:00 Kørsel til Hanstholm 12:00 13:00 Frokost 13:00 13:10 Kørsel til Hanstholm vandværk 13:10 14:00 Rundvisning og gennemgang af Hanstholm vandværk 14:00 15:00 Kørsel til ledningsrenoveringsprojekt 15:00 15:15 Kørsel til Thisted, Tigervej 8 15:15 15:30 Afslutning Flg. datoer foreslåes: Onsdag den 7. oktober Onsdag den 21. oktober INDSTILLING Teknisk direktør indstiller, at det drøftes, hvorvidt der er behov for en besigtigelse og gennemgang af driften. Beslutning fra møde i den : Drøftes påny efter 1. januar 2010. Side 11
6. Thisted Drikkevand A/S - Eventuelt J.nr.: SagsID: 1020681 Sagsbeh.: EJH Åben sag Eventuelt: Beslutning fra møde i den : Intet Side 12
7. Bestyrelsesmøder indtil 31/12 2009 J.nr.: SagsID: 1020681 Sagsbeh.: EJH Åben sag REDEGØRELSE For efteråret 2009 forestår der et stort arbejde med at få rettet Thisted Drikkevand A/S og Thisted Spildevand A/S ind efter By- og Landskabsstyrelsens vejledninger. Det forventes at der i resten af efteråret 2009 udkommer ca. 12-15 vejledninger. Det vil i denne opstartfase være hensigtsmæssigt at bestyrelserne mødes oftere end i et normalår, hvor det forventes at der er 5 møder jævnt fordelt over året. Da der i bestyrelserne er personsammenfald og at det i en del sager er hensigtsmæssigt med fælles beslutninger mellem Thisted Drikkevand A/S og Thisted Spildevand A/S, vil det være hensigtsmæssigt at møderne afholdes i forlængelse af hinanden med et overlab hvor fælles punkter drøftes. INDSTILLING Teknisk direktør indstiller, Drikkevand Fælles Spildevand at 2. best. møde afholdes Fredag den 9. okt. 10:30 11:30 11:30 13:00 13:00 14:00 at 3. best. møde afholdes Fredag den 13. nov. 10:30 11:30 11:30 13:00 13:00 14:00 at 4. best. møde afholdes Fredag den 4. dec. 10:30 11:30 11:30 13:00 13:00 14:00 Beslutning fra møde i den : Enstemmigt godkendt idet mødetidspunkt flyttes til kl. 8.00. Side 13
8. Vandselskaber - valg af forsikringsmægler J.nr.: 13.00.00.P00 SagsID: 988138 Sagsbeh.: EJH Åben sag Sagsfremstilling: I forbindelse med udskillelsen af vand- og kloakforsyningen fra den kommunale struktur skal de fremtidige vandselskaber Thisted Drikkevand A/S og Thisted Spildevand A/S også tegne egne forsikringer. Som minimum skal der tegnes: Bygnings- og løsøreforsikring Meromkostningsforsikring Maskinkaskoforsikring. Erhvervs- og produktansvarsforsikring Miljøansvarsforsikring skal overvejes. Motorkøretøjsforsikring Arbejdsskadeforsikring Entrepriseforsikring Direktions- og bestyrelsesansvar Forsyningsafdelingen har haft møde med Thisted kommunes forsikringsmægler Willis for drøftelse af et fremtidigt samarbejde med vandselskaberne. Efterfølgende har forsyningsafdelingen forespurgt Thisted kommunes forsikringsmedarbejdere om opgaven med udbud og tegning af policer med de enkelte forsikringsselskaber kunne være en opgave som de ønsker at løfte. Her er svaret at man hellere vil agere som sparring og rådgiver for vandselskaberne og så overlade opgaven med udbud og kontraktforhandling til en mægler. Et vægtigt argument for at vælge en mægler er, at de har en rådgiveransvarsforsikring. Hvis opgaven overlades til Thisted kommunes forsikringsmedarbejdere kan det ved en eventuel ansvarspådragende forkert eller mangelfuld rådgivning betyde, at Thisted kommunes forsikringsmedarbejdere kan komme til at påføre kommunekassen en udgift ved udbetaling af erstatning til vandselskaberne. En udgift Thisted kommune ikke kan forsikre sig imod, da det normalt i forsikringsbranchen er således, at selskaber inden for egen koncern ikke kan dække sig af mod hinanden. I forbindelse med mødet har Willis udarbejdet oplæg til samarbejdsaftale samt oplæg til honorering. For de fleste policetyper er honoraret til mægleren 15% af den helårlige forsikringspræmie. Pt. kendes den samlede årlige forsikringspræmie ikke. Teknisk forvaltning og styregruppen indstiller: at der indgås mægler aftale med Willis at Willis hurtigst muligt udarbejder forsikringsudbud for vandselskaberne Beslutning fra møde i DIREKTIONEN den 07-04-2009: Teknisk forvaltnings og styregruppens indstilling tiltrådtes og fremsendes økonomiudvalget. Side 14
Beslutning fra møde i ØKONOMIUDVALGET den 22-04-2009: Afbud: Henning Holm Enstemmigt godkendt. Fornyet behandling: Willis har i løbet af forsommeren udarbejdet udbudsmateriale (dok. nr.: 1043883) Willis har indbudt 5 selskaber til at afgive tilbud, de indbudte er: Topdanmark Codan Alm. Brand Axa Fair (kommuneforsikring) Europæiske er endvidere indbudt til at afgive tilbud på rejseforsikring. Alle har afgivet tilbud og i skrivende stund er Willis ved at sammenligne tilbudene. For ikke at vandselskaberne står uden forsikringer den 1. oktober skal der i løbet af september vælges selskab. Forsyningsafdelingen har den 21. september møde med Willis umiddelbart herefter er det af hensyn til forsikringsdækningen nødvendigt at træffe valg af forsikringsselskab. Teknisk direktør indstiller, at at formanden og direktøren bemyndiges til at antage det for Thisted Vand bedste tilbud valg af forsikringsselskab fremlægges til efterretning på førstkommende bestyrelsemøde Beslutning fra møde i den : Enstemmigt godkendt som indstillet. Side 15
9. MED-struktur for Thisted Drikkevand A/S og Thisted Spildevand A/S J.nr.: 13.00.00.A SagsID: 894454 Sagsbeh.: EJH Åben sag REDEGØRELSE Det skal besluttes hvorvidt de to vandselskaber skal have et samarbejdsudvalg og sikkerhedsudvalg eller et MED-udvalg hvor samarbejde og sikkerhedsarbejde behandles i et og samme organ. En fremtidig struktur har været drøftet i den nu nedlagte styregruppe med udgangspunkt i at de to selskaber har en fælles MED-struktur. Dette skyldes at både medarbejdere og ledelse er glade for MED-systemet som det kendes i Thisted kommune. På nær et punkt er der blandt medarbejdere og ledelse en generel enighed om nedenstående MED-struktur. Der hvor der er divergerende meninger er antallet af sikkerhedsrepræsentanter i MEDudvalget. Her er man fra medarbejderside bekymret for at én sikkerhedsrepræsentant har svært ved at forfægte alle synspunkter lige fra drift Drikkevand over drift Spildevand til administrationen i Hurup. Her er ønsket at begge sikkerhedsrepræsentanter sidder med i MED-udvalget. Direktør Afdelingsleder Thisted Drikkevand A/S Afdelingsleder Thisted Spildevand A/S MED-Udvalg 1 medarbejderrepræsentant Thisted Drikkevand A/S 1 medarbejderrepræsentant Thisted Spildevand A/S 1 sikkerhedsrepræsentant Thisted Drikkevand A/S Thisted Spildevand A/S Medarb. rep i best.: 1 fra driften 1 fra administrationen Medarb. rep. i best.: 1 fra driften 1 fra administrationen 1 sikkerhedsrepræsentant 1 sikkerhedsrepræsentant Side 16
INDSTILLING Teknisk direktør indstiller, at MED-udvalget for Thisted Vand fra 1. oktober 2009 består af: Den fælles direktør for de to vandselskaber Afdelingsleder for Thisted Drikkevand A/S Afdelingsleder for Thisted Spildevand A/S En medarbejderrepræsentant fra Thisted Drikkevand A/S En medarbejderrepræsentant fra Thisted Spildevand A/S En sikkerhedsrepræsentant Beslutning fra møde i LOKALT MED-UDVALG FOR TEKNISK FORVALTNING (EKSTERN FORSYNING) den 04-09-2009: Taget til efterretning med fløgende kommentarer der bedes fremført til selskabsbestyrelserne: Det bør overvejes en ekstra gang at medtage begge sikkerhedsrepræsentanter i MED og samtidig forholde sig til om administrationen i Hurup også skal repræsenteres. Ved en organisatorisk ændring af Thisted Vand skal hele MED-strukturen genforhandles. Det opfordres til at antallet af sikkerhedsrepræsentanter i hhv. Thisted Drikkevand A/S og Thisted Spildevand A/S snarrest fastlægges og helst inden 1/10 2009. Det opfordres til at udarbejde et nyt organisationsdiagram for Thisted Vand med definitioner af kompetancer, ligeledes inden 1/10 2009. Beslutning fra møde i den : Enstemmigt godkendt som indstillet idet ordningen evalueres den 1. oktober 2010. Side 17
10. Lukket sag: Ansættelse af direktør for Thisted Drikkevand A/S og Thisted Spildevand A/S. Side 18